NOTATPLIGT
Som medarbejdere i kommunen er vi omfattet af reglerne om notatpligt. Det
betyder, at vi har pligt til at notere oplysninger, som vi behandler mundtligt eller på
anden måde i en sag, hvis de har betydning for den afgørelse, vi efterfølgende skal
træffe, eller hvis de i øvrigt er væsentlige.
Det er uden betydning for notatpligten, om der rent faktisk træffes en afgørelse,
eller om sagen henlægges, uden at der er truffet en afgørelse.
HVORFOR HAR VI NOTATPLIGT?
Notatpligten sikrer åbenhed og gennemskuelighed i sagsbehandlingen, hvilket er en
forudsætning fo,r at borgerne kan have tillid til kommunen.
Der er tre hensyn bag bestemmelserne om notatpligt, der alle er med til at sikre
borgernes retssikkerhed.
Det første hensyn er af ordensmæssig karakter og betyder, at kommunen gennem
sine journalnotater har overblik over en sag og kan dokumentere alle oplysninger og
ekspeditioner. Journalen skaber klarhed over sagens faktiske omstændigheder. Det
betyder, at kommunen gennem sine journalnotater kan huske sagen og har et
tilgængeligt overblik over sagen, så for eksempel en ny sagsbehandler kan overtage
sagen uden at skulle starte forfra.
Det andet hensyn er borgerens ret til aktindsigt og partshøring. Hvis ikke samtlige
oplysninger er noteret i sagen, kan borgeren ikke senere håndhæve sin ret til at se
alle oplysninger, og borgeren har heller ikke mulighed for at få indblik i, hvordan
kommunen ser sagen.
Det tredje hensyn er til andre myndigheders og personers adgang til at føre kontrol
med, at sagen er behandlet korrekt af kommunen. Sagen skal af borgeren kunne
dokumenteres over for myndigheder, personer, Ankestyrelsen, Folketingets
Ombudsmand og domstolene.
HVOR FINDES REGLERNE OM NOTATPLIGT?
Reglerne om notatpligt fremgår af offentlighedslovens § 13.