Aktstk. 52 - 2017-18 - Bilag 3: Bilag 3

Finansudvalget 2017-18
Aktstk. 52 § 7 Bilag 3
Offentligt

Direktør Lars Frelle-Petersen

Digitaliseringsstyrelsen

7.juli 2015

Anbefalinger til Grunddataprogrammet

Kære Lars Frelle-Petersen

It-projektrådet har på anmodning fra bestyrelsen for Grunddataprogrammet risi-

kovurderet programmet med henblik på en samlet replanlægning i Rådets porte-

følje.

Grunddataprogrammet vurderes som havende

høj risiko

. Programmet anbefales

at fortsætte sin praksis med årlige eksterne reviews af programmet med input fra

It-projektrådet, dog anbefaler Rådet, at reviews fokuseres på områder, hvor der er

udfordringer fx kodereview, interessenthåndtering, m.v.

Regeringen og KL indgik i oktober 2012 aftale om at etablere Grunddatapro-

grammet ”Gode

grunddata til alle – en kilde til vækst og effektivisering”

med henblik på at

forbedre de offentlige grunddataregistre og give private og offentlige aktører fri

adgang til udvalgte data. Danske Regioner tilsluttede sig aftalen i 2013.

Grunddataprogrammet er organiseret som et program med en samlet programbe-

styrelse, en programkoordination, et programsekretariat, et antal fagfora samt otte

delprogrammer. Hvert delprogram har tilknyttet et delprogramkontor. It-

projektrådet har til replanlægningen af Grunddataprogrammet modtaget konsoli-

deret materiale på det samlede programniveau, dog undtaget GD3 (vand), GD5

(CPR) og GD8 (arkitektur). Materialet og dialogmødet udgør grundlaget for risi-

kovurderingen og den følgende replanlægning.

Som ved risikovurderingen af delprogrammerne GD7 (datafordeler), GD1 (ejen-

domsdata), GD2 (adressedata) og den samlede vurdering af programmet i som-

meren 2013 er der i It-projektrådet enighed om, at Grunddataprogrammet er et

ambitiøst initiativ. Grunddataprogrammet har en vision med et stort potentiale,

der skal løfte kvalitet og adgang til offentlige data og bidrage til at skabe bedre it-

projekter og processer og mere vækst på tværs af den offentlige og private sektor.

It-projektrådet anerkender, at Grunddataprogrammet har arbejdet med at efter-

komme og implementere Rådets anbefalinger fra juni 2013, samt de anbefalinger

som PA-Consulting ved de to gennemførte reviews er fremkommet med. Det

kræver imidlertid stærk løbende indsats at sikre, at programmet som helhed løfter

Aktstk. 52 - 2017-18 - Bilag 3: Bilag 3

Side 2 af 6

sin modenhed og får de ambitiøse gevinster i hus. Grunddataprogrammet mangler

dog stadig at håndtere en række af de risici, som It-projektrådet og PA-Consulting

tidligere har påpeget, og har fortsat en udfordring i at fremme og dokumentere

fremdrift i forhold til anbefalingerne såsom eksekveringsevne hos bestyrelse, inte-

ressenthåndtering og leverandørstyring. Rådet anerkender, at Grunddatapro-

grammet gennem arbejdet med GD7 (datafordeler) har bidraget til at få løftet den

generelle sikkerhedsmodel for staten for distribution af data. Delprogrammet for

GD7 har ligeledes modnet leverandørstyringen og samarbejdet med leverandøren

af datafordeleren.

Det er It-projektrådets vurdering, at Grunddataprogrammet, grundet den silo-

opdelte styringsstruktur, er mere en portefølje af underliggende programmer og

projekter frem for et egentligt program. Dette giver store styringsmæssige udfor-

dringer. Grunddataprogrammet bør derfor nøje overveje, hvilken værdi, de sty-

ringsværktøjer, man inddrager fra den fællesstatslige programmodel giver til initia-

tivet som helhed.

It-projektrådet noterer sig derfor positivt, at Grunddataprogrammet gennem det

sidste år har søgt at implementere en bedre styringsmodel og Rådet erkender de

vanskelige styringsforhold, som Grunddataprogrammet er underlagt. Programmet

er tværstatsligt, hvorved bevillinger, ressourcer og økonomi henføres til individu-

elle ministerområder. Grunddataprogrammet har derfor ikke en samlet økonomi

for programmet. Denne silo-opdeling i de statslige programmer er efter Rådets er-

faring en væsentlig risiko for succesfuld gennemførelse, da organiseringen driver

forsinkelser, manglende gevinstrealisering og ekstra omkostninger i udviklingsfor-

løbet. Det er her godt, at bestyrelsen for Grunddataprogrammet har fået etableret

en programpulje på forventet 10 mio. kr. årligt, som bestyrelsen kan anvende til

tværgående aktiviteter i programmet. Der er på programniveau også arbejdet ak-

tivt på at få fastlagt strategier for fx risikostyring og planlægning samt koordinati-

on på tværs af programmet ved nedsættelse af en gruppe for programkoordination

og bilaterale grupper på tværs af delprogrammerne.

Overordnet ses Grunddataprogrammets komplekse organisatoriske rammer fort-

sat at være den største udfordring for styring og fremdrift, og rådet ser som tidli-

gere dette som en af de største risici for programmets succesfulde gennemførelse.

Det er rådets vurdering, at Grunddataprogrammet – givet rammebetingelserne i

den statslige styringsmodel - vil have svært ved at opnå den modenhed i pro-

grammet som helhed, der er nødvendig for at sikre en effektiv styring og under-

støttelse af fremdriften på tværs af delprogrammerne. En kritisk faktor for den

fremtidige styring bliver derfor Grunddataprogrammets evne til at imødekomme

den uddelegerede beslutningskraft i delprogrammerne, herunder at balancere vær-

diskabelse mod øget ressourceforbrug i forbindelse med de rapporteringer, der

gennemføres på programniveau.

It-projektrådet har følgende anbefalinger til Digitaliseringsstyrelsen i forbindelse

med replanlægning og risikovurdering af Grunddataprogrammet:

Aktstk. 52 - 2017-18 - Bilag 3: Bilag 3

Side 3 af 6

1. It-projektrådet anbefaler, at programstyringen og ressourceforbrug i for-

bindelse med rapporteringer skal balanceres mod den værdi, der tilføres

delprogrammerne.

Rådet finder det positivt, at der er etableret et samlet Grund-

datasekretariat med fokus på tværgående forbedringstiltag. Det er i It-

projektrådets optik centralt, at indsatsen fokuseres der, hvor man på programni-

veau kan tilføre værdi til delprogrammerne, dvs. at rapportering og detaljering

mindskes, og eksekveringskraften øges. Konkret anbefaler It-projektrådet, at

Grunddatasekretariatet på programniveau:

−

Anvender styringsværktøjer fra den fællesstatslige programmodel som giver

værdi til initiativet som helhed.

−

Nedbringer mængden af dokumentation og rapportering til brug for program-

koordination og bestyrelse. Materialet skal kort og klart indstille relevante

problemstillinger til beslutning, og skabeloner skal anvendes i det omfang det

skaber værdi. En nedbringelse af dokumentations- og rapporteringsmængde

vil også lette presset på delprogrammerne.

−

Sikrer dokumentation af beslutninger i referater og fremmer fremdrift ved at

dagsordenen primært består af punkter til beslutning, herunder med fokus på

strategiske beslutninger og opfølgning på eksekvering af disse beslutninger.

−

Skaber overblik over programmets økonomi, herunder det samlede billede af

omkostninger, bevillinger, fremdrift mv. som er nødvendigt for bestyrelsen

for at prioritere og realisere programmets gevinster.

−

Udarbejder relevante programstrategier, som kan understøtte arbejdet i del-

programmerne, herunder især implementeringsstrategi, gevinstrealiseringsstra-

tegi og –plan, interessentstrategi, udbudsstrategi og kommunikationsstrategi.

−

Understøtter forankringen af strategier på delprogramniveau ved aktivt at råd-

give og arbejde i delprogrammerne.

−

Understøtter en aktiv risikostyring ved at udarbejde en risikohandlingsplan,

herunder konsekvensanalyser af indtrufne risici (emner) og forskellige scenari-

er for handlinger.

−

Understøtter en aktiv ændringshåndtering, både på programniveau samt bistår

delprogrammerne i relevant omfang.

−

Programstyrer via hovedmilepælsplan og kritisk vej. Grunddatasekretariatet

skal afstå fra detailstyring på leverancer og aktiviteter, men overlade styring på

dette niveau til delprogrammer og projekter. I forlængelse af dette, bør der

igangsættes et arbejde med klart at fastlægge tolerancer og eskaleringsproces-

ser på tværs af programmet således, at overskridelser og tildeling af nye midler

håndteres for programmet som helhed.

For at løse ovenstående opgaver er det endvidere It-projektrådets anbefaling, at

Digitaliseringsstyrelsen sikrer, at Grunddatasekretariatet bemandes med medar-

bejdere med praktisk erfaring indenfor programafvikling og økonomistyring frem-

for primært at anvende medarbejdere med kompetencer indenfor embedsmands-

arbejdet.

Aktstk. 52 - 2017-18 - Bilag 3: Bilag 3

Side 4 af 6

2. It-projektrådet anbefaler, at programbestyrelsen øger sit fokus på frem-

drift og risikostyring.

Programbestyrelsen er hovedansvarlig for fremdriften af

programmet og den nuværende mødefrekvens med møder hver 3. måned bør der-

for øges. Hertil skal bestyrelsen sætte den strategiske retning for programmet ved

at efterspørge og fokusere på:

−

Behandling af programmets samlede fremdrift ved forelæggelse af udviklingen

i omkostninger, herunder færdiggørelsesgrad og cost-to-complete. PA-

Consulting fremhæver en risiko for, at programmet yderligere forsinkes 9-12

måneder, hvilket med stor sandsynlighed også får negative konsekvenser for

omkostningerne, og det er centralt, at bestyrelsen allerede nu sikrer en aktiv ri-

sikostyring og iværksættelse af mitigerende handlinger.

−

Prioritering af programmets udeståender indenfor den givne ramme og op-

følgning på væsentligste milepæle i forhold til kritisk vej.

−

Sikring af en løbende opfølgning på programmets samlede gevinstrealisering,

herunder også definition af en gevinstejers mandat og ansvar, operationel op-

følgning på gevinster samt kommunikationsstrategi og –plan for fremtidige og

allerede opnåede gevinster.

−

Håndtering af indtrufne og kommende risici på bestyrelsesmøder, herunder

faktisk beslutningstagen på møder om mitigerende handlinger.

−

Håndtering af en ”plan B” for kritiske leverancer, i særdeleshed i forhold til

levering af GD7 (datafordeler).

I tillæg til ovenstående konkrete anbefalinger, er det Rådets vurdering, at en min-

dre bestyrelse og evt. brug af interessentfora vil gøre ledelsen af Grunddatapro-

grammet mere handlekraftig samt at et styrket mandat til formanden for bestyrel-

sen vil muliggøre en bedre krisestyring og hurtigere håndtering af presserende

problemstillinger.

3. It-projektrådet anbefaler, at Grunddataprogrammet sikrer genbrug mel-

lem delprogrammer og projekter.

Grunddataprogrammet skal på programni-

veau sikre, at gode erfaringer fra de enkelte delprogrammer bringes til anvendelse

generelt i programmet. Et eksempel er den aktive leverandørstyring, som Geoda-

tastyrelsen anvender overfor leverandøren af datafordeleren, som bør kunne gen-

bruges i andre programmer, og som PA-Consulting netop fremhæver som et af de

områder, der skal styrkes i forhold til fremdrift, scopeafklaringer og ændrings-

håndteringer. Andre mulige områder, der kan være genstand for genbrug er de er-

faringer, programmet allerede har høstet indenfor udbud og kontraktudarbejdelse.

Aktstk. 52 - 2017-18 - Bilag 3: Bilag 3

Side 5 af 6

4. It-projektrådet anbefaler, at der arbejdes aktivt med vision, succeskriteri-

er og kommunikation i og udenfor programmet.

Grunddataprogrammet er

ambitiøst med et forventet stort økonomisk og kvalitativt potentiale. Det er It-

projektrådets forståelse, at der allerede er fokus på fremtidsbilledet for program-

met, men at dette skal justeres i forhold til de resultater, som faktisk leveres af

programmet. Hertil anbefaler It-projektrådet, at programmet aktivt udarbejder en

kommunikationsstrategi og prioriterer kommunikationsaktiviteterne, så der sikrer

en fælles forståelse af, hvad formålet med programmet er blandt alle parter og in-

teressenter. Det er rådets erfaring, at en kort enkelt side med vision og væsentlige

succeskriterier kan være et centralt værktøj i denne kommunikation. Det anbefales

i tillæg hertil, at programmets økonomi afstemmes, således at alle udgifter, der er

relevante for at opnå fremtidsbilledet, herunder f.eks. udgifter til gevinsthøst og

tværgående kommunikation mv. er repræsenteret i programmets businesscase.

Dette gælder ligeledes for de kommunale aktiviteter, hvor gevinster hos kommu-

ner er medtaget i business casen, men hvor kommunernes omkostninger til sy-

stemtilpasning og implementering ikke på samme måde fremgår.

5. It-projektrådet anbefaler, at distribution for GD5 (CPR) afklares snarest.

CPR data vurderes i programmet centralt for GD1 (ejendomsdata) og GD2

(adressedata). Det er It-projektrådets forståelse, at der er store omkostninger for-

bundet med at drive dobbeltdistribution via CPRs nuværende distributionskanaler

og datafordeleren, samt at distribution via datafordeleren potentielt forringer ud-

stillingen af CPR data. Der tages først beslutning om den fremtidige løsning af

dette i 2017. It-projektrådet anbefaler, at der allerede nu iværksættes et analysear-

bejde, der kan fremskynde beslutningen, således at omkostninger til distribution

kan nedbringes og den bedste løsning vælges.

6. It-projektrådet anbefaler, at Grunddataprogrammet snarest iværksætter

arbejdet med at planlægge og designe transitionsaktiviteter og den kom-

mende driftsorganisation.

Grunddataprogrammets business case bygger i særde-

leshed på udfasning af eksisterende systemer og registre, fx ESR. Disse transitio-

ner fra eksisterende systemer til den kommende datafordeler bør allerede nu plan-

lægges, og det bør fastlægges, hvordan programmet bedst muligt understøtter

denne transition både i de statslige, de regionale og de kommunale myndigheder.

Der bør med udgangspunkt i dette arbejde ske en kvalificering af den nuværende

tidsplan i forhold til, om disse aktiviteter kan inkluderes. En anden væsentlig del af

dette arbejde er også at få designet den kommende driftsorganisation og planlagt

sikring af de ressourcer og kompetencer, som denne organisation skal indeholde.

It-projektrådet vil gerne imødekomme Grunddataprogrammet og replanlægger på

baggrund af den gennemførte risikovurdering Grunddataprogrammet som pro-

gram i Rådets portefølje. It-projektrådet foreslår, at programmet fremover rappor-

terer på notatform til Rådet ved de halvårlige statusrapporteringer. Notatets form

og indhold aftales med sekretariatet for It-projektrådet.

Aktstk. 52 - 2017-18 - Bilag 3: Bilag 3

Side 6 af 6

Hertil ønskes i lyset af programmets porteføljelignende natur, at delprogrammerne

inkluderes særskilt i It-projektrådets portefølje og rapporterer halvårligt. Rappor-

teringen på delprogrammer skal til It-projektrådet ske ved den statusinformation,

som delprogrammerne også anvender til programbestyrelsen.

Grunddataprogrammet bedes hertil fremsende en opdateret business case, som

også indeholder GD3, GD5 og GD8 samt indregning af omkostninger og gevin-

ster på det kommunale niveau til It-projektrådet før kommende statusrapporte-

ring. It-projektrådet vil på baggrund af det kommende notat til statusrapporterin-

gen og fremsendt business case fastsætte programmets trafiklys.

Ved spørgsmål til risikovurderingen, kan I kontakte undertegnede eller Sarah Kir-

keby Danneskiold-Samsøe på

[email protected]

eller 3392 6073. Dette brev er også

sendt til Søren Hartmann Hede i Finansministeriet.

Med venlig hilsen

Birgit Nørgaard

Næstformand for It-projektrådet