SAU, Alm.del - 2017-18 - Endeligt svar på spørgsmål 556: Spm. om at oversende kopi af alle væsentlige rapporteringer fra Intern Revision til Skatteministeriets departement i årene 2015, 2016, 2017 og 2018, til skatteministeren

Skatteudvalget 2017-18
SAU Alm.del
Offentligt

8. april 2015

J. nr.

15-0152404

Plannr. 114-480

Intern Revision

Rapport 2014

Indsats

Juridisk/kritisk revision af projekt

”Organiseret svig med negativ moms

2014”

Modtager

Departementschef Jens Brøchner

Kopi

Direktør Jesper Rønnow Simonsen

Direktør Jim Sørensen

Underdirektør Steen Hjelm Christensen



Revision

Rådgivning

Rapportering

SAU, Alm.del - 2017-18 - Endeligt svar på spørgsmål 556: Spm. om at oversende kopi af alle væsentlige rapporteringer fra Intern Revision til Skatteministeriets departement i årene 2015, 2016, 2017 og 2018, til skatteministeren

Forord

Intern Revision (IR) har, jævnfør orienteringsbrev af 28. januar 2015, foretaget

revision af projekt ”Organiseret svig med negativ moms 2014”.

Den udførte

revision er en del af den samlede revision for 2014.

Rapporten indeholder en samlet konklusion omfattende det reviderede område. I

konklusionsafsnittet redegør vi for de observationer, som konklusionen i det

væsentligste er baseret på. Konklusionsafsnittet indeholder Intern Revisions

bedømmelse af det reviderede område samt en beskrivelse af grundlaget for

bedømmelsen. Det vil derfor almindeligvis være tilstrækkeligt at læse selve

rapporten. Såfremt der ønskes uddybning og detaljering, henvises der til

bilagene.

Rapportens bilag 1 indeholder en systematisk fremstilling af de observationer,

som den udførte revision har givet anledning til. Bilaget indeholder tillige en

vurdering af de tilknyttede risici samt Intern Revisions forslag til anbefalinger, der

kan formindske de vurderede risici. Med udgangspunkt i risikovurderingerne har

SKAT udarbejdet handleplaner med henblik på at formindske de vurderede risici.

Intern Revisions anbefalinger har været anvendt som inspiration ved

udarbejdelse af handleplaner. Vi vil løbende vurdere implementeringen af SKATs

handleplaner.

Rapportens bilag 2 indeholder en mere detaljeret beskrivelse af revisionens

observationer.

Rapportens bilag 3 indeholder en beskrivelse af de prioriteringer, der er anvendt

ved klassifikationen af de enkelte observationer. Bilaget indeholder herudover en

beskrivelse af koblingen mellem observationernes prioriteringer og den samlede

overordnede konklusion.

Rapporten har været fremsendt i udkast til den reviderede enhed med henblik på

at sikre, at Intern Revision og den reviderede enhed har en ensartet opfattelse af

de observerede forhold. SKAT har efterfølgende udarbejdet handleplaner.

København, den 8. april 2015

Kurt Wagner

Revisionschef

Heidi Eriksen

Revisor

Organiseret svig med negativ moms 2014

2 af 11

Formål

Intern Revision (IR) har revideret Indsatsprojektet

”Organiseret svig med negativ

moms 2014”.

SKAT har siden 2013 haft særlig fokus på borgernes retssikkerhed. Dette har

medført organisationsændringer, nye processer og nye interne vejledninger mv.

Der er blandt andet beskrevet retningslinjer for retssikkerhed, kommunikation og

intern ansvarsfordeling. Der er udarbejdet kontrolmanualer, og fra 1. januar 2014

har det været obligatorisk at udarbejde en drejebog for hvert projekt inden for

Indsatsområdet. Drejebogen beskriver konkrete forretningsgange og interne

kontroller for sagsbehandling af projektets sager. Desuden omtales de formelle

og de væsentligste materielle regler for de sagstyper, projektet omfatter.

Projekt ”

Organiseret svig med negativ moms” blev påbegyndt 1. januar 2014 og

forventes afsluttet 30. marts 2016. Projektet har baggrund i et projekt fra 2009,

der var forankret i Økokrim, men efter nedlæggelse af Økokrim pr. 30. september

2013 er projektet nu forankret i

enheden ”Mindre

Virksomheder”.

Formålet med revisionen er at undersøge og vurdere, om SKATs tiltag har

medført et kontrolmiljø (forretningsgange og interne kontroller), der sikrer, at

sagsbehandlingen udføres i overensstemmelse med formelle regler, samt om

afgørelserne er i overensstemmelse med formelle og materielle regler.

Kontrolmiljøet omfatter tillige det interne kvalitetssikringssystem, der har til formål

at forebygge og modvirke fejl samt medvirke til løbende evaluering, optimering og

kvalitetssikring af processer og forretningsgange.

2. Omfang

Revisionen omfatter

kontrolmiljøet i projekt ”Organiseret

svig med negativ moms

2014”.

Revisionen er gennemført ved et interview af funktionsleder og projektejer John

Jensen, Mindre Virksomheder 16, undersøgelse af forretningsgange og interne

kontroller i projektet samt gennemgang af 10 afsluttede sager i projektet.

Revisionen er gennemført af Søren Kristensen og Heidi Eriksen.

Organiseret svig med negativ moms 2014

3 af 11

3. Konklusion

Kontrolmiljøet ved gennemførelse af projekt

”Organiseret svig med negativ moms

2014” vurderes

som værende ikke helt tilfredsstillende. Denne konklusion

baserer vi på følgende forhold:



Forretningsgange og interne kontroller sikrer ikke i tilstrækkeligt omfang, at

de formelle og materielle regler overholdes ved sagsbehandlingen.

Intern kvalitetssikring sikrer ikke i tilstrækkeligt omfang justering af

forretningsgange og interne kontroller således formelle og materielle regler

overholdes.

Vi har prioriteret de observerede forhold således:

Prioritet 1

Kritisk for

forretningen

Prioritet 2

Væsentlig

for

forretningen

Prioritet 3

Mindre

betydning for

forretningen

Nr.

Revisionsemne

I alt

Forretningsgange og

interne kontroller

Intern kvalitetssikring

I alt

Prioriteringerne skal ses i forhold til det reviderede område og er nærmere defineret i

bilag 3.

Vi har modtaget handleplaner fra det reviderede direktørområde. Det er vores

vurdering, at implementeringen af de udarbejdede handleplaner samlet set vil

medvirke til en reduktion af de vurderede risici.

Organiseret svig med negativ moms 2014

4 af 11

Bilag 1: Observationer, risici og anbefalinger

Nr.

Observationer

Forretningsgange og interne kontroller

Risici

Anbefalinger

1.1.

Interne kontroller i form af Lederinvolvering og

fra

koncept ”Andre øjne,

gennemføres ikke i alle

2014

tilfælde som foreskrevet. Det betyder, at

forretningsgange og interne kontroller ikke i

Priori

tilstrækkeligt omfang sikre, at de materielle og

tet 2

formelle regler iagttages ved sagsbehandlingen

af projektets sager.

Der er risiko for:



at kravene til journalisering, notatpligten og

tavshedspligten ikke overholdes,



at ansættelsesfrister ikke overholdes, at der

ikke foretages partshøring og at afgørelsen

ikke er fyldestgørende begrundet,



at afgørelser er materielt forkerte, og at der

sker ukorrekt ansættelsesændringerne ved

indberetninger i SKATs systemer.

Der er således risiko for, at virksomhedernes

retssikkerhed forringes, og deres tillid til SKAT

forringes.

Intern Revision anbefaler, at ledelsen

i højere grad overvåger, om

forretningsgange følges, og interne

kontroller gennemføres, så de

materielle og formelle regler i

forbindelse med sagsbehandlingen

overholdes.

Handleplan fra Indsats Per Jakobsen.

Funktionsleder John Jensen har på baggrund af Intern Revisions besøg udarbejdet et sammendrag med en præcisering af, at de materielle

og formelle regler iagttages ved sagsbehandlingen af projektets sager. Sammenfatning er sendt til samtlige projektdeltagere.

Organiseret svig med negativ moms 2014

5 af 11

Nr.

Observationer

Intern kvalitetssikring

Risici

Anbefalinger

2.1.

Intern kvalitetssikring sikrer ikke i tilstrækkeligt

fra

omfang justering af forretningsgange og interne

2014

kontroller, så formelle og materielle regler

overholdes.

Der er risiko for, at intern kvalitetssikring ikke har

tilstrækkelig styrke til at afdække behov for

justering af forretningsgange og interne kontroller

i projektet.

Priori

tet 1

Intern kvalitetssikring af projektets sager følger

SKATs almindelige procedure som betyder, at

kvalitetssikringen udføres i den enhed, der har

behandlet sagen. Intern kvalitetssikring af

projektets sager udføres derfor af 3-4

funktionsledere.

Handleplan fra Indsats Per Jakobsen.

Intern Revision anbefaler, at intern

kvalitetssikring af projektets sager

fremover udføres af projektejer,

således at erfaringen fra den interne

kvalitetssikring direkte kan anvendes

til vurdering af, om der er behov for

justering af projektets forretnings-

gange og interne kontroller.

Indsatsledelsen har besluttet, at der fra den 1. januar 2015 gennemføres Intern Kvalitetssikring på afdelingsniveau, og at ansvaret forankres

hos en koordinerende funktionsleder i hver afdeling, og at kontrollen gennemføres af faglige nøglepersoner i afdelingen. I Mindre

Virksomheder er der udpeget 2 koordinerende funktionsledere, en for Afgifter (Per Jørgensen, MiV 20) og en for øvrige kontrolsager (Bent O.

Jeppesen, MiV 15).

Formålet med implementeringen af en ny model for den Interne Kvalitetssikring, er ønsket om en mere ensartet kvalitetssikring af

produktionen, og at ydelserne knyttes op på KPI’ens korrekthed.

Organiseret svig med negativ moms 2014

6 af 11

Bilag 2: Resultat af stikprøvegennemgang

Intern Revision har i SKAT Ligning udsøgt sager med sagstype 76031, der er

påbegyndt og afsluttet i 2014 og udvalgt 10 tilfældige sager. Ved

stikprøvegennemgangen har vi undersøgt om drejebogens beskrivelse af

forretningsgange og interne kontroller sikrer, at sagsbehandlingen udføres i

overensstemmelse med formelle regler, samt om afgørelserne er i

overensstemmelse med formelle og materielle regler.

Forretningsgange og interne kontroller

1. Formelle regler ved sagsbehandlingen

IR har undersøgt, om følgende formelle regler ved sagsbehandlingen blev

iagttaget:



Er relevant materiale journaliseret i SKAT Ligning?



Er notatpligten overholdt?



Er sagen tilstrækkeligt oplyst (officialmaksimen)?



Indeholder materialeindkaldelsen oplysning om formålet med det ønskede

materiale (god forvaltningsskik)?



Er regler om varsling af kontrolbesøg opfyldt?



Er reglerne for henvendelse til revisor/advokat iagttaget?



Er mail med personfølsomme oplysninger sendt som "sikker e-mail"?



Er forbuddet mod selvinkriminering iagttaget?

Stikprøvegennemgangen viste, at de formelle regler ved sagsbehandlingen ikke

blev iagttaget i 14 tilfælde fordelt på 7 sager.

I 6 tilfælde er notatpligten ikke gennemført som foreskrevet i drejebogen. I flere

tilfælde er der ikke udarbejdet sagsnotat. I andre tilfælde er oplysninger ikke

noteret løbende eller i det omfang, drejebogen foreskriver, ligesom mails ikke

altid journaliseres løbende.

I 5 tilfælde er relevant materiale ikke journaliseret, idet bl.a. forslag,

kontrolrapport og bilag med specifikation af ændringerne vedlagt forslaget ikke

ses i SKAT Ligning.

I 2 tilfælde er der udsendt mails, der burde være krypteret, idet de indeholder

økonomiske oplysninger.

I ét tilfælde er god forvaltningsskik ikke opfyldt, idet den første henvendelse til en

virksomhed ikke henviser lovbestemmelser.

Som følge af manglende journalisering kan det i ét tilfælde ikke afgøres, om de

formelle regler ved sagsbehandlingen er iagttaget.

2. Formelle krav til afgørelsen (forslaget/afgørelsen)

IR har undersøgt, om følgende formelle krav til en afgørelse blev iagttaget:



Er der foretaget partshøring?

Er der henvist til hjemlen for ansættelsesændringen?

Er ansættelsesfristerne overholdt, eller er fravælgelsen begrundet?

Organiseret svig med negativ moms 2014

7 af 11



Er forslaget/afgørelsen fyldestgørende begrundet (faktiske forhold oplyst

og paragraf henvisning)?

Er hovedhensyn ved udøvelse af skøn anført?

Er der i afgørelsen givet klage adgang og vejledning?

Er alm. og særlig vejledningspligt opfyldt?

Stikprøvegennemgangen viste, at de formelle krav til en afgørelse ikke blev

iagttaget i 6 tilfælde i 6 sager.

I 3 tilfælde er der rykket for materiale uden at der er givet klageadgang over

suspension af udbetalingsfristen.

I 2 tilfælde henvises der ikke til lovbestemmelser i begrundelsen.

I ét tilfælde blev ansættelsesfristen ikke iagttaget.

I ét tilfælde kan det ikke afgøres om der er foretaget partshøring idet forslaget

ikke er journaliseret i SKAT Ligning.

3. Materielle krav til afgørelsen (forslaget/afgørelsen)

IR har undersøgt, om følgende materielle krav til en afgørelse blev iagttaget:



Er forslaget/afgørelsen materielt set korrekt?



Er de talmæssige opgørelser korrekte for de enkelte reguleringspunkter?



Er alle beløb korrekt indberettet til DR-systemet?

Stikprøvegennemgangen viste, at de materielle krav til en afgørelse ikke blev

iagttaget i 3 tilfælde fordelt på 2 sager.

I ét tilfælde beregnes der udgående moms af den bogførte omsætning for hele

2011, selvom 1. kvartal er forældet. I den anden sag træffes der afgørelse i

overensstemmelse med det udsendte forslag. Selskabet har i mellemtiden

indsendt en efterangivelse, der er registreret på Skattekontoen. Da afgørelsen

ikke tager hensyn til efterangivelsen, bliver afgørelsen materiel forkert, og der

opgøres et forkert reguleringsbeløb.

På grund af manglende journalisering kan det i ét tilfælde ikke afgøres, om sagen

er materiel rigtig, og om den talmæssige opgørelse er korrekt.

4. Interne kontroller

I den løbende sagsbehandling er der 2 interne kontroller, dels Lederinvolvering

og dels koncept

”Andre øjne”. Disse kontroller skal udføres før virksomheden

præsenteres for forslag til ansættelsesændring.

Den 10. april 2014 blev der af SKATs ledelse udmeldt et samlet koncept for

sikring af kvaliteten i afgørelsessager i Indsats. Der blev fastsat rammer for:

1. ledelsesinvolvering/-godkendelse af afgørelser i enkeltsager

retningslinjerne om faglig kvalitetssikring af en kollega (koncept ”Andre øjne”)

blev opdateret

3. interne kvalitetssikring af sager efter afgørelsen er truffet.

Ifølge et notat af 13. maj 2014 på SharePoint er det i projektet besluttet, at

Lederinvolvering bl.a. skal ske i sager med en regulering over 500.000 kr. og

dokumenteres ved, at en funktionsleder underskriver forslaget og afgørelsen.

Organiseret svig med negativ moms 2014

8 af 11

Koncept ”Andre øjne”

har været gældende i hele projektforløbet og skal

dokumenteres i et tjek-skema.

Gennemgangen af de 10 stikprøver viste, at der var 8 sager, som opfyldte

beløbskriterierne for at være omfattet af Lederinvolvering og/eller ”Andre øjne”.

I et tilfælde var der gennemført intern kontrol som foreskrevet.

I 7 sager var der ikke gennemført ”Andre øjne” som foreskrevet,

og i 2 af disse

sager skulle der tillige være foretaget Lederinvolvering, men dette blev ikke

gennemført.

I 4 tilfælde var ”Andre øjne” ikke udført,

mens det i 3 tilfælde blev foretaget, efter

forslaget var udsendt til virksomheden.

Når sagsbehandleren har givet Betalingscentret besked om ændringen, skal

sagsbehandleren påse, at indberetningen er foretaget korrekt og derefter ændre

datoen for Udligningsstoppet på Skattekontoen. Ændres datoen ikke korrekt, vil

virksomheden blive opkrævet et forkert beløb. I sagsbehandlingsforløbet findes

der ingen intern kontrol, hvor det påses, om indberetning af ansættelses-

ændringen er foretaget korrekt.

Intern kvalitetssikring

Med henblik på at evaluere, forebygge og modvirke fejl overvåger SKATs ledelse

gennem intern kvalitetssikring forretningsgange og interne kontroller, hvorvidt

indberetninger og de formelle og materielle regler iagttages.

Intern kvalitetssikring er en stikprøvekontrol og omfatter typisk 5 sager af alle

afsluttede sager i funktionslederens enhed uanset hvilket projekt sagerne er

omfattet af.

Overvågning af processer og kvaliteten i sagsbehandlingen af projektets sager

følger som nævnt SKATs generelle anvisninger.

Projektejer, der selv er funktionsleder, har dermed ikke et specifikt kendskab til,

om interne kontroller udføres, og om formelle og materielle regler iagttages i

projektets sager. Muligheden for at opdage svagheder og fejl er således ikke

optimale.

Projektejer har oplyst, at erfaringen fra den interne kvalitetssikring ikke har givet

anledning til justering af forretningsgange og interne kontroller i projektet.

IR har ikke undersøgt, om funktionslederne ved udførelse af den interne

kvalitetssikring har haft bemærkninger til projektets sager, som eventuel har

været undergivet intern kvalitetssikring.

IR har konstateret flere tilfælde, hvor forretningsgangene i drejebogen ikke er

efterlevet, og interne kontroller er ikke udført.

Organiseret svig med negativ moms 2014

9 af 11

Bilag 3: Anvendte skala

Ved vurderingen i konklusionen er følgende skala anvendt:

Meget

tilfredsstillende

Intern Revision har ikke konstateret svagheder i de forretningsgange og

processer, der understøtter de reviderede område. Samtlige observationer kan

henføres til prioritet 3.

Prioritet 1: Ingen observationer

Prioritet 2: Ingen observationer

Prioritet 3: Samtlige observationer

Tilfredsstillende

Intern Revision har observeret enkelte svagheder i de forretningsgange og

processer, der understøtter det reviderede område. Størstedelen af

observationerne er omfattet af prioritet 3. Enkelte observationer med prioritet 2

kan dog forekomme. Samlet set udgør de implementerede forretningsgange et

”tilfredsstillende” grundlag for administration af området.

Prioritet 1: Ingen observationer

Prioritet 2: Enkelte observationer

Prioritet 3: Hovedparten af observationer

Ikke helt

tilfredsstillende

Intern Revision har observeret flere svagheder i de forretningsgange og

processer, der understøtter det reviderede område. Størstedelen af

observationer er omfattet af prioritet 2 eller 3 med hovedvægten på prioritet 2.

Enkelte observationer i prioritet 1 kan dog forekomme. Samlet set medfører

svaghederne, at de implementerede forretningsgange udgør ”et ikke helt

tilfredsstillende” grundlag for administration af området.

Der er som følge heraf

en forøget risiko for



Væsentlig fejlinformation i regnskaber og ledelsesrapportering

Manglende overholdelse af gældende lovgivning

Manglende overholdelse af interne regler og retningslinjer

Manglende overholdelse af overordnede politikker

Manglende iagttagelse af ”skyldige økonomiske hensyn”

Prioritet 1: Enkelte observationer

Prioritet 2: Hovedparten af observationer

Prioritet 3: Et mindre antal observationer

Ikke

tilfredsstillende

Intern Revision har observeret flere væsentlige svagheder i de

forretningsgange og processer, der understøtter det reviderede område.

Størstedelen af observationerne er omfattet af prioritet 1 eller 2 med

hovedvægten på prioritet 1. Enkelte observationer i prioritet 3 kan forekomme.

Samlet set medfører svaghederne, at de implementerede forretningsgange

udgør et ”ikke tilfredsstillende grundlag” for administration af området. Der er

som følge heraf en væsentlig forøget risiko for:



Væsentlig fejlinformation i regnskaber og ledelsesrapportering

Manglende overholdelse af gældende lovgivning

Manglende overholdelse af interne regler og retningslinjer

Manglende overholdelse af overordnede politikker

Manglende iagttagelse af ”skyldige økonomiske hensyn”

Manglende realisering af forretningsmålene for det reviderede område.

Prioritet 1: Hovedparten af observationer

Prioritet 2: Et mindre antal observationer

Prioritet 3: Enkelte observationer

Organiseret svig med negativ moms 2014

10 af 11

Prioritet skal ses i forhold til det reviderede område og er defineret således:

Kritisk for forretningen:

Væsentlig svaghed i de etablerede forretningsgange/processer.

Svagheden kan omfatte manglende interne kontroller, uhensigtsmæssig design af interne

kontroller, manglende regnskabsmæssige faciliteter. Der er en væsentlig forøget risiko for, at

processens målopfyldelse ikke realiseres som følge af den konstaterede svaghed. Der bør

straks iværksættes foranstaltninger med henblik på at udbedre de observerede svagheder.

Væsentlig for forretningen:

Svaghed i de etablerede forretningsgange/processer. Svagheden

kan omfatte manglende interne kontroller, uhensigtsmæssig design af interne kontroller,

manglende regnskabsmæssige faciliteter. Der er forøget risiko for, at processens

målopfyldelse ikke realiseres i fuldt omfang som følge af den konstaterede svaghed. Der bør

iværksættes foranstaltninger med henblik på at udbedre de observerede svagheder.

Mindre betydning for forretningen:

Ingen væsentlige svagheder i de etablerede

forretningsgange/processer. Det er dog muligt at designe de enkelte processer på en mere

hensigtsmæssig måde, således at eksekveringen forbedres.

Organiseret svig med negativ moms 2014

11 af 11