SAU, Alm.del - 2017-18 - Endeligt svar på spørgsmål 556: Spm. om at oversende kopi af alle væsentlige rapporteringer fra Intern Revision til Skatteministeriets departement i årene 2015, 2016, 2017 og 2018, til skatteministeren

Skatteudvalget 2017-18
SAU Alm.del
Offentligt

17. april 2015

J. nr. 14-4362694

Plannr. 114-530

Intern Revision

Rapport 2014

Forretningsområder:

Inddrivelse

Kundeservice

Revision af processen for angivelse og

betaling af A-skat, am-bidrag, moms og

lønsumsafgift

Modtager

Departementschef Jens Brøchner

Kopi

Direktør Jesper Rønnow Simonsen

Direktør Jens Sørensen, Jonatan Schloss og Jan Topp

Rasmussen



Revision

Rådgivning

Rapportering

SAU, Alm.del - 2017-18 - Endeligt svar på spørgsmål 556: Spm. om at oversende kopi af alle væsentlige rapporteringer fra Intern Revision til Skatteministeriets departement i årene 2015, 2016, 2017 og 2018, til skatteministeren

Forord

Intern Revision (IR) har, jævnfør orienteringsbrev af 3. oktober 2014, revideret

processerne angivelse og betaling af A-skat, AM-bidrag, moms og lønsumsafgift.

Den udførte revision er en del af den samlede revision for 2014.

Rapporten indeholder en samlet konklusion omfattende det reviderede område. I

konklusionsafsnittet redegør vi for de observationer, som konklusionen i det

væsentligste er baseret på. Konklusionsafsnittet indeholder Intern Revisions

bedømmelse af det reviderede område samt en beskrivelse af grundlaget for

bedømmelsen. Det vil derfor almindeligvis være tilstrækkeligt at læse selve

rapporten. Såfremt der ønskes uddybning og detaljering, henvises der til

bilagene.

Rapportens bilag 1 indeholder en systematisk fremstilling af de observationer,

som den udførte revision har givet anledning til. Bilaget indeholder tillige en

vurdering af de tilknyttede risici samt Intern Revisions forslag til anbefalinger, der

kan formindske de vurderede risici. Med udgangspunkt i risikovurderingerne har

SKAT udarbejdet handleplaner med henblik på at formindske de vurderede risici.

Intern Revisions anbefalinger har været anvendt som inspiration ved

udarbejdelse af handleplaner. Vi vil løbende vurdere implementeringen af SKATs

handleplaner.

Rapportens bilag 2 indeholder en beskrivelse af de prioriteringer, der er anvendt

ved klassifikationen af de enkelte observationer. Bilaget indeholder herudover en

beskrivelse af koblingen mellem observationernes prioriteringer og den samlede

overordnede konklusion.

Rapporten har været fremsendt i udkast til den reviderede enhed med henblik på

at sikre, at Intern Revision og den reviderede enhed har en ensartet opfattelse af

de observerede forhold. SKAT har efterfølgende udarbejdet handleplaner.

København, den 17. april 2015

Kurt Wagner

Revisionschef

Dorthe Jensen

Revisor

Revision af processen for angivelse og betaling af A-skat, am-bidrag, moms og lønsumsafgift

2 af 34

Formål

Formålet med revisionen er, at vurdere om den systemunderstøttede proces for

registrering af angivelser og betalinger vedrørende, A-skat, AM-bidrag, moms og

lønsumsafgift er tilrettelagt således, at den sikrer at indtægterne og relaterede

betalinger bogføres fuldstændigt og nøjagtigt i § 38-regnskabet.

SKATs administration beror på en digital indgang til SKAT for borgere og

virksomheder, med en meget høj grad af systemunderstøttelse i datafangst og de

efterfølgende processer. Dette medfører også, at registrering og

regnskabsaflæggelse for hovedparten af transaktioner for så vidt angår angivelse

og betaling af A-skat, AM-bidrag, moms og lønsum sker fuldstændig digitaliseret.

2. Omfang

Revisionen omfatter en gennemgang af de systemunderstøttede processer vedr.

A-skat, AM-bidrag, moms og lønsumsafgift fra datafangst til bogføring af

angivelser og betalinger, dvs. fra en angivelse registreres i NyTastSelvErhverv

(NTSE)/eIndkomst eller DR og frem til den indtægtsføres i SAP38 samt

processen fra en betaling indgår og til debitorkontoen godskrives i SAP38.

Revisionen omfatter afdækning og vurdering af:



Processer for registrering af angivelser og betalinger

Tilrettelagte afstemninger og kontroller

Opfølgning på revision af systemoplægningerne til DMO

Revisionen er gennemført i perioden oktober 2014 til januar 2015, og har

omfattet følgende afdelinger:

Inddrivelse: Betaling og Regnskab: Datafangst, DMO/DMS og Implementering

(Af Skattekontoen) samt

Kundeservice: Udvikling Erhverv (procesejere)

IT: IT-Drift: Erhvervs- og Person-afregningssystemer og Betalings- og

Inddrivelsessystemer (systemejere)

Vi har ved revisionen gennemgået og testet systemer, processer og

forretningsgange. Dette er gennemført ved hjælp af interviews af medarbejdere

samt gennemgang af rekvireret materiale.

Revision af processen for angivelse og betaling af A-skat, am-bidrag, moms og lønsumsafgift

3 af 34

Vi har på stikprøvebasis gennemgået afstemninger og gennemførte

arbejdshandlinger.

Systemoverblik

Nedenfor vises overblik og en kort beskrivelse

af systemer, der indgår i

processen for indtægtsføring af moms, lønsumsafgift, A-skat og am-bidrag:

Ind- & Ud-

Betaling

Angivelse:

Moms &

Lønsumsafgift

NTSE

Skattekontoen

DMO/DMS

SAP38

Angivelse:

A-skat &

am-bidrag

eIndkomst

NTSE: NyTastSelvErhverv er et indberetningssystem hvor virksomheder (bl.a.)

angiver moms og lønsumsafgift. SKAT anvender systemet til at indberette moms

og forespørge på tidligere indberetninger vedr. moms og lønsumsafgift.

eIndkomst: Et indberetningssystem hvor arbejdsgivere angiver A-skat og am-

bidrag, samt indberetter oplysninger om lønudbetalingen til brug for

medarbejderens skatteberegning/opgørelse. SKAT anvender systemet til at

indberette og rette A-skat og am-bidrag samt forespørge på angivelser.

DR: Systemet modtager angivelsesoplysninger vedr. moms, lønsumsafgift, A-

skat og am-bidrag fra NTSE og eIndkomst. Modtages angivelse ikke, foretages

der en foreløbig fastsættelse af angivelsen i DR. SKAT anvender systemet til

fejlretning og indrapportering af angivelser. DR leverer angivelsesoplysninger til

Skattekontoen (DMO).

DMO (Skattekontoen): Opkrævningssystem der opkræver og afregner over for

virksomheder. På Skattekontoen udlignes angivelser/fordringer med

virksomhedes betaling, der udbetales negative angivelser og overskydende

beløb, og ved manglende betaling rykker og renteberegner DMO. DMO afleverer

regnskabsdata til SAP38.

(Revisionen har ikke omfattet SAP38)

3. Konklusion

Det er Intern Revisions (IR) vurdering, at kontrolmiljøet ved gennemførelse af den

systemunderstøttede proces vedrørende forvaltning af A-skat, am-bidrag, moms

Beskrivelsen af systemerne sker med udgangspunkt i processer omfattet af denne

rapport, og er derfor ikke en fyldestgørende beskrivelse af de omhandlede systemer.

Revision af processen for angivelse og betaling af A-skat, am-bidrag, moms og lønsumsafgift

4 af 34

og lønsumsafgift ikke er helt tilfredsstillende. Denne konklusion baserer vi på

følgende forhold:

Det er IR´s vurdering, at SKAT har tilrettelagt processer og kontroller, der er med

til at sikre fuldstændig og korrekt indtægtsføring af A-skat, AM-bidrag, moms og

lønsumsafgift, samt korrekt forvaltning af indbetalinger og udbetalinger. IR har

imidlertid konstateret svagheder i kontrolmiljøet omkring indtægtsføringen.

Indtægtsføring af A-skat, AM-bidrag, moms og lønsumsafgift

SKAT har i processen for indtægtsføring etableret en række systemunderstøttede

afstemninger og kontroller, der er både velfungerende og veldokumenterede.

Dette er med til at sikre korrekt overførsel af data mellem systemerne eIndkomst,

NTSE og DR, samt rettelse af fejl opstået i forbindelse med overførslen.

Processen for indtægtsføring er suppleret med interne kvalitetssikringspunkter,

og det er IR´s vurdering at disse som udgangspunkt kan danne grundlag for en

fuldstændig og korrekt indtægtsføring af A-skat, AM-bidrag, moms og

lønsumsafgift. IR har dog konstateret (flere) svagheder i design og udførelse af

de interne kvalitetssikringspunkter, blandt andet omkring adgangsstyring til

systemerne og kontrollen med grundregistrering af krav.

Betalingsprocessen

SKAT har efter IR´s vurdering implementeret et betryggende kontrolmiljø i forhold

til sikring af, at der sker korrekt registrering af betalingstransaktioner. Der er

implementeret en proces, der sikrer, at der sker kontinuerlig behandling af de

betalinger, der ikke registreres automatisk. Der er tillige implementeret en

betryggende proces for frigivelse af udbetalinger. Processen er med til at sikre, at

udbetalingerne gennemgår den fornødne overvågning og kontrol inden

udbetaling foretages.

Det er Intern Revisions vurdering, at varetagelsen af de ikke automatisk

placerbare ind- og udbetalinger er med til at sikre, at manuel registrering og

bogføring af betalinger sker betryggende. Processerne er understøttet af

forretningsgangsbeskrivelser

suppleret

med

dækkende

interne

kvalitetssikringspunkter, som gennemføres kontinuerligt.

IR har konstateret, at der i 2014 er sket en løbede udvikling af kontrolmiljøet i

relation til Skattekontoen. Tilpasningen har omfattet en løbende implementering

af processer for kontrol, afstemning og fejlrettelse til sikring af at data, der danner

grundlag for bogføring af indtægter og betalinger vedr. A-skat, AM-bidrag, moms

og lønsumsafgift, er fuldstændige og korrekte. Dette sker bl.a i tæt samarbejde

mellem systemejer, procesejer og driftsenheden. IR har dog konstateret at

fejlrettelse i forbindelse med eksempelvis indlæsning af betalingsfiler og

overførelse af data fra fødesystemer til DMO ikke dokumenteres systematisk.

Brugerroller i NTSE: Autorisation til moms i NTSE giver adgang til både

opdatering og forespørgsel. Brugerrollen giver på nuværende tidspunkt ikke

adgang til at adskille de 2 autorisationer. Dermed får medarbejdere, der

Revision af processen for angivelse og betaling af A-skat, am-bidrag, moms og lønsumsafgift

5 af 34

udelukkende har behov for at forespørge, også adgang til, at opdatere moms i

NTSE. Dette øger risikoen for uautoriserede indberetninger og fejl.

Intern Kvalitetssikring - medarbejderenes opdatering: Der er ikke gennemført

efterkontrol af medarbejdernes indrapportering af moms til NTSE og ligesom kun

3 ud af 65 kontorer har gennemført kontrol med medarbejdernes opdatering i

eIndkomst. Den manglende efterkontrol med medarbejderne opdatering øger

risikoen for uopdagede fejl og svig.

Intern Kvalitetssikring design af kontrol - eIndkomst: Internt kvalitetssikringspunkt

vedrørende medarbejderes opdatering i eIndkomst omfatter udelukkende online

indberetninger, SKAT anvender som hovedregel filopload. Den manglende

effektivitet i kontrol med indberetning i eIndkomst øger risikoen for u-opdagede

fejl og svig.

Afstemning mellem DR og Skattekontoen (DMO): Der er ikke etableret en

løbende afstemning af den daglige overførsel af data fra DR-systemet til

Skattekontoen. Der er dermed risiko for, at ikke alle data er overført fuldstændig,

nøjagtigt og i rette periode fra DR-systemet til Skattekontoen.

Vi har prioriteret de observerede forhold således:

Revision af processen for angivelse og betaling af A-skat, am-bidrag, moms og lønsumsafgift

6 af 34

Observation

Nr.

Revisionsemne

Prioritet 3

Prioritet 2

Prioritet 1

Mindre

Væsentlig

Kritisk for

betydning

alt

for

forretningen

for

forretningen

1.1

1.2

2.1

2.2

Adgangsstyring

e-indkomst

NTSE

Brugerroller

e-indkomst

NTSE

Inddatakontroller/

Valideringskontroller

eIndkomst

NTSE

SKAT´s indberetning af

angivelser

eIndkomst

DMO

3.1

Intern kvalitetssikring af

medarbejdernes

indberetning

4.1

4.2

4.3

eIndkomst

NTSE

Behandling af ind- og

udbetalinger

Behandling af ikke

placerbare indbetalinger

Behandling af

returnerede

udbetalinger

Frigivelse af

udbetalingsforslag

Kontrolmiljøet omkring

betalingsforretninger på

én Skattekonto

5.1

5.2

Intern kvalitetssikring

design

eIndkomst

Generelt

Revision af processen for angivelse og betaling af A-skat, am-bidrag, moms og lønsumsafgift

7 af 34

Afstemning og

fejlrettelser

eIndkoms-DR

afstemning

eIndkoms-DR

fejlrettelse

NTSE-DR

afstemning

NTSE-DR

fejlrettelse

DR-DMO

Overvågning af

leverancer til DMO

6.1

6.2

7.1

7.2

8.1

9.1

Funktionsadskillelse

DMO

Mellem systemer

Kontorelationer mellem

DMO, SAP38 og SKS

Regulering af

indtægtsført A-skat med

lønindeholdelsesbeløb

Postering af penge

undervejs

I alt

10.1

Som det fremgår, er der 12 forhold der ikke giver anledning til bemærkninger.

Prioriteringerne skal ses i forhold til det reviderede område og er nærmere

defineret i bilag 2.

har

modtaget

handleplaner

fra

det/de

reviderede

direktørområde/direktørområder. Det er vores vurdering, at implementeringen af

de udarbejdede handleplaner vil medvirke til en reduktion af de vurderede risici.

Revision af processen for angivelse og betaling af A-skat, am-bidrag, moms og lønsumsafgift

8 af 34

Bilag 1: Observationer, risici og anbefalinger

Nr.

1.1.

Observationer

Adgangsstyring:

Adgangsstyring - eIndkomst

SIR har konstateret at 185 medarbejdere i

SKAT, fordelt på 65 kontorer/enheder,

ifølge udtræk fra BrasFc har adgang til at

registrere angivelser vedr. A-skat og am-

bidrag i eIndkomst

(sagsbehandleradgang).

En lang række af disse medarbejdere er

ansat i afdelinger/enheder, der ikke

umiddelbart har opgaver med registrering

eller kundevejledning i eIndkomst.

Med henvisning til §17 stk. 2 i

Bekendtgørelse om

sikkerhedsforanstaltninger til beskyttelse

af personoplysninger som behandles for

den offentlige forvaltning, har SKAT som

led i den interne kvalitetssikring indført en

obligatorisk halvårlig kontrol med tildelte

brugerrettigheder i SKATs systemer.

Risici

Anbefalinger

Risiko for fejlregistreringer øges,

såfremt der er brugere med

opdateringsadgang, som ikke har

arbejdsopgaver der omfatter

registrering i eIndkomst.

Der er desuden risiko for, at

medarbejdere er autoriseret som

brugere til eIndkomst, uanset at de

ikke har et arbejdsbetinget behov

for denne adgang.

Der foreligger en overtrædelse af

§11 i Bekendtgørelse om

sikkerhedsforanstaltninger til

beskyttelse af personoplysninger

som behandles for den offentlige

forvaltning, såfremt der er

autoriseret brugere til eIndkomst,

som ikke har en arbejdsbetinget

behov.

SIR anbefaler, at der foretages en

gennemgang af brugerautorisationer til

eIndkomst og adgange ændres til

forespørgselsadgang, hvor dette er

tilstrækkeligt i forhold til opgavevaretagelsen

og slettes for de brugere, der ikke har et

arbejdsrelateret behov for adgang til

eIndkomst-oplysninger.

Revision af processen for angivelse og betaling af A-skat, am-bidrag, moms og lønsumsafgift

9 af 34

Nr.

Observationer

SIR har konstateret, at hovedparten af

kontorerne/enhederne jf. registreringer i

SAP38, har gennemført intern kontrol af

tildeling af systemer for 1. halvår 2014

(periode 201426 i Intern Kvalitetssikring

(IKS)). Dokumentation for den

gennemførte kontrol er dog af svingende

kvalitet.

Handleplan fra:

Risici

Anbefalinger

Susanne Thorhauge, Selskaber & Digitalisering:

SKAT er enig i observationer og risici. Vi har i december 2014 rekvireret et udtræk fra BrasFc på brugere, der er registreret med

Sagsbehandleradgang. Der er udsendt mail til samtlige brugere med Sagsbehandleradgang med følgende tekst:

Jeg skriver til dig, da du har en sagsbehandleradgang til eIndkomst. Hvis ikke du har arbejdsopgaver, der relaterer

sig til eIndkomst, vil jeg bede dig om, at få lukket for din adgang. Det er ved gennemgang af eIndkomst sammen

med Intern Revision, at vi har bemærket, at alt for mange har denne adgang.

Hvem må få adgang:

Adgang til systemet må kun gives til medarbejdere, der yder support til virksomheder i forbindelse med indberetning

eller korrektion eller medarbejdere som indsender indtastede filer med indkomstoplysninger.

eIndkomst/LetLøn må ikke benyttes til anden sagsbehandling.

Du skal lukke for din adgang via din Bras-ansvarlige gennem Bras

–

FC, under programmer: eIndkomst LetLøn

Der er sket ændring i antallet af sagsbehandleradgang fra december 2014 med 379 adgange til marts 2014 til 166 adgange.

Revision af processen for angivelse og betaling af A-skat, am-bidrag, moms og lønsumsafgift

10 af 34

Nr.

Observationer

Risici

Anbefalinger

Derudover planlægges en ændring af Forespørgselsadgangen, så denne giver adgang til de samme skærmbilleder i eIndkomst,

som Sagsbehandleradgangen i dag giver adgang til, men blot ikke til at aktivere selve opdateringsfunktionen i skærmbillederne.

Denne ændring forventes at flytte 80% af de medarbejdere, der er registreret med Sagsbehandleradgang til

Forespørgselsadgangen.

Tidsplan:

April 2015: Estimat på ændring af Forespørgselsadgang rekvireres

Oktober 2015: Ændring af brugerrollen Forespørgsel kan implementeres.

November 2015: Ændring af en række Sagsbehandlerregistreringer til Forespørgsel, med den nye Forespørgselsprofil.

1.2

Adgangsstyring - NTSE

Intern Revision har konstateret, at 254

medarbejder i SKAT ifølge BrasFc har

adgang til at opdatere moms og

forespørge på tidligere momsangivelser

via NTSE. Det drejer sig, foruden 35

medarbejdere i Datafangst (Betaling og

Regnskab), om medarbejdere fordelt på

42 forskellige kontorer/afdelinger i SKAT

En lang række af disse medarbejdere er

ansat i kontorer/enheder der ikke

umiddelbart har opgaver med

indrapportering af eller kundevejledning

vedr. moms.

Risiko for fejlregistrering og

manglende overholdelse af

retningslinjer for nota- og

dokumentationspligt i forbindelse

med opdatering af moms øges,

såfremt der er brugere med

opdateringsadgang, som ikke har

arbejdsopgaver der omfatter

indrapportering af momsangivelser.

Samtidig er der risiko for, at der er

autoriseret medarbejdere, der ikke

har en arbejdsbetinget behov for

adgang til momsoplysninger.

SIR anbefaler at der foretages en

gennemgang af brugerautorisationer til Moms

–

indberet i NTSE og adgangen slettes for

brugere der ikke har et arbejdsbetinget behov

for adgang til momsoplysninger i NTSE.

Samtidig anbefales det at der oprettes et IKS

punkt til sikring af, at det udelukkende er

medarbejdere i Betaling og Regnskab der

sidder i afdelinger, der taster angivelser, der

har indrapporteret moms til NTSE.

Revision af processen for angivelse og betaling af A-skat, am-bidrag, moms og lønsumsafgift

11 af 34

Nr.

Observationer

IR har konstateret, at hovedparten af

kontorer/enhederne, jf. registrering i

SAP38, har gennemført intern

kvalitetssikring (IKS) med tildeling af

systemer og grupper kontrolnr.

S44501000000 for 1. halvår 2014 (periode

201426 i IKS). Dokumentationen for den

gennemførte kontrol er dog af svingende

kvalitet.

Risici

Anbefalinger

Handleplan fra:

Robert M. Rømer, SMV og Vækst:

SKAT er enig i observationen samt risikoen og er i gang med at oprette en ny rolle, som kan anvendes i BRAS. Denne rolle har

kun Se-adgang til moms.

Vi vil lave en intern meddelelse som fortæller SKATs ledere, at de nu skal revurdere deres medarbejderes adgange og dermed

kunne ændre rollen via BRAS.

2.1.

Brugerroller

Brugerroller - eIndkomst -

forespørgselsadgang

SIR har fået oplyst, at medarbejdere der

skal vejlede virksomhederne i brugen af

eIndkomst, tildeles opdateringsadgang i

eIndkomst, da forespørgselsadgangen

alene ikke giver adgang til alle de

menuer/skærmbilleder der er behov for,

når medarbejderen skal rådgive og

Risiko for fejlregistreringer øges,

såfremt der er mange brugere med

opdateringsadgang, som ikke har

arbejdsopgaver der omfatter

registrering i eIndkomst. At den

kompenserende kontrol er en

efterfølgende kontrol, medfører det

ligeledes en øget risiko for

fejlregistrering.

Forespørgselsadgangen udvides til at

omfatte alle skærmbilleder, dog uden at

opdatering kan aktiveres.

En udvidet forespørgselsadgang kan

reducere omfanget af de efterfølgende

kontroller og vil dermed være

ressourcebesparende.

Revision af processen for angivelse og betaling af A-skat, am-bidrag, moms og lønsumsafgift

12 af 34

Nr.

Observationer

betjene kunderne.

Risici

Risiko for øget ressourceforbrug til

efterfølgende kontroller af brugere

med opdateringsadgang.

Anbefalinger

Handleplan fra:

Susanne Thorhauge, Selskaber & Digitalisering:

SKAT er enig i observationer og risici. Der planlægges derfor en ændring af Forespørgselsadgangen, så denne giver adgang til

de samme skærmbilleder i eIndkomst, som Sagsbehandleradgangen i dag giver adgang til, men blot ikke til at aktivere selve

opdateringsfunktionen i skærmbillederne. Denne ændring forventes at flytte 80% af de medarbejdere, der er registreret med

Sagsbehandleradgang til Forespørgselsadgangen

Tidsplan:

April 2015: Estimat på ændring af Forespørgselsadgang rekvireres

Oktober 2015: Ændring af brugerrollen Forespørgsel kan implementeres.

November 2015: Ændring af en række Sagsbehandlerregistreringer til Forespørgsel, med den nye Forespørgselsprofil.

December 2015: Nyt BrasFcudtræk rekvireres for at måle resultatet af omregistreringer til ny brugerprofil Forespørgsel.

Søren Kjær, Erhvervs- og Personafregningssystemer:

Erhvervs og Personafregningssystemer vil understøtte den ovenfor af Selskaber og Digitalisering udmeldte tidsplan.

2.2.

Brugerroller

–

NTSE -

forespørgselsadgang

Der er kun én brugerrolle til moms i NTSE

Risiko for fejlregistrering øges i det

omfang, brugere, der ikke har

opgaver med indrapportering af

Det anbefales at der oprettes en forespørge-

adgang til Moms, uden

opdateringsrettigheder.

Revision af processen for angivelse og betaling af A-skat, am-bidrag, moms og lønsumsafgift

13 af 34

Nr.

Observationer

Adgangen gør det muligt at se tidligere

angivne momsperioder og skærmbilleder

til indberetning af moms, samtidig er det

muligt at indberette momsangivelser for

virksomheder direkte i NTSE.

I Intern meddelelse af 29. april 2014 og

BRAS-vejledningen til NTSE fremgår det

at ”denne adgang kan tildeles alle

medarbejder i SKAT via Bras”. Det er

samtidig præciseret, at det alene er

medarbejdere i Betaling og Regnskab, der

har det som arbejdsopgave at taste

angivelser, der undtagelsesvis må

anvende adgangen til at indberette

momsangivelser i NTSE.

Således har også medarbejdere der skal

vejlede virksomheder, eller udelukkende

se tidligere indberettede angivelser,

adgang til at indberette momsangivelser i

NTSE.

Handleplan fra:

Robert M. Rømer, SMV og Vækst:

Risici

momsangivelser, tildeles

opdateringsrettigheder.

Anbefalinger

Oprettelsen af en forespørge-adgang til

Moms i NTSE vil begrænse antallet af interne

kontroller der bør gennemføres, og således

være ressourcebesparende.

Alternativt anbefales det, at der løbende

gennemføres en stikprøvevis Intern

kvalitetssikring af alle autoriserede, for at

sikre at retningslinjerne for brug af ”Moms

Indberet” i henhold til Intern Meddelelse af

29. april overholdes.

SKAT er enig i observationen samt risikoen. Vi har udarbejdet en ny model for SKAT medarbejderes adgang til områder i NTSE.

I den nye model, kan der skelnes mellem ”se”-adgang og ”rediger”-adgang.

På den måde vil kun de medarbejdere som faktisk

skal lave indberetninger for virksomheder, behøve at få adgang til dette. Modellen vil blive brugt på alle områder som fremover

åbnes for SKAT medarbejdere. Det udestår at omlægge momsområdet, men dette forventes at blive implementeret i Q2 i

forbindelse med DRI-moms (Digital Ret Indberetning). Samtidigt med denne implementering vil Udvikling SMV og Vækst skrive

ud i organisationen, hvorledes tildelingen af roller fremover skal varetages af funktionsledere via BRAS.

Revision af processen for angivelse og betaling af A-skat, am-bidrag, moms og lønsumsafgift

14 af 34

Nr.

Observationer

Risici

Anbefalinger

Herudover vil vi gerne se på implementering af en evt yderligere funktionsadskillelse i tilgangen til NTSE. Dette skal dog

analyseres dybere og vore systemejere angiver, at dette vil tidligst kunne ske i 2017 (jf. ITs kommentarer til denne rapport). Med

funktionsadskillelse tænkes på, at der kunne være en rolle der fx kunne indtaste en angivelse (måske over en beløbsgrænse),

mens en anden rolle skulle godkende denne indtastning.

Søren Kjær, Erhvervs- og Personafregningssystemer:

Brugerroller:

Det er korrekt, at der for SKAT’s medarbejdere i dag kun har én brugerrolle og at denne ingen funktionsadskillelse har. SKAT

ved at implementere

en løsning, hvor der fremover vil være to brugerroller, en ”Se”-adgang og en ”rediger”-adgang.

Denne

løsning dækker udelukkende adgang til momsindberetningsområdet og pt. forventes det, at løsningen implementeres ultimo Q2-

2015. Der vil med denne løsning, dog fortsat ikke være funktionsadskillelse.

SKAT vil fremadrettet arbejde på at implementere en løsning, der både understøtter brugerroller og funktionsadskillelses således

at, samtlige systemer med dette behov,

lever op til SIR’s anbefalinger.

3.1.

SKATs indberetning af angivelser

SKATs indberetning af angivelser i

DMO

SIR har fået oplyst, at krav der ikke kan

indrapporteres til NTSE, eIndkomst eller

DR-systemet, skal indrapporteres direkte

til Skattekontoen (DMS) af afdelingen

DMO/DMS der er en del af Betaling og

Regnskab. Når DMO/DMS modtager krav

til indrapportering fra kolleger eller kunder

sker der straks indrapportering til

Skattekontoen, uden forudgående

Risikoen er at angivelser ikke

indrapporteres så tidligt i

processen som muligt, med den

konsekvens at angivelser kan

indrapporteres dobbelt, samt at der

ikke i nødvendigt omfang sker

opdatering af oplysninger til COR

(for så vidt angår A-skatte-

angivelser) eller at der ikke er

sammenhæng mellem moms-

angivelsen og liste-oplysningerne i

VIES (for så vidt angår

Det anbefales, at der forinden registrering i

DMO/DMS sker visitering af angivelser for at

sikre, at der sker indrapportering så tidligt i

processen som muligt. Det vil sige at der

udelukkende indrapporteres angivelser på

Skattekontoen, som det ikke er muligt at

indrapporterer i fødesystemerne.

Revision af processen for angivelse og betaling af A-skat, am-bidrag, moms og lønsumsafgift

15 af 34

Nr.

Observationer

undersøgelse af om der kan ske

indrapportering tidligere i processen.

Risici

momsangivelsen).

Anbefalinger

Handleplan fra Betaling og Regnskab:

Hanne Villemoes Hald, DMO/DMS:

SKAT er enig i observationen og risikoen for så vidt angår driftsenheden DMO/DMS og vil inden 1. juli undersøge muligheden for

følgende:

Iværksættelse af en proces, således at der forinden registrering i DMO/DMS, sker en visitering af alle angivelser for at sikre, at

der sker indrapportering så tidligt i processen som muligt.

Eva Sørensen/Lars Nykjær, Datafangst:

Fsva. de angivelser som modtages direkte i DMO/DMS er Datafangst enig i Hanne Villemoes Hald´s kommentar.

4.1.

Intern Kvalitetssikring

Medarbejdernes opdatering

Intern Kvalitetssikring

Medarbejdernes opdatering -

eIndkomst

Kun 3 ud af 65 kontorer/enheder, der har

medarbejdere med opdateringsadgang til

eIndkomst, har gennemført den

obligatoriske månedlige kontrol (IKS pkt

47) af medarbejdernes opdatering i

eIndkomst.

Manglende kontrol af

medarbejdernes opdatering i

eIndkomst øger risiko for

uopdagede fejl og svig.

Det bør indskærpes, at såfremt en enhed har

medarbejdere med opdateringsadgang i

eIndkomst, skal der gennemføres intern

kontrol heraf.

Revision af processen for angivelse og betaling af A-skat, am-bidrag, moms og lønsumsafgift

16 af 34

Nr.

Observationer

Risici

Anbefalinger

Handleplan fra:

Susanne Thorhauge, Selskaber & Digitalisering:

SKAT er enig i observationen og risikoen. Derfor vil vi rekvirere udtræk fra BrasFc på brugere, der er registreret med adgang til

eIndkomst. Herefter vil der blive taget kontakt til såvel brugere som deres ledere, med henblik på at få slettet brugerregistreringer,

der ikke skal anvendes og ændret Sagsbehandleradgang til Forespørgselsadgang, i det omfang det er hensigtsmæssigt.

Samtidig vil retningslinjerne for intern kontrol af bruger med opdateringsrettigheder blive genopfrisket over for lederne.

Der planlægges en ændring af Forespørgselsadgangen, så denne giver adgang til de samme skærmbilleder i eIndkomst, som

Sagsbehandleradgangen i dag giver adgang til, men blot ikke til at aktivere selve opdateringsfunktionen i skærmbillederne. Denne

ændring forventes at flytte 80% af de medarbejdere, der er registreret med Sagsbehandleradgang til Forespørgselsadgangen og

dermed mindske behovet for interne kontroller væsentligt.

Tidsplan:

April 2015: BrasFCudtræk rekvireres.

April 2015: Kontakt til brugere og ledere.

April 2015: Manglende interne kontroller forventes gennemført.

April 2015: Estimat på ændring af Forespørgselsadgang rekvireres

Maj 2015: Sletning af ikke aktive brugere og evt. omregistrering fra Sagsbehandler til Forespørgsel, hvor dette er muligt.

Oktober 2015: Ændring af brugerrollen Forespørgsel kan implementeres.

November 2015: Ændring af en række Sagsbehandlerregistreringer til Forespørgsel, med den nye Forespørgselsprofil.

December 2015: Nyt BrasFcudtræk rekvireres for at måle resultatet af omregistreringer til ny brugerprofil Forespørgsel.

4.2

Intern Kvalitetssikring

medarbejdernes opdatering - NTSE

SIR har konstateret at der ikke er

gennemført intern kontrol med

medarbejdernes grundregistrering af

SKAT er som følge af den

manglende efterkontrol uvidende

om i hvilket omfang retningslinjerne

for brug af Moms-indberet

overholdes.

Det anbefales at der gennemføres intern

kvalitetssikring med momsangivelser

indberettet i NTSE af SKATs medarbejdere.

Dette kan evt. ske ved at punktet indarbejdes

i Grundregistrering af Krav.

Revision af processen for angivelse og betaling af A-skat, am-bidrag, moms og lønsumsafgift

17 af 34

Nr.

Observationer

momskrav via NTSE

–

Moms indberet.

Det er oplyst at Skat har adgang til loggen

med alle registreringer i forhold til NTSE

(EXPO-loggen). For at få oplysninger til

brug for kontrol med medarbejdernes

anvendelse af Moms

–

indberet, er det

nødvendigt at kontakte CSC med

angivelse af hvilke data der ønskes søgt

ud.

Intern Revision er vidende om at

medarbejderne i Betaling og Regnskab, i

2014 er instrueret i at NTSE ikke må

anvendes til indrapportering af

momsangivelser for virksomheder.

Risici

Den manglende efterkontrol med

medarbejdernes registrering af

moms i NTSE øger risikoen for, at

fejl forbliver uopdaget.

Anbefalinger

Handleplan fra:

Robert M Rømer, SMV og Vækst:

SKAT er enig i observationen samt risikoen. SKAT skal i Q4 2015 til at lave medarbejderadgang til lønsumsafgift og

efterfølgende til punktafgifter. I disse bestillinger skal SKAT selv have adgang til ”EXPO”-loggen,

eller noget lignende, således at

vores ledere kan lave disse kontroller. I den forbindelse

–

med udviklingen af medarbejderadgang til lønsum, vil vi undersøge

muligheden for at få loggen for moms gjort tilgængelig for SKAT uden om CSC.

Eva Sørensen/ Lars Nykjær, Datafangst:

SKAT er uenig i observationen og risikoen, for så vidt angår året 2014 i Datafangst på grund af:

Datafangst har ikke før 1.1.2015 indrapporteret angivelser i NTSE, men Datafangst er fremadrettet opmærksom på risikoen.

Således er det besluttet, at vi i forbindelse med endelig iværksættelse af ODI skal indrapportere eventuelle manuelle angivelser

til NTSE.

Revision af processen for angivelse og betaling af A-skat, am-bidrag, moms og lønsumsafgift

18 af 34

Nr.

Observationer

Risici

Anbefalinger

Vi er p.t. i gang med at få lavet en procesbeskrivelse, og i forlængelse af det, skal vi have undersøgt muligheden for at lave

udsøgninger i NTSE (evt. via BI), således vi har et grundlag for at lave intern kvalitetssikring.

Det vil være en proces, hvor vi skal have procesejer og evt. systemejer med på banen. Denne proces er iværksat.

Vi kan herefter tilføje, at der ikke er foretaget IRS for evt. indberetninger i NTSE for 2014, både fordi vi ikke teknisk kan gøre det,

og fordi vi mener, at risikoen for indberetninger i 2014 er stort set nul, da medarbejderne ikke var klar over muligheden. Når vi i

samarbejde med procesejer og systemejer får den tekniske mulighed for at få lavet en IRS, så vil vi også gøre det for 2014, hvis

det teknisk vil være muligt at gå tilbage i tiden.

4.3

1) Intern Kvalitetssikring

medarbejdernes opdatering

–

i DR

Manuel tastning af angivelser vedr. moms,

lønsumsafgift, A-skat og am-bidrag sker

som hovedregel i Datafangst i systemerne

NTSE, eIndkomst og DR. Intern kontrol

med grundregistrering af krav i DR,

omfatter imidlertid alene moms.

Den manglende efterkontrol med

grundregistrering øger risikoen for,

at fejl i indrapporteringen forbliver

u-opdagede.

Det anbefales, at der gennemføres interne

kontrol med grundregistrering af krav i DR-

systemet vedrørende angivelser for moms, A-

skat, am-bidrag og lønsumsafgift.

Handleplan fra:

Eva Sørensen/Lars Nykjær, Datafangst:

SKAT er enig i observationen samt risikoen. Anbefalingen er iværksat allerede fra november 2014 på følgende måde:

En medarbejder laver udsøgning på alle registreringer. Funktionslederen udvælger 50 tilfældige sager, som herefter gennemgås

af en medarbejder, som ikke selv har foretaget registreringen.

Revision af processen for angivelse og betaling af A-skat, am-bidrag, moms og lønsumsafgift

19 af 34

Nr.

4.3.

Observationer

2) Intern Kvalitetssikring

medarbejdernes opdatering - DR

IR har gennemgået arbejdsgange for

gennemførelse af IKS punktet

”Grundregistrering af krav”

i Betaling og

Regnskab. Det er konstateret, at den

kontrollerende medarbejder også er

autoriseret til at foretage grundregistrering

af krav i DR. Den kontrollerende

medarbejder vil således skulle kontrollere

egne registreringer.

Risici

Der er risiko for fejl og svig, idet

den interne kvalitetssikring, vil

omfatte registreringer foretaget af

den medarbejder der foretager

kontrollen.

Anbefalinger

Det anbefales, at intern kvalitetssikring

foretages af den medarbejder, der ikke selv

er autoriseret til at varetager den opgave, der

skal kontrolleres.

Handleplan fra:

Eva Sørensen/Lars Nykjær, Datafangst:

SKAT er enig i observationen samt risikoen og anbefalingen er iværksat allerede fra november 2014 på følgende måde:

En medarbejder laver udsøgning på alle registreringer. Funktionslederen udvælger 50 tilfældige sager, som herefter gennemgås

af en medarbejder, som ikke selv har foretaget registreringen.

5.1.

Intern Kvalitetssikring Design

–

eIndkomst

Kontrollen (jf. retningslinjerne i

beskrivelsen) af medarbejdernes

opdatering i eIndkomst (IKS pkt 47)

omfatter kun opdateringer foretaget ved

onlineindberetninger. SKAT Datafangst

Manglende kontrol af

medarbejdernes opdatering i

eIndkomst via filopload, øger

risikoen for u-opdagede fejl og

svig.

Kontrolbeskrivelse og vejledning til

gennemførsel af kontrol med

medarbejdernes opdatering i eIndkomst bør

ajourføres.

Kontrollen bør udvides til ikke kun at omfatte

indberetninger foretaget online, men også

Revision af processen for angivelse og betaling af A-skat, am-bidrag, moms og lønsumsafgift

20 af 34

Nr.

Observationer

anvender som hovedregel eIndkomst-

indberetningsprogram med efterfølgende

filopload.

Kontroldesignet er dermed ikke

tilstrækkelig effektivt.

Risici

Anbefalinger

indberetninger foretaget via filopload.

Handleplan fra:

Susanne Thorhauge, Selskaber & Digitalisering:

SKAT er enig i observationer og risici. Det er imidlertid ikke vores vurdering, at IRs anbefaling om ajourføring af kontrolbeskrivelse

og vejledning i sig selv vil have en effekt. Årsagen er, at det værktøj, der er i eIndkomst til brug ved intern kontrol af

medarbejdernes opdateringer i eIndkomst kun omfatter opdateringer foretaget online

–

ikke opdatering foretaget via filupload.

I første omgang vil vi derfor over for brugere og ledere, der arbejder med filupload anvise en metode, hvor man i stedet for

filupload foretager onlineindberetning. På den måde vil et større antal af indberetningerne komme med i de interne kontroller, og

risiko for fejl og svig mindskes dermed.

Næste trin vil være at rekvirere et estimat på en udvidelse af værktøjet til intern kontrol, så dette også kommer til at omfatte

opdateringer foretaget vil filupload. Når estimat foreligger vil det blive vurderet, om ændringen skal implementeres, eller der kan

udvikles andre processer, der kan anvendes ved intern kontrol af opdateringer foretaget via filupload.

Tidsplan:

April 2015: Der udsendes information til brugere og ledere, der arbejder med filupload om, at man fremover kan bruge

onlineindberetning i stedet for filupload, og hvordan proceduren for angivelse af indberetningsID skal være.

Maj 2015: Estimat på udvidelse af kontrolværktøjet rekvireres.

Juni 2015: Estimat vurderes og den videre proces afgøres.

5.2.

Det anbefales at vejledninger til de interne

Intern Kvalitetssikring Design -

Der er risiko for at interne

Revision af processen for angivelse og betaling af A-skat, am-bidrag, moms og lønsumsafgift

21 af 34

Nr.

Observationer

Generelt

Opdatering af IKS punkter i Betaling og

Regnskab:

IR har konstateret at Interne

kvalitetssikringspunkter for Betaling og

Regnskab vedrørende eksempelvis

”Tildeling

af systemer og brugere”,

”Grundregistrering af Krav” ikke klart

angiver hvilken kontrol der skal

gennemføres og hvordan kontrollen bør

dokumenteres. Dette kan bl.a. skyldes

implementering af nye systemer og

ændring i arbejdsgange.

Risici

kvalitetssikringspunkter

gennemføres uden at have den

ønskede og forventede effekt mht.

at afdække fejl, samt at resultatet

af den gennemførte kontrol ikke

altid står mål arbejdsindsatsen ved

kontrollens gennemførelse.

Anbefalinger

kontrolpunkter gennemgås og opdateres,

således at Betaling og Regnskabs kontroller er

beskrevet fyldestgørende, og de kontroller der

gennemføres er meningsfulde og

værdiskabende i forhold til understøttelse af

korrekte arbejdsgange og datas integritet.

Samtidig bør anbefalinger i nærværende

rapport indarbejdes i relevante

kvalitetssikringspunkter.

Handleplan fra:

Mona V. Kristensen, Betaling- og Regnskabskontoret:

Samtlige kontrolpunkter i Betaling og Regnskab er evalueret i forbindelse med implementering af EFI og skattekonto. Af

udestående har vi punkterne ”opret fordring” og ”grundregistrering af krav”,

som vi i samarbejde med Produktionsstyring II er ved

at opdatere. Punktet ”opret fordring” er et nyt kontrolpunkt, som er oprettet efter implementering

af skattekontoen.

Punktet

”Grundregistrering af krav” er et gammelt kontrolpunkt, som anvendes på tværs af flere forretningsområder. Det er

besluttet at udarbejde et nyt kontrolpunkt ”Grundregistrering af krav (Betaling og Regnskab), hvori enhederne

DMO/DMS,

Datafangst, Kobra/KL, Sagsbehandling og SAP38 Horsens har aktie i. Det vil sige at opfølgningspunktet (vejledningen) og

risikovurderingen, tilrettes med beskrivelse af alle arter og population mm.

Kontrolpunktet forventes opdateret medio maj 2015.

Kvalitetssikringspunktet ”Tildeling af systemer og brugere”

gennemføres 2 gange årligt og via BRAS sikres at medarbejdere har

de rigtige rettigheder.

Revision af processen for angivelse og betaling af A-skat, am-bidrag, moms og lønsumsafgift

22 af 34

Nr.

Observationer

Risici

Anbefalinger

SKAT vil inden sommerferien gennemgå anbefalingerne i denne rapport, med henblik på at vurdere, hvorvidt disse skal

indarbejdes i relevante kvalitetssikringspunkter.

Afstemning og fejlrettelse

–

DR/DMO

I forbindelse med den afsluttende revision for 2013 bemærkede SIR at:

Manglende implementering af løbende afstemninger

mellem fødesystemerne og DMO medfører øget risiko for fejl og mangler i det aflagte regnskab.

På den baggrund udarbejdede SKAT følgende handleplan for 2013:

Skattekontoprojektet foretager afstemningerne.

6.1.

Intern Revision har for 2014 konstateret at

der i Regnskab og Betaling ikke

gennemføres en løbende afstemning af

DMO med fødesystemet DR. §38 kontoret

har i 2014 arbejdet med at udvikle en daglig

afstemning af data overført mellem DR og

DMO, det har dog ikke været muligt at

etablere en retvisende afstemning.

Betaling og Regnskab oplyser at

systemejer for DMO foretager en

årsafstemning.

Det er oplyst, at systemejer dagligt

overvåger at data afsendt fra DR modtages

i DMO, Systemejer behandler samtidig

fejlede overførsler.

Der er ikke dokumentation for at

alle data løbende er fuldstændigt

og nøjagtigt overført fra DR til

DMO. Der er risiko for at alle data

ikke er overført fuldstændigt,

nøjagtigt og i rette periode fra DR

til DMO, og at regnskabet dermed

kan være fejlbehæftet.

Det anbefales at der etableres dokumentation

for at alle data er overført fuldstændigt,

nøjagtigt og i rette periode.

Dette kan ske ved en løbende

regnskabsmæssig afstemning af, at de data

DR afleverer modtages, posteres og

periodiseres korrekt i DMO.

Alternativet kunne være en systematisk

dokumentation af overvågning og

fejlbehandling i forbindelse med overførsel fra

DR til DMO, suppleret med en årsafstemning

af at alle fordringer er overført fra DR og

modtaget korrekt i DMO.

Vælges den alternative løsning, vil den

løbende opfølgning kunne indgå i Betaling og

Regnskabskontorets månedlige centrale

Revision af processen for angivelse og betaling af A-skat, am-bidrag, moms og lønsumsafgift

23 af 34

Nr.

Observationer

Risici

Anbefalinger

opfølgning på afstemninger.

Handleplan fra:

Rene Frahm Jørgensen, Betaling og Regnskab:

Frank Høj Jensen, Betaling og Regnskabskontoret:

Betaling og Regnskab er enig i observationen samt risikoen, og hvis det viser sig, at en etablering af en løbende

regnskabsmæssig afstemning af, at de data DR afleverer modtages, posteres og periodiseres korrekt i DMO ikke er mulig, vil

Betaling og Regnskab i samarbejde med systemejer sikre, at der sker en systematisk dokumentation af overvågning og

fejlbehandling i forbindelse med overførsel fra DR til DMO, suppleret med en årsafslutning. Uanset hvilken løsning der vælges,

vil Betalings- og Regnskabskontoret følge op via den månedlige centrale opfølgning på afstemninger

Bente Kristensen, Betalings- og Inddrivelsessystemer:

Systemejer arbejder på en proces der fra medio 2015, sikrer at der dagligt vil blive ført kontrol med at leverancerne fra DR til

DMO bliver

overført korrekt. For 2014 sker leverancekontrollen ved en ”årsafstemning”. Leverancekontrollen for 1. halvår af

2015 vil blive indarbejdet i forbindelse med den nye proces bliver implementeret.

6.2

Den manglende dokumentation af

fejlrettelser øger risiko for fejl og

manglende overblik over fejl og

fejlmønstre i forbindelse med

opgaverne der er nærmere

beskrevet i arbejdspapiret

”Vagten

på Skattekontoen”. Der er risiko for

Opgaven er nærmere defineret i

at fejl ikke synliggøres hvilket

arbejdspapiret ”Vagten på Skattekontoen”,

besværliggør erfaringsudveksling og

og deles mellem flere medarbejdere, hvilket fejlrettelse.

gør opgaveløsningen mindre sårbar.

Afstemning og fejlrettelse

Det er konstateret, at Systemejers

overvågning og fejlrettelse i forbindelse

med indlæsning af bl.a. betalingsfiler og

fordringer i DMO ikke er systematisk

dokumenteret.

Det anbefales at der etableres en log i

forbindelse med systemejers overvågning af

leverancer hvor forekomst og rettelse af fejl

dokumenteres.

Revision af processen for angivelse og betaling af A-skat, am-bidrag, moms og lønsumsafgift

24 af 34

Nr.

Observationer

Risici

Anbefalinger

Handleplan fra:

Bente Kristensen, Betalings- og Inddrivelsessystemer:

Der er tale om en opgave med overvågning af leverancer. Opgaven indebærer at der føres en log, hvor der hidtil alene er ført

konstaterede fejl. Loggen vil nu blive udvidet så der i forbindelse med overvågningen også vil bliver noteret, der leverancen ikke

er fejlbehæftet.

7.1.

Funktionsadskillelse

Funktionsadskillelse - DMO

SKAT har konstateret, at det er muligt for

en medarbejder både at foretage en

ompostering i DMS og frigive den

udbetaling, som omposteringen generer i

DMO. SKAT har iværksat og gennemført

kompenserende foranstaltninger i forhold

til den manglende systemmæssige

funktionsadskillelse. SKAT har oplyst, at

man arbejder på at ændre den

systemmæssige opsætning i DMO,

således der etableres systemmæssig

funktionsadskillelse i forhold til den

nævnte problematik.

Ved manglende

funktionsadskillelse er der risiko for

udøvelse af svig, da det er muligt

for samme medarbejder at ændre

den virksomhede der skal modtage

en udbetaling og samtidig frigive

udbetalingen.

IR har bemærket, at SKAT har

iværksat procedurer der

kompenserer for den risiko, der er

ved den manglende

systemmæssige

funktionsadskillelse. Ligesom

SKAT er i gang med at løse

problemstillingen omkring den

manglende systemmæssige

funktionsadskillelse.

IR anbefaler at der snarest muligt etableres

en dækkende systemmæssig

funktionsadskillelse, således at

bestemmelserne i Bekendtgørelse om

statens regnskabsvæsen § 28 omkring

funktionsadskillelse, opfyldes fuldt ud, dvs. at

der er personmæssig adskillelse mellem

registrerings- og betalingsfunktionen.

Handleplan fra:

Revision af processen for angivelse og betaling af A-skat, am-bidrag, moms og lønsumsafgift

25 af 34

Nr.

Observationer

Risici

Anbefalinger

Rene Frahm Jørgensen, Betaling og Regnskab:

Frank Høj Jensen, Betalings og Regnskabskontoret:

Med hensyn til de manglende funktionsadskillelser vedr. omposteringer af en indbetaling på skattekontoen, har DMO/DMS lavet

udsøgninger af alle omposteringer for perioden 01.08.2013 - 31.12.2014 og herefter gennemført intern kvalitetssikring på

sagerne. Kvalitetssikringen gennemføres løbende hver måned indtil videre, idet der mig bekendt endnu ikke er taget stilling til, om

der vil blive fremsendt ændringsanmodning til CSC vedr. forholdet. Dette er begrundet i, at antallet af omposteringer har vist sig at

være forholdsvis begrænset.

7.2.

Funktionsadskillelse mellem systemer

IR har konstateret, at der er medarbejdere

i Betaling og Regnskab DMO/DMS der via

autorisationer i NTSE og eIndkomst har

mulighed for at indtaste en negativ

angivelse, og frigive udbetaling af samme

angivelse i DMO.

Det følger af § 28 i

regnskabsbekendtgørelsen, at én og

samme medarbejder ikke i forbindelse

med samme betalingsforretning både må

varetage opgaver i relation til

registreringsfunktionen og

betalingsfunktionen.

IR er bekendt med at det ikke er muligt at

sikre systemmæssig funktionsadskillelse,

når en proces gennemføres via flere

systemer.

Handleplan fra:

Jens Sørensen, Betalign og Regnskab

Revision af processen for angivelse og betaling af A-skat, am-bidrag, moms og lønsumsafgift

Ved manglende

funktionsadskillelse er der risiko for

udøvelse af svig, da det er muligt

at ændre en udbetaling så der ikke

er overensstemmelse mellem

registreringsgrundlaget, det

bogførte og udbetalingen.

Der er risiko for fejl og svig som

følge af at samme medarbejder har

adgang til at oprette og frigive

udbetaling af samme negative

krav.

IR anbefaler, at SKAT via hensigtsmæssig

adgangsstyring og interne kontroller

minimerer risikoen for at der udøves svig i

forbindelse med manglende

funktionsadskillelse mellem systemerne.

Det anbefales at det ved den halvårlige

gennemgang af autorisationer samt ved

modtagelse af nye medarbejdere gennemgås

at medarbejderen udelukkende har

nødvendige, arbejdsbetingede autorisationer,

og at funktionsadskillelsen i forhold til

registrering af krav og frigivelse af

udbetalinger overholdes.

26 af 34

Nr.

Observationer

Risici

Anbefalinger

Hanne Villemoes Hald, DMO/DMS:

SKAT er enig i observationen, samt risikoen og har for så vidt angår driftsenheden.

Vi har i forbindelse med de interne kontroller for december 2014 igangsat ændringen af autorisationerne. Vi har lige afsluttet

ændringen fordi der var brugere som havde to adgange og ændringen ikke kunne ske på begge adgange på en gang.

Således er alle adgange i dmo til tp-systemet ændret til forespørgselsadgang.

Der er også kun forespørgselsadgang til eindkomst og tast-selv erhverv.

Kontorelationer mellem DMO, SAP38 og SKS/Klassifikation af regnskabsdata

I forbindelse med den afsluttende revision for 2013 bemærkede SIR at:

Misvisende eller manglende navngivning af konti og profitcentre i

DMO og oprettelse af kontonumre, der signalerer en kontorelation til SKS, hvor relationen i virkeligheden er en anden, øger risikoen for

fejlagtig bogføring og mindsker gennemsigtigheden og dermed overblik imellem systemerne.

Manglende retningslinjer i forhold til indtægtsføring medfører, at der ikke er sammenhæng og konsekvens i, hvilke indtægter der

bogføres på SKS konto 3060 Told og forbrugsafgifter og 3080 Andre skatter og afgifter.

På den baggrund udarbejdede SKAT følgende handleplan:

1. Betaling og Regnskab vil i samarbejde med Skattekontoprojektet gennemgå sammenhæng imellem DMO-konti/profitcentre og

mapning til SAP38/SKS.

Betaling og Regnskab vil fortsætte dialogen med Moderniseringsstyrelsen omkring SKATs behov for regnskabsaflæggelse af

told, skatter og afgifter og anvendelse af SKS-konti med henblik på hensigtsmæssig anvendelse.

8.1.

Ved revisionen i 2014 har IR konstateret

følgende:

Ad 1. SKAT har foretaget en gennemgang

Manglende sammenhæng i struktur

og retningslinjer i forhold til

indtægtsføring medfører, at der ikke

er sammenhæng og konsekvens i

IR anbefaler, at SKATs handleplan

vedrørende dialog med

Moderniseringsstyrelsen om anvendelse af

SKS konto 3060 og 3080 fastholdes.

Revision af processen for angivelse og betaling af A-skat, am-bidrag, moms og lønsumsafgift

27 af 34

Nr.

Observationer

af DMO-kontosetup og i december 2014

bestilt en rettelse af navngivning af

profitcentre hos leverandøren.

Desuden har SKAT rettet kontobroen i

SAP38 vedrørende afskrivning på HFC,

CFC afgift fra SKS konto 3080 til konto

3060, hvor også indtægten

regnskabsaflægges. SIR har derimod

konstateret at foreløbige fastsættelser for

HFC, CFC afgift fortsat regnskabsaflægges

på konto 3080. Det har ingen

regnskabsmæssig betydning for 2014 da

saldoen på konto for foreløbige

fastsættelse

af HFC og CFC afgift er ”0”.

Ad 2. SKAT har oplyst, at der endnu ikke er

sket afklaring af hvornår SKS konto 3060

henholdsvis konto 3080 skal anvendes ved

regnskabsaflæggelse af told, skatter og

afgifter.

Risici

bogføringen.

Anbefalinger

IR anbefaler endvidere, at kontorelationen for

foreløbige fastsættelser af HFC, CFC afgift

ændres til SKS konto 3060.

Handleplan fra:

Orla Kristensen, §38 Kontoret:

SKAT er enig i observationen samt risikoen og vil i 2015 tage initiativ til, at anbefalingerne følges.

Regulering af indtægtsført A-skat med lønindeholdelsesbeløb

Revision af processen for angivelse og betaling af A-skat, am-bidrag, moms og lønsumsafgift

28 af 34

Nr.

Observationer

Risici

Anbefalinger

I forbindelse med den afsluttende revision for 2013 bemærkede SIR, at:

Den manglende implementering af automatiske eller

manuelle bogføringsrutiner vedrørende lønindeholdelse har medført fejl i opgørelsen af indtægter og anden gæld.

På den baggrund udarbejdede SKAT følgende handleplan:

1. Betaling og Regnskab har oprettet en ITSM-sag

til EFI/DMI med forespørgsel vedrørende kilde og grundlag for DMI’s bogføring af

mellemregningskontoen. Der afventes svar.

2. Betaling og Regnskab har indledt dialog med Skattekontoprojektet vedrørende proces for bogføring.

9.1.

Ved revisionen i 2014 har IR konstateret

følgende:

Ad 1. SKAT har konstateret at bogføring af

lønindeholdte beløb på

mellemregningskontoen mellem DMI og

eIndkomst ikke er fuldstændig, idet bl.a.

negative angivelser fra eIndkomst ikke kan

modtages i EFI/DMI. Saldoen på

mellemregningskontoen kan således ikke

umiddelbart lægges til grund for manuel

bogføring/modpostering af a-

skatteindtægten.

SKAT har derfor foretaget en opgørelse af

lønindeholdte beløb på baggrund af

udtræk fra ventetabellen, og i

supplementsperioden for 2014 bogført

lønindeholdelse for perioden august 2013

til december 2014 med i alt 1,5 mia. kr.

som modpost på A-skat.

Manglende procedure for løbende

opgørelse og bogføring af

lønindeholdelsen medfører risiko

for fejl i den løbende

regnskabsaflæggelse af indtægter

fra A-skatter.

SIR anbefaler, at der etableres procedure for

løbende opgørelse og bogføring af

lønindeholdelsen.

Revision af processen for angivelse og betaling af A-skat, am-bidrag, moms og lønsumsafgift

29 af 34

Nr.

Observationer

Ad 2. Der er ikke etableret en automatisk

bogføringsprocedure for modpostering af

lønindeholdelsesandelen på A-skatten.

Modpostering skal således foretages

manuelt.

Risici

Anbefalinger

Handleplan fra:

Orla Kristensen, §38 Kontoret:

SKAT er enig i observationen samt risikoen. Betaling og Regnskab vil i 2015 tage kontakt til systemejer af DMI og DMO for en

afklaring af den fremadrettede proces, herunder en procedure der sikre den løbende opgørelse og bogføring af

lønindeholdelsen.

Postering af penge undervejs

I forbindelse med den afsluttende revision for 2013 bemærkede SIR, at:

Uhensigtsmæssig tilrettelæggelse af eller forskydning i

registrering af indbetalingsfiler, medfører risiko for, at regnskabsaflæggelsen vedrørende debitorbeholdninger og penge undervejs

bliver ukorrekt.

På den baggrund udarbejdede SKAT følgende handleplan:

1. Betaling og Regnskab modtager udsøgning af indbetalinger fra Betalings- og Inddrivelsessystemer i forbindelse med den månedlige

regnskabsafslutning. På baggrund af denne udsøgning foretages eventuel ompostering for at sikre korrekt periodisering af betalinger.

Betaling og Regnskab har indledt dialog med Skattekontoprojektet vedrørende proces for bogføring. Er iværksat

2. Betaling og Regnskab har foranlediget oprettelse af en ændringsanmodning til Skattekontoprojektet med henblik på en korrekt

registrering af indbetalingsfiler. Afhænger af prioritering i Skattekontoprojektet og kendes ikke pt.

10.1.

Ved revisionen i 2014 har IR konstateret

følgende:

Ad.1.Skat har i 2014 løbende opgjort

Manglende proces for korrekt

opgørelse og bogføring af penge

undervejs medfører risiko for fejl i

den løbende regnskabsaflæggelse

SIR anbefaler at der sker ændring i

indlæsning af indbetalingsfiler, med henblik

på en korrekt registrering af penge undervejs.

Revision af processen for angivelse og betaling af A-skat, am-bidrag, moms og lønsumsafgift

30 af 34

Nr.

Observationer

penge undervejs og foretaget regulering af

debitorer og penge undervejs. SKAT´s

opgørelse har imidlertid ikke været

korrekt, hvilket har medført fejl i

perioderegnskaberne for 2014.Fejlen vil

blive rettet i december måned 2014,

således at penge undervejs bliver korrekt

pr. 31.12.2014. Opgørelsen af penge

undervejs pr. 31.12.2014 vil blive revideret

i forbindelse med den afsluttende

revisionn af § 38 regnskabet.

Ad.2. Der er ikke sket ændring vedr.

indlæsning af indbetalingsfiler med henblik

på en korrekt registrering af penge

undervejs.

Regulering skal således foretages

manuelt.

I november 2014 er der indført nye

clearingsregler bankerne imellem. På

baggrund af de oplysninger, som SKAT

modtager, kan det ikke umiddelbart

afgøres, hvilken indbetalingsdato kunden

har anvendt.

Risici

af debitorer og penge undervejs

Anbefalinger

Handleplan fra:

Orla Kristensen, §38 Kontoret:

SKAT er enig i observationen samt risikoen og vil afklare med Moderniseringsstyrelsen samt SKB leverandøren, om SKAT kan

få supplerende data i den nuværende leverance hvoraf kundens indbetalingsdato fremgår. Hvis ikke data kan leveres, vil det

Revision af processen for angivelse og betaling af A-skat, am-bidrag, moms og lønsumsafgift

31 af 34

Nr.

Observationer

Risici

Anbefalinger

ikke være muligt at fastslå kundens indbetalingsdato, men udelukkende beregne en indbetalingsdato ud fra

indbetalingskontoens karakteristika. Hvis dataleverancen bibringes de nødvendige data vil Betaling og Regnskab herefter

foranledige oprettelse af en ændringsanmodning til systemejer med henblik på en korrekt registrering af indbetalingsfiler.

Revision af processen for angivelse og betaling af A-skat, am-bidrag, moms og lønsumsafgift

32 af 34

Bilag 2: Anvendte skala

Ved vurderingen i konklusionen er følgende skala anvendt:

Meget

Tilfredsstillende

Intern Revision har ikke konstateret svagheder i de forretningsgange og

processer, der understøtter de reviderede område. Samtlige observationer kan

henføres til prioritet 3.

Prioritet 1: Ingen observationer

Prioritet 2: Ingen observationer

Prioritet 3: Samtlige observationer

Tilfredsstillende

Intern Revision har observeret enkelte svagheder i de forretningsgange og

processer, der understøtter det reviderede område. Størstedelen af

observationerne er omfattet af prioritet 3. Enkelte observationer med prioritet 2

kan dog forekomme. Samlet set udgør de implementerede forretningsgange et

”tilfredsstillende” grundlag for administration af området.

Prioritet 1: Ingen observationer

Prioritet 2: Enkelte observationer

Prioritet 3: Hovedparten af observationer

Ikke helt

tilfredsstillende

Intern Revision har observeret flere svagheder i de forretningsgange og

processer, der understøtter det reviderede område. Størstedelen af

observationer er omfattet af prioritet 2 eller 3 med hovedvægten på prioritet 2.

Enkelte observationer i prioritet 1 kan dog forekomme. Samlet set medfører

svaghederne, at de implementerede forretningsgange udgør ”et ikke helt

tilfredsstillende” grundlag for administration af området.

Der er som følge heraf

en forøget risiko for



Væsentlig fejlinformation i regnskaber og ledelsesrapportering

Manglende overholdelse af gældende lovgivning

Manglende overholdelse af interne regler og retningslinjer

Manglende overholdelse af overordnede politikker

Manglende iagttagelse af ”skyldige økonomiske hensyn”

Prioritet 1: Enkelte observationer

Prioritet 2: Hovedparten af observationer

Prioritet 3: Et mindre antal observationer

Ikke

tilfredsstillende

Intern Revision har observeret flere væsentlige svagheder i de

forretningsgange og processer, der understøtter det reviderede område.

Størstedelen af observationerne er omfattet af prioritet 1 eller 2 med

hovedvægten på prioritet 1. Enkelte observationer i prioritet 3 kan forekomme.

Samlet set medfører svaghederne, at de implementerede forretningsgange

udgør et ”ikke tilfredsstillende grundlag” for administration af området. Der er

som følge heraf en væsentlig forøget risiko for:



Væsentlig fejlinformation i regnskaber og ledelsesrapportering

Manglende overholdelse af gældende lovgivning

Manglende overholdelse af interne regler og retningslinjer

Manglende overholdelse af overordnede politikker

Manglende iagttagelse af ”skyldige økonomiske hensyn”

Manglende realisering af forretningsmålene for det reviderede område.

Prioritet 1: Hovedparten af observationer

Prioritet 2: Et mindre antal observationer

Prioritet 3: Enkelte observationer

Revision af processen for angivelse og betaling af A-skat, am-bidrag, moms og lønsumsafgift

33 af 34

Prioritet skal ses i forhold til det reviderede område og er defineret således:

Kritisk for forretningen:

Væsentlig svaghed i de etablerede forretningsgange/processer.

Svagheden kan omfatte manglende interne kontroller, uhensigtsmæssig design af interne

kontroller, manglende regnskabsmæssige faciliteter. Der er en væsentlig forøget risiko for, at

processens målopfyldelse ikke realiseres som følge af den konstaterede svaghed. Der bør

straks iværksættes foranstaltninger med henblik på at udbedre de observerede svagheder.

Væsentlig for forretningen:

Svaghed i de etablerede forretningsgange/processer. Svagheden

kan omfatte manglende interne kontroller, uhensigtsmæssig design af interne kontroller,

manglende regnskabsmæssige faciliteter. Der er forøget risiko for, at processens

målopfyldelse ikke realiseres i fuldt omfang som følge af den konstaterede svaghed. Der bør

iværksættes foranstaltninger med henblik på at udbedre de observerede svagheder.

Mindre betydning for forretningen:

Ingen væsentlige svagheder i de etablerede

forretningsgange/processer. Det er dog muligt at designe de enkelte processer på en mere

hensigtsmæssig måde, således at eksekveringen forbedres.

Revision af processen for angivelse og betaling af A-skat, am-bidrag, moms og lønsumsafgift

34 af 34