Aktstk. 52 - 2017-18 - Bilag 4: Bilag 4

Finansudvalget 2017-18
Aktstk. 52 § 7 Bilag 4
Offentligt

It-projektrådet

1. september 2015

Kære Birgit Nørgaard

Mange tak for anbefalingsbrevet, som It-projektrådet har sendt til Digitaliserings-

styrelsen den 7. juli 2015 med anbefalinger til grunddataprogrammet.

I brevet er der væsentlige og relevante anbefalinger, som grunddataprogrammet

vil tage til sig og indarbejde i den videre implementering af grunddataprogrammet.

I brevet gives også nogle anbefalinger til, hvordan It-projektrådet ideelt set anbe-

faler, at ressourcer styres og prioriteres i et program. Disse anbefalinger giver dog

en række udfordringer i fht. grunddataprogrammet, givet grunddataprogrammets

organisering som et tværministerielt og tværoffentligt program.

It-projektrådet er bekendt med grundlaget for grunddataprogrammet, hvor rege-

ringen og KL i oktober 2012 besluttede at etablere grunddataprogrammet med

henblik på at forbedre de offentlige grunddataregistre og give private aktører fri

adgang til udvalgte data. I 2013 tilsluttede Danske Regioner sig aftalen.

Grunddataprogrammet er aftalt realiseret inden for de gældende forvaltnings- og

bevillingsretlige rammer for ministerier, kommuner og regioner. Disse rammer

bevirker, at hver statslig myndighed har ansvaret for at realisere sine leverancer

inden for den givne bevilling, som hver enkelt myndighed har ansvaret for. Øko-

nomiske og ressourcemæssige udfordringer håndteres primært internt i myndig-

heder. I enkelte tilfælde ved større udfordringer er disse håndteret i de sædvanlige

bevillingsmæssige processer ifm. finansloven, og Digitaliseringsstyrelsen har bistå-

et hermed.

I forhold til kommunerne og regionerne er deres forpligtelser og opgaver i grund-

dataprogrammet reguleret ved det aftalegrundlag, der er aftalt ved de årlige for-

handlinger om kommunernes og regionernes økonomi. Dette aftalegrundlag er

justeret undervejs, og der er efter behov drøftelser herom indenfor rammerne af

det sædvanlige aftalesystem mellem staten, repræsenteret af DIGST, KL og Dan-

ske Regioner.

Aktstk. 52 - 2017-18 - Bilag 4: Bilag 4

Side 2 af 4

Den styringsmæssige ramme for grunddataprogrammet giver således ikke mulig-

hed for en ressourcestyring, som den fællesstatslige programmodel lægger op til.

Til gengæld er en række af programmodellens retningslinjer ift. leverance- og risi-

kostyring m.v. særdeles relevante for grunddataprogrammet, og disse er allerede i

vidt omfang implementeret. Grunddataprogrammet vil arbejde videre på dette.

På baggrund af vores drøftelser vurderer jeg, at det er mere retvisende at betragte

grunddataprogrammet som en portefølje i styringsmæssig forstand. Det vil jeg

gerne drøfte nærmere med It-projektrådet, og hvordan der mest hensigtsmæssigt

kan ske en afrapportering af grunddataprogrammet i det perspektiv.

Vedlagt er en afrapportering for grunddataprogrammet for indeværende periode,

der tager udgangspunkt i, at grunddataprogrammet i styringsmæssig forstand be-

tragtes som en portefølje. I denne afrapportering er indeholdt en række af de ele-

menter, som It-projektrådet har peget på i anbefalingsbrevet, fx et burn-down

chart på leverancer og milepæle frem mod fuld implementering.

Jeg ser frem til at drøfte dette videre med It-projektrådet.

I vedlagte bilag er en nærmere redegørelse for grunddataprogrammets overvejelser

i forlængelse af anbefalingsbrevets forslag.

Med venlig hilsen

Lars Frelle-Petersen

Formand for grunddatabestyrelsen

Aktstk. 52 - 2017-18 - Bilag 4: Bilag 4

Side 3 af 4

BILAG 1

Ad 1: It-projektrådet anbefaler, at programstyringen og ressourceforbrug i forbindelse med rap-

porteringer skal afbalanceres mod den værdi, der tilføres delprogrammerne

It-projektrådet anbefaler, at grunddatasekretariatet spiller en større tværgående

styringsrolle for at tilføre værdi til delprogrammerne. Ser man bort fra mulighe-

derne for styring og dokumentation af økonomi og ressourcer, er grunddatapro-

grammet enig i hovedparten af anbefalingerne. Grunddatasekretariatet har allerede

styrket leverance-, fremdrift- og risikostyringen væsentligt siden indførelsen af den

nye governance- og programstyringsmodel i september 2014. Herunder tilpasnin-

gen af grunddatabestyrelsens ansvarsområde og oprettelsen af programkoordina-

tion og arkitekturforum, som har betydet strømlinede beslutningsveje- og proces-

ser og dokumentation af programmets leverancer, afhængigheder, gevinster og

business case.

I maj 2015 er styringen af delprogrammer med leverancer på kritisk vej yderligere

styrket med øget mødeaktivitet på delprogramleder- og direktørniveau. Aktuelt

foregår en intensiv opfølgning på kritiske leverancer frem mod afleveringen af

dataleverancespecifikationer d. 2. oktober 2015.

Programmet har samtidig nedsat en risikoledelse, som mødes månedligt og arbej-

der efter en risikostyringsstrategi, der er tilpasset til grunddataprogrammets risiko-

billede.

Programmet vil i efteråret 2015 efter en evaluering af programstyringen se på

yderligere forbedringsmuligheder, herunder en evt. yderligere styrkelse af pro-

grammets eksekveringsevne, samt nedbringelse dokumentations- og rapporte-

ringskrav.

Ad 2: It-projektrådet anbefaler, at programbestyrelsen øger sit fokus på fremdrift og risikosty-

ring

It-projektrådet anbefaler, at grunddatabestyrelsen øger sit ansvar på fremdrift- og

risikostyring. Grunddatabestyrelsen mødes både hvert 3. måned og ad hoc for

hurtigt at eksekvere på opstående udfordringer, fx i forbindelse med godkendelse

af den nye korrektionsplan for Datafordeleren i delprogram 7 i foråret 2015.

Grunddatabestyrelsen er aktivt involveret i risikostyringen og godkender mitige-

rende handlinger og efterspørger alternative planer, for at imødegå usikkerheden i

de foreliggende planer. Det gælder fx udarbejdelsen af exitberedskabet for Data-

fordeleren, som belyser udfordringer og muligheder ved alternative løsninger, hvis

staten ser sig nødsaget til at udtræde af kontrakten om Datafordeleren.

Ad 3: It-projektrådet anbefaler, at grunddataprogrammet sikrer genbrug mellem delprogrammer

og projekter

Aktstk. 52 - 2017-18 - Bilag 4: Bilag 4

Side 4 af 4

Grunddataprogrammet faciliterer i vidt omfang en erfaringsudveksling og genbru-

ger af metoder og erfaringer fsva. forhold, der er mere specifikke for grunddata.

Det handler bl.a. om datamodellering.

Der opleves også et behov for erfaringsudveksling om mere generelle forhold som

udbud, kontrakter og leverandørstyring samt generel projekt- og programstyring.

Her kunne It-projektrådet og Ministeriernes Projektkontor spille en væsentlig

rolle.

Det er endvidere en erfaring, at det ville have været en stor hjælp for grunddata-

programmet, og givet andre offentlige programmer, hvis der var fælles løsninger

og systemer til it-understøttelse til rådighed for tværstatslige og -offentlige pro-

grammer, porteføljer og projekter.

Ad 4: It-projektrådet anbefaler, at der arbejdes aktivt med vision, succeskriterier og kommuni-

kation i og udenfor programmet

Grunddataprogrammet er enig i, at dette er centrale emner. Kommunikationsind-

satsen finder p.t. i høj grad sted i de enkelte delprogrammer og myndigheder, fx

med dedikerede hjemmesider for delprogrammer (GD1 og GD2) og for Datafor-

deleren. Der arbejdes for at finde ressourcer til at styrke den tværgående kommu-

nikationsindsats i programmet og søger finansiering til en kommunikationsres-

source i forbindelse med FL16.

Ad 5: It-projektrådet anbefaler, at distribution for GD5 (CPR) afklares snarest

DIGST anser dette emne som afsluttet, da analysearbejdet og beslutninger om

distribution er gennemført. CPR-data skal distribueres via Datafordeleren.

Ad 6: It-projektrådet anbefaler, at grunddataprogrammet snarest iværksætter arbejdet med at

planlægge og designe transitionsaktiviteter og den kommende driftsorganisation

Grunddataprogrammet er enigt i, at det er vigtige emner. Forberedelsen af udfas-

ningen af ESR er godt i gang i GD1 og KL/Kombit. Grunddatabestyrelsen har

dog fundet det nødvendigt at understøtte arbejdet yderligere, hvorfor grunddata-

sekretariatet koordinerer arbejdet i en nyoprettet ESR-arbejdsgruppe og udarbej-

delsen af en særskilt ESR-risikoanalyse for at sikre en planmæssig ESR- udfasning,

så den største, enkeltstående programgevinst i GD1 kan realiseres.

Implementering og gevinstrealisering derudover er de enkelte myndigheder og

kommuners ansvar jf. den politiske aftale om grunddataprogrammet.