Kulturudvalget 2011-12
KUU Alm.del Bilag 57
Offentligt
UDREDNING OMBEVARING AF KULTURARVEN
Udredning ombevaringafkulturarven
Kulturministeriet 2003
Rapport om udredning om kulturarvenUdvalget er nedsat af :KulturministerietNybrogade 21203 København KPostadresse:Postboks 21401015 København KTlf. 33 92 33 70E-post: [email protected]Hjemmeside: www.kum.dkPublikationen kan ses på ministerietshjemmesideOplag: 1.000ISBN: 87-7960-039-5Elektronisk udgave:ISBN: 87-7960-040-9Publikationen kan købes hos:Danmark.dkTlf. 1881www.netboghandel.dkPris: 100,- kr.Danmark.dk tager alene imodbestillinger pr. telefon eller elektroniskTryk: Phønix-Trykkeriet asForside-design: e-typesNORDIMILJØMÆRSKINGKN
541Tryksag
006
IndholdIndledning. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Del 19Bevaring af den fysiske kulturarv1517171720202121226.7.8.Forskning. . . . . . . . . . . . . . . . . .38Den hollandske Delta-plan. . . . .38Anbefalinger . . . . . . . . . . . . . . .3947474747505151535456565959616165656567676969717171Kapitel 1¶ Indledning . . . . . . . . . . . .1.Udredningens kommissorium . .2.Afgrænsning af udredningensområde . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2.1 Arkiver . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2.2 Biblioteker. . . . . . . . . . . . . . . . .2.3 Museer . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2.4 Udredningens grundlag . . . . . . .2.5 Bevaringsproblemer. . . . . . . . . .2.6 Den aktuelle bevaringsindsats påmagasinerings- og konserverings-området . . . . . . . . . . . . . . . . . .3.Afgrænsning af genstande ogsamlinger af væsentlig nationalbetydning for kulturarvensammenholdt med bevarings-tilstand . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3.1 National betydning . . . . . . . . . .3.2 Bevaringstilstand . . . . . . . . . . . .3.3 Sammenhæng mellem nationalbetydning og bevaringstilstand . .4.Præsentation af opbygning . . . . .5.Hovedproblemstillinger . . . . . . .5.1 Samlingernes omfang,registrering og bevaringstilstand5.2 Tilvækst til samlingerne ogkassation . . . . . . . . . . . . . . . . . .5.3 Bevaring, herunder magasinering,substitution og konservering . . .5.3.1 Magasinering . . . . . . . . . . . . . . .5.3.2 Substitution . . . . . . . . . . . . . . . .5.3.3 Konservering . . . . . . . . . . . . . . .5.4 Sikring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Kapitel 2¶ Statens arkiver . . . . . . . .1.Indledning . . . . . . . . . . . . . . . . .2.Statens arkiver. . . . . . . . . . . . . .2.1 Samlingernes omfang, registreringog bevaringstilstand . . . . . . . . . .2.2 Tilvækst til samlingerne ogkassation . . . . . . . . . . . . . . . . . .2.3 Bevaring . . . . . . . . . . . . . . . . . .2.3.1 Magasiner . . . . . . . . . . . . . . . . .2.3.2 Substitution . . . . . . . . . . . . . . . .2.3.3 Konservering . . . . . . . . . . . . . . .3.Øvrige samlinger . . . . . . . . . . .4.Anbefalinger . . . . . . . . . . . . . . .Kapitel 3¶ Biblioteker . . . . . . . . . . .1.Indledning . . . . . . . . . . . . . . . . .2.Det Kongelige Bibliotek. . . . . . .2.1 Samlingernes omfang, registreringog bevaringstilstand . . . . . . . . . .2.2 Tilvækst til samlingerne ogkassation . . . . . . . . . . . . . . . . . .2.3 Bevaring . . . . . . . . . . . . . . . . . .2.3.1 Magasiner . . . . . . . . . . . . . . . . .2.3.2 Substitution . . . . . . . . . . . . . . . .2.3.3 Konservering . . . . . . . . . . . . . . .3.Statsbiblioteket . . . . . . . . . . . . .3.1 Samlingernes omfang, registreringog bevaringstilstand . . . . . . . . . .3.2 Tilvækst til samlingerne ogkassation . . . . . . . . . . . . . . . . . .3.3 Bevaring . . . . . . . . . . . . . . . . . .3.3.1 Magasiner . . . . . . . . . . . . . . . . .
22
24252627282929303131343537
Indhold
3
3.3.2 Substitution . . . . . . . . . . . . . . . .3.3.3 Konservering . . . . . . . . . . . . . . .4.Andre biblioteker med samlingeraf betydning for den danskekulturarv . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.1 Danmarks Veterinær- ogJordbrugsbibliotek . . . . . . . . . . .4.2 Danmarks Natur- ogLægevidenskabelige Bibliotek . . .4.3 Kunstakademiets Bibliotek. . . . .4.4 Dansk Folkemindesamling . . . . .5.Anbefalinger . . . . . . . . . . . . . . .Kapitel 4¶ Museer . . . . . . . . . . . . . .1.Indledning . . . . . . . . . . . . . . . . .2.Nationalmuseet . . . . . . . . . . . . .2.1 Samlingernes omfang,registrering og bevaringstilstand2.2 Tilvækst til samlingerne ogkassation . . . . . . . . . . . . . . . . . .2.3 Bevaring . . . . . . . . . . . . . . . . . .2.3.1 Magasiner . . . . . . . . . . . . . . . . .2.3.3 Substitution . . . . . . . . . . . . . . . .2.3.4 Konservering . . . . . . . . . . . . . . .3.Statens Museum for Kunst . . . .3.1 Samlingernes omfang,registrering og bevaringstilstand3.2 Tilvækst til samlingerne ogkassation . . . . . . . . . . . . . . . . . .3.3. Bevaring . . . . . . . . . . . . . . . . . .3.3.1 Magasiner . . . . . . . . . . . . . . . . .3.3.2 Substitution . . . . . . . . . . . . . . . .3.3.3 Konservering . . . . . . . . . . . . . . .4.Statens Naturhistoriske Museum4.1 Samlingernes omfang,registrering og bevaringstilstand4.2 Tilvækst til samlingerne ogkassation . . . . . . . . . . . . . . . . .4.3 Bevaring . . . . . . . . . . . . . . . . . .
7374
7475757676777979818183848485858686899090919293939596
4.3.14.3.24.3.35.6.6.16.26.2.16.2.26.2.36.3.37.
Magasiner. . . . . . . . . . . . . . . . .Substitution . . . . . . . . . . . . . . .Konservering . . . . . . . . . . . . . .Øvrige statslige museer . . . . . .Statsanerkendte museer. . . . . .Samlingernes omfang,registrering og bevaringstilstandTilvækst til samlingerne ogkassation . . . . . . . . . . . . . . . . .Kunstmuseer . . . . . . . . . . . . . .Kulturhistoriske museer . . . . . .Naturhistoriske museer . . . . . .Bevaring . . . . . . . . . . . . . . . . . .Anbefalinger. . . . . . . . . . . . . . .
96979898100100101102102103104107
Kapitel 5¶ Nye samarbejds- ogorganisationsformer . . . . . .1.Indledning . . . . . . . . . . . . .2.Udenlandske erfaringer . . .2.1 Storbritannien (Resource) .2.2 Norge . . . . . . . . . . . . . . . .2.3 Sverige . . . . . . . . . . . . . . . .3.Danske erfaringer . . . . . . .4.Anbefalinger. . . . . . . . . . . .
........
........
........
111111111111112113114115
Kapitel 6¶ Økonomi . . . . . . . . . .6.1 Registrering og konservering6.1.1 Registrering . . . . . . . . . . . . .6.1.2 Konservering m.v. af truedegenstande af eneståendenational betydning på detstatslige område. . . . . . . . . .6.2 Anbefalinger omanlægsprojekter . . . . . . . . . .6.2.1 Statens Arkiver. . . . . . . . . . .6.2.2 Det Kongelige Bibliotek . . . .6.2.3 Statsbiblioteket . . . . . . . . . .6.2.4 Nationalmuseet . . . . . . . . . .
. .117. .119. .119
. .120..........124127127128128
4
Udredning om bevaring af kulturar ven
6.2.5 Statens Museum for Kunst .6.2.6 Statens NaturhistoriskeMuseum . . . . . . . . . . . . . . .6.2.7 Mindre, statslige museerog visse tilskudsmuseer . . .6.3 Opsamling . . . . . . . . . . . . .Del 2
. . .129. . .129. . .129. . .130
Bevaring af den elektroniskekulturarv . . . . . . . . . . . . . . . . .133
Kapitel 1¶ Indledning . . . . . . . . . . .135Kapitel 2¶ Indsamling . . . . . . . . . . .1.Indledning . . . . . . . . . . . . . . . .2.Indsamling af den elektroniskekulturarv via pligtaflevering . . .2.1 Udvalgets overvejelser omprincipperne for indsamling afden offentliggjorte elektroniskekulturarv . . . . . . . . . . . . . . . . .2.1.1 Principper for fremtidenspligtaflevering . . . . . . . . . . . . . .3.Registrering og dokumentation4.Indsamling af internetmateriale4.1 Status . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4.2 Åbent og lukket internet-materiale . . . . . . . . . . . . . . . . .4.3 Strategier til indsamling afinternetmateriale . . . . . . . . . . .4.3.1 Tværsnit. . . . . . . . . . . . . . . . . .4.3.2 Selektiv indsamling . . . . . . . . . .4.3.3 Begivenhedsorienteretindsamling . . . . . . . . . . . . . . . .4.3.4 Aflevering. . . . . . . . . . . . . . . . .4.4 Udvalgets anbefaling af strategitil indsamling af materiale frainternettet . . . . . . . . . . . . . . . .4.4.1 Danica på internettet . . . . . . . .4.4.2 Den internationale kontekst. . .4.4.3 Andre digitale netværk. . . . . . .139139139
4.4.4 Persondataloven. . . . . . . . .4.4.5 Ophavsretsloven . . . . . . . .5.Indsamling af radio- ogtv-udsendelser . . . . . . . . . .5.1 Status . . . . . . . . . . . . . . . . .5.1.1 Digitalisering af radio og tv5.2 Udvalgets anbefalinger omindsamling af radio og tv . .6.Film . . . . . . . . . . . . . . . . . .6.1 Status . . . . . . . . . . . . . . . . .6.2 Udvalgets overvejelser omindsamling af film . . . . . . . .7.Elektroniske arkivalier . . . .7.1 Status . . . . . . . . . . . . . . . . .7.2 Udvalgets overvejelser omindsamling af elektroniskearkivalier . . . . . . . . . . . . . .8.Konklusion . . . . . . . . . . . . .
. . .159. . .160. . .161. . .161. . .162. . .162. . .163. . .163. . .163. . .164. . .164
. . .165. . .167
143145147150150150152152153154154
155158158159
Kapitel 3¶ Bevaring. . . . . . . . . . . . .1711.Indledning . . . . . . . . . . . . . . . .1712.Bevaring af digitalt materiale . .1722.1 Logisk bevaring af digitaltmateriale . . . . . . . . . . . . . . . . .1732.1.1 Migrering . . . . . . . . . . . . . . . . .1732.1.2 Konvertering/standardformat . .1742.1.3 Emulering . . . . . . . . . . . . . . . . .1752.1.4 Museal strategi:Teknisk Museum. . . . . . . . . . . .1752.1.5 Konvertering til analogt format1762.2 Bevaring af data – bitbevaring. .1763.Udvalgets overvejelser oganbefalinger af strategier tildigital bevaring . . . . . . . . . . . . .1784.Statisk internetmateriale, digitalematerialer på faste medier ogdigitaliseret materiale . . . . . . . .1825.Bevaring af pligtafleveredeaudiovisuelle analoge materialer1835.1 Andre audiovisuelle samlinger
Indhold
5
6.6.16.2
7.8.8.18.28.3
9.
– herunder negativsamlinger . .Radio- og tv-udsendelser . . . . .Tv-stationerne . . . . . . . . . . . . .Udvalgets overvejelser ombevaring af radio- ogtv-udsendelser . . . . . . . . . . . . .Film . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Elektroniske arkivalier . . . . . . .Hvad skal bevares og hvordan?Status for bevaring afelektroniske arkivalier . . . . . . .Udvalgets overvejelser ombevaring af elektroniskearkivalier . . . . . . . . . . . . . . . . .Konklusion . . . . . . . . . . . . . . . .
184185185
8.8.18.2
elektroniske arkivalier . . . . . . .Konklusion . . . . . . . . . . . . . . . .Pligtafleveret digitalt materialeElektroniske arkivalier . . . . . . .
202204204205207207208210211212213213213214214215
186186187187188
189190193193194195195195196
Kapitel 4¶ Tilgængeliggørelse . . . . .1.Indledning . . . . . . . . . . . . . . . .1.1 Principper for tilgængelighed . .2.Tilgængeliggørelse afpligtafleveret materiale . . . . . . .3.Tilgængeliggørelse afdigitaliseret materiale . . . . . . . .4.Tilgængeliggørelse af radio- ogtv-udsendelser . . . . . . . . . . . . .5.Tilgængeliggørelse af film . . . . .6.Udvalgets overvejelser omtilgængeliggørelse afpligtafleveret digitalt materiale6.1 Adgang på stedet . . . . . . . . . . .6.1.1 Det åbne offentliggjorteinternetmateriale . . . . . . . . . . .6.1.2 Det lukkede offentliggjorteinternetmateriale . . . . . . . . . . .6.2 Onlineadgang for forskere ilukkede netværk. . . . . . . . . . . .6.3 Mulighed for udvidelse afonlineadgang . . . . . . . . . . . . . .6.4 Udlån af digitale pligtafleveredematerialer på faste medier . . . .7.Tilgængeliggørelse af
Kapitel 5¶ Ansvarsfordeling. . . . . . .1.Indledning . . . . . . . . . . . . . . . .1.1 Kompetencer, teknisk udstyrog fysiske rammer . . . . . . . . . .1.2 Internetmateriale . . . . . . . . . . .1.3 Styregruppe for digital bevaring1.4 Digitale værker på faste medier1.5 Analoge lydoptagelser . . . . . . .1.6 Videogrammer . . . . . . . . . . . . .1.7 Radio- og tv-udsendelser . . . . .1.8 Film . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1.9 Elektroniske arkivalier . . . . . . .2.Konklusion . . . . . . . . . . . . . . . .Kapitel 6¶ Økonomi . . . . . . . . . . .1.Indledning . . . . . . . . . . . . . . .2.Efterslæb . . . . . . . . . . . . . . . .3.Den offentliggjorteelektroniske kulturarv . . . . . .4.Elektroniske arkivalier . . . . . .5.Tværgående initiativer . . . . . .6.Sammenfattende overvejelser.7.Økonomiske scenarier . . . . . .
.217.217.218.....220221222223225
197198198199199200201
Kapitel 7¶ Resumé af konklusionerog anbefalinger fra udredningom bevaring af denelektroniske kulturarv . . . . . . .1.Indsamling . . . . . . . . . . . . . . . .1.1 Indsamlingsstrategier i forholdtil internettet . . . . . . . . . . . . . .1.2 Indsamling af radio- og tv . . . . .1.3 Registrering og dokumentation
227227228229229
6
Udredning om bevaring af kulturar ven
1.42.2.12.2
3.3.13.23.3
4.5.6.6.16.26.36.4
Elektroniske arkivalier . . . . . . .Bevaring . . . . . . . . . . . . . . . . . .Digital bevaring . . . . . . . . . . . .Bevaring af film, negativ-materiale, audiovisuellematerialer samt radio- ogtv-udsendelser . . . . . . . . . . . . .Tilgængeliggørelse af denelektroniske kulturarv . . . . . . .Pligtafleveret digitalt materiale .Elektroniske arkivalier . . . . . . .Film, radio- og tv-udsendelser,lydoptagelser og digitaleudgivelser på faste medier . . . .Samarbejde og ansvarsfordelingØkonomiske scenarier . . . . . . .Lovændringer . . . . . . . . . . . . . .Pligtafleveringsloven . . . . . . . . .Ophavsretsloven . . . . . . . . . . .Filmloven . . . . . . . . . . . . . . . . .Radio- fjernsynsloven . . . . . . . .
229229229
231232232232
Bilag. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Bilagsoversigt.. . . . . . . . . . . . . . . .Bilag til Indledning. . . . . . . . . . . .Bilag 1: Beretning om Kultur-bevaringsplan 2010 –Udredning om kulturarven . .Bilag 2: Kommissorium vedrørendebevaring af kulturarven . . . . .
241243245
246248
232232233235235237238238
Bilag til Del 1:Udredning ombevaring af den fysiske kulturarv . . . .251Bilag 1: Moderne magasinerings-tænkning . . . . . . . . . . . . . . . .252Bilag 2: Sammendrag af: Notat omafsyring og masseafsyring afpapirdokumenter medhenblik på danskebiblioteker og arkiver . . . . . .256Bilag til Del 2:Udredning ombevaring af den elektroniske kulturarv261Bilag A: Omkostninger vedrørendebevaring af den elektroniskekulturarv. . . . . . . . . . . . . . . .262Bilagsliste (www.kum.dk). . . . . . . . . .274
Indhold
7
8
Udredning om bevaring af kulturar ven
IndledningKulturarven er de spor og vidnesbyrd om naturens udvikling, ogom menneskelig aktivitet og tænkning, som de manifesterer sig if.eks. skrift- og billedkultur, i kunstneriske udtryk, i redskaber og ibygninger. Hensigten med denne udredning er at vurdere forhol-dene vedrørende indsamling, bevaring og tilgængeliggørelse af degenstande, arkivalier og offentliggjorte værker, der indgår i samlin-gerne på arkiver, biblioteker og museer.Kulturarven kan både konkret og i mere overført betydning forståssom nationens fælles gods, og kendskabet til kulturarven fremhævesofte som afgørende for menneskets forståelse af sig selv og sin om-verden.Der har gennem tiden udviklet sig en international arbejdsdeling iforhold til bevaringen af kulturarven, sådan at hvert land som ud-gangspunkt har ansvaret for indsamling og bevaringen af den natio-nale kulturarv. Derfor vil denne udredning også have fokus på dennationale kulturarv. Kulturarven er både af dansk og udenlandskoprindelse.Vi har i Danmark en lang tradition for at bevare kulturarven, ogderfor kan kulturarven i dag f.eks. byde på kunstneriske oplevelserog sikre historieskrivningen. Vi har et ansvar for at bringe den over-leverede kulturarv videre til de kommende generationer, samtidigmed at vi også skal sikre, at vores samtidshistorie og kunst kanstuderes af dem, der kommer efter os.Der synes ikke at mangle argumenter for det store arbejde, StatensArkiver, Det Kongelige Bibliotek, Statsbiblioteket, Det DanskeFilminstitut, Nationalmuseet, Statens Museum for Kunst, StatensNaturhistoriske Museum og de statsanerkendte museer m.fl. hverdag udfører for at indsamle, bevare og formidle kulturarven. Arbej-det med kulturarven byder også på mange udfordringer:• Mængden af genstande, arkivalier og offentliggjorte værker vokserhele tiden.• Samtidig er der på flere felter alvorlige problemer med bevaringenaf materiale, og det gælder både for kulturarven af ældre dato og
Indledning
9
for vor tids kulturarv, f.eks. digitalt fremstillet materiale samtnutidskunst.• Endelig betyder den teknologiske udvikling, at grænserne forkulturarven er sat til diskussion.Udfordringen dannede baggrunden for, at Folketingets Kulturud-valg i maj 2001 bad den daværende kulturminister om at udarbejdeen udredning om kulturarvens bevaringstilstand. Beretning af 23.maj 2001 om Kulturbevaringsplan 2010 – Udredning om kultur-arven. Ifølge kommissorium af 22. februar 2002 vedrørende beva-ring af kulturarven skal udredningen:• kortlægge den nuværende indsats• vurdere akutte og langsigtede behov• fremlægge forslag til alternative bevaringsstrategier under hensyntil de økonomiske konsekvenser, herunder fremlægge et udgifts-neutralt økonomisk scenario set i forhold til de samlede udgiftertil kulturbevaring• foretage en nøje prioritering af bevaring og konservering efterkriterierne: væsentlig betydning for kulturarven, økonomiskrealisme samt inddragelse af udenlandske erfaringer ombevaringsstrategier• give en vurdering af hensigtsmæssigheden af de nuværendebevaringsstrategier, herunder de gældende lovfæstede principperom pligtaflevering set i forhold til moderne teknologi ogproduktionsomfang• foretage en indgående belysning af de økonomiske konsekvenseraf de forskellige bevaringsstrategier• vurdere muligheden for øget samarbejde mellem arkiver,biblioteker og museer.Stillingtagen til de økonomiske scenarier og anbefalinger vil indgå iprioriteringen som led i den almindelige finanslovsproces.Udredningsarbejdet
I forbindelse med planlægning af udredningsarbejdet blev detbesluttet, at der skulle nedsættes to udvalg, ét om bevaring af denfysiske kulturarv og ét om bevaring af den elektroniske kulturarv.Udvalgene er sammensat med repræsentation af ledende personerfra de centrale statslige institutioner inden for kulturbevaring:Statens Arkiver, Det Kongelige Bibliotek, Statsbiblioteket,Nationalmuseet, Statens Museum for Kunst, Statens Natur-
10
Udredning om bevaring af kulturar ven
historiske Museum og Det Danske Filminstitut. Herudover er derinddraget repræsentanter fra styrelser på området, forskere, eksper-ter, repræsentanter fra andre ministerier samt repræsentanter fraikke-statslige institutioner.Den fysiske kulturarvSteen Kyed, afdelingschef, Kulturministeriet (formand)Lene Floris, museumsinspektør, Holbæk MuseumAllis Helleland, direktør, Statens Museum for KunstSteen Hvass, direktør, KulturarvsstyrelsenCarsten U. Larsen, direktør, Nationalmuseet(afløst fhv. bevaringschef Jørgen Nordqvist)René Larsen, rektor, KonservatorskolenPeter Ludvigsen, direktør, ArbejdermuseetMorten Toft Lynge, fuldmægtig, Finansministeriet(afløst specialkonsulent, Jesper Nielsen)Erland Kolding Nielsen, direktør, Det Kgl. BibliotekJohan Peter Noack, rigsarkivar, Statens ArkiverErland Porsmose, direktør, Kertemindeegnens MuseerThomas Bloch Ravn, direktør, Den Gamle By,Danmarks KøbstadsmuseumMinik Rosing, direktør, Geologisk MuseumJens Thorhauge, direktør, Biblioteksstyrelsen.Sekretariatsfunktionen har været varetaget af fuldmægtig Ea GalttSørensen, Kulturministeriet. Endvidere har medvirket chefkon-sulent Poul Olsen, Statens Arkiver, projektkonsulent Jan TraneHansen, Biblioteksstyrelsen, museumskonsulent Morten Lundbæk,Kulturarvsstyrelsen samt specialkonsulent Ann Hein og kontorchefNiels-Jørgen Nielsen, Kulturministeriet.Den elektroniske kulturarvPoul Bache, afdelingschef, Kulturministeriet (formand)Niels Ole Finnemann, centerleder, Århus Universitet, Center forInternetforskningBirgit Hansen, it-chef, Statens ArkiverAnders Lassen, adm. direktør, Metropol Online, repræsentererit-BrancheforeningenMorten Toft Lynge, fuldmægtig, FinansministerietNiels Mark, direktør, StatsbiblioteketDan Nissen, områdedirektør, Det Danske FilminstitutIndledning
Udvalgsmedlemmer
11
Jan Windmüller, fuldmægtig, Ministeriet for Videnskab, Teknologiog UdviklingBo Öhrström, vicedirektør, Biblioteksstyrelsen.Derudover har der været knyttet en arbejdsgruppe til udvalgetbestående af Birte Christensen-Dalsgaard, it-udviklingschef, Stats-biblioteket og Harald v. Hielmcrone, leder af forskningsområdet,Statsbiblioteket.Sekretariatsfunktionen har været varetaget af fuldmægtig KatrineTarp, Kulturministeriet.Udredningensgenstandsfelt
Anbefalinger og økonomiske vurderinger m.m. er baseret på deenkelte institutioners oplysninger om egne forhold og behov.Finansministeriet, der har fulgt udvalgsarbejdet, har bl.a. derforikke taget stilling til udredningens anbefalinger samt vurderinger aføkonomiske behov m.m.Arbejdet med kulturarven er reguleret via lovgivningen. I arkiv-loven, biblioteksloven, museumsloven, pligtafleveringsloven, film-loven og radio- og tv-loven finder vi en beskrivelse af de institutio-nelle rammer for arbejdet og de konkrete begreber for udrednin-gens genstandsfelt:• Genstande og dokumentation, som belyser kulturhistorien: ind-samles og bevares primært af museerne. Der er efter museums-loven afleveringspligt for visse genstande. Det drejer sig omdanefæ og danekræ, som ifølge loven skal indleveres til henholds-vis Nationalmuseet og Statens Naturhistoriske Museum.• Arkivalier: indsamles og bevares primært af Statens Arkiver efterde retningslinjer, der er fastlagt i arkivloven. Men også DetKongelige Bibliotek, Statsbiblioteket, lokalarkiver, museer m.fl.rummer vigtige samlinger af arkivalier. Arkivalier er oftest papir-dokumenter, men kan også være fotografier, tegninger, lydopta-gelser eller film. Arkivalier foreligger i stigende omfang i digitalform, enten fordi de er skabt sådan (f.eks. elektroniske sags- ogdokumenthåndteringssystemer), eller fordi analoge arkivalierdigitaliseres.• Offentliggjorte værker, der kan være offentliggjort ved:
12
Udredning om bevaring af kulturar ven
• Udgivelse: Herved forstås, at eksemplarer af værket spredes medophavsmandens samtykke, ved at det bringes i handelen eller påanden måde spredes i almenheden. Eksempler på sådanne ud-givelser er bøger og tidsskrifter, cd’er med lydoptagelser ellerspil. Sådanne udgivelser indsamles og bevares efter pligt-afleveringslovens regler på Det Kongelige Bibliotek og Stats-biblioteket.• Offentlig fremførelse: Dette gælder biograffilm, som DetDanske Filminstitut har ansvaret for at bevare samt radio- ogtv-udsendelser, der indsamles og bevares af Statens Medie-samling under Statsbiblioteket. Det gælder også værker, deroffentliggøres ved at blive gjort offentligt tilgængelige på inter-nettet. Her har Det Kongelige Bibliotek ansvaret for indsamlingog bevaring af de statiske, dvs. afsluttede, værker.• Offentlig fremvisning: Dette gælder f.eks. kunstværker sommalerier eller skulpturer, som indsamles og bevares af kunst-museerne.Udvalget om den fysiske kulturarv har fået til opgave at behandlespørgsmålet om bevaring af den flytbare fysiske kulturarv, primærtmed udgangspunkt i bevaringssituationen på de statslige institu-tioner inden for arkiv-, biblioteks- og museumsområdet.Udvalget om den elektroniske kulturarv behandler spørgsmåleneom bevaring af den del af kulturarven, der findes på digitale ogelektroniske medier. Endvidere behandles analoge, audiovisuellemedier. Baggrunden for også at lade udvalget om den elektroniskekulturarv behandle de audiovisuelle, analoge medier er, at dissemedier i stigende omfang vil blive digitale. I denne udredning dæk-ker begrebet den elektroniske kulturarv derfor følgende materialer:• Film• Radio- og tv-udsendelser• Analoge, audiovisuelle materialer• Digitale udgivelser på fysiske medier• Internetmaterialer• Elektroniske arkivalier.Udvalget om den fysiske kulturarv har afholdt 11 møder.Udvalget om den elektroniske kulturarv har afholdt 10 møder.Udvalgene har derudover afholdt 2 fællesmøder. Arbejdet erafsluttet i marts 2003.Indledning
13
14
Udredning om bevaring af kulturar ven
Del 1
Bevaringaf denfysiskekulturarvBevaring af den fysiske kulturar v
15
16
Udredning om bevaring af kulturar ven
Kapitel 1¶ IndledningSom nævnt i det indledende afsnit nedsatte kulturministeren påbaggrund af en beretning fra Folketingets Kulturudvalg to udvalgsom skulle stå for udarbejdelsen af udredningen inden forhenholdsvis den fysiske kulturarv og den elektroniske kulturarv.Udvalget vedrørende den fysiske kulturarv har bl.a. fået til opgaveud fra et overordnet kulturbevaringshensyn at• kortlægge den nuværende indsats• vurdere akutte og langsigtede behov• fremlægge forslag til alternative bevaringsstrategier under hensyntil økonomiske konsekvenser, herunder fremlægge et udgifts-neutralt økonomisk scenario set i forhold til de samlede udgiftertil kulturbevaring• foretage en nøje prioritering af bevaring og konservering efterkriterierne: væsentlig betydning for kulturarven, økonomiskrealisme samt inddragelse af udenlandske erfaringer ombevaringsstrategier• give en vurdering af hensigtsmæssigheden af de nuværendebevaringsstrategier, herunder de gældende lovfæstede principperom pligtaflevering set i forhold til moderne teknologi ogproduktionsomfang• foretage en indgående belysning af de økonomiske konsekvenseraf de forskellige bevaringsstrategier• vurdere muligheden for øget samarbejde mellem arkiver,biblioteker og museer.Spørgsmålet om ændringer i den gældende ordning om pligtafleve-ring er ikke behandlet i denne del af udredningen, under hensyn tilat kommissoriets formulering antages at vedrøre de forhold, sombehandles i udredningen om den elektroniske kulturarv.Udredningen vedrører opgaver, der varetages af de såkaldte ABM-institutioner (arkiver, biblioteker og museer). Disse opgaver be-skrives normalt med fem hovedformål: indsamling, registrering,bevaring, forskning og formidling.2. Afgrænsningaf udredningensområde1. Udredningenskommissorium
Bevaring af den fysiske kulturar v
17
I virkelighedens verden er arbejdsopgaverne i forbindelse med defem formål tæt forbundne, men i denne udredning er opgavenspecielt at belyse indsatsen for bevaring af kulturarven.Som det senere vil fremgå, er dele af indsamlings- og registrerings-arbejdet centralt for opgaven med at bevare kulturarven.Indsamling har især at gøre med tilvæksten i kulturarven. I et frem-adrettet perspektiv er det af største vigtighed, at der samles rigtigtind. Mængden af indsamlede genstande er direkte proportionalmed den fremtidige bevaringsindsats. Derfor vil indsamling bliveinddraget i udredningen i sammenhæng med den fremtidige til-vækst til kulturarven.Registrering, og herunder specielt registrering af bevaringstilstan-den, er af afgørende betydning for den fremtidige prioritering afbevaringsindsatsen. Derfor vil registrering blive inddraget i udred-ningen i sammenhæng med spørgsmålet om prioritering af beva-ringsindsatsen.Udredningen vil derimod ikke behandle spørgsmål vedrørendeforskning i og formidling af kulturarven.Den del af kulturarven, der behandles i denne del af udredningen,består principielt af en meget lang række meget forskelligartedegenstande. Genstandene indgår i samlinger, der tilhører arkiver,biblioteker eller museer.Anvendelsen af begreberne genstande og samlinger varierer indenfor de forskellige kulturarvsområder, og derfor vil ordet genstand ialmindelighed blive anvendt som betegnelse for såvel genstandesom samlinger.Bevaring af genstande er en væsentlig og afgørende del af enkulturarvsinstitutions løbende drift.Varetagelse af denne opgave som led i den løbende drift kan giveanledning til mange overvejelser af principiel og mere konkret ka-rakter. Udredningen vil komme ind på en række af disse problem-stillinger.
18
Udredning om bevaring af kulturar ven
Udredningens udgangspunkt vil være spørgsmålet om behovet formere presserende foranstaltninger, for enten at løse akutte beva-ringsproblemer eller så hurtigt som muligt at forebygge sådanneproblemers opståen.Udredningen behandler primært de genstande, som allerede berorpå de kulturbevarende institutioner.Udredningen tager udgangspunkt i den traditionelle sektoropdelingpå området i arkiver, biblioteker og museer. Udredningen beskriverprimært bevaringssituationen på de statslige institutioner inden forarkiv-, biblioteks- og museumsområdet, fordi staten her har detdriftsmæssige ansvar, men udvalget har i et vist omfang også ind-draget ikke-statslige områder i arbejdet. Baggrunden herfor fremgåraf de følgende afsnit om bevaringsforholdene og de særlige forud-sætninger for bevaring, der er inden for de enkelte sektorer.Analysens resultater peger imidlertid også på tværgående problemerog mulighederne for samarbejde mellem arkiver, biblioteker ogmuseer.Udvalget er blevet bedt om at vurdere både akutte og langsigtedebehov for bevaringsindsatsen. Det følger umiddelbart af udtryk-kene akut og langsigtet, at den akutte indsats må gå forud for denlangsigtede. Udvalget er imidlertid kommet frem til den modsattekonklusion.Det langsigtede problem for den danske kulturarv er dårlige ogutilstrækkelige magasineringsforhold. Udvalget vurderer, at detmest akutte behov er, at dette problem løses. De dårlige magasine-ringsforhold er så at sige en tikkende bombe under kulturarven, ogforbedres disse ikke i løbet af en relativ kort årrække, vil bevarings-opgaven i fremtiden blive af helt uoverkommelige dimensioner, ogder vil være risiko for at miste “umistelige” kulturarvsgenstande ibetydeligt omfang.Udvalget anbefaler derfor, at den akutte indsats koncentreres ombeslutninger om den langsigtede indsats, og at der herefter tages fatom de akutte opgaver, der i det væsentlige består i en aktiv konser-veringsindsats over for de genstande, der er i så dårlig stand, at detrues af undergang i løbet af en relativ kort årrække.Bevaring af den fysiske kulturar v
19
For så vidt angår spørgsmålet om alternative bevaringsstrategier ogdisses økonomiske konsekvenser, er dette behandlet som led i gen-nemgangen af de enkelte sektorer.Der er i denne forbindelse taget stilling til følgende elementer ogdisses rolle i bevaringsstrategier: Magasinering, konservering, subs-titution og dokumentation.Det er herved lagt til grund, at kulturbevaringsstrategiernes pri-mære rolle er at sikre bevaring af de originale genstande som auten-tiske udtryk for den kulturarv, som skal overleveres.Dette betyder, at der er lagt vægt på at udforme strategier, hvisvæsentligste elementer er betryggende magasiner og en aktiv kon-servering.Substitution og dokumentation som alternativer til bevaring af ori-ginale genstande vil dog forekomme i de tilfælde, hvor originalenkun vil kunne bevares med uforholdsmæssigt store omkostninger.2.1 Arkiver
På arkivområdet bliver forholdene på Statens Arkiver beskrevet.Statens Arkiver består af Rigsarkivet, Landsarkivet for Sjælland,Lolland-Falster og Bornholm, Landsarkiverne for henholdsvis Fyn,Nørrejylland og Sønderjylland samt Erhvervsarkivet og Dansk DataArkiv.Statens Arkivers virksomhed er reguleret i arkivloven.Udvalget er opmærksom på det bevaringsarbejde, der finder sted påandre offentlige arkiver og lokalarkiver. Der er ikke i henhold tilarkivloven etableret en statslig tilskudsfinansiering på dette område.Finansiering og drift af dette arbejde ligger derfor uden for detstatslige ansvarsområde og vil ikke blive behandlet. Det skal be-mærkes, at de ikke-statslige arkiver allerede indgår og fremover vilkunne indgå i samarbejdsprojekter med Statens Arkiver ellerberørte museer m.v.
2.2 Biblioteker
På biblioteksområdet er den afgørende bevaringsforpligtelse place-ret hos Det Kongelige Bibliotek og Statsbiblioteket, og der vil iudredningen primært være fokus på bevaringssituationen på disse
20
Udredning om bevaring af kulturar ven
to institutioner. I denne forbindelse har pligtafleveringsloven særligbetydning.Men ud over de to biblioteker findes der endnu fire institutioner,som har samlinger af særlig karakter og derigennem varetager opga-ver af væsentlig betydning for bevaringen af den danske kulturarv.Det drejer sig om Danmarks Veterinær- og Jordbrugsbibliotek,Danmarks Natur- og Lægevidenskabelige Bibliotek, Kunstakade-miets Bibliotek og Dansk Folkemindesamling. Disse institutionervil også i en vis udstrækning blive inddraget i behandlingen.Hertil kommer, at en række museer også råder over værdifuldebogsamlinger. De vil imidlertid ikke blive behandlet særskilt iudredningen.Udredningen har primært fokus på de tre statslige hovedmuseer in-den for kunst, kultur og naturhistorie, det vil sige Statens Museumfor Kunst, Nationalmuseet samt Statens Naturhistoriske Museum.Derudover bliver også de mindre, statslige institutioner, og i et vistomfang de statsanerkendte museer uden for det statslige område,behandlet. Udvalget har under hensyn til kommissoriet inddragetde statsanerkendte museer, fordi de i kraft af deres statsanerken-delse indgår som en del af det samlede nationale netværk, som viamuseumsloven sikrer, at museerne tilsammen varetager ansvaret forden museale del af Danmarks kultur- og naturarv.Med henblik på belysning af området uden for de centrale, statsligeinstitutioner har udredningen ved hjælp af de amtslige museumsrådog Museumsrådet for Københavns og Frederiksberg Kommunerindhentet oplysninger om bevaringssituationen på de mindre, stats-lige museer og på de statsanerkendte museer.Udredningen er baseret på kulturbevaringsinstitutionernes egneoplysninger om bygninger og genstandenes nuværende tilstand ogdisse genstandes fremtidige bevaringsbehov.Dette grundlag har ikke gjort det muligt at foretage analyser ogfremlægge forslag med hensyn til alle kommissoriets punkter.Udredningen peger derfor på behovet for tilvejebringelse af bedreinformationsgrundlag på en række områder.2.4 Udredningensgrundlag2.3 Museer
Bevaring af den fysiske kulturar v
21
2.5 Bevarings-problemer
En række fælles bevaringsproblemstillinger vil blive behandlet i ud-redningen:• Nedbrydning, der skyldes ydre problemer med den relativeluftfugtighed, luftforurening, lys, mikrobiologisk nedbrydning,skadedyr, slid og støv.• Nedbrydning, der skyldes indre faktorer, herunder særligtsyrenedbrydning af papir og ustabile filmmaterialer (nitrat ogacetat).• Trusler i forbindelse med brand og tyveri.Et omfattende bevaringsproblem har specielt biblioteker og arkivermed bøger og arkivalier på papir fra perioden 1850-1960. I dennævnte periode er alt maskinfremstillet papir overvejende surt alle-rede fra starten, og meget er desuden træholdigt. Papir af dennetype nedbrydes hurtigere end andet papir. Nedbrydningstakten erprimært afhængig af påvirkningen af lys, luftforurening, fugt ogvarme kombineret med brug. Nedbrydningstakten er også i bety-delig grad afhængig af papirets udgangskvalitet. Syreholdigt papirer ikke nødvendigvist svagt. I en større samling vil nedbrydnings-takten derfor være ganske forskellig. Forholdet vil blive nærmereomtalt under afsnit 5.3.3 Konservering, jf. også bilag 2.Museumsområdet har særlige bevaringsproblemstillinger, dels beva-ringen af nutidskunst, hvortil der er anvendt meget forgængeligematerialer, dels med hensyn til bevaring af genstande fra de sidste100 års kulturhistorie som følge af nogle genstandes store dimensi-oner. For så vidt angår sådanne genstande har udvalget konstateret,at det er vigtigt, at institutionerne er opmærksomme på mulig-hederne for dels international koordination af indsamling af gen-stande, dels en løsning hvorefter dokumentation af en genstand ogdens historie erstatter erhvervelsen af selve genstanden.
2.6 Den aktuellebevaringsindsats påmagasinerings- ogkonserverings-området
På de central statslige institutioner indgår udgifterne til bevaringaf kulturarven i dag som en del af institutionernes samlede drifts-budget. Til brug for udredningen har udvalget anmodet de centralestatslige institutioner om at redegøre for status vedrørende deresaktuelle bevaringsindsats inden for magasinerings- og konserve-ringsområdet opgjort i 2001-tal. Det samlede forbrug fremgårnedenfor af tabel 1.1 og 1.2.
22
Udredning om bevaring af kulturar ven
Tabel 1.1:Den aktuelle magasinkapacitet på de centrale statsligeinstitutionerOpgjort i hyldekm.Statens ArkiverDet Kongelige BibliotekStatsbiblioteketi altopgjort i antal 1.000 m2NationalmuseetStatens Museum for KunstStatens Naturhistoriske Museumi altmagasinkapacitet342,4143,1104,0589,5magasinkapacitet22,07,612,241,8
Tabel 1.2:Den aktuelle bevaringsindsats på de centrale, statslige institutioner opgjort iårsværk (2001)RegistreringStatens Arkiver*13,6Det Kongelige Bibliotek**23,8Statsbiblioteket10,4Nationalmuseet***6,3Statens Museum for Kunst1,5Statens Naturhistoriske Museum**** 6,6i alt***
Konservering5,88,51,319,57,534,0
Substitution16,42,04,51,00,00,0
I alt35,834,316,226,89,040,6162,7
Mio. kr. i alt14,313,76,510,73,616,265,0
Statens Arkiver har nedlagt sit konserveringsværksted fra 2003.Det Kongelige Bibliotek har i 2002 nedlagt 1 årsværk til substitution.Af registreringsårsværkene vedrører 11,6 pligtafleverede materialer.*** Nationalmuseet har i 2002 nedlagt 1 årsværk til substitution samt nedlagt3 årsværk til konservering i 2003.**** Gartnerne i Botanisk Have er medregnet i de 34,0 årsværk til konservering.Gartnerne udgør 22,0 årsværk.
Som det fremgår at tabel 1.2, bruger de store institutioner i 2001 ialt ca. 162,7 årsværk til registrering, konservering og substitution.For at vise det økonomiske forbrug er årsværkene efterfølgendeomregnet med 0,4 mio. kr. pr. årsværk, som dækker såvel løn sommaterialeudgifter m.v. Det giver en samlet udgift på 65 mio. kr. i2001.Der foreligger ikke en samlet opgørelse over bevaringsindsatsenuden for de centrale statslige institutioner. Nogle institutioner haregne konserveringsmedarbejdere m.v., mens der på museums-området er gennemført en række fælles løsninger.Bevaring af den fysiske kulturar v
23
Kulturarvsstyrelsen har foretaget et skøn over udgifterne til bådemagasinering og konservering på det statsanerkendte museums-område. Det skønnes, at udgiften samlet er på 86 mio. kr., hvilketudgør ca. 10 pct. af de samlede udgifter på området.En vigtig institution på bevaringsområdet er Konservatorskolen.Skolen uddanner konservatorer inden for konservering og restaure-ring og driver forskning. Der uddannes ca. 40 bachelorer hverttredje år og ca. 10 kandidater årligt1. Driftsbevillingen for 2002andrager 21,5 mio. kr.3. Afgrænsning afgenstande og sam-linger af væsentlignational betydningfor kulturarven sam-menholdt medbevaringstilstand
Ideelt set burde alt indsamlet materiale konserveres og herefteropbevares optimalt. Herved ville der være skabt det bedst muligegrundlag for at viderebringe kulturarven mellem generationerne ogstille den til rådighed for formidling og forskning.På nuværende tidspunkt er det ikke realistisk, at alle genstandekonserveres og efterfølgende opbevares i optimale magasiner, somforhindrer yderligere nedbrydning. Det er nødvendigt at gennem-føre en prioritering, som sikrer, at de genstande, som har denstørste nationale betydning, sikres før mindre væsentlige genstande.En prioritering skal endvidere inddrage de forskellige mulighederfor bevaring ved substitution.Et væsentligt spørgsmål er i denne forbindelse, hvordan prioriterin-gerne sker inden for den enkelte samling og mellem samlinger.Udvalgsarbejdet har vist, at institutionerne har haft forskelligetraditioner og metoder til at gennemføre disse prioriteringer.Med udgangspunkt i Kulturudvalgets beretning er der i udrednin-gen lagt vægt på, hvordan der kan foretages en afgrænsning af degenstande, som udredningen skal forholde sig til ud fra et nationaltvæsentlighedskriterium. Med ordet nationalt sigtes til et landsdæk-kende perspektiv. Det har i denne sammenhæng ingen betydning,om genstandene er af dansk eller udenlandsk oprindelse.Udvalget har på baggrund heraf opstillet en kategorisering af gen-standene, med henblik på at sikre en hensigtsmæssig prioritering iKonservatorskolen optager kun elever hvert tredje år til bacheloruddannelsen, mens der eret årligt optag til kandidatuddannelsen.1
24
Udredning om bevaring af kulturar ven
forbindelse med brugen af institutionernes bevaringsressourcer.Denne kategorisering tilstræber at indplacere genstandene i ensystematik, der udtrykker sammenhængen mellem genstandenesbevaringstilstand og deres kulturhistoriske/museale eller forsknings-mæssige betydning. Systematiseringen skal bl.a. udgøre grundlagetfor at opgøre og prioritere behovet for henholdsvis magasiner ogkonservering eller substitution.Af kommissoriet for udredningen fremgår, at denne fortrinsvis skaltage udgangspunkt i genstande af væsentlig national betydning. Be-skrivelsen af genstandenes betydning er derfor sket ved anvendelsenaf en systematik baseret på en opdeling i fire kategorier.2En sådan afgrænsning kan efter sagens natur ikke være entydig ellerudtømmende, og bedømmelsen af en given genstands betydning vilderfor kunne udvikle sig over tid. Endvidere er der inden for deenkelte sektorer variationer i, hvordan opdelingen i kategorieranvendes:Kategori 1. Enestående national betydningGenstande af enestående national betydning udgør pr. definition enmindre del af kulturarven og kendetegnes bl.a. ved, at genstandenhar en væsentlig symbolsk karakter først og fremmest i forhold tilden danske kulturarv, f.eks.• på biblioteksområdet H.C. Andersens førsteudgaver ogmanuskripter• på arkivområdet de originale grundlove• på museumsområdet det centrale arbejde i en betydendekunstners samlede værk eller en helt særlig genstand som f.eks.Solvognen.Kategori 2. Væsentlig national betydningGenstande som er af væsentlig betydning for den danske kulturarv,men som ikke opfylder kriterierne i kategori 1, f.eks.• genstande, der har stor forskningsmæssig betydning• genstande, der har høj kunstnerisk, håndværksmæssig eller andenkvalitet• repræsentativt dækkende samlinger.Inspireret af “Management and Conservation in the Dutch Delta”, 2001. Jf. omtale neden-for under afsnit 7.2
3.1 Nationalbetydning
Bevaring af den fysiske kulturar v
25
Kategori 3. Regional/lokal eller begrænset national betydning• genstande, som ikke er afgørende betydning for den nationalekulturarv, men som kan have lokal, regional eller anden mereafgrænset betydning• genstande af mindre forskningsmæssig betydning• genstande, der fortrinsvis tjener til dokumentation• brugssamlinger uden bevaringsansvar i henhold tilpligtafleveringslov (biblioteker).Kategori 4. Mindre betydning• genstande, der er indgået i samlinger tilfældigt eller som dele afandre erhvervelser• genstande, som ikke er unikke, og hvor der eksisterer tilsvarendegenstande på andre arkiver, biblioteker eller museer.3.2 Bevaringstilstand
De enkelte samlingsdeles bevaringstilstand er beskrevet ud fra engenerel systematik, hvor bevaringstilstanden så vidt muligt er op-gjort i fire kategorier (A = bedst, D = dårligst). Beskrivelsen erovervejende baseret på tillempninger af eksisterende beskrivelser afgenstandenes bevaringstilstand:A) Formidlingsegnet tilstand• god bevaringstilstand• behandlet eller pakket med henblik på formidling/hyppig brug.B) Stabiliseret tilstand• genstande, der ikke har behov for særlig konservering ellerbeskyttende emballering• ikke umiddelbart formidlingsegnede.C) Behandlingskrævende tilstand; genstande udsat for/påvirket af• slid• kemisk nedbrydning (særligt syreholdigt papir/ustabile materialer)• biologisk nedbrydning (svampeangreb m.v.) og hvor der erumiddelbart behov for konservering, beskyttende emballeringeller særlig magasineringD) Svært skadede genstande• genstande, der ikke – eller kun ved meget betydeligkonserveringsindsats – kan bringes i stabil tilstand.
26
Udredning om bevaring af kulturar ven
Som grundlag for prioriteringen af bevaringsindsatsen over for kul-turarven har udvalget valgt at tage udgangspunkt i sammenhængenmellem genstandenes nationale betydning og deres bevarings-tilstand.Sammenhængen udtrykkes i Skema 1.1, hvor bevaringstilstandenvises på den vandrette akse og genstandenes betydning vises på denlodrette akse.Skema 1.1:Betydning1) Eneståendenationalbetydning5- o. Høptij p- a marioktiv k le maritetonser gasinver ering4.- oLav p- g ptimriorod al tite m ilset3.Meaga tandsin- k - gllemeron odprser e mver agioriing asinteteft ererbehov2.Lav/- gmelloe- lø de mm pben agario1de sinerite- r. Lavtils rtingynestprioe mrit-udsk agaetille sinlse er
3.3 Sammenhængmellem nationalbetydning ogbevaringstilstand
2) Væsentlignationalbetydning
3) Regional/lokalmindre nationalbetydning
4) MindrebetydningD) Sværtskadedegenstande
C) Behandlings-krævendetilstand
B) Stabiliserettilstand
A) Formidlings-egnettilstand
Bevaringstilstand
Eksempler på sammenhængen og betydningen for bevaringsind-satsen er i skemaet illustreret med de fem figurer:I nederste venstre hjørne befinder genstande sig af mindre betyd-ning og i dårlig stand.Udvalget anbefaler,at disse genstande tildeleslaveste prioritet i bevaringsarbejdet, og at der i visse tilfælde overve-jes en egentlig udskillelse af genstanden, frem for at ofre ressourcerpå magasinering og konservering.I det nederste højre hjørne befinder sig genstande af en vis betyd-ning, men hvor bevaringstilstanden er tilfredsstillende.Udvalget an-befaler,at indsatsen for disse genstande koncentreres om at sikre enBevaring af den fysiske kulturar v
27
hensigtsmæssig magasinering for at forebygge forringelse af beva-ringstilstanden.Midt i skemaet befinder sig genstande af væsentlig betydning, oghvor bevaringen ikke er truet på kort sigt, men hvor bevaringstil-stand og bevaringsforhold ikke er optimale.Udvalget anbefaler,atdet for disse genstande prioriteres at etablere de bedst muligemagasineringsforhold, og at de mest truede genstande konserveres,i takt med at der er ressourcer til rådighed herfor.I skemaets øverste højre hjørne befinder sig de genstande, der er afstørst betydning, men som også er i en optimal bevaringstilstand,og som allerede bevares under optimale forhold. Genstande i dennekategori kræver ikke yderligere bevaringsindsats, menudvalget an-befaler,at der føres løbende tilsyn, for i tide at kunne gribe ind overfor eventuelle forringelser i bevaringstilstanden.I skemaets øverste venstre hjørne befinder sig de genstande, hvorder er et akut behov for en betydelig bevaringsindsats. Det drejersig om genstande af enestående national betydning, og som sam-tidig er i en tilstand, der medfører, at deres fortsatte bevaring eralvorligt truet.Udvalget anbefaler,at en fremtidig bevaringsindsats først og frem-mest koncentreres om genstande i denne kategori.4. Præsentation afopbygning
På baggrund af det indsamlede materiale kan det konstateres, atalle institutioner generelt står over for bevaringsproblemer, menomfanget og karakteren af problemerne varierer fra område tilområde.Under hensyn til de særlige forhold, der gør sig gældende for hen-holdsvis arkiver, biblioteker og museer, har udvalget fundet det hen-sigtsmæssigt at gennemgå de relevante problemstillinger sektorvis.Kapitel 2 beskriver arkivområdetKapitel 3 beskriver biblioteksområdetKapitel 4 beskriver museumsområdetKapitel 5 beskriver tværgående samarbejds- og organisationsformer,som kan være med til at effektivisere indsatsen på området
28
Udredning om bevaring af kulturar ven
Kapitel 6 opstiller en vurdering af udgifterne til nye magasinerings-faciliteter og en prioriteret konserveringsindsats, hvis man over enårrække skal tilvejebringe et bæredygtigt grundlag for den løbendebevaringsindsats.Inden for de enkelte sektorer gennemgås følgende hovedproblem-stillinger:• Samlingernes omfang, registrering og bevaringstilstand• Tilvækst til samlingerne og kassation• Bevaring, herunder magasinering, substitution og konservering.For så vidt angår sikring mod tyveri, brand m.v. henvises til om-talen nedenfor under 5.4.Samlingernes omfang m.v. beskrives på baggrund af sammen-hængen mellem betydning og bevaringstilstand for at bestemmebevaringsproblemernes størrelse (jf. afsnit 3).Arkiver, biblioteker og museer har varierende normer og traditionermed hensyn til registrering eller katalogisering af deres samlinger. Inogle institutioner sker registreringen overvejende på genstands-niveau, i arkiver og visse typer af biblioteks- og museumssamlingerpå gruppe- eller samlingsniveau, idet registrering på genstandsni-veau er ressourcemæssigt umulig. Formålet med registreringen hargennem historien varieret, alt efter om sigtet har været at opfylde etforvaltningsansvar,f.eks. i form af accessions- eller revisionsproto-koller, etformidlingsformål,f.eks. i form af brugskataloger til publi-kum, etforskningsformål,f.eks. i form af dokumentation af prove-niens og fundomstændigheder, eller etbevaringsformål,dvs. regi-strering af bevaringstilstanden på et givet tidspunkt. Kombinationerforekommer, men omkostningerne vokser med stigningen i regi-streringsniveauet, dvs. antallet af og omfanget af oplysninger, derskal registreres. De fleste institutioner har kun begrænsede ressour-cer til rådighed til denne opgave, og registreringen har sjældentomfattet oplysninger om bevaringstilstanden. Derfor er det vanske-ligt at udsige noget om bevaringstilstanden på grundlag af katalogerog registre, som desuden sædvanligvis er opbygget, længe før beva-ringstruslerne er erkendt.En grundlæggende bestandsregistrering er naturligvis en forudsæt-ning for koordinering af såvel indsamling som kassation.Bevaring af den fysiske kulturar v
5. Hovedproblem-stillinger
5.1 Samlingernesomfang, registreringog bevaringstilstand
29
I fremtiden bør registreringen af ny accession af bevaringsværdigegenstande omfatte oplysninger om bevaringstilstanden, og der erbehov for at afsætte ressourcer til at udbygge registreringen afbevaringstilstanden for visse samlinger, bl.a. for at kunne prioriterebevaringsindsatsen.Inden for de forskellige sektorer er der endvidere udviklet forskel-lige traditioner for udførelse af tilstandsvurderinger.Udvalget finder på den baggrund, at der bør udvikles mere ens-artede metoder til opgørelse af omfang og bevaringstilstand medhenblik på at skabe bedre grundlag for tværgående prioriteringer.5.2 Tilvækst tilsamlingerne ogkassation
Inden for arkiv- og biblioteksområdet har man allerede i dag enkoordinering af tilvæksten til samlingerne. Spørgsmålet om koordi-nering af tilvækst til samlingerne er derfor navnlig af betydning påmuseumsområdet, herunder med hensyn til forholdet mellem destatslige institutioner og de statsanerkendte museer, der indgår i detsamlede nationale netværk. Der foregår på dette område allerede enbegrænset koordinering.En mere standardiseret registrering af samlingerne vil endviderevære af betydning for udformningen af en koordineret strategi fortilvæksten inden for de enkelte sektorer og på tværs af sektorerne.Udredningen har for så vidt angår de fysiske samlinger primærtvurderet de bevaringsproblemer, der knytter sig til de allerede fore-liggende samlinger og tilvæksten til disse. Det indgår således ikke iudredningen at fremkomme med nærmere anbefalinger med hen-syn til særlige indsamlingsområder, selvom der peges på problem-stillinger i denne forbindelse.I forbindelse med tilvækst har udredningen også vurderet spørgs-målet om kassation eller udskillelse af materiale inden for de for-skellige sektorer:• På arkivområdet er dette problem løst ved den omfattende kassa-tion, der finder sted i forbindelse med indsamlingen af arkivalier.• På biblioteksområdet er der for så vidt angår pligtafleveretmateriale hjemmel til at foretage kassation efter bedømmelse afmaterialets væsentlighed. Der vil endvidere kunne ske kassation aff.eks. tidsskrifter, som i dag er tilgængelige i elektronisk form.
30
Udredning om bevaring af kulturar ven
• På museumsområdet åbner museumsloven mulighed forudskillelse af materiale efter en særlig procedure. Der har påmuseerne været anlagt en meget restriktiv praksis ud fra denprincipielle betænkelighed ved at foregribe eftertidens vurderingaf bevaringsværdigheden.Det er udvalgets vurdering, at de presserende bevaringsproblemeraktualiserer, at der primært på museumsområdet overvejes kassationeller udskillelse af genstande, der ikke har en særlig kulturarvs-mæssig betydning.Forbedringer på registreringsområdet (elektronisk registrering),med deraf følgende forbedret oversigt over samlingerne på lands-plan, vil kunne fremme en sådan udvikling.Normalt forbindes bevaring med konservering og magasinering.Men i de senere år er substitution, dvs. fremstilling af en kopi medhenblik på at forebygge yderligere nedbrydning af originalen, kom-met til at spille en større rolle.På museumsområdet – og især på kunstmuseerne – spiller formid-ling også en stor rolle for bevaringsarbejdet. I takt med at museer-nes udstillingsarealer udvides og moderniseres, løses en betydeligdel af bevaringsindsatsen gennem formidling. Klimatiserede udstil-lingssale med sikrede montrer og gode lysforhold gør, at det ikke eren trussel mod genstandenes bevaring, at de udstilles. Ofte er deudstillede genstande også de mest velkonserverede.Da bevaringen af den del af samlingerne, der indgår i de perma-nente udstillinger på museerne, således i almindelighed er god, vildenne problemstilling ikke blive behandlet yderligere i udred-ningen.Dårlige magasinforhold er en af de primære grunde til, at beva-ringstilstanden på mange institutioner er dårlig.Udvalget fastslår, at etableringen af betryggende, stabile magasinerer det vigtigste element i udformningen af en bæredygtig bevarings-politik.5.3.1 Magasinering5.3 Bevaring, her-under magasinering,substitution ogkonservering
Bevaring af den fysiske kulturar v
31
Magasinbygningen skal være envarigramme om kulturinstitutio-nens samlinger. Derfor kan magasinbygninger med fordel opføresog indrettes til formålet.På de centrale, statslige institutioner foreligger der i vidt omfangplaner til afhjælpning af magasinproblemerne. Det er også kon-stateret, at der på det ikke-statslige område foreligger positive initi-ativer vedrørende fælles magasiner for flere institutioner.For så vidt angår spørgsmålet om klimastyring og stabilt opbeva-ringsmiljø skal man være opmærksom på de nye erfaringer ved-rørende varige, betryggende magasiner med mindst mulig afhæn-gighed af mekaniske installationer, der bl.a. bygger på hensyn tildrifts- og vedligeholdelsesomkostninger.Klimastabilisering3Der har hersket en forståelse af, at et godt magasin er et sted, hvortemperaturen og den relative luftfugtighed lå i meget snævre inter-valler, og jo mindre intervallerne var, jo bedre var magasinet. I taktmed at kravene til opbevaringsmiljøet steg, øgedes også både an-lægs- og driftsomkostningerne.KraveneHovedparten af samlingerne er – det meste af tiden – placeret imagasin. Samlinger vil dog, uanset hvor godt et opbevaringsmiljøder opretholdes i magasinerne, nedbrydes med tiden. Magasinetskal derfor sikre, at den uundgåelige nedbrydning sker så langsomtsom muligt – dette er indbegrebet af den såkaldt forebyggendekonservering.De nyeste tendenser med hensyn til kravene til et godt opbeva-ringsmiljø – baseret på videnskabelige undersøgelser – er, at tempe-raturen og den relative luftfugtighed kan accepteres at have lidtstørre udsving, som dog til gengæld skal være langsomme.Der er tre typer opbevaringsmiljø, som retter sig mod de primærematerialekategorier.
3
Dette afsnit baserer sig på notat herom fra Birch og Krogboe A/S, bilag 1.
32
Udredning om bevaring af kulturar ven
BasisklimaBasisklima er fortrinsvis for genstande af træ, metal, tekstil og pa-pir, (dog ikke surt, træholdigt papir). Den relative luftfugtighedanses almindeligvis for den vigtigste parameter, og den kræves ofteopretholdt i intervallet 45-55 pct. eller 40-60 pct., hvis variatio-nerne sker langsomt over året. Temperaturen kræves typisk opret-holdt i intervallet 18-20�C, men da temperaturen har betydningfor hastigheden af den kemiske nedbrydning og for eventuelle ska-dedyrs udvikling, accepteres ofte temperaturer i intervallet 10-20�Cog til tider lavere. Variationer accepteres, men igen under denforudsætning, at de sker langsomt.Tørt klimaTørt klima er for finere eller skadede genstande af metaller og glas.Her kræves typisk, at den relative luftfugtighed er mindre end 40pct. Der er ofte ikke specielle krav til temperaturen.Koldt og tørt klimaDet kolde, tørre klima er primært for genstande af plastbaseredematerialer, f.eks. film samt for f.eks. surt, træholdigt papir. Klima-kravet er typisk en temperatur omkring 5�C og en relativ luftfug-tighed under 40 pct. Visse fotografiske materialer kræver tempera-turer under frysepunktet. Behovet for denne type miljø vil værestigende i fremtiden på grund af det stærkt stigende antal gen-stande af plast.MagasinbeskrivelserI nærværende udredning beskrives de enkelte institutioners maga-sinsituation særskilt; eksisterende magasinkapacitet og karakterenheraf, samt eksisterende og fremtidigt behov, beskrives.Standarden af magasinkapaciteten er inddelt i fire kategorier:A. Boksmagasin (klimastabiliseret magasin med optimalesikkerhedsforanstaltninger)B. Klimastabiliseret magasinC. Ikke-klimastabiliseret magasin, men egnet til formåletD. Ikke-klimastabiliseret magasin, som er uegnet til formålet.Det eksisterende magasinbehov for den enkelte institution vedrørersamlinger, der ikke i dag dækkes af egnede magasiner (kategori Dovenfor). Hertil skal i et fremtidigt perspektiv lægges behovet somBevaring af den fysiske kulturar v
33
følge af den årlige tilvækst til samlingerne. Som hovedregel regnesmed en 15-årig tidshorisont. For Statens Arkiver opereres med en25-årig tidshorisont, da der ikke forventes tilvækst af betydeligtfysisk omfang efter dette tidspunkt.5.3.2 Substitution
Substitution som f.eks. kopiering og mikrofotografering anvendes imange tilfælde til tilgængeliggørelse af materiale, der er truet afødelæggelse, og hvor denne ville fremskyndes ved direkte brug afmaterialet. Substitution er endvidere en nødvendig foranstaltningmed hensyn til materiale som f.eks. aviser, hvor en aktiv konser-vering ikke vil være rationel.Substitution er primært relevant for arkiv- og biblioteksområdet ogkan på disse områder være en økonomisk fordelagtig løsning isammenligning med konservering.Digitalisering er en ny substitutionsmetode, der giver forbedredemuligheder for formidling og forskning. For så vidt angår Kultur-ministeriets institutioner indsamles oplysninger om digitaliserings-projekter med henblik på at skabe grundlag for en tværgåendeprioritering af indsatsen.Spørgsmålet om bevaring af digitalt materiale behandles i udred-ningen om den elektroniske kulturarv.Substitutionsanvendelse som bevaringsstrategi medfører kun und-tagelsesvis en egentlig udskillelse af originalen fra samlingerne, mensubstitution sikrer en række fordele:• Sikkerhed for at information fra originalen overlever, hvis denneskulle gå tabt.• Forebyggelse eller reduktion af slidskader på originalen.Endvidere indebærer substitution lettere adgang (for institutionensansatte eller udefrakommende forskere) til information om origi-nalen samt formidling til et bredere publikum af information omgenstanden.
5.3.3 Konservering
En konserveringsfaglig undergruppe har vurderet forholdene på enrække institutioner og har fremsat forslag vedrørende de foran-
34
Udredning om bevaring af kulturar ven
staltninger, der kan fremme bevaringstilstanden på de pågældendeinstitutioner og på kulturbevaringsområdet i almindelighed.Gruppen har vurderet:• tilstandsundersøgelser• opbevaringsforhold• bevaringsplaner.Den praktiske konservering kan opdeles på følgende hovedområder:• Aktiv konservering, som omfatter kemiske og fysiske indgreb pågenstande med det formål at stabilisere og/eller genskabe derestidligere form. Herunder løbende kontrol med effekten af konser-veringsindsatsen samt virkning og kvalitet af de materialer ogmetoder, som anvendes i den aktive konservering.• Præventiv konservering, som omfatter kontrol med og styring afgenstandenes omgivelser (i magasiner, udstillinger m.m.) med detformål at begrænse deres nedbrydning og forlænge deres levetid.• Genstandsbeskrivelse, skadesdiagnosticering og dokumentationsom led i planlægning og prioritering af den konkrete aktive ogpræventive konserveringsindsats. Genstandsbeskrivelsen kan ogsåvære led i den kultur- og/eller kunsthistoriske tolkning afgenstanden.I tilrettelæggelsen af bevaringsstrategien bør man sikre, at der an-vendes den rette fagkundskab og ekspertise i et omfang, der er af-passet til omfanget af opgaven. Alt efter institutionstype, arten afgenstande og konserveringsproblematik kan der være tale omegentligt konserveringspersonale evt. i samarbejde med arkitekter,håndværkere, ingeniører og andre specialister. For mindre institu-tioner eller institutioner med meget store konserveringsbehov ogudviklingsproblemer kan den konserveringsmæssige side af beva-ringsindsatsen løses f.eks. via midlertidigt eller permanent sam-arbejde med andre institutioner eller som købt tjenesteydelse.Den konkrete konserveringsmæssige bevaringsindsats optimeresgennem en strategisk udnyttelse af de forskellige eksisterende mu-ligheder. I alle tilfælde bør basisgrundlaget i strategien være denpræventive konservering, som omfatter kontrollen og styringenmed forholdene, hvorunder genstanden opbevares, håndteres, ud-stilles og transporteres m.v. Disse forhold influerer på effekten ogBevaring af den fysiske kulturar v
35
dermed økonomien i den aktive konserveringsindsats. Der er derforgod økonomi og fornuft i at satse på en optimal præventiv konser-veringsindsats, dvs. optimale magasinforhold m.m., forud for aktivekonserveringsindsatser.Den aktive konserveringsindsats bør ske på basis af en veltilrettelagttilstandsvurdering af kulturarvsgenstandene og deres opbevarings-forhold. Formålet med tilstandsvurderingen er at opnå et overblikover den fysiske bevaringstilstand som baggrund for opstilling afbevaringsplaner og konserveringsstrategier.Vurderingen af kulturarvsgenstandenes tilstand bør munde ud iplaner og strategier for prioritering af konserveringsindsatsen. Demest værdifulde og mest nedbrydningstruede genstande bør sikreshøjeste prioritet, og der bør opstilles realistiske planer forkonserveringsindsatsen nedefter i genstandshierarkiet.Der er inden for arkiver, biblioteker og museer udviklet forskelligetraditioner for udførelse af tilstandsvurderinger. Således findes der idag på arkiv- og biblioteksområdet internationalt udbredte metoderfor diagnosticering og skadesbeskrivelser som grundlag for statistiskbaserede stikprøveundersøgelser af bevaringstilstanden i større sam-linger. Samme tradition har ikke fundet udbredelse på museums-området, hvor der er tale om en højere grad af komplekse samlin-ger af uensartede genstande. Sådanne samlinger kræver en differen-tieret metodik og statistik for at opnå signifikante udsagn ombevaringstilstanden.Museerne har dog en længere tradition for inddragelse af viden-skabelige metoder og systematik i deres vurdering og rapporteringaf nedbrydning og skader på genstande. Der er således på mangemuseer tradition for løbende vurderinger og rapportering omsamlingernes tilstand og deres opbevaringsforhold, som giver etrealistisk billede af bevaringstilstanden.Problemet med syreholdigt papir er internationalt og har væreterkendt i arkiv- og bibliotekskredse i årtier. Manuel behandling afenkeltdokumenter har været fast praksis i årtier. Den manuelle pro-cedure består i at vaske syre og forurening ud af papiret og tilføredet kalk. Som individuel metode er dette så kostbar en fremgangs-måde, at der siden 1970 er forsket i metoder til masseafsyring.36Udredning om bevaring af kulturar ven
Masseafsyringsprojekter har været i gang i nogle europæiske biblio-teker og arkiver i flere år. Sammenfattende kan man sige, at masse-afsyring ikke i sig selv løser problemet, men kan være med til atudsætte det. Der er etableret programmer og afsyringscentre i enrække lande, og derfor bør muligheden for masseafsyring ogsåvurderes i Danmark.Der er endnu ikke udviklet metoder til at identificere særligt be-handlingskrævende dele af en samling ud over den manuelle bindfor bind-vurdering. I de foreliggende opgørelser fra danske institu-tioner har de enkelte institutioner selv bestemt den måde, de haropgjort konserveringsbehovet på. Dette resulterer i forskelligartedeopgørelser. Så længe denne opgørelse ikke finder sted på et ensartetgrundlag, kan man ikke foretage nogen egentlig sammenligningmellem institutionerne, og det er dermed også vanskeligt at fore-tage en mere overordnet prioritering. En vigtig opgave vil derforvære at etablere en ensartet behovsopgørelsespraksis i bevarings-mæssig henseende som grundlag for udarbejdelse af en handlings-plan for en indsats i Danmark, jf. nedenfor under kapitel 5, og jf.bilag 2.Udvalget har også drøftet de spørgsmål, som knytter sig til truslersåsom tyveri, brand og vandskader. Kulturministeriets Sikrings-udvalg for ministeriets institutioner på ABM-området4har vurderetfremlagte sikringsplaner fra de centrale institutioner og har på dettegrundlag peget på projekter med høj prioritet bl.a. på brandsik-ringsområdet. Disse anbefalinger indgår i ministeriets budgetover-vejelser. Sikringsudvalget har peget på, at konceptet for regelmæssigvurdering af sikringsplaner bør udbredes til en større kreds afkulturarvsinstitutioner. Sikringsudvalget har endvidere peget påønskeligheden af et øget samarbejde om sikringsopgaver mellemABM-institutionerne.En koordineret indsats med hensyn til situationen på de centralestatslige institutioner er således igangsat. Det vil blive taget op tilovervejelse i ministeriet, hvorledes erfaringer fra dette arbejde kanformidles til andre områder.5.4 Sikring
Sikringsudvalget er nedsat på grundlag af et udvalgsarbejde vedrørende trusselsbilleder ogsikringsniveauer.4
Bevaring af den fysiske kulturar v
37
6. Forskning
Forskning på konserveringsområdet foregår primært på Konser-vatorskolen, mens der foregår også forskning på institutionerne.Særligt på Nationalmuseet foregår der en væsentlig forskning indenfor en række specialområder.Udvalget konstaterer, at det er vigtigt, at der med hensyn til forsk-ningen på kulturarvsområdet lægges vægt på bevaringsproblem-stillingen, herunder de spørgsmål som udredningen har behandlet.Hvad særligt angår konservering bemærkes, at formålet med denkonserveringsvidenskabelige forskning er at sikre den faglige udvik-ling af den anvendte konservering samt af andre fagområder indenfor kultur og kulturarv, hvor konserveringsforskningen er relevant.Således danner konserveringsforskningen grundlag for den forsk-ningsbaserede uddannelse. I alle tilfælde skal forskningen ske isamarbejde og positiv konkurrence med inden- og udenlandskeABM-institutioner og konserveringsuddannelser.
7. Den hollandskeDelta-plan
Blandt udenlandske indsatser på bevaringsområdet har udvalgetværet opmærksom på den samlede plan, som har været gennemførti Holland.I 1988 udgav den hollandske myndighed, der svarer til Rigsrevisio-nen, en rapport, der fremførte kritik af statslige arkivers og museersregistrering og bevaring af samlingerne. Der var konstateret etmeget betydeligt efterslæb på området.På denne foranledning iværksatte den hollandske regering i 1990en plan, kaldet Delta-planen, som over en 10-årig periode etapevisskulle gennemgå, vurdere og registrere samlingernes genstande udfra et væsentlighedskriterium (4 kategorier) og på dette grundlaggennemføre en bevaringsindsats. Prioritet blev givet til de gen-stande og samlinger, der ud fra en historisk betragtning måtte ansesfor meget betydningsfulde.Området for planen var følgende sektorer:• Arkiver med vægt på det statslige arkivvæsen• Museer med vægt på det statslige museumsvæsen
38
Udredning om bevaring af kulturar ven
• Den arkæologiske arv• Bygninger og monumenter.Under gennemførelsesperioden blev planen justeret løbende.I 2001 blev processen evalueret. Regeringen havde afholdt udgifterpå 150 mio. euro, og hertil kom de berørte institutioners egneudgifter.Det var den almindelige konklusion, at mangler med hensyn tilregistrering og konservering var reduceret til et niveau, hvor opga-verne herefter kunne varetages som led i de berørte institutionersalmindelige virksomhed.Delta-planens gennemførelse tilsigtede også en skærpelse af deberørte institutioners bevidsthed med hensyn til registrering afgenstande og bevaring af disse. Planens gennemførelse havde derforogså stor betydning for en erkendelse af vigtigheden af tidssvarenderegistrering, gode magasinforhold samt forskning og kompetence-udvikling på bevaringsområdet.Den beretning fra Folketingets Kulturudvalg, der danner grundlagfor udredningen, har overskriften Kulturbevaringsplan 2010. Derer herved angivet et tidsperspektiv for beslutninger om bevarings-arbejdet, som det er vigtigt at have for øje. Den tidsplan, der vilblive anvendt, vil afhænge af de økonomiske ressourcer.Ved formulering af anbefalinger har udvalget taget udgangspunkt ien analyse af de bevaringsproblemstillinger, der arbejdes med på decentrale statslige institutioner på arkiv-, biblioteks- og museums-området.Resultatet af denne analyse er tillige indgået i en vurdering af situa-tionen på de mindre, statslige institutioner samt i et vist omfang påde selvejende institutioner, hvor staten som hovedtilskudsyder haret væsentligt ansvar for institutionens drift.Endelig er der på museumsområdet foretaget en mere generelvurdering af situationen for så vidt angår de institutioner undermuseumsloven, der modtager statstilskud, men hvor dette tilskud8. Anbefalinger
Bevaring af den fysiske kulturar v
39
ikke udgør det afgørende bidrag til institutionernes drift, og hvoransvaret for opgavevaretagelsen ligger uden for det statslige område.Udvalgets generelle anbefalinger sigter til en styrkelse af grundlagetfor en bevaringspolitik, der kan komme hele kulturbevaringsom-rådet til gode.Udvalgets konkrete anbefalinger af økonomisk karakter vedrørerkun de områder, hvor staten har den afgørende indflydelse på ogdet økonomiske hovedansvar for en given institution. De økono-miske anbefalinger vedrører således ikke forhold, der ligger udenfor statens økonomiske hovedansvarsområde.Registrering
Registreringsindsatsen for så vidt angår bevaringstilstanden erpræget af, at registrering heraf kun sker sporadisk, og at der savnesen generel systematik med hensyn til det indsamlede materiale.Udvalget anbefaler,at Statens Arkiver, Biblioteksstyrelsen ogKulturarvsstyrelsen iværksætter et arbejde vedrørende registrerings-metoder for at skabe et grundlag for etablering af fælles præsen-tation af data om materialer fra arkiver, biblioteker og museer.Udvalget anbefaler,at oplysninger om genstandes bevaringstilstandindgår som en del af det løbende registreringsarbejde i forbindelsemed registrering af samlinger af enestående national betydning ogvæsentlig national betydning.Udvalget anbefaler,at Kulturarvsstyrelsen opprioriterer en særligindsats for opbygning af kompatible informationer på museums-området omfattende såvel de statslige som de statsanerkendtemuseer. Indsatsen skal skabe overblik over eksisterende samlingerog er en forudsætning for fremtidig prioritering af såvel indsamlingsom kassation.
Tilvækst og kassation
Kassation af genstande, som allerede indgår i samlingerne, sker for-holdsvis sjældent på institutionerne. Når først en genstand er ind-lemmet i en samling, er det svært at udskille den igen. Specielt påmuseumsområdet er der en meget restriktiv praksis.Udvalget anbefaler,at der inden for det kulturhistoriske museums-område fremover sker en større grad af koordinering og samarbejde
40
Udredning om bevaring af kulturar ven
på indsamlingsområdet. Det er vigtigt, at indsamlingsstrategien ifremtiden sikrer en så repræsentativ indsamling som muligt. Udval-get peger bl.a. på, at indsamling af genstande fra år 1900 og freminden for det kulturhistoriske museumsområde bør fremmes.Udvalget anbefaler,at Kulturarvsstyrelsen inden for det kulturhisto-riske museumsområde udarbejder retningslinjer for indsamling ogkassation, herunder beskriver metoder til dokumentation somalternativ til bevaring af f.eks. meget omfangsrige genstande fra desidste 100 år.Udvalget anbefalerendvidere, at Kulturarvsstyrelsen tager initiativtil, at arbejdet med at indsamle og kassere genstande koordineresbedre på baggrund af den viden, som allerede eksisterer, og denviden der udvikles ved forbedret registrering.Som hovedstrategi for bevaringen af den allerede indsamledekulturarv anbefaler udvalget følgende overordnede prioritering:1. Stabiliserende bevaringsindsats for at forebygge yderligerenedbrydning2. Konservering af truede genstande af enestående nationalbetydning3. Konservering i forbindelse med forskning og formidling4. Substitution for at afbøde nedbrydning som følge af hyppigbrug.Prioriteringen indebærer, at en indsats for at sikre betryggendemagasiner er den mest presserende opgave.MagasinerUdvalgets arbejde har vist, at der er oparbejdet megen viden og er-faring om magasinering, bl.a. at etablering af stabilt klima er nød-vendigt, gradueret efter materialernes karakter. Det bemærkes end-videre, at der i nedenstående anbefalinger også er taget hensyn tilde behov for magasinkapacitet, som omtales i udredningens andendel vedrørende bevaringen af den elektroniske kulturarv.Udvalget anbefaler,at Kulturarvsstyrelsen i samarbejde med rele-vante institutioner og personer gennemfører en analyse med hen-blik på at udarbejde en manual for god magasinering. ManualenBevaring af den fysiske kulturar v
Bevaring
41
skal bl.a. berøre krav til klimatisering og klimastyring, krav tilbrand- og tyverisikring, krav til evakueringsplaner og krav til be-manding eller tilsyn. Manualen skal endvidere beskrive anlægs- ogdriftsmæssige konsekvenser af forskellige løsninger.Det fremgår af analyserne, at det overordnede billede af samlin-gernes bevaringstilstand er, at de for størstedelens vedkommendebefinder sig under betryggende forhold i formidlingsegnet stand.Men både på de centrale institutioner, herunder på Statens Arkiverog Det Kongelige Bibliotek, samt på en række mindre institutionerer der uløste problemer.Udvalgets anbefalinger sigter mod at fremkomme med forslag til atløse magasinbehovene inden for en nærmere fastlagt tidsmæssigramme.Udvalget anbefaler,at løsningen af Statens Arkivers magasinbehovafventer den igangværende analyse af Statens Arkiver, der bådetager stilling til arkivernes fremtidige placering og magasinbehov. Idenne analyse vil bl.a. følgende indgå:• Bygning af nye magasiner til Rigsarkivet og Landsarkivet forSjælland• Udbygning af magasiner til Erhvervsarkivet i Århus• Bedre udnyttelse af magasinerne på Landsarkivet i Aabenraa• Udbygning af magasiner til Landsarkivet i Viborg.Udvalget anbefaler,at intentionerne i Det Kongelige Biblioteksoprindelige magasinplan fra 1989 realiseres ved bygning af etape 3og 4 uanset geografisk placering.Udvalget anbefaler,at Statsbibliotekets plan for en udbygning afmagasinkapaciteten i udkanten af Århus følges.Udvalget anbefaler,at der nedsættes en arbejdsgruppe, der under-søger, om en anden anvendelse, evt. frasalg, af de dele af National-museets bygningsmasse, som ikke anvendes til museums- og drifts-formål, kan muliggøre en varig løsning af museets magasinerings-behov ved opførelse af nye, tidssvarende magasiner.Udvalget vurderer, at Statens Museum for Kunst generelt har til-42Udredning om bevaring af kulturar ven
fredsstillende magasineringsforhold, men at museet har behov foren varig løsning af opbevaring af skulpturer, større installationerm.v. Udvalget støtter museets eget forslag om evt. at løse magasine-ringsproblemet gennem opførelsen af et fælles magasin for museer iKøbenhavnsområdet.Udvalget anbefaler,at Statens Naturhistoriske Museums nuværendemagasinforhold forbedres, så de skrøbelige samlinger opbevares imagasiner, som sikrer mod insektangreb og større udsving i luftfug-tighed. Samtidig bør de nuværende opbevaringsforhold i stabel-magasiner forbedres, så samlinger, der opbevares under sådanneforhold, fremover kan flyttes over i rullemagasiner.Udvalget anbefaler,at de statsanerkendte museer i fremtiden efterbehov igangsætter et øget samarbejde om bygning af fælles maga-sinerUdvalget anbefaler,at der i tilknytning til fælles magasiner så vidtmuligt etableres fælles konserveringsenheder for at sikre den bedstmulige udnyttelse af ressourcerne til konservering.SubstitutionSubstitution af originaler ved gengivelse på et andet medie er ud frasikkerheds- og formidlingsaspekter meget væsentligt først og frem-mest for at bevare informationen fra de pågældende medier. Fornogle materialer, hvis nedbrydning er fremskreden, f.eks. syrehol-digt papir, kan massiv substitution være den eneste økonomiskbæredygtige måde, hvorved man kan redde informationerne for ef-tertiden. Substitution kan endvidere hjælpe med til at afbøde ned-brydning som følge af brug. Substitution kan finde sted ved bl.a.affotografering, mikrofilmning eller digitalisering.Mikrofilmning eller digitalisering af sårbare eller meget anvendtematerialer bidrager til forbedrede bevarings- og formidlingsmulig-heder.Udvalget anbefaler,at hensynet til forebyggelse af nedbrydning afmateriale ved slid tillægges væsentlig betydning ved institutionernesprioritering af midler til substitution.Udvalget anbefaler,at der sker systematisk erfaringsopsamling ogkompetenceudvikling, evt. ved etablering af digitaliseringscentre.Bevaring af den fysiske kulturar v
43
Dette forhold har sammenhæng med de emner, der behandles afudredningen om den elektroniske kulturarv.Udvalget anbefaler,at kvaliteten af og opbevaringsforholdene formikrofilm undersøges med henblik på at opnå optimal levetid forfilmene. Der bør endvidere opstilles en strategi for substitution affilm, såfremt dette skulle være nødvendigt inden for en overskueligfremtid.KonserveringUdvalget erkender, at det ikke vil være praktisk eller økonomiskmuligt at konservere alle genstande, der indgår i kulturarven. Detmå samtidig erkendes, at der ikke aktuelt er et fuldt overblik overbehovet for konservering.Udvalget anbefaler derfor,at konserveringsindsatsen styrkes dels vedgenerelle initiativer og dels ved prioritering af den konserverings-faglige indsats ud fra følgende kriterier:• Konservering af nedbrydningstruede genstande af eneståendenational betydning• Konservering af genstande, der skal anvendes til formidling ogforskning.Udvalget anbefaler, at der på initiativ af Kulturarvsstyrelsen og isamarbejde med Konservatorskolen, Biblioteksstyrelsen og StatensArkiver udarbejdes vejledende standarder for bevaring og hånd-tering af genstande med henblik på at sikre kvaliteten af bevaringpå et acceptabelt niveau og for at sikre, at brugere og ansatte omgåsgenstandene korrekt.Genstande af enestående national betydningGennemgangen af de centrale statslige institutioner har vist, at derblandt de dele af samlingerne, der er af enestående national betyd-ning, befinder sig genstande, der er i så dårlig forfatning, at de ertruet af undergang.Problemerne knytter sig bl.a. til samlingerne på Nationalmuseetog Det Kongelige Bibliotek samt i et mindre omfang på StatensArkiver.Der er tale om opgaver vedrørende dels indhentning af efterslæb,dels løbende forebyggelse af nedbrydning.44Udredning om bevaring af kulturar ven
Udvalget anbefaler,at der på dette område som første prioritetskabes mulighed for, at de berørte institutioner ved konserveringkan tage vare på genstande af enestående national betydning, somer alvorligt truet af undergang.Til grund for de økonomiske anbefalinger har institutionerne op-gjort behovet for en akut konservering over en 10-årig periode.Herudover er der udarbejdet skøn over udgifterne til en løbendeindsats, der skal forebygge nye tilfælde af alvorlige trusler modgenstande af enestående national betydning.Hvis der ikke tilvejebringes en bevilling til fuldt ud at dække beggebehov, men der sker en mere begrænset tilførsel af ressourcer tilbevaringsformål, må det antages, at institutionerne vil kombinereen håndtering af de akutte behov over en længere periode med enmere begrænset varetagelse af den løbende forebyggelse.Afsyring af papirUdvalget har konstateret, at der foreligger en særlig problemstillingmed hensyn til bevaring af surt og træholdigt papir.Udvalget anbefaler,at der nedsættes en arbejdsgruppe med repræ-sentation af arkiv-, biblioteks- og museumsområdet, som får tilopgave:• inden udgangen af 2004 at opstille retningslinjer for udarbejdelseaf institutionsspecifikke handlingsplaner for masseafsyring afpapir og herunder vurdere, hvor lange handlingsfrister der ermulighed for.• at koordinere udarbejdelsen af institutionsspecifikke handlings-planer for masseafsyring af papir til fremlæggelse for Kultur-ministeriet inden udgangen af 2007.Museer uden for det statslige områdeUdvalget anbefaler,at der afsættes en årlig pulje i Kulturarvsstyrel-sens regi, som kan søges af de statsanerkendte museer, til løsning afpåtrængende konserveringsopgaver med hensyn til genstande afenestående national betydning.Udvalget anbefaler,at Kulturarvsstyrelsen følger udviklingen påområdet dels som led i sin kvalitetsvurdering af statsanerkendtemuseer, dels ved rådgivning m.v. i konkrete sager.Bevaring af den fysiske kulturar v
45
Sikring
Sikring omfatter de foranstaltninger, der skal træffes for at beskyttegenstande mod tyveri, brand m.v.Udvalget anbefaler,at de statslige erfaringer med udarbejdelse afsikringsplaner og regelmæssig vurdering af disse udbredes til enbredere kreds af institutioner.
Nye samarbejds-relationer på tværsaf ABM-områderne
Den overordnede opgave med hensyn til rådgivning inden forarkiv-, biblioteks- og museumsområdet er som noget relativt nytplaceret i tre styrelser: Biblioteksstyrelsen, Kulturarvsstyrelsen ogStatens Arkiver. Der har gennem årene været tradition for ufor-melle samarbejdsprojekter på tværs af de tre områder, primært medfokus på samarbejde inden for it-området.Samarbejdsrelationer på bevaringsområdet er kendetegnet ved, athovedparten af arbejdet sker på konserveringsværksteder på de en-kelte institutioner. Det betyder, at der ikke i tilstrækkelig grad skeren videns- og erfaringsudveksling på tværs af områderne. Det skyl-des bl.a., at ABM-institutionernes bevaringsafdelinger i højere gradudveksler informationer med tilsvarende institutioner i udlandet.Udvalget foreslår ikke egentlige organisatoriske ændringer, men vilanbefale, at der sker en større grad af videns- og erfaringsudveks-ling, end det er tilfældet i dag, eventuelt gennem skabelsen afnationale kompetencecentre, f.eks. vedrørende afsyring af papir.Udvalget anbefaler,at Kulturministeriet i samarbejde med Biblio-teksstyrelsen, Kulturarvsstyrelsen og Statens Arkiver igangsætterflere og mere målrettede samarbejdsrelationer på bevaringsområdetog ser bl.a. muligheden for udvikling af fælles magasiner og konser-veringsværksteder som et skridt i denne retning. Der bør også væreopmærksomhed på sikringsområdet.Udvalget anbefaler,at der skabes grundlag for en fælles organiseringtil løsning af samarbejdsprojekter f.eks. via grupper for erfarings-udveksling på tværs af ABM-området.Udvalget anbefaler,at der på lokalt og regionalt niveau sikres en ud-bygning og styrkelse af varetagelsen af det kulturhistoriske ansvar ibredeste forstand gennem en yderligere konsolidering og koordine-ring af det lokale ABM-område.
46
Udredning om bevaring af kulturar ven
Kapitel 2¶ Statens ArkiverStatens Arkiver oprettedes som enhedsorganisation ved gennem-førelsen af arkivloven af 1992. Statens Arkiver består af Rigsarkivet,Landsarkiverne i København, Odense, Viborg og Aabenraa samt afErhvervsarkivet og Dansk Data Arkiv.1. Indledning2. Statens arkiver
Statens Arkivers virksomhed er reguleret i lov om offentlige arkiverm.v., jf. lovbekendtgørelse nr. 740 af 17. juli 2000. Loven errevideret ved lov nr. 1050 af 17. december 2002 (med ikrafttræden1. juli 2003).Arkivloven fastsætter, at Statens Arkiver skal sikre bevaring afarkivalier, der har historisk værdi eller er af væsentlig retlig elleradministrativ betydning, samt tillige sikre muligheden for kassationaf ikke-bevaringsværdige arkivalier.Inden for denne ramme er det Statens Arkivers opgave at sikrebevaringen af dækkende arkivalsk dokumentation for det danskesamfund og dets udvikling i flest mulige aspekter.Statens Arkivers samlinger udgør ca. 350.000 hyldemeter arkivalier.Samlingerne består først og fremmest af arkivalier, der i tidens løber skabt eller tilvejebragt af den statslige forvaltning. Dertil kom-mer arkivalier fra kommunale myndigheder samt fra private perso-ner, selskaber, foreninger og institutioner.Hvis man lægger til grund, at hver hyldemeter rummer ca. 11arkivenheder – bind eller pakker – der i gennemsnit består af ca.500 blade, kan det beregnes, at Statens Arkivers samlinger består afknap 4 millioner enheder, svarende til ca. 2 milliarder blade.Hertil kommer samlingerne af pergamenter samt kort og tegninger.I sin bevaringsplan har Statens Arkiver klassificeret samlingerne.Klassificeringen opererer med kategorierne A-, B- og M-arkivalierneer klassificeret efter følgende kriterier:
2.1 Samlingernesomfang, registreringog bevaringstilstand
Bevaring af den fysiske kulturar v
47
• A-arkivalier er arkivalier, der erforskningsmæssigt højt prioriteretog/eller er ældre end 1660og/eller har en høj brugsfrekvensog/eller fungerer som nøgle (adresseringskomponenter)til andre arkivalier.• B-arkivalier er arkivalier, der ikke er A-arkivalier.• M-arkivalier eller museale arkivalier betegner arkivalier, hvisfysiske fremtræden er af særlig karakter, f.eks. de originalegrundlove, traktater, pergamentbreve m.v.Den anvendte klassificering er ikke direkte sammenlignelig medden klassificering, som udvalget har bragt i anvendelse på gen-stande i øvrigt, men M-arkivalier svarer overvejende til genstande,der er af enestående national betydning.Som følge af Statens Arkivers kassationspolitik er både A- og B-arkivalier per definition af væsentlig national betydning.Resultaterne af Statens Arkivers tilstandsvurdering i 1999 viste enfordeling mellem A-, B- og M-arkivalier på henholdsvis ca. 17, 81og 2 pct.I 1999 blev bevaringstilstanden vurderet ved en undersøgelse, base-ret på statistisk tilfældigt udvalgte stikprøver. Udvælgelsesmetodensikrede, at der ikke kom en overrepræsentation af særligt spektaku-lære eller særligt svært skadede arkivalier.5Undersøgelsen viste, at 72 pct. af de totale samlinger var i en for-midlingsegnet tilstand, dvs. at arkivalierne kunne benyttes på læse-salene. I denne del er indbefattet den del af samlingerne, der bestodaf ældre arkivpakker (pap og snor), som på grund af den risiko,denne pakkemetode indebærer for skader, ikke kan karakteriseressom bevaringsmæssigt tilfredsstillende. Godt 2/3 af samlingernebefandt sig i en tilfredsstillende bevaringsmæssig tilstand, dvs. ogsåmed forsvarlig indpakning. Der er her ikke taget hensyn til denlangsigtede selvnedbrydende proces i syreholdigt papir.
5
Statens Arkivers “Tilstandsvurdering”, København 1999.
48
Udredning om bevaring af kulturar ven
Tabel 2.1.Statens Arkivers samlinger fordelt efter betydning og bevaringEnheder i % af samlingerD.Sværtskadede1,426,60,00,028,0C.Behandlings-krævendeB.StabiliserettilstandA.Formidlings-egnet tilstand0,171,90,00,072,0I alt
Kategori 1: Eneståendenational betydningKategori 2:Væsentlignational betydningKategori 3: Regional/lokal betydningKategori 4:Mindre betydningI alt
1,598,50,00,0100,0
Kilde: Statens ArkiverVed stikprøveundersøgelsen konstateredes skader i 28 pct. af sam-lingerne.Opgøres skadernes fordeling på arkivalier fra forskellige tidspe-rioder, er arkivalier fra 1800-1900 dem, der udviser den relativtstørste andel af syreskader.Skader på arkivalier er som hovedregel ikke registreret på arkiv-eller magasinenhedsniveau (bind eller pakke m.v.).Registreringen af Statens Arkivers samlinger er siden 2001 altover-vejende sket i DAISY (Dansk Arkivalie InformationsSYstem). Alaccession registreres således i DAISY, mens kun en mindre del af deeksisterende samlinger er registreret i DAISY. Størstedelen af denregistrering i DAISY, der indtil nu har fundet sted, er foretaget somled i den bevaringsmæssige forberedelse til udflytning af arkivalierfra Rigsarkivets og Landsarkivet for Sjællands magasiner.DAISY indeholder mulighed for registrering af skader i forbindelsemed den enkelte arkiv- eller magasinenhed (bind, pakke m.v.), menen sådan registrering har endnu ikke fundet sted.Registrering af Statens Arkivers samlinger har indtil DAISY fundetsted efter forskellige principper.
Bevaring af den fysiske kulturar v
49
Grundstammen i registreringen var de såkaldte guider, der for hverinstitution under Statens Arkiver giver en summarisk oversigt oversamlingerne og deres indhold. Til de mere summariske arkivover-sigter i guiderne knytter sig de afleveringsfortegnelser, der er udar-bejdet af de afleverende myndigheder efter Statens Arkivers anvis-ninger. Hertil kommer en generalregistratur, dvs. en fortegnelseover samlingernes fysiske placering i magasinerne. Det konkreteindhold af den enkelte myndigheds arkiv konstateres som hoved-regel gennem de søgemidler – journaler, journalregistre m.v., – somden enkelte myndighed selv har skabt.For en række arkiver findes derudover registraturer udarbejdet afStatens Arkiver, der direkte retter sig mod publikums benyttelse afsamlingerne. Som hovedregel er kun ældre arkivalier gjort til gen-stand for sådanne registraturer. I de senere år er der kun undtagel-sesvis – som f.eks. i tilfældet med de Vestindiske Lokalarkiver –blevet udarbejdet nye, særlig publikumsvendte registraturer for en-kelte arkiver.2.2 Tilvækst tilsamlingerne ogkassation
Den ny arkivlov, der træder i kraft 1. juli 2003, fastsætter i § 4, nr.1-2, at Statens Arkiver skal sikre bevaring af arkivalier, der harhistorisk værdi eller er af væsentlig retlig eller administrativ betyd-ning, samt tillige sikre muligheden for kassation af ikke-bevarings-værdige arkivalier. Bestemmelsen svarer til § 2, nr. 1-2, i dengældende lov, jf. lovbekendtgørelse nr. 740 af 17. juli 2000.Den gældende arkivlov § 10, stk. 1 og 2, bemyndiger kulturmini-steren til at fastsætte nærmere regler om bevaring af offentlige arki-valier. I medfør af disse bestemmelser er det i § 6 i bekendtgørelsenr. 554 af 31. maj 2001 fastsat, at“Bevaring og kassation af offentlige arkivalier skal gennemføressåledes, at det sikres, at der sker bevaring af dækkende dokumen-tation for beskrivelse og analyse af det danske samfund og detsudvikling i flest mulige aspekter og af forhold af væsentlig admini-strativ eller retlig betydning for borgere og myndigheder, og atkassation kan gennemføres systematisk og effektivt, således at deressourcer, der anvendes i forbindelse med bevaring, udnyttes mesthensigtsmæssigt”.Den konkrete gennemførelse af denne bestemmelse er i samme be-kendtgørelse delegeret til rigsarkivaren. Rigsarkivaren fastsætter
50
Udredning om bevaring af kulturar ven
nærmere regler om, hvad der skal bevares eller kasseres i de offent-lige myndigheders arkiver. Den konkrete gennemførelse af kassa-tionsbestemmelser, dvs. den fysiske udskillelse af ikke-bevarings-værdigt materiale, påhviler de afleverende myndigheder.Kassation er omfangsreduktion. Et stærkt papirproducerende for-valtningsområde, der er emnemæssigt afgrænset, påkalder sig der-ved større kassationsprocenter end andre områder, hvis arkivalierfylder mindre og dækker flere aspekter. Kassationsmetoden er af-hængig af det konkrete arkivsystems struktur. Dette er baggrundenfor, at Statens Arkiver skal godkende de arkivsystemer, der anven-des af statslige myndigheder. På den måde kan det sikres, at såvelbevaring som kassation kan foregå så effektivt og billigt sommuligt.Mere stringent gennemførte kassationsmetoder har medført, atStatens Arkiver kasserer ca. 90 pct. af de arkivalier, der for 20-25 årsiden produceredes i den offentlige sektor. I 1992 blev det anført ibemærkningerne til arkivloven, at målsætningen var at kassere 70-80 pct. Statens Arkiver har således i den forløbne 10-års-periodesiden ikrafttrædelsen af arkivloven af 1992 reduceret bevarings-andelen af den offentlige arkivproduktion med ca. 50 pct.På baggrund af en undersøgelse af den statslige forvaltnings arkiv-produktion, der gennemførtes i 1996, og de siden da indhøstedeerfaringer forventes det, at Statens Arkivers tilvækst i 2003-2025 viludgøre ca. 200.000 hyldemeter eller ca. 7.700 hyldemeter i årligtgennemsnit.Den nuværende indsamlings- og kassationspolitik vurderes at fun-gere efter hensigten. At dokumentere udviklingen i flest muligeaspekter sætter en naturlig grænse for, hvor meget der kan kasseres,og begrænser samtidig også valgmulighederne i kassationssituatio-nen. Det er derfor næppe sandsynligt, at kassationsandelen, for såvidt angår arkivalier på papir, vil kunne forhøjes ud over det niveaupå ca. 90 pct., den har i dag.2.3 Bevaring
Magasinkapacitet 2003:Statens Arkivers samlede magasinkapacitetudgør aktuelt 342,4 hyldekm. Magasinernes lokalitet fremgår aftabel 2.2.
2.3.1 Magasiner
Bevaring af den fysiske kulturar v
51
Tabel 2.2Oversigt over Statens ArkiverRigsarkivetLandsarkivet for SjællandLandsarkivet for FynLandsarkivet for SønderjyllandErhvervsarkivetLandsarkivet for NørrejyllandStatens Arkiver i altMagasinkapacitet (Hyldekm)161,049,623,614,546,846,9342,4
Kilde: Statens ArkiverRigsarkivets samlinger er magasineret i bygninger, der ikke er op-ført til formålet, og hvor der ikke ved opførelsen har kunnet tageshensyn til en senere anvendelse som arkivmagasin. De klimatiskebetingelser for bevaringen er her ringe. Ingen af Statens Arkiversmagasiner er således klimastabiliseret, og 206,7 hyldekm magasin,svarende til 60 pct., vurderes ikke-egnet til formålet, jf. tabellerne2.3 og 2.4 nedenfor.Tabel 2.3Statens Arkivers magasinkapacitetAntal hyldekm.A.BoksB. Klima-stabiliseretC. Ikke-klimastabiliseret– egnet til magasinering135,7D. Ikke-klimastabiliseret– uegnet til magasinering206,7I alt
Eksisterende magasiner
342,4
Kilde: Statens ArkiverTabel 2.4Statens Arkivers udbygningsbehov for magasiner til 2028Antal hyldekm.Eksisterende,anvendelige magasinerYderligere behov for magasiner, heraf:Udækket, aktuelt behovTilvækst 2003-2028*Udbygningsbehov til og med 2028A.BoksB. Klima-stabiliseretC. Ikke-klimastabiliseret– egnet til magasinering135,7I alt
135,7
206,7200,2406,9
206,7200,2406,9
Kilde: Statens ArkiverNote: *Årlig tilvækst 7.700 hyldemeter52Udredning om bevaring af kulturar ven
Eksisterende og fremtidigt magasinbehovStatens Arkiver har behov for få opgraderet eksisterende magasinersvarende til de beskrevne 206,7 hyldekm til klimastabiliseredemagasiner. Hertil kommer en årlig tilvækst på ca. 7,7 hyldekm.6Statens Arkivers udækkede behov for klimastabiliserede magasinerudgør frem til og med 2028 således ca. 407 hyldekm.Der foregår for tiden et særskilt udvalgsarbejde, der skal belyse defremtidige lokaleforhold for Statens Arkiver. Udvalgets arbejde erbaseret på en samlet løsning for Rigsarkivet og Landsarkivet forSjælland og en udvidelse af magasinkapaciteten for Erhvervsarkivet,samt for landsarkiverne for Nørre- og Sønderjylland.De behov, som udbygningen af magasinkapaciteten skal imøde-komme, er såvel kvantitative som kvalitative. Statens Arkiversmagasinkapacitet er allerede utilstrækkelig, for så vidt angår den til-vækst til samlingerne, der allerede nu finder sted. Dertil kommer,som det fremgår af ovenstående, at kvaliteten af de magasiner,Statens Arkiver råder over, er stærkt svingende, og at ingen af demlever op til de krav, herunder om fuld klimatisering, der i dag inter-nationalt stilles til varige, betryggende arkivmagasiner.Statens Arkiver besluttede i 1999 at påbegynde en omlægning afbevaringsindsatsen, således at hovedvægten lægges på konserve-ringsfilmning af skadede arkivalier kombineret med ompakning isyrefri arkivæsker. Det blev desuden besluttet, at konserveringsind-satsen skulle koncentreres omkring de meget svært skadede arkiva-lier. Det drejer sig bl.a. om arkivalier med svampe, eller arkivaliermed syreskader, som ikke kunne konserveringsfilmes uden en viskonserveringsfaglig indsats. Denne indsats skulle begrænses til atbringe arkivalierne i en stand, som muliggjorde filmning. Endeligbesluttedes det, at konserverings- og restaureringsarbejder aleneville blive udført i fuldt omfang, når det drejede sig om egentligemuseale arkivalier (M-arkivalier, jf. ovenfor).DigitaliseringStatens Arkiver har påbegyndt gennemførelse af digitalisering af enrække stærkt efterspurgte arkivalier, fortrinsvis kirkebøger og folke-tællinger. For de arkivaliers vedkommende, der tidligere er mikro-Gennemsnitlig årlig tilvækst over en 25-årig periode. Frem til og med 2006 modtagerStatens Arkiver et afleveringsefterslæb, hvorfor den årlige tilvækst i denne periode er højere.6
2.3.2 Substitution
Bevaring af den fysiske kulturar v
53
filmet i tilfredsstillende kvalitet, finder digitaliseringen sted pågrundlag af disse film.I forbindelse med digitalisering af ikke tidligere mikrofilmedearkivalier finder der samtidig med den digitale optagelse mikrofoto-grafering sted ved brug af dobbelthovedet kamera.Det bemærkes i denne forbindelse, at Statens Arkiver finder, atmikrofilm udgør det mest hensigtsmæssige medie til langtidshold-bar substitution. Vedligeholdelse af digitale medier er alt andet ligemere ressourcekrævende end opbevaring af mikrofilm, der forholds-vis let vil kunne digitaliseres igen. Valget mellem redigitalisering ogvedligeholdelse af digitaliserede kopier vil formentlig på længeresigt være afhængig af de investeringer i forbindelse med indekseringaf digitaliserede arkivalier, der måtte være foretaget.Digitaliseringen finder således først og fremmest sted med henblikpå at lette benyttelsen af de substituerede arkivalier, bl.a. gennemformidling over internettet. Dertil kommer, at videre kopiering afdigitale optagelser er teknisk lettere og langt mindre omkostnings-krævende end kopiering af film.2.3.3 Konservering
Statens Arkivers konserveringsindsats har i en årrække været underomlægning.Omlægningen har stået på siden midten af 1990’erne. I 1999 varder tilvejebragt et beslutningsgrundlag, som måtte føre til et kurs-skifte, men i et hensynsfuldt tempo. Den omfattende bevillingsre-duktion 2002-2005 måtte afføde en forcering af kursskiftets fuldekonsekvens.Der er to problemer bag omstillingen af Statens Arkivers konserve-ringsindsats. For det første, om personalets uddannelse har væretafpasset en rimelig strategi for bevaring af den arkivalske kulturarv.For det andet, om en traditionel konserveringsindsats er enadækvat imødegåelse af de nedbrydninger, som kan true den arki-valske kulturarv.Det er tillige Statens Arkivers vurdering, at forebyggende tiltag iform af forsvarlig emballering må prioriteres meget højt i den kom-mende periode. I Rigsarkivet og Landsarkivet for Sjælland er dersom forberedelse til den påtænkte flytning af arkivalier fra de eksi-
54
Udredning om bevaring af kulturar ven
sterende magasiner påbegyndt en reemballering af utilstrækkeligteller uforsvarligt emballerede arkivalier, nemlig det såkaldte SPE-projekt (Stregkodning,Pakning, Etikettering).I selve den fysiskeompakningsproces er integreret en basal registrering i DAISY af deompakkede arkivalier samt en stregkodning af de ny pakker.På grundlag af de erfaringer fra dette ompakningsprojekt, der blevindvundet i 2001, kan det beregnes, at gennemførelse af SPE-pro-cessen for hele Statens Arkiver inden 2007, vil kræve i alt ca. 375årsværk eller ca. 75 årsværk pr. år (ekskl. arkivfaglig forberedelse afregistrering). Denne opgave påregnes løst inden for de gældendebevillingsrammer.Ved tilrettelæggelse og gennemførelse af denne proces er det næpperationelt at foretage graduering i A- og B-kategorier efter Tilstands-vurderingen 1999.Ved Tilstandsvurderingen 1999 konstateredes begrænsede skader pågruppen af M-arkivalier. Efter nedlæggelsen af Statens ArkiversKonserveringscenter køber Statens Arkiver de nødvendige konser-veringsydelser for M-arkivalier uden for Statens Arkiver.Det skal desuden undersøges, om mere specialiserede ydelser ogydelser i større omfang ikke med fordel kan købes på nogle af destore konserveringsanstalter i udlandet, hvor man i højere gradarbejder med maskinelle konserveringsmetoder. Foreløbig er der tilsådanne køb budgetteret med 0,5 mio. kr. årligt.Endelig har Statens Arkivers ledelse besluttet, at der bør oprettes enstilling for en konservator, som er uddannet på Konservatorskolen.Som baggrund for denne beslutning kan det anføres, at Statens Ar-kiver har en forpligtelse til dels at sikre bevaringen af sine egnesamlinger af arkivalier, dels at rådgive myndighederne om bevarin-gen af deres arkivalier, indtil disse afleveres til Statens Arkiver.Statens Arkiver må derfor lægge vægt på at tilvejebringe en konser-veringsfaglig ekspertise, som kan rådgive såvel ledelsen som de ar-kivansvarlige myndigheder om nødvendige tiltag ud fra den nyestekonserveringsfaglige viden.Opgørelsen af det påtrængende behov på konserveringsområdetsamt behovet for ved løbende konservering at forebygge yderligerenedbrydning vedrører, som ovenfor nævnt, de arkivalier af musealkarakter, der er af enestående national betydning.Bevaring af den fysiske kulturar v
55
3. Øvrige samlinger
Ifølge arkivloven samarbejder Statens Arkiver med kommunale,offentlige arkiver og andre videnskabelige eller kulturelle institu-tioner, der udfører opgaver på arkivområdet. Dette samarbejdeomfatter også drøftelse af spørgsmål i forbindelse med fysisk beva-ring m.v.Folketinget og Folketingets institutioner, Rigsrevisionen undtaget,afleverer ikke deres arkivalier til Statens Arkiver. Folketingets Arkivudgør ca. 1.500 hyldemeter.En række kommuner har oprettet stadsarkiver eller offentlige arki-ver, der varetager bevaringen af arkivalier fra den pågældende kom-munes forvaltning og fra private personer, organisationer m.v. medtilknytning til det pågældende lokalområde. De offentlige arkiversbevaringsansvar fremgår af arkivloven.Stadsarkivernes samlinger blev i 1997 ved en spørgeskemaunder-søgelse opgjort til i alt ca. 47.000 hyldemeter, heraf offentligearkivalier til knap 29.000 hyldemeter og private arkivalier ca.18.000 hyldemeter. De reelle tal må formodes at være noget større.Dertil kommer et større antal lokalarkiver, hvoraf nogle har tilknyt-ning til folkebiblioteker eller museer, mens andre er selvejende ellerdrives af foreninger m.v. Lokalarkivernes (ekskl. stadsarkiverne)samlinger udgjorde i 1997 ca. 30.000 hyldemeter.Til de ovennævnte samlinger af arkivalier knytter sig samlinger affotografier, lydbånd m.v.En række statslige institutioner uden for Statens Arkiver varetageropgaver på privatarkivområdet, f.eks. Det Kongelige BiblioteksHåndskriftsamling og Dansk Folkemindesamling. Endvidere råderNationalmuseet og Statens Museum for Kunst også over arkiv-samlinger.Blandt ikke-statslige institutioner med større samlinger af privatearkivalier kan bl.a. nævnes Arbejderbevægelsens Bibliotek og Arkiv,Arktisk Institut og Det danske Udvandrerarkiv.
4. Anbefalinger
Statens Arkiver har som nævnt ovenfor udformet en bevarings-strategi, der lægger særlig vægt på substitution (mikrofilmning og
56
Udredning om bevaring af kulturar ven
digitalisering) af truede arkivalier, sådan at en aktiv konserveringprimært finder sted med hensyn til arkivalier af museal karakter.Udvalget anbefaler,at løsningen af Statens Arkivers magasinbehovafventer den igangværende analyse af Statens Arkiver, der både skaltage stilling til arkivernes fremtidige placering og magasinerings-behov. I denne analyse vil bl.a. følgende indgå:• Bygning af nye magasiner til Rigsarkivet og Landsarkivet forSjælland.• Udbygning af magasiner til Erhvervsarkivet i Århus• Bedre udnyttelse af magasinerne på Landsarkivet i Aabenraa• Udbygning af magasiner til Landsarkivet i Viborg.Udvalget noterer sig i denne forbindelse:• At et byggeri i hovedstadsområdet, der samler Rigsarkivet ogLandsarkivet for Sjælland m.v., vil kunne tilvejebringe varig be-tryggende magasinkapacitet frem til og med 2028. Kapacitets-udvidelsen skal dels løse problemet med utilstrækkelig kvalitet afeksisterende magasiner, dels tilvækstproblematikken.• At magasinbehovet for Erhvervsarkivet overvejes løst i samarbejdemed Statsbiblioteket.• At Landsarkivet i Aabenraa i første omgang har behov for bedreudnyttelse af eksisterende magasiner. Dertil kommer behovet foryderligere magasiner• At Landsarkivet i Viborg har behov for yderligere magasin-kapacitet.• At magasinkapaciteten på Landsarkivet for Fyn og Dansk DataArkiv skønnes at være tilstrækkelig. Der vil dog i et vist omfangblive behov for erstatning af uegnede magasinerFor så vidt angår konserveringanbefaler udvalget,at der afsættesmidler til påtrængende konservering af arkivalier af museal karaktersamt til løbende konservering til forebyggelse af yderligere ned-brydning af sådanne arkivalier.For så vidt angårafsyring af papirhenvises til anbefaling i kapitel 5.Bevaring
Bevaring af den fysiske kulturar v
57
58
Udredning om bevaring af kulturar ven
Kapitel 3¶ BibliotekerBibliotekernes opgave er at fremme og understøtte almen oplys-ning, uddannelse, forskning og kulturel aktivitet. Det sker ved atindsamle, ordne og formidle informations- og kulturbærendematerialer. Ud over trykte medier omfatter materialerne også lyd-og billedbærende medier, elektroniske informationsressourcer samtmanuskripter.Biblioteksvæsenet fungerer som ét sammenhængende system meden arbejdsdeling i forhold til indsamling og formidling af materia-ler baseret på lånesamarbejdet. Lov nr. 340 af 17. maj 2000 ombiblioteksvirksomhed pålægger alle kommuner at drive et folke-bibliotek, og den pålægger en række statslige forskningsbibliotekerat indgå i lånesamarbejdet.Den del af den danske kulturarv, som findes på de statslige biblio-teker, sikres gennem en række aftaler og i lovgivningen. I Danmarkhar der været pligtaflevering siden 1697 af udgivne værker. Lov nr.423 af 10. juni 1997 om pligtaflevering af udgivne værker har encentral betydning for sikring af den fysiske kulturarv på bibliote-kerne, mens Lov om biblioteksvirksomhed regulerer den almenebiblioteksvirksomhed.Ifølge pligtafleveringsloven skal der af værker, der udgives her i lan-det, afleveres to eksemplarer til en pligtafleveringsinstitution. For-målet med pligtafleveringen, der er beskrevet i bemærkningerne tilloven, kan sammenfattende siges at være:- at sikre indsamling af udgivne værker af hensyn til bevaring ogvidereførelse af den nationale kulturarv- at sikre, at de udgivne værker også i fremtiden er tilgængelige forforskningen og for almenheden- at sikre grundlaget for en dækkende registrering af de udgivneværker i nationalbibliografien.De værker, der er afleveringspligtige, er:• Trykte udgivelser• Udgivelser i mikroformBevaring af den fysiske kulturar v
1. Indledning
59
• Fotografiske udgivelser• Udgivelser i punktskrift• Udgivelser af fonogrammer• Udgivelser af videogrammer• Kombinerede udgivelser• Udgivelser af digitale værker.De pligtafleverede eksemplarer indgår i de modtagende institutio-ners samlinger og gøres tilgængelige for brugerne inden for ram-merne af ophavsretsloven. Af pligtafleveringsloven fremgår, at deafleverede eksemplarer skal opbevares på to forskellige geografiskelokaliteter efter kulturministerens nærmere bestemmelse.Det er Det Kongelige Bibliotek og Statsbiblioteket, der modtager eteksemplar af alle værker, der udgives i Danmark. Den helt afgø-rende nationale bevaringsforpligtelse med hensyn til kulturarveninden for biblioteksområdet er således placeret hos disse biblioteker,som har bevaringsansvaret for de i princippet sidste to eksemplareraf en given titel inden for ovennævnte materialekategorier. Dertilkommer, at Det Kongelige Bibliotek har ansvaret for den ældrelitteratur af udenlandsk proveniens, der er en del af den nationalekulturarv.Ud over Det Kongelige Bibliotek og Statsbiblioteket kan der frem-hæves nogle statslige biblioteker, der i deres samlinger har gen-stande af betydning for den nationale kulturarv. Disse bibliotekerer: Danmarks Veterinær- og Jordbrugsbibliotek, Danmarks Natur-og Lægevidenskabelige Bibliotek og Kunstakademiets Bibliotek. Isammenhæng med sidstnævnte bibliotek kan nævnes det bibliotek,der er knyttet til Kunstindustrimuseet, der modtager statstilskudefter museumsloven.I en række andre biblioteker og kulturinstitutioner findes der størreeller mindre samlinger af værker, der er sjældne og værdifulde. Dehidrører ofte fra katedralskolebiblioteker eller fra private samlere,men i et vist omfang består disse samlinger af værker, der også fin-des på Det Kongelige Bibliotek. Derudover har en række kultur-institutioner unikke, faglige samlinger.Der er ikke et nationalt ansvar for bevaring af værker fra de almenefolke- og forskningsbibliotekers samlinger. Samlingerne på forsk-60Udredning om bevaring af kulturar ven
nings- og folkebibliotekerne er knyttet sammen med benyttelse pålokalt plan. Der foregår en indsats for at bevare/erstatte/substituereslidt, men stadig benyttet materiale, f.eks. gennem digitalisering,men langt den største del af folke- og forskningsbibliotekernesældre materialer kasseres, i takt med at benyttelsen aftager. Beva-ringspolitikken for forsknings- og folkebibliotekerne er et lokaltanliggende, og samlingerne må generelt karakteriseres som værendeaf lokal- eller institutionshistorisk betydning.I det følgende vil derfor Det Kongelige Biblioteks og Statsbibliote-kets samlinger blive belyst samt afslutningsvis de øvrige statsligebiblioteker, hvis samlinger indeholder genstande af betydning forkulturarven. Endvidere omtales Dansk Folkemindesamling.2. Det KongeligeBibliotek
Det Kongelige Bibliotek er Danmarks nationalbibliotek og hoved-bibliotek for Københavns Universitet inden for de teologiske, hu-manistiske, samfundsvidenskabelige og juridiske fagområder.I Det Kongelige Biblioteks samlinger er der værker tilbage til det7. århundrede, og samlingerne omfatter værker af både dansk ogudenlandsk proveniens. Samlingerne kan opdeles i nationale ogudenlandske samlinger.De nationale samlingerDe nationale samlinger omfatter værker inden for følgendeområder:Danske samlingerHåndskriftssamlingerBoghistoriske samlingerTrykte og håndskrevne musikalie- og teatersamlinger(noder og tekster)Kort- og billedsamlingerOrientalske og judaistiske samlinger.De danske samlinger omfatter:• Den nationale samling af bøger, tidsskrifter og andet materiale,trykt i Danmark siden 1482• Udgivne værker på andre medier siden 1998
2.1 Samlingernes om-fang, registrering ogbevaringstilstand
Bevaring af den fysiske kulturar v
61
• Udenlandske tryk om Danmark og danskere. Det ældste tryk erfra 1474.• Den nationale depotsamling af internationale organisationerspublikationer indtil 2001.Til det pligtafleverede materiale hører endvidere danske småtryk,som typisk er foreningstidsskrifter, ugeblade, trykte vedtægter,virksomheders årsberetninger, teaterprogrammer, kataloger, pris-lister etc.Håndskriftssamlingerne omfatter:• Håndskrifter og privatarkiver, breve, manuskripter, optegnelserm.v. fra danske forfattere, kunstnere, videnskabsmænd m.v.• Pergament- og papirhåndskrifter fra tidlig middelalder indtil dennyeste tid.Håndskriftsafdelingen er statens nationale håndskriftssamling oghumanistiske arkiv.De boghistoriske samlingerindeholder bl.a.:• Bøger af boghistorisk og bogmuseal betydning for bogen somgenstand. Samlingerne omfatter bl.a. Nordeuropas største inkuna-belsamling (bøger trykt før 1501).Musiksamlingernebestår af musikalier, det vil sige noder enten itrykt form eller som manuskript. Samlingerne rækker tilbage til det16. århundrede.Dramatisk Bibliotekindeholder bl.a. samlinger af manuskripter tilrepertoiret opført på større teatre og radio- og tv-teatret.Kort- og billedsamlingerneindeholder de billeder, fotografier, kort,glober, grafiske blade, tegninger og andet billedmateriale, som ertilgået biblioteket siden dets grundlæggelse.Statens hovedsamling for indsamling, bevaring og formidling ifotografisk form har siden 1902 været Det Kongelige BiblioteksKort- og Billedafdeling. Det vurderes, at op i mod 40 pct. af allefotografier i offentlige samlinger indgår her. Siden 1927 har derværet pligtaflevering, men altovervejende er samlingerne bleveterhvervet gennem indsamling og donationer, blandt andet af hele62Udredning om bevaring af kulturar ven
samlinger, herunder fra andre institutioner, fotografarkiver, blad-arkiver og topografiske billedarkiver.Samlingerne omfatter både positiver og negativer og løber i dag opi 11,5 mio. enheder, der ordnes efter emnemæssige kriterier ellerefter proveniens. Cirka 75.000 enheder er i dag digitaliseret medregistrering i et særligt format, der samler flere enheder med f.eks.samme motiv. Portrætsamlingen omfatter fotografier af så godt somalle kendte danskere og suppleres gennem indsamlinger koordineretf.eks. med udgivelsen af store biografiske leksika.Et særligt felt udgør Luftfotosamlingerne, hvor det er lykkedes DetKongelige Bibliotek at bevare så godt som alle betydende luftfoto-arkiver fra det 20. århundrede. Resultatet er en helt eneståendesamling, der er særdeles værdifuld i forbindelse med kulturland-skabsforskning i 1900-tallet. Heraf har ca. 0,5 mio. enheder ensærlig national betydning.Gennem årene er særligt kostbare og værdifulde fotos udtaget frasamlinger til indlemmelse i, hvad der i dag er betegnet Det Natio-nale Fotomuseum. Samlingen her udgør ca. 50.000 enheder.Negativsamlingerne indeholder store mængder negativer skabt påsamme materiale som spillefilm og andre levende billeder. Problem-stillingerne er derfor de samme bevaringsmæssigt.De orientalske og judaistiske samlingerrummer håndskrifter, blok-tryk, inkunabler og postinkunabler (bøger trykt i perioden 1501-1530), bøger, tidsskrifter og arkivalier på orientalske sprog, he-braisk og jiddisch. Samlingerne går tilbage til middelalderen.De udenlandske samlingerDet Kongelige Bibliotek virker som universitetsbibliotek forKøbenhavns Universitet inden for fagområderne humaniora, teo-logi, samfundsvidenskab og jura. Biblioteket har fra grundlæggelsenhaft store samlinger af udenlandsk proveniens. I 1989-90 blev sam-lingerne fra det tidligere Universitetsbiblioteks 1. Afdeling integre-ret, hvori der også findes udenlandsk litteratur af betydning forkulturarven. Universitetsbiblioteksområdet forvalter samlinger afudenlandsk og dansk litteratur til brug for forskning og undervis-ning inden for de ovennævnte fagområder, samt udfører biblio-Bevaring af den fysiske kulturar v
63
teksmæssig service for institutbibliotekerne under KøbenhavnsUniversitet. Samlingen omfatter danske og udenlandske bøger ogtidsskrifter fra 1486 og frem til i dag.Det Kongelige Biblioteks samlede bestand omfatter ca. 23 mio.enheder eller ca. 157 hyldekm.Tabel 3.1 viser Det Kongelige Biblioteks samlings procentvisefordeling efter samlingens bevaringstilstand samt dens betydningfor kulturarven.Tabel 3.1Kongelige Biblioteks samlinger fordelt efter betydning og bevaringstandEnheder i % af samlingerneD.Sværtskadede1,07,00,00,08,0C.Behandlings-krævende1,09,00,00,010,0B.Stabiliserettilstand3,023,00,00,026,0A.Formidlings-egnet tilstand4,036,016,00,056,0I alt
Kategori 1:Enestående, national betydningKategori 2:Væsentlig, national betydningKategori 3:Regional/lokal betydningKategori 4:Mindre betydningI alt
9,075,016,00,0100,0
Kilde: Det Kongelige BibliotekDet Kongelige Biblioteks samlinger er alt efter art og alder registre-ret ud fra forskellige principper. Den nyeste del af samlingerne (ca.3 mio. enheder) er registreret, det vil sige katalogiseret eller biblio-graferet, i bibliotekets onlinekatalog på værk-, enheds- eller arkiv-fondsniveau og er fuldt søgbar. Løbende tilvækst registreres uansetart i onlinekatalogen. Brugskatalogerne oplyser intet om værkerneseller genstandenes bevaringstilstand. Biblioteket har i forbindelsemed den omfattende revision af de udenlandske samlinger fra1978-1997 registreret oplysninger herom. Disse findes dog ikke ielektronisk form.Bibliotekets brugskataloger omfatter håndskrevne kataloger over denationale samlinger af bøger og tidsskrifter indtil 1959 og de uden-landske indtil 1949 samt enkelte ældre kataloger over dele af denationale specialsamlinger. Retrokonvertering af disse ældre kata-loger forventes at være tilendebragt inden for de nærmeste år.64Udredning om bevaring af kulturar ven
En stor del af samlingen, først og fremmest billeder og fotografier(ca. 11 mio.) og småtryk (ca. 6 mio.), registreres ikke på værks-niveau, men ordnes arkivalsk efter proveniens eller emne. I denudstrækning enkelte dele registreres særskilt, sker det i online-katalogen.Det Kongelige Biblioteks samlede tilvækst var på ca. 335.000 fysi-ske enheder i 2001, heraf var ca. 223.000 pligtafleveret. Ud af de335.000 enheder er 230.000 småtryk og ca. 38.000 til universitets-biblioteksfunktionen. I alt har biblioteket en tilvækst på ca. 1,9hyldekm årligt.2.2 Tilvækst tilsamlingerne ogkassation
2.3 Bevaring
En væsentlig trussel imod Det Kongelige Biblioteks samlinger ermanglen på egnede klimastabiliserede magasiner.En oversigt over Det Kongelige Biblioteks magasinsituation er giveti tabellerne 3.2 og 3.3:Tabel 3.2Det Kongelige Biblioteks magasinkapacitetAntal hyldekmA.BoksB.Klima-stabiliseretC.Ikke-klima-stabiliseret –egnet til magasinering37,7
2.3.1 Magasiner
D.Ikke-klima-stabiliseret –uegnet til magasinering57,8
I alt
Eksisterendemagasiner
4,6
43,0
143,1
Kilde: Det Kongelige BibliotekTabel 3.3Det Kongelige Biblioteks magasinudbygningsbehov til 2018Antal hyldekmA.BoksB.Klima-stabiliseret43,0C.Ikke-klimastabiliseret –egnet til magasinering37,7I alt
Eksisterende,anvendelige magasinerYderligere behov formagasiner, heraf:Udækket, aktuelt behovTilvækst 2003-2018*Udbygningsbehovtil og med 2018
4,6
85,3
47,86,053,8
10,022,532,5
57,828,586,3
Kilde: Det Kongelige Bibliotek*Årlig tilvækst 400 hyldemeter og 1500 hyldemeter
Bevaring af den fysiske kulturar v
65
Magasinkapacitet 2003.Det Kongelige Bibliotek råder aktuelt over 41.643 m2magasinsvarende til 143,1 hyldekm, jf. tabel 3.2. Resten af samlingerne eropstillet på åbne hylder på de tre betjeningssteder.Der er fem magasinbygninger: Lergravsvej og Njalsgade – beggeKøbenhavn S, Vestindisk Pakhus (Esplanaden), Holm-bygningen(Christians Brygge) og Diamanten (Søren Kierkegaards Plads) –alle København K.Af den samlede magasinkapacitet er 47,7 hyldekm klimastabiliseret,svarende til 33 pct. af den samlede kapacitet. 37,7 hyldekm maga-sin er ikke klimastabiliseret, men vurderes egnet til formålet. Deresterende 57,8 hyldekm, svarende til 40 pct., er ikke klimastabili-seret og er heller ikke egnet til magasinformål.Det er således behov for at erstatte den eksisterende ikke-egnedemagasinkapacitet på 57,8 hyldekm med egnede magasiner, heraf vilknap 48 hyldekm kræve klimastabiliseret magasin, jf. tabel 3.3Eksisterende og fremtidige magasinbehovHertil kommer et fremtidigt magasinbehov svarende til en årlig til-vækst på 1,9 hyldekm. Det fremgår af tabel 3.3, at Det KongeligeBiblioteks magasinbehov frem til og med 2018 er godt 86 hylde-km, heraf ca. 60 pct. klimastabiliseret.Det Kongelige Biblioteks langsigtede centralmagasinplan fra 1989omfattede en samlet udbygning på Amager af magasinkapacitetenover 4 etaper på hver ca. 43,5 hyldekm, dvs. en samlet kapacitet på174 hyldekm. Dermed skulle alle eksisterende uegnede fjernmaga-siner kunne afvikles. De 4 etaper blev forudsat realiseret i 1998,2001, 2008 og 2015. 1. etape er gennemført og 2. etape bevilget,men endnu ikke påbegyndt.Der foreligger en række forskellige modeller for færdiggørelsen afDet Kongelige Bibliotek på Amager, Njalsgade 112. Den senestemodel vil samlet kunne give 16.200 m2(brutto), heraf 12.300 m2magasin inkl. den i 1989 byggede etape 1. Etape 2 omfatter et nytpublikumsbrugsbibliotek til erstatning for det hidtidige i Njalsgade80, der i forbindelse med Københavns Universitets udbygning ned-rives. Afhængig af udformningen forventes der at kunne etableresmellem 24 og 38 hyldekm.66Udredning om bevaring af kulturar ven
Hermed resterer der et magasinbehov frem til og med 2018 påmellem 48 og 62 hyldekm.Det Kongelige Biblioteks reviderede plan er således en færdiggørelseaf Det Kongelige Bibliotek på Amager, Njalsgade 112, samt even-tuel gennemførelse af etape 3 som et magasinbyggeri i Holm-byg-ningens indre gårde på Christians Brygge med klimastabiliseredemagasiner. Samtidig istandsættes og forbedres dele af Lergravsvej-magasinerne til mindre kurante brugssamlinger.På kort sigt har Det Kongelige Bibliotek et aktuelt behov for ca. 10hyldekm for de næste 5–6 år.DigitaliseringMålsætningen for digitalisering på Det Kongelige Bibliotek er atgive en forbedret adgang til den nationale kulturarv ved at stille ud-gaver af væsentlige nationale værker til rådighed over nettet forforskning, uddannelse og alment interesserede i Danmark og ud-landet.Det Kongelige Bibliotek har arbejdet med digitalisering i en år-række og er det bibliotek i landet, som har de mest omfattende er-faringer og resultater med digitalisering af værker. Digitaliseringenaf bibliotekets samlinger omfatter: trykte tekster og noder, manu-skripter med tekst, noder og billeder, fotografier, stik, akvarellerm.m.Resultaterne af bibliotekets digitaliseringsindsats stilles til rådighedfor brugerne på bibliotekets web. Det Kongelige Bibliotek har i2002 produceret 223.499 skanninger. Heraf er størstedelen finansi-eret af Danmarks Elektroniske Forskningsbibliotek.MikrofilmningDet Kongelige Bibliotek har siden 1950’erne sikringsfilmet katalo-ger og værker af enestående national betydning.Derudover har Det Kongelige Bibliotek og Statsbiblioteket en sam-arbejdsaftale om mikrofilmning af aviser.Det Kongelige Bibliotek fremlagde i september 2001 en samlet be-varingsplan for samlingerne, Bevaringsplan 2010. Bevaringsplanen2.3.3 Konservering2.3.2 Substitution
Bevaring af den fysiske kulturar v
67
er udarbejdet på grundlag af en undersøgelse ud fra retningslinjer,der har dannet grundlag for lignende undersøgelser af biblioteks-og fotosamlinger i Europa og USA. Samlingerne blev delt op igrupper, og der blev udtaget ca. 4.000 stikprøver, hvori observatio-ner for bevaringstilstanden blev registreret.I bevaringsplanen fremhæves en række problemer for Det Konge-lige Biblioteks samlingers bevaringstilstand:- Nedbrydning pga. dårlige opbevaringsforhold i fortid og nutid- Skader som følge af fysisk slid ved håndtering og transport- Papirnedbrydning af håndskrifter som følge af blæksyre- Nedbrydning af bøger, manuskripter, arkivalier, billedtryk, foto-grafier m.v. grundet anvendelse af surt, træholdigt papir, anvendtfra ca. 1840, og af meget dårlig holdbarhed- Stærkt selvdestruerende materialer: nitratfilm (1889-1950’erne)og acetatfilm (1920-2000). Disse materialer har ligeledes enrelativ kort levetid og ender med at gå i opløsning.Særlig indsatsInden for Det Kongelige Biblioteks samlinger af enestående natio-nal betydning (kategori 1) er det især en indsats over for sværtskadede genstande inden for følgende samlinger, der skal prioriteresog igangsættes:Håndskrift- og arkivsamlingernehar behov for en konservering af etantal ældre håndskrifter, papirkonservering af udvalgte dele samtindividuel ompakning i syrefri materialer af en række arkiver.Musik- og teatersamlingerneindeholder tusindvis af manuskripter,der forfalder på grund af sprødt papir, blækætsning og nedbrydningaf skind- og papirbind.Kort- og billedsamlingerneindeholder selvdestruerende materiale ibilled- og luftfotosamlingerne. Det drejer sig om tidlige fotogra-fiske teknikker, syreholdigt papir, nitrat- og acetatfilm. Disse for-hold udgør alvorlige trusler mod samlingerne.For kortsamlingen er papirkonservering af en række unikke kortstærkt påkrævet.
68
Udredning om bevaring af kulturar ven
Deorientalskeogjudaistiske samlingerer svært skadede på grund afsyrenedbrydning. Heraf er overrabbiner Simonsens samling særligtudsat.Den vigtigste og mest omkostningseffektive foranstaltning til atforlænge levetiden for hovedparten af samlingerne består i en for-bedring af opbevaringsmiljøer.For at undgå yderligere forværring af bevaringstilstanden bør derfor Det Kongelige Bibliotek igangsættes initiativer til forbedring afmagasinsituationen samt sættes ind med en aktiv bevaringsindsatsaf de genstande af enestående nationale betydning, som er mesttruede af nedbrydning. Metoder til substitution bør overvejes somaflastningsforanstaltning i forhold til brug af de mest værdifulde afde nedbrydningstruede genstande.3. Statsbiblioteket
Statsbiblioteket er et alment forskningsbibliotek og hovedbibliotekfor Aarhus Universitet med det overordnede formål, at opbyggesamlinger af informations- og dokumentationsmateriale og stilledet til rådighed for offentligheden.Statsbiblioteket varetager en række nationale biblioteksfunktioner ihenhold til lovgivningen m.v. Statsbiblioteket er pligtafleverings-bibliotek og har ansvar for modtagelse, registrering og opbevaringaf pligtafleveret materiale. Det pligtafleverede trykte materiale, elek-troniske værker og netpublikationer modtages via Det KongeligeBibliotek, mens fonogrammer (f.eks. cd’er med musik og/eller tale)samt videogrammer (f.eks. video og dvd) afleveres direkte til Stats-biblioteket. De danske materialer, som Statsbiblioteket har etsærligt bevaringsansvar for, er følgende:AviserPligtafleverede av-medier (cd’er, videoer, dvd’er og lydbøger)Nationaldiskotekets danske lydoptagelser, såvel private som udgivneRadio/tv (DR, TV 2, TV3, lokalradio/-tv).Statsbiblioteket varetager desuden landsdækkende funktioner somovercentral for landets folkebiblioteker og som dansk lånecenter
3.1 Samlingernes om-fang, registrering ogbevaringstilstand
Bevaring af den fysiske kulturar v
69
med formidling af lån fra danske og udenlandske biblioteker tildanske folke-, firma- og forskningsbiblioteker.Statsbibliotekets samling rækker tilbage til slutningen af det 15.århundrede.Grundstammen i samlingen bestod oprindelig i Det KongeligeBiblioteks dubletsamling af danske tryk samt 4 store bogsamlinger,der blev erhvervet. I 1916 blev Statens Avissamling flyttet til Stats-biblioteket. De ældste aviser stammer fra 1668. Nationaldiskoteketsældste optagelser er fra 1889.Statsbibliotekets samlede bestand udgør 4,7 mio. enheder eller ca.104 hyldekm. Opgørelsen dækker bøger og seriepublikationer(inkl. aviser), manuskripter, musikalier, mikroformer, av-dokumen-ter, grafiske dokumenter, kartografiske dokumenter, elektroniskedokumenter samt andre biblioteksmaterialer.I tabel 3.4 er Statsbibliotekets samling fordelt efter betydning forkulturarven. Som det fremgår af tabellen er 99,9 pct. af Stats-bibliotekets samlinger i formidlingsegnet eller stabiliseret tilstand:Tabel 3.4.Statsbibliotekets samling fordeltefter betydning og bevaringstilstandEnheder i % af samlingerB. Stabiliseret tilstand A. Formidlingsegnet tilstand I altKategori 1: Enestående national betydning0, 00,0Kategori 2: Væsentlig national betydning40,040,0Kategori 3: Regional eller lokal betydning49,549,5Kategori 4: Mindre betydning10,510,5I alt100,0100,0
Kilde: StatsbiblioteketAfenestående national betydninghar Statsbiblioteket Ruben-valserne(90 optagelser), der er privatoptagelser fra perioden 1888-98.Ruben-valserne er Danmarks ældste lydoptagelser overhovedet.Dette område behandles i forbindelse med udredning om den elek-troniske kulturarv.Af national betydninghar Statsbiblioteket bl.a.Statens Avissamling,som er den nationale samling af danske dag- og distriktsblade.Nationaldiskoteketer statens grammofonpladesamling med mere70Udredning om bevaring af kulturar ven
end 150.000 lydoptagelser. Dette område behandles i forbindelsemed udredning om den elektroniske kulturarv.Statsbiblioteket huser ligeledesStatens Mediesamling.Dette områdebehandles i forbindelse med udredning om den elektroniske kultur-arv.Statsbiblioteket henregner udenlandske bøger og tidsskrifter tilkategorienbegrænset national betydning,da Statsbiblioteket ikke hardet primære bevaringsansvar for disse genstande. Ligeledes antagesen andel på 65 pct. af Depotbibliotekets samling samt Indvandrer-bibliotekets samling at have begrænset national betydning forkulturarven.Af mindre betydninganses 35 pct. af Depotbibliotekets samling.Størstedelen af Statsbibliotekets materialer er beskrevet på værk-niveau og er søgbare via bibliotekets onlinekatalog. Mindre dele afsamlingen, f.eks. aviser, lp’er og arkivalske materialer, foreliggerbeskrevet i trykte registranter. Der arbejdes p.t. på at gøre dele afdisse samlinger søgbare via Statsbibliotekets hjemmeside. Vissepligtafleverede småtryk, f.eks. pjecer, reklamer og løsblade, registre-res ikke, men grovsorteres og opbevares i kronologisk orden somreserveeksemplarer.Statsbiblioteket har en årlig tilvækst på 150.000 enheder, ca. 1,3hyldekm, heraf 17.000 enheder, som det har et særligt bevarings-ansvar for.3.2 Tilvækst til sam-lingerne og kassation3.3 Bevaring
Magasinkapacitet 2003Statsbibliotekets samlinger udgør aktuelt 104 hyldekm, der er for-delt på hovedbygningen i Universitetsparken i Århus, Det Sund-hedsvidenskabelige Bibliotek i Universitetsparken, et fjernmagasin iBrabrand (10,3 hyldekm) samt Depot- og Indvandrerbiblioteket iBallerup (31 hyldekm).Ca. 13 pct. af magasinkapaciteten er klimastabiliseret. Dette omfat-ter også av-delen af den totale samling, idet det bemærkes, at allemedier i av-samlingen i dag opbevares under samme klimatiske for-hold. Der vil blive behov for at indrette magasinerne således, at endifferentieret klimastabilisering bliver mulig alt efter medietype.
3.3.1 Magasiner
Bevaring af den fysiske kulturar v
71
En oversigt over Statsbibliotekets magasinsituation er givet i tabel-lerne 3.5 og 3.6 nedenfor.Tabel 3.5Statsbibliotekets magasinkapacitetAntal hyldekmA.BoksB.Klima-stabiliseretC.Ikke-klima-stabiliseret –egnet til magasinering80,1D.Ikke-klima-stabiliseret –uegnet til magasinering10,3I alt
Eksisterendemagasiner
0,1
13,5
104,0
Kilde: StatsbiblioteketTabel 3.6Statsbibliotekets udbygningsbehov for magasiner til 2018Antal hyldekmA.BoksB.Klima-stabiliseret13,5C.Ikke-klimastabiliseret –egnet til magasinering80,1I alt
Eksisterende,anvendelige magasinerYderligere behov formagasiner, heraf:Udækket aktuelt behovTilvækst 2003-2018*Udbygningsbehovtil og med 2018
0,1
93,7
9,34,5
1,015,0
10,319,5
13,8
16,0
29,8
Kilde: Statsbiblioteket*Årlig tilvækst 300 hyldemeter (klimastabiliseret) og 1.000 hyldemeter (ikke klimastabiliseret)Eksisterende og fremtidigt magasinbehovUmiddelbart er der et behov for at erstatte de uegnede magasiner iBrabrand svarende til 10,3 hyldekm. Med den årlige tilvækst udgørStatsbibliotekets magasinbehov frem til og med 2018 således 29,8hyldekm, heraf knap 14 hyldekm klimastabiliseret.På kort sigt vil magasinkapaciteten i Århus være opbrugt om 11/2til2 årDer foreligger forslag vedrørende ny magasinbygning i Århus forStatsbiblioteket og Statens Arkiver (Erhvervsarkivet). Der vil blive72Udredning om bevaring af kulturar ven
tale om et fjernmagasin, som skal erstatte eksisterende magasiner iBallerup og i Brabrand. Ved etablering af nyt fjernmagasin i Århusvil Statsbibliotekets samlinger være delt nogenlunde ligeligt mellemmagasiner i tilknytning til hoveddomicilet og nyt fjernmagasin.DigitaliseringStatsbiblioteket har i forbindelse med diverse formidlings- og beva-ringsprojekter hidtil digitaliseret knap 1.000 historiske lydopta-gelser (musik og tale) samt ca. 100 reklamefilm. Yderligere forven-tes i løbet af de næste år digitaliseret ca. 160.000 musikværker samtde skrøbeligste dele af den ældre av-samling.Statsbiblioteket har siden 1998 samarbejdet med de nationaleavissamlinger i Norden om et digitaliseringsprojekt: Ældre aviser,for hvilke den ophavsretlige beskyttelsestid er udløbet, skannes framikrofilm. Der gøres forsøg med tegngenkendelse, udvikling afprocesser og systemer til automatisk håndtering af meget storemængder avissider og fritekstsøgning i aviser via avancerede søge-maskiner.Statsbiblioteket har p.t. ca. 120.000 digitaliserede avissider til-gængelige via bibliotekets hjemmeside. Inden 2005 forventes ca.450.000 sider at blive tilgængelige på denne måde.MikrofilmningStatsbiblioteket fik medio 70’erne ret til at filme løbende avistitler.Mikrofilmningen har til formål dels at skabe en national sikker-hedskopi af den trykte avis, dels at skabe et eller flere brugseksem-plarer.Mikrofilmen har en række fordele: Den har lang holdbarhed, ogder er tale om en enkel teknologi, som ikke er afhængig af avance-ret apparatur. Den er pladsbesparende, og den er enkel at distribu-ere og formidle. Ulempen er, at det ikke er muligt at foretage enklesøgninger på dato eller avancerede søgninger på emner. Den kon-serveringsfaglige undergruppe har endvidere peget på, at der kanvære problemer forbundet med kvaliteten af filmene og deres opbe-varingsforhold.Statsbiblioteket har gennem de seneste fire år filmet 3,1 mio. avissi-der. En opgørelse i 1999 viste, at ca. 63 pct. af dagbladene i StatensBevaring af den fysiske kulturar v
3.3.2 Substitution
73
Avissamling er mikrofilmet. Anslået resterer der ca. 13,5 mio. opta-gelser, for at den retrospektive opgave kan siges at være udført. Ud-giften til materialer og løn vil andrage ca. 17,5 mio. kr. Hertilkommer arbejdet med klargøring og kollationering, dvs. udtagningaf bind samt indsamling af evt. manglende numre. Det drejer sigom anslået 32.000 bind. Udgiften – primært lønsum – beløber sigtil ca. 16 mio. kr. Den samlede udgift andrager hermed 33,5 mio.kr. Indsatsen påregnes gennemført som led i bibliotekets alminde-lige virksomhed.3.3.3 Konservering
Overordnet set er 99,9 pct. af Statsbibliotekets samling i formid-lingsegnet eller stabiliseret tilstand. En forestående tilstandsvurde-ring med særligt henblik på de dele af samlingen af danske mate-rialer, som Statsbiblioteket har et særligt bevaringsansvar for, vilnærmere afdække samlingernes stabilitet.En lille del af Statsbibliotekets audiovisuelle samlinger er i akut be-varingskrævende stand. Det drejer sig om unikke voksvalser (fono-grafruller), samt enkelte dele af båndsamlingen med DR-radiobåndfra perioderne 1984-88 og 1998-2002. For båndsamlingerne erproblemet begrundet i afspilningsudstyret. Disse forhold behandlesi udredningen om den elektroniske kulturarv. Hvad angår voksval-serne er det oplyst, at der allerede er reserveret midler, således at enoverføring til andet medie (digitalisering) kan påbegyndes i 2003.Formodede problemer for bevaringstilstanden vil for de trykte me-dier primært dreje sig om problemet med syreholdigt papir. Lige-som der må formodes at være nedbrydningstrusler, der er fysiskbetingede (slitage, ridser m.v.), kemisk betingede (materialerne“arbejder” og påvirkes af fugt m.m.) og biologisk betingede (skim-mel, mug).
4. Andre bibliotekermed samlinger afbetydning for dendanske kulturarv
Udover Det Kongelige Bibliotek og Statsbiblioteket kan fremhævesnogle biblioteker, der har samlinger af særlig betydning for kultur-arven, og som understøtter og bidrager til forskningen og udviklin-gen inden for de fagområder de dækker. Det drejer sig om Dan-marks Veterinær- og Jordbrugsbibliotek,Danmarks Natur- og Læge-videnskabelige Bibliotek, Kunstakademiets Bibliotek og DanskFolkemindesamling.Grundlæggende er der en klar arbejdsdeling blandt de statslige
74
Udredning om bevaring af kulturar ven
biblioteker om den del af den fysiske kulturarv, som disse bibliote-ker har ansvaret for. Desuden er det kendetegnende, at biblioteker-nes varetagelse af de nationale kulturarvsopgaver sker i sammen-hæng med disse bibliotekers betjening af deres respektive videre-gående uddannelsesinstitutioners studerende, undervisere, forskeresamt borgerne i almindelighed.Bestand og bevaringstilstandDanmarks Veterinær- og Jordbrugsbibliotek er universitetsbibliotekfor Den Kongelige Veterinære Landbohøjskole og offentligt forsk-ningsbibliotek for de veterinære-, jordbrugs- og levnedsmiddelfag-lige områder. Biblioteket har en mindre samling af sjældne værker.Samlingen består af 258 enheder, udgivet i perioden 1504-1794.De særlig kostbare bøger opbevares i aflåste, klimastabile magasiner.Biblioteket har nye og klimastyrede magasiner.BestandDanmarks Natur- og Lægevidenskabelige Bibliotek er universitets-bibliotek for Københavns Universitet og offentligt forsknings-bibliotek for naturvidenskab og sundhedsvidenskab.Danmarks Natur- og Lægevidenskabelige Biblioteks samling beståraf ca. 1,6 mio. enheder. Af enheder fra før 1900 ejer DanmarksNatur- og Lægevidenskabelige Bibliotek ca. 233.000, og det er isærdisse værker, der har betydning for kulturarven. De gamle sam-linger, der daterer sig tilbage fra 1400-tallet er en unik samling afbøger, tidsskrifter og plancheværker.BevaringstilstandAf en tilstandsrapport fra 1996 fremgik, at 53 pct. af de af Dan-marks Natur- og Lægevidenskabelige Biblioteks bøger, der er fra før1900, var konserveringstrængende. Der er igangsat en handlings-plan, hvor en stabilisering af samlingen er afsluttet med udgangenaf 2002. Der skal på dette grundlag tages stilling til konserverings-indsatsen m.v.MagasinerDNLB har i forvejen bl.a. magasiner i Lundtofte. DanmarksNatur- og Lægevidenskabelige Biblioteks magasiner har intetklimaanlæg.4.1 DanmarksVeterinær- og Jord-brugsbibliotek
4.2 Danmarks Natur-og Lægeviden-skabelige Bibliotek
Bevaring af den fysiske kulturar v
75
4.3 KunstakademietsBibliotek
BestandKunstakademiets Bibliotek er fagbibliotek for Kunstakademietsskoler og universitetsinstitutterne for kunsthistorie fungerer somarkitekturmuseum, arkiv og studiesamling for praktiserendearkitekter, offentlige myndigheder samt danske og udenlandskearkitekturforskere.Kunstakademiets Bibliotek dækker malerkunst, skulptur, fotokunstog kunsthistorie og rummer grafiske arbejder af førende danske ogeuropæiske kunstnere fra 1500-tallet til i dag. Biblioteket rummerud over en bogsamling på 170.000 enheder 172.000 fotografier,13.400 mikroformer, ca. 300.000 tegninger og 156 modeller. Enlang række af tegningerne er af kunstnerisk enestående kvalitet.I dansk sammenhæng er flere værker og fotografier unikke, og medhensyn til tegninger og modeller er samlingen som helhed udensidestykke i Danmark og blandt Europas ældste.BevaringstilstandBevaringstilstanden vurderes af biblioteket som helhed som god,men dog problematisk for de ældre samlingers vedkommende.Bevaringsplan er under udarbejdelse.MagasinerDer er en god magasinstandard inkl. et eksternt lejemål, men der ermeget begrænset ledig kapacitet.
4.4 Dansk Folke-mindesamling
Dansk Folkemindesamling er statens arkiv for dokumentation ogudforskning af dagliglivets kultur fra renæssancen og frem til i dag.Institutionen har store samlinger (ca. 54.000 enheder) af arkivalier,billeder og bøger.I henhold til resultatkontrakten mellem institutionen og Kultur-ministeriet skal Dansk Folkemindesamling gennemføre en priorite-ret sikkerhedskopiering og restaurering af dele af samlingerne. Sik-ringsindsatsen sker på grundlag af institutionens flerårige sikrings-strategi (2000-2011).
76
Udredning om bevaring af kulturar ven
MagasinerDet Kongelige BibliotekUdvalget anbefaler,at intentionerne i Det Kongelige Biblioteks op-rindelige magasinplan fra 1989 realiseres med en samlet udbygningpå 86 hyldekm, uanset den geografiske placering af etape 3 og 4.I forbindelse hermed anbefales det, at etape 2, hvortil der alleredeer afsat 150 mio. kr. på finansloven, hurtigst muligt iværksættes.Afhængig af udformningen forventes der at kunne etableres mellem24 og 38 hyldekm7.Efter realiseringen af etape 2 vil Det Kongelige Biblioteks udæk-kede behov for magasiner til og med 2018 være fra 48 til 62 hylde-km.På baggrund af den stedfundne udvikling skal det i den forbindelsevurderes, om de to sidste etaper fortsat skal fastholdes som selv-stændige etaper, og hvor de mest omkostningseffektivt kan placeres.StatsbiblioteketUdvalget anbefaler,at Statsbibliotekets plan for en udbygning afmagasinkapaciteten med 34 hyldekm i udkanten af Århus følges.Planen indebærer, at lejemål i Ballerup og Brabrand fraflyttes.KonserveringFor så vidt angår konserveringanbefaler udvalget,at der afsættesmidler til påtrængende konservering af enheder af eneståendenational betydning samt til løbende konservering til forebyggelse afyderligere nedbrydning af sådanne enheder.For så vidt angårafsyring af papirhenvises til anbefaling i kapitel 5.Med hensyn tilde mindre biblioteker m.v. på Kulturministeriets om-rådevil bevaringsspørgsmål blive behandlet i de resultatkontrakter,som ministeriet indgår med de pågældende institutioner.
5. AnbefalingerBevaring
Bygning af etape 2 omfatter ud over magasiner et erstatningsbyggeri for nedlæggelse af pub-likumsbiblioteket på 3.200 m2i Københavns Universitet Amager med åbne biblioteksarealertil publikum og tilhørende kontorarealer til personale m.v.7
Bevaring af den fysiske kulturar v
77
78
Udredning om bevaring af kulturar ven
Kapitel 4¶ MuseerMuseumslov af 7. juni 2001 omfatter følgende museer:Statslige museer:• De tre statslige hovedmuseer, Nationalmuseet, Statens Museumfor Kunst og Danmarks Naturhistoriske Museum• Den Hirschsprungske Samling, Ordrupgaardsamlingen,Tøjhusmuseet, Dansk Landbrugsmuseum og Dansk Jagt- ogSkovbrugsmuseumStatsanerkendte museer:• 19 statsanerkendte museer, “som udfører en virksomhed af særligbetydning” (§16)8• 123 øvrige statsanerkendte museer (§15).Museumslovens kapitel 5 beskriver de statslige museers opgaver,mens lovens kapitel 6 beskriver de statsanerkendte museers opgaverog forudsætningerne for at oppebære et statsligt driftstilskud. Allemuseerne, statslige som statsanerkendte, skal som en del af detsamlede, nationale netværk af museer under museumsloven, hverinden for deres godkendte ansvarsområde virke for sikringen afDanmarks kultur- og naturarv gennem indsamling, registrering,bevaring, forskning og formidling.Museumslovens § 15 er hovedtilskudsbestemmelsen, som omfatterhovedparten af museerne. Efter denne bestemmelse modtager detenkelte museum et statsligt tilskud, som beregnes på grundlag afmuseets ikke-statslige tilskud inden for rammerne af den bevilling,der er afsat på finansloven til formålet. Museumslovens § 16, stk. 1,åbner mulighed for at yde et særligt statsligt tilskud til museer, derudfører en virksomhed af særlig betydning. Dette tilskud ydes somhovedregel som et supplement til det tilskud, museet kan opnåefter hovedbestemmelsen, og er ikke maksimeret. Det er forudsat,De 19 museer er følgende:1. Museer hvor statens tilskud er afgørende: De Danske Kongers Kronologiske Samling,Gammel Estrup – Jyllands Herregårdsmuseum, Handels- og Søfartsmuseet, Kunstindustri-museet, Musikhistorisk Museum, Naturhistorisk Museum i Århus, Orlogsmuseet og Teater-historisk Museum.2. Museer med væsentligt lokalt eller ikke-statsligt tilskud m.v.: Arbejdermuseet, Arken,Danmarks Tekniske Museum, Louisiana, Ny Carlsberg Glyptotek, Trapholt og Vikingeskibs-museet. I denne gruppe er følgende for tiden omfattet af regional kulturaftale: Den GamleBy, Moesgaard Museum, Aarhus Kunstmuseum og Nordjyllands Kunstmuseum.8
1. Indledning
Bevaring af den fysiske kulturar v
79
at en specialisering ikke vil være et tilstrækkeligt grundlag for op-nåelse af et særligt statsligt driftstilskud, idet alle museer i en elleranden udstrækning er specialiserede i kraft af statsanerkendelses-proceduren og deres varetagelse af et specifikt ansvarsområde. Afbetydning for tildelingen af tilskuddet kan bl.a. være varetagelsen afsærlige opgaver, samlingens karakter, forskningsmæssige potentialeog museets nationale eller internationale interesse.Det skal bemærkes, at udredningens undersøgelser har bekræftet, aten del af museernes genstande af væsentlig national betydning be-finder sig uden for de centrale statslige institutioner. Bevaringen afdisse genstande varetages i dag af det nationale netværk af statsligeog statsanerkendte museer, der virker sammen under museums-loven. Det samfundsmæssige ansvar herfor er i dag placeret i etsamarbejde mellem det kommunale, amtskommunale og statsligeniveau.De statsanerkendte museers indsamling er ligesom deres forskningdefineret ved det ansvarsområde, som museet er statsanerkendt tilat varetage. Dermed indgår museet med sin del i det samlede,nationale netværk, som omfatter museerne under museumsloven,og hvor museerne tilsammen varetager ansvaret for den museale delaf sikringen af Danmarks kultur- og naturarv.Kunstmuseernes indsamling er som hovedregel ikke lokalt betinget,således som det er tilfældet for de kulturhistoriske lokalmuseer,men også en række af de kulturhistoriske museer indsamler pålandsplan.Ud fra en overordnet betragtning kan der ikke af den omstændig-hed, at et museums ansvarsområde er lokalt, regionalt eller lands-dækkende, sluttes noget om samlingernes væsentlighed. En samlingkan være meget snævert defineret, til f.eks. en slægts historie, ogalligevel være en central del af de samlinger, der må tillægges ennational betydning.Man kan heller ikke af et museums ejerforhold udlæse noget ommuseets eller dets samlings betydning i nærværende sammenhæng.Man har i dansk kulturpolitik en lang, mere end hundredårig tradi-tion for at yde statstilskud til ikke-statslige institutioner, samtidigmed at man har vist tilbageholdenhed med at lade staten overtage80Udredning om bevaring af kulturar ven
det fulde driftsansvar, dvs. gøre eksempelvis museerne statslige. Tilde sjældne undtagelser hører Den Hirschsprungske Samling ogOrdrupgaardsamlingen, hvor staten fik tilbudt samlingerne på detvilkår, at de blev gjort til statslige museer. Andre undtagelser erLandbrugsmuseet og Jagt- og Skovbrugsmuseet. Modsat kan næv-nes en række andre specialmuseer, hvis drift bl.a. af historiske årsa-ger helt overvejende finansieres af staten, men hvor man desuagtethar fastholdt ikke at stå med det endelige driftsansvar. Sidstnævntegruppe omfatter følgende museer: De Danske Kongers Kronolo-giske Samling, Gammel Estrup – Jyllands Herregårdsmuseum,Handels- og Søfartsmuseet, Kunstindustrimuseet, MusikhistoriskMuseum, Naturhistorisk Museum, Orlogsmuseet og TeaterhistoriskMuseum. Kulturarvsstyrelsen er i øjeblikket i færd med en analyseaf det særlige tilskudsområde efter museumslovens § 16, stk.1.2. Nationalmuseet
Nationalmuseets samlinger er opbygget gennem flere hundrede år.De ældste dele er indsamlet til Det Kongelige Kunstkammer.Samlingerne er organiseret i følgende enheder:- Danmarks Oldtid- Middelalder og Renæssance- Nyere Tids Samling- Den kgl. Mønt- og Medaillesamling- Frilandsmuseet- Frihedsmuseet- Etnografisk Samling- Antiksamlingen- Naturvidenskabelige Undersøgelser- Marinarkæologiske Undersøgelser.Museet har en forpligtelse til at sikre en repræsentativ indsamling afden danske kulturarv. Samlingerne på Nationalmuseet rummergenstande, der i alder spænder fra de første kulturer i landet for 14-15.000 år siden og frem til i dag. Genstandene varierer i størrelsefra pollenkorn i glas til sejlende skibe i skonnertstørrelse. Den geo-grafiske spredning er enorm med genstande fra alle verdensdele.På Nationalmuseet registreres genstandene ikke entydigt som etnummer/ en genstand. Det vil sige, at antallet af registrerede numrei museets elektroniske registreringsdatabase (GenReg) eller i
2.1 Samlingens om-fang, registrering ogbevaringstilstand
Bevaring af den fysiske kulturar v
81
museets analoge registre ikke afspejler antallet af genstande, men etantal sager, hver med forskelligt antal genstande fra én til fleretusinde. Til eksempel kan det oplyses, at Møntsamlingen rummerca. 500.000 enkeltstykker fordelt på ca. 15.000 genstandsnumre(manuelt registrerede).En oversigt over registreringsforhold på Nationalmuseet fremgår aftabel 4.1.Tabel 4.1Registreringer, Nationalmuseet (antal 1000 genstande)Genstandsregistreringer i GenRegManuelt registreredeAnslået ikke-registreredeI alt72114040901
Kilde: NationalmuseetI kategorien ikke-registrerede genstande er genstande, hvorommuseet har oplysninger om proveniens, alder mv., men hvor disseoplysninger ikke er indført i museets manuelle eller elektroniskeregistre og derfor kun er journaliseret eller opbevaret på anden vis.Visse arkæologiske fund venter på færdigbehandling på museet, førendelig registrering kan gennemføres.Museets samlede genstandsmængde (hvor man ved én genstandforstår for eksempel én flinteflække) består således af et ukendtantal genstande, men den udgør millioner.I 1994 opgjorde museet samtlige konserveringsbehov i forhold tilden opstillede bevaringspolitik. Denne opgørelse viser, hvor stor enkonserveringsmæssig indsats der skal til, for at genstandene imuseets samlinger er umiddelbart tilgængelige for forskning og for-midling. Totalopgørelsen viste, at en arbejdsindsats på knap 800konserveringsårsværk var påkrævet, for at bevaringsstandarden imuseets samlinger lever op til Nationalmuseets tidligere formule-rede bevaringspolitik.Efter denne konserveringsfagligt baserede opgørelse har konserve-ringsbehovet i 1997 været underkastet en kulturhistorisk priorite-ring baseret på de enkelte samlingers konkrete betydning i forsk-82Udredning om bevaring af kulturar ven
nings- og formidlingssammenhæng inden for en rimelig planlæg-ningshorisont. Denne opgørelse resulterede i en nedskrivning afkonserveringsbehovet med ca. 1/3, resulterende i et behov svarendetil godt 500 årsværk.Tabel 4.2Nationalmuseets samlinger fordelt efter betydning og bevaringstandEnheder i % af samlingerD.Sværtskadede0,33,20,50,14,1C.Behandlings-krævende1,58,01,30,110,9B.Stabiliserettilstand3,214,12,10,319,7A.Formidlings-egnet tilstand9,848,95,90,765,3I alt
Kategori 1: Eneståendenational betydningKategori 2: Væsentlignational betydningKategori 3: Regional/lokal betydningKategori 4:Mindre betydningI alt
14,874,29,81,2100,0
Kilde: NationalmuseetNationalmuseet er landets kulturhistoriske hovedsamling. Museetanlægger og opretholder samlinger af danske og udenlandskemuseumsgenstande, der kan belyse kulturen fra dens oprindelse tilvor tid. Samlingerne – der i omfang og kvalitet er enestående, ogsåinternationalt set – er udgangspunkt for den musealt forankredeerkendelse af kulturhistorien. Nationalmuseets indsamlinger sker ihenhold til den vedtagne indsamlingspolitik. Museet er overor-dentlig restriktivt med hensyn til forøgelsen af samlingerne.Nationalmuseet indsamler genstande og andre vidnesbyrd, der kanbelyse kulturens udvikling fra dens oprindelse til vor tid. Fra nyeretids kulturhistorie foregår en aktiv systematisk indsamling af gen-stande, der er karakteristiske for perioden, mens en forøgelse afmuseets arkæologiske genstandsmateriale fra oldtiden og middelal-deren sker i kraft af nødgravninger, forskningsgravninger og vedindlevering af danefæ. Ved nødgravninger og indlevering af danefæer museet ikke initiativtager til indsamlingen, som derfor ikkeumiddelbart kan reguleres. Supplering af museets udenlandskesamlinger finder kun sted i begrænset omfang.Tilvæksten er gennemsnitlig på 5–6.000 genstande om året, hvorafdanefæ udgør knapt 2.500 genstande.Bevaring af den fysiske kulturar v
2.2 Tilvækst tilsamlingerne ogkassation
83
2.3 Bevaring2.3.1 Magasiner
Magasinkapacitet 2003Nationalmuseet har i marts 2002 udarbejdet “Opgørelse og kon-klusion vedr. museets magasiner”. Rapporten beskriver de 264 af de266 rum, museet bruger til opbevaring af museumsgenstande.Magasinerne er i meget varierende grad egnede til opbevaring afmuseumsgenstande. De bedste er fuldt klimatiserede, udstyret medpraktisk inventar, hensigtsmæssige reoler med videre, og der er ind-rettet studierum i umiddelbar tilslutning til dem. De ringeste erbeliggende i kældre eller på loftsværelser uden klimatisering ellerendog uden mulighed for opvarmning, og hvor genstandene skalbæres op/ned ad trapper for at kunne anbringes.En oversigt over Nationalmuseets magasinsituation er givet i tabel-lerne 4.3 og 4.4.
Tabel 4.3Nationalmuseets magasinkapacitetAntal 1.000 m2A.BoksB.Klima-stabiliseretC.Ikke-klima-stabiliseret –egnet til magasinering3,8D.Ikke-klima-stabiliseret –uegnet til magasinering8,5I alt
Eksisterendemagasiner
0,1
9,7
22,1
Kilde: NationalmuseetTabel 4.4Nationalmuseets udbygningsbehov for magasiner til 2018Antal 1.000 m2A.BoksB.Klima-stabiliseret9,7C.Ikke-klimastabiliseret –egnet til magasinering3,80,011,34,511,54,5I alt
Eksisterende,anvendelige magasiner
0,1
13,6
Yderligere behov for magasiner, heraf:Udækket aktuelt behov0,2Tilvækst 2003-2018*Udbygningsbehovtil og med 2018
0,2
15,8
0,0
16,0
Kilde: Nationalmuseet*Årlig tilvækst 300 m2
Det fremgår af tabel 4.3, at museet aktuelt råder over i alt 22,1 m2magasin. Af disse er 44 pct. klimastabiliseret, og godt 17 pct. ikke
84
Udredning om bevaring af kulturar ven
klimastabiliseret, men egnet til formålet. Aktuelt vurderes knap8.500 m2svarende til 38 pct. at være uegnet til magasin.Eksisterende og fremtidigt magasinbehov.Nationalmuseets øjeblikkelige magasinbehov udgør 11.471 m2ogomfatter både nyindretning af eksisterende ikke-klimatiserede ma-gasiner (8,456 m2) samt nybyggeri (3.015 m2). Den årlige tilvæksttil museets samlinger anslås at ligge i størrelsesordenen 300 m2.Nationalmuseets behov for magasinkapacitet frem til og med 2018udgør således 16.000 m2, alle klimastabiliseret.For så vidt angår bevaring mikrofilmer og digitaliserer National-museet primært for at sikre information eller mindske slid påoriginalen.Museet har gennem en årrække foretaget sikkerhedsfotografering afbl.a. genstande, arkivalier og nitratnegativer. Digitale optagelser afgenstande er primært foretaget i relation til sikkerhedsfotografering.Nationalmuseets vision på bevaringsområdet har indtil nu været, atmuseets genstande skal være umiddelbart tilgængelige for forskningog formidling. Dette synes uopnåeligt med de eksisterende ressour-cer, og museets bevaringsstrategi er derfor i øjeblikket under over-vejelse. Målet må være, at genstandene opbevares under forhold, såder ikke sker en yderligere nedbrydning, og at strategien indrettespå, at enhver genstand i museets samlinger efter behov skal kunnegøres tilgængelig for forskning og formidling inden for et bestemttidsrum.Museet kan med baggrund i sin konserveringsfaglige ekspertise tageinitiativ til medvirken til udviklingen af og indførelse af nye, viden-skabeligt underbyggede metoder til diagnosticering og databehand-ling m.m., som kan anvendes som basis for nye og mere informa-tive tilstandsundersøgelser.Med baggrund i museets konserveringskapacitet er Nationalmuseeti stand til at fortsætte sin forskning og udvikling inden for insitu-bevaring.2.3.4 Konservering2.3.3 Substitution
Bevaring af den fysiske kulturar v
85
3. Statens Museumfor Kunst3.1 Samlingernesomfang, registreringog bevaringstilstand
Statens Museum for Kunst er Danmarks hovedmuseum for billed-kunst. Museet har til opgave – gennem indsamling, registrering,bevaring, forskning og formidling – at belyse den danske og uden-landske billedkunst, fortrinsvis fra den vestlige kulturkreds efter år1500. Samlingerne har deres udspring i Det Kongelige Kunst-kammer, der blev grundlagt i det 17. århundrede. Museet har enforpligtelse til at sikre en repræsentativ indsamling af dansk billed-kunst.Museets samlinger omfatter:- 8.500 malerier og skulpturer (hvoraf 2.000 er uddeponerede,herunder ca. 800 på de kongelige slotte, resten hovedsageligtudlånt til centraladministrationen)- ca. 300.000 kunstværker på papir- 2.839 gipsafstøbninger fra antikken, middelalderen ogrenæssancen.Museets samlinger af skulpturer, malerier og gipsafstøbninger erfuldt registrerede og tilgængelige i museets kunstdatabase. Samlin-gen af papir er kun delvist registreret.Maleri- og skulptursamlingen:Siden etableringen af Konserveringsafdelingen i 1960’erne er derforetaget et omfattende bevaringsarbejde, som også skal ses i rela-tion til museets bestræbelser på at gøre malerisamlingerne tilgænge-lige for såvel forskning som museets publikum. Bevaringssituatio-nen for de væsentligste udstillede dele af de ældre danske og uden-landske malerisamlinger er i det store hele under kontrol, selvomkonservering er en løbende proces. Konserveringsarbejdet er i desenere år i stadig stigende grad blevet styret af kunstværkernes brugtil særudstillinger og udlån. Samlingernes æstetiske fremtræden ermeget væsentlig for et kunstmuseum, og det skal her bemærkes, atmuseets ambition endnu ikke er fuldstændig opfyldt med hensyntil ved restaurering at bringe samlingen op på et præsentations-niveau som på de store kunstmuseer internationalt, som museetgerne vil sammenligne sig med.For en del værker på magasin og den del af samlingerne, der fraældre tid er deponeret på de kongelige slotte, er situationen der-imod mindre god, som det er konstateret ved en nylig gennemførtbehovsundersøgelse. Et antal på 235 malerier skønnes at havebehov for snarlig behandling, herunder er over 80 i akut nød.
86
Udredning om bevaring af kulturar ven
Et omfattende indsatsområde er den moderne kunst og nutids-kunsten, hvor sidstnævnte giver helt nye problemer på grund afanvendelsen af utraditionelle materialer og medier. Mange af denye værker er ressourcekrævende med hensyn til hyppig vedligehol-delse, og visse er af en så flygtig karakter, at de næppe vil kunnebevares på længere sigt i fysisk tilstand. De må derfor dokumen-teres, inden de evt. udskilles fra samlingen.I skulptursamlingen har der ikke i længere tid fundet nogen syste-matisk vedligeholdelse sted. I 2002 er der med ekstern bistandpåbegyndt en tilstandsundersøgelse af i første række et antal på om-kring 100 af de danske skulpturer. Den har godtgjort, at selvomsituationen på ingen måde er truende, har der vist sig et behov foren rensning og restaurering af 60-70 pct. af de undersøgte værker.Dette er generelt en ukompliceret proces. Et specielt problem er enompatinering af de bronzeskulpturer, som tidligere var udstilletudendørs.Værkerne i Den Kgl. Afstøbningssamling er blevet stabiliseret ogrestaureret ved stor indsats siden samlingens indflytning i Vest-indisk Pakhus. Bevaringstilstanden må derfor som helhed for nær-værende betegnes som forholdsvis god. Imidlertid er gips et skrøbe-ligt materiale, og der vil derfor i fremtiden blive behov for nogenvedligeholdelse, bl.a. i forbindelse med de småskader, som nemtkan opstå under flytninger og transport.Maleri- og skulptursamlingen:Tabel 4.5Statens Museum for Kunsts samlinger fordelt efter betydning og bevaringsstand(maleri- og skulptursamlingen)Enheder i % af samlingerD.Sværtskadede0,60,90,50,02,0C.Behandlings-krævende0,65,42,00,08,0B.Stabiliserettilstand3,05,11,90,010,0A.Formidlings-egnet tilstand55,818,65,60,080,0I alt
Kategori 1: Eneståendenational betydningKategori 2: Væsentlignational betydningKategori 3: Regional/lokal betydningKategori 4:Mindre betydningI alt
60,030,010,00,0100,0
Kilde: Statens Museum for Kunst
Bevaring af den fysiske kulturar v
87
Kunst på papirDet langt største bevaringsproblem udgøres af samlingerne i Kob-berstiksamlingen på omkring 300.000 blade. En konserveringsind-sats på dette område kom først i gang for 27 år siden, og den harsiden ikke været tilstrækkelig til blot at følge med samlingensvækst. Der er et meget stort behov for konservering, men specielten præventiv satsning i form af montering af værkerne på syrefritmateriale i passepartouter og derefter opbevaring i syrefri kasser.For nærværende bliver konserveringsarbejdet af kapacitetsmæssigeårsager næsten totalt styret af værkernes brug til aktuelle forsk-nings- og udstillingsprojekter. En opretning af bevaringsforholdenefor kunsten på papir vil være meget ressourcekrævende og må der-for løses efter en langsigtet plan på 10–30 år med speciel vægt påden præventive bevaringsindsats. For kunstværkerne på papirgælder det ligesom for malerierne, at nutidskunstnernes grænse-overskridende udtryksmåder materielt set giver nye problemer medhensyn til bevaring og opbevaring.Kunstværkerne på papir er for så vidt angår tegnekunsten unikke.Blad for blad kræver individuel behandling, hvorved der udelukkesanvendelse af standardiserede konserveringsmetoder som f.eks.masseafsyring.Kunst på papir:Tabel 4.6.Statens Museum for Kunsts samlinger fordelt efter betydning og bevaringEnheder i % af samlingerD.Sværtskadede0,21,53,90,15,7C.Behandlings-krævende8,814,726,90,951,3B.Stabiliserettilstand5,08,111,80,024,9A.Formidlings-egnet tilstand6,05,76,40,018,1I alt
Kategori 1: Eneståendenational betydningKategori 2:Væsentlignational betydningKategori 3: Regional/lokal betydningKategori 4:Mindre betydningI alt
20,030,049,01,0100,0
Kilde: Statens Museum for Kunst
88
Udredning om bevaring af kulturar ven
Statens Museum for Kunst har en forpligtelse til at anlægge og op-retholde repræsentative samlinger inden for dendanske billedkunst– maleri, skulptur og grafik. Hvad angår museets samlinger fra deældre perioder – fra det 17. århundrede til midten af det 20. år-hundrede – kan de i høj grad betragtes som udbyggede. De besid-der en betydelig grad af repræsentativitet, og muligheden såvel sombehovet for tilvækst må betragtes som lille. Tilvæksten til samlingenaf dansk billedkunst finder derfor fortrinsvis sted inden for andenhalvdel af det 20. århundrede samt samtidskunsten. Dermed liggertilvækstpotentialet for Statens Museum for Kunst inden for densamme periode af billedkunsten som for de øvrige danske kunst-museer, jf. nedenfor.For museets behov og mulighed for at erhverveudenlandsk billed-kunsttegner sig det samme mønster. Den ældste kerne i museetssamlinger af udenlandsk kunst stammer fra Kunstkammeret. Mulig-hederne for at udbygge denne del af samlingen er ikke store. Pågrund af genstandenes sjældenhed og deraf følgende kostbarhedkan der ikke forventes nogen større tilvækst inden for de ældsteperioder af udenlandsk billedkunst. Det samme gælder for så vidtangår relevante udenlandske værker helt op til slutningen af det20. århundrede. De manglende økonomiske muligheder for aterhverve værker til udbygning af samlingerne af udenlandsk kunstlægger en betydelig dæmper på tilvæksten.Spørgsmålet om kassation af værker i samlingerne har i tidligere tidværet et tabu, også set i relation til museumslovgivningen. Imidler-tid bør problemet tages op til nærmere overvejelse, da det af hensyntil de stadigt voksende krav til konservering, magasinplads og sam-lingsadministration vil være hensigtsmæssigt at kunne foretage ennedklassificering, evt. kassation, af værker i meget dårlig bevarings-tilstand eller af ringe kunsthistorisk værdi. I de ældre samlingerdrejer sagen sig ved et forsigtigt skøn om et antal på under 100malerier på magasin. For nutidskunstens vedkommende vil der imange tilfælde ikke kunne blive tale om, at et værk kan bevares“for evigheden”. Der kunne derimod blive tale om en løbendeudskillelsesproces, hvis forudsætninger dog nødvendigvis må fast-lægges nærmere.
3.2 Tilvækst tilsamlingerne ogkassation
Bevaring af den fysiske kulturar v
89
3.3 Bevaring3.3.1 Magasiner
Magasinkapacitet 2003Statens Museum for Kunst råder over fire forskellige magasin-områder og står for den direkte drift af tre af disse:• Magasinerne i bygningen i Sølvgade: i alt 2.280 m2• Magasinområde i Hillerød: 600 m2• Vestindisk Pakhus (udstilling/magasin): 4.500 m2.Magasinerne i bygningen i Sølvgade er fuldt klimastabiliserede,tyverisikrede og generelt velindrettede med ophængningsrammer ogreoler til malerier, og skuffedarier og reoler til opbevaringskasser tilkunst på papir. Magasinet i Hillerød er uopvarmet og uden klima-stabilisering, men tyverisikret. Det anvendes derfor kun til magasi-nering af værker af uorganiske materialer, dvs. næsten udelukkendeskulpturer. Vestindisk Pakhus er ikke klimastabilt, men tyverisikret.En oversigt over magasinsituationen på Statens Museum for Kunster givet i tabellerne 4.7 og 4.8 nedenfor.
Tabel 4.7Statens Museum for Kunsts magasinkapacitetAntal 1.000 m2A.BoksB.Klima-stabiliseretC.Ikke-klima-stabiliseret –egnet til magasinering5,1D.Ikke-klima-stabiliseret –uegnet til magasinering0,2I alt
Eksisterendemagasiner
2,3
7,6
Kilde: Statens Museum for KunstTabel 4.8Statens Museum for Kunsts museumsudbygningsbehov til 2018Antal 1.000 m2A.BoksB.Klima-stabiliseret2,3C.Ikke-klimastabiliseret –egnet til magasinering4,3I alt
Eksisterende,anvendelige magasinerYderligere behov for magasiner, heraf:Udækket aktuelt behovTilvækst 2003-2018*Udbygningsbehovtil og med 2018
6,6
1,01,5
1,01,5
0,0
2,5
2,5
Kilde: Statens Museum for Kunst*Årlig tilvækst 100 m290Udredning om bevaring af kulturar ven
Eksisterende og fremtidigt magasinbehovUmiddelbart har museet et behov for ca. 1.000 m2klimastabiliseretmagasin med henblik på at kunne rydde sine eksterne magasiner.Herudover har museet på grund af samlingernes tilvækst et årligtbehov for klimastabiliseret magasin på omkring 100 m2.Frem til og med 2018 har museet således et behov for 2.500 m2klimastabiliseret magasin.Det bemærkes, at de seneste års erhvervelser af nutidskunst på Sta-tens Museum for Kunst har kuldkastet alle prognoser med hensyntil kapaciteten. Problemet består ikke kun i erhvervelsernes antal,men i høj grad i deres store fysiske formater, som er typiske forkunsten i vor tid. Værkernes omfang skal derfor ikke kun regnes ikvadratmeter, men mere og mere i kubikmeter. Museets internemagasiner til malerier og skulpturer er derfor fyldt op, og der vil iførste omgang blive arbejdet på at finde nye løsninger på magasine-ring i bygningen i Sølvgade. Imidlertid må der sideløbende arbejdespå problemets løsning på langt sigt, og Statens Museum for Kunstvil derfor være meget interesseret i at indgå i et samarbejde medandre museer i hovedstadsområdet om etablering af et fuldt klima-stabiliseret, fælles magasin. Ud over løsningen af de pladsmæssigeproblemer og mulige besparelser med hensyn til driften af et stortfællesmagasin, ville der her på tværs af institutionerne kunne skabestekniske muligheder for optimal opbevaring af særligt følsommegenstande.På Statens Museum for Kunst er selve formålet med bevaring atbibeholde det originale kunstværk i sin originale form. Derfor erder indtil nu ikke blevet opereret med begrebet substitution af sam-lingerne, og mikrofilmning har alene omfattet arkivalier og lig-nende. Alle kunstværker fotograferes på traditionel vis, og denneproces kan siges at indbefatte et element af bevaring for eksempel iet tilfælde, hvor et værk måtte blive beskadiget eller gå tabt. Defotografiske optagelser vil for fremtiden blive digitaliseret.Man må regne med, at der i fremtiden fra tid til anden vil blivebehov for at substituere de dele af nutidskunsten, der på grund afderes materielle sammensætning ikke kan konserveres eller bevares.Dette vil formentlig ikke kun finde sted ad digital vej, men ogsåved fremstilling af kopier. I visse tilfælde vil disse værker formentligBevaring af den fysiske kulturar v
3.3.2 Substitution
91
ikke komme til at eksistere permanent i fysisk form, men skullegenskabes på grundlag af beskrivelser, der typisk vil blive lagret viaet elektronisk medium; for nogle værkers vedkommende er elektro-nikken oven i købet selve mediet. Statens Museum for Kunst ejerendnu ikke ret mange elektroniske værker, men når denne situationopstår, vil der skulle tages stilling til, hvorledes disse værker/infor-mationer vil kunne bevares for eftertiden, typisk ved hjælp afdigitalisering.Arkivalier vil i fremtiden blive substitueret ved kopiering i etelektronisk medie.3.3.3 Konservering
Der eksisterer ikke generelle registranter over samlingernes tilstand,hverken for maleri, skulptur eller kunst på papir, men der optagesnotater ved det løbende tilsyn af samlingerne, udfærdiges tilstands-rapporter ved udlån og forfattes rapporter over alle konserverendebehandlinger. Især i forbindelse med konservering af hovedværker imalerisamlingen kan dokumentationsmaterialet være omfattende,indbefatte forskning i materialer og “teknisk kunsthistorie”, og deter altid bilagt fotografisk dokumentation.Der arbejdes med planer om at indarbejde registreringen af beva-ringstilstand i den generelle elektroniske registrering af samlingerne,selvom dette vil udgøre et meget langsigtet mål, især for Kobber-stiksamlingens vedkommende.Ifølge museets resultatkontrakt skulle der udarbejdes en konserve-ringsplan for malerierne i 2002. Ligeledes i 2002 skulle der udar-bejdes en plan for bevaringen af museets malerirammer, som ifølgekontrakten skulle gøres til genstand for øget opmærksomhed medhensyn til bevaring.Endvidere skal der i løbet af 2003 udarbejdes en konserveringsplanfor skulpturerne, hvilket forventes til dels at kunne finde sted iforbindelse med en planlagt nyopstilling af nogle af værkerne.Det er vigtigt, at der skaffes et overblik over bevaringstilstanden iKobberstikssamlingen, således at der kan opstilles en prioriteretplan for konserveringsindsatsen.
92
Udredning om bevaring af kulturar ven
Zoologisk Museum, Geologisk Museum og Botanisk Museum un-der Københavns Universitet udgør sammen med Botanisk HaveStatens Naturhistoriske Museum. Museet er hovedmuseum for detnaturhistoriske område. Statens Naturhistoriske Museum har tilopgave at belyse naturen fra dens oprindelse til vor tid og skal forden danske naturs vedkommende anlægge og opretholde repræsen-tative samlinger. Samlingerne i Statens Naturhistoriske Museumudgøres af ca. 12 millioner genstande eller naturligt sammen-hørende grupper af genstande. Dette tal dækker over en stor mang-foldighed af naturhistoriske objekter, for eksempel levende planter,fra træer til etårige planter, tørrede herbarieplanter, der er opklæbetpå papirark eller lagt i papirkapsler, væskekonserverede planter,skindlagte eller monterede hvirveldyr og dyreskeletter af megetvarierende størrelse, æg, insekter og andre leddyr, der er tørrede ogopbevarede i glas eller på insektnåle, væskekonserverede dyr, fossiledyr og planter, bjergarter, mineraler og meteoritter.Desuden dækker det samlede tal over ca. 113.500 til dels elektro-nisk registrerede genstande, der er af enestående national betyd-ning, hovedsageligt det såkaldte typemateriale, der i internationalsammenhæng er udpeget til at definere navne på arter eller navnepå systematiske kategorier under artsniveau. De resterende gen-stande er kun delvis registrerede og repræsenterer materiale, derbenyttes i dokumentations- eller forskningssammenhæng, eller somkan benyttes som udstillingsmateriale. Generelt er dog kun enmindre del af samlingerne egnet til at kunne benyttes i udstillingereller på anden måde i forbindelse med formidling.De konserverede planter og svampe i magasiner opbevares i Bota-nisk Museum og Centralbibliotek. De opbevares i hovedsagen i totyper af magasiner, dels herbariemagasiner, hvor planter opklæbeteller monteret på herbarieark eller i papirkapsler ligger ordnet efterart i skabe, der så vidt muligt kan beskytte samlingerne mod angrebaf skadedyr, dels magasiner til opbevaring af væskekonserveretmateriale i skabe eller reoler. Herbariematerialet udgør den over-vejende del af samlingerne på i alt ca. 2.600.000 genstande, derrepræsenterer ca. 150.000 arter. Ca. 30.000 genstande er typemate-riale, der er særskilt registreret i en elektronisk database. En digi-talisering af billeder af disse genstande er iværksat i efteråret 2002,men må forventes at tage adskillige år.
4. Statens Natur-historiske Museum4.1 Samlingernesomfang, registreringog bevaringstilstand
Bevaring af den fysiske kulturar v
93
De konserverede dyr opbevares i Zoologisk Museum i magasiner,hvor genstandene er af overordentligt varierende størrelse, fra ske-letter af verdens største dyr, blåhvalen, til meget små dyr, der ervæskekonserverede eller tørrede. Zoologisk Museum er internatio-nalt kendt bl.a. for sin omfattende samling af store hvalskeletter,der nu opbevares i en 520 m2stor kælder under museet. Det skaltilføjes, at Zoologisk Museum rummer store samlinger af jord-fundne rester af dyr fra Kvartærtiden (de ældre geologiske periodersfossiler deponeres på Geologisk Museum). I alt rummer samlin-gerne i Zoologisk Museum knapt 10.000.000 genstande, derrepræsenterer ca. 155.000 arter. Ca. 17.000 genstande i ZoologiskMuseum er typemateriale, der er i færd med at blive særskiltregistreret i en elektronisk database.Samlinger af fossile dyr og planter (som nævnt bortset fra rester afdyr fra Kvartærtiden), samt samlingerne af mineraler og bjergarteropbevares i Geologisk Museum. Bjergarter og mineraler opbevaressom prøver i skabe med skuffer; fossilerne opbevares enten som ud-præparerede fossiler eller som prøver, hvori det fossile materiale erindlejret9. Sjældne danske forsteninger modtages til opbevaring påGeologisk Museum efter danekræbestemmelsen i museumsloven.Samlingerne af bjergarter og mineraler udgør hver ca. 100.000 gen-stande, og samlingerne af fossiler udgør ca. 1.000.000 genstande;antallet af repræsenterede arter er ikke opgjort. Ca. 25.000 gen-stande i Geologisk Museum er typemateriale for henholdsvis fos-siler og mineraler, der er i færd med at blive særskilt registreret i enelektronisk database.Ca. 80 pct. af samlingerne er i stabiliseret tilstand, mens de reste-rende 20 pct. er i behandlingskrævende stand.Samlingerne er registreret i kataloger, men mindre end 10 pct. afStatens Naturhistoriske Museums samlinger er elektronisk registre-rede. Registrering er påbegyndt i 1990. Billeder af de registreredegenstande foreligger indtil videre kun i yderst begrænset omfang.Der er et generelt behov for registrering af yderligere udvalgte grup-per af genstande i Statens Naturhistoriske Museum, men med denuværende ressourcer vil elektronisk registrering med billeder kunkunne gennemføres i meget begrænset omfang.Udpræparerede fossiler er fossiler, der er taget ud af den sten, i hvilken de er fundet.Indlejrede fossiler er sten, som indeholder et eller flere fossiler.9
94
Udredning om bevaring af kulturar ven
Tabel 4.9.Statens Naturhistoriske Museums samlinger fordelt efter betydning og bevaringEnheder i % af samlingerD.Sværtskadede0,00,04,50,55,0C.Behandlings-krævende0,00,08,94,213,1B.Stabiliserettilstand0,04,075,60,379,9A.Formidlings-egnet tilstand1,01,00,00,02,0I alt
Kategori 1: Eneståendenational betydningKategori 2: Væsentlignational betydningKategori 3: Regional/lokal betydningKategori 4:Mindre betydningI alt
1,05,089,05,0100,0
Kilde: Statens Naturhistoriske MuseumVæksten i Statens Naturhistoriske Museums samlinger sker påmange måder. Tidligere blev store samlinger modtaget ved arv ellergave fra private forskere, der ophørte med deres indsamlingsaktivi-teter. Næsten alle typer af samlinger, særlig private insektsamlinger,modtages stadig på denne måde.En anden væsentlig tilgang skyldes forskningsprojekter, hvori ind-samling af dokumentationsmateriale er et væsentligt element.Sådanne projekter kan gennemføres af det til samlingerne knyttedevidenskabelige personale eller af andre danske forskere. Forsknings-projekter, der genererer nyindsamling af materiale, kan for eksem-pel være analyse, registrering eller monitering af biodiversitet ellerøkologiske undersøgelser, hvor arter skal bestemmes på basis af ind-samlet materiale. Geologiske samlinger modtages ofte fra geologiskeundersøgelser, hvor materiale er blevet hjembragt til nærmere ana-lyse. Alle museerne under Statens Naturhistoriske Museum læggerendvidere vægt på, at de videnskabelige medarbejdere har mulighedfor selv at medvirke aktivt ved samlingernes udbygning.Tidligere nævnt er allerede aflevering af fossiler eller mineraler ogbjergarter, der er danekræ, til Geologisk Museum. Desuden modta-ger flere museer under Statens Naturhistoriske Museum genstande,der er konfiskeret ved grænsen i forbindelse med håndhævelse afCITES-konventionen om begrænsning af handel med truede dyrog planter.Det gælder for naturhistoriske museumssamlinger, som for arkiverog biblioteker, at samlingerne vokser. Accessionen til samlingerne erikke ukritisk, idet kun samlinger, der er værdifulde som dokumen-Bevaring af den fysiske kulturar v
4.2 Tilvækst tilsamlingerne ogkassation
95
tations- eller forskningsmateriale, indgår i samlingerne. Det indgårimidlertid for Botanisk Museums og Zoologisk Museums vedkom-mende i overvejelserne, at der siden 1980’erne har været stigendebehov for, at verdens biologiske mangfoldighed er veldokumen-teret, en opgave, der i væsentlig grand hviler på de naturhistoriskemuseer.Der er ingen konkrete ønsker om at søge kassationstilladelser fraStatens Naturhistoriske Museum.4.3 Bevaring4.3.1 Magasiner
Magasinkapacitet 2003Statens Naturhistoriske Museums magasinkapacitet udgør ca.12.000 m2og er af vidt forskellig karakter og omfang, afhængigt afsamlingernes natur og bygningernes alder. En oversigt over karak-teren af museets magasinkapacitet og behov er givet i tabellerne4.10 og 4.11 nedenfor.
Tabel 4.10Statens Naturhistoriske Museums magasinkapacitetAntal 1.000 m2A.BoksB.Klima-stabiliseretC.Ikke-klima-stabiliseret –egnet til magasinering10,9D.Ikke-klima-stabiliseret –uegnet til magasinering1,3I alt
Eksisterendemagasiner
12,2
Kilde: Statens Naturhistoriske MuseumTabel 4.11Statens Naturhistoriske Museums magasinudbygningsbehov til 2018Antal 1.000 m2A.BoksB.Klima-stabiliseretC.Ikke-klimastabiliseret –egnet til magasinering10,91,30,92,20,0I alt
Eksisterende,anvendelige magasinerYderligere behov for magasiner, heraf:Udækket aktuelt behovTilvækst 2003-2018*Udbygningsbehovtil og med 20180,0
10,91,30,92,2
Kilde: Statens Naturhistoriske Museum*Årlig tilvækst 60 m296Udredning om bevaring af kulturar ven
Botanisk Have opbevarer en væsentlig del af sine levende samlingerpå friland på Nørrevold og i Tåstrup. Havens væksthuse er gen-nemgående i acceptabel stand og forventes ikke væsentligt udbyg-get, selv om en del vedligeholdelses- og moderniseringsarbejde måpåregnes.Botanisk Museum og Centralbibliotek har ca. 4.000 m2magasin ibygninger, der er opført mellem 1860 og 1900. Godt 1.000 m2heraf ligger i Gothersgade 130, Kbh. K. Magasinet benyttes ude-lukkende til opbevaring af tørrede planter, men har gentagne gangeværet ramt af insektangreb, idet bygningen ikke er insekttæt. End-videre er samlinger i 300 m2magasin placeret Øster Farimagsgade2D, Kbh. K, i forskellig grad udsat for nedbrydningstrusler.Zoologisk Museums magasiner udgør knap 7.000 m2i Universitets-parken 15, Kbh. Ø. Museumsbygningen har vist sig uhensigtsmæs-sig, bl.a. fordi det ikke er muligt at styre klimaet på tilfredsstillendevis, ligesom skadedyrsbekæmpelse er særdeles vanskelig. Endeligthar museet et – ikke optimalt – fjernlager på Jagtvej 155, Kbh. N.,ca. 130 m2.Geologisk Museums magasiner ligger Øster Voldgade 5-7, Kbh. K.og udgør ca. 1.200 m2. Der kan ikke ske kapacitetsudvidelser i deteksisterende bygningskompleks.Eksisterende og fremtidigt magasinbehovUmiddelbart anses det for afgørende for den fremtidige bevaring afsamlingerne, at de 1.300 m2ikke-egnet magasinkapacitet udbyggeseller erstattes med klimastabiliseret kapacitet. Endvidere er derbehov for luft- eller insekttætte foranstaltninger i de fleste dele afStatens Naturhistoriske Museum.Den årlige tilvækst til samlingerne udgør alene i størrelsesorden 60m2. Magasinbehovet frem til 2018 udgør således 2.200 m2, men derkan ske en bedre udnyttelse ved at ændre magasinanvendelsen.Generelt gælder det for alle institutionerne under Statens Naturhi-storiske Museum, at substitution i noget omfang finder sted i formaf fotografisk/digital registrering af genstande eller ved afstøbning igips eller kunststof. Dette har til hensigt at beskytte den oprinde-lige genstand mod beskadigelse eller henfald i forbindelse med ud-4.3.2 Substitution
Bevaring af den fysiske kulturar v
97
lån eller studier. Der er således snarere tale om en afbildning afgenstande til brug for studier, hvor genstandenes morfologi er detvæsentlige. De egentlige genstande er summen af deres morfologi,kemi, evt. dna, krystalstruktur etc. Egentlig substitution af gen-stande i museernes centrale samlinger har ikke fundet sted og vilsandsynligvis ikke være relevant.Botanisk Museum har i mange år stillet visse samlinger til rådighedfor det internationale dokumentationsfirma IDC, der har publice-ret en række af Botanisk Museums historiske herbarier på såkaldtemicrofiches; det drejer sig om stykker af planfilm med et antalbilleder på hver planfilm.Herudover sker en løbende digital affotografering af herbarieark.Disse lagres på cd-rom. Til dato er 4000 indsamlinger registreret.Geologisk Museum benytter afstøbning af fossiler til udlån ellerstudiebrug, men kun i meget begrænset omfang, da dette er enyderst arbejdskrævende metode.Botanisk Have har digitalisere sin registrant over havens genbank afplanter dyrket under glas for at gøre denne tilgængelig via havenshjemmeside.4.3.3 Konservering
En tilstandsundersøgelse på Statens Naturhistoriske Museum kanvære med til at afdække det egentlige bevaringsbehov, samt dannebasis for en handlingsplan med fremtidige prioriteringer og stra-tegier for personaleressourcer, bevaringsindsats samt magasin- ogopbevaringsforhold.Den Hirschsprungske SamlingMalerierne og skulpturerne er generelt i en god bevaringstilstand.De fleste tegninger er i god stand, men studiesamlingerne og brev-samlingerne trænger til montering og konservering. Samlingen afpasteller på papir udgør en stor udfordring med hensyn til denfremtidige bevaring.Museet råder ikke over en kunstregistreringsbase.Museet mangler magasinkapacitet.
5. Øvrigestatslige museer
98
Udredning om bevaring af kulturar ven
OrdrupgaardsamlingenGrupper af malerier trænger til forskellige former for konservering.For så vidt angår kunst på papir er konserveringsbehovet omfat-tende.Kunstsamlingen er registreret i et it-baseret inventarregister.De aktuelle magasinforhold er utidssvarende, men dette problemforventes afhjulpet med den planlagte opførelse af en tilbygning tilmuseet.TøjhusmuseetI forbindelse med en tilstandsrapport i 1998 er der blevet udformetet skøn over Tøjhusmuseets samlede behov for konserveringsfagligbistand i forbindelse med klargøring af museets genstande tilmagasinering. Der er ikke foretaget et skøn baseret på en nærmerekategorisering af genstandenes kulturhistoriske værdi.Museet er i gang med at digitalisere museets registratur.Museet arbejder for tiden på at etablere et nyt hovedmagasin.Dansk LandbrugsmuseumDet vurderes, at museets samlinger generelt er i en god bevarings-tilstand. En mindre del af samlingerne, 5-10 pct., har akut behovfor konservering.Alle museumsgenstande er registreret elektronisk. Billedsamlingønskes digitaliseret.Generelt opbevares museets samlinger under hensigtsmæssigemagasinforhold. En mindre del (ca. 5 pct.) huses under stærkt util-fredsstillende forhold, ligesom museet på grund af pladsmangel harsvært ved at indsamle nye genstande. Der er således behov foryderligere magasinkapacitet.Dansk Jagt- og SkovbrugsmuseumSamlingernes bevaringstilstand må generelt beskrives som god ogstabiliseret.En retrospektiv edb-registrering af genstandssamlingerne forventesgennemført inden udgang af 2003.Museet råder over nærmagasin med gode opbevaringsforhold.
Bevaring af den fysiske kulturar v
99
6. Statsanerkendtemuseer6.1 Samlingernesomfang, registreringog bevaringstilstand
I takt med udbygningen og professionaliseringen af netværket afstatsanerkendte museer har de to hovedmuseer Nationalmuseet ogStatens Museum for Kunst siden 1980’erne tilkendegivet, at deikke alene kunne opretholde repræsentative samlinger for de sidstehundrede års kunst og kulturhistorie, og at repræsentativiteten ivaretagelsen af den nationale kulturarv opnåedes gennem summenaf de statslige og statsanerkendte museers samlinger. Opfattelsen ersåledes i dag, atden nationale samlingfor de seneste århundrederfor henholdsvis kultur- og kunsthistoriens vedkommende ikkebefinder sig på disse to hovedmuseer, men holdes og udbygges afdet samlede museumsnetværk.For at kunne opgøre, hvilke dele af museernes samlinger der kunnefalde ind under kategorierne enestående national betydning ellervæsentlig national betydning, vil det være nødvendigt at have etoverblik over museernes samlingsbestand, og et sådant findes kun imeget begrænset omfang, nemlig for kunstmuseernes vedkom-mende, og her kun for så vidt angår malerierne, men ikke for kunstpå papir.Da der således ikke foreligger en central eller samlet oversigt overmuseernes samlinger, har Kulturministeriet som led i denne udred-ning anmodet amtsmuseumsrådene og museumsrådet for Køben-havns og Frederiksberg Kommuner om at bidrage med deres vurde-ring af indholdet og betydningen af de samlinger, som indehaves afmuseerne i deres respektive områder.På baggrund af museumsrådenes indberetninger, og på baggrund afKulturarvsstyrelsens generelle kendskab til museerne, kan det an-slås, at 5 pct. af den samlede samlingsbestand, som skønnes at om-fatte omkring 5 mio. genstande, vil være af enestående national be-tydning, og at 20 pct. vil være af væsentlig national betydning. Detskal bemærkes, at kunstmuseernes relative andel vil være væsentligthøjere end de kulturhistoriske museers. Ligeledes vil en del af demuseer, der er omfattet af museumslovens supplerende tilskudsbe-stemmelse (§ 16, stk.1), have et markant højere gennemsnit af gen-stande inden for disse to kategorier, f.eks. De Danske KongersKronologiske Samling, Ny Carlsberg Glyptotek, Kunstindustri-museet, Den Gamle By og Moesgård Museum.Museernes samlinger er generelt registrerede; enkelte steder er der
100
Udredning om bevaring af kulturar ven
dog et efterslæb. Indholdet af registreringerne er imidlertid ikkestandardiseret, og kun en begrænset del af samlingerne er registreretelektronisk. Dette gælder primært det kulturhistoriske materiale.Kunstmuseernes samlinger er, for så vidt angår malerier, stort setelektronisk registrerede og tilgængelige i den centrale databaseKunst Indeks Danmark, der nu drives af Kulturarvsstyrelsen. Deter forventningen, at alle museerne i de kommende år skal følge denfælles Dansk Museums Dokumentations Standard. Kulturarvs-styrelsen er i færd med at udvikle den nødvendige database. Dettearbejde forventes afsluttet, således at programmet, der skalmuliggøre indtastning over nettet, vil kunne tages i brug i 2004.Overblik over samlingerne, såvel på den enkelte institution som pålandsplan, er i sagens natur en forudsætning for at kunne foretageen kvalificeret væsentlighedsvurdering af samlingernes indhold. Deter derfor af stor betydning, at indsatsen for at få gennemført endigitaliseret registrering af museernes samlinger i en fælles doku-mentationsstandard fremmes. Som nævnt skønnes samlingerne atomfatte omkring 5 mio. genstande, hvortil kommer 11/2 mio.enheder i museernes forsknings- og dokumentationsarkiver. Hoved-parten af dette materiale er ikke elektronisk registreret. Det bør veden opprioritering af dette arbejde tilstræbes at gennemføre dendigitale registrering af samtlige museers samlinger over en periodeaf 10 år. Det skal i den forbindelse bemærkes, at dette ikke inde-bærer, at alle enkeltgenstande skal registreres digitalt. Dele afsamlinger og fund, ikke mindst arkæologiske, registreres alene somsådanne.Tilvæksten til museernes samlinger er betinget af museets art;kunstmuseernes tilvækst er således generelt væsentligt mindre endtilvæksten på de kulturhistoriske og naturhistoriske museer.Bortset fra danefæ- og danekræbestemmelserne findes der påmuseumsområdet ingen pligtaflevering af genstande, således somdet er tilfældet på biblioteksområdet og arkivområdet. Genstande,der er omfattet af danefæ- og danekræbestemmelserne, tilgår hen-holdsvis Nationalmuseet og Statens Naturhistoriske Museum.Tilvæksten til museernes samlinger sker således i alt væsentligtgennem arkæologiske udgravninger, forskning samt målrettet ind-samling og gaver fra private.6.2 Tilvækst tilsamlingerne ogkassation
Bevaring af den fysiske kulturar v
101
6.2.1 Kunstmuseer
Statens Museumsnævn udarbejdede i 1999 en redegørelse overkunstmuseernes indkøb i tiårsperioden 1989-98. Redegørelsenviste, at der på de statsanerkendte kunstmuseer i den nævnte peri-ode blev erhvervet i alt ca. 1.700 malerier, samt et ikke opgjortantal skulpturer, tegninger, grafik og fotos. For maleriernes ved-kommende var tilvæksten fordelt på i alt 33 kunstmuseer, dvs. entilvækst på i gennemsnit 5 malerier om året pr. museum. For skulp-turer/installationers vedkommende blev antallet af erhvervelserskønnet til at være af samme omfang.Indsamlingen vil være præget af meget få anskaffelser inden forældre perioders billedkunst, idet kunstmuseernes samlinger setunder ét allerede er repræsentative for disse perioder.I kraft af deres samlingers unikke karakter har kunstmuseerne ikkeet stort behov for at foretage kassationer. Den årlige tilvækst tilsamlingerne er generelt lille, hvortil kommer, at den eksisterendearbejdsdeling museerne imellem virker som en præventiv kassa-tionsstrategi. Ved at foretage så velovervejede erhvervelser sommuligt er der taget skridt til at undgå, at overflødige genstande ind-går i samlingerne.Den landsdækkende koordinering af de statsanerkendte kunst-museers godkendte ansvarsområder, der finder sted med udgangs-punkt i museumsloven, er et vigtigt redskab til at tilvejebringe detfornødne grundlag for en kvalificeret udbygning af samlingerne.
6.2.2 Kulturhistoriskemuseer
Der foreligger ikke, som for kunstmuseerne, opgørelser over dekulturhistoriske museers tilvækst. Der kan derfor kun foretages etskøn. I gennemsnit kan tilvæksten anslås til 300-500 genstandepr. år for hvert af de museer. Dvs. en samlet tilvækst på mellem30.000 og 50.000 genstande årligt.Der er, ud over rent geografisk, ikke gennemført en nøjere arbejds-deling vedrørende de kulturhistoriske museers indsamling, idet detdog kan bemærkes, at der findes en generel tendens til specialise-ring, herunder på regionalt plan, samt en række specialmuseer ogbranchemuseer, der fokuserer på særlige temaer og genstandsgrup-per. Der er i særlig grad behov for en udbygget arbejdsdeling for såvidt angår indsamling og dokumentation af det sidste hundredeårs kulturhistorie. Denne arbejdsdeling og koordinering må bl.a.
102
Udredning om bevaring af kulturar ven
baseres på en viden om museernes faktiske samlingsbestand, dvs. endigitaliseret registrering af museernes samlinger.Der er utvivlsomt behov for at foretage revisioner af og kassationeri de kulturhistoriske museers samlinger, især fra de seneste århund-reder. Indsamlingen har i et vist omfang været for tilfældig. Sam-tidig med at der er behov for en styrket og koordineret forsknings-baseret indsamling for perioden, er der således også behov for atrevidere det allerede indsamlede. For megen indsamling er sketpassivt, dvs. ved gaver man har haft svært ved at afslå, hvorved deter blevet giverne og ikke museet, der har styret indsamlingspolitik-ken. For mange genstande er indgået uden tilstrækkelig dokumen-tation om oprindelse og brug, og ikke som led i en målrettet,forskningsbaseret indsamling. Endelig findes der uvægerligt mangedubletter af industrielt fremstillede genstande.En kassation forudsætter godkendelse fra Kulturarvsstyrelsen. Detvil imidlertid være risikabelt at skride til større kassationer, før derer tilvejebragt et samlet overblik over museernes genstandsbestand,og museerne har af samme grund afholdt sig fra at ansøge om til-ladelse til større kassationer.En del samlinger rundt om i landet er ikke registreret på genstands-niveau, men alene som hele samlinger. Der forestår dermed et stortarbejde, før der kan skabes et samlet overblik over, hvad det danskemuseumsnetværk rent faktisk rummer, således at den fortsattetilvækst kan ske under nøje hensyn til, hvad der allerede er indgået,og der kan skabes et grundlag for kvalificeret, koordineret kassa-tion.Dette samlede overblik over museernes samlinger kan kun opnåsgennem elektronisk registrering af museernes genstande og doku-mentation i en central database. En sådan database, som er underudvikling i Kulturarvsstyrelsen, vil samtidig give offentlighedenadgang til den betydelige kulturarv, som ligger gemt i museernessamlinger.Ud over de samlinger, som hører under Statens NaturhistoriskeMuseum, findes der 6 naturhistoriske museer, hvis samlinger kandeles i 2 hovedgrupper. Der er de mere traditionelle naturhistoriskesamlinger og de ret omfattende økologiske samlinger. Tilvæksten isamlingerne er på mellem 3000 og 6000 genstande pr. år.6.2.3 Naturhistoriskemuseer
Bevaring af den fysiske kulturar v
103
6.3.3 Bevaring
MagasinerKunstmuseernes magasinforhold er generelt gode. Flertallet afkunstmuseerne er lokaliseret i nybygninger, ved hvis planlægningder også er taget højde for magasinbehovet, i det mindste på ny-bygningstidspunktet. Enkelte kunstmuseer har dog utilstrækkeligmagasinplads, og enkelte har magasiner af utilfredsstillende kvalitet.For de 6 naturhistoriske museers vedkommende er magasinfor-holdene af vekslende karakter. De fleste er gode, enkelte langt fraoptimale.De kulturhistoriske museers magasiner er af svingende kvalitet,men gennemsnitligt er standarden også for de kulturhistoriskemuseer god. Hvor forholdene er utilfredsstillende, indgår det i depågældende museers planlægning at tilvejebringe magasiner, derbeskytter samlingerne mod yderligere nedbrydning.De senere års nye viden på området har medført, at man fleresteder har opført helt nye magasiner som højisolerede industribyg-ninger, hvis klima det er forholdsvis billigt at styre, og hvor gen-standene kan magasineres rationelt, så pladsen udnyttes optimalt oghåndteringsskader minimeres. En meget konstruktiv udvikling er igang i retning af bygning af fællesmagasiner, således at de basaledriftsudgifter yderligere kan nedbringes. Kombineres et sådantfællesmagasin med et konserveringsværksted, som der er planer omi Vejle Amt, kan man opnå en helt optimal situation, hvor kvalifi-ceret personale holder opsyn med genstandenes tilstand og fore-tager indslusningen, således at nytilvæksten er i tilfredsstillendestand, før den indgår i magasinet, og dermed ikke kan inficere medskadedyr eller svampe. Samtidig kan konservering udføres på stedetuden ekstra transport.Det planlagte fællesmagasin i Vejle Amt omfatter museer, såvelkunstmuseer som kulturhistoriske museer, og arkiver i amtet og på-tænkes som nævnt realiseret som et kombineret fællesmagasin ogkonserveringsværksted. Projektet beløber sig til i alt ca. 40 mio. kr.,hvoraf selve magasindelen udgør 15 mio. kr. Det tilsluttede konser-veringsværksted vil stå for driften af magasinet, indslusning ogdesinfektion af tilvæksten og føre opsyn med samlingerne. Udstyr,personalefaciliteter og registreringsrum vil ligeledes være fælles.Hallerne vil kunne sektioneres, således at forskellige materialekrav
104
Udredning om bevaring af kulturar ven
vil kunne imødekommes. Dette gælder også for arkivmateriale. Iomkring 1/3 af de kulturhistoriske lokalmuseer indgår også lokal-historiske arkiver som en del af museets samling, men derudoverhar formentlig alle museer arkivfonde som en del af de samlinger,de har hjemtaget. Kunstneres privatarkiver er ofte tilgået kunst-museerne.SubstitutionDer arbejdes ikke på museumsområdet med substitution i egentligforstand, eftersom man altid vil bevare originalmaterialet, men derfremstilles i begrænset omfang af formidlings- og beskyttelseshen-syn tredimensionelle, fotografiske eller digitaliserede kopier, hvordette kan være en relevant løsning på et udstillings- eller udlåns-problem.KonserveringEfter museumsloven er det enkelte museum ansvarligt for bevaringinden for sit ansvarsområde. Det påhviler således museet at bevaresamlingerne, dvs. såvel konservere dem i fornødent omfang somopbevare dem under forsvarlige vilkår, såvel under udstilling sommagasinering. Statens tilskud gives til museets drift generelt, somen supplering af ikke-statslige tilskud, og ikke til specifikke formål.Det er dermed museets ledelses ansvar at tilrettelægge museets driftinden for det givne budget på en sådan måde, at også bevarings-opgaven varetages.Det er en følge af museumslovens tilskudsordning efter §15, at derinden for et givet tilskudsloft ydes tilskud i forhold til ikke-statsligetilskud, og at niveauet for museets drift og samlede opgaveløsningbestemmes af den almindeligvis lokale tilskudsgiver, dvs. primær-kommunen. Bevaringen, dvs. såvel konservering som magasinering,må derfor, som museets andre opgaver, karakteriseres som en lokalopgave, hvortil der ydes et ikke-øremærket statsligt tilskud.Der er ved revisionen af museumsloven i 2001 fastlagt et minimumfor størrelsen af det ikke-statslige tilskud, som et statsanerkendtmuseum forudsættes at modtage for at kunne drives med tilfreds-stillende kvalitet. Dette tilskudsminimum, som er på 1,2 mio. kr.,vil træde i kraft i 2004 og vil blive fulgt op af en kvalitetsvurderingaf de enkelte museer ved Kulturarvsstyrelsen.
Bevaring af den fysiske kulturar v
105
Med 150 museer under museumsloven er der naturligvis en visspredning, men generelt kan det siges, at bevaringstilstanden formuseernes samlinger efter omkring 25 års indsats inden for konser-vering og magasinforbedring er god. Dele af enkelte museers sam-linger er imidlertid endnu ikke i bevaringsmæssig tilfredsstillendestand.Oprettelsen af Konservatorskolen har medført en professionalise-ring af bevaringsområdet og en helt afgørende forbedring af samlin-gernes bevaringstilstand. Denne nye faglighed, der blev stillet tilrådighed, gav hurtigt anledning til etablering af konserveringsværk-steder for primært kulturhistorisk materiale på enkelte museer, menisær under amtsmuseumsrådene med finansiel bistand fra amterne.Udbygningen kan ikke siges at være afsluttet; den kom hurtigst igang i Vestdanmark, hvor den også er nået længst, mens udviklin-gen har været langsommere i Østdanmark. For kunstområdet erekspertisen samlet i Kunstmuseernes Fælleskonservering med afde-linger i Vestdanmark (Århus) og Østdanmark (Helsingør). Af-gørende for udviklingen har imidlertid ikke kun været, at museernenu fik mulighed for at få deres værker og genstande konserveret;måske endnu større betydning har det haft, at museerne nu også fikadgang til kvalificeret rådgivning med hensyn til, hvordan detskulle undgås, at der overhovedet blev behov for konserverings-mæssige indgreb, dvs. rådgivning om indretning af hensigtsmæssigemagasiner med et klima, som virkede stabiliserende for genstan-denes bevaringstilstand.Der er i afsnit 6.1 om samlingernes omfang redegjort for graden afregistrering af museernes samlinger. Her skal det blot bemærkes, atregistreringerne almindeligvis ikke omfatter genstandenes eller sam-lingernes tilstand. I Dansk Museums Dokumentations Standard,som lægges til grund for den elektroniske registrering i den centraledatabase, der er under udvikling, indgår også oplysninger ombevaringstilstand og foretagne, bevaringsmæssige behandlinger.Bevaringsopgaven er, således som det tidligere er nævnt, det enkeltemuseums ansvar inden for budgettet, og museet må således i al-mindelighed løfte denne opgave selv eller i samarbejde med andremuseer, f.eks. gennem fælles konserveringsværksteder og fællesmagasiner. Der vil dog med mellemrum kunne optræde opgavervedrørende genstande af enestående national betydning, der vil106Udredning om bevaring af kulturar ven
have et omfang, der gør, at det vil være vanskeligt at løse opgavenpå lokalt plan. Udvalget finder, at Kulturarvsstyrelsen bør havemulighed for at yde bistand i sådanne tilfælde.7. Anbefalinger
Udvalget anbefaler,at Kulturarvsstyrelsen opprioriterer en særligindsats for opbygning af kompatible informationer på museums-området, omfattende såvel de statslige som de statsanerkendtemuseer. Indsatsen skal skabe overblik over eksisterende samlingerog er en forudsætning for fremtidig prioritering af såvel indsamlingsom kassation.Udvalget anbefaler,at der inden for det kulturhistoriske museums-område fremover sker en større grad af koordinering og samarbejdepå indsamlingsområdet. Det er vigtigt, at indsamlingsstrategien ifremtiden sikrer en så repræsentativ indsamling som muligt. Ud-valget peger bl.a. på, at indsamling af genstande fra år 1900 ogfrem inden for det kulturhistoriske museumsområde bør fremmes.Udvalget anbefaler,at Kulturarvsstyrelsen inden for det kultur-historiske museumsområde udarbejder retningslinjer for indsamlingog kassation, herunder beskriver metoder til dokumentation somalternativ til bevaring af f.eks. meget omfangsrige genstande fra desidste 100 år.Udvalget anbefalerendvidere, at Kulturarvsstyrelsen tager initiativtil, at arbejdet med at indsamle og kassere genstande koordineresbedre på baggrund af den viden, som allerede eksisterer, og denviden, der udvikles ved forbedret registrering.
Registrering
Tilvækst- ogkassation
MagasinerNationalmuseetUdvalget anbefaler,at der nedsættes en arbejdsgruppe, der under-søger, om en anden anvendelse, evt. frasalg, af dele af National-museets bygningsmasse, som ikke anvendes til museums- og drifts-formål, kan muliggøre en varig løsning af museets magasinerings-behov på 16.000 m2ved opførelse af nye, tidssvarende magasiner.
Bevaring
Bevaring af den fysiske kulturar v
107
Statens Museum for KunstUdvalget vurderer, at Statens Museum for Kunst generelt har til-fredsstillende magasineringsforhold, men at museet har behov foren varig løsning af opbevaring af skulpturer, større installationerm.v. Udvalget støtter museets eget forslag om evt. at løse magasine-ringsproblemet gennem opførelsen af et fællesmagasin for museer iKøbenhavnsområdet, jf. omtale af andre museers magasinbehov.Statens Naturhistoriske MuseumUdvalget anbefaler,at Statens Naturhistoriske Museums nuværendemagasinforhold forbedres, så de skrøbelige samlinger opbevares imagasiner, som sikrer mod insektangreb og større udsving i luftfug-tighed. Behovet frem til 2028 udgør 2.200 m2.Samtidig bør de nuværende opbevaringsforhold i stabelmagasinerforbedres, så samlinger, der opbevares under sådanne forhold, frem-over kan flyttes over i rullemagasiner.KonserveringFor så vidt angår konserveringanbefaler udvalget,at der afsættesmidler til påtrængende konservering af genstande af eneståendenational betydning, samt til løbende konservering til forebyggelseaf yderligere nedbrydning af sådanne genstande.Med hensyn tilde mindre, statslige museer på Kulturministeriets om-rådevil bevaringsspørgsmål blive behandlet i de resultatkontrakter,som ministeriet indgår med de pågældende institutioner.For så vidt angårafsyring af papirhenvises til anbefaling i kapitel 5.Museer uden for det statslige områdeFlere uafhængige undersøgelser (Vejle, København og Århus) harvist, at der kan opnås hensigtsmæssige og omkostningseffektivemagasinløsninger gennem regionale samarbejder fortrinsvis mellemde kulturhistoriske museer. Fællesmagasiner kan således i flere til-fælde være en optimal løsning.Et foreløbigt skøn viser, at etableringen af 10–15 regionale fælles-magasiner vil kunne løse hovedparten af bevaringsproblemerne
108
Udredning om bevaring af kulturar ven
for samlinger af henholdsvis national samt regional eller lokalbetydning.Udvalget har noteret sig, at magasinet for Vejle Amt står foranrealisering, og anbefaler, at erfaringerne fra Vejle hurtigst muligtformidles til landets øvrige regioner.Udvalget anbefaler,at de statsanerkendte museer i fremtiden efterbehov igangsætter et øget samarbejde om bygning af fælles-magasinerUdvalget anbefaler,at der i tilknytning til fællesmagasinerne så vidtmuligt tilknyttes fælles konserveringsenheder, for at sikre den bedstmulige udnyttelse af ressourcerne til konservering.Udvalget anbefaler,at der afsættes en årlig pulje i Kulturarvsstyrel-sens regi, som kan søges af de statsanerkendte museer til løsning afpåtrængende konserveringsopgaver med hensyn til genstande afenestående national betydning.Udvalget anbefaler,at Kulturarvsstyrelsen følger udviklingen påområdet dels som led i sin kvalitetsvurdering af statsanerkendtemuseer, dels ved rådgivning m.v. i konkrete sager.
Bevaring af den fysiske kulturar v
109
110
Udredning om bevaring af kulturar ven
Kapitel 5¶Nye samarbejds- og organisationsformerDer har i de senere år i en række lande været rettet særlig opmærk-somhed mod de resultater f.eks. på bevaringsområdet, som et ud-videt samarbejde mellem arkiver, biblioteker og museer (ABM-området) kunne føre med sig. Et sådant samarbejde kunne bl.a.indebære mere effektiv udnyttelse af de ressourcer, der er til rådig-hed, og en højere kvalitet i ydelserne. Der er i debatten peget påsamarbejdsområder som f.eks. informationsteknologiske indsatser,herunder digitalisering, og konkrete samarbejdsprojekter om f.eks.portaler. Hvad særligt angår bevaringsspørgsmål er materialer sompapir og fotografier fremhævet som naturlige samarbejdsområder.1. Indledning
2. Udenlandskeerfaringer
I Storbritannien ligger biblioteker og museer under Departmentfor Culture, Media and Sport, mens arkivområdet ligger under TheLord Chancellor’s Department.I 2000 oprettede man i Storbritannien en ny institution kaldetResource –hvis formål er at arbejde som strategisk organisation forarkiver, biblioteker og museer og udnytte det potentiale, der måttevære for samarbejde mellem de tre institutionstyper. Den nyeinstitution erstatterMuseums and Galleries CommissionogLibraryand Information Commissionog omfatter nu også arkiverne. Mål-gruppen er først og fremmest de regionale institutioner, men denationale institutioner indgår også i det generelle samarbejde. Derer tale om en såkaldt “Non-Departmental Public Body”.Resource har ikke en forvaltningsmæssig rolle, men skal fungeresom et rådgivende organ for både departementet og ABM-sektoren.Institutionens overordnede mål er at få arkivers, bibliotekers ogmuseers virke til at nå ud til og berøre alle borgere i samfundet. In-stitutionens arbejde er bl.a. baseret på ønsket om at fremme samar-bejde på tværs af sektorerne og med vægt på et brugerperspektiv.Resourceløser sin opgave – at styrke den kulturelle sektor på detstrategiske niveau – både gennem initiativer, der går på tværs af
2.1 Storbritannien(Resource)
Bevaring af den fysiske kulturar v
111
institutionerne, gennem styrkelse og profilering af den enkeltesektor inden for arkiver, biblioteker og museer.Af tværgående initiativer kan nævnes forsøget på at forbedre stan-darder på områder, der er fælles for arkiver, biblioteker og museer.Inden for de enkelte områder er der meget forskellige standarder.Resource har derfor taget initiativ til at hæve og harmonisere stan-darder inden for f.eks. vedligeholdelse og pleje af samlinger gennemen “self-assessment guide” somBenchmarks in Collections Care forMuseums, Archives and Libraries.Det er således formålet med institutionen at give den del af denkulturelle sektor, der omfatter arkiver, biblioteker og museer, enmarkant profil – først og fremmest ved at inspirere og yde støtte tilet kvalitetsløft inden for den enkelte sektor, der kan bringe densamlede sektor op på et fælles højt niveau. Inden for digitaliserings-området arbejdes der på at styrke sektorvise løsninger og løsninger,der kan kommunikere på tværs af sektorerne. Man ønsker at styrkeinstitutionerne gennem samarbejde – og ikke gennem sammenlæg-ninger af institutioner.2.2 Norge
I Norge sorterer AMB-områdets forskellige institutioner underKultur- og kirkedepartementet og Utdannings- og forskningsdepar-tementet.I 1998 iværksatte man i Norge et arbejde, som skulle klarlæggemulighederne for et tættere samarbejde mellem ABM-institutio-nerne, som skulle resultere i en bedre brugerbetjening.Som fælles træk ved disse institutioner blev bl.a. fremhævet, at allearbejder systematisk med dokumentation og derfor må have enbevidst og formuleret politik med hensyn til, hvad der skal samlesind og bevares.På baggrund af resultaterne af dette arbejde besluttede Stortinget i2000 at oprette en ny tværsektoriel institution for arkiv-, biblio-teks- og museumsområdet med Resource som forbillede. Institutio-nens navn er ABM-utvikling, og den har overtaget arbejdsopga-verne fra Riksbibliotekstjenesten, Statens Bibliotekstilsyn og Norskmuseumsudvikling, tre institutioner som nedlægges. Formålet medABM-utvikling er at etablere en institution, som har det overord-nede udviklings- og koordineringsansvar på hele ABM-området.
112
Udredning om bevaring af kulturar ven
Den nye institution skal:• være kompetencecenter for arkiv-, biblioteks- og museums-området og bidrage til en fremtidsrettet satsning inden forindsamling, dokumentation, forskning, bevaring, tilrettelæggelse,formidling og profilering• være igangsætter i forhold til udnyttelse af informations- ogkommunikationsteknologi samt tage initiativ til udviklings-aktiviteter og erfaringsoverføring på området• støtte og inspirere til udvikling og omstilling i hele sektoren• initiere og stimulere til udviklings- og samarbejdsprojekter indenfor og på tværs af de enkelte sektorer• være rådgiver og igangsætter over for offentlige myndigheder påforskellige forvaltningsniveauer• sikre den bedst mulige anvendelse af de offentlige midler, somforvaltes på ABM-området.Institutionen er blevet etableret ved årsskiftet 2002–2003.I Sverige ligger ABM-området under to ministerier Utbildnings-departementet og Kulturdepartementet. Samarbejdet mellemABM-institutionerne har eksisteret på projektbasis gennem desidste 10 år. Karakteristisk for dette samarbejde er, at der igennemhele perioden har været tale om et samarbejde, som hovedsageligthar fungeret fra projekt til projekt.Et af hovedområderne for samarbejdet har gennem hele periodenværet digitaliseringsprocesser, men også kompetenceudvikling afmedarbejdere har været gennemført som et fælles ABM-projekt.Det svenske kulturministerium har udtrykt ønske om, at der ifremtiden udvikles mere permanente samarbejdsformer, og der erpå den baggrund i 2002 blevet udarbejdet en rapport, hvis hoved-sigte har været at få kortlagt de nuværende samarbejdsområder.I rapporten konstateres, at arkiver, biblioteker og museer har me-get, som forener dem, men at der også er forhold, der er særlige forde enkelte sektorer. Derfor anbefales det bl.a., at visionen om øgetABM-samarbejde konkretiseres i realistiske delmål.Det anbefales endvidere, at der etableres en samordnende funktion,der bl.a. skal have ansvaret for en overordnet strategisk planlægningBevaring af den fysiske kulturar v
2.3 Sverige
113
og samordning på det nationale og internationale niveau. Der erendnu ikke taget stilling til rapportens forslag.3. Danske erfaringer
I Danmark ligger ABM-området primært under Kulturministeriet.Forvaltningsmæssigt har Kulturministeriet henlagt en række op-gaver på området til henholdsvis Kulturarvsstyrelsen, Biblioteks-styrelsen og Statens Arkiver.Denne styrelsesstruktur er forholdsvis ny, men samtidig en videre-førelse af traditionen for at holde de tre områder forvaltnings-mæssigt adskilte.Der har i mange år fungeret et uformelt samarbejde sektorerneimellem, bl.a. gennem regelmæssige kontakter mellem cheferne forde centrale, statslige institutioner på området.På det mere formelle plan kan nævnes, at der i henhold til arkivlo-ven er nedsat et udvalg, der under rigsarkivarens ledelse koordinererarbejdet med private arkivalier på tværs af sektorerne.Kulturværdiudvalget, der i henhold til lov om sikring af kultur-værdier i Danmark tager stilling til udførsel af kulturværdier, harrepræsentanter for centrale, statslige ABM-institutioner.Kulturnet Danmark-projektet, som nu er henlagt under Kultur-arvsstyrelsen, har som hovedformål at fremme formidlingen afkulturarven på Internettet på tværs af de berørte sektorer.Som nyere eksempler på samarbejde af denne karakter kan nævneslokalhistoriske portaler, der præsenterer materialer fra arkiver, mu-seer og biblioteker om lokalhistorie. Projekterne har resulteret i enlangsigtet vision om at skabe lokalhistoriske portaler, hvor der kansøges på tværs af registreringerne i arkiver, museer og biblioteker.Det har ledt Kulturministeriet til at nedsætte en arbejdsgruppe meddet kommissorium at vurdere mulighederne for at etablere fællespræsentation af data om materialer fra arkiver, biblioteker og mu-seer og stille relevante forslag til standarder for datapræsentation,med henblik på at sikre ensartethed og kompatibilitet. Arbejds-gruppen refererer til cheferne for Kulturarvsstyrelsen, Biblioteks-styrelsen og Statens Arkiver. I arbejdsgruppen er der repræsentanter
114
Udredning om bevaring af kulturar ven
for biblioteker, museer og lokalarkiver samt fra styrelserne. Detteprojekt har således sammenhæng med den registreringsproblem-stilling, som også har betydning for bevaringsarbejdet.Den overordnede opgave med hensyn til rådgivning inden forarkiv, bibliotek og museumsområdet er som noget relativt nytplaceret i tre styrelser: Biblioteksstyrelsen, Kulturarvsstyrelsen ogStatens Arkiver. Der har som nævnt gennem årene været traditionfor uformelle samarbejdsprojekter på tværs af de tre områder, dogprimært med fokus på samarbejde inden for it-området.Samarbejdsrelationer på bevaringsområdet er kendetegnet ved, athovedparten af arbejdet sker på konserveringsværksteder på de en-kelte institutioner. Det betyder, at der ikke i tilstrækkelig grad skeren videns- og erfaringsudveksling på tværs af områderne. Det skyl-des bl.a., at ABM-institutionernes bevaringsafdelinger i højere gradudveksler informationer med tilsvarende institutioner i udlandet.Udvalget foreslår ikke egentlige organisatoriske ændringer, men vilanbefale, at der sker en større grad af videns- og erfaringsudveks-ling, end det er tilfældet i dag, eventuelt gennem skabelsen afnationale kompetencecentre.Udredningen har bl.a. peget på, at det for så vidt angår arbejdetmed afsyring af papir vil være ønskeligt, at der ved samarbejdemellem sektorerne skabes et bedre grundlag for at udarbejde enhandlingsplan på området.Der er også peget på, at et udvidet ABM-samarbejde kunne væreønskeligt på sikringsområdet.4. Anbefalinger
Udvalget anbefaler,at Kulturministeriet i samarbejde med Biblio-teksstyrelsen, Kulturarvsstyrelsen og Statens Arkiver igangsætterflere og mere målrettede samarbejdsrelationer på bevaringsområdetog ser bl.a. muligheden for udvikling af fælles magasiner og kon-serveringsværksteder som et skridt i denne retning. Der bør ogsåvære opmærksomhed på sikringsområdet.
Nye samarbejds-relationer på tværs afABM-områderne
Bevaring af den fysiske kulturar v
115
Udvalget anbefaler,at der skabes grundlag for en fælles organiseringtil løsning af samarbejdsprojekter f.eks. via grupper til erfarings-udveksling på tværs af ABM-området.Udvalget anbefaler,at der på lokalt og regionalt niveau sikres en ud-bygning og styrkelse af varetagelsen af det kulturhistoriske ansvar ibredeste forstand gennem en yderligere konsolidering og koordine-ring af det lokale ABM-område.Registrering
Udvalget anbefaler,at Statens Arkiver, Biblioteksstyrelsen og Kultur-arvsstyrelsen iværksætter et arbejde vedrørende registreringsmetoderfor at skabe et grundlag for etablering af fælles præsentation af dataom materialer fra arkiver, biblioteker og museer.Udvalget anbefaler,at der på initiativ af Kulturarvsstyrelsen og isamarbejde med Konservatorskolen, Biblioteksstyrelsen, StatensArkiver samt berørte institutioner udarbejdes vejledende standarderfor bevaring og håndtering af genstande, med henblik på at sikrekvaliteten af bevaring på et acceptabelt niveau, og for at sikre, atbrugere og ansatte omgås genstandene korrekt.Udvalget anbefaler,at der nedsættes en arbejdsgruppe med repræsen-tation af arkiv- biblioteks- og museumsområdet som får til opgave:• inden udgangen af 2004 at opstille retningslinjer for udarbejdelseaf institutionsspecifikke handlingsplaner for masseafsyring afpapir og herunder vurdere, hvor lange handlingsfrister der ermulighed for• at koordinere udarbejdelsen af institutionsspecifikke handlings-planer for masseafsyring af papir til fremlæggelse for Kultur-ministeriet inden udgangen af 2007.
Bevaring
116
Udredning om bevaring af kulturar ven
Kapitel 6¶ ØkonomiUdvalget har i de forrige kapitler fremsat en række anbefalinger forden fremtidige indsats for bevaringen af kulturarven.I dette kapitel uddybes de anbefalinger, der har økonomiske kon-sekvenser.To grundlæggende forhold gør, at udgifterne til at bevare kultur-arven vil blive ved med at stige:- For det første vil kulturarven til evig tid forøges: Dels fordi derstadig dukker genstande fra fortiden op, som vi ønsker at bevare,dels fordi vi til stadighed frembringer nye bøger, arkivalier, kunstog genstande, der bør indgå i den kulturarv, som vi bringer videretil de kommende generationer.- For det andet vil nedbrydningen af bevaringsværdige genstandeubønhørligt fortsætte.Udvalget har derfor lagt vægt på at fremkomme med anbefalinger,der sigter mod at gøre de fremtidige udgifter til at bevare kultur-arven mindst mulige, og derved reducere den indbyggede opdrift,der altid vil være i udgifterne til bevaring.Udvalgets hovedanbefaling er derfor sikring af kulturarven gennembetryggende magasinforhold. Relativt set er en indsats for godbevaring langt billigere end efterfølgende at konservere beskadigedegenstande.Dernæst har udvalget konstateret, at der på arkiverne, museerne ogbibliotekerne er et betydeligt antal genstande, der er i så dårligtilstand, at der kræves en indsats inden for en kort årrække, og atmængden af genstande i denne tilstand fortsat vokser.Udvalget har anvist en metode til at kategorisere samlingerne efterbetydning og bevaringstilstand, der muliggør en prioritering afbevaringsindsatsen. Udvalget anbefaler i den forbindelse, at der påkort sigt afsættes ekstra midler til konservering af genstande af ene-stående national betydning, der er svært skadede og derfor er truetaf undergang.Bevaring af den fysiske kulturar v
117
Endelig har udvalget peget på en lang række foranstaltninger, dervil kunne tages inden for rammerne af institutionernes almindeligebevillinger, og som vil medvirke til at optimere bevaring ogbegrænse væksten i bevaringsproblemet gennem et optimalt tvær-gående samarbejde.Sammenfattende anbefaler udvalget således to udgiftskrævendeindsatser:- En indsats, der medfører en række anlægsudgifter, til at etablerebetryggende og tilstrækkelig magasinkapacitet.- En indsats, der medfører øgede driftsudgifter til dels at løse detpåtrængende behov for bedre bevaring af indsamlede genstandegennem konservering og substitution, dels bedre registrering medhenblik på en bedre koordinering af indsamling og kassation.Afslutningsvis bør det understreges, at der forestår betydelige udgif-ter til at gennemføre masseafsyring af den del af kulturarven, derbestår af syreholdigt papir. Dette problem vedrører især StatensArkiver, Det Kongelige Bibliotek og Statsbiblioteket, men også enrække andre biblioteker og museer vil være påvirket af fænomenet.Udvalget peger på, at det er for tidligt endeligt at opgøre proble-mets omfang, ligesom det er for tidligt at vælge metoder til detsløsning.Det er således ikke muligt at opgøre det økonomiske behov formasseafsyring, men udvalget vil gøre opmærksom på, at der i løbetaf en relativ kort årrække må skaffes midler til at løse dette betyde-lige og meget afgørende bevaringsproblem.Udvalgets økonomiske anbefalinger er opsummeret i fire scenarier:Scenario 1: Udgiftsneutral indsatsDer afsættes ikke yderligere midler til bevaring af kulturarven.Institutionerne må søge at løse de mest påtrængende behov indenfor de eksisterende bevillinger. Det vil forudsætte, at institutionernedrastisk reducerer deres indsats for indsamling, formidling ellerforskning. Det bemærkes dog, at en række af de tidligere nævnteanbefalinger forventes gennemført inden for de eksisterendebudgetrammer.
118
Udredning om bevaring af kulturar ven
Scenario 2: Tidssvarende magasinerDer afsættes midler til at etablere den fornødne magasinkapacitetmed henblik på at erstatte utidssvarende magasiner og løse detudækkede magasinbehov for institutionernes samlinger inden foren given tidsramme.Nødvendig konservering gennemføres inden for institutionernesnuværende bevillinger ved at nedprioritere indsamling, forskningog formidling.Scenario 3: Tidssvarende magasiner og akut konservering m.v.Som scenario 2 suppleret med midler til at gennemføre konserve-ring af truede genstande af enestående national betydning inden foren 10 års-periodeScenario 4: Fuld indsatsSom scenario 3 suppleret med midler til at forebygge, at konserve-ringsbehovet øges, og med midler til forbedret registrering medhenblik på en mere målrettet udskillelse og indsamling af genstande6.1 Registreringog konservering
For så vidt angår registrering som led i bevaringsarbejdet har ud-valget konstateret, at det navnlig er på museumsområdet, at enintensiveret registreringsindsats vil kunne få betydning for udform-ningen af strategier for indsamling og kassation.Udvalget anbefaler,at Kulturarvsstyrelsen opprioriterer en særligindsats for opbygning af kompatible informationer på museums-området, omfattende såvel de statslige som de statsanerkendtemuseer. Indsatsen skal skabe overblik over eksisterende samlingerog er en forudsætning for fremtidig prioritering af såvel indsamlingsom kassation.Opgaven handler om at tilvejebringe dataprogram og database medhenblik på at give denne database et indhold i form af elektroniskregistrerede data for museernes samlinger.Under de nuværende bevillingsforhold kan etableringen af data-basen gennemføres over 4 år, mens den anden opgave, elektroniskregistrering af museernes samlinger, kan forventes gennemført over
6.1.1 Registrering
Bevaring af den fysiske kulturar v
119
en periode på 20-30 år, da det drejer sig om en genstandsmængdemed tilhørende dokumentationsoplysninger på op til 5 mio. numre.Det må anses for ønskeligt, at denne registreringsindsats fremmes,f.eks. over en 10-årig periode, og det foreslås, at der centralt afsæt-tes midler til at støtte lokale initiativer.En fremrykning af færdiggørelsen af databasen vil medføre en mer-udgift på 3 mio. kr. Herudover foreslår udvalget, at der afsættes enpulje på mindst 1,5 mio. kr. årligt over en 10-årig periode medhenblik på at fremme den elektroniske registrering af museernessamlinger.Tabel 6.1:Fælles elektronisk registrering med henblik på koordineret indsamling og kassation af genstandeFørste årFærdiggørelse af database og pulje til elektronisk registreringUdgift pr. år4,5 mio. kr.Efterfølgende år1,5 mio. kr.
6.1.2 Konserveringm.v. af truede gen-stande af eneståendenational betydning pådet statslige område
Gennemgangen af de store statslige institutioner har vist, at derblandt de dele af samlingerne, der er af enestående national betyd-ning, befinder sig genstande og samlinger, der er i så dårlig forfat-ning, at de er truet af undergang enten på helt kort sigt eller i løbetaf en relativ kort årrække.Problemerne knytter sig først og fremmest til samlingerne påNationalmuseet og Det Kongelige Bibliotek, samt i et mindre om-fang til samlingerne på Statsbiblioteket, Statens Arkiver, StatensNaturhistoriske Museum og Statens Museum for Kunst.Tilsvarende befinder der sig en række behandlingskrævende gen-stande på de statsanerkendte museer og på de mindre, statsligeinstitutioner på biblioteks- og museumsområdet.Problemerne kan løses enten ved en aktiv konserveringsindsats ellerved at institutionerne i højere grad anvender substitution, således atyderligere slid på originalerne minimeres.Konserveringsbehovet på de statsanerkendte museer kan ikke op-gøres præcist på det foreliggende grundlag, men en række museerhar påtrængende behov.
120
Udredning om bevaring af kulturar ven
Det anbefales, at der afsættes bevillinger til at løse de påtrængendeproblemer på de centrale statsinstitutioner og en pulje til løsning afproblemerne for de statsanerkendte museer.Behovet for en aktiv konserveringsindsats ud over den indsats, somstatsinstitutionerne allerede foretager, er opgjort af institutionerneselv og er angivet i årsværk. For at vise det økonomiske behov erårsværkene omregnet med 0,4 mio. kr. pr. årsværk. Beløbet dækkersåvel løn som materialeudgifter m.v.For så vidt angår de mindre institutioner på biblioteksområdet ogmuseumsområdet under Kulturministeriet vil bevaringsspørgsmåletblive behandlet som led i de resultatkontrakter, som indgås med depågældende institutioner.Puljen til de statsanerkendte museer afsættes i Kulturarvsstyrelsensregi.Konserveringsbehovet for de enkelte institutioner er som nævntopgjort af institutionerne efter de retningslinjer, der er fastlagt iudredningens indledningskapitel.Statens ArkiverStatens Arkiver har valgt at udlægge de løbende konserverings-opgaver.Statens Arkiver har afsat en årlig bevilling hertil på 0,5 mio. kr.Statens Arkiver påregner at have 1 årsværk til vurdering af konser-veringsbehov.En afvikling af det påtrængende behov for konservering over en10-årig periode vil kræve en indsats på 4,5 årsværk pr. år, svarendetil 1,8 mio. kr. pr. år.Forebyggelse af yderligere bevaringsproblemer gennem konserve-ring vil kræve en løbende årlig indsats svarende til 3,0 årsværk eller1,2 mio. kr.Det Kongelige BibliotekDet Kongelige bibliotek har en konserveringsafdeling på 8,5 års-værk.
Bevaring af den fysiske kulturar v
121
Det Kongelige Bibliotek har opgjort, at det akutte konserverings-behov vedrører konservering og substitution af efterslæbet for dealvorligt skadede genstande af enestående national betydning påsprødt papir, blækætset papir og svært skadede nitrat- og acetatfilm,samt efterspørgselsbestemt konservering inden for denne kategori.I alt kræver disse indsatser 16,7 årsværk, hvoraf de 8,5 årsværkdækkes af bibliotekets nuværende bemanding. Der er således etpåtrængende behov for at øge bemandingen med 8,2 årsværk sva-rende til en udgift på 3,3 mio. kr. pr. år i en 10-årig periode.Forebyggelse af yderligere bevaringsproblemer gennem konser-vering og substitution vil kræve en årlig indsats svarende til 7,7 års-værk eller 3,1 mio. kr.Hertil kommer et stort konserveringsbehov for genstande med slid-skader og syreskadet papir, men de ligger uden for opgørelsen af deakutte økonomiske behov. Det Kongelige Bibliotek har opgjort, atafviklingen af slidskader alene vil koste en indsats på 964 årsværk.NationalmuseetNationalmuseet har en konserveringsafdeling på 19,5 årsværk.Der foreligger et påtrængende behov svarende til i alt 75 årsværk.Hvis denne opgave skal løses over 10 år, svarer det til en indsats på7,5 årsværk pr. år, dvs. 3 mio. kr. pr. år.Dertil kommer, at Nationalmuseet har opgjort, at den løbende til-vækst af genstande af enestående national betydning, der ikke kanbehandles inden for den nuværende kapacitet, svarer til 7 årsværkpr. år, dvs. 2,8 mio. kr. pr. år.Statens Museum for KunstStatens Museum for Kunst har en konserveringsafdeling på 7,5 års-værk.Statens Museum for Kunst har opgjort, at det akutte behov forkonservering vedrører museets samlinger af kunst på papir og dendel af samlingerne, der er deponeret på de kongelige slotte.
122
Udredning om bevaring af kulturar ven
Til gengæld er museet inden for rammerne af den nuværendebemanding af konserveringsværkstedet i stand til at varetage denløbende konservering af genstande af enestående national betyd-ning.Statens Museum for Kunst har opgjort, at det påtrængende behovfor konservering for så vidt angår kunst på papir kan afvikles meden indsats på 3,6 årsværk pr. år i 10 år, dvs. 1,4 mio. kr. pr. år. Formalerier og skulpturer er behovet 3 årsværk pr. år i 10 år, dvs. 1,2mio. kr. pr. år.Statens Naturhistoriske MuseumStatens Naturhistoriske Museum har en konserveringsafdeling på34 årsværk.Statens Naturhistoriske Museum har ikke påtrængende behov forkonservering af genstande af enestående national betydning.For at forebygge, at museet fremover ophober et påtrængende kon-serveringsbehov, har museet opgjort, at der er behov for yderligereca. 4 konserveringsårsværk pr. år. Hertil kommer, at den del afkulturarven, der bevares i Botanisk Have, har et påtrængende be-hov for yderligere 7 årsværk (5 gartnere og to forskere). Der ersåledes et behov for yderligere 11 årsværk, dvs. 4,4 mio. kr.Statsanerkendte museerUdvalget foreslår, at der årligt afsættes en pulje på 5 mio. kr. tilafhjælpning af akutte konserveringsproblemer for genstande af ene-stående national betydning.Endvidere forslår udvalget, at der tilsvarende afsættes en pulje på5 mio. kr. årligt til at forebygge, at behovet for akut konserveringforøges.Det foreslås, at puljerne administreres af Kulturarvsstyrelsen.
Bevaring af den fysiske kulturar v
123
I tabel 6.2 kan ovenstående opgøres således:Tabel 6.2Behov for konservering og substitution, institutionsfordeltÅrsværkStatens ArkiverAfvikling af behov (over en 10-årig periode)4,5Forebyggelse af behov (varigt)3,0Det Kongelige BibliotekAfvikling af behov (over en 10-årig periode)8,2Forebyggelse af behov (varigt)7,7StatsbiblioteketAfvikling af behov (over en 10-årig periode)0,0Forebyggelse af behov (varigt)0,0NationalmuseetAfvikling af behov (over en 10-årig periode)7,5Forebyggelse af behov (varigt)7,0Statens Museum for KunstAfvikling af behov (over en 10-årig periode)6,6Forebyggelse af behov (varigt)0,0Statens Naturhistoriske MuseumAfvikling af behov (over en 10-årig periode)0,0Forebyggelse af behov (varigt)11,0Statsanerkendte museerPulje til afvikling af behov (over en 10-årig periode) -Pulje til forebyggelse af behov (varigt)-I altSamlet behov for arkiver, biblioteker og museerAfvikling af behov (10-årig periode)26,8Forebyggelse af behov (varigt)28,7Mio. kr.1,81,23,33,10,00,03,02,82,60,00,04,45,05,0
15,716,5
6.2 Anbefalinger omanlægsprojekter
Udredningen har flere gange peget på, at det mest presserende be-hov for at sikre kulturarven er, at denne sikres opbevaring i godeklimastabile magasiner.Gennem de senere år er der fra mange sider fremsat ønsker omekstrabevillinger til magasinbyggerier. Udvalget har i det væsentligetaget udgangspunkt i allerede kendte projekter, men har systemati-seret behovsopgørelsen og kvalificeret beregningsgrundlaget forbyggeomkostningerne.Udvalgets anbefalinger om udbygning er således en styrkelse afgrundlaget for beslutninger om magasinbyggeri.
124
Udredning om bevaring af kulturar ven
Det er for de enkelte områder opgjort, hvor stort magasinbehoveter i et 15-årigt perspektiv – for arkiver i et 25-årigt perspektiv –hvis der både skal skaffes rum til tilvæksten, og hvis dårlige ogutidssvarende magasiner skal erstattes af nye.Udredningen har også peget på, at ny viden og nye byggemetoderkan gøre løsningen af magasinproblemerne mere overkommelige.Det skyldes bl.a., at der blandt især biblioteker og museer i dag eren langs større forståelse for, at man kan deles om magasinløs-ninger, der ikke nødvendigvis ligger på samme adresse som hoved-institutionen.Fælles magasiner vil i visse tilfælde medføre, at de samlede anlægs-udgifter kan modificeres, bl.a. fordi man formentlig ikke behøver atbygge alt på en gang, og at der vil kunne opnås stordriftsfordelebåde hvad angår anlæg og drift.Herved er der åbnet mulighed for, at der kan opføres fælles maga-siner på grunde, hvor forholdet mellem pris og beliggenhed eroptimalt.Endvidere har nyere forskning i byggemetoder vist, at det er muligtat bygge klimastabile magasiner til relativt lave enheds- og drifts-omkostninger, da man ved en automatisk klimastabilisering kanspare udgifter til mekanisk og elektronisk klimastabilisering.Den konkrete løsning på et magasineringsproblem, herunder kli-mastabilisering, vil afhænge af en række forhold. Der kan være taleom løsninger, der kombinerer passiv og mekanisk klimastabilise-ring.Omfanget af magasinet vil være af betydning ved afvejningen mel-lem størrelse af anlægsudgift og driftsudgiftsniveau. Karakteren afdet materiale, der skal magasineres, og brugshyppigheden af dettemateriale vil eksempelvis også kunne spille en rolle.Der synes i de senere år at være sket en bevægelse i retning af størrevægt på passiv klimastabilisering, og dette forhold er lagt til grundved udredningens regneeksempler.
Bevaring af den fysiske kulturar v
125
I dette afsnit skitseres de direkte omkostninger til opførelse afmagasiner. Der er ikke redegjort for afledte driftsomkostninger,men de anbefalede løsninger er ud fra en afvejning af anlægs- ogdriftsomkostninger de mest omkostningseffektive.Omkostningerne er beregnet af et rådgivende ingeniørfirma på bag-grund af erfaringstal for igangværende og planlagte byggerier.Følgende typer udgifter indgår i kalkulationen af byggeomkost-ningerne:- Opførelse af magasinbygninger efter Zephyrprincippet (dvs. selv-stabiliserende klima)- Biblioteker (bygninger i 6 m højde med kompaktreoler)- Museer (bygninger i 6 m højde med pallereoler ellerkompaktreoler)- Reoler- Modtagelsesrum, teknikrum, toiletrum og mindre køkken.De anførte anlægsudgifter er ikke udtømmende, da det har væretuden for udredningens område at foretage egentlige kalkulationeraf konkrete projekter.Til udgifterne til opførelse af selve magasinbygningerne skal tillæg-ges følgende omkostninger:- Grundkøb- Etablering af tilkørselsfaciliteter- Tillæg for arkitektonisk kvalitet. F.eks. hvis byggeriet på grund afplacering i byområde kræver en særlig udformning.- Administrations- og værkstedsfaciliteter- Øvrige indretningsudgifter som f.eks. transportvogn og gaffeltruck- Publikumsfaciliteter- Omkostninger til evt. ompakning og transportI regneeksemplerne er disse udgifter skønsmæssigt sat til 50 pct.10I oversigten over anlægsudgifterne for de enkelte institutioner erendvidere vist en beregnet huslejevirkning af investeringen, dvs.Der kan forekomme ganske store udsving i en sådan skønsmæssig fastsættelse blandt andetunder hensyntagen til geografisk placering af nybyggeriet.10
126
Udredning om bevaring af kulturar ven
den driftsmæssige belastning, hvis byggerierne opføres af private el-ler opføres efter SEA-ordningen (Statens Ejendomsadministration).I beregningen af huslejevirkningen er anvendt den aktuelle SEA-huslejeprocent for kulturbyggerier. Den er p.t. 8,7 pct. af anlægs-udgiften, men kan variere for magasinbyggeri, navnlig under hen-syn til vedligeholdelsesudgifter.Oplysningerne om anlægsudgifterne er således ikke udtømmende,da de generelt ikke er baseret på fuldstændige økonomiske analyser,men de giver et fingerpeg om udgifterne til at løse de presserendemagasinproblemer.Statens Arkivers behov for erstatning af ikke-egnede magasinersamt magasiner til tilvæksten er frem til 2028 407 hyldekm fordeltpå bl.a. Rigsarkivet, Erhvervsarkivet i Århus, Landsarkivet iAabenraa og Landsarkivet i Viborg.Forslag til løsning heraf afventer den igangværende analyse afStatens Arkivers opgavevaretagelse og fremtidige lokaleforhold.Udvalget anbefaler,at intentionerne i Det Kongelige Biblioteks op-rindelige magasinplan fra 1989 realiseres med en samlet udbygningpå 86 hyldekm, uanset den geografiske placering af etape 3 og 4.I forbindelse hermed anbefales det, at etape 2, hvortil der alleredeer afsat 150 mio. kr. på finansloven, hurtigst muligt iværksættes.Etape 2 omfatter ud over magasiner også reolområder, der er åbnefor publikum, og studiepladser m.v. Afhængig af udformningenforventes der at kunne etableres mellem 24 og 38 hyldekm.På baggrund af den stedfundne udvikling skal det i den forbindelsevurderes, om de 2 sidste etaper fortsat skal fastholdes som selv-stændige etaper, og hvor de mest omkostningseffektivt kan placeres.Efter realiseringen af etape 2 vil Det Kongelige Biblioteks udæk-kede behov for magasiner til og med 2018 være på 62 hyldekm.6.2.2 Det KongeligeBibliotek6.2.1 Statens Arkiver
Bevaring af den fysiske kulturar v
127
62 hyldekm magasin med kompaktreoler, svarende til 4.100 netto-m2magasin.Skønnet anlægsudgift inkl. reoler., ekskl. grundGrundkøb m.v. (50 pct. af 30–42 mio. kr.)Anlægsudgift i altHusleje ( 8,7 pct. af anlægsudgiften)30–42 mio. kr.15–21 mio. kr.45–63 mio. kr.4–5,5 mio. kr.
Udgiften vil delvist kunne modsvares af besparelser i lejeudgiften tilde nuværende ikke-egnede magasiner på Lergravsvej.Besparelse i husleje årligt:2,6 mio. kr.6.2.3 Statsbiblioteket
Udvalget anbefaler,at Statsbibliotekets plan for en udbygning afmagasinkapaciteten i udkanten af Århus følges. Planen indebærer,at lejemål i Ballerup og Brabrand fraflyttes.Skønnet anlægsudgift inkl. reoler, ekskl. grund:Grundkøb m.v. (50 pct. af 14–20 mio. kr.)Anlægsudgift i altHusleje (8,7 pct. af anlægsudgiften)14–20 mio. kr.7–10 mio. kr.21–30 mio. kr.1,8–2,6 mio. kr.
Udgiften vil delvist kunne modsvares af besparelser i lejeudgiften tilde nuværende ikke-egnede magasiner i Ballerup og Brabrand.Besparelse i husleje årligt6.2.4 Nationalmuseet
2,5 mio. kr.
Udvalget anbefaler,at der nedsættes en arbejdsgruppe, der under-søger, om en anden anvendelse, evt. frasalg, af dele af National-museets bygningsmasse, som ikke anvendes til museums- og drifts-formål, kan muliggøre en varig løsning af museets magasinerings-behov på 16.000 m2ved opførelse af nye, tidssvarende magasiner.Skønnet anlægsudgift inkl. reoler, ekskl. grund:Grundkøb m.v. (50 pct. af 50–85 mio. kr.)Anlægsudgift i altHusleje (8,7 pct. af anlægsudgiften)50–85 mio. kr.25–43 mio. kr.75–128 mio. kr.6,5–11,1 mio. kr.
Udgiften vil delvist kunne modsvares ved frasalg af dele afNationalmuseets bygningsmasse. Det vil forudsætte en særskiltanalyse af denne bygningsmasse for at opgøre et eventuelt provenu.
128
Udredning om bevaring af kulturar ven
Udvalget anbefaler,at Statens Museum for Kunsts magasinbehov,som i et 15-års perspektiv udgør godt 2.500 m2, dækkes evt. somdel af et fællesmagasin for museer i Københavnsområdet.Skønnet anlægsudgift inkl. reoler, ekskl. grund:Grundkøb m.v. (50 pct. af 8–13 mio. kr.)Anlægsudgift i altHusleje (8,7 pct. af anlægsudgiften)8–13 mio. kr.4–6,5 mio. kr.12–19,5 mio. kr.1–1,7 mio. kr.
6.2.5 StatensMuseum for Kunst
Udvalget anbefaler,at Statens Naturhistoriske museums nuværendemagasinforhold forbedres, så de skrøbelige samlinger opbevares imagasiner, som sikrer mod insektangreb og større udsving i luftfug-tighed. Til og med 2028 udgør magasinbehovet 2.200 m2.Skønnet anlægsudgift:Grundkøb m.v. (50 pct. af 7–12 mio. kr.)Anlægsudgift i altHusleje (8,7 pct. af anlægsudgiften)7–12 mio. kr.3,5–6 mio. kr.10,5–18 mio. kr.0,9–1,6 mio. kr.
6.2.6 Statens Natur-historiske Museum
Mindre, statslige museer og museer, hvor statens tilskud er af-gørende for museets drift, har for så vidt angår museer på Sjællandog øerne til og med 2018 et samlet behov for magasiner på godt3.600 m2. Da museerne er geografisk spredt, vil løsningen af maga-sinbehovene forudsætte lokale samarbejder11.Skønnet anlægsudgift inkl. reoler, ekskl. grund:Grundkøb m.v. (50 pct. af 14–23 mio. kr.)Anlægsudgift i altHusleje (8,7 pct. af anlægsudgiften)14–23 mio. kr.7–11,5 mio. kr.21–34,5 mio. kr.1,8–3,0 mio. kr.
6.2.7 Mindre,statslige museerog visse tilskuds-museer
I Jylland har Dansk Landbrugsmuseum magasinproblemer. Museetvurderer at kunne løse disse problemer og sikre indsamlings- og op-bevaringsmulighederne mange år frem i tiden gennem erhvervelsenaf et anlæg til en sum af ca. 12 mio. kr. En beregnet husleje andra-ger ca. 1,0 mio. kr.
Der er ikke medtaget skøn over magasinbehov for så vidt angår mindre, statsligebiblioteker. Disse forhold er under behandling i ministeriet.11
Bevaring af den fysiske kulturar v
129
6.3 Opsamling
De samlede drifts- og anlægsudgifter er opgjort i overensstemmelsemed de anførte scenarier i afsnit 6.1, jf. tabel 6.3 og 6.4. Udgiftentil magasiner er nettoudgifter, det vil sige husleje for nybyggerifratrukket eventuelle huslejebesparelser ved fraflytning af uegnedemagasiner:
Tabel 6.3Bevaring af den fysiske kulturarv. Samlede behov.4 Scenarier. (Driftsudgifter i mio. kr. pr. år)Scenario 1UændretindsatsScenario 2TidssvarendemagasinerScenario 3Tidssvarendemagasiner + akutkonservering-1,4–2,9-0,7–0,16,5–11,11,0–1,70,9–1,62,8–4,0-Scenario 4Fuldindsats
(mio. kr.)
MagasinerStatens Arkiver (1)Det Kongelige BibliotekStatsbiblioteket i ÅrhusNationalmuseet (2)Statens Museum for KunstStatens Naturhistoriske MuseumMindre, statslige museerStatsanerkendte museer(3)Akut konserveringStatens Arkiver (1)Det Kongelige BibliotekStatsbiblioteket i ÅrhusNationalmuseetStatens Museum for KunstStatens Naturhistoriske MuseumStatsanerkendte museerForebyggelse af yderligerekonserveringsbehovStatens Arkiver (1)Det Kongelige BibliotekStatsbiblioteket i ÅrhusNationalmuseetStatens Museum for KunstStatens Naturhistoriske MuseumStatsanerkendte museerRegistrering og digitaliseringKulturarvsstyrelsen(4)I alt
-0,00,00,00,00,00,0-
-1,4–2,9-0,7–0,16,5–11,11,0–1,70,9–1,62,8–4,0-
-1,4–2,9-0,7–0,16,5–11,11,0–1,70,9–1,62,8–4,0-
0,00,00,00,00,00,00,0
0,00,00,00,00,00,00,0
1,83,30,03,02,60,05,0
1,83,30,03,02,60,05,0
0,00,00,00,00,00,00,0
0,00,00,00,00,00,00,0
0,00,00,00,00,00,00,0
1,23,10,02,80,04,45,0
0,00,0
0,011,9–21,4
0,027,6–37,1
4,548,6–58,1
130
Udredning om bevaring af kulturar ven
1) Afventer udvalgsarbejde om Statens Arkivers fremtidigelokalforhold2) Evt. værdi af frasalg af bygninger ikke medregnet3) Ikke opgjort4) Efterfølgende år 1,5 mio. kr. i en 10-årig periodeDe samlede anlægsomkostninger er gengivet nedenfor.Tabel 6.4Samlede anlægsomkostninger (i mio. kr. ekskl. evt. frasalg)Mio. kr.-45,0–63,021,0–30,075,0–128,012,0–19,510,5–18,021,0–34,512,0196,5–305,0
Statens ArkiverDet Kongelige BibliotekStatsbiblioteket i ÅrhusNationalmuseetStatens Museum for KunstStatens Naturhistoriske MuseumMindre, statslige museer m.v.Dansk LandbrugsmuseumI alt
Bevaring af den fysiske kulturar v
131
132
Udredning om bevaring af kulturar ven
Del 2
Bevaringaf denelektroniskekulturarvBevaring af den fysiske kulturar v
133
134
Udredning om bevaring af kulturar ven
Kapitel 1¶ IndledningBehovet for med denne udredning at sætte særlig fokus på denelektroniske kulturarv er ikke overraskende skabt af den konstanteog hastige teknologiske udvikling. Særligt internettets og de nyemediers udvikling har understreget dette behov i de seneste år. Et afkendetegnene ved internettet er, at mediet dels overtager og delssupplerer produktion og formidling af viden og information i sam-fundet. Internettet bliver derfor også bærer af information og vi-den, der ikke er repræsenteret andre steder. Dermed bliver indholdog funktionalitet på internettet – forstået som udtryk for kultur ogsamfund, vi lever – også relevant at bevare.Pligtafleveringsloven, der beskriver, hvordan alle udgivne værkerskal afleveres for at sikre eftertidens adgang til den nationale kultur,blev revideret for bare seks år siden. Den gang gav det mening atarbejde med et skel mellem statiske (afsluttede) og dynamiske (for-anderlige) internetmaterialer. På det tidspunkt blev kun de statiskematerialer omfattet af en afleveringspligt. I dag ved vi, at megetmateriale på internettet netop er kendetegnet ved kontinuerligeforandringer, og det udfordrer såvel kulturarvsbegrebet som lovgiv-ningen.Når kulturarven er digital, er det også nødvendigt, at vi kan sikreen digital langtidsbevaring. Her spiller velkendte bevaringsproble-mer som luftfugtighed og temperatur selvfølgelig en rolle. Men ligeså afgørende bliver det, at programmer og maskiner kan læse ogafspille vor tids kulturarv i fremtiden.Internettet og andre digitale netværk åbner nye mulighed for kom-munikation, informationssøgning og direkte adgang til f.eks. denelektroniske kulturarv. At skulle sikre adgangen til den elektroniskekulturarv handler om at finde den rette balance mellem hensynettil rettighedshavere og udnyttelsen af mediernes muligheder.Nye medier og teknologier stiller også krav til fortsat kompetence-udvikling på de arkiver, biblioteker og museer, der hver dag arbej-der med den elektroniske kulturarv, ligesom koordination og inter-nationalt samarbejde bliver helt centralt for at kunne sikre denelektroniske kulturarv.Bevaring af den elektroniske kulturar v
135
Hvad er denelektroniskekulturarv?
I denne udredning definerer vi begrebetden elektroniske kulturarvsom den del af kulturarven, der findes på digitale, elektroniske oganaloge audiovisuelle medier. Begrebetelektroniskgiver ikke enfuldstændig beskrivelse af alle disse forskellige typer af materialer,men det har ikke været muligt for udvalget at udvælge eller formu-lere et mere præcist begreb.I beskrivelsen af begrebet den elektroniske kulturarv er det i denneudredning helt centralt at pege på sondringen mellem offentlig-gjorte værker og arkivalier.Offentliggjorte værkeromfatter i dennesammenhæng: film, radio- og tv-udsendelser, analoge audiovisuellematerialer (f.eks. lydoptagelser), digitale udgivelser på fysiskemedier (f.eks. lydoptagelser på cd eller spil) og internetmaterialer.Mensarkivalieromfatter de elektroniske arkivalier, der ikke eroffentliggjorte.Grundlaget for bevaringen af de offentliggjorte værker finder vi ipligtafleveringsloven, der beskriver, hvordan alle udgivne værkerskal afleveres for at sikre bevaringen og eftertidens adgang til dennationale kultur. I arkivloven er grundlaget for bevaringen af deelektroniske arkivalier beskrevet ud fra samme hensyn. Sondringenmellem offentliggjorte værker, der er omfattet af pligtaflevering, ogarkivalier omfattet af arkivlovens regler, er gennemgående i udred-ningen – og i udredningens to centrale anbefalinger:1) At rammerne for indsamling, bevaring og tilgængeliggørelse af denoffentliggjorte elektroniske kulturarv fastlægges i en ny udvidet pligt-afleveringslov. Denne nye pligtafleveringslov skal omfatte alle beva-ringsværdige offentliggjorte materialer – også radio- og tv-udsendelser,film og internetmaterialer.2) De elektroniske arkivalier bør indsamles, bevares og tilgængeliggøresinden for rammerne af den gældende arkivlov og de nuværende beva-ringsstrategier.Denne del af udredningen om den elektroniske kulturarv er byggetop i fem kapitler:Indsamling, Bevaring, Tilgængeliggørelse, Ansvarsfordeling ogØkonomi.
136
Udredning om bevaring af kulturar ven
Udvalget har i arbejdet valgt at fokusere på de forskellige typer afmaterialer, der indgår i den elektroniske kulturarv – frem for en in-stitutionsspecifik tilgang. Kapitlerne præsenterer hver især en statuspå områderne, udvalgets overvejelser og anbefalinger i forhold tildet fremtidige arbejde med den elektroniske kulturarv.Kapitel 2 omhandler blandt andet udvalgets overvejelser om enudvidelse af pligafleveringsloven og strategier til indsamling af ma-teriale fra internettet. Centralt i kapitel 3 står diskussionen ombevaring af digitalt materiale. Kapitel 4 præsenterer en række anbe-falinger af, hvordan materialer fra internettet kan stilles til rådigheddels for offentlighed, dels for forskningen. Kapitel 5 anbefaler etnationalt kompetencecenter for internetmateriale og en styregruppefor digital bevaring. Endelig opstilles der i kapitel 6 tre scenarier forden ressourcemæssige side af arbejdet med den elektroniske kultur-arv.Til brug for udredningsarbejdet er der produceret en lang rækkearbejdspapirer, der detaljeret beskriver forholdene omkring de en-kelte materialetyper og vurderer problemstillinger, erfaringer ogmuligheder. Disse arbejdspapirer er gengivet i udredningens bilags-materiale.
Bevaring af den elektroniske kulturar v
137
138
Udredning om bevaring af kulturar ven
Kapitel 2¶ IndsamlingUdvalget har ifølge kommissoriet haft til opgave at beskrive og vur-dere status for indsamling, bevaring og tilgængeliggørelse af denelektroniske kulturarv. De tre opgaver hænger tæt sammen. Ind-samlingen er styret af ønsket om at bevare – og formålet med beva-ringen er at gøre materialet tilgængeligt for eftertiden. Derfor vil vii dette kapitel også beskrive og diskutere principperne for bevarin-gen af den elektroniske kulturarv.I kapitlet vil vi komme omkring pligtafleveringsloven, arkivloven,filmloven, ophavsretsloven samt radio- og tv-loven, hvor vi finderde lovgivningsmæssige rammer for indsamlingen af den elektro-niske kulturarv.I Danmark har vi en gammel tradition for pligtaflevering. Siden1697 har vi haft bestemmelser om aflevering af trykte værker. Vedden sidste store revision af loven, der trådte i kraft i 1998, blevloven ændret til at omfatte alleudgivne værker.Paragraf 1 i pligt-afleveringsloven lyder:“Af værker, der udgives her i landet, skal der afleveres to eksempla-rer til en pligtafleveringsinstitution, jf. § 9, stk.1. Pligten gælder,uanset hvilket medie der er anvendt ved eksemplarfremstillingen.”12Formålet med pligtafleveringen blev i forarbejderne til 1997-lovenbeskrevet således:• at sikre indsamling af de udgivne værker af hensyn til bevaring ogvidereførelse af den nationale kultur• at sikre, at de udgivne værker også i fremtiden er tilgængelige forforskningen og for almenheden• at sikre grundlaget for en dækkende registrering af de udgivneværker i nationalbibliografien.Det blev understreget, at detikkeer et formål med pligtafleverin-gen at skaffe gratis eksemplarer til bibliotekernes almindelige virk-somhed.2. Indsamling af denelektroniske kultur-arv via pligtaflevering1. Indledning
12
Pligtafleveringsinstitutionen er enten Det Kongelige Bibliotek eller Statsbiblioteket.
Bevaring af den elektroniske kulturar v
139
Der blev endvidere lagt vægt på at tilrettelægge ordningen sådan,at den blev så lidt ressourcekrævende for de berørte aktører sommuligt.Endelig hedder det i lovmotiverne, at “den informationsteknolo-giske udvikling må antages at medføre behov for en revision afbestemmelserne om pligtaflevering inden for en kortere årrække”.Pligtafleveringen omfatter danica, dvs. værker, der er udgivet iDanmark, uanset om eksemplarerne er fremstillet her i landet, ellerom eksemplarerne er fremstillet i udlandet med henblik på spred-ning i Danmark. Det fremgår af bemærkningerne til 1997-loven, atbegrebether i landetforstås således:.Begrebet omfatter for det første værker, der er fremstillet i udlan-det, men som efter deres form eller indhold klart er beregnet påspredning her i landet. Disse skal opfattes som udgivet her i landet.Ved bedømmelsen af dette vil man først og fremmest lægge vægt påsproget, således at værker, der er formuleret på eller oversat tildansk, samt værker forsynet med dansk tale eller danske tekster, eromfattet. Men også andre forhold kan indgå i vurderingen af, omværket er beregnet for et dansk publikum, f.eks. om producent ellerudøvende kunstner(e) er danske.Udenlandsk fremstillede værker produceret for et internationaltpublikum, eller for publikum i et andet land og importeret tilDanmark, vil derimod ikke være omfattet.Afleveringspligten omfatter ifølge § 1 i pligtafleveringsloven toeksemplarer for at kunne sikre redundans13ved bevaringen af deafleverede materialer. Redundans i forhold til bevaringen opfattessom et grundlæggende princip i loven.Pligtafleveringsloven sikrer, at alle værker, der udgives i Danmarkpå fast medie ved eksemplarfremstilling, bliver pligtafleveret14.Redundans – forstået som et sikkerhedshensyn ved bevaring – kan skabes på forskelligemåder: ved at opbevare eksemplarer af materialet forskellige fysiske steder, ved at anvendeforskellige medier og metoder til bevaring af materialer. Vi kommer tilbage til redundans-princippet i kapitlet om bevaring.14Loven indeholder en bemyndigelse til, at ministeren kan fastlægge regler for undtagelser fraafleveringspligten. F.eks. at visse typer af værker eller værker, der fremstilles i begrænset antaleksemplarer, ikke skal afleveres. I bekendtgørelsen om pligtaflevering af udgivne værker erder fastlagt sådanne regler, at en række forskellige typer af udgivelser, der ikke anses for envæsentlig del af kulturarven, er undtaget fra aflevering (bekendtgørelse om pligtaflevering afudgivne værke, Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 1041/1997).13
140
Udredning om bevaring af kulturar ven
Dette gælder, uanset om værkerne er analoge eller digitale. Alle ud-givne lydoptagelser bliver f.eks. afleveret til Statsbiblioteket. Ogsåudgivelser på vhs-bånd, dvd og cd-rom bliver afleveret, uanset omder er tale om computerspil, film eller andet indhold.Pligtafleveringsloven undtager edb-programmer fra pligtaflevering,medmindre et edb-program udgør en del af et værk af en anden artog udgives sammen med dette. Denne bestemmelse sikrer, at f.eks.cd-rom’er med f.eks. spil eller referenceværker skal pligtafleveres,selv om de ud over det egentlige indhold også indeholder edb-pro-grammer, der styrer spillets eller referenceværkets funktionalitet.Værker, der er offentliggjort på anden måde end vedudgivelse,dvs.ved offentligfremvisningeller offentligfremførelse,er ikke omfatteraf pligtafleveringen. Det gælder f.eks. film, radio- og tv-udsendelsersamt kunstværker som malerier og skulpturer.Der er pligtaflevering af film efter regler fastsat i filmloven. Dettebehandles i afsnit 6. For radio- og tv-udsendelser gælder andreordninger, der omtales i afsnit 5.I forbindelse med lovændringen i 1997 blev det overvejet, om derskulle gennemføres en samlet pligtafleveringslov, der også omfat-tede film, radio- og tv-udsendelser og andre værker, der bliveroffentliggjort ved offentlig fremførelse. Det var dengang Kulturmi-nisteriets opfattelse, at en sådan ændring ikke var hensigtsmæssig.Pligtafleveringsloven definerer et værk som en afgrænset infor-mationsmængde, der udgør en afsluttet selvstændig enhed. Denneafgrænsning vil normalt ikke volde vanskeligheder, når der er taleom udgivelser på et fast medie som bøger, cd’er eller videobånd. Af-grænsningen er derimod vanskeligere, når der er tale om materiale,der offentliggøres online på f.eks. internettet. Pligtafleveringslovensværksbegreb indebærer, at kun såkaldtestatiske udgivelserer om-fattet af begrebet. Statiske internetudgivelser er f.eks. artikler ogtidsskrifter, der offentliggøres på internettet i en form, der ikkeindebærer nogen ændringer i indholdet efter offentliggørelsen.Såkaldtedynamiske udgivelserer ikke omfattet af lovens værks-begreb og er dermed ikke omfattet af pligtafleveringen. Dynamiskmateriale er kendetegnet ved løbende opdateringer og ændringer– enten i faste eller vilkårlige intervaller.Bevaring af den elektroniske kulturar v
141
“En løbende opdateret (dynamisk) enhed, f.eks. en hjemmeside påInternet, er ikke afleveringspligtig som helhed, mens afsluttede(statiske) og selvstændige værker, der kan hjemtages, herunder fraen hjemmeside, er afleveringspligtige.” (Bekendtgørelse om pligt-aflevering af udgivne værker nr. 1041/1997 § 1, stk. 2)Siden 1928 har der parallelt med pligtafleveringsloven eksisteretprincipper for at sortere og kassere blandt det afleverede materiale.Den gældende pligtafleveringslov indeholder en bemyndigelse tilkulturministeren til at fastsætte nærmere regler for kassation afafleveret materiale, som ikke skønnes bevaringsværdigt af kulturelleeller forskningsmæssige grunde. De gældende regler findes i “Vej-ledende retningslinier for kassation, kompensation og klausuleringaf pligtafleveret materiale i medfør af Lov om Pligtaflevering af 10.juni 1997”, godkendt af Kulturministeriet 16. maj 2002.Det fremgår af disse retningslinjer, at der gælder følgende prin-cipper for kassation:Det, som ikke agtes bevaret, kasseresSåfremt det ved modtagelsen – eller på et senere tidspunkt – kankonstateres, at pligtafleveringsinstitutionen ud fra en samlet vurde-ring og prioritering ikke kan foretage, hvad der er nødvendigt forat bevare værket for eftertiden, bør værket kasseres.Dette princip – om end det er generelt i sigtet – vedrører især vær-ker, der udgives på ustabile medier, hvor der straks ved modtagel-sen bør ske en bevaringsindsats, eksempelvis en overførsel af værkettil et mere stabilt medie. Såfremt man ud fra en samlet vurdering afværkets kulturelle og forskningsmæssige værdi, sammenholdt medde teknologiske muligheder og økonomiske ressourcer, der er nød-vendige for at bevare værket, skønner, at den nødvendige bevarings-indsats ikke bør foretages, bør værket kasseres.Det er værkets informationsindhold, som skal bevaresVærket skal ikke nødvendigvis søges bevaret i den oprindeligefysiske form på det oprindelige medie. For værker, der udgives påapparaturuafhængige medier, bør den pligtafleveringsinstitution,som har den museale bevaringsforpligtelse, dog, så vidt muligt, be-vare et eksemplar af værket på det oprindelige medie og i den op-rindelige form. Eller med andre ord: Værker på papir bør bevares142Udredning om bevaring af kulturar ven
på papir. Den elektroniske kulturarv består af apparaturkrævendeværker, og det er derfor informationsindholdet og ikke nødvendig-vis mediet, der skal bevares.Et værks kulturelle eller forskningsmæssige værdi afgøres på grund-lag af en vurdering af værkets indhold og ikke på grundlag af detsfysiske formVurderingen af, om et værk er af kulturel eller forskningsmæssigværdi, bør ske uafhængigt af, hvilket medie der er anvendt tilspredningen. F.eks. om der er tale om nye eller gamle medier. Detteforhindrer ikke, at det kan være af kulturel eller forskningsmæssigværdi, at der bevares eksempelsamlinger af bestemte materiale-kategorier på bestemte medier.Materiale, som ikke er omfattet af afleveringspligtenI loven og bekendtgørelsen er angivet visse typer af materiale, derikke er omfattet af afleveringspligten. Disse materiale kan blotfrasorteres.Som det er beskrevet ovenfor, sikrer pligtafleveringsloven en ind-samling af en stor del af den elektroniske kulturarv. Følgendeoffentliggjorte værker er i dag ikke omfattet af pligtafleveringen:• Dynamiske internetpublikationer• Film• Radio- og tv-udsendelser• Kunstværker, der offentliggøres ved offentlig fremvisning• Edb-programmer.Det er udvalgets synspunkt, at pligtafleveringen i princippet børudstrækkes til at gælde alle bevaringsværdige materialer, som indgåri den elektroniske kulturarv, uanset hvilket medie de offentliggørespå.“Pligtaflevering” skal her forstås som en lovmæssig forpligtelse til atsikre, at det pågældende materiale indsamles og bevares i offentligesamlinger. “Pligtaflevering” kan indebære pligtaflevering i traditio-nel forstand, hvor en udgiver eller producent forpligtes til at afle-vere udgivne eksemplarer. Men “pligtaflevering” bør, hvor det erhensigtsmæssigt, også kunne ske ved andre indsamlingsmetoder,f.eks. automatisk høstning fra internettet eller nedtagning af radio-eller tv-udsendelser fra luften.Bevaring af den elektroniske kulturar v
2.1 Udvalgets over-vejelser om princip-perne for indsamlingaf den offentliggjorteelektroniske kultur-arv
143
Udvalget har med dette udgangspunkt overvejet, hvilke bevarings-værdige materialer der bør indgå i indsamlingen af den elektroniskekulturarv.InternetmaterialerSiden revisionen af pligtafleveringsloven i 1997 har internettetssamfundsmæssige og kulturelle betydning været i kraftig vækst medhovedvægt på det interaktive og det dynamiske indhold. På dennebaggrundfinder udvalget ikke,at det giver mening at basere pligtaf-leveringen på et værksbegreb, der sondrer mellem det statiske ogdet dynamiske materiale på nettet. Det dynamiske materiale er idag mindst lige så meget en del af kulturarven som det statiske.Nyheder i en netavis, der løbende opdateres, er i praksis lige såvalide og interessante for eftertiden, som nyheder i trykte aviser.Udvalget finderderfor, at pligtafleveringslovens sondring mellemstatisk og dynamisk ikke længere meningsfuldt kan anvendes til atbestemme, hvilket materiale på internettet der skal indsamles ogbevares.Denne problematik behandles mere indgående i afsnit 4.Film samt radio- og tv-udsendelserPligtafleveringsloven omfatter i dag ikke værker, der offentliggøresved offentlig fremvisning, og derfor er film samt radio- og tv-udsendelser ikke omfattet. I stedet eksisterer andre ordninger fordisse medier.Udvalget finder, at der ikke længere er vægtige begrundelser for, atfilm, radio og tv ikke indgår i pligtafleveringen på linje med andremedier. Den digitale produktionsform betyder blandt andet, at detsamme indhold kan distribueres på flere forskellige medier. Filmoffentliggøres i dag både som biograffilm og på vhs eller dvd-for-mat. Radio- og tv-udsendelser distribueres på flere forskellige plat-forme, herunder i stigende omfang også på internettet. Detteuddybes i afsnit 5 og 6.Kunstværker, der offentliggøres ved offentlig fremvisningBevaringen af malerier, skulpturer og lignende kunstværker, deroffentliggøres ved offentlig fremvisning, er et anliggende for kunst-museerne. Kunstnere anvender i dag ofte elektroniske medier(video, lydoptagelser, digitale teknikker), og der producers mange144Udredning om bevaring af kulturar ven
kunstværker, der bevares som digitale filer, eller på film eller ana-loge video- eller lydbånd. Sådanne kunstværker vil være en del afden elektroniske kulturarv. I den udstrækning disse værker offent-liggøres ved udgivelse, f.eks. på cd-rom, på internettet eller ved of-fentlig fremførelse, f.eks. i en biograf eller i tv, vil de være omfattetaf den udvidede pligtaflevering, som udvalget anbefaler. I den ud-strækning disse værker alene offentliggøres ved offentlig visning,f.eks. på et museum eller en kunstudstilling, bør indsamling ogbevaring af disse værker betragtes som en del af kunstmuseernesbevaringsforpligtelse. Udvalget finder derfor ikke, at der er grund-lag for en særlig pligtaflevering for værker, der offentliggøres vedoffentlig fremvisning.Edb-programmerUdvalget har drøftet pligtafleveringslovens bestemmelser om, atedb-programmer ikke skal afleveres. Nogle edb-programmer måbetragtes som værktøjer til forskellige formål som f.eks. tekstbe-handling, beregninger, regnskab, teknisk tegning etc. Sådanneværktøjer vurderer udvalget ikke i sig selv har karakter af værker,der udgør en naturlig del af den danske kulturarv. Det vil derforvære naturligt, at edb-programmer fortsat undtages for pligtafleve-ring. Andre edb-programmer med et højt specialiseret unikt viden-sindhold kan have en selvstændig kulturel værdi. Derfor kan detvære en opgave for relevante kulturhistoriske museer at indsamle ogbevare dem.Udvalget anbefaler,at edb-programmer fortsat und-tages fra pligtaflevering, men at behovet for indsamling og bevaringaf edb-programmer undersøges nærmere.Udvalget anbefaler,at en udvidet pligtafleveringslov anvendes somgrundlag for en fremadrettet indsamling af den offentliggjorte elek-troniske kulturarv – og dermed udstrækkes til også at dække dyna-miske internetmaterialer, film, radio- og tv-udsendelser, som hidtilikke har været omfattet af pligtafleveringen.Mange digitale materialer rummer muligheden for interaktivitet oger kendetegnet ved en brugergrænseflade, hvis grafiske udtryk ervæsentlig for forståelse af materialet. Det er derfor svært at trækkeen grænse mellem, hvad der er indhold – forstået som information– og hvad der er funktionalitet og udtryk. Derfor er det – for nogledigitale materialers vedkommende – ikke kun indholdet, men også2.1.1 Principper forfremtidenspligtaflevering
Bevaring af den elektroniske kulturar v
145
materialets udtryk og funktionalitet, der bør bevares. Denne dis-kussion vender vi tilbage til i kapitlet om bevaring.På baggrund af ovenstående overvejelser har udvalget formuleretfølgende principper for indsamling af den elektroniske kulturarv,der er offentliggjort. Grundlaget er de nuværende principper forpligtaflevering og kassation – dog med en tilføjelse om også atbevare nogle digitale materialers udtryk og funktionalitet:• Indsamling af den elektroniske kulturarv retter sig mod danica– dvs. publikationer der er udgivet i Danmark samt udenlandskepublikationer om Danmark, om danskere eller af danskere.• Formålet med indsamlingen af den elektroniske kulturarv er atsikre, at denne del af den nationale kulturarv bevares og videre-føres, så den også i fremtiden er tilgængelige for forskningen ogfor almenheden.• Bevaringsværdigheden afhænger af indholdet – ikke af dets fysiskeform.• Det er indholdet – og for nogle materialers vedkommende ogsåderes udtryk og funktionalitet – der skal bevares, medmindre detoriginale har museal værdi.• Materiale, der ikke skal bevares, er bl.a.: materiale der ikke haret færdigt præg, og materiale der er kopier af allerede udgivneværker.• Mindre væsentligt materiale bevares kun som repræsentative stik-prøver og der sker ingen registrering. Visse kategorier kasseresfuldstændigt.• Det, der ikke skal bevares, kasseres.• Indsamlingen skal tilrettelægges sådan, at den bliver så lidtressourcekrævende for de berørte aktører som muligt.• Afleveringspligten omfatter to eksemplarer af materialer på fastemedier. Derudover anvendes redundans som princip ved bevaringaf de indsamlede materialer – dog med undtagelse af film.146Udredning om bevaring af kulturar ven
• Det er vigtigt at dokumentere indsamlingen – men ikke nødven-digvis foretage en selvstændig registrering af alle materialer.• Det er ikke er et formål med indsamlingen at skaffe gratis eksem-plarer til bibliotekernes eller andre indsamlingsinstitutionersalmindelige virksomhed.Som nævnt har et af formålene med pligtafleveringen været at sikreregistreringen af udgivne værker, idet pligtafleveringen har dannetgrundlag for nationalbibliografien.Nationalbibliografien er defineret som en fortegnelse over udgivel-ser i et land. Bibliografien omfatter i dag ikke kun trykte publikati-oner, men også bl.a. lydudgivelser og elektroniske publikationer.Formålet er at registrere al offentliggjort videnproduktion i tekst,lyd og billeder inden for en nations område. Pligtafleveringen dan-ner grundlag for registreringen, idet det er de afleverede værker, derregistreres – eller rettere de afleverede værker, der opfylder betingel-serne for at være registreringsværdige. Nationalbibliografien finan-sieres af Kulturministeriet og udarbejdes af Dansk Bibliotekscenter(DBC) og i en vis udstrækning af Det Kgl. Bibliotek. National-bibliografiens registreringer er offentligt tilgængelige påwww.bibliotek.dkSom en del af nationalbibliografien foretager Dansk BiblioteksCenter (DBC) følgende registreringer af den elektroniske kulturarv:Musikoptagelser registreres i Danske Musikoptagelser. Registrerin-gen sker i samarbejde med Statsbiblioteket. Der registreres omkring2000 titler årligt. Andre lydoptagelser, f.eks. lydbøger, registreres iDansk Lydfortegnelse. Der registreres omkring 2000 titler årligt.I Dansk billedfortegnelse registreres film- og videooptagelser, diasm.v. Der registreres 500-600 udgivelser om året.Elektroniske bøger og periodica på fysisk medie registreres sammenmed bogudgivelser på papir i Dansk Bogfortegnelse. I 1998 harDBC påbegyndt en registrering af statiske netpublikationer (jf. bi-lag 1, Registrering af netpublikationer i Danmark).Ved siden af den nationalbibliografiske registrering foretager DetDanske Filminstitut en registrering af de danske film, der fårBevaring af den elektroniske kulturar v
3. Registrering ogdokumentation
147
præmiere i danske biografer, samt de kort- og dokumentarfilm, derindgår i Filminstituttets distribution.Statens mediesamling registrerer i begrænset omfang de afleverederadio- og tv-udsendelser ud fra programoversigter.Udvalget finder,at indsamlet materiale skal registreres, da registre-ring er en forudsætning for genfinding og tilgængeliggørelse. Regi-strering kan imidlertid være meget ressourcekrævende. Derfor børregistreringsniveauet for forskellige typer af materialer fastlægges udfra en omhyggelig afvejning af registreringsbehov og omkostninger.Registrering af pligtafleverede materialer sker i dag som udgangs-punkt på nationalbibliografisk niveau og de registrerede data indgåri Nationalbibliografien, som bl.a. danner datagrundlaget for biblio-teksvæsenets kataloger. Den nationalbibliografiske registrering er enregistrering, der er meget udførlig og dermed også meget omkost-ningskrævende. Gennemsnitsudgiften for staten er omkring 341 kr.pr. registrering. Omkostningerne er forskellige for forskelligematerialetyper (jf. bilag 2 om udgifter til nationalbibliografisk regi-strering).Udvalget finder,at man bør undgå, at det samme materiale registre-res flere steder. I stedet bør det være muligt at sikre, at de relevantedatabehov, herunder også de metadata, der er vigtige for bevarings-formål, dækkes i forbindelse med én registrering. Udvalget formo-der, at der kan opnås ressourcemæssige fordele ved en bedre koordi-nering af de registreringer, der i dag sker af f.eks. filmmaterialer ogmusikoptagelser.Registrering på lavere niveau kendes fra forskellige typer af pligtaf-leveret materiale, hvor hver enkelt værk ikke anses for bevarings-værdigt, men hvor det af forskningsmæssige eller kulturhistoriskegrunde anses for rigtigt at bevare større eller mindre stikprøver afmaterialet. I sådanne tilfælde registreres den enkelte stikprøve un-der ét, og der sker ingen registrering af det enkelte værk. Denne be-varings- og registreringsmetode anvendes for forskellige kategorieraf afleveringspligtige småtryk.
148
Udredning om bevaring af kulturar ven
Når der er tale om materiale på internettet, bør man drage fordelaf, at de enkelte dokumenter meget enkelt kan gøres søgbare.Under den gældende pligtafleveringslov skal statiske internetpubli-kationer afleveres. Det har derfor været hensigten at registrere dissepublikationer som del af nationalbibliografien. Det har vist, atnetop de statiske publikationer har en relativt lang levetid på inter-nettet. Dette indebærer, at disse publikationer med meget storsandsynlighed vil blive indsamlet ved de tværsnitshøstninger, derindgår i den senere anbefaling af en indsamlingsstrategi for inter-nettet. Disse publikationer vil således være søgbare i det indsamledemateriale og en sædvanlig nationalbibliografisk registrering er der-for ikke nødvendig for at kunne genfinde dette materiale.Den nationalbibliografiske registrering af f.eks. bogudgivelser be-nyttes bl.a. af bibliotekernes brugere til litteratursøgning. Udvalgetfinder ikke, at en nationalbibliografisk registrering af internetmate-riale vil have en tilsvarende betydning for publikums søgningerefter et bestemt indhold på nettet. Her vil brugerne snarere an-vende internettets søgemaskiner eller de hjælpeværktøjer, som bl.a.folkebibliotekerne stiller til rådighed, f.eks. FolkebibliotekernesNetguide, (www.fng.dk)I betragtning af de meget store materialemængder, der udgives påinternettet, og de meget store omkostninger, en sædvanlig national-bibliografisk registrering ville medføre, og i betragtning af de andresøgemuligheder, der er til rådighed,finder udvalgetud fra en samletvurdering, at en sædvanlig nationalbibliografisk registrering ikkebør foretages for internetmaterialet.Udvalget anbefaler:• At der sker en registrering af alt materiale fra den elektroniskekulturarv, som indsamles i forbindelse med den foreslåede udvi-dede pligtafleveringslov. Registreringens omfang og karakter måfastlægges ud fra en omhyggelig afvejning af registreringsbehov ogomkostninger. Ved registreringen bør der så vidt muligt også tageshensyn til behovet for metadata til brug for bevaringsarbejdet.• At denne registrering tilrettelægges på grundlag af en analyse afbehovene for og omkostningerne ved registrering af den elektro-niske kulturarv samt mulighederne for at optimere registreringen.
Bevaring af den elektroniske kulturar v
149
• At materiale fra internettet, som indsamles under de indsamlings-strategier, udvalget har anbefalet, ikke registreres på værkniveau.I stedet anbefales en registrering af samlede grupper af materialer– sådan at man registrerer metadata for den enkelte høstning –indsamling, f.eks. tidspunkt for høstningen samt høstningernestekniske og indholdsmæssige volumen og kvalitet (i afsnit 4.3.1findes en nærmere beskrivelse af begrebet høstning). De enkeltedokumenter i materialet vil meget enkelt kunne gøres søgbare.4. Indsamling afinternetmateriale4.1 Status
Statiske internetmaterialer har siden 1998 været omfattet af pligt-afleveringsloven. Med udgangen af 2002 var der anmeldt 14.301enheder, heraf var tilvæksten i 2002 på 3.776 enheder.I praksis foregår afleveringen ved, at materialet anmeldes via enelektronisk anmeldelsesblanket til Det Kongelige Bibliotek. DetKongelige Bibliotek henter herefter selv materialet ned fra nettet.Den ansvarlig for afleveringen er den, der står for den tekniskefærdiggørelse af materialet.Der vides ikke med sikkerhed, hvor mange værker der burde væreanmeldt i henhold til pligtafleveringsloven, men det vurderes, atkun en mindre del af de afleveringspligtige materialer hidtil erblevet afleveret. Arbejdet med at anmelde materialerne kan være envæsentlig årsag til dette.
4.2 Åbent og lukketinternetmateriale
Udvalgets anbefaling om at ophæve sondringen mellem statisk ogdynamisk internetmateriale i pligtafleveringsloven kalder på enafgrænsning af, hvilket materiale indsamlingen skal rette sig mod. Iden forbindelse kan skelnes mellem åbent offentliggjort materiale,lukket offentliggjort materiale og det ikke-offentliggjorte (private)materiale.Åbent offentliggjort materialeer alt materiale på internettet, der erfrit tilgængeligt for enhver bruger uden nogle former for mod-ydelser.Lukket offentliggjort materialeer det materiale, hvortil der er knyttetkrav om modydelser fra brugeren. Modydelsen kan blandt andetvære en selvregistrering af brugerne, f.eks. i form af oprettelse af
150
Udredning om bevaring af kulturar ven
brugernavn og adgangskode. Modydelsen kan også have form afegentlig betaling for materialet. Som eksempel kan nævnes en delaf materialet på Jyllands-Postens “Internetavisen”.Ikke-offentliggjort eller privat materialeer materiale, som ikke er of-fentligt tilgængeligt, men beregnet for en bestemt brugerkreds. Detkan f.eks. dreje som om medlemmer af en organisation eller ansattei en virksomhed, eller materialer, der er forbeholdt enkeltpersoner,typisk tjenester som homebanking eller offentlige forvaltnings-systemer. Endelig kan der være tale om kommunikation (e-mailseller private chatrooms).Man anvender også begrebet “det dybe web” til at betegne densamlede mængde af lukket offentliggjort materiale og privatmateriale – dvs. materiale der ikke er umiddelbart tilgængeligt.Man må her skelne mellem ikke-offentliggjort materiale, der indgåri offentlige myndigheders elektroniske systemer, og materiale derindgår i private personers, selskabers, virksomheders m.v. systemer.For de offentlige myndigheders vedkommende er sådant materialeomfattet af bestemmelserne i arkivloven.Ikke-offentliggjort materiale, der er tilvejebragt af private personerm.v., må betragtes som private arkivalier – i arkivlovens forstand –og er således ikke omfattet af regler om aflevering af offentliggjortmateriale i en udvidet pligtafleveringslov.Dette udelukker ikke, at der kan være privat digitalt materiale, derer en bevaringsværdig del af kulturarven. Indsamling af dettemateriale må ske ved frivillig aflevering, jf. afsnit 7 om arkivalier.E-mails m.v. fra offentlige institutioner er omfattet af arkivlovensbestemmelser om offentlige arkivalier.Både åbent og lukket offentliggjort internetmateriale kan være enbevaringsværdig del af kulturarven. Der må imidlertid være en delaf dette materiale, som på forhånd kan kategoriseres som ikke-bevaringsværdigt.Udvalgets principielle holdninger som nævnt, atpligtafleveringslovens principper bør være grundlaget for priorite-ringen af, hvilket materiale fra internettet der skal bevares. Hvor-dan denne anbefaling skal gennemføres, afhænger af, hvilke strate-gier der skal gælde for indsamlingen i praksis. Denne diskussionvender vi tilbage i næste afsnit.Bevaring af den elektroniske kulturar v
151
4.3 Strategier tilindsamling afinternetmateriale
En indsamlingsstrategi er en strategi, der beskriver kriterierne for,hvordan materialet skal udvælges. I denne udredning skelnes mel-lem følgende strategier: tværsnitsarkivering, selektiv begivenheds-orienteret indsamling og aflevering. Strategierne udelukker ikkegensidigt hinanden, men kan med fordel anvendes i kombination.Som grundlag for at kunne anbefale en eller flere strategier til ind-samling af digitalt produceret dynamisk materiale har udvalgetinddraget såvel internationale som danske erfaringer (jf. bilag 3,Status for indsamling og bevaring af digitalt materiale og bilag 4,Experiences and Conclusions from a Pilot Study: Web Archiving ofthe District and County Elections 2001). Derudover har udvalgetladet sig inspirere af de indsamlingsstrategier, vi kender fra den ind-samling, der er beskrevet i pligtafleveringsloven og arkivloven. I denæste afsnit vil strategierne blive præsenteret og diskuteret.
4.3.1 Tværsnit
Tværsnitsarkivering er en indsamling – høstning – med bestemtemellemrum af en passende mængde af det materiale, som er tilgæn-geligt på internettet. Strategien kræver, at der fastlægges kriterierfor, hvor ofte og hvor meget der indsamles. Strategien indebærer, atinitiativet til indsamlingen foretages centralt og ikke hos det produ-cerende eller publicerende led. Selve indsamlingen kan på den åbnedel af nettet foregå automatisk – dvs. at materialet kan høstes ogoverføres til bevaringsinstansen maskinelt.Strategien er i udlandet gennemført i forskellige sammenhænge.Sverige startede webarkivering i 1996 og det Kungliga Bibliotekethar siden foretaget 1-2 tværsnitshøstninger om året af den svenskedel af internettet. Der har i Sverige været en del diskussion af, omtværsnitshøstninger overhovedet var tilladt på grund af hensynet tilpersonlige data. Men i 2002 har den svenske regering vedtaget, atbiblioteket kan fortsætte sit arbejde med tværsnitsarkiveringer – ogat arkivet skal være tilgængeligt fra biblioteket. Det skal i den sam-menhæng bemærkes, at den svenske lovgivning om beskyttelse afpersondata er mere restriktiv end den danske.En begrænsning ved strategien er, at der i perioden mellem to tvær-snit vil forekomme væsentlige aktiviteter, der er fjernet igen indennæste tværsnit. Dette gælder f.eks. for nyhedsstoffet på nettet.Til gengæld giver strategien en række øjebliksbilleder, der gør detmuligt at forholde sig til udviklingen over tid.
152
Udredning om bevaring af kulturar ven
En anden ulempe i forbindelse med tværsnitshøstning er af tekniskkarakter, idet man ikke vil kunne foretage en automatisk høstningaf de offentliggjorte lukkede materialer på internettet. Dvs. materi-aler, hvor adgangen er bundet til krav om modydelser fra brugeren.Tværsnitsstrategien vil derfor kræve aftaler, der også kan give pligt-afleveringsinstitutionerne adgang til de lukkede offentliggjortematerialer. I den udstrækning, man vælger at indsamle lukketmateriale, opstår derudover nogle problemer i forhold til at gørematerialerne tilgængelige efterfølgende. Disse problemer er diskute-ret nærmere i kapitlet om tilgængeliggørelse. I forhold til den åbendel af internettet er der normalt ingen problemer.Endelig skal det nævnes, at tværsnitsstrategien er den billigste af destrategier, der præsenteres her.Modsætningen til tværsnitsindsamling er en selektiv strategi, hvordet enkelte materiales værdi for fremtiden vurderes – og hvor kundet værdifulde bevares. Den selektive strategi placerer også initia-tivet til indsamlingen centralt, og selve indsamlingen kan både skemanuelt og automatisk – eller eventuelt begge dele.Den selektive strategi benyttes af det nationale bibliotek i Austra-lien. Her er Pandora-projektet en internationalt kendt strategi, hvorder er opstillet en række materialekategorier – f.eks. undervisnings-materiale, digitaliseret materiale, indekserede publikationer, aviser,offentlige publikationer og kort – som anvendes i selektionen. IPandora-projektet høstes blandt ca. 1200 australske sites. Man ind-henter kun materiale, hvor man kan få godkendelse til også at giveadgang.Den selektive strategi kræver løbende overvejelser om udvælgelsenaf netsteder, der indsamles fra. En kvalificeret selektion må bådebygge på et vist overblik over den danske del af internettet og på enspecifik viden om de netsteder, der er udvalgt. Det er med til atgøre strategien ressourcekrævende.Til gengæld kan en selektiv indsamling kombineret med tværsnits-høstning anvendes til at indsamle en stor del af de materialer, derforandrer sig i perioden mellem to tværsnitshøstninger. Det gælderf.eks. nyhedsstoffet på nettet.4.3.2 Selektivindsamling
Bevaring af den elektroniske kulturar v
153
På samme måde som ved tværsnitsstrategien vil en selektiv ind-samling også i nogle tilfælde kræve aftaler, der kan give pligtafleve-ringsinstitutionerne adgang til lukkede offentliggjorte materialer,der falder inden for indsamlingskriterierne.4.3.3 Begivenheds-orienteret indsamling
I en begivenhedsorienteret strategi indsamles materiale, der knyttersig til en bestemt begivenhed, og som giver eftertiden mulighed forat følge såvel begivenheden som reaktioner på denne. Også i dennestrategi er initiativet til at foretage indsamlingen placeret centralt,og indsamlingen kan i princippet både ske manuelt og automatisk– eller eventuelt begge dele.Denne strategi blev f.eks. benyttet i USA i forbindelse med ind-samling af materiale til et 11. september 2001-arkiv. I Danmark harman gennemført et forsøg med indsamling af internetmateriale iforbindelse med kommunalvalget i 2001. Vi vil senere beskrivedette forsøg yderligere.Den begivenhedsorienterede strategi stiller store krav til definitio-nen og identifikationen af ‘begivenheder’. Ressourceforbruget istrategien kan være svært at styre, med mindre der sættes en grænsefor antallet af begivenheder f.eks. pr. år. Hvis man kombinerertværsnitshøstning med selektiv indsamling, kan man begrænse be-hovet for og omfanget af begivenhedsorientereret indsamling.Kombinationen af strategierne kan sikre, at det kun er nødvendigtat indsamle det materiale om begivenheden, der findes på nye elleruventede netsteder – dvs. netsteder, der ikke er omfattet af tværsniteller den selektive indsamling. Igen vil indsamlingen i nogle til-fælde kræve aftaler, der kan give pligtafleveringsinstitutionerne ad-gang til lukkede offentliggjorte materialer.
4.3.4 Aflevering
Aflevering kan også forstås som en strategi for indsamling. I enafleveringsstrategi er f.eks. producenter, udgivere, offentlige forvalt-ninger pålagt en pligt til at aflevere materialet. Samtidig skal dercentralt etableres rammer for selve afleveringen. Også afleveringenkan både foregå manuelt og automatisk. Det er denne strategi, derligger bag pligtafleveringslovens bestemmelser om aflevering afstatiske netpublikationer.Erfaringerne med pligtaflevering af statiske digitale materialer viser,at kun en mindre del af de afleveringspligtige materialer hidtil er
154
Udredning om bevaring af kulturar ven
blevet afleveret. Derudover er mængden af aktører, der offentliggørmateriale på internettet, så stor, at det i praksis vil være umuligt atidentificere og påtale de tilfælde, hvor afleveringen undlades. End-videre pålægger afleveringsstrategien udgivere nogle forpligtelser,som kan undgås, hvis der vælges andre strategier.Udvalget finderikke,at den afleveringsstrategi der anvendes i dag, er hensigts-mæssig.En variation af afleveringstrategien erdonation.Donation er kende-tegnet ved frivillighed – det vil sige, at den ikke er bundet op pålovfæstede pligter. Initiativet til donationen kan både tages centraltog hos f.eks. producenter, udgivere eller arvinger, og der kan ogsåreguleres via frivillige aftaler mellem disse parter. Ulempen veddenne strategi er, at den opleves som besværlig for dem, der skalaflevere.Det Kongelige Bibliotek, Statsbiblioteket og Center for Internet-forskning ved Århus Universitet har i september 2002 afsluttet etpilotforsøg med indsamling af internetaktiviteterne i forbindelsemed kommune- og amtsvalget i 2001 (en evaluering af projektetfindes i bilag 3). Det konkrete formål med projektet var at afprøveforskellige metoder til at udvælge, indsamle og arkivere internet-materialer. Gruppen bag forsøget har på baggrund af erfaringerneanbefalet en samlet strategi til en fremtidig indsamling af materialerfra internettet. Derudover er udarbejdet et økonomisk overslag overomkostningerne i forbindelse med strategien. Disse omkostningervender vi tilbage til kapitlet om økonomi.Udvalget har valgt at anvende erfaringerne fra pilotforsøget somgrundlag for udredningens anbefalinger af indsamlingsstrategier.Forsøget er gennemført af de centrale aktører på området og hartestet de strategier og metoder, der i dag diskuteres i internationalefora. Udvalget vurderer derfor, at der ikke er behov for endnu etpilotforsøg som baggrund for udvalgets anbefalinger.Som det også fremgår af præsentationen af de forskellige strategierovenfor, er ingen af strategierne komplette i sig selv, men har hverderes fordele og ulemper. Gruppen bag forsøget har anbefalet atanvende en kombination af en tværsnitsstrategi, en selektiv og enbegivenhedsorienteret strategi.4.4 Udvalgets anbefa-ling af strategi til ind-samling af materialefra internettet
Bevaring af den elektroniske kulturar v
155
På baggrund af erfaringerne fra forsøget har gruppen vurderet, atfire tværsnitshøstninger, selektiv høstning fra omkring 80 onlinerpr. år og én begivenhedsorienteret indsamling vil sikre et volumenog en repræsentativitet, der er forsvarlig set fra et forsknings- ogbevaringssynspunkt.Generelt forholder strategierne sig til hinanden sådan, at jo flere afde mindre ressourcetunge tværssnitshøstninger, man foretager – desfærre ressourcetunge selektive og begivenhedsorienterede høstningerer nødvendige. Omvendt indsamles via den selektive og den begi-venhedsorienterede strategi en vigtig del af det materiale, som ikkeindsamles i tværsnitshøstningerne – dvs. materiale der udelukkendeeksisterer på nettet mellem to tværsnit – eller falder i kategorien aflukket offentliggjort materiale. Endelig vil anvendelsen af tværsnits-høstninger og selektive høstninger kunne begrænse omfanget afbegivenhedsorienterede indsamlinger. Dette skyldes, at det udeluk-kende vil være nødvendigt at indsamle fra de nye netsteder, derdukker op i forbindelse med den konkrete begivenhed.Medfire tværsnit(i stedet for f.eks. to som i Sverige) kan man redu-cere behovet for selektive høstninger betragteligt og dermed res-sourceanvendelsen. Omvendt vil mere end fire tværsnit pr. år ikkekunne reducere behovet for selektive høstninger i samme omfang,da der eksisterer netsteder, der opdateres så hyppigt, at en selektivdaglig indsamling er nødvendig.Anbefalingen af omfanget af denselektive indsamlingbaserer sig påen vurdering af antallet af relevante netsteder ud fra en række krite-rier, som gruppen bag forsøget har formuleret på denne måde:• Netsteder der opdateres eller forandres væsentligt og ikke-kumu-lativt15mellem to tværsnitsnitshøstninger. Dette kriterium er detprimære og fungerer som en afgræsning. En lang række af denetsteder, der umiddelbart falder inden for de to næste kriterier,vil ikke forandres væsentligt og ikke-kumulativt og vil ikke væreomfatte af den selektive strategi.• Netsteder der fungerer som nyhedsmedier for den danskeoffentlighed (f.eks. de landsdækkende avisers og tv-stationernesnetsider).Med “ikke-kumulativt” menes, at netstedets indhold ikke er permanent, men kun findes pånetstedet i en kortere periode. Med kumulativt menes, at der tilføres yderligere materiale tilnetstedet, som bliver liggende på netstedet permanent. Dette materiale vil blive indsamletved et næste tværsnit, og derfor er der ingen grund til at inddrage et sådant netsted i enselektiv indsamling.15
156
Udredning om bevaring af kulturar ven
• Repræsentativt udsnit af typiske eller karakteristiske netsteder.Repræsentativiteten skal i denne forbindelse forstås som aktivi-tetsformer (f.eks. portaler af typen netdoktor), anvendelse af net-tet som lokalt medie (f.eks. kommunale portaler) og det eksperi-mentelle eller unikke (åbne debatmiljøer eller netfællesskaber).På baggrund af de ovenstående kriterier har gruppen bag forsøgetvurderet, at en selektiv indsamling fra omkring 80 netsteder kansikre en forsvarlig indsamling.Endelig er anbefaleten begivenhedsorienteret indsamlingpr. år. Denselektive indsamling fra de omkring 80 netsteder vil dække etbetydeligt antal begivenheder tilstrækkeligt. Anbefalingen af en en-kelt begivenhedsorienteret strategi sikrer derfor muligheden for atbringe strategien i anvendelse ved særlige begivenheder, hvor derkommer væsentligt materiale på nye og uventede netsteder.På grundlag af pilotforsøgetanbefaler udvalgetderfor en indsam-lingsstrategi, der ligger i forlængelse af erfaringerne fra pilotforsøgetog dermed består af en kombination af en begivenshedsorienteretindsamling, fire tværsnit og selektiv indsamling fra omkring 80 net-steder pr. år. Anvendelsen af disse strategier vil kræve en hjemmel ipligtafleveringsloven til, at pligtafleveringsinstitutionerne kan fåadgang til materialer, der er omfattet af adgangskoder.Derudover anbefaler udvalget,at strategier og metoder til indsamlingog bevaring løbende diskuteres, da aktiviteterne på internettet er ifortsat udvikling, ligesom de teknologiske betingelserne for arbejdeter i konstant forandring.Der er et betydeligt efterslæb med hensyn til indsamling af værkerfra internettet, idet den gældende pligtafleveringslov som nævntikke har givet adgang til indsamling af de såkaldte dynamiske vær-ker. Også for de statiske værker må forventes et vist efterslæb, idetde afleveringspligtige ikke i fuldt omfang har anmeldt de pligtigeværker til aflevering. Mange af de statiske publikationer må forven-tes fortsat at være tilgængelige på internettet, og disse vil blive ind-samlet i forbindelse med de anbefalede tværsnitshøstninger.Denne mangel på dokumentation af den voksende brug af inter-nettetanbefaler udvalget,at der søges kompenseret for gennem enretrospektiv indsamling fra de kilder, der måtte have opsamletBevaring af den elektroniske kulturar v
157
internetmateriale i den forudgående periode. Dette kan ske ved entostrenget strategi:• Indsamling af internetmateriale der systematisk er indsamlet ogarkiveret uden for Danmark16• Indsamling af internetmateriale der er indsamlet og arkiveretinden for Danmark.4.4.1 Danica påinternettet
Et af de væsentlige principper i pligtafleveringsloven er som nævntdanica-princippet – dvs. værker udgivet i Danmark, værker af ogom danskere trykt i udlandet samt værker om Danmark trykt i ud-landet. Udvalget har diskuteret, hvordan dette princip kan forstås iforhold til internettet, der er et globalt medie.Udvalget anbefaler,atbegrebet danica anvendes til at afgrænse følgende tre grupper afmaterialer fra internettet, der bør være genstand for den indsam-lingsstrategi, der er anbefalet ovenfor:• Danske domæner (.dk).• Materiale udarbejdet af danskere på dansk, på andet end danskeller som fremføres af danske kunstnere fra andre domæner enddanske domæner (.dk).• Materiale om Danmark fra andre domæner end danskedomæner (.dk).I forhold til nogle kategorier af materialer – f.eks. danske forsk-ningsresultater publiceret på dansk eller andre sprog på internettet –findes der allerede målrettede initiativer til at sikre indsamlingen ogadgangen til materialet. Dansk Dataarkiv formidler samfundsviden-skabelige og i stigende grad også medicinske forskningsresultaterover internet som led i det internationale Nesstarprojekt. På forsk-ningsområdet registrerer “Den Danske Forskningsdatabase” underDanmarks Elektroniske Forskningsbibliotek på frivillig basis ensamlet indgang til danske forskningsresultater. Langtidsbevaringenaf det digitale materiale påhviler dog den enkelte forskningsinsti-tution.
4.4.2 Den inter-nationale kontekst
Det er udvalgets holdning, at arbejdet med den elektroniske kultur-arv på internettet bør ske i en international kontekst. Konkret erDen mest omfattende kilde til dansk internetmateriale er formodentlig Internet Archive(IA), der har indsamlet siden 1996, heraf ca. 25 mio sider fra de danske domæner. En afleve-ring af det materiale, som IA har indsamlet, vil være et meget væsentligt bidrag til dækningaf efterslæbet. Materiale vil desuden foreligge i en form, som gør det overkommeligt at refor-matere med henblik på bevaring og tilgængeliggørelse.16
158
Udredning om bevaring af kulturar ven
der to internationale projekter i støbeskeen: 1) Et verdensomspæn-dende internetarkiv – foreslået af internetarkivet archive.org og 2)Europæisk Web Arkiv (EWA), som skal blive til et forslag til EU iforbindelse med sjette rammeprogram.Formålet med archive.org’s forslag er at etablere et konsortium afnationalbiblioteker med deltagere fra alle kontinenter, som står bagkravspecifikation og udvikling af en nye version af den høster ogdet fremvisningsprogram, som benyttes i øjeblikket. Når den tre-årige projektperiode er afsluttet, tilbydes deltagerne det materiale,som nu ligger i archive.org om de respektive lande.Formålet med EWA er dels at udvikle en høster, dels se på relevantefterbehandling af det indhøstede materiale og endelig fokusere påde problemstillinger, som er relevante i forbindelse med langtids-bevaring. Deltagerne vil være såvel it-forskningsmiljøer som biblio-teker.Udvalget anbefaler,at Danmark deltager aktivt i dette sam-arbejde som en del af det praktiske indsamlingsarbejde.Udvalgets overvejelser om kulturarven i digitale netværk er natur-ligt koncentreret om internettet, som er det altdominerende digi-tale netværk i dag. Men det må understreges, at der i de kommendeår vil komme andre distributionsformer for digitalt indhold. Detgælder digitalt radio og tv, som, uanset om platformen er satellit,kabel eller jordbaseret, vil give muligheder for nye former for digi-talt indhold. Og det gælder tilsvarende den kommende UMTS-telefoni.Udvalgets anbefalingerom den elektroniske kulturarv påinternettet vil også gælde den del af kulturarven, som måtte blivedistribueret i de nye netværk.Udvalget anbefaler,at en revideretpligtafleveringslov tager højde for udbredelsen af de nye digitalenetværk.Udvalget anbefalersamtidig, at der løbende tages konkretstilling til behovet for indsamling af materiale distribueret i nyedigitale netværk.I forbindelse med anvendelse af de anbefalede strategier til indsam-ling af materiale fra internettet vil det også være relevant at vurdereforholdet til Persondataloven (lov om behandling af personoplys-ninger, Lov nr. 426, 31. maj 2000).Loven gælder for offentlige myndigheders, private virksomhedersog foreningers behandling af personoplysninger. Ved behandlingBevaring af den elektroniske kulturar v
4.4.3 Andredigitale netværk
4.4.4 Persondataloven
159
forstås: indsamling, registrering, systematisering, opbevaring, brug,videregivelse, samkøring og sletning (Persondataloven (informa-tionspjece), Datatilsynet 2000).Loven inddeler personoplysninger i to niveauer: følsomme oplys-ninger om private forhold som f.eks. religiøs overbevisning, straffe-forhold eller sociale problemer og almindelige personoplysninger– f.eks. identifikationsoplysninger og kundeforhold. Hvad angår dealmindelige personoplysninger, gøres der en undtagelse i lovens § 6.Her står, at behandling af oplysninger må finde sted, hvis behand-lingen er nødvendig af hensyn til udførelsen af en opgave i sam-fundets interesse. Det kan f.eks. dreje sig om statistiske, historiske,informative eller videnskabelige formål (Persondataloven (infor-mationspjece), Datatilsynet 2000).Det er udvalgets opfattelse, at de foreslåede indsamlingsstrategierikke vil være i konflikt med persondataloven. Inden de anbefaledestrategier bringes i anvendelse, er det dog nødvendigt at bedeDatatilsynet vurdere strategiernes forhold til persondataloven.4.4.5 Ophavsrets-loven
Materiale på internettet er naturligvis belagt med ophavsrettig-heder. Derfor er det nødvendigt at inddrage ophavsretsloven ivurderingen af indsamling af materialer fra internettet.I ophavsretslovens § 16 står, at kulturministeren kan fastsætte nær-mere regler for arkivers, bibliotekers og museers fremstilling af en-kelte eksemplarer af værker til brug i deres virksomhed. Disse reglerer beskrevet nærmere i den såkaldte ABM-bekendtgørelse (bekendt-gørelse om arkivers, biblioteker og museers adgang til at fremstilleeksemplarer af litterære og kunstneriske værker, Bekendtgørelse nr.876/1997).Bekendtgørelsen giver arkiver, museer og biblioteker ret til at frem-stille eksemplarer af materialer, der allerede findes eller burde findesi institutionernes samlinger, f.eks. via pligtafleveringen. Eftersomkun det statiske internetmateriale i dag er omfattet af pligtafleve-ringen, giver ophavsretsloven og ABM-bekendtgørelsen ikke i daghjemmel til at indsamle materiale fra internettet. Den foreslåedeændring af pligtafleveringsloven vil derfor også kræve en hjemmel iophavsretsloven til at foretage den fornødne eksemplarfremstilling iforbindelse med den anbefalede indsamling. Vi vender tilbage tilophavsretsloven i kapitlet om tilgængeliggørelse.
160
Udredning om bevaring af kulturar ven
Pligtafleveringsloven omfatter som tidligere nævnt kunudgivneværker – og ikke værker,der offentliggøres ved offentlig fremføringsom f.eks. radio- og tv-udsendelser og film.Der er ikke i lovgivningen fastsat regler for, i hvilken udstrækningradio- og tv-udsendelser skal indsamles og bevares i offentlige sam-linger. Men ophavsretslovens § 33 giver Statens Mediesamling lovtil at optage radio- og fjernsynsudsendelser på bånd, hvis de hardokumentarisk værdi. Som eksempler på udsendelser, der ikke hardokumentarisk værdi, nævnes i lovmotiverne “biograffilm, gram-mofonmusik og andet stof, der eksisterer uafhængigt af radio- ellertv-mediet, og som evt. har været genstand som en selvstændig ud-givelse.” Det må antages, at indholdet af de udsendelser, der ud fradenne formulering ikke har dokumentarisk værdi, og som har etindhold der udgør en bevaringsværdig del af den danske kulturarv,som hovedregel vil blive bevaret gennem pligtafleveringsloven(musikudgivelser, videobånd m.v.) eller filmloven (film).Radio- og tv-loven indeholder følgende bestemmelse:“Kulturministeren kan fastsætte regler om, at DR mod godtgørelseaf de hermed forbundne udgifter skal stille optagelser af sine pro-grammer til rådighed for et i forskningsøjemed oprettet arkiv, ogom adgangen til de arkiverede optagelser. Udgifterne ved oprettelseog drift af et sådant arkiv afholdes af statskassen”. Kulturministerenhar ikke hidtil benyttet denne mulighed.I dag er praksis, at TV 2 og Danmarks Radio efter aftale optager ogafleverer hele sendefladen for radio og tv til Statens Mediesamlingmod vederlag for båndudgifter. Derudover optager Statens Medie-samling selv de danskproducerede programmer, som TV3 sender.Endelig opfordrer Statens Mediesamling lokale radio- og tv-statio-ner til at aflevere én uges udsendelser en gang om året. Cirka 60 udaf 300 stationer følger opfordringen.Siden oprettelsen af Statens Mediesamling i 1987 er der etablereten del nye radio- og tv-kanaler rettet mod det danske publikum.Selv om en stor del af sendefladen fra de mere kommercielle statio-ner er præget af indspillet musik og udenlandske film og serier, mådet antages, at der også er et vist omfang af udsendelser, f.eks. egen-produktioner, med en vis kulturarvsmæssig interesse.
5. Indsamling af radio-og tv-udsendelser5.1 Status
Bevaring af den elektroniske kulturar v
161
5.1.1 Digitaliseringaf radio og tv
Produktion af radio og tv foregår i stigende omfang digitalt, ogpublic service-stationernes arkivering af egne udsendelser vil i frem-tiden ske i digitale formater. Udsendelse af jordbaseret digital radioog tv sker i øjeblikket på forsøgsbasis med et lille lytter- og seertal,da der stort set ikke findes digitalt modtageudstyr i handelen. Op-bygning af landsdækkende digitale sendenet vil skulle ske i de kom-mende år. Samtidig vinder digitalt tv stadig udbredelse på kabel- ogsatellitplatformene. Generelt forventes det, at udsendelse af radioog tv – uanset platform – vil blive digitaliseret i løbet af en kortereeller længere årrække.Både i forbindelse med digitaliseringen af arkiverede udsendelser ogi selve den digitale produktionsproces sker en digital registrering afde metadata (genre, udsendelsestidspunkt, medvirkende etc.), somknytter sig til den enkelte udsendelse.
5.2 Udvalgets anbefa-linger om indsamlingaf radio og tv
Udvalget har tidligere anbefalet, at pligtafleveringsloven også kom-mer til at gælde for radio- og tv-udsendelser. I overensstemmelsemed principperne bag pligtafleveringen bør indsamlingen derforomfatte alle radio- og tv-programmer, der falder ind under danica-princippet – dvs. alle radio- og tv-stationer rettet specifikt mod etdansk publikum – ikke kun TV 2 og Danmarks Radio. Indsamlin-gen bør derfor omfatte alle stationer med en vis udbredelse i Dan-mark, hvad angår seer- og lyttertal, og der skal kunne identificeresegenproduktioner med kulturarvsmæssige interesse. Der er lavet enforeløbig undersøgelse af, hvilke radio- og tv-stationer der på nu-værende tidspunkt vil være omfattet af disse kriterier (bilag 5). Ipraksis vil denne udvidelse af loven kræve en løbende vurdering afsendeflade og seertal.I valget af strategi til indsamling af radio- og tv-udsendelser må der– ud over de bevaringsmæssige hensyn – også tages hensyn til øko-nomien. I den forbindelse er det nødvendigt at sammenholde ud-gifterne til bånd og lagerplads ved indsamling og bevaring af helesendeflader med udgifterne ved at udvælge dele af fladen. Indsam-lingsstrategien kan omfatte stationernes aflevering af bånd eller op-tagelse af udsendelserne fra luften (eller kabel). Her er de afgørendehensyn den tekniske kvalitet, indsamlingen af metadata og omkost-ningerne ved indsamlingen.Når produktionen sker i digital form,anbefaler udvalget,at afleve-ring af udsendelserne sker i form af en kopi i browserformat sam-
162
Udredning om bevaring af kulturar ven
men med de metadata, der hører til de enkelte udsendelser. Beva-ringen retter sig mod forsknings- og dokumentationsformål, ogderfor er bevaring i genudsendelseskvalitet, som er meget udgifts-krævende, ikke nødvendig. Selve afleveringen kan ske som endirekte elektronisk overførsel af udsendelserne fra radio- og tv-stationerne til Statens Mediesamling. På det tidspunkt vil omkost-ningerne til lagerr være så små, at det vil være billigere at indsamlehele sendeflader fra de relevante radio- og tv-stationer, frem for atgennemføre en selektiv indsamling af specifikke udsendelser. Indtilradio- og tv-stationerne kan levere kopier i digital form, anbefalerudvalget at fortsætte den hidtidige aflevering af lyd- og videobånd.Derudoveranbefaler udvalget,at der stilles krav til Danmarks Radioog TV 2 om at bevare tidligere og fremtidige egenproduktion iarkiver, der opfylder almene bevaringstekniske standarder.
Film, som fremstilles med henblik på offentlig fremføring i biogra-fer, eller som har været sat i distribution med henblik på at nå udtil bredere kredse, er ikke omfattet af pligtafleveringsloven, idetdisse film ikke som udgangspunkt offentliggøres ved eksemplar-spredning eller distribueres over internettet. Film, der udgives påvideobånd eller på dvd, er derimod omfattet af pligtafleveringen.Betragtningerne om indsamling af film i dette afsnit vedrører ind-samling og bevaring af film i form af originalt filmmateriale, såsomnegativer og mastermateriale eller i form af filmkopier beregnet påoffentlig fremføring (jf. bilag 6).I filmlovens (lov om film nr. 186, 1997) § 12 er formuleret en afle-veringspligt i forhold til danske film. Ifølge denne paragraf skal derafleveres et eksemplar af alle danske film, der vises offentligt eller errettet mod et bredere publikum. Dette gælder både spillefilm ogkort- og dokumentarfilm. Afleveringen sker til Det Danske Film-institut.Som tidligere nævnt er det udvalgets forslag, at en udvidelse afpligtafleveringsloven også skal omfatte film. Hensigten hermed erikke at udvide den lovbestemte afleveringspligt for film, men atsamle lovgivningen om pligtaflevering i én lov. Udvidelsen af pligt-afleveringsloven bør ikke gælde de tekstede eller på anden måde
6. Film6.1 Status
6.2 Udvalgetsovervejelser omindsamling af film
Bevaring af den elektroniske kulturar v
163
versionerede udenlandske film, der er i dansk biografdistribution.Disse film deponeres ofte hos Det Danske Filminstitut efter frivilligaftale med distributørerne. Derudover distribueres disse film typiskogså på dvd samt video og indsamles derfor også i disse formatervia pligtafleveringsloven.I dag gælder afleveringspligten også danske reklamefilm, men prak-sis er, at disse film ikke bliver indsamlet.Udvalget anbefaler,at det iforbindelse med udvidelsen af pligtafleveringsloven understreges, atreklamefilm også er omfattet af afleveringspligten.Der produceres i Danmark en række film, som ikke fremstilles medhenblik på offentlig forevisning eller distribution. Det kan væreprivate optagelser eller film, der optages til internt brug i virksom-heder eller organisationer. Sådanne film afleveres jævnligt til Film-instituttet eller til andre museer og samlinger, og disse film kanhave stor kulturhistorisk interesse. Det er derfor vigtigt, at beva-ringsværdige film af denne karakter så vidt muligt indsamles ogbevares på linje med de film, der er omfattet af pligtafleveringen.Udvalget finder imidlertid ikke, at det vil være muligt at udstrækkepligtafleveringen til sådanne film, der ikke fremvises eller distri-bueres offentligt. (I kapitlet om bevaring vender vi tilbage til dis-kussionen af bevaringen af disse film).I dag foregår en voksende del af processen ved produktion af filmdigitalt, men slutproduktet til forevisning er normalt stadig en ana-log film. Det forventes, at også forevisningen af film vil blive digi-taliseret i løbet at de kommende år. En voksende del af de film, derfremover vil blive afleveret, må således forventes at blive afleveret idigital form. Pligtafleveringslovens bestemmelser om aflevering vilvære gældende, uanset om filmene er analoge eller digitale. Over-gangen til digitale film kræver derfor ikke ændringer i indsamlings-strategien.7. Elektroniskearkivalier7.1 Status
Indsamlingen af de elektroniske arkivalier er beskrevet i arkivloven.Arkivloven bygger på følgende grundlæggende principper:• at sikre bevaringen af arkivalier, der har historisk værdi eller tjenertil dokumentation af forhold af væsentlig administrativ eller retligbetydning for borgere og myndigheder
164
Udredning om bevaring af kulturar ven
• at sikre muligheden for kassation af ikke-bevaringsværdigeoffentlige arkivalier i samarbejde med de myndigheder, der eromfattet af denne lov• at stille arkivalier til rådighed for borgere og myndigheder,herunder til forskningsformål.Arkivlovens bestemmelser om bevaring og aflevering omfatter alvirksomhed, der udøves af den offentlige forvaltning, domstoleneog folkekirkens institutioner. Arkivloven og dens underliggenderegelsæt beskriver, hvordan den offentlige forvaltnings m.v. arkiva-lier skal afleveres, bevares og tilgængeliggøres.Derudover beskriver arkivlovgivningen en arbejdsdeling mellemden statslige forvaltning m.v. og arkiverne. Den statslige forvaltninghar pligt til at aflevere alle deres arkivalier til Statens Arkiver, mensStatens Arkiver tager stilling til, hvad der skal bevares – og hvordan(jf. bilag 7 og bilag 8).I arkivloven anvendes begrebet “elektroniske arkivalier” som beteg-nelse for offentlige myndigheders elektroniske registre, journaler ogsags- og dokumentsystemer m.v. – dvs. alle arkivalier, der er skabteller lagret på elektronisk medie. Arkivloven fastsætter, at offentligemyndigheder skal sikre, at arkivalier, der er lagret på elektroniskmedie, bevares sådan, at de kan afleveres til offentlige arkiver.I forhold til den statslige forvaltnings behandling og aflevering afelektroniske arkivalier har Statens Arkiver udarbejdet godkendelses-procedurer og retningslinjer for aflevering for at kunne løse opga-ven. Dette arbejde er en vigtig del af arbejdet med implementerin-gen af den digitale forvaltning i den offentlige sektor.Statslige arkivalierUdvalget finder som udgangspunkt, at arkivloven sikrer, at elektro-niske arkivalier indsamles i tilstrækkeligt omfang til, at den del afden digitale kulturarv, som den statslige sektors elektroniske arkiva-lier udgør, kan bevares.Statens Arkiver har i cirkulærer for godkendelse og aflevering afESDH-systemer fastlagt formater for aflevering af tekst, billede, lydog video, men har af tekniske grunde endnu ikke fastlagt formaterfor aflevering af formaterne gis (geografiske informationer), cadBevaring af den elektroniske kulturar v
7.2 Udvalgets over-vejelser omindsamling af elektro-niske arkivalier
165
(tegneprogrammer) og regneark som elektroniske arkivalier. Det erStatens Arkivers strategi for fastlæggelse af formater for elektroniskearkivalier, at de skal være internationale, åbne, udbredte og system-uafhængige, så det er teknisk muligt og økonomisk rimeligt formyndighederne at implementere og overholde de fastsatte regler.Der eksisterer imidlertid ikke internationale, åbne, udbredte og sy-stemuafhængige standarder for disse formater. Det forventes dog, atudbredelsen af XML også vil føre til udvikling af internationaleXML-baserede standarder for gis, cad og regneark. Det er dog p.t.ikke muligt at forudsige, hvornår sådanne standarder, der opfylderStatens Arkiver bevaringsstrategi, vil være tilgængelige.Kommunale arkivalierKulturministeren kan ifølge arkivloven fastsætte regler om afleve-ring af kommunale arkivalier, hvis de indeholder personoplysnin-ger, eller hvis de afleveres til Statens Arkiver. Derved er det muligtat fastsætte krav til afleveringsformater, metadata m.v., som tagerhensyn til den videre bevaring og tilgængeliggørelse af de afleveredearkivalier. De elektroniske arkivalier – som ikke indeholder person-oplysninger – som kommunerne vælger at opbevare selv eller ataflevere til kommunale arkiver, skal efter de gældende regler ikkeopfylde specifikke krav til bevaringsformat m.v.Som yderste konsekvens kan en uhensigtsmæssig opbevaringsformbevirke, at de pågældende arkivalier ikke kan bevares forsvarligt ogdermed risikerer at gå tabt. En senere bevaringsindsats til at af-hjælpe en uhensigtsmæssig opbevaring vil kræve betydelige ressour-cer, for så vidt den overhovedet er mulig.Det er aftalt, at Statens Arkiver vil indlede et tæt samarbejde medkommunerne om de særlige bevaringsproblemer, der knytter sig tilelektroniske arkivalier med henblik på at sikre den bedst mulige be-varing med de mindst mulige omkostninger. En standardisering afde formater, der anvendes til arkivmæssig bevaring af elektroniskearkivalier gældende hele den offentlige sektor, forventes at indebæreøkonomiske fordele på længere sigt.Udvalget finder,at et sådant samarbejde mellem kommunerne ogStatens Arkiver bør kunne sikre en forsvarlig bevaring af de beva-ringsværdige kommunale arkivalier på digital form.Udvalget anbe-faler,at udviklingen på området følges nøje i de kommende år.166Udredning om bevaring af kulturar ven
Private arkivalierDe offentlige arkiver modtager via frivillig aflevering private arkiva-lier i den udstrækning, de har bevaringsmæssig interesse. Dervedbestræber arkiverne sig på at sikre bevaringen af privatarkiver fraenkeltpersoner, organisationer og virksomheder, der har haft storsamfundsmæssig eller almenkulturel betydning.Det må forventes, at den voksende del af de private arkivalier, somvil blive indsamlet i de kommende år, vil være på digital form. Endel af disse arkivalier vil være det, vi tidligere har betegnet somikke-offentliggjort materiale fra internettet og have form som f.eks.e-mails eller en virksomheds intranet. Derudover kan de privateelektroniske arkivalier være tekstbehandlingsfiler, billedfiler ellervideooptagelser. Arkivalierne vil sandsynligvis foreligge i mange for-skellige formater, som i nogle tilfælde vil indebære større ellermindre bevarings- og tilgængeliggørelsesproblemer.Statens Arkiver er i gang med at udarbejde en vejledning om beva-ring af elektroniske arkivalier til private virksomheder, organisa-tioner og enkeltpersoner, der ønsker at aflevere til Statens Arkiver.Udvalget anbefaler, at en udvidet pligtafleveringslov anvendes somgrundlag for en fremadrettet indsamling af den offentliggjorte elek-troniske kulturarv – og dermed udstrækkes til også at dække dyna-miske internetmaterialer, film, radio- og tv-udsendelser, som hidtilikke har været omfattet af pligtafleveringen.Udvalget har formuleret følgende principper for indsamling af denelektroniske kulturarv, der er offentliggjort. Grundlaget er de nu-værende principper for pligtaflevering og kassation – dog med entilføjelse om også at bevare nogle digitale materialers udtryk ogfunktionalitet:• Indsamling af den elektroniske kulturarv retter sig mod danica– dvs. materialer, der er offentliggjort eller udgivet i Danmark –eller af danskere samt udenlandsk materiale på dansk – eller omDanmark.• Formålet med indsamlingen af den elektroniske kulturarv er atsikre, at denne del af den nationale kulturarv bevares og videre-føres, så den også i fremtiden er tilgængelig for forskningen og foralmenheden.Bevaring af den elektroniske kulturar v
8. Konklusion
167
• Bevaringsværdigheden afhænger af indholdet – ikke af dets fysiskeform.• Det er indholdet – og for nogle materialers vedkommende ogsåderes udtryk og funktionalitet – der skal bevares, medmindre detoriginale medie har museal værdi.• Materiale, der ikke skal bevares, er bl.a.:• Materiale der ikke har et færdigt præg.• Materiale der er kopier af allerede udgivne værker.• Mindre væsentligt materiale bevares kun som repræsentative stik-prøver, og der sker ingen registrering. Visse kategorier kasseresfuldstændigt.• Det, der ikke skal bevares, kasseres.• Indsamlingen skal tilrettelægges sådan, at den bliver så lidtressourcekrævende for de berørte aktører som muligt.• Afleveringspligten omfatter to eksemplarer af materialer på fastemedier. Derudover anvendes redundans som princip ved bevaringaf de indsamlede materialer uafhængigt af medie – dog med und-tagelse af film.• Det er vigtigt at dokumentere indsamlingen – men ikke nødven-digvis foretage en selvstændig registrering af alle materialer.• Det er ikke er et formål med indsamlingen at skaffe gratis eksem-plarer til bibliotekernes eller andre indsamlingsinstitutionersalmindelige virksomhed.Udvalgets anbefalinger kræver en ændring af selve pligtafleverings-loven for at sikre en konsistent lovgivning på området. Lovændrin-gen skal opfattes som fremadrettet, og udstrækningen af lovensprincipper vil ikke medføre en bagudrettet indsamling af materia-ler, der ikke tidligere har været omfattet af loven.Lovændringen vil for det første omfatte en udvidelse af loven, såle-des at den også omfatter radio- og tv-udsendelser samt film. For detandet vil lovændringen sikre en mere dækkende indsamling af168Udredning om bevaring af kulturar ven
materiale, der offentliggøres på internettet. I praksis går anbefalin-gen på at ophæve lovens nuværende sondring mellem statisk ogdynamiske materiale. På baggrund af internationale erfaringer ogerfaringerne med pligtaflevering af statiske digitale materialer anbe-faler udvalget at etablere en central indsamling af materiale frainternettet – i stedet for at pålægge den store mængde af aktører,der offentliggør materiale, en afleveringspligt.Udvalget anbefaler en indsamlingsstrategi, der kombinerer én begi-venhedsorienteret indsamling, fire tværsnitshøstninger og selektivhøstning fra omkring 80 onlinemedier pr. år. Anvendelsen af dissestrategier kræve en hjemmel i pligtafleveringsloven til, at pligtafle-veringsinstitutionerne kan få adgang til materialer, der er omfattetaf adgangskoder.Derudover anbefaler udvalget, at strategier og metoder til indsam-ling og bevaring løbende diskuteres, da aktiviteterne på internetteter i fortsat udvikling, ligesom de teknologiske betingelser for arbej-det er i konstant forandring.Eftersom kun det statiske internetmateriale i dag er omfattet afpligtafleveringen, giver de gældende regler i ophavsretsloven ogABM-bekendtgørelsen ikke hjemmel til at indsamle materiale frainternettet. Den foreslåede ændring af pligtafleveringsloven vil der-for også kræve en hjemmel i ophavsretsloven til at foretage denfornødne eksemplarfremstilling i forbindelse med den anbefaledeindsamling.Radio- og tv-udsendelser er i dag ikke omfattet af nogen pligtafle-vering. Udstrækningen af pligtafleveringsloven til også at gældedette område skal forstås som en erstatning af de nuværende aftalerpå området. Derudover anbefaler udvalget, at pligtafleveringslovensbestemmelser omfatter alle radio- og tv-stationer rettet specifiktmod et dansk publikum – ikke kun TV 2 og Danmarks Radio. Deøvrige stationer skal have en vis udbredelse i Danmark, hvad angårseer- og lyttertal, og der skal kunne identificeres egenproduktionermed kulturarvsmæssig interesse. I praksis vil denne udvidelse af lo-ven kræve en løbende vurdering af sendeflade og seertal og en fast-læggelse af indsamlingsstrategier på baggrund af lovens principper.Udvalget anbefaler, at pligtafleveringen af film fremover kun omfat-Bevaring af den elektroniske kulturar v
169
ter de danske film, der i dag indsamles via filmloven. Udvidelsen afloven bør ikke gælde de tekstede eller på anden måde versioneredeudenlandske film, der er i dansk biografdistribution. Disse filmdeponeres ofte hos Det Danske Filminstitut efter frivillig aftalemed distributørerne. Derudover distribueres disse film typisk ogsåpå dvd samt video og indsamles derfor også i disse formater viapligtafleveringsloven. I dag gælder afleveringspligten også danskereklamefilm, men praksis er, at disse film ikke bliver indsamlet.Udvalget anbefaler, at man benytter udvidelsen af pligtafleverings-loven som anledning til at ændre på praksis og iværksætte indsam-lingen af reklamefilm.Udvalget anbefaler, at der sker en registrering af alt materiale fraden elektroniske kulturarv, som indsamles i forbindelse med denforeslåede udvidede pligtafleveringslov. Registreringens omfang ogkarakter må fastlægges ud fra en omhyggelig afvejning af registre-ringsbehov og omkostninger. Ved registreringen bør der så vidt mu-ligt også tages hensyn til behovet for metadata til brug for beva-ringsarbejdet. Udvalget anbefaler, at materiale fra internettet ikkeregistreres på værkniveau. I stedet anbefales en registrering af sam-lede grupper af materialer – sådan at man registrerer metadata forden enkelte høstning, f.eks. tidspunkt for høstningen samt høst-ningernes tekniske og indholdsmæssige volumen og kvalitet. Deenkelte dokumenter i materialet kan meget enkelt gøres søgbare.Udvalget finder som udgangspunkt, at arkivloven sikrer, at elektro-niske arkivalier indsamles i tilstrækkeligt omfang til, at den del afden digitale kulturarv, som den statslige sektors elektroniske arkiva-lier udgør, kan bevares.Det er aftalt, at Statens Arkiver vil indlede et tæt samarbejde medkommunerne om de særlige bevaringsproblemer, der knytter sig tildigitale arkivalier uden personoplysninger med henblik på at sikreden bedst mulige bevaring med de mindst mulige omkostninger.Udvalget finder, at et sådant samarbejde mellem kommunerne ogStatens Arkiver bør kunne sikre en forsvarlig bevaring af de beva-ringsværdige kommunale arkivalier på digital form. Udvalget anbe-faler, at udviklingen på området følges nøje i de kommende år.I det næste kapitel vil vi se nærmere på strategierne for bevaringenaf den indsamlede elektroniske kulturarv.170Udredning om bevaring af kulturar ven
Kapitel 3¶BevaringI sidste kapitel anbefalede udvalget at udstrække principperne forpligtaflevering til at gælde indsamlingen af hele den offentliggjorteelektroniske kulturarv. Et af disse principper handler om at sikreindsamlingen af hensyn til bevaring og videreførelse af den natio-nale kultur. I dette kapitel vil vi fortsætte diskussionen ved at senærmere på, hvordan den elektroniske kulturarv bliver bevaret ogskal bevares fremover.Diskussion om bevaring af digitalt materiale kan hurtigt udvikle sigtil en diskussion med en høj teknisk detaljeringsgrad. Der er storforskel på, hvor kompleks og teknologisk krævende selve bevarings-opgaven er. For nogle digitale materialer – f.eks. de elektroniske ar-kivalier – er der allerede implementeret en bevaringsstrategi, mensbevaringen af andre digitale materialer kræver udvikling af nye tek-nologiske redskaber. I dette kapitel bevæger vi os på det strategiskeniveau og vil henvise til bilagsmaterialet for de mere tekniske dis-kussioner.Bevaringsproblematikken har både et fremadrettet og et bagudrettetperspektiv.I det fremadrettede perspektiv skal der tages stilling til, hvordanden fremtidige indsamling af den elektroniske kulturarv skal tilret-telægges, sådan at det indsamlede materiale kan bevares i overens-stemmelse med intentionerne. I fremtiden vil den overvejende delaf den elektroniske kulturarv skulle indsamles i digitale formater.Derfor bliver spørgsmålet om valg af strategier for bevaring af digi-talt materiale et centralt spørgsmål i dette perspektiv.I det bagudrettede perspektiv skal der tages stilling til, om der eruløste bevaringsproblemer knyttet til den del af den elektroniskekulturarv, som allerede er indsamlet af bevaringsinstitutionerne.Der kan være tale om større eller mindre efterslæb.Bevaring af den elektroniske kulturarv indebærer at skulle sikre detbevaringsværdige materiale mod at forsvinde eller blive beskadigetsom følge af:1. Indledning
Bevaring af den elektroniske kulturar v
171
• tyveri• brand, vandskade eller andre ulykker• fysisk nedbrydning• slid• teknologisk forældelse.Disse problemstillinger gælder for enhver form for bevaring af kul-turgenstande, men de tekniske problemstillinger er selvfølgeligandre, når der er tale om cd-skiver eller film, end når der er tale omstenøkser eller oliemalerier.Dertil kommer en række særlige bevaringsproblemer for den elek-troniske kulturarv. Denne del af kulturarven består af et bevarings-værdigt informationsindhold på et fysisk medie, som kræver særligtapparatur for at blive tilgængeligt. Derfor skal der tages stilling til,hvilke medier de bevaringsværdige informationer kan og bør beva-res på, hvorvidt og hvordan man kan bevare materialets oprindeligeudtryk og funktionalitet, og hvordan man kan sikre sig, at informa-tionerne fortsat er tilgængelige.I dag eksisterer der allerede herhjemme og i udlandet erfaringermed bevaring af elektroniske arkivalier, og digital bevaring af radio-og tv-arkiver er også under udvikling. Udvalget har inddraget disseerfaringer som grundlag for anbefalingerne om bevaring af digitaltmateriale.2. Bevaring afdigitalt materiale
I dette afsnit vil vi beskrive nogle generelle forhold omkring beva-ring af digitalt materiale. De beskrevne forhold er uafhængige af,om materialet er skabt som f.eks. internetmateriale eller elektroni-ske arkivalier eller noget helt tredje.Bevaring af digitalt materiale kræver bevaring af digitale data på etfysisk medie og en maskine til at fortolke disse data for at formidlematerialets informationer, udtryk og funktionalitet. Et eksempel eren tekst opbevaret som et word-dokument, som fortolket afWord2000 på en pc resulterer i en læsbar tekst på en skærm.Den samme tekst kunne også være blevet udvekslet som en pdf-filog fortolket via Acrobat Reader på en MAC eller et helt tredje pro-dukt. De to resultater vil umiddelbart have samme informations-indhold, men der kan være vigtige forskelle om rettelser i doku-
172
Udredning om bevaring af kulturar ven
mentet eller forskelle i grafik og layout, der kan være med til atændre udtrykket. Det er med andre ord ikke ligegyldigt, hvilke for-mater der anvendes til bevaringen, og hvilke redskaber der anven-des til fortolkning.Ved valg af bevaringsstrategier må man tage stilling til, hvorvidtman ønsker at bevare funktionalitet og udtryk, eller om man ude-lukkende er interesseret i informationen og dens relation til andreinformationer. Svaret på dette spørgsmål er ikke altid oplagt – ikkebare af hensyn til omkostningsniveau, men også fordi teknologienudvikles.En komplikation ved digital bevaring er, at styresystemer konstantudvikles. Der er ingen garanti for, at et stykke software kan afviklesunder fremtidige styresystemer. Hardware udvikles og forældes,hvorfor det ikke nødvendigvis hjælper at gemme gamle styresyste-mer, der måske ikke kan installeres på ny hardware. Specielt er detlangtfra givet, at perifere enheder vil fungere. For at kunne hånd-tere disse spørgsmål må der vælges en bevaringsstrategi.En bevaringsstrategi omfatter beslutninger om:• hvordan man kan sikre, at det bevaringsværdige indhold også ifremtiden kan fortolkes og forstås af mennesker – ofte benævntlogisk bevaring• hvordan data gemmes, og hvorvidt fortolkeren også skal gemmes– ofte benævnt bitbevaring.Der opereres i dag med en række forskellige overordnede strategierfor den logiske bevaring. De vigtigste er:• Migrering• Konvertering (en speciel form for migrering)• Emulering• Den museale strategi• Konvertering til analog form.Migreringsstrategien går ud på med passende mellemrum at kopi-ere (migrere) det materiale, der ønskes bevaret, til et nyt format,der kan læses af den relevante software. Da software er underløbende udvikling, vil det være nødvendigt løbende at migrere forat sikre, at materialet ligger på et format, der kan læses af den2.1 Logisk bevaring afdigitalt materiale
2.1.1 Migrering
Bevaring af den elektroniske kulturar v
173
seneste softwareversion. Eksempelvis vil ældre Word-dokumenterløbende skulle kopieres til nye Word-formater, efterhånden som derkommer nye versioner af Word for at sikre, at de stadig kan læses.Fordele og ulemperFordelen er, at startomkostningerne er relativt lave, fordi materialetkan gemmes, som det er. Ulempen er, at denne strategi kan væreomkostningsfuld på længere sigt – i alt fald hvis man understøttermange forskellige softwaretyper. Ønsker man at anvende migreringsom bevaringsstrategi, kræver det, at man har defineret en politikfor, hvilke formater som skal understøttes på et givet tidspunkt.Endelig skal man gøre sig klart, at det langtfra er alle materiale-typer, som egner sig til migrering. Hvis en sådan gennemtvinges påmindre egnet materiale, kan det forårsage tabt funktionalitet oguforudsigelige fejl i fortolkningen af data.2.2.2 Konvertering/standardformat
Konvertering til standardformat er en speciel form for migrering,hvor det materiale, der skal bevares, kopieres til et bestemt åbent ogstandardiseret bevaringsformat. Dette kræver, at bevaringinstitutio-nen enten kan kræve, at bevaringsværdigt materiale afleveres i detvalgte standardformat – eller at man efterfølgende konverterer detmodtagne materiale til et standardformat og et standard bevarings-medie.Statens Arkiver, som kan stille krav til de statslige myndigheder omafleveringsformatet, har indført en bevaringsstrategi, som inde-bærer, at elektroniske arkivalier (metadata og data) fra de statsligemyndigheder afleveres på standardiseret format og medie.Pligtafleveringsbibliotekerne modtager digitalt materiale på mangeforskellige formater og har ikke mulighed for at stille krav omaflevering på standardformat.Fordele og ulemperFordelen er, at denne strategi lettere og muligvis også billigere endmigreringsstategien kan sikre langtidsbevaring. Konvertering vildog kræve, at der overspilles til nye standardformater, efterhåndensom disse udvikles. Det gælder for såvel metadataformat som stan-dard dataformater for forskellige typer af data såsom tekst, billede,lyd, video m.m.
174
Udredning om bevaring af kulturar ven
Ulempen er, at strategien er omkostningstung på kort sigt for ma-terialer, hvor der ikke kan stilles krav til format i forbindelse medaflevering. Desuden vil strategien hovedsagelig være anvendelig overfor veldefinerede medietyper og over for systemer, hvor der er vel-definerede relationer mellem forskellige informationer. Dette bety-der, at der er en del materialetyper, som konverteringsstrategienikke er velegnet til. Omfanget af materialer inden for disse typer erdog ikke særligt omfattende.Emuleringsstrategien går ud på at udvikle computersystemer, somefterligner (emulerer) de systemer, som oprindeligt blev anvendt tilat afspille det gemte materiale. Dette indebærer, at man kangemme det bevaringsværdige materiale i sit oprindelige format.Emulering kan etableres på (mindst) tre forskellige måder:• gennem udvikling af software til emulering af styresystemer• gennem udvikling af software, som under nye styresystemer kanfortolke de oprindelige bits• ved at udvikle en såkaldt virtuel maskine. Ideen er at kunneprogrammere chips til at opføre sig som tidligere chips.Fordele og ulemperEn fordel ved denne metode er, at den potentielt giver mulighedfor at genskabe den oprindelige oplevelse og funktionalitet. Enanden fordel er, at fortolkningen baseres på de originale data – en-ten via det oprindelige program eller via en fortolker for specifikkematerialetyper. Det vil i alle tilfælde sige, at der ikke bliver tale omformatkonvertering.Ulempen er, at der ikke eksisterer praktiske erfaringer med meto-den. Metoden er stadig på forskningsstadiet, og de praktiske kon-sekvenser er ukendte. Der forskes en del på dette område, og detkan ikke udelukkes, at der på nogle punkter kan findes anvendeligeløsninger. Det vil dog være meget dyrt at etablere emulatorer forsamtlige systemer. Er en emulator først udviklet, vil den potentieltkunne have brugere over hele verden. Der er altså tale om et oplagtområde for internationalt samarbejde.En helt anden strategi vil være at bevare det udstyr og software,der skal bruges til at afspille det bevaringsværdige materiale i detsoprindelige form. Alternativt kunne man gemme dokumentation2.2.4 Museal strategi:Teknisk Museum2.2.3 Emulering
Bevaring af den elektroniske kulturar v
175
for såvel hardware som software (i det omfang det overhovedeteksisterer).Fordele og ulemperSelv om der er initiativer i gang med at etablere et museum medgammel hardware (f.eks. i regi af Dansk Datahistorisk Forening)må denne strategi kaldes endog meget risikofyldt. Erfaring viser, atdet på lang sigt er meget dyrt at vedligeholde gammel elektronik.Udviklingen går stærkt, og mange komponenter kræver specialiseretviden at vedligeholde. Tanken om at reparere et defekt mother-board om 100 år er ret utopisk.2.1.5 Konverteringtil analogt format
Det kan endelig være en bevaringsstrategi at bevare materialet påanalog form. Det lyder måske lidt barokt i vore dage, men der talesf.eks. i National Records Office (NARA) i USA om konvertering afspecielt tekst og billeder til analog form. Konkret kan der være taleom at bevare digitale tekster på papirform eller som mikrofilm,som er medier med velkendt bevaringsstrategi og levetid.Fordele og ulemperFordelene ved denne strategi er som nævnt, at man kan bevarematerialet på et medie med veldokumenterede bevaringsegenskaber.Dertil kommer, at der kan være økonomiske fordele: Det er i dagbilligere at kopiere f.eks. aviser eller kirkebøger på mikrofilm end atdigitalisere dem, hvis man ønsker en høj opløsning. Mikrofilmenekan ved en korrekt opbevaring holde op til 100 år.Der er flere ulemper ved denne strategi. Man mister det oprinde-lige medies funktionalitet og oplevelse. Man mister endvidere for-delene ved det digitale medie: søgemulighederne, muligheden forrelativt let at kopiere og de meget beskedne krav til fysisk plads.Derfor vil bevaring på digitalt medie sandsynligvis være den mestøkonomiske løsning på længere sigt. På sigt må digitalisering ogsåforventes at blive billigere end mikrofilmning.
2.2 Bevaring af data– bitbevaring
Uanset hvilken digital bevaringsstrategi som vælges, vil de digitaledata i bit-form – 0’er og 1-taller – skulle bevares. Det digitale ma-teriale vil skulle opbevares som digitale data på et fysisk medie. Detfysiske medie skal kunne bevares i kortere eller længere tid (afhæn-gigt af den valgte bevaringsstrategi) uden at blive nedbrudt, oguden at data går tabt. Der eksisterer flere fysiske medier med for-
176
Udredning om bevaring af kulturar ven
skellige egenskaber: diske, tape, cd-rom etc. Ved valg af fysiskmedie kan følgende forhold tages i betragtning:• Tilgængelighed: Forskellige fysiske medier har forskellig tilgænge-lighed. Ved lagring på diske er materialet direkte tilgængeligt om-gående uden menneskelig indblanding. Ved lagring på tape ellercd-rom kan disse befinde sig monteret i forskellige former forelektroniske arkiver (bånd eller cd-rom-robotter) eller i fysiskearkiver. Både i tilfældet med de elektroniske arkiver og de fysiskearkiver skal det digitale materiale overspilles til diske for at givetilgængelighed for brugeren, men i førstnævnte tilfælde kan dettegøres uden menneskelig indblanding. I det andet tilfælde skal detdigitale materiale afhentes fra de fysiske arkiver og monteres idrev til overspilning til diske. Krav til tilgængeligheden har såle-des i høj grad betydning for omkostningerne ved fremvisningsamt sammenhæng med den forventede levetid af de fysiske me-dier, idet bl.a. varme under drift reducerer levetiden af tape ogcd-rom’er.• Opbevaringsforhold. Eksterne parametre som luftfugtighed ogtemperatur, herunder deres variation, har stor betydning for deenkelte fysiske mediers forventede levetid. Uanset hvilket mediesom vælges, vil det være nødvendigt at foretage løbende overspil-ninger. Der findes i dag ingen sikker viden om, præcis hvor længede enkelte medier kan leve, hvorfor løbende kvalitetskontrol afbånd og cd-rom’er er nødvendig. Ved valget af medie handler detom at afveje hensynet til et stabilt bevaringsmedie over for dekrav, tilgængeliggørelsen stiller.Det udstyr, der skal anvendes til afspilning af de fysiske medier, erogså centralt for bevaringsindsatsen. Afspilningsudstyret kan haveforskellig levetid og være mere eller mindre komplekst at vedlige-holde.Ved pligtaflevering af digitalt materiale og indsamling af elektroni-ske arkivalier stilles krav om redundans ved opbevaring. Dette gæl-der i sagens natur også ved langstidsbevaring af alt bevaringsværdigtmateriale. Redundansen kan etableres på forskellig vis. Ved opbe-varing af digitalt materiale vil man normalt altid have en sikker-hedskopi, af hensyn til risikoen for at data går tabt ved fejl, strøm-afbrydelser eller tilsvarende. Pligtafleverede materialer på fasteBevaring af den elektroniske kulturar v
177
medier afleveres i to eksemplarer, der opbevares hver sit sted, ogdette gælder også for de elektroniske arkivalier. Af hensyn til usik-kerheden om de digitale mediers levetid på længere sigt kan detvære en løsning at opbevare flere sikkerhedskopier på flere forskel-lige medier. Redundansen kan også opbygges på tværs af institu-tioner.3. Udvalgetsovervejelser og anbe-falinger af strategiertil digital bevaring
De digitale materialer er i sagens natur en ny del af vor kulturarv.Det er derfor relativt få år siden, at spørgsmålet om bevaringen afdenne del af kulturarven blev sat på dagsordenen. Det er derforikke underligt, at der i dag ikke er definitive svar på alle de spørgs-mål, der kan stilles i forbindelse med bevaringen af digitalt materi-ale. Der sker imidlertid en stor vidensopbygning på dette område.Der foregår et omfattende forsknings- og udviklingsarbejde i deteknologisk højtudviklede lande, og der finder en intensiv interna-tional vidensdeling sted. De danske kulturbevaringsinstitutionerdeltager i dette samarbejde, og udvalget er bekendt med resulta-terne heraf.17Med den viden, der i dag er til rådighed, er det muligt at bevaredigitale materialer på langt sigt. En langsigtet digital bevaring for-udsætter:• Valg af hensigtsmæssige bevaringsstrategier og -metoder• Konsekvent opfølgning af den valgte strategi• Løbende overvågning af, om forudsætningerne holder• Løbende vurdering af behovet for revision af strategi og metoder.Valget af strategi og vurderingen af behovet for strategiændringerkræver løbende deltagelse i den internationale vidensdeling på om-rådet.Udgangspunktet for en digital bevaringsstrategi er, at indholdet fri-gøres fra mediet. Det er indholdet, der skal bevares. Det anvendtelagringsmedie har ingen selvstændig bevaringsmæssig interesse. Denbegrænsede holdbarhed af de digitale lagringsmedier og den dertilknyttede hardware og software forhinder derfor ikke en langsigtetbevaring af det digitale indhold, hvis man gennem en hensigts-
17
I bilag 3 er en del af disse erfaringer beskrevet nærmere.
178
Udredning om bevaring af kulturar ven
mæssig bevaringsstrategi sikrer, at indholdet til enhver tid befindersig på et sundt medie, der kan læses med det udstyr, der er til-rådighed.Disse forhold indebærer, at den digitale kulturarv ikke kan sikresalene gennem en passiv bevaring. Det er nødvendigt med en løb-ende aktiv overvågning og opfølgning. Dette gælder for så vidt forbevaring af alle former for kulturgenstande. Også magasiner medoldsager, papirarkivalier eller acetatfilm vil skulle overvåges medjævne mellemrum, hvis man skal sikre sig, at materialerne bevaressom ønsket. Men for de digitale materialer er den aktive bevarings-indsats helt afgørende for materialets overlevelse. Hvis digitaltmateriale overlades til sig selv, er der overhængende risiko for, atmaterialet vil være mere eller mindre utilgængeligt eller ødelagt iløbet af 5–10 år, måske endda hurtigere, afhængigt af medie ogopbevaringsforhold.Der er således nogle særlige omkostninger knyttet til digital beva-ring. Der skal være driftsressourcer til den løbende aktive beva-ringsindsats. Og der skal være ressourcer til forskning i og udvik-ling af bevaringsstrategier og metoder. De sidstnævnte udgifter kanbegrænses gennem deltagelse i det internationale samarbejde. Dedigitale bevaringsproblemer, som de danske kulturinstitutioner stårover for, deler de med de tilsvarende institutioner over hele verden.Der er derfor ikke grund til at investere i udvikling af særligedanske løsninger. I kapitlet om ansvarsfordeling har vi beskrevetdeltagelsen i det internationale samarbejde nærmere.Driftsudgifterne ved den aktive bevaringsindsats må ikke undervur-deres. Men det betyder ikke nødvendigvis, at digital bevaring erkostbar sammenlignet med bevaringen af andre materialer. Om-kostningerne ved digital bevaring skal sammenholdes med de for-dele, der knytter sig til bevaring på digitalt format:• Digitale materialer kan relativt let og billigt kopieres til andredigitale formater og medier.• Opbevaring af digitale materialer kræver ikke særlig megetlokaleplads.• Prisen på digital lagringskapacitet er faldende og forventes fortsatat være faldende i de kommende år.
Bevaring af den elektroniske kulturar v
179
• Med en hensigtsmæssig digital bevaringsstrategi bliver omkost-ningerne til genfinding og tilgængeliggørelse lave sammenholdtmed ikke-digitale materialer.Omkostningerne ved digital bevaring kan således ikke i sig selvvære et argument imod en digital bevaringsstrategi.Udvalget finder,at valget af bevaringsstrategi for digitalt materialemå bero på en omhyggelig vurdering af nedenstående forhold og derisici, der knytter sig dertil:• Materialets indhold og karakter• Mulighederne for og kravene til tilgængeliggøreslen• Omkostningerne – kan afhænge af de valgte strategierskompleksitet• Den til enhver tid tilgængelige viden om digital bevaring.Materialets indhold og karakter har stor betydning for, hvor kom-pleks og teknologisk krævende selve bevaringsopgaven er. For enstor del af de digitale materialers vedkommende eksisterer der i dagstrategier, der kan sikre langtidsbevaringen af såvel informationersom funktionalitet og udtryk. I flere tilfælde – f.eks. hvad angår deelektroniske arkivalier – er der formuleret og implementeretsådanne bevaringsstrategier.I andre tilfælde er bevaringsopgaven mere kompleks. Det kan drejesig om materialer, der rummer muligheden for interaktivitet, ogsom er kendetegnet ved en brugergrænseflade, hvis grafiske udtryker væsentlig for forståelsen af materialet. Som beskrevet i kapitletom indsamling vil det være nødvendigt også at bevare disse materi-alers funktionalitet og udtryk.I skemaet nedenfor er de forskellige typer af materialer og beva-ringsstrategier beskrevet18. Skemaet giver dermed et overblik over demuligheder, der eksisterer for at bevare digitalt materiale. Med den
Skemaet er bearbejdet, så det omfatter bevaring af digitalt materiale generelt. Skemaet eroprindeligt udarbejdet i forbindelse med Det Kongelige Biblioteks Handlingsplan for lang-tidsopbevaring af digitale data, 2001 (bilag 14). Som en af kilde til dette arbejde er angivet:National Preservation Office. Digital culture: maximising the nation’s investment. Ed. MaryFeeney, 1999 (http://www.ukoln.ac.uk/services/elib/papers/other/jisc-npo-dig/foreword.pdf )18
180
Udredning om bevaring af kulturar ven
DigitaleBevaringsstrategimaterialetyper1. DatasætKonvertering tilstandardformat
Bemærkninger
2. Strukturerettekst
Konvertering tilstandardformat
3. Præsentations-grafik
4. Billeder/lyd/film
Brug af bagud kompatibleprogrammer kombineretmed konvertering tilstandardformaterBrug af bagud kompatibleprogrammer kombineretmed konvertering tilstandardformater ogmedieskiftBrug af bagud kompatibleprogrammer kombineretmed konvertering tilstandardformater ogbrug af konkurrerendeprogrammer
Valg af standardformat skalforetages/er foretaget forelektroniske arkivalier –dog ikke CAD og regnearkValg af standardformatskal foretages/er fore-taget for elektroniskearkivalier – dog ikkeCAD og regnearkValg af standardformatskal foretages
5. Geografiskedata f.eks. GIS
Valg af standardformat skalforetages/er valgt forelektroniske arkivalierDigitaliseringen af billeder/lyd/film skal ske tillagringsformatetValg af standardformat skalforetages.Her findes ingen færdigeløsninger p.t.
6. Multimediepræ-sentationer – f.eks.fra inter-/intranet
Her findes ingen færdigeløsninger p.t.
anbefalede udvidelse af pligtafleveringsloven og den gældende ar-kivlov vil bevaringsindsatsen fremover skulle rette sig mod materia-ler fra alle skemaets kategorier.Digital bevaring er genstand for en ganske omfattede global forsk-nings- og udviklingsindsats og et intensivt internationalt samar-bejde både i offentligt og privat regi og som samarbejde på tværs afde to sektorer. Der findes i dag, som det fremgår af skemaet oven-for, bevaringsstrategier, som gør det muligt at bevare digitalt mate-riale på langt sigt. Men det vil være nødvendigt at justere de valgtebevaringsstrategier, efterhånden som det løbende forsknings- og ud-viklingsarbejde giver ny indsigt i bevaringsproblemerne. Som detogså fremgår af skemaet, afventer bevaringsopgaven for nogle mate-rialers vedkommende den videre udvikling. På dette punkt kanudvalget derfor ikke pege på den definitive løsning på bevarings-Bevaring af den elektroniske kulturar v
181
spørgsmålet. I stedet er det vigtigt at understrege vigtigheden af, atde danske kulturbevaringsinstitutioner samarbejder om den fort-satte udvikling af bevaringsmetoder og strategier, og at de deltageraktivt i det internationale samarbejde på området.Som beskrevet i kapitlet om indsamling er der to internationaleprojekter i støbeskeen – dels det Europæiske Web Arkiv – EWA,dels internetarkivet archive.org, der blandt andet vil fokusere påproblemstillingerne omkring langtidsbevaring af de digitale data.Udvalget anbefaler,at Danmark deltager aktivt i disse projekter somdel af det praktiske bevaringsarbejde.4. Statisk internet-materiale, digitalematerialer på fastemedier og digitali-seret materiale
Som beskrevet ovenfor foreligger der ikke i dag strategier for denlangsigtede bevaring af statiske internetmaterialer og de pligtafleve-rede materialer på faste digitale medier. Det samme gør sig gæld-ende for materiale, der digitaliseres på biblioteker og museer. Hervælges digitalisering som substitution i bevaringssammenhæng forde materialer, der udsættes for stor slitage eller er truet kraftigt afnedbrydning19. I den sammenhæng er det væsentligt at sikre hen-synet til bevaringsformater i selve digitaliseringsprocessen.For det statiske internetmateriale er bevaringsindsatsen i dag ude-lukkende koncentreret omkring bevaring af de digitale data i bit-form. Der er endnu ikke valgt en strategi, der kan sikre den langsig-tede bevaring af informationer, udtryk og funktionalitet.Perspektiverne for den langsigtede digitale bevaring er beskrevetovenfor. Udvalget har i afsnit 3 formuleret en anbefaling af, hvilkeforhold der bør overvejes i forbindelse med valget af bevaringsstra-tegier. Den fremtidige bevaringsindsats vil – for langt den størstedel af de digitale materialer – kræve, at der træffes en række valg.Herefter kan selve bevaringsarbejdet initieres.Hvad angår de mere komplekse digitale materialer på faste medier,f.eks. spil, er det nødvendigt med en forudgående udvikling af selvebevaringsstrategien og de værktøjer, der knytter sig til den. I Hol-land er Det Kongelige Bibliotek i samarbejde med IBM kommetforholdsvis langt med dette arbejde. En mulighed kunne være atsamarbejde med det hollandske kongelige bibliotek om at varetageI udredningen om bevaring af den fysiske kulturarv er denne bevaringsindsats omtaltnærmere.19
182
Udredning om bevaring af kulturar ven
bevaringsindsatsen i forhold til denne afgrænsede mængde afganske komplekse digitale materialer. Denne mulighed kunne an-vendes i en overgangsperiode, indtil bevaringsstrategier for dissekomplekse materialer qua den teknologiske udvikling og det inter-nationale samarbejde er blevet mere udbredte. En anden muligheder at udvikle en bevaringsstrategi på grundlag af de erfaringer, manhar gjort i Holland og i andre lande.Udvalget finder,at der børformuleres en bevaringsstrategi for disse materialer, når der forelig-ger en mere velunderbygget erfaringsmateriale.Digitalisering er den anbefalede metode til bevaring af de analogeaudiovisuelle materialer. Digitaliseringen har den fordel, at adgan-gen til materialerne bliver nemmere og mindre ressourcekrævende.For at minimere nedbrydningen af de analoge audiovisuelle mate-rialer indtil digitaliseringen kan foretages, er det nødvendigt at sikrematerialerne bedst muligt. Dette gøres bedst ved at opbevare mate-rialerne i klimastyrede magasiner. I udredningen om bevaring af defysiske samlinger er magasinbehovene beskrevet yderligere.Udgangspunktet for bevaring af de audiovisuelle samlinger er, atdet er indholdet, der skal bevares, og at dette sker gennem digitali-sering, medmindre indholdet i forvejen befinder sig på et stabiltmedie, der kan holde i længere tid. Selve bevaringsindsatsen er ret-tet mod en lang række forskellige medier fra voksvalser til video-bånd.De danske av-samlinger, som Statsbiblioteket i henhold til lov-givningen har et særligt bevaringsansvar for, er:• Nationaldiskotekets danske lydoptagelser, såvel private somudgivne• pligtafleverede av-medier (cd’er, videoer, dvd’er og lydbøger)• radio/tv (DR, TV 2, TV3, lokalradio/-tv).Af enestående national betydning er 90 voksvalser, Ruben-valserne,der er privatoptagelser fra perioden 1888-98 og Danmarks ældstelydoptagelser overhovedet. Endvidere har Statsbiblioteket ca. 600voksvalser, som indtil videre er uidentificerede, men som formodesat indeholde unikke optagelser af privat karakter.5. Bevaring af pligt-afleverede audio-visuelle analogematerialer
Bevaring af den elektroniske kulturar v
183
Indsatsen i forhold til de enkelte medier er beskrevet nærmere ibilag 9, Statsbibliotekets bevaringsplan.En del af strategien er rettet mod de analoge samlinger og sker efterfølgende overordnede retningslinjer:• Bevaring af værker på ustabile medier går forud for bevaring afværker på mere stabile medier.• Digitalisering af værker på stabile medier overlades normalt tilmarkedets aktører.Når det kommer til den konkrete udvælgelse, indgår en række for-hold i prioriteringen: F.eks. om samlingen er en lovbunden opgave,og om biblioteket har et særligt musealt ansvar for samlingen, omsamlingen er fysisk nedbrydningstruet (mediet og/eller udstyret),om materialet er efterspurgt, om samlingens indhold er særligkulturhistorisk interessant, og endelig om et repræsentativt udsnitvurderes at være fyldestgørende.5.1 Andre audio-visuelle samlinger –herunder negativ-samlinger
Foruden samlingerne på Statsbiblioteket findes også en række andremindre lyd- og billedsamlinger på arkiver, biblioteker og museer.Vi har i kapitlet om indsamling allerede omtalt de film, der på fri-villig basis afleveres til Det Danske Filminstitut, biblioteker ogmuseer.Der er i forbindelse med udredningsarbejdet foretaget en mindreundersøgelse af omfanget og tilstanden i lyd- og billedesamlingerblandt 31 institutioner20– heriblandt Det Kongelige Bibliotek (jf.bilag 11). I mange tilfælde er disse samlinger ikke unikke og findesallerede i Statsbibliotekets eller Filminstituttets samling. Men iandre tilfælde findes unikke bevaringsværdige materialer. I kapitletom ansvarsfordeling vender vi tilbage til disse materialer.Endelig findes der på Det Kongelige Bibliotek en samling af foto-grafinegativer (samlingen er nærmere beskrevet i bilag 10). Negati-verne findes på glas, nitrat-, acetat- og polyesterbase. De tre sidsteformer kan sammenlignes med filmmaterialer. Indsatsen og pro-blemstillingerne omkring bevaring af disse materialer er derfor20
I alt 56 institutioner har fået tilsendt et mindre spørgeskema.
184
Udredning om bevaring af kulturar ven
parallelle til dem, der kendes fra filmmateriale. En arbejdsgruppehar i 2002 afgivet rapport om fælles arkivløsninger for Det DanskeFilminstitut, Det Kongelige Bibliotek og Nationalmuseet for nitrat-film og negativer på nitratbase. Denne rapport er baggrunden foren prioritering af et nyt arkiv. I afsnit 7 beskrives bevaringen affilm, og vi vil derfor ikke behandle problemstillingen nærmere her.Både Statens Mediesamling og radio- og tv-stationerne indsamlerog bevarer radio- og tv-udsendelser.I praksis foregår indsamlingen af TV 2’s og Danmarks Radios ud-sendelser som nævnt ved, at tv-stationerne efter aftale med StatensMediesamling optager udsendelserne og afleverer bånd mod veder-lag for båndudgifter. Bevaring af båndene sker i dag primært vedopbevaring i klimatisk stabile magasiner. Der er identificeret enrække tekniske problemer med de bånd, som Danmarks Radio harbenyttet til optagelse af radio til Statens Mediesamling. Derfor skalbåndene hurtigst muligt overføres til et andet medie. Båndene ind-går i den audiovisuelle samling på Statsbiblioteket og er derfor ogsåomfattet af bevaringsplanen (bilag 9), som er omtalt i afsnittet omaudiovisuelle pligtafleverede materialer ovenfor.Danmark Radios arkiver indeholder en omfattende samling af ra-dio- og tv-udsendelser tilbage fra de elektroniske mediers barndom,som udgør en meget væsentlig del af den danske kulturarv. Samlin-gerne – herunder især filmsamlingen – er i dårlig stand, og der hartidligere været foretaget undersøgelser af muligheden for at vælgedigitalisering som såvel bevarings- som tilgængeliggørelsesstrategifor radio- og tv-arkiver21. En komplet digitalisering af hele samlin-gen vil være meget ressourcekrævende og er ikke blevet prioriteret.Digitaliseringen af arkiverne er især styret af muligheden for at gen-anvende udsendelserne. Hos Danmarks Radio digitaliseres hele ud-sendelser, efterhånden som de efterspørges til genanvendelse, enteni fuld længde eller som sekvenser. Det samme princip følges hosTV 2.Danmarks Radio har formuleret en strategi rettet mod den digitaleDigitalisering af DR og TV 2’s programarkivmateriale – En projektbeskrivelse, udarbejdetaf DR, TV 2 og Statsbiblioteket, marts 1999; Digitalisering af radio- og tv-arkiver – enudredning foretaget af en arbejdsgruppe nedsat af Kulturministeriet, januar 2002.21
6. Radio- ogtv-udsendelser
6.1 Tv-stationerne
Bevaring af den elektroniske kulturar v
185
nyproduktion, hvor den digitale produktion og bevaringen tænkessammen. Strategien er ved at blive implementeret for radioen, og etpilotprojekt er i gang for nyhederne på tv-området. Den digitalebevaring omfatter også produktion og bevaring af metadata, og enstandard er valgt i den forbindelse. Hos TV 2 har man på grund afprivatiseringen udskudt beslutningen om digital bevaring.6.2 Udvalgets over-vejelser om bevaringaf radio- ogtv-udsendelser
Statens Mediesamlings formål er at sikre bevaringen af kopier afradio- og tv-udsendelser til forsknings- og dokumentationsformål.Derfor er en bevaring i genudsendelseskvalitet, som vil være megetudgiftskrævende, ikke nødvendig. I stedet kan udsendelserne beva-res som browserkopier. Det er vigtigt at understrege, at tv-statio-nerne som en del af deres public service-kontrakter forpligtes til atbevare deres udsendelser i genudsendelseskvalitet. Dette gældersåvel nyproduktioner som produktioner, der i dag foreligger i gen-udsendelseskvalitet.Udvalget vurderer,at Danmarks Radios digitaliseringsstrategi erhensigtsmæssig ud fra en ressourcemæssig betragtning.Udvalgetanbefaler,at der afleveres en browserkopi i standardformat og medtilhørende metadata af digitaliseret materiale til Statens Medie-samling, og at der derfor ikke prioriteres drastiske initiativer i for-hold til at bevare de indsamlede bånd.
7. Film
Den årlige tilvækst af pligtafleverede nye film svarer til den årligeproduktionsvolumen og er af begrænset omfang. Det pligtafleve-rede filmmateriale repræsenterer en væsentlig værdi i sig selv somfysisk materiale og er desuden det bedste materiale til fremstillingaf nye kopier. Dertil kommer, at den enkelte filmstrimmel må vur-deres som unik og i sin fysiske form rummer oplysninger af værdifor forskningen og senere kopieringer og restaureringer Derfor erbevaringsstrategien at bevare filmene på det originale medie i deforskellige formater. Bevaringsstrategien sikrer derfor både det ori-ginale materiale og informationen. Som alt andet organisk mate-riale er filmmateriale udsat for en fysisk og kemisk nedbrydning,der imidlertid bremses ved gode klimaforhold med lav og konstanttemperatur og lav konstant luftfugtighed. Med godt opbevarings-klima er tidshorisonten for levetiden for nyt materiale særdeleslang, og omkostningerne ved bevaringen derfor begrænset. Derforer der truffet beslutning om at forbedre klimaforholdene ved dels atudvide et eksisterende arkiv, dels at prioritere nybygning af et film-
186
Udredning om bevaring af kulturar ven
arkiv for den ældste del af samlingen, der er på den brandfarligenitratbase. Beslutningen vurderes både som den økonomisk mestrentable og bevaringsmæssigt optimale.Den eksisterende filmsamling, der rummer materiale fra hele dendanske films historie, er præget af de hidtil eksisterende problema-tiske klimaforhold22. For denne del af samlingen er der derfor udar-bejdet en prioriteret bevaringsstrategi, hvor bl.a. såvel filmhistoriskevæsentlighedskriterier som konserveringsfaglige bevaringshensynindgår som basis for de kommende års bevaringsindsats. Digitalise-ring som bevaringsstrategi er – som det også fremgår ovenfor – fra-valgt dels af æstetiske årsager, dels fordi intet kan erstatte det origi-nale materiale, og endelig fordi levetiden for digitale medier erbegrænset med fortsatte omkostninger for migrering/konverteringtil følge. Aktuelle beregninger viser, at digitalisering ikke er økono-misk realistisk som bevaringsstrategi for det eksisterende film-materiale. Digitalisering kan derimod være at foretrække i konkreteformidlingssammenhænge.Det er forventeligt, at filmproduktionen i stigende grad vil benyttedigitale teknologier, og at pligtafleveret materiale derfor i stigendegrad vil blive digitalt. Bevaringen af dette materiale vil indgå i film-arkivets fremtidige planlægninger, og Filminstituttet deltager derfori internationale arbejdsgrupper, der har som mål at etablere oganbefale standarder for bevaring og restaurering af digitale bærere aflevende billeder.8. Elektroniskearkivalier
Arkivloven beskriver som nævnt, at princippet bag afleveringen afde elektroniske arkivalier er sikre bevaring af arkivalier, der har hi-storisk værdi eller tjener til dokumentation af forhold med væsent-lig historisk, administrativ eller retlig betydning. Ikke alle elektro-niske arkivalier falder inden for denne kategori. Statens Arkiver harderfor udarbejdet en kassationsvejledning for alle offentlige myn-digheder i samarbejde med disse (jf. bilag 7).
8.1 Hvad skal bevaresog hvordan?
Filminstituttet har 2000-01 gennemført en tilstandsvurdering af samlingerne, der meredetaljeret belyser bevaringstilstanden.22
Bevaring af den elektroniske kulturar v
187
Formålet med bevaringen af de elektroniske arkivalier er som ud-gangspunkt at bevare indholdet og ikke de medier eller formater,materialet er skabt på og i. Siden 1972 er der blevet afleveret elek-troniske arkivalier til Statens Arkiver. Statens Arkiver har valgt kon-verteringstrategien til bevaring af de elektroniske arkivalier. Dennestrategi er allerede kort beskrevet ovenfor. Der henvises i øvrigt tilbilag 12 og bilag 13 for yderligere oplysninger om valget af strate-gien.Som nævnt har Statens Arkiver udarbejdet cirkulære for godken-delse og aflevering af elektroniske arkivalier for den offentlige sek-tor. Cirkulæret trådte i kraft i 1997 og er senest revideret i 2002.Dette er nødvendigt for at kunne anvende konverteringsstrategien,som forudsætter standardiserede arkivalier.8.2 Status for beva-ring af elektroniskearkivalier
Første led i bevaringen af elektroniske arkivalier er at sikre, at deindkomne elektroniske arkivalier overholder alle it-tekniske kravsom specificeret i afleveringscirkuleret. Statens Arkiver har derforudviklet testprogrammet Tea (Test af elektroniske arkivalier). Enaflevering godkendes først, når alle it-tekniske krav til afleveringener 100 % opfyldt.Efter godkendt aflevering overgår det elektroniske arkivalie til denegentlige bevaringsindsats. Den omfatter såvel en løbende monito-rering af arkivaliet i magasinet som konverteringer med passendemellemrum. Monitorering af arkivalier omfatter først og fremmestmagasinstyring (stabil temperatur og luftfugtighed) og regelmæssigtest af udvalgte arkivalier for løbende at monitorere medietilstan-den. Formålet er i tide og uden tab af data at kunne foretage enmediekonvertering. Konvertering af mediebestanden kan entenvære til et nyt medie eller til det samme medie.Statens Arkiver er blandt de første i verden – om ikke i praksis deførste – som kører produktion med den valgte bevaringsstrategi. I2003 vil Statens Arkiver afslutte den første mediekonvertering afmagnetbånd til CDR-mediet. Arbejdet er vanskeligt og ikke udenproblemer, idet konverteringen omfatter alle magnetbånd tilbagefra de første afleveringer i 1972. Resultaterne er trods vanskelig-heder lovende og forventes gennemført som planlagt. Herved erbevaringen af data sikret.
188
Udredning om bevaring af kulturar ven
For at tilgængeliggøre den mediekonverterede samling kræves ogsåen data-/formatkonvertering. Dette er en meget omfattende ogkompleks proces for arkivalier afleveret før 1997, hvor det omtaltecirkulære trådte i kraft. Hvis der ikke foretages en data-/formatkon-vertering, er konsekvensen, at der skal udvikles et særskilt tilgænge-liggørelsesværktøj for hvert elektronisk arkivalie. Det er derfor be-sluttet én gang for alle at gennemføre den nødvendige data-/for-matkonvertering af de gamle elektroniske arkivalier og dermedstandardisere alle elektroniske arkivalier til gældende afleverings-krav. Ved en sådan standardisering opnås to gevinster: Dels kan alleelektroniske arkivalier tilgås med samme tilgængeliggørelsesværktøj,dels kan alle elektroniske arkivalier fremover konverteres med étværktøj. Tidsperspektivet vil afhænge af den økonomiske priorite-ring af området, men konverteringsarbejdet forventes ikke afsluttetfør 2009.For elektroniske arkivalier afleveret efter 1997 kan data-/format-konverteringer foretages automatisk vha. konverteringsværktøjer.Udvalget finder,at Statens Arkivers bevaringsstrategi er hensigts-mæssig. Udvalget finder det derfor ikke nødvendigt at komme medyderligere anbefalinger i forhold til bevaring af myndighedernesregistre, e-journaler og esdh-systemer.Som beskrevet i kapitlet om indsamling skal kommuner og amteraflevere elektroniske arkivalier med personoplysninger til offentligearkiver. Hvis aflevering finder sted til Statens Arkiver, vil den på-gældende kommune skulle følge Statens Arkivers regler på området.Bevaringsstrategien for disse arkivalier er allerede beskrevet ovenfor.De elektroniske arkivalier – som ikke indeholder personoplysninger –som kommunerne vælger at opbevare selv eller at aflevere til kom-munale arkiver, skal efter de gældende regler ikke opfylde specifikkekrav til bevaringsformat m.v. I kapitlet om indsamling beskrev vi,atudvalget finder,at det planlagte samarbejde mellem kommunerneog Statens Arkiver bør kunne føre til en forsvarlig bevaring af debevaringsværdige kommunale arkivalier på digital form.Udvalgetanbefaledei den forbindelse, at kommuner og amter drager nytte afStatens Arkivers erfaringer med bevaringsstrategi og afleverings-standard.8.3 Udvalgets over-vejelser om bevaringaf elektroniskearkivalier
Bevaring af den elektroniske kulturar v
189
En standardisering af de formater, der anvendes til arkivmæssig be-varing af elektroniske arkivalier gældende hele den offentlige sektor,forventes at indebære økonomiske fordele på længere sigt. StatensArkiver er derfor en aktiv medspiller i det Fælles Offentlige esdh-initiativ (FESD), Videnskabsministeriets arbejde med fastlæggelseaf tekniske standarder, herunder i XML-komiteen og DokForm-gruppen. Hensigten er at sikre, at der etableres fælles krav og stan-darder på tværs af stat, amt og kommune, hvor også aflevering tiloffentlig arkivmyndighed og bevaring over lang tid er indtænkt.Indsamling af intranetsider fra offentlige myndigheder og privatevirksomheder er en ny udfordring. Bevaringsstrategier for intra- oginternetmaterialer er som tidligere omtalt stadig under udvikling.9. Konklusion
Udvalgets generelle synspunkt er, at digital bevaring er mulig. Ud-valget kan dog ikke pege på den definitive løsning på bevarings-spørgsmålet i forhold til de komplekse digitale materialer som f.eks.spil. Det Kongelige Bibliotek i Holland er kommet forholdsvistlangt med udviklingsarbejdet i forhold til den type materialer. Enmulighed er derfor i en overgangsperiode at bede det hollandskekongelige bibliotek varetage bevaringsindsatsen i forhold til dennebegrænsede mængde materialer.For andre digitale materialers vedkommende er bevaringsopgavenmindre kompleks. Her findes i dag bevaringsstrategier, som gør detmuligt at bevare digitalt materiale på langt sigt, f.eks. den konverte-ringsstrategi, der er valgt for elektroniske arkivalier.Digital bevaring er genstand for en ganske omfattede global forsk-nings- og udviklingsindsats og et intensivt internationalt samar-bejde.Udvalget anbefaler,at de danske kulturbevaringsinstitutionersamarbejder om den fortsatte udvikling af bevaringsmetoder ogstrategier, og at de deltager aktivt i det internationale samarbejde påområdet – både hvad angår bevaring af komplekse og mindre kom-plekse digitale materialer.Udvalget finder,at valget af bevaringsstrategi for digitalt materialemå bero på en omhyggelig vurdering af nedenstående forhold og derisici, der knytter sig dertil:
190
Udredning om bevaring af kulturar ven
• Materialets indhold og karakter• Mulighederne for og kravene til tilgængeliggørelse• Omkostningerne – kan afhænge af de valgte strategierskompleksitet• Den til enhver tid tilgængelige viden om digital bevaring.For de digitale materialer er den aktive bevaringsindsats helt af-gørende for materialets overlevelse. Hvis digitalt materiale overladestil sig selv, er der overhængende risiko for, at materialet vil væremere eller mindre utilgængeligt i løbet af 5-10 år, måske enddahurtigere, afhængigt af medie og opbevaringsforhold.Driftsudgifterne ved den aktive bevaringsindsats må ikke under-vurderes. Men det betyder ikke nødvendigvis, at digital bevaring erkostbar sammenlignet med bevaringen af andre materialer. Om-kostningerne ved digital bevaring skal sammenholdes med de for-dele, der knytter sig til bevaring på digitalt format:• Digitale materialer kan relativt let og billigt kopieres til andredigitale formater og medier.• Opbevaring af digitale materialer kræver ikke særlig megetlokaleplads.• Prisen på digital lagringskapacitet er faldende og forventes fortsatat være faldende i de kommende år.• Med en hensigtsmæssig digital bevaringsstrategi bliver omkost-ningerne til genfinding og tilgængeliggørelse lave sammenholdtmed ikke-digitale materialer.Omkostningerne ved digital bevaring kan således ikke i sig selvvære et argument imod en digital bevaringsstrategi.Digitalisering vælges i stigende omfang i dag som første skridt i enbevaringsstrategi for de audiovisuelle pligtafleverede materialer påfaste medier. Materialer på ustabile medier prioriteres højest i dettearbejde.Bevaring af radio- og tv-udsendelser på bånd sker i dag primærtved opbevaring i klimatisk stabile magasiner. Der er identificereten række tekniske problemer med de bånd, som Danmarks Radiohar benyttet til optagelse af radio til Statens Mediesamling. Derforskal båndene hurtigst muligt overføres til et andet medie. TV 2’sBevaring af den elektroniske kulturar v
191
og Danmarks Radio’s arkiver bevarer også radio- og tv-udsendelser.Her anvendes digitalisering som led i bevaringsarbejdet. Drivkraf-ten i digitalisering af radio-/tv-arkiverne er styret af muligheden forat genanvende udsendelserne.Udvalget anbefaler,at der afleveres enbrowserkopi i standardformat med dertilhørende metadata af digi-taliseret materiale til Statens Mediesamling, og at der derfor ikkeprioriteres drastiske initiativer i forhold til at bevare de indsamledebånd.På filmområdet er der truffet beslutning om at sikre bevaringen vedat forbedre klimaforholdene dels via en udvidelse af et eksisterendearkiv, dels ved at prioritere nybygning af et nyt filmarkiv for denældste del af samlingen, der er på den brandfarlige nitratbase. Aføkonomiske og æstetiske årsager er digitalisering fravalgt som beva-ringsstrategi for filmmateriale. Digitalisering kan være at foretrækkeog anvendes også i konkrete formidlingssammenhænge.Udvalget finder,at Statens Arkivers bevaringsstrategi er hensigts-mæssig. Udvalget finder det derfor ikke nødvendigt at komme medyderligere anbefalinger i forhold til bevaring af myndighedernes re-gistre, e-journaler og esdh-systemer. I kapitlet om indsamling be-skrev vi, atudvalget finder,at det planlagte samarbejde mellemkommunerne og Statens Arkiver bør kunne føre til en forsvarligbevaring af de bevaringsværdige kommunale arkivalier på digitalform.Udvalget anbefaledei den forbindelse, at kommuner og amterdrager nytte af Statens Arkivers erfaringer med bevaringsstrategi ogafleveringsstandard.
192
Udredning om bevaring af kulturar ven
Kapitel 4¶TilgængeliggørelseI dette kapitel er det tilgængeliggørelsen af den elektroniske kultur-arv, der er i fokus. Det er et hovedformål med bevaringen af denelektroniske kulturarv at sikre, at den også i fremtiden er tilgænge-lig for forskningen og for almenheden. Udgangspunktet er derfor,at den del af kulturarven, der er indsamlet og bevaret, også skalkunne tilgængeliggøres. Tilgængeliggørelsen af den elektroniskekulturarv kan vanskeliggøres af følgende forhold:Genfindingsproblemet:For at få adgang til et bestemt materiale erdet ikke nok, at det er indsamlet og bevaret, det skal også kunnefindes. Dette forudsætter den nødvendige registrering af materialet,og at brugeren har adgang til de nødvendige søgemuligheder. Dissespørgsmål er nærmere behandlet i afsnittet om registrering.Bevaringsproblemet:Hensynet til den langsigtede bevaring kan ind-skrænke tilgængeligheden af et givet materiale. Analoge materialer,som f.eks. en film eller en grammofonplade, bliver slidt, hver gangden bruges. Jo oftere den er i brug, jo kortere bliver dens levetid.Meget skrøbelige materialer tåler ikke almindelig brug. I sådannetilfælde vil løsningen ofte være at stille en kopi til rådighed forbrugerne, selv om det kan betyde en nedsat oplevelse af materialet.Som eksempel kan nævnes, at Statens Arkiver stiller kopier af me-get efterspurgte materialer som for eksempel kirkebøger og folke-tællingslister til rådighed for brugerne. Kopierne kan være påmikrofilm eller på cd-rom eller på internettet. Digitale materialervil ikke på samme måde blive slidt ved brug, og der vil om nødven-digt kunne laves identiske kopier til tilgængeliggørelse. Til gengælder der en række tekniske problemer i forbindelse med bevaringen afmaterialets udtryk og funktionalitet, som betyder, at det – afhæn-gigt af den valgte bevaringsstrategi – kan være vanskeligt at sikreden fremtidige bruger en autentisk oplevelse af vore dages compu-terspil og internetsteder. Disse problemer er behandlet i afsnittetom bevaring.Rettigheder:De rettighedsmæssige forhold sætter grænser for, i hvil-ket omfang indsamlet og bevaret materiale kan tilgængeliggøres foroffentligheden. Formålet med kulturbevaringen er at bevare kultur-arven på langt sigt, og på langt sigt er der intet rettighedsproblem,Bevaring af den elektroniske kulturar v
1. Indledning
193
idet ophavsmændenes eneret bortfalder 70 år efter ophavsmandensdød eller for anonyme materialer 70 år efter offentliggørelsen. Pådet korte sigt er en del af den elektroniske kulturarv tilgængelig foroffentligheden på almindelige markedsvilkår eller gennem biblio-teksvæsenet, som gennem sit almindelige indkøb af materialer skalsikre befolkningens adgang til information.Den ophavsretligt begrundede begrænsning i tilgængeligheden ersærligt mærkbar i to typer tilfælde: 1) Ældre værker, som stadig errettighedsbelagte, men som ikke længere findes på markedet eller ide almindelige biblioteker, og 2) Materiale, der offentliggøres påinternettet eller i radio- og tv-udsendelser, og som derfor kun er of-fentligt tilgængelige, mens de er på nettet, eller mens de udsendes(eller evt. genudsendes).Formidlingsproblemet:Selv om et givet materiale kan tilgængelig-gøres i dets originale form med uændret indhold og funktionalitetog med de nødvendige metadata, er det ikke nødvendigvis forståe-ligt for den almindelige bruger, mange år efter at det er skabt, udenen eller anden form for formidlingsindsats. Der kan være behov foren vejledning til nødvendigt software og udstyr, hjælp til forståelseaf en forældet sprogbrug eller indføring i den sammenhæng, mate-rialet oprindeligt er indgået i. Denne formidlingsindsats vil være enopgave for de kulturinstitutioner, der har ansvaret for bevaringenog formidlingen af kulturarven. Problematikken er meget væsent-lig, men vil ikke blive yderligere behandlet her, da den falder udenfor udvalgets opgave.Andre begrænsninger:Ud over de ophavsretlige hensyn kan dervære andre hensyn, der begrunder, at der i lovgivningen er be-grænsninger i tilgængeligheden. Arkivloven foreskriver, at arkivaliergenerelt er tilgængelige efter 20 år, men af hensyn til beskyttelse afpersonoplysninger, statens sikkerhed m.m. er der en række tilfælde,hvor arkivalierne først er tilgængelige efter en længere periode. Der-udover er der hensynet til, at visse pligtafleverede materialer førstbør gøres tilgængelige efter frigørelsestidspunktet, hvilket er beskre-vet i bemærkningerne til pligtafleveringsloven.1.1 Principper fortilgængelighed
Formålet med pligtafleveringen og afleveringen af offentlige myn-digheders arkivalier er at sikre, at den danske elektroniske kulturarvbevares for eftertiden, og at den bevarede kulturarv fortsat er til-
194
Udredning om bevaring af kulturar ven
gængelig for såvel forskere som for den almindelige borger. Ud-gangspunktet for udvalgets overvejelser om tilgængelighed er der-for, at den bevarede kulturarv skal være tilgængelig for publikum– men selvfølgelig under hensyntagen til de lovgivningsmæssige ogpraktiske begrænsninger, der er nævnt ovenfor. Mere konkret finderudvalget, at materiale, som indsamles med henblik på bevaring,stedse bør være tilgængeligt for offentligheden for personligt gen-nemsyn og studium.Alle pligtafleverede materialer gøres i dag tilgængelige for brugerneinden for rammerne af ophavsretsloven. For digitalt materialegælder desuden den særlige begrænsning, at det kun må brugespåstedet.For nogle af de analoge audiovisuelle materialer gælder dog,at de også kan hjemlånes.Alle anmeldte og nedtagne materialer fra internettet bliver i dagregistreret og stillet til rådighed for brugerne via et arkiv. Ifølgepligtafleveringslovens § 8 må materialet som nævnt kun stilles tilrådighed for gennemsynpå stedet.Derfor er der kun adgang tilmaterialet på enkelte arbejdsstationer på Det Kongelige Bibliotekog Statsbiblioteket. Der er ikke netadgang fra arbejdsstationerne,og det er ikke muligt at tage digitale kopier af værkerne.Der kan også være tale om andre begrænsninger i tilgængelighedensom følge af materialets karakter. Mange film er f.eks. kun tilgæn-gelige for brugerne som videokopier.Mange arkiver, biblioteker og museer arbejder i disse år med atdigitalisere dele af deres samlinger. Dette sker dels af bevaringshen-syn, dels af beskyttelseshensyn for at skåne de fysiske eksemplarermod slitage, og endelig sker det for at kunne formidle materialet tilen bredere kreds end den, der normalt frekventerer institutionen.Af disse grunde er digitaliseringsindsatsen særlig koncentreret omældre materialer, hvor der ikke er rettigheder, der skal tages hensyntil ved tilgængeliggørelsen. I udredningens del af om de fysiskesamlinger er digitalisering som bevaringsstrategi beskrevet yder-ligere.De indsamlede radio- og tv-udsendelser er hidtil gjort tilgængelige ioverensstemmelse med ophavsretslovens § 33, ifølge hvilken StatensMediesamling må fremstille enkelteksemplarer til forskningsformål.3.Tilgængeliggørelseaf digitaliseretmateriale2.Tilgængeliggørelseaf pligtafleveretmateriale
4.Tilgængeliggørelseaf radio- ogtv-udsendelserBevaring af den elektroniske kulturar v
195
Af forarbejderne til loven fremgår, at udsendelserne ikke kun kanstilles til rådighed for videnskabelig forskning, herunder medie-forskning, men også for anden forskning. Omfattet er foruden for-skere og studerende fra universiteter og andre højere læreanstalterogså journalister med behov for research i de opbevarede udsendel-ser, ligesom bestemmelsen også kan anvendes af andre, der har endokumenteret forskningsmæssig interesse. De fremstillede eksem-plarer kan stilles til rådighed for forskerne enten i form af gennem-syn og afspilning på stedet eller ved udlån af kopier.Da bestemmelsen blev indført i 1995, stod Statens Mediesamlinguden erfaring i administration af udlån af radio- og tv-udsendelser.Man valgte derfor at administrere bestemmelsen således, at benyt-telsen af udsendelserne skulle foregå på biblioteker. Det har imid-lertid vist sig, at ikke alle biblioteker har det nødvendige udstyr.Det er derfor besluttet at ændre praksis, således at der fremovernormalt vil blive givet adgang til hjemlån til forskningsformål,medmindre praktiske hensyn taler imod det i konkrete tilfælde.Med den seneste ændring af ophavsretslovens § 21, stk. 3, i decem-ber 2002, gives der offentlig adgang for alle til personligt gennem-syn og studium af arkiverede radio- og fjernsynsudsendelser – dogskal benyttelsen foregå på stedet.Endelig har Statsbiblioteket indgået aftale med DR, TV 2 og ret-tighedsorganisationerne om adgang for almenheden til præsens-benyttelse af nyheds- og aktualitetsudsendelser på bibliotekerne.5.Tilgængeliggørelseaf film
I følge filmloven skal det indsamlede og bevarede filmmaterialegøres tilgængeligt for offentligheden (§ 2).Det Danske Filminstituts biograf, Cinemateket, er med mere end2000 offentlige forestillinger årligt det centrale sted for formidlin-gen af filmsamlingerne. Desuden formidles film til filmuddannel-serne på Filmskolen og universiteterne samt til festivaler og film-uger i ind- og udland. Skoler og uddannelsesinstitutioner kan lejesig ind i Cinemateket til visning af film fra samlingerne, og enkelt-personer kan i videoteket få adgang til gennemsyn på stedet afpligtafleveret dansk video-/dvd-materiale. I forsknings- og rese-archsammenhæng er der mod gebyr adgang til selve filmmaterialet,ligesom filmbranchen har adgang til det af dem deponerede film-materiale.
196
Udredning om bevaring af kulturar ven
Begrænsningerne i tilgængeliggørelsen skyldes dels, at der er knyttetøkonomiske interesser til distribution af specielt de nyere film. Menogså hvad angår ældre film, ligger rettighederne hos producenterneog andre, hvilket betyder, at udgivelse på video eller dvd typisk va-retages af rettighedshaver, der i vid udstrækning benytter materialebevaret af Filminstituttet til disse udgivelser.For skrøbeligt eller nedbrudt filmmateriale gælder det, at restaure-ring eller overspilning til andre formater er nødvendig for at kunnevise filmen som film. Disse forhold betyder, at der ikke er direkteadgang for publikum til hele samlingen, selvom filmene i princip-pet er tilgængelige.Til gengæld kan det konstateres, at kun ca. 100 af i alt ca. 1000spillefilm fra 1930 til i dag ikke har været udsendt på video. I vissetilfælde vælges digitalisering som en strategi til at gøre ældre klas-sikere og restaurerede film tilgængelige på dvd.Udviklingen hen mod de digitale produktions- og distributionsme-dier må forventes på sigt yderligere at lette offentlighedens adgangtil det pligtafleverede digitale filmmateriale, som det forventes atvære mindre omkostningstungt at kopiere. Men udviklingen vilnaturligvis ikke ændre ved hensynet til ophavsmændenes og andrerettighedshaveres rettigheder til materialet. I næste afsnit kommervi nærmere ind på tilgængeliggørelsen af pligtafleveret digitaltmateriale – hvilket på sigt også vil omfatte film.Fremkomsten af offentliggjorte materialer på digitale medier stillernye krav til mulighederne for at tilgængeliggøre dem.Udvalget mener,at især to hensyn er væsentlige:• Materiale, som indsamles og bevares som led i pligtafleveringen,bør vedvarende være tilgængeligt for almenheden for personligtgennemsyn og studium.• Digitalt materiale, som indsamles og bevares som led i pligt-afleveringen, bør så vidt muligt kunne formidles via sikre online-forbindelser til brugerne.Udvalget har overvejet følgende muligheder for at forbedre til-gængeligheden til bevaringsværdige materialer, der er en del af dendanske elektroniske kulturarv:6. Udvalgets over-vejelser om tilgænge-liggørelse af pligt-afleveret digitaltmateriale
Bevaring af den elektroniske kulturar v
197
6.1 Adgang på stedet
Med den seneste ændring af ophavsretsloven i december 2002 kanalmenheden få adgang til digitalt, bevaringsværdigt materiale påkulturinstitutionerne. Dette gælder såvel materiale, der er hentet frainternettet, som radio- og tv-udsendelser, film og andre digitalematerialer på faste medier. Men benyttelsen kan kun skepå stedet,dvs. på den kulturinstitution, der opbevarer materialet. Ændringener et led i implementeringen af et EU-direktiv, der går under nav-net infosoc-direktivet (Europa-Parlamentets og Rådets Direktiv2001/29/EF af 22. maj 2001 om harmonisering af visse aspekter afophavsret og beslægtede rettigheder i informationssamfundet.).Ifølge dette direktiv kan medlemsstaterne indføre indskrænkningeri eneretten, hvis der er tale om anvendelse i form af overføring ellertilrådighedsstillelse med henblik på forskning eller privat studiumfor enkeltpersoner.Udvalget har i kapitlet om indsamling foreslået, at pligtafleverings-loven udvides til også at dække radio- og tv-udsendelser, film ogdynamisk internetmateriale.Udvalget anbefaleri den forbindelse, atalt pligtafleveret materiale bliver tilgængeligt for offentlighedenpåstedet– dog med de begrænsninger, der følger af hensynet til, atvisse pligtafleverede materialer har et frigørelsestidspunkt.Digitalt materiale vil dermed fremover blive gjort tilgængeligt, vedat publikum får adgang til en terminalpå stedet,som har forbin-delse til en server på den pågældende kulturinstitution, som opbe-varer det efterspurgte materiale. For at lette publikums adgang tildet pligtafleverede materiale finder udvalget, at begrebetpå stedetbør kunne anvendes sådan, at publikumsterminalerne ikke nødven-digvis skal befinde sig i den samme bygning eller den samme insti-tutionelle enhed (det vil typisk være en it-enhed), der opbevarermaterialet. I stedet bør terminalerne kunne anbringes i publikums-rettede enheder inden for det institutionssystem, der har ansvaretfor pligtafleveringen.6.1.1 Det åbneoffentliggjorteinternetmateriale
Konkret indebærer udvalgets anbefaling, at det pligtafleverede digi-tale materiale – der på indsamlingstidspunktet er frit tilgængeligtuden nogen former for krav om modydelser, dvs. det offentliggjorteåbne materiale – bør kunne stilles til rådighed på folkebibliotekerneog de statslige forskningsbiblioteker. Det må være en forudsætning,at adgangen kan ske på en sådan måde, at det digitale materiale er
198
Udredning om bevaring af kulturar ven
sikret mod uretmæssig anvendelse, og at hensynene til de kommer-cielle interesser, der kan være knyttet til et materiale, respekteres.Det første forhold er allerede løst med de publikumsterminaler hosStatsbiblioteket og Det Kongelige Bibliotek, hvorfra der i dag eradgang til de indsamlede statiske internetmaterialer.I forhold til det indsamlede materiale fra internettet er det nødven-digt at overveje hensynet til de kommercielle interesser. De kom-mercielle interesser er ofte knyttet til at kunne tilbyde en direkteadgang til materialet uafhængig af tid og sted. Ved at give publi-kum forholdsvis let adgang til det indsamlede materiale – dvs. pånærmeste folkebibliotek – kan indtjeningsgrundlaget for internet-materialer, der kræver betaling, undermineres.Derfor anbefaler ud-valget,at de internetmaterialer, der på indsamlingstidspunktet erknyttet til krav om modydelser fra brugeren, f.eks. i form af selv-registrering eller betaling, udelukkende er tilgængelige fra de tocentrale pligtafleveringsinstitutioner – Det Kongelige Bibliotek ogStatsbiblioteket. I den udstrækning, folkebibliotekerne ønsker atgive adgang til betalingsmaterialer fra internettet, må de – påsamme måde som det er tilfældet ved andre materialer, der anven-des til udlån – købe adgang til materialerne, i den udstrækning derer tale om betalingsmaterialer.Det er i dag muligt at etablere sikre, lukkede netværk, således atkun brugere med definerede rettigheder kan få adgang. Det er ogsåmuligt ved hjælp af tekniske beskyttelsesforanstaltninger at sikredigitalt materiale mod uretmæssig kopiering.Det omtalte infosoc-direktiv tillader som nævnt medlemsstaterne atindføre indskrænkninger i eneretten, hvis der er tale om anvendelsei form af overføring eller tilrådighedsstillelse i forbindelse medundervisning eller med henblik på videnskabelig forskning.Der er altså for så vidt intet til hinder for, at forskere vil kunne fådirekte onlineadgang til digitalt materiale, som de skal bruge tilderes forskning og undervisning. Det gælder såvel materiale frainternettet som radio- og tv-udsendelser, film og andre digitalematerialer på faste medier.For Mediesamlingens samlinger af radio- og tv-udsendelser gælder iforvejen, at de må udlånes til forskningsformål, og dette udlån kanBevaring af den elektroniske kulturar v
6.1.2 Det lukkedeoffentliggjorteinternetmateriale
6. 2 Onlineadgangfor forskerei lukkede netværk
199
også have karakter af hjemlån. En onlineadgang til digitaliseredeudsendelser via sikre netværk vil give en bedre beskyttelse af mate-rialet og samtidig en bedre betjening af forskerne.Udvalget finderderfor, at det bør være muligt at benytte sikre oglukkede netværk til onlineformidling af beskyttet digitalt materialetil brug for forskning og forskningsbaseret undervisning. Det for-udsættes, at der er tale om bevaringsværdigt digitalt materiale, somer omfattet af den anbefalede udvidelse af pligtafleveringsloven. Detvil sige, at der i praksis er tale om det samme materiale, der er til-gængeligt for offentlighedenpå stedet.6.3 Mulighed forudvidelse afonlineadgang
Udvalget har overvejet,om der i ophavsretsloven bør indføres enhjemmel til aftalelicens for offentlighedens onlineadgang til digitaltmateriale, der i henhold til pligtafleveringsloven opbevares på kul-turinstitutionerne. Dette ville gøre det muligt for publikum at fådirekte onlineadgang til bl.a. det internetmateriale, der indsamlessom led i pligtafleveringen. Aftalelicensen skulle sikre, at det erpraktisk muligt at indgå aftaler med rettighedshaverne om en sådanadgang.Det vil imidlertid være tvivlsomt, om en sådan aftale i praksis villekunne indgås. Det er ikke nogen afgrænset kreds af organisationer,som kan sige at repræsentere tilnærmelsesvis alle udgivere af mate-riale på internettet. Tager man de mange private hjemmesider med,vil der skulle indgås aftale med et meget bredt udsnit af de fysiskeog juridiske personer, der udgør den danske befolkning.Udvalget har endvidere overvejet muligheden for aftalelicens foronlineadgang til mere afgrænsede kategorier af digitalt materiale.Udvalget har her særligt tænkt på ældre tidsskrifter, hvortil rettig-hederne endnu ikke var udløbet, men som er så gamle, at det kanvære vanskeligt i praksis at indgå en aftale med rettighedshaverne.Især i forskningsmæssig sammenhæng kan det have stor interesseat kunne digitalisere sådanne tidsskrifter for via forskningsbibliote-kernes netværk at stille dem til rådighed for brugerne.Erfaringen viser imidlertid, at der fra rettighedshavernes side vilvære stor modstand mod en sådan hjemmel til aftalelicens. Hvisdet skulle vise sig politisk muligt at gennemføre en sådan lovæn-dring, vil det med stor sandsynlighed være vanskeligt at få indgåetlicensaftaler på vilkår som brugerne vil kunne anse som rimelige.
200
Udredning om bevaring af kulturar ven
Udvalget finder derfor ikke,at det udfra en samlet betragtning pånuværende tidspunkt vil være muligt at etablere en onlineadgang tilpligtafleveret digitalt materiale for almenheden.Men udvalget anbe-faler,at ministeriet nøje følge udviklingen m.h.p. at arbejde for enudvidelse af onlineadgangen.Udvalget vurderer, at adgangen til de indsamlede digitale materialerpå faste medier på kort sigt er sikret tilfredsstillende. Påmeget langsigtforsvinder en del af rettighedsproblemerne i forhold til at gørematerialet tilgængeligt.Udvalget vurderer dog, at der kan være problemer forbundet medtilgængeligheden af digitalt materiale på faste medier påmellem-langt sigt.Der er risiko for, at digitalt materiale udgivet på fastemedier kan være vanskeligt tilgængeligt for det brede publikum i enlængere periode. Der vil være et tidspunkt, hvor materialet ikkelængere er kommercielt interessant og derfor ikke mere er tilgænge-ligt på markedet. Hvis materialet derefter på et tidspunkt – nor-malt 1-20 år efter udgivelsen afhængigt af materialetype – hellerikke længere findes på de almindelige offentlige biblioteker, vil detindtil udløbet af den ophavsretlige beskyttelsestid kun være bevaretpå pligtafleveringsinstitutionerne. Materialet vil her som tidligerebeskrevet kun være tilgængeligt til brugpå stedet.Udvalget har derfor overvejet, om pligtafleveringsinstitutionerneskal have adgang til at udlåne pligtafleverede materialer i digitalform til hjemlån. Dette vil kræve ændring af pligtafleveringslovens§ 8 og ophavsretslovens § 19.Bibliotekerne har mulighed for frit at udlåne bøger og lydoptagelsertil hjemlån. Dette gælder også pligtafleveret materiale. Videogram-mer og digitalt materiale på fast medie (med undtagelse af lydopta-gelser) kan kun udlånes, hvis bibliotekerne har opnået rettigheds-haverens tilladelse dertil. Dette sker normalt ved, at bibliotekernekøber retten til at udlåne de pågældende materiale. Dette sker i dagbl.a. for et stort antal videoer.Det er ikke pligtafleveringens formål at sikre bibliotekerne mate-riale til den almindelige udlånsvirksomhed. I den udstrækning derer et biblioteksrelevant behov for at sikre udlån af bestemte videoerBevaring af den elektroniske kulturar v
6.4 Udlån af digitalepligtafleveredematerialer på fastemedier
201
eller digitale udgivelser, bør dette behov søges dækket ved indkøb afde pågældende materialer til udlån. Hvis de pligtafleverede materi-aler benyttes til udlån, vil det indebære slid på materialet og risikofor, at materialet forsvinder. Dermed vil det kræve yderligere for-anstaltninger at skulle sikre den langtidsbevaring, der er pligtafleve-ringens hovedformål.Udvalget finder derfor,at det almindelige publikums behov forhjemlån bør dækkes af biblioteksvæsenets indkøb af materialer tiludlån. Det bør være en opgave for biblioteksvæsenet at sikre, atvideogrammer og digitalt materiale, der er købt udlånsrettighedertil, ikke kasseres fuldstændigt. I stedet bør der bevares nogle eksem-plarer til at supplere de eksemplarer, der bevares på pligtafleverings-institutionerne. Det kunne være en opgave for Statsbiblioteketsdepotbiblioteksfunktion23. Udvalget finder derfor ikke, at der ergrundlag for, at pligtafleveringsbibliotekerne får adgang til at ud-låne pligtafleverede materialer i digital form som hjemlån.7.Tilgængeliggørelseaf elektroniskearkivalier
I arkivlovens kapitel 6 beskrives, hvordan – og ikke mindst hvornår –de offentlige og private arkivalier er tilgængelige. Med de senesteændringer af loven er tilgængelighedsfristen for offentlige arkivaliersat ned fra 30 år til 20 år, og for arkivalier, som indeholder oplys-ninger om enkeltpersoners private forhold, fra 80 år til 75 år24.Ifølge loven kan alle søge om tilladelse til at benytte ikke umiddel-bart tilgængelige arkivalier. Loven indeholder en række regler forvurdering af disse ansøgninger, og der er nedsat et udvalg, derløbende skal vurdere praksis på området.Derudover beskriver § 27, stk. 2, i ophavsretsloven, at ophavsrettenikke er til hinder for, at arkivalier kan gøres tilgængelige for offent-ligheden i overensstemmelse med arkivlovgivningen. Der må dogikke udleveres kopier af private arkivalier. Baggrunden for dennebestemmelse er, at ophavsretsligt beskyttet materiale kan blive af-leveret til et arkiv af en person, der ikke har ophavsretten til mate-rialet. Er den afleverende part tillige indehaver af ophavsretten, kander træffes aftale om kopiering m.v. I fraværet af en sådan aftalegælder ophavsretslovens regler.I så fald vil det være nødvendigt ved indkøb også at sikre sig rettighederne til at udlånematerialet fra depotbibliotek.24Tilgængelighedsfristerne gælder, uanset om arkivalierne er afleveret til et offentligt arkiveller ej.23
202
Udredning om bevaring af kulturar ven
Der er endnu ikke udviklet særlige værktøjer til at gøre elektroniskearkivalier tilgængelige, da ingen af disse indtil årsskiftet 2003 havdepasseret den forrige arkivlovs tilgængelighedsfrister. Der er stigendeinteresse for adgang til elektroniske arkivalier. I tilfælde af dispen-sationer fra arkivlovens tilgængelighedsfrister gøres de elektroniskearkivalier tilgængelige ad hoc. Ved nedsættelse af tilgængeligheds-fristen fra 30 til 20 år med den nu gældende arkivlov er 11 registreblevet umiddelbart offentligt tilgængelige i 2003. I 2004 og 2005vil yderligere mindst et par arkivalier blive tilgængelige pr. år. Detrelativt lave tal bygger på, at langt de fleste elektroniske arkivalierindeholder personhenførbare data og dermed er omfattet af en til-gængelighedsfrist på 75 år. Der er således et presserende behov forat kunne give brugerne adgang via et passende tilgængeliggørelses-værktøj samt at få format- og strukturkonverteret alle ældre elektro-niske arkivalier, således at adgangen til arkivalierne kan ske via étog samme værktøj.Tilgængeliggørelse af elektroniske arkivalier fra den offentlige admi-nistration er et nyt arbejdsfelt, hvor forskningen internationalt seter rudimentær. Brugernes adgang til de elektroniske arkivalier for-udsætter derfor forskning i digital tilgængeliggørelse af elektroniskearkivalier samt udvikling af et konkret tilgængeliggørelsesværktøj,som skal spille sammen med Daisy (Dansk Arkivalieinformations-System), som er Statens Arkivers generelle søgeværktøj.I 2003 begynder Statens Arkiver en foranalyse med henblik på atforberede et forsknings- og udviklingsprojektet omkring tilgænge-liggørelse af elektroniske arkivalier, herunder udvikling af et førstetilgængeliggørelsesværktøj til internt brug i Statens Arkiver. StatensArkiver vil indtil et mere brugervenligt værktøj kan stilles til rådig-hed for publikum anvende den hidtidige praksis. Der er i dag enstigende interesse for at få adgang til Statens Arkivers elektroniskearkivalier.Som nævnt i kapitlet om bevaring af elektroniske arkivalier vil denny arkivlov stille krav om, at kommunale og amtskommunale myn-digheder skal aflevere arkivalier med personhenførbare oplysningertil Statens Arkiver. Der blev her argumenteret for en fælles beva-ringsstrategi og en fælles standard på tværs af den offentlige sektorstre lag.Bevaring af den elektroniske kulturar v
203
Fordelene ved en fælles bevaringsstrategi viser yderligere sin styrke iforbindelse med tilgængeliggørelse. Når arkivalier er struktureret ogstandardiseret efter samme regelsæt (metadata, dataformater etc.),kan de ikke alene bevares efter samme metode og teknik, men dekan også tilgængeliggøres med det samme tilgængeliggørelsesværk-tøj. Det gør søgning i elektroniske arkivalier nemmere, enklere oghurtigere. Udvikling af et fælles værktøj vil endvidere koncentrereudviklingsressourcerne og alt andet lige give et bedre og mere bru-gervenligt værktøj, end hvis ressourcerne blev anvendt til at udviklemange forskellige tilgængeliggørelsesværktøjer.Der skal ligeledes udvikles løsninger til tilgængeliggørelse af ind-samlet intranetmateriale. Dette vil dog have lavere prioritet endtilgængeliggørelse af elektroniske arkivalier, som det er StatensArkivers lovgivningsmæssige pligt at indsamle, bevare og tilgænge-liggøre.8. Konklusion
Udvalget anbefaler,at der etableres en fælles tilgængeliggørelses-løsning i forhold til de elektroniske arkivalier, der følger StatensArkivers standarder i forbindelse med aflevering og bevaring.Udvalgets generelle synspunkt er, at materiale – som indsamles medhenblik på bevaring – altid bør være tilgængeligt for personligt gen-nemsyn og studium.8.1 Pligtafleveretdigitalt materiale
Udvalget har i kapitlet om indsamling foreslået, at pligtafleverings-loven udvides til også at dække radio- og tv-udsendelser, film ogdynamisk internetmateriale.Udvalget anbefaleri den forbindelse, atalt pligtafleveret materiale vil være tilgængeligt for offentlighedenpå stedet.Derudoveranbefaler udvalget,at der kan benyttes sikre oglukkede netværk til onlineformidling af de forskellige former fordigitale materialer til brug for forskning og forskningsbaseretundervisning.Specifikt i forhold til offentlighedens adgang til internetmaterialeranbefaler udvalget,at:• indsamlet internetmateriale – der på indsamlingstidspunktet erfrit tilgængeligt – kan blive gjort tilgængeligt for personligt gen-nemsyn og studiumpå stedetvia terminaler på folkebibliotekerneog de statslige forskningsbiblioteker, hvorimod
204
Udredning om bevaring af kulturar ven
• indsamlet internetmateriale – der på indsamlingstidspunktetkræver modydelser fra brugeren, f.eks. i form af selvregistreringeller betaling – kun kan blive gjort tilgængeligt for almenhedenfor personligt gennemsyn og studiumpå stedetvia terminaler påDet Kongelige Bibliotek og Statsbiblioteket.Der er endnu ikke udviklet særlige værktøjer til at gøre elektroniskearkivalier tilgængelige. I dag gøres de elektroniske arkivalier til-gængelige ad hoc.Udvalget anbefaler,at der etableres en fælles til-gængeliggørelsesløsning i forhold til de elektroniske arkivalier, derfølger Statens Arkivers standarder i forbindelse med aflevering ogbevaring.8.2 Elektroniskearkivalier
Bevaring af den elektroniske kulturar v
205
206
Udredning om bevaring af kulturar ven
Kapitel 5¶ AnsvarsfordelingUdvalget er i de foregående kapitler kommet med anbefalinger til,hvordan den elektroniske kulturarv fremover bør indsamles, bevaresog tilgængeliggøres. Dette kapitel behandler spørgsmålet om, hvoransvaret for løsningen af disse opgaver bør placeres.Ansvaret for den elektroniske kulturarv er i dag fordelt som vist inedenstående skema:IndsamlingBevaringTilgænge-liggørelseStatens ArkiverKommunale arkiverAndre arkiverKulturinstitutionerFilminstituttetStatsbiblioteketFilminstituttetStatsbiblioteketFilminstituttetStatsbiblioteketDet Kgl. BibliotekDanmarks RadioKulturinstitutionerStatsbiblioteketDanmarks RadioTV 2Det Kgl. BibliotekStatsbiblioteketDet Kgl. BibliotekStatsbiblioteketIngen
1. Indledning
Registrering ogdokumentationStatens ArkiverKommunale arkiverAndre arkiverKulturinstitutionerFilminstituttetStatsbiblioteketNationalbibliografienStatsbiblioteketNationalbibliografienKulturinstitutioner
Arkivalier
FilmPligtafleveretvideo og dvdPligtafleveredeanaloge lydoptagelserAndre film-, lyd-Donationerog billedsamlinger
Statens ArkiverKommunale arkiverAndre arkiverKulturinstitutionerFilminstituttetStatsbiblioteketFilminstituttetStatsbiblioteket
Statens ArkiverKommunale arkiverAndre arkiverKulturinstitutionerFilminstituttetStatsbiblioteketFilminstituttetStatsbiblioteketFilminstituttetStatsbiblioteketDet Kgl. BibliotekDanmarks RadioKulturinstitutionerStatsbiblioteketDanmarks RadioTV 2Det Kgl. BibliotekStatsbiblioteketDet Kgl. BibliotekStatsbiblioteketIngen
Radio- ogtv-udsendelserPligtafleveretdigitalt materialepå faste medierStatiskinternetmaterialeDynamiskinternetmateriale
Statsbiblioteket
Danmarks RadioTV 2Det Kgl. BibliotekStatsbiblioteketNationalbibliografienDet Kgl. BibliotekNationalbibliografienIngen
Det Kgl. BibliotekStatsbiblioteketDet Kgl. Bibliotek
Ingen
Som beskrevet i de tidligere kapitler er denne arbejdsdeling i vidtomfang fastlagt i love og bekendtgørelser. Skemaet afspejler, at for-pligtelsen til indsamling, bevaring og tilgængeliggørelse ofte hængersammen.Den fremtidige ansvarsfordeling bør bero på en vurdering af, hvor-dan man kan opnå den bedst mulige bevaringsindsats med denBevaring af den elektroniske kulturar v
207
bedst mulige udnyttelse af ressourcerne. Bevaringen af den elektro-niske kulturarv er en national opgave. Det bør derfor være en nati-onal opgave at fastlægge en ansvarsfordeling mellem de nationalekulturinstitutioner, der kan sikre, at opgaven løses på et højt kvali-tetsniveau og med en optimal ressourceanvendelse.Den foreslåede udvidede pligtafleveringslov fastlægger rammernefor indsamling og bevaring af den offentliggjorte elektroniske kul-turarv. Der vil være dele af denne kulturarv, som ikke vil være om-fattet af pligtaflevering, før den nye lov træder i kraft, og der vilvære andre dele af denne arv, som ikke har været omfattet af plig-tafleveringen, før den seneste lovændring trådte i kraft i 1998. Detbør i forbindelse med den foreslåede pligtafleveringslov fastslås, atdet er en forpligtelse for pligtafleveringsinsitutionerne at bevare ma-teriale, som ikke tidligere har været omfattet af pligtafleveringen,men som ville have skullet være afleveret under den nye lov.Arkivloven fastlægger rammerne for indsamling og bevaring afoffentlige elektroniske arkivalier. Herudover vil der være ikke-offentliggjort elektronisk materiale fra private virksomheder, orga-nisationer og enkeltpersoner, som er en bevaringsværdig del afkulturarven. Sådant materiale indsamles og bevares i dag af allepligtafleveringsinstitutionerne. Det må bero på det en konkret vur-dering af materialet, om det udgør en bevaringsværdig del af kul-turarven. I den udstrækning dette er tilfældet, bør den pågældendeinstitution have en forpligtelse til at sikre bevaringen.1.1 Kompetencer,teknisk udstyrog fysiske rammer
KompetencerArbejdet med den elektroniske kulturarv kræver dels kompetencer,der er knyttet til kulturarvens indhold, dels kompetencer, der erknyttet til de medier, indholdet indsamles fra og bevares på.Indsamlingen kræver en indholdsmæssig kompetence. Det er, sombeskrevet i kapitlet om indsamling, indholdet, der er afgørende for,om et givet materiale er bevaringsværdigt. Der kan vælges indsam-lingsstrategier, som er mere eller mindre baseret på automatik ogobjektive kriterier. Derfor vil kravene til den indholdsmæssigekompetence afhænge af indsamlingsstrategien. Men uanset indsam-lingsstrategi vil en vurdering af den indholdsmæssige relevans afmaterialet i en eller anden udstrækning være nødvendig. En medie-mæssig kompetence – og ikke mindst i et samspil mellem den ind-
208
Udredning om bevaring af kulturar ven
holdsmæssige kompetence – vil også være nødvendig i forhold tilvurdering og anvendelse af indsamlingsstrategier.Arbejdet med bevaringen vil i høj grad være baseret på mediemæs-sige kompetencer. Det drejer sig bl.a. om kendskabet til de for-skellige mediers holdbarhed, risikoen for slid og nedbrydning, opti-mering af opbevaringsforholdene, restaurerings- og konserverings-metoder og – især for digitale medier – behovet for og metoder tilkonvertering til andre bevaringsmedier og formater. Disse kompe-tencer knytter sig til det enkelte medie og er uafhængige af indhol-det. Der vil være situationer, hvor den indholdsmæssige kompe-tence er nødvendig i bevaringssammenhæng. Hvis der f.eks. skaltages stilling til, hvilke dele af en samling af nedbrydningstruedematerialer der er mest bevaringsværdige. Men bevaringsindsatsen vilhovedsageligt skulle baseres på mediekompetencen.Tilgængeliggørelsen vil derimod især kræve en indholdsmæssigkompetence, idet det bør tilstræbes, at bevaringsindsatsen er sådantilrettelagt, at det bevarede materiale findes på formater, der kangøres tilgængelige uden særlige foranstaltninger for brugerne. Erdette opfyldt, vil tilgængeliggørelsen især dreje sig om at give bru-gerne muligheder for at finde det ønskede materiale, løse rettigheds-mæssige problemer samt vejledning af og formidling til brugerne.Teknisk udstyr og fysiske rammerBevaringen af den elektroniske kulturarv stiller krav til de fysiskerammer. Der skal være plads nok til at opbevare det indsamledemateriale, og da kulturarven er i stadig vækst, vokser pladsbehovettilsvarende. Hvis materialet skal kunne bevares på længere sigt, stil-les der særlige krav til opbevaringsforholdene. Temperatur og luft-fugtighed skal kunne reguleres, så bevaringsforholdene optimeres.Der skal kunne sikres mod brand og tyveri. Kravene til opbeva-ringsforholdene afhænger af, hvilke typer medier materialet opbe-vares på.Den del af den elektroniske kulturarv, der bevares på digitale me-dier, stiller ikke så store krav til fysisk plads, men derimod krav tildigital lagerkapacitet i overensstemmelse med den valgte bevarings-strategi. For det digitale materiale kan der endvidere være brug forsærligt udstyr og software til mere eller mindre automatiske ind-samlings- og bevaringsmetoder og i forbindelse med tilgængelig-gørelsen.Bevaring af den elektroniske kulturar v
209
Behovene i forhold til de fysiske rammer, udstyr og software vilvære medieafhængigt og ikke indholdsafhængigt. Jo støre krav, derstilles til de fysiske rammer for bevaringen af et givet medie, jomere fordelagtigt vil det være at samle bevaringsfaciliteterne. Et til-svarende synspunkt gælder for udstyr og software.Behovet for sikkerhedskopier – redundansprincippetEt hovedprincip i pligtafleveringen og i forbindelse med afleverin-gen af arkivalier har været, at der afleveres to eksemplarer af alt be-varingsværdigt materiale, og at disse to eksemplarer opbevares hversit sted. Herved mindskes risikoen for, at bevaringsværdigt mate-riale går tabt i tilfælde af brand eller andre ulykker. Princippet erdog ikke konsekvent gennemført. Pligtafleverede spillefilm opbe-vares f.eks. kun i Det Danske Filminstituts filmarkiver. De ældreradio- og tv-udsendelser er kun bevaret i Danmarks Radios arkiver.I forhold til digitalt materiale fra inter- og intranettet kan princip-pet som nævnt udmøntes ved at anvende forskellige bevarings-medier og fysiske placeringer af digitale lagre. Dette er i dag tilfæl-det for det pligtafleverede statiske internetmateriale, der både findespå Det Kongelige Bibliotek og Statsbiblioteket.1.2 Internetmateriale
Udvalget har anbefalet, at man i en kommende pligtafleveringslovikke sondrer mellem statisk og dynamisk internetmateriale. I stedethar udvalget foreslået en ny indsamlingsstrategi for den del af kul-turarven, som offentliggøres på internettet. En gennemførelse afdenne nye indsamlingsstrategi betyder, at der vil foreligge nogleopgaver i forhold til indsamling, bevaring og tilgængeliggørelse afinternetmateriale, som ikke tidligere er blevet varetaget af kultur-institutionerne. Denne opgave vil omfatte:• Udvikling og implementering af indsamlings-, bevarings- ogtilgængeliggørelsesmetoder med udgangspunkt i den fastlagtestrategi.• Løbende drift i forhold til indsamling, bevaring ogtilgængeliggørelse.• Løbende udvikling af metoder og strategier i samarbejde med deinstitutioner, der i andre lande varetager disse opgaver.• Løbende kontakt med forskningen.Disse opgaver vil kræve en indholdsmæssig kompetence i form afen generel indsigt i internettets indhold og udvikling, men først og
210
Udredning om bevaring af kulturar ven
fremmest vil opgaven kræve en omfattede mediemæssig kompe-tence i form af en dyb indsigt i de særlige tekniske problemer,der knytter sig til indsamling og langsigtet bevaring af internet-materiale.Udvalget anbefaler,at ansvaret for denne opgave placeres i et nati-onalt center for indsamling og bevaring af internetmaterialer.Ambitionen bør være, at dette center kan være en ligeværdig delta-ger på frontlinjen af det løbende internationale forsknings- og ud-viklingsarbejde vedr. bevaring af internetmateriale. Et sådant centerbør ikke være en ny institution, men bør placeres på en eksiste-rende kulturbevaringsinstitution eller fungere som et virtuelt center.I forlængelse af ideen om etablering af et nationalt center for ind-samling og bevaring af internetmateriale bør det overvejes også atetablere et nationalt formaliseret samarbejde på tværs af arkiver,biblioteker og museer i forhold til bevaring af de forskellige formerfor digitale materialer. Som eksempler på konkrete områder, hvor ettværinstitutionelt samarbejde er påkrævet, kan nævnes:• Koordination af viden om bevaring af intranet og internet.• Samarbejde om test af bevaringsmedier – der kræver storeudviklingsomkostninger.I flere andre lande har man etableret enheder, der koordinerer dennationale indsats og varetager den internationale kontakt i forholdtil digital bevaring. I England blev initiativet Digital PreservationCoalition (DPC) etableret i 2001 under det engelske forsknings- oguddannelsesnet JISC (Joint Information Systems Comittee) og enrække andre centrale aktører på området. I Holland varetager DetKongelige Bibliotek opgaven og er indgået i et tæt og forpligtendesamarbejde med IBM om udvikling af en strategi til indsamling ogbevaring af digitalt materiale.Samlingen af ressourcer og aktører har ikke kun betydning for ud-viklingen af det nationale arbejde. I forhold til det internationaleniveau er det væsentligt, at der eksisterer en central national ak-tører, der kan etablere et forpligtende samarbejde. Fra EU-kommis-sionens side er medlemslandene opfordret til at etablere sådannenationale enheder, der kan agere i det internationale samarbejde påområdet (Konklusion på “Workshop on digital preservation” arran-geret under det danske formandskab, december 2002). Opfordrin-Bevaring af den elektroniske kulturar v
1.3 Styregruppefor digital bevaring
211
gen skal ses i sammenhæng med den resolution om bevaring af dendigitale kulturarv, der blev vedtaget i foråret 2002 under det span-ske formandskab. Resolutionen opfordrer medlemslandene til atformulere nationale politikker for bevaring af den digitale kulturarv(Council resolution of 25 June 2002 on preserving tomorrow’smemory – preserving digital content for future generations).Udvalget anbefalerderfor, at Kulturministeriet nedsætter en styre-gruppe for bevaring af den digitale kulturarv. Gruppen skalrummer ekspertise på dette område samt repræsentation for deinvolverede institutioner. Styregruppen skal have ansvaret for:• opsamling og formidling af viden og ekspertise om digitalbevaring• at koordinere og igangsætte forsknings- og udviklingsprojekterf.eks. ved medfinansiering af ph.d.-stipendier• at sikre og understøtte dansk deltagelse i internationaltsamarbejde på området.• at sikre fælles udnyttelse af kompetencer, udstyr og faciliteter• at vurdere og komme med forslag til nye initiativer – herunderorganisering og placering af opgaverne i forbindelse med digitalbevaring.1.4 Digitale værkerpå faste medier
De pligtafleverede digitale værker på faste medier især cd-rom ogdvd indsamles af Statsbiblioteket og Det Kgl. Bibliotek. Lyd- ogvideooptagelserne bevares af Statsbiblioteket, der har den indholds-mæssige kompetence, i hvert fald hvad angår lydoptagelserne.Den indholdsmæssige kompetence i forhold til multimedie-udgivelser på cd-rom m.v. ligger både hos Det Kgl. Bibliotek ogStatsbiblioteket.Udvalget har drøftet, hvor den mediemæssige kompetence i forholdtil bevaring af værker i digitalt format ligger, og i hvilken udstræk-ning denne bevaringsopgave stiller særlige krav til udstyr, softwareog fysiske rammer. Udvalget har ikke noget definitivt svar på dette.Det er blandt andet kulturinstitutionerne – i dag Det KongeligeBibliotek og Statsbiblioteket – der har kompetence på området.Der sker både nationalt og internationalt en vidensopbygning, somer i kraftig vækst. På sigt må man forvente, at de fleste større kul-turinstitutioner vil skulle kunne håndtere langtidsbevaring af digi-talt materiale.
212
Udredning om bevaring af kulturar ven
Statsbiblioteket har den indholdsmæssige og mediemæssige kompe-tence i forhold til bevaring af analoge lydoptagelser og de nødven-dige faciliteter til opbevaring og tilgængeliggørelse. Det vil værenaturligt at fastholde bibliotekets hovedansvar på dette område.Statsbiblioteket bør derfor fortsat have hovedansvaret for indsam-ling, bevaring og tilgængeliggørelse af analoge lydoptagelser.Der er en række andre kulturinstitutioners samlinger, som rummerbevaringsværdige lydoptagelser. Det vil være naturligt, om Stats-biblioteket får en særlig rolle i forhold rådgivning og vejledning omforsvarlig bevaring af sådanne bevaringsværdige optagelser. Det skali den forbindelse understreges, at det statslige ansvar for bevaringog tilgængeliggørelse udelukkende omfatter lydoptagelser, der eromfattet af pligtafleveringsloven, eller allerede befinder sig i Stats-bibliotekets samlinger.For analoge videogrammer (i dag typisk VHS-kassetter) er situa-tionen den samme som for lydoptagelser, og der er behov for tilsva-rende overvejelser.Statens Mediesamling på Statsbiblioteket har den indholdsmæssigekompetence i forhold til indsamling og tilgængeliggørelse af radio-og tv-udsendelser. Udsendelserne bevares hovedsageligt på video-og audiobånd. Endvidere opbevarer Danmarks Radio en del ældrefilmoptagelser. Den mediemæssige kompetence i forhold til beva-ring af disse medier ligger på Statsbiblioteket og i Danmarks Radio– for films vedkommende dog i Filminstituttet. Statsbiblioteket børråde over de nødvendige faciliteter til bevaring og tilgængeliggørelse(dog ikke hvad angår filmmediet).Udvalget har tidligere anbefalet, at Danmarks Radio har en forplig-telse til at bevare den del af deres arkiv, der ikke findes hos StatensMediesamling samt til at bevare nyproduktioner i genudsendelses-kvalitet.Den indholdsmæssige og mediemæssige kompetence i forhold tildigitalisering af radio- og tv-udsendelser ligger hos DanmarksRadio og TV 2. Som tidligere nævnt bør tv-stationer aflevere enbrowserkopi af digitaliseret materiale til Statens Mediesamling.Udvalget anbefaler,at det overvejes, om Filminstituttets medie-
1.5 Analogelydoptagelser
1.6 Videogrammer
1.7 Radio- ogtv-udsendelser
Bevaring af den elektroniske kulturar v
213
mæssige kompetencer skal udnyttes i forhold til bevaring af defilmmaterialer, der findes i Danmarks Radios arkiver.1.8 Film
Det Danske Filminstitut har en omfattende indholdsmæssig ogmediemæssig kompetence i forhold til filmmediet. Instituttet harsom nævnt ifølge filmloven ansvaret for indsamlingen af spillefilmog dokumentarfilm. Filminstituttet har ansvaret for formidlingen afden filmhistoriske kulturarv gennem instituttets Cinematek og gen-nem distribution af film, bl.a. i VHS-format. Instituttet haroparbejdet en betydelig ekspertise i de særlige bevaringsproblemer,som knytter sig til filmmediet. Det er nu besluttet at opføre etsærligt sikret filmarkiv, der opfylder de særlige krav til bevaring afnitratfilm. Herved er der i Filminstituttets regi sikret fysiske ram-mer for en opbevaring af nitrat-, acetat- og polyesterfilm og nitrat-negativmateriale, som opfylder nutidens krav til langtidsbevaring.Filminstituttet bør derfor fortsat have hovedansvaret for indsam-ling, bevaring og tilgængeliggørelse af den danske filmarv. Somkonsekvens af dette anbefaler udvalget følgende:• Statsbibliotekets oversigt over analoge lyd- og billedsamlinger idanske institutioner viser, at der er en række andre samlinger, somrummer bevaringsværdige film. Det vil være naturligt, om Film-instituttet får en særlig rolle i forhold til at tilbyde rådgivning ogvejledning om forsvarlig bevaring af bevaringsværdige film. Detmå overvejes, om alle bevaringsværdige film bør samles i Film-instituttets arkiver. Det skal i den forbindelse understreges, at detstatslige ansvar for indsamling, bevaring og tilgængeliggørelseudelukkende omfatter film, der tidligere har været omfattet affilmlovens afleveringspligt – og fremover den anbefalede udvidedepligtafleveringslov, eller allerede befinder sig i Filmarkivets sam-linger.• Ansvaret for udviklingen af den mediemæssige kompetence vedr.bevaring af film i digitalt format foreslås placeret hos Det DanskeFilminstitut. Det er tidligere nævnt, at arbejdet i dag hovedsage-ligt består i deltagelse i internationale fora.
1.9 Elektroniskearkivalier
Statens Arkiver har som arkivstyrelse i dag ansvaret for alle aspekteraf elektroniske arkivalier, jf. arkivloven. Statens Arkiver har med 30års erfaring den indholdsmæssige og mediemæssige kompetence
214
Udredning om bevaring af kulturar ven
vedrørende bevaring af arkivalier og de nødvendige faciliteter tilformålet.Udvalget anbefaler,at Statens Arkiver fortsat har ansvaretfor indsamling, bevaring og tilgængeliggørelse af de elektroniskearkivalier. Som del af denne anbefaling hører også, at Statens Arki-ver får ansvaret for at udvikle og implementere strategier og meto-der for indsamling, bevaring og tilgængeliggørelse af intranetsiderfra såvel offentlige myndigheder som private virksomheder ogorganisationer og privatpersoner.Det vil være naturligt, om Statens Arkiver får en særlig rolle i for-hold rådgivning om vejledning om forsvarlig bevaring af elektroni-ske arkivalier. Det skal i den forbindelse understreges, at det stats-lige ansvar for bevaring og tilgængeliggørelse udelukkende omfatterelektroniske arkivalier, der er omfattet af arkivloven, eller alleredebefinder sig i Statens Arkivers samlinger.Udvalget anbefalerat fastholde den nuværende ansvarsfordeling iforhold til indsamling, bevaring og tilgængeliggørelse af den elek-troniske kulturarv – dog med følgende tilføjelser:• Filminstituttet får en særlig rolle i forhold til at tilbyde rådgivningog vejledning om forsvarlig bevaring af bevaringsværdige film.• Statsbiblioteket får en særlig rolle i forhold rådgivning og vej-ledning om forsvarlig bevaring af bevaringsværdige lydoptagelser.• Statens Arkiver får en særlig rolle i forhold rådgivning ogvejledning om forsvarlig bevaring af elektroniske arkivalier.• Ansvaret for indsamling, bevaring og tilgængeliggørelse afmaterialer fra internettet placeres i et særligt center.Derudover anbefaler udvalget, at Kulturministeriet nedsætter enstyregruppe for digital bevaring af kulturarven med repræsentationfor de involverede institutioner. Styregruppen skal have ansvaret for:• opsamling og formidling af viden og ekspertise om digitalbevaring• at koordinere og igangsætte forsknings- og udviklingsprojekterf.eks. ved medfinansiering af ph.d.-stipendier• at sikre og understøtte dansk deltagelse i internationaltsamarbejde på området• at sikre fælles udnyttelse af kompetencer, udstyr og faciliteter• at vurdere og komme med forslag til nye initiativer – herunderorganisering og placering af opgaverne i forbindelse med digitalbevaring.Bevaring af den elektroniske kulturar v
2. Konklusion
215
216
Udredning om bevaring af kulturar ven
Kapitel 6¶ ØkonomiUdvalget har i de foregående kapitler fremsat en række anbefalingerom de fremtidige rammer for indsamlingen, bevaringen og tilgæn-geliggørelsen af den elektroniske kulturarv. I dette kapitel beskrivesde økonomiske konsekvenser af disse anbefalinger.Udvalgets overvejelser og anbefalinger er koncentreret om:• Den offentliggjorte elektroniske kulturarv, som foreslås indsamlet,bevaret og tilgængeliggjort inden for rammerne af en udvidetpligtafleveringslov. Det er pligtafleveringsinstitutionerne Det Kgl.Bibliotek, Statsbiblioteket og Det Danske Filminstitut, der haransvaret for disse opgaver.• Den del af kulturarven, som består af elektroniske arkivalier(ikke-offentliggjorte materialer), og som indsamles, bevares ogtilgængeliggøres inden for arkivlovens rammer og med StatensArkiver som ansvarlig for de statslige opgaver på området.Udvalgets økonomiske overvejelser vedrører derfor de fire nævntestatslige kulturinstitutioner.Udvalget har i forbindelse med udarbejdelsen af udredningen bedtde fire institutioner om følgende oplysninger:• En opgørelse af de ressourcer, der i dag anvendes til indsamling,bevaring, tilgængeliggørelse og registrering af den elektroniskekulturarv.• Eventuelle merudgifter som følge af en forventet tilvækst imængden af indsamlet materiale eller ændringer i materialets art.• Merudgifter som følge af udvalgets forslag om ændringer istrategierne for indsamling i forbindelse med forslaget om enudvidet pligtafleveringslov.• Eventuelle muligheder for reduktion af udgifter ved øgetsamarbejde, rationaliseringer og lignende.• Omkostninger vedrørende indhentning af eventuelle efterslæb iforbindelse med indsamling, registrering, bevaring ogtilgængeliggørelse.Disse oplysninger fra institutionerne, som der er nærmere redegjortfor i bilag A, danner det talmæssige grundlag for udvalgets over-vejelser om de økonomiske forhold. Alle udgiftsskøn er søgt op-Bevaring af den elektroniske kulturar v
1. Indledning
217
gjort som nettoudgifter – dvs. direkte driftsudgifter til de pågæl-dende aktiviteter samt investeringer i udstyr og lignende, som erdirekte knyttet dertil. Der er ikke medregnet andel af institutionensudgifter til ledelse, administration, bygninger og andre fællesfunk-tioner. Det er tilstræbt at gøre taloplysningerne sammenlignelige påtværs af institutionerne, men der er visse forskelle i institutionernesopgørelsesmetoder. De samlede udgifter til indsamling, bevaringog tilgængeliggørelse af den elektroniske kulturarv var i 2002 ca. 22mio. kr.Endvidere er der i sagens natur en større eller mindre usikkerhed iskønnene over fremtidige udgifter, især i forbindelse med opgaver,hvor strategier og metoder ikke er færdigudviklede.Udvalget har særligt lagt vægt på så præcist som muligt at beskriveudgifterne i forbindelse med den foreslåede udvidede pligtafleve-ringslov. De øvrige opgørelser af merudgifter er de pågældendeinstitutioners skøn over størrelsesordener, snarere end nøjagtigeberegninger. Udvalget har ikke foretaget en nærmere økonomiskanalyse af disse skøn, men har fundet det rigtigt at viderebringeinstitutionernes egne vurderinger.Udvalget har bedt institutionerne om oplysninger om omkost-ninger i forbindelse med indhentning af eventuelle efterslæb, dvs.mangler i den hidtidige indsats. Der kan være tale om forskelligetyper af efterslæb:• Indsamlingsefterslæb optræder i de tilfælde, hvor den hidtidigeindsamling ikke har været tilstrækkelig.• Bevaringsefterslæb forekommer, hvor eksisterende samlinger ikkebefinder sig i en bevaringsmæssig tilstand, der i tilstrækkelig gradkan sikre den langsigtede bevaring af materialet.• Registreringsefterslæb er der tale om, når der konstateresuregistreret materiale i eksisterende samlinger.• Tilgængeliggørelsesefterslæb optræder, når materiale i eksisterendesamlinger ikke kan gøres tilgængeligt for publikum.IndsamlingsefterslæbUdvalget har foreslået en udvidet pligtafleveringslov, der også om-fatter film, radio- og tv-udsendelser samt den dynamiske del afinternettet. Indtil en sådan ny lov kan træde i kraft, vil der ikke skeen systematisk indsamling af dynamisk internetmateriale, ligesom218Udredning om bevaring af kulturar ven
2. Efterslæb
der vil være visse huller i indsamlingen af radio- og tv-udsendelser iforhold til, hvad udvalget foreslår. Derudover eksisterer der et efter-slæb på følgende områder: retrospektiv indsamling af udsendelserfra landsdækkende tv-stationer rettet mod et dansk publikum, regi-strering af ældre radio- og tv-udsendelser modtaget ved donationsamt TV3’s udsendelser. Endvidere har udvalget konstateret, at ind-samlingen af statiske internetpublikationer under den gældendepligtafleveringslov ikke har fungeret tilfredsstillende. Der vil såledesvære et indsamlingsefterslæb på disse områder.Udvalget finder,atman bør søge at indhente disse efterslæb i de tilælde, hvor der erpraktisk muligt, og hvor udgifterne er begrænsede.Udvalget lægger særlig vægt på, at man søger at indsamle materiale,der kan belyse udviklingen af den danske del af internettet frem tildet tidspunkt, hvor en ny pligtafleveringsordning kan træde i kraft.Bevarings- og registreringsefterslæbUdvalget har konstateret, at der på en række områder findes så-danne bevarings- og registreringsefterslæb. Der kan være tale omregistreringspukler, materiale der ikke opbevares optimalt, ellermateriale der bør sikkerhedskopieres (digitaliseres), fordi detbefinder sig på ustabilt medie.På nogle områder indhentes efterslæb undervejs, og udgifterne tildette indgår som en del af de løbende driftsudgifter til bevaring ogtilgængeliggørelseFor andre opgavers vedkommende vil indhentningen af efterslæbvære forbundet med større udviklingsomkostninger. Som vi tidli-gere har været inde på, er der ikke udviklet strategier til langsigtetbevaring af det pligtafleverede digitale materiale på faste mediersom f.eks. cd-rom. Her vil det være relevant at tage højde for om-kostninger til indhentning af efterslæbet, da også bevaringen af detmateriale, der indsamles fremover, vil forudsætte udviklingen afdisse bevaringsstrategier.Udvalget har ikke foretaget egne undersøgelser af omfanget og ar-ten af efterslæb på institutionerne. De oplysninger om efterslæb,som er gengivet her, er institutionernes egne opgørelser. Det er vig-tigt, at Kulturministeriet sikrer et løbende overblik over udviklin-gen i efterslæbssituationen. Afviklingen af disse efterslæb bør indgåBevaring af den elektroniske kulturar v
219
i ministeriets resultatskontrakter med institutionerne.De samlede udgifter til indsamling, bevaring og tilgængeliggørelseaf denne del af kulturarven var i 2002 ca. 14 mio. kr., hvoraf 10mio. kr. bruges på Det Danske Filminstitut.I forbindelse medudvidelsen af pligtafleveringenhar udvalget fore-slået nye indsamlingsstrategier for internetmateriale og for radio-og tv-udsendelser.Udgifterne til indsamling af internetmateriale i forbindelse medden anbefalede strategi er opgjort til 3,5 mio. kr. årligt. I daganvendes 1,4 mio. kr. årligt til indsamling og registrering af statiskeinternetpublikationer. Nettoudgiften bliver således 2,1 mio. kr.årligt.Udgifterne til den foreslåede udvidede indsamlingsstrategi forradio- og tv-udsendelser skønnes at være 1,3 mio. kr. årligt. Hvisindsamlingen af radio- og tv-udsendelser sker digitalt, vil denudvidede indsamlingsstrategi kunne finansieres inden for de ca. 1,4mio. kr., der i dag bruges til formålet.Udvalget har konstateret, at der er nogleefterslæbvedrørendebevaringen af denne del af kulturarven.På filmområdet er der et registreringsmæssigt efterslæb, som Film-instituttet afvikler gradvis inden for den almindelige driftsbevilling.På radio- og tv-området er der et registreringsmæssigt efterslæb,idet der ikke i Mediesamlingen er sket nogen egentlig registreringaf de modtagne radio- og tv-udsendelser. Endvidere er der et be-tydeligt efterslæb i Danmarks Radio vedrørende registrering ogbevaring af især de ældre dele af arkiverne. Dette søges afhjulpet iDanmarks Radios strategi for programarkiver, finansieret inden forde licensmidler Danmarks Radio modtager i henhold til dengældende medieaftale.Statsbibliotekets bevaringsplan påviser nogle bevaringsmæssigeefterslæb i forbindelse med samlingerne af radio- og tv-udsendelser,lydoptagelser og videogrammer. Nogle af disse efterslæb er underafvikling, og der er fundet finansiering af udgifterne dertil. Andre220Udredning om bevaring af kulturar ven
3. Den offentliggjorteelektroniskekulturarv
vil kunne afvikles gradvist i løbet af en årrække, hvis materialerne imellemtiden opbevares i magasiner, der kan sikre de rette klimati-ske forhold. Der er et påtrængende behov for en tilstandsanalyse afbåndsamlingen – udgiften hertil vil være ca. 0,5 mio. kr. Bevarings-strategien for VHS-bånd er uafklaret.Endelig er der et bevaringsmæssigt efterslæb i forbindelse med destatiske internetudgivelser og de digitale udgivelser på faste medier(cd-rom m.v.), som er indsamlet i henhold til den gældende pligt-afleveringslov. Der er ikke fastlagt en egentlig bevaringsstrategi fordisse materialer. Det er derfor ikke muligt på nuværende tidspunktat vurdere udgifterne ved at gennemføre den nødvendige bevarings-strategi på dette område.Udvalget har således konstateret nogle mere eller minde velbe-skrevne bevaringsmæssige efterslæb. Nogle af disse bør kunne ind-hentes inden for de givne bevillinger, andre vil sandsynligvis kræveen særlig indsats, men udvalget har ikke mulighed for at vurderestørrelsen af de pågældende udgifter. Udgifterne vil bl.a. afhænge afresultaterne af det løbende udviklingsarbejde om bevaringsstrategierog -metoder.Udvalget har foreslået, at bevaringsværdige elektroniske arkivalierfortsat indsamles, bevares og tilgængeliggøres inden for rammerneaf Arkivloven og Statens Arkivers bevaringsstrategi for elektroniskearkivalier. På dette område lægger udvalget ikke op til strategi-ændringer.Statens Arkiver har imidlertid peget på, at en konsekvent gennem-førelse af bevaringsstrategien for elektroniske arkivalier vil medføreen række merudgifter, der ikke kan finansieres inden for arkivernesnuværende bevillinger. Statens Arkiver har opgjort et merudgift-behov på 5,0 mio. kr. i 2005, hvor den nuværende resultatkontrakter udløbet, voksende til 7,0 mio. kr. i 2009. Disse udgifter skyldesvæksten i elektroniske arkivalier samt behovet for indhentning afefterslæb. Hertil kommer udgifterne til udvikling og vedligehol-delse af et værktøj til tilgængeliggørelse af elektroniske arkivalierUdvalget finder,at det er vigtigt, at der i de kommende år afsættestilstrækkelige midler til realiseringen af bevaringsstrategien for arki-verne. Udvalget har ikke kunnet tage nærmere stillingtagen til deBevaring af den elektroniske kulturar v
4. Elektroniskearkivalier
221
merudgifter, Statens Arkiver påpeger. Udvalget tilslutter sig StatensArkivers mål for tilgængeliggørelse af elektroniske arkivalier og læg-ger vægt på, at arkiverne i videst mulig udstrækning reducerer ud-gifterne og risikoen ved egenudvikling af et tilgængelighedsværktøjgennem samarbejde med relevante danske og udenlandske aktører.Det er muligt at bevare digitale materialer på langt sigt. Der findesbevaringsstrategier og metoder, som, hvis de anvendes rigtigt, kansikre en sådan bevaring. Dette er et hovedsynspunkt i denne ud-redningDer er imidlertid et stort behov for en løbende videreudvikling ogerfaringsopsamling i forhold til de metoder og strategier, som vikender i dag, og der er mange problemstillinger, som ikke har fun-det en endelig løsning. Der foregår internationalt et omfattendeudviklings- og forskningsarbejde om digital bevaring. Det er vig-tigt, at de danske institutioner på området deltager i dette arbejde,og på nationalt plan er et tæt samarbejde mellem aktører vigtigt.Det vil være naturligt, om Kulturministeriets forskningsudvalgprioriterer forskningsprojekter på dette område. Derudoverforeslårudvalget,at der afsættes en pulje til forsknings- og udviklingsar-bejde, som har betydning for den samlede indsats for digital beva-ring her i landet, herunder til deltagelse i internationalt samarbejde.Udvalget foreslårendvidere, at der afsættes en pulje til afvikling afefterslæb. Puljen foreslås anvendt til bevaringsmæssige efterslæb,som det er særlig vigtigt at få afviklet.Endelig vil udvalget understrege betydningen af et tæt samarbejdemellem de involverede institutioner for at opnå den bedst muligeudnyttelse af ressourcerne, jf. kapitlet om ansvarsfordeling.Udvalget har peget på nogle problemer i forbindelse med registre-ring af pligtafleveret materiale. Registrering er en vigtig forudsæt-ning for, at indsamlet materiale kan tilgængeliggøres, men registre-ring kan også være meget dyr. Der anvendes i dag betydelige res-sourcer på registrering af dele af den elektroniske kulturarv, mensandre dele af denne kulturarv kun registreres nødtørftigt eller sletikke.Udvalget anbefalerderfor, at Kulturministeriet i forbindelsemed forberedelsen af en revideret pligtafleveringslov gennemfører222Udredning om bevaring af kulturar ven
5.Tværgåendeinitiativer
en analyse af hele registreringsproblematikken med henblik på enoptimering af ressourceanvendelsen.Udvalget har i kapitlet om bevaring som nævnt konstateret, at medden viden, der i dag er til rådighed, er det muligt at bevare digitalematerialer på langt sigt. Men dette kræver en løbende aktiv over-vågning og opfølgning på bevaringsindsatsen. Der er således noglesærlige omkostninger knyttet til digital bevaring. Der skal væredriftsressourcer til den løbende aktive bevaringsindsats. Og der skalvære ressourcer til forskning i og udvikling af bevaringsstrategier ogmetoder. De sidstnævnte udgifter kan begrænses gennem deltagelsei det internationale samarbejde. De digitale bevaringsproblemer,som de danske kulturinstitutioner står over for, deler de med de til-svarende institutioner over hele verden. Der er derfor ikke grund tilat investere i udvikling af særlige danske løsninger.Driftsudgifterne ved den aktive bevaringsindsats må ikke undervur-deres. Men det betyder ikke nødvendigvis, at digital bevaring erkostbar sammenlignet med bevaringen af andre materialer. Om-kostningerne ved digital bevaring skal sammenholdes med deøkonomiske fordele, der knytter sig til bevaring på digitalt format:• Digitale materialer kan relativt let og billigt kopieres til andredigitale formater og medier.• Opbevaring af digitale materialer kræver ikke særlig megetlokaleplads.• Prisen på digital lagringskapacitet er faldende og forventes fortsatat være faldende i de kommende år.• Også andre omkostninger til digital bevaring forventes at falde, itakt med at metoder, systemer og udstyr udvikles og udbredes.Med en hensigtsmæssig digital bevaringsstrategi bliver omkostnin-gerne til genfinding og tilgængeliggørelse lave, sammenholdt medikke-digitale materialer. Omkostningerne ved digital bevaring kansåledes ikke i sig selv være et argument imod digitalisering og digi-tal bevaring.Institutionernes opgørelser over udgifterne til bevaringen af denelektroniske kulturarv omfatter skøn over fremtidige udgifter tiludvikling og drift. Men disse skøn er dels som nævnt omfattet afen vis usikkerhed, dels vedrører de kun en del af bevaringsopga-Bevaring af den elektroniske kulturar v
6. Sammenfattendeovervejelser
223
verne, idet der er opgaver, som man ikke i dag kan give et blot no-genlunde præcist udgiftsskøn for. Det vil være nødvendigt løbendeat prioritere indsatsen for bevaringen af den elektroniske kulturarv itakt med, at bevaringsstrategier og -metoder udvikles.Det er en vigtig forudsætning for bevaringen af den elektroniskekulturarv, atopbevaringsforholdeneer tilfredsstillende. Denne del afkulturarven opbevares på medier, hvis levetid kan forlænges, nåropbevaringen sker ved lav temperatur og lav luftfugtighed. Dettegælder både for analoge og digitale medier. Hvis de klimatiske for-hold er dårlige, er der risiko for hurtig nedbrydning af materialet,og en aktut bevaringsindsats kan blive nødvendig. Er klimatiser-ingen i orden, er der alt andet lige en større sandsynlighed for, atmaterialerne kan holde relativt længe, og indhentning af eventuelleefterslæb kan udstrækkes over en længere periode.Der er nu truffet beslutning om løsningen af Filminstituttetsmagasinproblemer, og der er et arbejde i gang, som skal føre til enløsning af magasinproblemer i Statens Arkiver. Tilbage står nogleindtil videre uløste magasinproblemer på Statsbiblioteket og DetKgl. Bibliotek, som der er redegjort for i udredningens del om be-varing af den fysiske del af kulturarven. Behovene for kvadratmetertil den elektroniske kulturarv er relativt små, men det er til gengældmeget vigtigt, at de optimale klimaforhold kan sikres. Dette vilkunne opnås med de forslag om magasinforbedringer, som er frem-lagt i udredningens del om den fysiske kulturarv.Udvalget konkludere derfor:• at digital bevaring er en relativt billig måde at bevare en del afkulturarven på• at digital bevaring forudsætter udviklingsudgifter og løbendedriftsudgifter, som på nuværende tidspunkt kun delvist er med iinstitutionernes budgetter• at udvalget kun i begrænset omfang kan redegøre for disseudgifters størrelse, da de vil afhænge af resultaterne af det løbendeudviklingsarbejde og af prisudviklingen på lagerkapacitet m.v.På denne baggrundanbefaler udvalget:• at prioriteringen af indsatsen for bevaringen af den elektroniskekulturarv indgår i Kulturministeriets resultatkontrakter medbevaringsinstitutionerne• at der afsættes puljer til forskning og udvikling af digital bevaring224Udredning om bevaring af kulturar ven
samt indhentning af efterslæb, og at disse puljer prioriteres af denforeslåede styregruppe for digital bevaring• at der sikres plads til den elektroniske kulturarv i klimatiseredemagasiner i forbindelse med forslagene om magasinudbygning iudredningens del om den fysiske kulturarv.Udvalget har i det ovenstående redegjort for de økonomiske kon-sekvenser af de forslag og anbefalinger, som udvalget har fremlagt ide foregående kapitler. Endvidere har udvalget peget på nogleeffektiviseringsmuligheder.Udvalget er i kommissoriet blevet bedt om at fremlægge flere øko-nomiske scenarier for den elektroniske kulturarv – herunder mindstét, som er udgiftsneutralt. Dette har udvalget søgt at opfylde ved atsammenfatte de økonomiske overvejelser i en række scenarier.Scenario 1 er udgiftsneutralt og forudsætter gennemførelsen af ud-valgets forslag om ny pligtafleveringslov samt nogle af udvalgetsforslag om at effektivisere. Udvalget lægger vægt på, at gennem-førelsen af disse forslag sker hurtigst muligt, og har derfor peget på,hvordan dette kan ske udgiftsneutralt. Scenarierne 2 og 3 omfatterfinansieringen af vigtige opgaver, det er påtrængende at få løstinden for de kommende år. Scenario 2 og 3 kan kombineres ind-byrdes og med scenario 1.Gennemførelse af nye strategier:Udvalgets forslag om en udvidet pligtafleveringslov medførerfølgende direkte nettomerudgifter:Der er af UMTS-midlerne25afsat 12 mio. kr. til anvendelse i 2003-OpgaverIndsamling fra internettetIndsamling af radio/tvI altMio. kr. pr. år2,1 mio. kr.1,3 mio. kr.3,4 mio. kr.
7. Økonomiskescenarier
Scenario 1
2005 til bevaring af den digitale kulturarv. Udgiften vil såledeskunne finansieres på denne måde til og med 2005.Ved overgang til digital indsamling af radio- og tv-udsendelser vilUMTS-midlerne stammer fra salget af licenser til tredjegenerations mobilnet og er fordeltmellem de forskellige ministerier og områder via en politisk aftale for perioden 2003-2005.25
Bevaring af den elektroniske kulturar v
225
udgiften til dette formål kunne reduceres fra 2,7 mio. kr. til 1,4mio. kr. årligt. Udvalget anbefaler, at man gennemfører en omlæg-ning til digital indsamling senest fra 1. januar 2005, hvorefter mer-udgiften til de nye strategier vil være 2,1 mio. kr. årligt, som fore-slås forsøgt finansieret gennem mere effektivt samarbejde melleminstitutionerne om registrering m.v.Pulje til udvikling og indhentning af efterslæbI dette scenarie, som bygges ovenpå scenarie 1, hvis finansieringkan findes, afsættes følgende:Statens ArkiverOpgaverPulje til indhentning af efterslæbPulje til forskning og udviklingI altMio. kr. pr. år10 mio. kr.10 mio. kr.20 mio. kr.
Scenario 2
Scenario 3
I dette scenario, som bygger oven på scenario 1, og som kan kom-bineres med scenario 2, hvis finansiering kan findes, afsættes i Kul-turministeriets resultatkontrakt med Statens Arkiver for 2005-08midler til finansiering af udgifterne i forbindelse med tilvæksten ielektronisk materiale og indhentning af efterslæb med udgangs-punkt i bilag A.Endvidere skal der i forbindelse med forhandlinger om resultat-kontrakt for Statens Arkiver tages stilling til finansiering af et værk-tøj til tilgængeliggørelse af elektroniske arkivalier.
226
Udredning om bevaring af kulturar ven
Kapitel
og¶Resumé af konklusioner denanbefalinger fra ud-7redning om bevaring af elektroniske kulturarv
Denne udredning sætter fokus på arbejdet med indsamling, beva-ring og tilgængeliggørelse af den elektroniske kulturarv. Begrebetden elektroniske kulturarvskal forstås som den del af kulturarven,der findes på digitale, elektroniske og analoge audiovisuelle medier.Den elektroniske kulturarv består af offentliggjorte værker ogarkivalier.Offentliggjorte værkeromfatter i denne sammenhæng: film, radio-og tv-udsendelser, analoge audiovisuelle materialer (f.eks. lydopta-gelser), digitale udgivelser på fysiske medier (f.eks. lydoptagelser påcd eller spil) og internetmaterialer. Pligtafleveringsloven dannerrammen for indsamling og bevaring af denne del af den elektro-niske kulturarv.Arkivalierer materialer, der ikke er offentliggjort. Den elektroniskekulturarv omfatter elektroniske arkivalier, der indsamles, bevares ogtilgængeliggøres inden for rammerne af arkivloven.Sondringen mellem offentliggjorte værker og arkivalier er gennem-gående i udredningen og i udredningens anbefalinger.Udvalget anbefaler, at principperne bag pligtafleveringsloven anven-des som grundlag for indsamlingen af hele den elektroniske kultur-arv, der er offentliggjort – dvs. udgivne digitale værker, offentlig-gjort internetmateriale, radio- og tv-udsendelser og film. Udvalgethar med udgangspunkt i pligtafleveringsloven og i de kassations-principper, der er knyttet til loven, formuleret nogle grund-læggende principper, som bør gælde for indsamling af bevarings-værdigt elektronisk materiale:• Indsamling af den elektroniske kulturarv retter sig mod danica –dvs. publikationer, der er udgivet i Danmark, samt udenlandskepublikationer om Danmark, om danskere eller af danskere.• Formålet med indsamlingen af den elektroniske kulturarv er atsikre, at denne del af den nationale kulturarv bevares og videre-føres, så den også i fremtiden er tilgængelig for forskningen og foralmenheden.Bevaring af den elektroniske kulturar v
1. Indsamling
227
• Bevaringsværdigheden afhænger af indholdet – ikke af dets fysiskeform.• Det er indholdet – og for nogle materialers vedkommende ogsåderes udtryk og funktionalitet – der skal bevares, medmindre detoriginale medie har museal værdi.• Materiale, der ikke skal bevares, er bl.a.: materiale der ikke haret færdigt præg, og materiale der er kopier af allerede udgivneværker.• Mindre væsentligt materiale bevares kun som repræsentativestikprøver, og der sker ingen registrering. Visse kategorier kasseresfuldstændigt.• Det, der ikke skal bevares, kasseres.• Indsamlingen skal tilrettelægges sådan, at den bliver så lidtressourcekrævende for de berørte aktører som muligt.• Afleveringspligten omfatter to eksemplarer af materialer på fastemedier. Derudover anvendes redundans som princip ved bevaringaf de indsamlede materialer – dog med undtagelse af film.• Det er vigtigt at dokumentere indsamlingen – men ikke nød-vendigvis foretage en selvstændig registrering af alle materialer.• Det er ikke er et formål med indsamlingen at skaffe gratiseksemplarer til bibliotekernes eller andre indsamlings-institutioners almindelige virksomhed.I dag pligtafleveres i Danmark udelukkende statiske materialer frainternettet. Udvalget anbefaler at ophæve den nuværende sondringmellem det statiske og det dynamiske materiale.1.1 Indsamlings-strategier i forholdtil internettet
Udvalget foreslår en central indsamling af materiale fra internettet– i stedet for at pålægge den store mængde af aktører, der offentlig-gør materiale, en afleveringspligt.På grundlag af et dansk pilotforsøg om webarkivering anbefaler ud-valget, at indsamlingen foretages ved en kombination af fire årlige
228
Udredning om bevaring af kulturar ven
tværsnitshøstninger af den danske del af internettet, én begiven-hedsorienteret indsamling og selektiv indsamling fra 80 netsteder,der fungerer som medier for den danske offentlighed eller kanopfattes som typiske eller karakteristiske netsteder i forhold til ind-hold og aktiviteter.Radio- og tv-udsendelser er i dag ikke omfattet af nogen pligt-aflevering. Udstrækningen af pligtafleveringsloven til også at gældedette område skal erstatte de nuværende aftaler, der gælder på om-rådet. Derudover anbefaler udvalget, at pligtafleveringen omfatteralle radio- og tv-stationer rettet specifikt mod et dansk publikum –ikke kun TV 2 og Danmarks Radio.Udvalget anbefaler, at der sker en registrering af alt materiale fraden elektroniske kulturarv, som indsamles i forbindelse med denforeslåede udvidede pligtafleveringslov. For materiale fra internettetanbefaler udvalget en registrering af samlede grupper af materialer– sådan at man registrerer metadata for den enkelte høstning, f.eks.tidspunkt for høstningen samt høstningernes tekniske og indholds-mæssige volumen og kvalitet. De enkelte dokumenter i materialetvil meget enkelt kunne gøres søgbare.Derudover anbefaler udvalget, at registreringen af den elektroniskeoffentliggjorte kulturarv tilrettelægges på grundlag af en analyse afbehovene for og omkostningerne ved registrering af den elektro-niske kulturarv samt mulighederne for at optimere registreringen.Udvalget finder, at arkivloven sikrer en indsamling af elektroniskearkivalier, der betyder, at denne del af den elektroniske kulturarvkan bevares.Statens Arkiver vil indlede et tæt samarbejde med kommunerne omde særlige bevaringsproblemer, der knytter sig til digitale arkivalier,med henblik på at sikre den bedst mulige bevaring med de mindstmulige omkostninger.2. Bevaring1.4 Elektroniskearkivalier1.2 Indsamlingaf radio- og tv
1.3 Registrering ogdokumentation
Med den viden, der i dag er til rådighed, er det muligt at bevaredigitale materialer på langt sigt. En langsigtet digital bevaring for-udsætter:
2.1 Digital bevaring
Bevaring af den elektroniske kulturar v
229
• valg af hensigtsmæssige bevaringsstrategier og -metoder• konsekvent opfølgning af den valgte strategi• løbende overvågning af, om forudsætningerne holder• løbende vurdering af behovet for revision af strategi og metoder.Valget af strategi og vurderingen af behovet for strategiændringerkræver løbende deltagelse i den internationale vidensdeling påområdet.Udvalget finder, at valget af bevaringsstrategi for digitalt materialemå bero på en omhyggelig vurdering af nedenstående forhold og derisici, der knytter sig dertil:• Materialets indhold og karakter• Mulighederne for og kravene til tilgængeliggøresle• Omkostningerne – kan afhænge af de valgte strategierskompleksitet• Den til enhver tid tilgængelige viden om digital bevaring.For de digitale materialer er den aktive bevaringsindsats helt af-gørende for materialets overlevelse. Hvis digitalt materiale overladestil sig selv, er der overhængende risiko for, at materialet vil væremere eller mindre utilgængeligt i løbet af 5-10 år, måske enddahurtigere, afhængigt af medie og opbevaringsforhold.Driftsudgifterne ved den aktive bevaringsindsats må ikke undervur-deres. Men det betyder ikke nødvendigvis, at digital bevaring erkostbar sammenlignet med bevaringen af andre materialer. Om-kostningerne ved digital bevaring skal sammenholdes med de for-dele, der knytter sig til bevaring på digitalt format:• Digitale materialer kan relativt let og billigt kopieres til andredigitale formater og medier.• Opbevaring af digitale materialer kræver ikke særlig megetlokaleplads.• Prisen på digital lagringskapacitet er faldende og forventes fortsatat være faldende i de kommende år.• Med en hensigtsmæssig digital bevaringsstrategi bliver omkost-ningerne til genfinding og tilgængeliggørelse lave sammenholdtmed ikke-digitale materialer.
230
Udredning om bevaring af kulturar ven
Omkostningerne ved digital bevaring kan således ikke i sig selvvære et argument imod en digital bevaringsstrategi.I forhold til bevaringen af film anbefaler udvalget ingen ændringeraf de valgte strategier. Der er truffet beslutning om at forbedrebevaringsforholdene ved dels at udvide et eksisterende filmarkiv,dels at prioritere nybygning af et filmarkiv for nitratfilm. Dettefilmarkiv vil også på sigt kunne løse de aktuelle problemer omkringbevaring af nitratnegativer, der findes på Det Kongelige Bibliotekog Nationalmuseet.Digitalisering vælges i stigende omfang i dag som første skridt i enbevaringsstrategi for de audiovisuelle pligtafleverede materialerpå såvel analoge som digitale faste medier. Materialer på ustabilemedier prioriteres højest i dette arbejde.Udvalget vurderer, at Danmarks Radios nuværende digitaliserings-strategi er hensigtsmæssig ud fra en ressourcemæssig betragtning.Udvalget anbefaler, at der afleveres en browserkopi i standardformatmed tilhørende metadata af digitaliseret materiale til StatensMediesamling. Derfor anbefales ikke at prioritere drastiske initia-tiver i forhold til at bevare de indsamlede bånd.I forhold til digital nyproduktion anbefaler udvalget, at StatensMediesamling bevarer udsendelserne som browserkopier. Det skalunderstreges, at tv-stationerne som en del af deres public service-kontrakter forpligtes til at bevare deres udsendelser i genudsendel-seskvalitet. Dette gælder såvel nyproduktioner som produktioner,der i dag foreligger i genudsendelseskvalitet.Udvalget finder, at Statens Arkivers bevaringsstrategi er hensigts-mæssig, og finder det derfor ikke nødvendigt at komme med yder-ligere anbefalinger ift. bevaring af myndighedernes registre, e-jour-naler og esdh-systemer. Det planlagte samarbejde mellem StatensArkiver og kommunerne bør kunne føre til en forsvarlig bevaring afde bevaringsværdige arkivalier i digital form, således at kommu-nerne drager nytte af Statens Arkivers erfaringer med afleverings-standard og bevaringsstrategi.2.2 Bevaring af film,negativmateriale,audiovisuelle mate-rialer samt radio- ogtv-udsendelser
Bevaring af den elektroniske kulturar v
231
3.Tilgængeliggørelseaf den elektroniskekulturarv3.1 Pligtafleveretdigitalt materiale
Udvalgets generelle synspunkt er, at materiale – som indsamles medhenblik på bevaring – altid bør være tilgængeligt for personligtgennemsyn og studium.Udvalget anbefaler, at alt pligtafleveret materiale vil være tilgænge-ligt for offentlighedenpå stedet.Derudover anbefaler udvalget, atder kan benyttes sikre og lukkede netværk til onlineformidling afde forskellige former for digitale materialer til brug for forskning ogforskningsbaseret undervisning.Specifikt i forhold til offentlighedens adgang til internetmaterialeranbefaler udvalget, at:• indsamlet internetmateriale – der på indsamlingstidspunktet erfrit tilgængeligt – kan blive gjort tilgængeligt for personligt gen-nemsyn og studiumpå stedetvia terminaler på folkebibliotekerneog de statslige forskningsbiblioteker• indsamlet internetmateriale – hvortil der på indsamlingstids-punktet er knyttet krav om modydelser fra brugeren, f.eks. i formaf selvregistrering eller betaling – kun kan blive gjort tilgængeligtfor almenheden for personligt gennemsyn og studiumpå stedetvia terminaler på Det Kongelige Bibliotek og Statsbiblioteket.
3.2 Elektroniskearkivalier
Der er endnu ikke udviklet særlige værktøjer til at gøre elektroniskearkivalier tilgængelige. I dag gøres de elektroniske arkivalier til-gængelige ad hoc. Udvalget anbefaler, at der etableres en fælles til-gængeliggørelsesløsning i forhold til de elektroniske arkivalier, derfølger Statens Arkivers standarder i forbindelse med aflevering ogbevaring.I forhold til tilgængeliggørelsen af film, radio- og tv-udsendelser,lydoptagelser og digitale udgivelser på faste medier anbefaler udval-get ingen ændringer. Dog anbefales at benytte sikre lukkede net-værk til onlineformidling af de forskellige former for digitalt mate-riale til brug for forskning og undervisning.Udredningsarbejdet er koncentreret omkring Det Kongelige Bibli-oteks, Statsbibliotekets, Statens Arkivers og Det Danske Film-instituts ansvar for indsamling, bevaring og tilgængeliggørelse afden elektroniske kulturarv. Udvalgets generelle anbefaling er at fast-
3.3 Film, radio- ogtv-udsendelser, lyd-optagelser og digitaleudgivelser på fastemedier4. Samarbejde ogansvarsfordeling
232
Udredning om bevaring af kulturar ven
holde den nuværende overordnede ansvarsfordeling – dog medfølgende tilføjelser:• Filminstituttet får en særlig rolle i forhold til at tilbyde rådgivningog vejledning om forsvarlig bevaring af bevaringsværdige film.• Statsbiblioteket får en særlig rolle i forhold rådgivning og vej-ledning om forsvarlig bevaring af bevaringsværdige lydoptagelser.• Statens Arkiver får en særlig rolle i forhold rådgivning og vej-ledning om forsvarlig bevaring af elektroniske arkivalier.• Ansvaret for indsamling, bevaring og tilgængeliggørelse af materi-aler fra internettet placeres i et særligt center. Et sådant center børikke være en ny institution, men bør placeres på en eksisterendekulturbevaringsinstitution eller fungere som et virtuelt center.Derudover anbefaler udvalget, at Kulturministeriet nedsætter enstyregruppe for digital bevaring af kulturarven med repræsentationfor de involverede institutioner. Styregruppen skal have ansvaretfor at:• opsamle og formidle viden og ekspertise om digital bevaring• koordinere og igangsætte forsknings- og udviklingsprojekter f.eks.ved medfinansiering af ph.d.-stipendier• sikre og understøtte dansk deltagelse i internationalt samarbejdepå området• sikre fælles udnyttelse af kompetencer, udstyr og faciliteter• vurdere og komme med forslag til nye initiativer – herunderorganisering og placering af opgaverne i forbindelse med digitalbevaring.De økonomiske konsekvenser af udvalgets anbefalinger er beskreveti udredningens kapitel om økonomi. Udvalget er i kommissorietblevet bedt om at fremlægge flere økonomiske scenarier for denelektroniske kulturarv – herunder mindst ét, som er udgiftsneutralt.Dette har udvalget søgt at opfylde ved at sammenfatte de økono-miske overvejelser i tre scenarier.Scenario 1 omfatter gennemførelsen af udvalgets forslag om en ud-videt pligtafleveringslov. Udvalget lægger vægt på, at dette sker hur-tigst muligt, og har derfor peget på, hvordan dette kan ske udgift-sneutralt. Scenarierne 2 og 3 omfatter finansieringen af vigtige op-gaver, der er påtrængende at få løst inden for de kommende år.Bevaring af den elektroniske kulturar v
5. Økonomiskescenarier
233
Scenario 2 og 3, som vil kræve finansiering, kan kombineres ind-byrdes og med scenario 1.Scenario 1
Gennemførelse af nye strategier:Udvalgets forslag om en udvidet pligtafleveringslov medfører føl-gende direkte nettomerudgifter:OpgaverIndsamling fra internettetIndsamling af radio/tvI altPr. år2,1 mio. kr.1,3 mio. kr.3,4 mio. kr.
Der er af UMTS-midlerne26afsat 12 mio. kr. til anvendelse i 2003-2005 til bevaring af den digitale kulturarv. Udgiften vil såledeskunne finansieres på denne måde til og med 2005.Ved overgang til digital indsamling af radio- og tv-udsendelser viludgiften til dette formål kunne reduceres fra 2,7 mio. kr. til 1,4mio. kr. årligt. Der gennemføres en omlægning til digital indsam-ling senest fra 1. januar 2005, hvorefter merudgiften til de nye stra-tegier vil være 2,1 mio. kr. årligt, som foreslås forsøgt finansieretgennem mere effektivt samarbejde mellem institutionerne omregistrering m.v.Scenario 2
Pulje til udvikling og indhentning af efterslæbDer afsættes en pulje til forsknings- og udviklingsarbejde, som harbetydning for den samlede indsats for digital bevaring her i landet,herunder til deltagelse i internationalt samarbejde. Der afsættesendvidere en pulje til afvikling af efterslæb. Puljen foreslås anvendttil bevaringsmæssige efterslæb, som det er særlig vigtigt at få afvik-let. I scenario 2, som bygges oven på scenario 1, hvis finansieringkan findes, afsættes følgende:OpgaverPulje til indhentning af efterslæbPulje til forskning og udviklingI alt26
Pr. år10 mio. kr.10 mio. kr.20 mio. kr.
UMTS-midlerne stammer fra salget af licenser til tredjegenerations mobilnet og er fordeltmellem de forskellige ministerier og områder via en politisk aftale for perioden 2003-2005.
234
Udredning om bevaring af kulturar ven
Statens ArkiverI dette scenario, som bygger oven på scenario 1, og som kan kom-bineres med scenario 2, hvis finansiering kan findes, afsættes i Kul-turministeriets resultatkontrakt med Statens Arkiver for 2005-08midler til finansiering af udgifterne i forbindelse med tilvæksten ielektronisk materiale og indhentning af efterslæb. Endvidere skalder i forbindelse med forhandlinger om resultatkontrakt for StatensArkiver tages stilling til finansiering af et værktøj til tilgængelig-gørelse af elektroniske arkivalier.Gennemførelsen af udvalgets anbefalinger kræver som alleredenævnt en række lovændringer, som for overskuelighedens skyld ersammenfattet i dette afsnit. Det har ikke været udvalgets opgave attage stilling til, hvordan disse ændringer lovteknisk skal udformes.En række af udvalgets anbefalinger kræver ændringer afpligtafleveringsloven:Udvidelse af pligtafleveringen• Pligtafleveringsloven skal udvides til at omfatte alt offentliggjortbevaringsværdigt materiale – dvs. at også film, radio- og tv-udsen-delser og dynamiske internetmaterialer skal omfattes af loven.Den nuværende sondring mellem statiske og dynamiske internet-materialer ophæves. Dette vil kræve en ændring af pligtafleve-ringslovens værksbegreb.• Pligtafleveringen skal også gælde den del af kulturarven, sommåtte blive offentliggjort i nye digitale netværk.• Pligtafleveringen skal, hvor det er hensigtsmæssigt, kunne ske vedcentral høstning/kopiering af internetmaterialer samt radio- ogtv-udsendelser.Indsamling fra internettet• Pligtafleveringsinstitutionerne bør sikres fuld adgang til alt offent-liggjort materiale fra internettet, også den del der på indsamlings-tidspunktet er knyttet til krav om modydelser fra brugerne.
Scenario 3
6. Lovændringer
6.1 Pligtafleverings-loven
Bevaring af den elektroniske kulturar v
235
Redundans• Bestemmelsen om, at afleveringspligten gælder to eksemplarer, ogbestemmelsen om, at de afleverede eksemplarer skal opbevares påto forskellige geografiske lokaliteter – redundansprincippet, skaltilpasses udvidelsen af pligtafleveringen.• Redundans skal gælde som princip i forhold tilbevaringenaf dedigitale materialer – og dermed ikke i forhold tilindsamlingenafmaterialer fra internettet27.• I forhold til filmmaterialer er praksis i dag, at der afleveres enmaster og en ny kopi af filmen til bevaringsformål. I takt medudbredelsen af digitale produktions- og distributionsformer vildigitale filmmaterialer også blive omfattet af princippet omredundans i forhold til selvebevaringenaf digitale materialer. Detvil dog ikke ændre ved den gældende afleveringspraksis.• For radio- og tv-udsendelserne fra public service-stationerne ind-føres et redundansprincip i forhold til bevaring, således at udsen-delserne bevares to steder: på radio- og tv-stationerne og påStatens Mediesamling. Dette princip bør også gælde for ældreudsendelser, som public service-stationerne digitaliserer i genud-sendelses- og bevaringsøjemed.• I forhold til radio- og tv-udsendelser vil redundansprincippet iforhold til bevaring også først kunne gennemføres i takt medudbredelsen af digitale produktions- og distributionsformer.Danica• Pligtafleveringen retter sig mod danica. Det skal præciseres,hvordan afgrænsningenher i landetskal forstås.• I forhold til internetmaterialer anbefaler udvalget, at de anbefa-lede indsamlingsstrategier rettes mod: Danske domæner (.dk),materiale udarbejdet af danskere, og værker som fremføres afdanske kunstnere på andre domæner end danske. Og endeligmateriale om Danmark på andre domæner end danske.Redundans – forstået som et sikkerhedshensyn ved bevaring – kan skabes på forskelligemåder: ved at opbevare eksemplarer af materialet forskellige fysiske steder, ved at anvendeforskellige medier og metoder til bevaring af materialer.27
236
Udredning om bevaring af kulturar ven
• I forhold til film retter indsamlingen sig fortsat udelukkende moddanske film, som fremstilles med henblik på offentlig fremføring ibiografer, eller som har været sat i distribution med henblik på atnå ud til bredere kredse. Udvidelsen af pligtafleveringsloven børikke gælde de tekstede eller på anden måde versionerede uden-landske film, der er i dansk biografdistribution. Versioneredeudenlandske film, der udgives på videobånd eller på dvd, er alle-rede omfattet af pligtafleveringen.• I forhold til radio- og tv-udsendelser gælder princippet om danicade radio- og tv-stationer, der har en vis udbredelse i Danmark,hvad angår seer- og lyttertal og med en egenproduktion medkulturarvsmæssig interesse.Onlineadgang for forskning• I følge pligtafleveringsloven må eksemplarer af værker i digitalform alene stilles til rådighed for enkeltpersoner til personligtgennemsyn eller studiumpå stedetved hjælp af teknisk udstyr.Der skal kunne benyttes sikre og lukkede netværk til onlinefor-midling af de forskellige former for digitale materialer til brug forforskning og forskningsbaseret undervisning. Dette kan gennem-føres inden for kulturministerens bemyndigelse i pligtafleverings-loven til at fastsætte nærmere bestemmelser om tilgængeliggørelseaf det pligtafleverede materiale.Kassationsbestemmelser• Ifølge pligtafleveringsloven kan kulturministeren fastsætte nær-mere regler for kassation. De gældende regler findes i “Vejledenderetningslinier for kassation, kompensation og klausulering afpligtafleveret materiale i medfør af Lov om Pligtaflevering af 10.juni 1997”, godkendt af Kulturministeriet 16. maj 2002. Dissebestemmelser vil det også være nødvendigt at underkaste enrevision som følge af udvalgets anbefalinger.Den foreslåede udvidelse af pligtafleveringsloven vil også kræve enhjemmel i ophavsretsloven til at foretage den fornødne eksem-plarfremstilling i forbindelse med den anbefalede indsamling afinternetmaterialer.Der eksisterer i dag allerede en paragraf i ophavsretsloven, der giverStatens Mediesamling lov til at optage radio- og fjernsynsudsen-Bevaring af den elektroniske kulturar v
6.2 Ophavsretsloven
237
delser på bånd, hvis de har dokumentarisk værdi. Det skal under-søges nærmere, om indholdet i denne paragraf kan indgå i engenerel paragraf om pligtaflevering i ophavsretsloven.6.3 Filmloven
I filmlovens (Lov om film nr. 186, 1997) § 12 er formuleret enafleveringspligt i forhold til danske film. Som konsekvens af denanbefalede udvidelse af pligtafleveringsloven kan denne paragrafbortfalde.Radio- og tv-loven indeholder i dag følgende bestemmelse:“Kulturministeren kan fastsætte regler om, at DR mod godtgørelseaf de hermed forbundne udgifter skal stille optagelser af sine pro-grammer til rådighed for et i forskningsøjemed oprettet arkiv, ogom adgangen til de arkiverede optagelser. Udgifterne ved oprettelseog drift af et sådant arkiv afholdes af statskassen”.Kulturministeren har ikke hidtil benyttet denne mulighed, og detanbefales, at denne paragraf bortfalder.
6.4 Radio-fjernsynsloven
238
Udredning om bevaring af kulturar ven
Bevaring af den elektroniske kulturar v
239
240
Udredning om bevaring af kulturar ven
Bilag
Bevaring af den elektroniske kulturar v
241
242
Udredning om bevaring af kulturar ven
BilagsoversigtBilag til IndledningBilag 1: Beretning om Kulturbevaringsplan 2010 – Udredning om kulturarvenBilag 2: Kommissorium vedrørende bevaring af kulturarvenBilag til Del 1: Udredning om bevaring af den fysiske kulturarvBilag 1: Moderne magasineringstænkningBilag 2: Sammendrag af: Notat om afsyring og masseafsyring af papirdokumentermed henblik på danske biblioteker og arkiverBilag til Del 2: Udredning om bevaring af den elektroniske kulturarvBilag A: Omkostninger vedrørende bevaring af den elektroniske kulturarvBilagsliste (www.kum.dk).
Bevaring af den elektroniske kulturar v
243
244
Udredning om bevaring af kulturar ven
Bilag til Indledning
Bevaring af den elektroniske kulturar v
245
Bilag 1Beretning om Kultur-bevaringsplan 2010– Udredningom kulturarven.Afgivet den 23. maj2001.
Folketingets Kulturudvalg afholdt den 25. april 2001 en høring om“Bevaring af kulturarven”.På baggrund af høringen er det udvalgets opfattelse, at der er etbehov for at belyse bevaringstilstanden af kulturarven i danske kul-turinstitutioner. Her tænkes primært på de nationale kulturin-stitutioner, men belysningen bør også omfatte væsentlige samlingeruden for de nationale institutioner.Høringen efterlod det indtryk, at der især er behov for• at foretage en prioritering af bevaringsindsatsen med hensyn tilfysiske genstande,• at vurdere IT-teknologiens udnyttelse i bevaringsøjemed,• at planlægge bevaringen af den virtuelle kulturarv og• at vurdere potentialerne ved øget samarbejde på tværs af arkiver,biblioteker og museer.Udvalget anmoder på den baggrund kulturministeren om at iværk-sætte to uafhængige udredningsarbejder om henholdsvis bevaring afde fysiske samlinger og bevaring af den virtuelle kulturarv. Udred-ningerne skal ud fra et overordnet kulturbevaringssynspunkt kort-lægge den nuværende indsats, vurdere akutte og langsigtede behovog fremlægge forslag til alternative bevaringsstrategier under hensyntil økonomiske konsekvenser. Udredningsarbejdet skal endviderevurdere muligheden for øget samarbejde mellem arkiver, bibliotekerog museer. Der tegner sig følgende hovedproblemstillinger:1. Bevaring af de fysiske samlinger:1.1. Udformning af plan for indsamling, bevaring og kassation.1.2. Foranstaltninger mod nedbrydningstruslen (slid og kemiskenedbrydninger) samt sikkerhedsrisici (brand og tyveri).1.3. Opbevaring – magasinbehov.1.4. Udformning af plan for digitalisering af eksisterendesamlinger med henblik på bevaring og registrering. Langsigtetopbevaring af digitale data.2. Bevaring af den virtuelle kulturarv:2.1. Udformning af plan for indsamling og prioritering afmateriale. Metoder til nedtagning fra Internettet.2.2. Opbygning af web-arkiv – langtidsopbevaring af arkiv.2.3. Sikring af adgang til materialer.2.4. Forholdet til gældende love – f.eks. pligtafleveringslov ogophavsretslov.
246
Udredning om bevaring af kulturar ven
Udvalget lægger vægt på, at der foretages en nøje prioritering afbevaring og konservering efter kriterierne:• væsentlig betydning for kulturarven og• økonomisk realisme.Udenlandske erfaringer om bevaringsstrategier skal inddrages.Kulturministeriet anmodes i den forbindelse om at arbejde for atstyrke det nordiske og det internationale forskningsnetværk indenfor bevaring og konservering af kulturarvsgenstande, bl.a. som led iEU-samarbejdet.Der ønskes en speciel vurdering af hensigtsmæssigheden af denuværende bevaringsstrategier, herunder de gældende lovfæstedeprincipper om pligtaflevering set i forhold til moderne teknologi ogproduktionsomfang.Der bør formentlig gennemføres deludredninger efter en nærmerevurdering af de nævnte opgavers karakter. Kulturministerietvaretager den fornødne koordinering.P.u.v.Hanne AndersenFormand
Bilag
247
Bilag 2Kommissorium forudredning ved-rørende bevaring afkulturarven.Kulturministerietden 19. marts 2002.
Folketingets Kulturudvalg har den 23. maj 2001 anmodet kultur-ministeren om at iværksætte en udredning med henblik på at belysebevaringstilstanden af kulturarven, primært i store nationale danskekulturinstitutioner. Konkret har udvalget anmodet om to deludred-ninger om henholdsvis bevaring af de fysiske samlinger og bevaringaf den virtuelle kulturarv.På denne baggrund er dette kommissorium udarbejdet.Der nedsættes to arbejdsgrupper, der skal udarbejde to udredningerom henholdsvis bevaring af de fysiske samlinger og bevaring af denvirtuelle kulturarv. Udredningerne skal ud fra et overordnet kultur-bevaringssynspunkt kortlægge den nuværende indsats, vurdereakutte og langsigtede behov og fremlægge forslag til alternative be-varingsstrategier og angive de økonomiske konsekvenser. Et af deøkonomiske scenarier skal være udgiftsneutralt i forhold til de sam-lede udgifter til kulturbevaring. Udredningsarbejdet skal endviderevurdere muligheden for øget samarbejde mellem arkiver, bibliotekerog museer.Der foretages en nøje prioritering af bevaring og konservering efterkriterierne:• væsentlig betydning for kulturarven og• økonomisk realisme.• Arbejdsgrupperne skal inddrage udenlandske erfaringer ombevaringsstrategier.Arbejdsgrupperne skal endvidere give en vurdering af hensigts-mæssigheden af de nuværende bevaringsstrategier, herunder degældende lovfæstede principper om pligtaflevering set i forhold tilmoderne teknologi og produktionsomfang.Arbejdsgrupperne skal indgående belyse de økonomiske konse-kvenser af de forskellige bevaringsstrategier.Arbejdsgrupperne sammensættes primært med repræsentation afledende personer fra de store institutioner inden for kulturbevaring(Statens Arkiver, Det Kgl. Bibliotek, Statsbiblioteket, National-museet, Statens Museum for Kunst og Det Danske Filminstitut).Herudover inviteres forskere, eksperter og repræsentanter fra andre
248
Udredning om bevaring af kulturar ven
ministerier samt repræsentanter for ikke-statslige institutioner. Dervil for arbejdsgrupperne være mulighed for at nedsætte under-grupper med repræsentation af fagspecialister. Endvidere inddragesinternational ekspertise.Med udgangspunkt i Folketingets Kulturudvalgs vedlagte beretningom de to udredninger er der udarbejdet vedlagte overordnededispositioner for det kommende arbejde. (Ikke medtaget her).De to arbejdsgrupper forventes nedsat primo marts 2002, og de toudredninger forventes færdige ultimo 2002 med mulighed forudarbejdelse af delrapporter undervejs i forløbet.Stillingtagen til arbejdsgruppernes scenarier vil indgå i prioriterin-gen som led i den almindelige finanslovsproces.
Bilag
249
250
Udredning om bevaring af kulturar ven
Bilag til Del 1Udredning om bevaring af den fysiske kulturarv
Bevaring af den elektroniske kulturar v
251
Bilag 1Moderne magasine-ringstænkning
Dette notat er udarbejdet for Kulturministeriet. Formålet er at giveet billede af de nutidige principper for etablering og drift afmagasiner til museums-, arkiv- og biblioteksformål. Notatet er etbidrag til Kulturministeriets udredning om den fysiske kulturarvsbevarelse.De opfattelser, der præsenteres i dette notat, er et udtryk for dels deerfaringer, Birch & Krogboe har gjort gennem mange års dedikeretteknisk rådgivning til museer, arkiver og biblioteker om bl.a. maga-siner, dels forskellige udviklingsprojekter, bl.a. Zephyr-projektet28samt løbende deltagelse i ICOM’s, ICA’s og IFLA’s konferencer ombl.a. konservering og bevaring (ICOM-CC) og sikring (ICMS).Et museums, et arkivs eller et biblioteks identitet ligger i vid ud-strækning i dets samlinger. Det er på baggrund af samlingerne, atinstitutionen kan bidrage til forskningen og formidlingen og der-med opfylde sine forpligtelser ifølge lovgivningen. Derfor har detværet den fremherskende opfattelse, at en kulturinstitution helstskulle have sine samlinger i dens umiddelbare nærhed, og at ensamling ikke kunne deles med andre. Den opfattelse er stadig denfremherskende, men der er en opblødning i gang.På specielt de mindre institutioner er magasinforholdene ofte deresdårlige samvittighed.Der har hersket en forståelse af, at et godt magasin var et sted, hvortemperaturen og den relative luftfugtighed lå i meget snævre inter-valler, og jo mindre intervallerne var, jo bedre var magasinet. I taktmed at kravene til opbevaringsmiljøet steg, øgedes også både an-lægs- og driftsomkostningerne. Ofte er de blevet større end institu-tionens formåen, og da den offentlige bevågenhed er rettet modudstillingerne og udlånet, har institutionerne været nødsaget til atprioritere udstillingerne og betjeningen på læsesalene før magasi-nerne.Samarbejde har for nogle museer og arkiver været vejen frem for atslippe af med den dårlige samvittighed og skabe tidssvarende op-bevaringsbetingelser for deres genstande. Etableringen af fælles-Zephyr-projektet (1992-96) var et erhvervsforskerprojekt, hvor Birch & Krogboe i sam-arbejde med Nationalmuseet og Lunds Tekniska Högskola udviklede et koncept for passivklimatisering af museumsmagasiner.28
252
Udredning om bevaring af kulturar ven
magasiner er sandsynligvis forløberen for et betydeligt bredere sam-arbejde, hvor også fælles samlinger kunne etableres.Langt de fleste genstande, arkivalier og bøger (samlinger) er – detmeste af tiden – placeret på magasin. Samlingerne vil dog, uansethvor godt et opbevaringsmiljø der opretholdes i magasinerne, ned-brydes med tiden. Magasinet skal derfor sikre, at den uundgåeligenedbrydning sker så langsomt som muligt – dette er indbegrebet afden såkaldte forebyggende konservering.Den bygning, der indrettes til magasin, skal være den varige be-tryggende ramme om de genstande, der skal bevares. Det stiller enrække krav til bygningen og dens indretning.Den betryggende ramme, som bygningen udgør, skal sikre gen-standene mod brand, tyveri og hærværk. Samtidig skal den sikre etgodt opbevaringsmiljø.Der findes ingen decideret international standardiseret opskrift pået godt opbevaringsmiljø, men en lang række anbefalinger og “goderåd” baseret på kutymer og vaner. ICOM oplyser, at organisationenikke har planer om at formulere en opskrift for museumsområdet.For arkiv- og biblioteksområdet er der udarbejdet et udkast tilinternational standard, herom senere.De nyeste tendenser – baseret på videnskabelige undersøgelser – erdog, at temperaturen og den relative luftfugtighed kan accepteres athave lidt større udsving, som dog til gengæld skal være langsomme.Luftkvaliteten skal være god, dvs. der må ikke forekomme for-højede koncentrationer af gasser eller partikler, der kan skade sam-lingerne.Der er tre typer opbevaringsmiljø, som retter sig mod de primærematerialekategorier.BasisklimaBasisklima er fortrinsvis for samlinger af træ, metal, tekstil og papirog er således egnet for langt den overvejende del af samlingerne.Den relative luftfugtighed anses almindeligvis for den vigtigsteparameter, og den kræves ofte opretholdt i intervallet 45–55 pct.eller 40–60 pct., hvis variationerne sker langsomt over året. Tempe-raturen kræves typisk opretholdt i intervallet 18–20�C, men daBilag
Kravene
253
temperaturen har betydning for hastigheden af den kemiske ned-brydning og for eventuelle skadedyrs udvikling, accepteres oftetemperaturer i intervallet 10–20�C og til tider lavere. Variationeraccepteres, men igen under den forudsætning, at de sker langsomt.Tørt klimaTørt klima er for finere eller skadede genstande af metaller og glas.Her kræves typisk, at den relative luftfugtighed er mindre end 40pct. Der er ofte ikke specielle krav til temperaturen.Koldt og tørt klimaDet kolde, tørre klima er primært for genstande af plastbaseredematerialer, f.eks. film. Klimakravet er typisk en temperatur om-kring 5�C og en relativ luftfugtighed under 40 pct. Visse fotogra-fiske materialer kræver temperaturer under frysepunktet.Behovet for denne type miljø vil være stigende i fremtiden pga. detstærkt stigende antal genstande af plast.Et magasin bør indrettes med gode transportveje og egnede reol-systemer, så der er god adgang til genstandene. Det nedsætter risi-koen for håndteringsskader på genstandene og for arbejdsskader påpersonalet.Magasinbygningen skal også være envarigramme om museets sam-linger. Det er vigtigt, at et eventuelt lejemål ikke kan opsiges medsædvanligt kort varsel. At pakke en samling ned og at flytte den eret meget stort og omkostningskrævende arbejde. Derfor kan maga-sinbygninger med fordele opføres og indrettes til formålet.Klimatiseringen
De nyeste principper for klimatisering af magasiner begrænser sigikke længere til brug af mekaniske klimaanlæg. Det tidligere om-talte udkast til standard for magasinbyggeri til arkiv- og biblioteks-formål, ISO-standard nr.: 11977:1998 – Draft (Storage Require-ments for Archive and Library Materials) og den tilsvarende BritishStandard, BS5454:2000 introducerer begrebet “klimatisk inerti”,hvilket betyder, at magasinbygninger kan designes, så det optimaleopbevaringsmiljø etableres med mindst mulig afhængighed afmekaniske kontrolsystemer. Dette kan opnås ved at designe enklimaskærm, hvor ydervægge, tag og gulv består af materialer, derså vidt muligt dæmper udeklimaets variationers påvirkning af inde-klimaet. Vægge, gulv og lofter skal være af materialer, der har en
254
Udredning om bevaring af kulturar ven
høj varme- og fugtkapacitet. Den bevidste anvendelse af bygnings-fysik, kombineret med et lavt luftskifte, gør det muligt at imøde-komme de fastlagte krav til indeklimaet.Magasiner bør udføres uden vinduer. Derved øges den fysiskesikkerhed og samtidigt forhindres uønsket dagslys i rummene.Dagslys forstyrrer indeklimaet direkte og virker i sig selv nedbry-dende på genstandene.Traditionel mekanisk klimatiseringMed et traditionelt klimaanlæg kan der opstå visse reguleringsbe-tingede variationer – et forhold, der kan være bevaringsmæssigtuacceptabelt. Et traditionelt klimaanlæg vil ofte have store økono-miske drifts- og vedligeholdelsesomkostninger, og der vil være enrisiko for driftsstop, der kan medføre et uhensigtsmæssigt klima forde opbevarede genstande. I forbindelse med anvendelse af traditio-nelle mekaniske klimaanlæg med mulighed for befugtning, affugt-ning, køling og opvarmning er der sjældent ved projekteringen afanlægget taget hensyn til bygningens egenskaber, herunder specieltbygningsmaterialernes evne til at optage og afgive fugt og varme.Derfor kan funktionsfejl og driftsstop give anledning til betydeligeoverskridelser af klimakravene.Passiv klimatiseringMed et passivt eller næsten passivt klimatiseringsprincip kan deropnås et mere stabilt klima med lavere driftsomkostninger. Dette –det såkaldte Zephyr-princip – udnytter bygningsmaterialernes for-skellige fysiske egenskaber, til at opnå et stabilt klima på baggrundaf udeklimaet. Klimaskærmen, dvs. de omgivende vægge, gulv ogloft, udformes og dimensioneres, så den danner en tung masse meden høj varme- og fugtkapacitet, giver en god isoleringsgrad og sik-rer imod uønsket fugttransport. For at sikre tætheden i klimaskær-men og begrænse udeklimaets påvirkning er der ingen vinduer, ogadgangen til magasinet sker gennem en sluse. For ikke at belasteopbevaringsmiljøet i et passivt klimatiseret magasin begrænses per-sonophold mest muligt. Registreringsrum og studierum indrettes iforbindelse med magasinet.Notat udarbejdet af:Civ.ing., ph.d Lars D. ChristoffersenKøbenhavn, direkte tlf. 45 95 53 13Bilag
Et veldimensioneret og velved-ligeholdt klimaanlæg er i standtil at holde temperatur og relativluftfugtighed på rette niveau,men i en kvasistationær lige-vægt.
Med Zephyr-klimatisering opnåsen meget stabil temperatur ogrelativ luftfugtighed. Større ude-fra kommende påvirkningerdæmpes effektivt og mindreforskydninger i indeklimaet vilautomatisk blive rettet op.
255
Bilag 2Sammendrag af:Notat om afsyring ogmasseafsyring afpapirdokumentermed henblik pådanske biblioteker ogarkiver (2003-01-23)
En betydelig del af den danske (og internationale) kulturarv påpapir, fortrinsvis tryksager og manuskripter, er under langsom ned-brydning, fordi papiret er surt og/eller træholdigt. Problemet ved-rører primært det maskinfremstillede papir, der var i brug fra ca.1850 og til 1960/90 (gradvis udfasning). Ved nedbrydning bliverpapiret skørt. I mange tilfælde kan det ses, at smådele af papiretfalder af, blot man rører ved arket eller bogblokken, og papiret riveslet i stykker ved brug. Det tåler til slut ikke at blive bøjet og smuld-rer ved berøring. Nedbrydningen fremmes af fugt, lys, luftforure-ning og for stærkt angrebne genstande, naturligvis af benyttelse.Nedbrydningen fremskyndes desuden ved høje og vekslende tem-peraturer.Som en generel regel gælder derfor i konsekvens af ovenstående:Papirdokumenter skal opbevares koldt og tørt, og desuden mørktog i et klima frit for udefrakommende forurening. Det vil give denlængste levetid.Men på længere sigt er det ikke tilstrækkeligt, hvis man ønsker atbevare muligheden for at benytte materialerne. Problemet har væretkendt i årtier, og der har været arbejdet med en række metoder tilat afsyre og stabilisere papiret, men den ultimative metode, derbåde afsyrer papiret og gengiver det dets styrke, er ikke fundet. Derer dog udviklet metoder til “masseafsyring”, hvor store mængderarkivalier eller bøger behandles samtidig.Metoder til masseafsyringI rækken af forskellige metoder til afsyring er nogle endegyldigtopgivet, nogle er under fortsat udvikling, atter andre er i produktivanvendelse. Blandt de nyeste og dermed mest avancerede metodernævnes Bookkeeper, der blandt andet anvendes i Library of Con-gress i Washington og i det hollandske rigsarkiv og nationalbiblio-tek, samt metoden Papersave Swiss, der anvendes i Schweiz. Denførste metode er relativt hurtig, men arbejdskrævende, da alle bøgerog arkivkapsler skal åbnes. Den anden er langsom, idet den kræver4 ugers tørretid, men behandler til gengæld uåbnede dokumenter.Papersave Swiss er dermed tættest på den vision, man i årtier for-fulgte: at man kunne fylde containere med tryksager og køre demind i et afsyringsanlæg, tage dem ud og genetablere dem på biblio-tekernes hylder. Der opgives meget varierende udgifter for de for-skellige metoder. For Bookkeeper angives således en pris på 11,75 $pr. bind, mens Papersave Swiss opererer med en pris på EUR 20 pr.kilo. Library of Congress har afsyret ca. 750.000 bøger og 25 tons
256
Udredning om bevaring af kulturar ven
arkivalier med Bookkeeper, mens det schweiziske nationalbibliotekmed Papersave Swiss-metoden har afsyret 90 tons siden år 2000.Hvilket omfang har problemet med syreholdigt papir i Danmark?29Det samlede omfang af samlinger på surt og træholdigt papir iDanmark er ikke opgjort, men det er omfattende. Det KongeligeBiblioteks skøn er, at 23 pct. af samlingerne er på skørt papir. Rigs-arkivet må også antages at have en ganske betydelig mængde, ogdet samme gælder andre arkiver og en række af de større forsk-ningsbiblioteker. I de fleste biblioteker kan der findes eksempler påpapir, der er begyndt at smuldre, og der er omvendt store mængdersyreholdigt papir, som ikke vil blive nedbrudt før om årtier – isærhvis det opbevares optimalt. Generelt er avispapir dårligt, og Stats-biblioteket er således i gang med at realisere en langsigtet plan medmikrofilmning af alle danske aviser, idet det vurderes, at en beva-ring af de danske aviser i den oprindelige papirversion på sigt ikkeer mulig.I øvrigt er der i Danmark ikke iværksat systematiske tiltag for atimødegå nedbrydningen, ligesom der i Danmark ikke har væretudført egentlig forsøgsvirksomhed.Udenlandske erfaringerSer man på udlandet, foregår der en systematisk indsats i en rækkelande. I Europa er det f.eks. Storbritannien (British Library),Frankrig (Bibliothèque Nationale), Tyskland (en række biblioteker),Østrig, Holland, Schweiz, Italien og Spanien.Nedbrydningen imødegås med stabile og klimastyrede magasiner,der primært udsætter nedbrydningen. Desuden sættes der ind medmasseafsyring, mikrofilmning og digitalisering.Til masseafsyringen anvendes der som nævnt forskellige metoder.Afhængig af metode foregår der også en udvælgelse. For eksempelvurderer Library of Congress i Washington, der har et omfattendeafsyringsprogram, at en tredjedel af de materialer, der fremtages tilvurdering, bliver behandlet.Eksempelvis har Bayerische Staatsbibliothek fremlagt de kriterier,de anvender til at vurdere syreskadet papir. De kan minde ommange andre tilsvarende, men det skal bemærkes, at her er der ikkekun tale om en tilstandvurdering af en samling, men om et instru-Afsnittet om omfanget af syreholdigt papir i Danmark er ikke baseret på Ivar Hoels notat,men på oplysninger indsamlet i forbindelse med udarbejdelse af hovedrapporten.29
Bilag
257
ment, der bruges i aktiv masseafsyring. Et uddrag anføres i neden-stående tabel.Skadegrad Beskrivelse0Usædvanligt godt papir, godt papirmed kun svag gulning, for detmeste tykt, og uden sprødhedGod papirtilstand, let brunfarvning,specielt langs kanterne, i øvrigtgod eller med let brunfarvning isatsområdetTydelig brunfarvning, tyndt papirmed brune kanter, tåler tre gangeshjørnefalsning, alternativt tydeligbrunfarvning af satsområdet.Også håndlavet (dvs. gammelt) papir.Brunfarvning over hele siden, fibreknækker ved tre ganges hjørnefalsning
HandlingHverken afsyring ellermikrofilmning nødvendigAfsyring tilrådes
1
2
Afsyring påtrængende
3
Kun mikrofilmninger meningsfuldt
En sådan opdeling er nødvendig, når afsyringskapaciteten er be-grænset. Andre biblioteker og arkiver har andre udvælgelseskriterier.Således er det i arkiver normalt, at hele arkiver tages ud under ét tilafsyring.Udgifter, omfang og tidshorisontDer optræder meget forskellige udgiftsangivelser for masseafsyring,afhængig af metode. Generelt er tendensen dog, at masseafsyring erbilligere end fotokopiering, mikrofilmning og kvalitetsskanning,der er forskellige typer af alternativer med forskellig brugsværdi.Bundesarchiv i Berlin (gamle DDR-arkiver) har planlagt af afsyre2,5 km på 10 år. Det vil være 1 pct. af den samlede arkivmængde.Prisen for denne ene procent er skønnet til 6 mio. DM.Bayerische Staatsbibliothek skønner, at med den nuværende bevil-lingstakt (880.000 DM pr. år) vil det tage 160 år af afsyre det, derskal afsyres.Schweizerische Landesbibliothek forventer, at med 40 tons om året,til en årlig pris af 1 mio. CHF, vil man være færdig om 30 år. Forudfor dette var der en føderal bevilling på CHF 13 mio. til etable-ringsomkostninger.Disse eksempler viser, at der ikke er noget ensartet mål for, hvadman “bør” afsyre. Og de viser, at man arbejder med en meget langtidshorisont. Opgavens størrelse har ikke hindret, at man går igang.
258
Udredning om bevaring af kulturar ven
Masseafsyring i Danmark? Forslag og anbefalingerMasseafsyringsmetoder har altså i mange år været anvendt i enrække europæiske biblioteker og arkiver. Det er ikke hele løsningenpå et bevaringsproblem, men er en del af løsningen, og en del afforudsætningen for løsningen. Der er intet eksakt mål på, hvormeget der bør afsyres. Tidsperspektivet for de aktiviteter, der er sati gang, er adskillige tiår. Intet tyder på, at de institutioner, der ergået i gang, har fortrudt det, de har gjort. Tværtimod tales dereksplicit om en succes (Papersave Swiss).Derfor bør afsyring også vurderes brugt i Danmark. Der er storemængder materiale, der kan have gavn af afsyring. Andre steder harman brugt den tid, der skal til for at udrede spørgsmålet. I Schweizbrugte man tre år. En sådan udredning ville være ønskelig i Dan-mark, og forslag herom bør være en af udvalgets konklusioner.Udredningen må omfatte samtlige relevante institutioner, bådeinden for arkiver, biblioteker og museer.En udredning må først og fremmest omfatte en vurdering af beho-vet. Det forudsætter relativt ensartede opgørelser, samt at opgørel-serne foretages i relevante kategorier. Dette gælder både materiale-typer (enkeltark som grafiske blade og plakater, bøger, arkivsager ikapsler og æsker) og skadetilstand. Det foreliggende materiale giverdesværre ikke nogen mulighed for p.t. at vurdere de relevantemængder. De kategorier, der opereres med (akut behandlingstræn-gende/behandlingstrængende/stabil), er uhensigtsmæssige i dennesammenhæng, når de ikke sættes i relation til den relevante beva-ringsaktivitet.Hertil kommer, at de enkelte institutioner selv har bestemt denmåde, de opgør deres behov på. Så længe denne ikke har fundetsted på et ensartet grundlag, kan man ikke foretage nogen egentligsammenligning mellem institutionerne, endsige foretage nogenfordeling af midler. En vigtig opgave vil derfor være at etablere enensartet behovsopgørelsespraksis. To foreliggende engelske rappor-ter vil her være meget anvendelige.Ud fra et skøn over behov kan der tages stilling til spørgsmålet, omDanmark er et passende område for et masseafsyringsanlæg. Alter-nativerne kan være at sende materiale til behandling i eksisterendeanlæg andetsteds i Europa eller at lave et nordisk afsyringsprojekt.Ud fra skøn over materialetyper og skadeomfang skal der dereftertages stilling til valg af masseafsyringsmetode.Ivar A. L. HoelCiv. ing., overbibliotekar, Danmarks Biblioteksskoles BibliotekBilag
259
260
Udredning om bevaring af kulturar ven
Bilag til Del 2Udredning om bevaring af den elektroniske kulturarv
Bevaring af den elektroniske kulturar v
261
Bilag AOmkostninger vedbevaringen af dendigitale kulturarv
Udvalget har bedt Det Kgl. Bibliotek, Statsbiblioteket, Det danskeFilminstitut og Statens Arkiver om følgende oplysninger:• En opgørelse af de ressourcer, der i dag anvendes til indsamling,bevaring, tilgængeliggørelse og registrering af den elektroniskekulturarv.• Eventuelle merudgifter som følge af en forventet tilvækst imængden af indsamlet materiale eller ændringer i materialets art.• Merudgifter som følge af udvalgets forslag om ændringer istrategierne for indsamling i forbindelse med forslaget om enudvidet pligtafleveringslov.• Eventuelle muligheder for reduktion af udgifter ved øgetsamarbejde, rationaliseringer og lign.• Omkostninger vedrørende indhentning af eventuelle efterslæb iforbindelse med indsamling, registrering, bevaring ogtilgængeliggørelse.Dette bilag sammenfatter disse oplysninger, som er modtaget frainstitutionerne. Alle udgiftsskøn er søgt opgjort som nettoudgifter -dvs. direkte driftsudgifter til de pågældende aktiviteter samt inve-steringer i udstyr og lignende, som er direkte knyttet dertil. Der erikke medregnet andel af institutionens udgifter til ledelse, admini-stration, bygninger og andre fællesfunktioner. Det er tilstræbt atgøre taloplysningerne sammenlignelige på tværs af institutionerne,men der er visse forskelle i institutionernes opgørelsesmetoder.Endvidere er der i sagens natur en større eller mindre usikkerhed iskønnene over fremtidige udgifter, især i forbindelse med opgaver,hvor strategier og metoder ikke er færdigudviklede.Udvalget har særligt lagt vægt på så præcist som muligt at beskriveudgifterne i forbindelse med den foreslåede udvidede pligtafleve-ringslov. De øvrige opgørelser af merudgifter er de pågældendeinstitutioners skøn over størrelsesordener, snarere end nøjagtigeberegninger. Udvalget har ikke foretaget en nærmere økonomiskanalyse af disse skøn, men har fundet det rigtigt at viderebringeinstitutionernes vurderinger.
1. Film1.1 Status ogefterslæb262Udredning om bevaring af kulturar ven
Der anvendes i dag i Filminstituttets arkiv i størrelsesordenen 10mio. kr. pr. år til indsamling, bevaring og tilgængeliggørelse af film(jf. bilag 15).
Udgifterne til indsamling dækker også katalogiseringsindsatsen iforhold til de ca. 1000 enheder, filmarkivet modtager pr. år. Denaktuelle katalogiseringsindsats er dog større, idet der er et mange-årigt efterslæb, som i begrænset omfang nedbringes år for år.Udgifterne i forbindelse med dette efterslæb er indeholdt i bereg-ningerne.Udgifterne til den aktive bevaring andrager ca. 2,6 mio. kr. tillaboratorieudgifter for sikring og restaurering af filmmateriale samt1 mio. kr. til fremstilling af nye filmkopier for at tilgængeliggørefilmene som film til biografvisning foruden formidling f.eks. viadigitalisering og udgivelse på dvd. Målet for bevaringsindsatsen harværet at sikre 10 spillefilm samt 20 kort- og dokumentarfilm pr. år.Den passive bevaringsindsats, som omfatter samtlige film opmaga-sineret under kontrollerede klimaforhold, andrager 2,8 mio. kr. fordrift af arkiver inkl. husleje og klimaanlæg. Derudover er der somled i filmaftalen afsat 50 mio. kr. til bygning af et nyt arkiv.Anlægsomkostningerne er ikke taget med i beregningerne, ligesomdriften af et nyt arkiv heller ikke er taget med. Disse driftsudgiftervil dog med tiden afløse de driftsudgifter, der i dag er knyttet tildet nuværende nitratfilmarkiv.De øvrige udgifter til tilgængeliggørelse dækker aktiviteter medkontrol og klargøring af film til udlån til ind- og udland, service-ring af filmbranchen og rettighedshavere, der ønsker adgang tilfilmmaterialet.Der forudses ingen merudgifter som følge at tilvækst i mængden afindsamlede film i de kommende år.Den fremtidige tilvækst i materialer vil implicere håndteringen afnye digitale formater. Inden for de næste 5 år vil opgaven foreløbigprimært bestå i deltagelse i internationalt samarbejde om bevarings-strategier og værktøjer. Det er derfor for tidligt at give et skøn overbehovet for fremtidige investeringer i forhold til digital bevaring pådette område.Der sker muligvis en vis dobbeltregistrering af film. Dette må bely-ses i den forestående analyse af registreringsarbejdet, jf. kapitlet omindsamling.1.3 Sparemuligheder1.2 Tilvækst
Bilag
263
1.4 Ændring afstrategier
Udvalget har foreslået, at film bliver omfattet af en ny udvidetpligtafleveringslov. Udvalgets forslag lægger dog ikke op til væsent-ligere ændringer i forhold til den nuværende indsamling. Der vilderfor ikke være merudgifter i den sammenhæng.
2. Pligtafleveredematerialerpå faste medier2.1 Status
Der anvendes i dag omkring 1,1 mio. kr. til indsamling, bevaringog tilgængeliggørelse af audiovisuelle materialer på faste medier. Deaudiovisuelle materialer, der omfatter såvel analoge som digitalematerialer, tegner sig for langt den største del af udgifterne. Deøvrige digitale materialer på faste medier tegner sig kun for ca.70.000 kr. af udgifterne, da disse materialer afleveres i meget småmængder.I Statsbibliotekets Bevaringsplan 2003 er bevaringen og indhent-ning af eventuelle efterslæb i forhold til de analoge audiovisuellematerialer i bibliotekets samlinger behandlet.Der konstateres væsentlige efterslæb i forhold til danske lydmate-ialer på ustabile medier (cd’er og valser), som det har høj prioritetat få digitaliseret. Den samlede udgift er anslået til 1,3 mio. kr.En væsentlig del af dette arbejde er igangsat, finansieret af UMTS-midler30.Der er behov for en tilstandsanalyse af båndsamlingen. Udgiftenhertil skønnes at være 0,5 mio. kr.Som nævnt i kapitlet om bevaring, er der ikke fastlagt en langsigtetbevaringsstrategi for de pligtafleverede digitale materialer på fastemedier, som f.eks. cd-rom’er og disketter. Det er ikke muligt pånuværende tidspunkt at estimere efterslæbets økonomiske omfang.For VHS-bånd er der ligeledes ikke fastlagt en endelig bevarings-strategi. Holdbarheden og de anvendelige bevaringsstrategier fordisse bånd diskuteres internationalt. Indtil videre kan båndene be-vares, såfremt de opbevares tørt og koldt i klimatiserede magasiner.
2.2 Efterslæb
UMTS-midlerne stammer fra salget af licenser til tredjegenerations mobilnet og er fordeltmellem de forskellige ministerier og områder via en politisk aftale for perioden 2003-2005.30
264
Udredning om bevaring af kulturar ven
For en række andre materialer er der behov for en aktiv bevarings-indsats, som kræver tid og ressourcer. Denne indsats kan udstræk-kes over en længere periode, hvis materialerne opbevares under derette klimatiske forhold, som kan forlænge deres levetid. Der er etbehov for en forbedring af magasinforholdene for båndsamlingen.Da Statsbibliotekets magasinkapacitet med klimastyring er opbrugt,må en løsning afvente nyt magasin.3. Radio- ogtv-udsendelser
Der anvendes i dag omkring 1, 4 mio. kr. til indsamling, bevaringog tilgængeliggørelse af radio- og tv-udsendelser31. Tallene er behæf-tet med en vis usikkerhed, da opgaverne varetages i sammenhængmed de øvrige opgaver og derfor er svære at udskille.Som nævnt i kapitlet om bevaring er der i dag alvorlige tekniskeproblemer med de bånd, som Danmarks Radio har anvendt til afle-vering af radioudsendelser. Dette kræver en overførsel til et andetmedie. Udgifterne i den forbindelse forventes afholdt af DanmarksRadio.Der er et efterslæb vedr. registreringen af Statsbibliotekets samlingeraf radio- og tv-udsendelser.En del af det efterslæb i Statsbibliotekets båndsamlinger, som eromtalt i afsnit 3.2, vedrører samlingerne af radio- og tv-udsendelser.Der er et betydeligt bevaringsefterslæb i Danmarks Radios arkiver,især vedr. de ældre dele af arkiverne.I kapitlet om indsamling af den elektroniske kulturarv anbefaledeudvalget, at udvidelsen af pligtafleveringsloven skulle omfatte alleradio- og tv-stationer rettet specifikt mod et dansk publikum ogmed en egenproduktion af kulturarvsmæssig interesse. Medie- ogTilskudssekretariatet har udarbejdet et skøn over omfanget af disseudsendelser (findes i bilag 5). Der er tale om en tilvækst på ca.84.000 timer radio- og tv-udsendelser pr. år. Såfremt opgaven skalløses ved leverancer af båndoptagelser, svarende til den nuværendeTallene for radio og tv omfatter ikke langtidsbevaring i form af overspilning til et andetmedie eller digitalisering og heller eller registrering af metadata.31
3.1 Status
3.2 Efterslæb påradio- tv-området
3.3 Ændring afindsamlingsstrategi
Bilag
265
indsamlingsmetode, skønnes det at indebære en merudgift på ca.1,3 mio. kr. om året.3.4 Rationaliserings-forslag
Statsbiblioteket planlægger at omlægge indsamlingen af radio- ogtv-udsendelser til online digital indsamling. Der er lavet et overslagover udgifter til online indsamling, bevaring og tilgængeliggørelse iforbindelse med digital radio og tv. Her estimeres udgiften til atvære omkring 0,9 mio. kr. pr. år for 1340 timers radio pr. uge og448 timers tv, hvilket svarer til det gældende indsamlingsniveau.En udvidelse af pligtafleveringen, som omtalt ovenfor, med en til-vækst pr. år på i alt 84.000 timer, skønnes at kræve en merudgift påca. 0,5 mio. kr. pr. år. Den samlede udgift til indsamlingsstrategibliver således (0,9 mio. kr. + 0, 5 mio. kr.) 1,4 mio. kr. årligt.Overslaget er lavet under forudsætning af, der sker en digital over-førsel af udsendelserne med tilhørende metadata til pligtafleverings-institutionen. Der er ikke indregnet udgifter til selve overførslen.Niveauet for disse udgifter vil afhænge af, om det kan ske manuelteller automatisk.Udgifterne til indsamling af radio- og tv-udsendelser vil flytte sigfra indsamling af båndoptagelser af udsendelser til onlineindsam-ling af de digitale udsendelser, efterhånden som udbredelsen af detdigitale sendenet slår igennem. Da digital indsamling er billigereend analog, anbefalede udvalget i den sammenhæng, at udsendel-serne generelt indsamles digitalt til bevaringsformål. Bevaring ogtilgængeliggørelse af den analoge samling vil selvfølgelig fortsatvære udgiftskrævende.
4. Elektroniskearkivalier4.1 Status
De direkte løn- og efteruddannelsesomkostninger til indsamling,bevaring og tilgængeliggørelse af elektroniske arkivalier udgjorde7,6 mio. kr. årligt i perioden 1999-2001 (prisniveau 2001). Hvisder hertil lægges områdets andel af fælles administrations- og drifts-udgifter (anslået til 99 kr. pr. time), var udgiften 11,5 mio. kr.årligt i perioden. De særlige it-investeringer i bevaringsværkstedetfor elektroniske arkivalier udgør 450.000 kr. årligt, hvorved de gen-nemsnitlige samlede omkostninger i perioden 1999-2001 således ialt udgør 11,95 mio. kr.
266
Udredning om bevaring af kulturar ven
Statens Arkivers strategier for indsamling, bevaring og tilgængelig-gørelse af elektroniske arkivalier baserer sig på at gøre tingene såsimpelt og standardiseret som muligt som grundlag for automatise-ring af væsentlige dele af arbejdsprocesserne.Rationaliseringsmuligheder er således indtænkt i strategierne, sompå et proceduremæssigt og operativt plan løbende forbedres. Dissemindre rationaliseringsgevinster kan på ingen måde matche stig-ningen i antallet af elektroniske arkivalier, efterslæbet fra tidligeretider samt behovet for udvikling af et tilgængeliggørelsesværktøj.Statens Arkiver igangsatte i 1999 det meget kritiske arbejde med atsikre bevaring af samlingen af elektroniske arkivalier i tide, så data-tab så vidt muligt kunne undgås. Finansieringen af dette indle-dende skridt i bevaringsarbejdet skete som en nødvendig internomprioritering.Statens Arkiver vil i de kommende år modtage et stigende antal af-leveringer af elektroniske arkivalier. Stigningen er led i en planlagtstrategi for den offentlige sektor, ikke mindst som led i den digitaletaskforces arbejde med digital forvaltning. På længere sigt vil antal-let af brugere af elektroniske arkivalier stige betydeligt og hermedde samlede omkostninger til servicering af brugerne.Konsekvenserne af stigningen i antallet af elektroniske arkivalier erpå det korte sigt, at Statens Arkiver skal anvende et stigende antalressourcer på arbejdet med indsamling og bevaring af elektroniskearkivalier.Til trods for en forventet stigning i indførelse af esdh-systemer iden offentlige sektor, vil aflevering af papirarkivalier til StatensArkiver fortsat i de næste 30-40 år være det fremherskende afleve-ringsmedie.Da de elektroniske arkivalier afleveres tidligere end papirarkivali-erne, vil væksten i elektroniske arkivalier ikke blive kompenseret afet fald i afleveringen af papirarkivalier. Tilvæksten af elektroniskearkivalier vil i stigende omfang omfatte nye typer af elektroniskematerialer, som arkiverne skal kunne håndtere.4.1.1 Tilvækst ognye typer arkivalier
Bilag
267
Intranetsiderklassificeres som elektroniske arkivalier og er et heltnyt og uopdyrket land for Statens Arkiver. Statens Arkivers arbejdehermed forventes i betydeligt omfang at ske i samarbejde med DetKongelige Bibliotek og Statsbiblioteket med inddragelse af interna-tionale erfaringer i takt med at internationale resultater fremkom-mer. Det må påregnes at være en længerevarende proces, som pga.webbets hastige formidlingsmæssige og tekniske udvikling kontinu-erligt skal videreudviklesStandarder for gis, cad og regnearkhar gennem de sidste 4-5 århaft Statens Arkivers bevågenhed, men det har p.t. ikke været mu-ligt at udpege internationale formater – der eksisterer ganske enkeltingen internationale, åbne, standardiserede og udbredte formaterfor gis, cad og regneark. Den forventede stigning i esdh-systemer iden offentlige sektor gør det derfor til en presserende opgave at fåetableret de nødvendige standarder.Samarbejdet med kommuner og amteromkring indsamling, beva-ring og eventuelt også fælles tilgængeliggørelse af elektroniske arki-valier er en ny opgave, som Statens Arkiver, jf. ny arkivlov, er for-pligtet til at løfte. Det gælder det koordinerende arbejde i det kom-mende tværsektorielle udvalg, og ikke mindst indsamling, bevaringog tilgængeliggørelse af kommunale/amtskommunale arkivaliermed personhenførbare oplysninger. Statens Arkiver har p.t. ikke etoverblik over omfanget af denne opgave, men har vurderet, at op-gaven hensigtsmæssigt tilrettelagt med de centrale spillere inden forkommuner og amter kan løses forholdsvis billigt.Indsamling af privatearkivalier fra erhvervslivet, større interesse-organisationer m.v. er ligeledes en opgave, som Statens Arkivervaretager. I takt med digitaliseringen af erhvervslivet forventes det,at denne opgave i de kommende år også vil indbefatte modtagelseog test af elektroniske arkivalier, herunder også intranet.Statens Arkiver skønner, at de ovennævnte opgaver vil indebærefølgende merudgifter, inkl. følgeudgifter, i perioden efter udløbet afden gældende resultatkontrakt for 2001-2004:
268
Udredning om bevaring af kulturar ven
2005Vækst i statslige elektroniske arkivalierVækst i private elektroniske arkivalierSamarbejde med kommuner og amterHåndtering af ny typer arkivalierI alt1,10,10,40,42,0 mio. kr.
20093,60,20,40,44,6 mio. kr.
Indhentning af efterslæbet for elektroniske arkivalier omfatter firedelelementer:• primært en struktur- og formatkonvertering af alle ældreelektroniske arkivalier, som ikke følger Statens Arkiversnuværende bevaringsstrategi og regelsæt• dels en konvertering af elektroniske lyd- og videoarkivalier• dels et efterslæb i aflevering af elektroniske arkivalier til StatensArkiver• tilgængeliggørelse af elektroniske arkivalier.Format og strukturformateringFormat- og strukturkonvertering af elektroniske arkivalier omfatteralle elektroniske arkivalier, som blev afleveret i perioden 1972-1997.(For elektroniske arkivalier, der er modtaget i perioden 1998-2000,skal der ske en vis oparbejdning af metadata og dokumentation).Struktur- og formatkonvertering er en individuel proces for hvertarkivalie, men er nødvendig af hensyn til at kunne strømline bådebevaringsprocessen og tilgængeliggørelsen. Særligt elektroniske arki-valier afleveret før 1990 er meget arbejdskrævende. Hvis ikke allearkivalier følger de samme fastlagte standarder, vil det være overor-dentligt dyrt i al evighed at skulle foretage regelmæssig, individuelbevaring af samtlige arkivalier. Investeringen i format- og struktur-konvertering af de ældre elektroniske arkivalier er ligeledes en for-udsætning for, at disse kan gøres tilgængelige ved hjælp af et stan-dardiseret søgeværktøj, hvilket på længere sigt vil være den bedsteog billigste løsning.Der er derfor god økonomi i at foretage struktur- og formatkonver-teringen én gang for alle og dermed fremtidssikre bevaringen og til-gængeliggørelsen. Det er Statens Arkivers mål i 2009 at have fær-diggjort struktur- og formatkonverteringen af alle ældre arkivalier– forudsat, at der findes finansiering til gennemførelsen af arbejdet.
4.1.2 Efterslæb
Bilag
269
Statens Arkiver anslår, at udgifterne til dette arbejde vil være 2,5-3,0 mio. kr. årligt fra 2005.TilgængeliggørelseSelv om arkivloven præciserer tilgængelighedsfrister fra 20 år foralmindeligt tilgængelige arkivalier op til 75 år for arkivalier medpersonhenførbare oplysninger, skal Statens Arkiver være i stand tilat håndtere modtagne arkivalier. Og ved begæring om dispensationfra tilgængelighedsbestemmelserne skal Statens Arkiver kunne giveansøgeren adgang til de ønskede elektroniske arkivalier. Da der nor-malt bliver givet adgang i forbindelse med dispensationsansøgnin-ger, bør Statens Arkivers mål være hurtigt at blive i stand til på enrimelig brugervenlig måde at stille elektroniske arkivalier til rådig-hed for forskere – også uden at der som nu stilles krav om væsent-lige it-forudsætninger hos forskeren for at få adgang til et elektro-nisk arkivalie. Dette forudsætter, at struktur- og formatkonverte-ringen bliver gennemført.Tilgængeliggørelse af elektroniske arkivalierer et helt nyt arbejdsfeltfor Statens Arkiver, hvilket som tidligere nævnt kræver en betydeligforskningsindsats med det formål at få udarbejdet en strategi ogetableret det tekniske og organisatoriske grundlag med udgangs-punkt i arkivlovens bestemmelser. Tilgængeliggørelsesværktøjet skalfungere som en sømløs og strømlinet integration med Daisy somStatens Arkivers overordnede søgeværktøj for arkivalier, uanset omsøgningen omfatter konventionelle papirarkivalier eller elektroniskearkivalier (uanset om de er skabt digitalt eller er skannet). Derforskal der i den kommende tid tages stilling til, hvordan et sådanttilgængelighedsværktøj skal udvikles.Statens Arkiver har anslået udgifterne til udvikling og implemente-ring af et sådant værktøj til omkring 20 mio. kr. over en 5-årigperiode. Hertil kommer investeringer og vedligeholdelse af digitaltmagasin til tilgængeliggørelse på internet. Disse udgifter anslås afStatens Arkiver til ca. 9 mio. kr. over 5 år.5. Internetmateriale5.1 Status
Til indsamlingen, bevaringen og tilgængeliggørelsen af det statiskemateriale fra internettet, som i dag er omfattet af pligtafleveringen,anvender Det Kgl. Bibliotek i dag omkring 0,9 mio. kr. pr. år. Be-
270
Udredning om bevaring af kulturar ven
varingsindsatsen er udelukkende koncentreret omkring bevaring afde digitale data i bitform. Der er endnu ikke valgt en strategi, derkan sikre den langsigtede bevaring af informationer, udtryk ogfunktionalitet, jf. diskussionen i bevaringskapitlet. Denne del afbevaringen kan derfor opfattes som et efterslæb, der ikke på nuvæ-rende tidspunkt kan foretages en sikker økonomiske vurdering af(jf. bilag 16).Tallene er behæftet med en vis usikkerhed, da opgaverne varetages isammenhæng med de øvrige pligtafleveringsopgaver og derfor ersvære at udskille. Det indsamlede materiale “spejles” på en server påStatsbiblioteket af sikkerhedshensyn og herfra gives også adgang tilmaterialet via en maskine på biblioteket. Statsbibliotekets omkost-ninger i den forbindelse er minimale og er ikke indregnet.Derudover anvendes omkring 0,5 mio. kr. på at registrere de pligt-afleverede statiske materialer i Nationalbibliografien. I 2001 blevregistreret ca. 2.300 netpublikationer.I forbindelse med pilotprojektet om webarkivering af kommune- ogamtsvalg 2001 er der også foretaget et skøn over omkostningernetil implementering og løbende drift af den anbefalede strategi.Gruppen bag forsøget har vurderet, at én begivenhedsorienteret, 4tværsnitshøstninger og en selektiv høstning fra omkring 80 sites vilkoste omkring 3,1 mio. kr. pr. årOverslaget er ikke udtryk for den investering, der skal til for atetablere indsamling, bevaring og tilgængeliggørelse af internetmate-rialer, men snarere en gennemsnitlig betragtning for udgifterne pr.år. Afskrivningerne på investeringerne er indregnet i udgiften pr. år.En vigtig forudsætning for beregningen af omkostninger i forbin-delse med strategien er, at der foretages en ændring af pligtafleve-ringsloven som anbefalet i kapitlet om indsamling. Hvis materialetskulle indsamles uden denne ændring ville det kræve, at der blevindgået frivillige aftaler med ophavsmænd og andre rettigheds-havere til materialet på internettet. Indgåelse af frivillige aftaler vilkræve mellem 20-25 årsværk og en udgift på ca. 10 mio. kr. Detteer i sig selv et argument for en ændring af pligtafleveringsloven.5.2 Ændring af denanbefalede strategi
Bilag
271
En anden vigtig forudsætning for overslaget er, at der etableres etinternationalt samarbejde på området. På den måde vil udviklings-omkostningerne kunne deles mellem flere.5.3 Sparemuligheder
Med den foreslåede strategi er den indsamling, der i dag finder stedaf statiske materialer, ikke længere nødvendig.Endvidere har udvalget i Kapitel 2 foreslået, at man i forbindelsemed den foreslåede indsamlingsstrategi ikke længere registrerer in-ternetmaterialerne på nationalbibliografisk niveau. Dette vil kunnereducere udgifterne til den nye indsamlingsstrategi med 1,4 mio.kr. årligt.
272
Udredning om bevaring af kulturar ven
Bevaring af den elektroniske kulturar v
273
Bilagsliste
Bilag til udredningens del om den elektroniske kulturarv findes påKulturministeriets hjemmeside, www.kum.dk.Bilag 1: Registrering af netpublikationer i Danmark, 10. juni 2002,BiblioteksstyrelsenBilag 2: Opfølgning på notat vedrørende udgifter til nationalbiblio-grafisk registrering af netpublikationer, 5. november 2002, Biblio-teksstyrelsenBilag 3: Status for indsamling og bevaring af digitalt materiale, juni2002, Birte Christensen-Dalsgaard, StatsbiblioteketBilag 4: Experiences and Conclusions from a Pilot Study: WebArchiving of the District and County Elections 2001, Final Reportfor The Pilot Project “Netarkivet.dk”, February 2003, Birte Chri-stensen-Dalsgaard, Statsbiblioteket, Eva Fønss-Jørgensen, Stats-biblioteket, Harald v. Hielmcrone, Statsbiblioteket, Niels OleFinnemann, Center for Internetforskning, Niels Brügger, Centerfor Internetforskning, Birgit Henriksen, Det Kongelige Bibliotek,Søren Vejrup Carlsen, Det Kongelige BibliotekBilag 5: Opbevaring af radio- og tv-kanaler (Kriterier for hvilkeradio- og tv-kanaler, som ud fra Danica princippet bør omfattes afbevaringen) 6. januar 2003, Erik Nordahl Svendsen, Medie- ogTilskudssekretariatetBilag 6: Bevaring af filmmateriale – status og problemstillinger,Dan Nissen, juni 2002Bilag 7: Status for bevaring af elektroniske arkivalier, Jan Danielsen,Birgit Hansen, september 2002, Statens ArkiverBilag 8: Praksis, Kirsten Villadsen Kristmar, Rapport til 19.Nordiske Arkivdage 2000, Statens ArkiverBilag 9: Statsbibliotekets bevaringsplan, december 2002,StatsbiblioteketBilag 10: Bevaringsplan 2010, september 2001, Det KongeligeBibliotek
274
Udredning om bevaring af kulturar ven
Bilag 11: Oversigt over analoge lyd- og billedsamlinger i danskeinstitutioner, 21. september 2002, Eva Fønss-Jørgensen,StatsbiblioteketBilag 12: Strategi for digital bevaring i Statens Arkiver, udformet i1997 og publiceret på Statens Arkivers hjemmeside oktober 2001,Birgit Hansen, Statens ArkiverBilag 13: Filformater – Baggrunden for Statens Arkivers valg ogfravalg af filformater til brug for langtidsopbevaring af arkivaliersamt gennemgang af de mest udbredte filformater, René MittåOlsen, Arkiv nr. 5, 2000 Statens ArkiverBilag 14: Langtidsopbevaring af digitale data – forslag til hand-lingsplan for fastlæggelse af metoder, marts 2001, Det KongeligeBibliotekBilag 15: Ressourceforbrug, Filmarkivet, oktober 2002, DanNissen, Det Danske FilminstitutBilag 16: Digital langtidsbevaring af nationalbiblioteksmateriale iDanmark, februar 2003 Det Kongelige Bibliotek og Stats-biblioteketBilag 17: Pligtaflevering af radio- og fjernsynsudsendelser, Harald v.Hielmcrone, januar 2003, StatsbiblioteketBilag 18: Retlige forhold vedr. bevaring af den digitale kulturarv,juni 2002, Harald v. Hjelmcrone, StatsbiblioteketBilag 19: Digitalisering af radio- og tv-udsendelser, Harald v.Hielmcrone, august 2002, StatsbiblioteketBilag 20: Status på omkostninger til indsamling, bevaring ogtilgængeliggørelse af den elektroniske kulturarv, oktober 2002
Bilag
275
276
Udredning om bevaring af kulturar ven
! "
#$$
%
&' $ %$
' (&
* && '# %" ( '' '
+ (,, &-' (
' (&'' ('' (($'' $$($'& &'( $'
+ & '.$ $ ' $ '.%( '/ '( ''( %+ &( '0111 234 "('' )% $' ( %' 3
'' ''
'
&'
$$"%$ $ $023 &' 3
$
)&
2 %0 % &&$$%( ' ( '' 3 &'$$ & &0& (*' % &'&''& ( ' &'05& (% &&'( '%&' (&&''&(%&% &(' (&3''$&' $ %$
' & ('&',6% &( & (3%( &' '% &&%'(% &' '' ( $, %,&(3&' $ % &$$0 & %(&'( '' (&$)&& % && (&&( %(& ' (&$ ' %0(&% &7& & ' %' (&( %%%(& & ' &&'((8 %
,& & $(%3 '& ( ( %(%('& ' % &'& & $(*( 3&
*'%
%%3& &%% 3 '' %'%''( $,%3 '& (9$0
, (&% & ((&&$$&(& '( %( ' ( '' 3 &'$$ & &0& (*,%( ' ( 0&$:&9$( %' % '&&'%$0&,0 ' 3 $ 90,'3( % && '3&&) % &'& '(& %3&' ' %' ''& & &0) % &' 9 1 ; (& %3'',(& %3($& & ' $, (%& % &&$$& % %$% && ''$ *0'' & $%' 0' (% ' '' % & $0 &'9%$0'( &&&( &'&& ''(&( %% & 3''('( % &' (' 3&, ()&
,% & &(
( ' %%'% & &#$$
' ( '&(
% &3' (&
& $ &0&&'&' (('&,
%0&
''$ & ( '0%, 6' (''($''% &'&3(% & & 3'3%& (' '3 & $'& ( ' ' 3 & &
$0 &
& &(&
"•••
&' $$''("
($&
(' &:3&&''
' %
&
(
'(
••
&$ *0(3&" , %& 0( $'$ '0' %0&&' ( & &'0 &3 & 0 & & %$"' ( ($&%((3'' ($$0 3 9&( (,6''( %%& % '( ''' ( $& ( &%0 && ( ('('(3"' (' ( ' 0( & %$'%% 3 ' &% 0&39&" &%% 3 '% % '' '$'&'&$'% 0 3 &( & &% '% &% &'(&& %3 '& (& &*
'(' ($
$
& &(
0&
,
&%&%% %0& %
$$&3& '* &$$& 0 & 9 ((&&':
'&'
%$'$
&(
&''$0&
%
$0$( <
/&
3 ( 0(3'%3 ' ( ( %&% %0'%('3 &'& (<3( &'0%$(3% & $% &%'&$ & %0 $ &0&& %&% 0& % & $% &
)&
' %0& % &&%%$(3(%'&$0'3' ' '3&('% '%$(<')% &'& &(<%$ $ & '& %&% &( (%%$% $
%
.'(
&(
&
%
'
$
(&'
%% $ ' (:
)% 33 &'0&% '
((3 & ( %'%3 ' &&&& $&= % >&&(('$ ' ' %&%(& =& (%% &('$ ' '
(& '%% & $ *0>'3 &' 3
&
2
$$
' &
)&
!,('%0& &%'@2',&'$& %( &%%'3 '% %'( $% &$''(9$ & &0A&& ( *' %& (%& &'( ( & '?' 0 & %$ &0*&& 0 '$' ('$0' (0 &'',3'& %3 '&'%
( ' &'0%( & ''A(A ($0 3 3 & $$% &( $& 0&$%(' (& &'& &' & %&' '3 &3$ 3 % '$$&0& , (&'% & %0 ' 0 3',B'&& (' &B(&
& &''&'(
,$3$&2 &
& &*(% 3 &' & 3%'''0 '& &'& ' '%( ' & '%3&'0 %%$ % %B' 'B'& $'& '', 6
$'( '' ('
'3&' && % &' & ,' '%% & ' ($ ' ('&
#'''& %' ' '$ & (30$& &$
'0 3 % && ''&&(&(%$ $ &0, "&%%% % & $' '( % & ' ('
)& 1
"!' (&% &%&&&,' '$&' ' '3', 3'&'' &' ('' & ' (&&(% ( '&'&%%,,' (
' (
&' ( $ &9&$'(( '$ 90 (&& %
, %&6'&$ &9& '( %$0''% & ( ( &% & % &' &&''&( '0$3'0'
C$& $ &9(&' %& &$ *0&$'('&%'&&3'
,( (%%
' %3 ' & ' &'&% ' ' (&'%$ ' & ' (&0' (''?'& ''' ' %,&' &3 '% % '' '$ ' ('(&$&&&%
?( $'% & '%',& ''+
& '$0' & '%$ ' '&0' ' ' '3' & %'& 2 %0&% '& ' &'& & $0' ' '30&&('( $ '& ( *
&' & &'(& ' *2!" '7 )6.' &'3 ' &'& ' &'( %'& & %&(%'0, &' & '(&& ''&&' & &' ( $ ' & ' (& & '0( '"%.(& %0&'$ && '& %&' ' ( ( 3 & % 0 =( &'&33&' $ & $ '0&' 0% & '' ('$0& $ &'%%&& (&$ '% 0 >&& % &'
7"-:7
"
(-
9
=*2!" $ ' %>
)& 4
!,&&&(%% &' (9 ('( 7' &3' & 3 ''/ &')6. '*2!"%'0 '&&''
* 837 9 &' (&''D! " # $# !%!# & #D&%&( '(' (& & '' &' ( 3 & %$ :'( '$ &9 & ( ''%%(( '' $ &9 ( ' ' && '3&' & ( %$ &9 &,$' (( &'(8'(!# * #+' (&$&&%'' ('%
* 844 ( ' 7 )6. '*2!" $$0( '( 9 & 0&'(!))!'&+&& &(% &
!
,844 & ''%' ($( %0•(&( %•3 3& 3''(((%•3 3' '•( '%% & ('',% &' &'& $( %0 3''?&' % & & 3' $&0' ((& & ($&9'&'/ &&$ ' '$(0)!# & #( '& % &*'& & %$('E' &,&($3( '
&
%$%
$%0$#88@'(*2!"' &'( ( %$0( %&%('''3&88@ & & &% & &
'
' 3& ' (& & &'' ( &3' (& %$ && %(&$ &
'0)& @
) % &'&(& &
&
% ((' ('
' '3
' %$0
&
' (&
,'( '&3& &% &'&26* & 841$ &6%
' & ' (( 3''F 6F & @ ,' &$& @ F & &( 0&&8&&' &' (' (&3 & ,%% &'% &9= ,(,
&F & ( ' &'( &'% '& '0'>0 &&&' &'
#!'&',& & &*.,,34+5(8
% 3'''%'&'%%/03*,
,&(*& &'/0&
(%
@
'( %-*' &3' &'$:
'%1
*0 . ,#0,50 6 ,30 6&)%%& &'('
0 2 ,1,0 6 ,7+0 6 ,0 8' ((6' ' '3(&% &&(
-& &&%
* 882 8@(3&
& & &'' ( % &,
&% &&' ( 3% & && & & ( 88& ,(( ' ' ' '$ E30&EEE
,( %
(EEE
( '( % &' ((
&
&0'
' (
(&
& ?"#6
)& 8
$22
!$' ('(''$((&'$' ((3'(( %
8 4 $ 3'0 '
88@ %(& &$' (&% & ( ' %%'%$
%) % & ( %'0(&(8( ''3 & %'%88@& $' ((' (&% &* $ '($' (,$3&/&$.' 0 & % '( 3'' 0&& %'0$ &,' ''% & ( & & %$&( ( & *&& ''&0'0 % %(' ( ( $'&( '$'$ &0' ('' ' 0 (& &'&& $ 9 $ *00 ' ( %'%&%0' (',' '%(3$ &($ %& (
( 88@ & 0'& %& $& % & $0')&'(3( & & ' 3''0 0 && ( & B&B$ *0$ &3 & &'' % &''' (&'
%$0
$ &' (&
( %( ($('&(&&'$' '%&0 & %,'&&&'' &&3' &'&&&
, %% 0 %0&&& 3,' ((
( ' & $&' (& $ &0 3&$ && '0$(& 3%' 0 ' && &&$ &9( %
%(,%
)&
% "!
!
2 $$ *0'3& &'' (3& &(& &( &%A '(& '& $'(,'' (3&%& %3 ' ( % ' $ 9 '&%(& & ( &' ($ '?&(( &%% '0 ' ' 0((&%% % &%0&'?'' (3& ( %0&& ' %'( 3&% &+$&'
('% '( %%3 ' $& 03 &'G3 $(%3 &' $3'( '%' (3'( %&&&( &( %+3>$&% & '' >&' C ((C '' &% ( 3B & B & ( 3(3%%%$'' ( G2$'3& & %%& & $ '%( &&%$$&& (&% & %3 '&& $'.$ ''& & $ '& &( %3&(&$%% 9%(% '( ' &:$%&$ '%' @ 1$ '&&('
+
.$ '•-$ '•-'3& (•-•-' %) $&
$
%( '& & %( '$ ','( '&''&(& ($ & '%%& ( %&'''('' (& ( % (' '$03$
&
2$ & &0%$ ' $&( %%3 ' &&($0(& % ',&&%%' '$ 9 $0' &'( 3 (&(& & $ & & '(0( & &) 3%* &' H % & & ' $ '(%$C $ & C $ C % & C:C$$C EEE & 9& C &:C' &C
'C
)&
.$ '%$ (( ( % &'
(0 &
$' & $0&(&& &$$( %
' ( && ' C(
&'' &
,$0') &0&&7#! 9 9' ('' &9= '>(&' & (( '&+ & '0$:%%&%$
&' & ( $((' $ , 60,0&(' &'%%
%, 6B&'
.$ '(0& &&%% ' , '3&&% &% ' $ 3'-'%% & '( %%% & & &%+ %% & ( (( '&&$0$% &
& '& %
5 ' &(& ' ( %( ' (& 0 ''' 3 &'$(' $ 3 ' &($$0( '3&'&& %3 = 9 &&%> , & %3(? &(3$ '% &(% , 6 % &&'$ '%'0$$0= I ;> (&948 & %3 (%&2 &( &$ 3 ' 0&% & '&( & '$0'3& %3-0 ' &'(&&' & '$0( ''3&&& %3'% '( ' $ '$ & % & %( ' (0''& 5%% ' '3('%' %0 '% '' $' 0(3E &(&%' ' 0%3 ' (&3')J$3 ' ( '% & ' & (& %3 K &&(( ' &3&& %3'$0EEE & $ J & %3 K & 'EEE0
7 & '(&& ( & %3& && E &' ' '3&% '% '(& =(( % &' ' ,>4@' & %3(&+ (&@ %%&
) 3%
9
0
#$$
$
9
C
)&
$ ' '%
% &%(&
&(
'
&
&
' & '%%'&
3 '&$%'& ,( ' & &0& (& %3 % $$3 % ' '%& '#
& %3&'( && %3&&%%%*& & 3&' ( &( &
1 & %3&'' 3 &' & & '41 $& '$% '' 3 &' + ($' ' & '&$3& (' (& 88@& %$( % (&'%% &( & '' 3 &' , 0 '3& %3&&0 3 $ '&0' 3& ((4+ & && '=$'&'&3(& &&$ & %00&48& %3> & 9&'' 3 &'' ( % &0 0 ' 3 $ 90& ,'3( % && '3&+%%$$&& ( ' % & %3% & 88@3%% &&
, 0 '3 $ '' &C0$3& (' (&9& %3(& %$%((' (%9*
' & , 6$% &( ( '=%&'> & ' &&,& , 6B3 & '' $ $' (' 0' ' $ ' &&&3 %&$% (' ( ( & &% &'' ' & ?"#6 ( %,9%& & && & 3( %% (,6'' ,6 % & ' & %% '9& %% &'' & ?"#6'$&' '
$0' %&8 ; (
( '3& &1&'(,6 A&%(
& ' '' 0' &(
1
,
6
, %
2
'
' & (
'
)&
+ &(9& '&$'& $ &9
&('' (' ,62 & & %(( $& ' &
(
'( '9 '3&(3 $
/ ' (& ?"#6,(( 3 % &'&& ?"#6 ( %,$$&& ( ( % &''&( % &*))%('&&('& && ?"#6,'&'' '4%% &'/ ' (,6"& $ ( $&%% &9 C 3 ' ('%( ( 'C % ' (%% &
$( $
(&' (& ?"#6 "($8 %
&'
'$0
,6:%% & 9&
(
4
$C EEE:C
( % & C L 'C
(
%
)&
) "!) %($ ' (&('$7&3'$
*
+$ & &0'%( &(&'& ($ ' %0(&*%(
% & & ($'&'&'&'& %$0$0'$0'
'' (&'('&( %& '& ,'&(( ' & $0
% ' % $ &0(3
:
$ + , !,, 6B '= & (, 6', 6 &&(, 6 &&(: 6,* &',
'(' ( >' ( & %'(&'( % &'($ (0
$'&'('
14
2 FA2+ #''(,A% & 3 '+ &*
' &$$0
@
, 2('$:M'% $,/? , /?'$A&'' ('$2 &(&' 3 '* ( %5 -, (0&&,,'%'&3' %0&&%% ' ' 23 $ ''&& (& $C,0 & (%('$'%( ''%%& %&$,((' $ '%% ,/? % '' (&&' &$0, 2 '''&()&
@
&'&' %% (&( &
(
, 6&30 &&&('0
&$' &&&&
%&
&
' (& ''
' %( '&39'N % &' ( (( $&(&&
% &3 ' & % && &,
($ %3 %%$& &' %% % &'*5 A % 2 (% & %3 ( ((%
& (% ' %&&''' 3 &' &$''&&& %%3 ' (&&'' ?((& '' 3 &'$,3(&
&3(&4' %&%'''% '&'
( %&& , (%& % &,6( '&'( % ( 0&& % &'&%% &2 %0&%' (& (( '9 &&''( $'&& & %( ' (''0&& (( '9' %
)& 1
--
.'( % '%&' '0$0' ' '( $3% ,'3& ' 0$ & %% 90& '%%O& % &('$'('2('$+ ' 3&( 0&(' & & (
,&' $$ *0, %+ 3$ %3 $0%' 0 %2 F ,* ( %$0( %( %& '
(' & (% %$' $&% ' ' ' ' &3& ($? '$%%'3%( '&+& $' (&0&'3 ' ' ' %03% ' %$%&&' ' ' , %3&' %&(' '%0(& 3$& ( $'$ 9 ' &% ' (& ?%( ' ( '' '&% (& %3 '&,$0&$ ' $' (' (& %$-0&% &&&& % &('&' (% &''( '' 3 &'&' ( $'$' % &%$0& %0'$0& %0&' (' 3&,'%$0
,'' & $&& (% & & %' 0&( &&(' (% ' ''& ''( %& 3''&'& '3& 0 &&& %$* '' (3&&%''3 $00&&&*3'''& '(3&(& %($ ' ('%'0 '%'&&$ 9 $0'&$%%*$ 9$' (&,
& '%' ' ( &('' 3 &'3 &%% 3 '% & &'3('%' (&(&%0& ('& $ & (9 ' '0&0 '('' ''& $0 &&% & (' ' % &' +0 &' (& %'' ( 3'(&%,6(&( (%&&''0 ''( %&3( %& '& &' &(0&)& 4
0&
(3&& ()$ %$&'& ,+@'? &(3& (&0'- /0%
& & ( % ' & 3( ''$ &0%0 % '&$&%0 ' & ('& & % '(& $%(&% & & &''$$%%& &%% 3 ':8
'('%
'
'%
' ( &3' %' ' '3& % %0(& &0' '&''
!0
+
&''' (3 $ (0 3&'( %%&(%& % %', 6 +%% (33& &' , 6B '&(&$ 9&& '&&'% %& (33(3 && ((3&&&? & $($,(&% & P '3 &'&'% &( %,&&($& %0 &+&%(&%'& $&' (' & %%? & $(%(,$ %3,&'''&'& &9' % &0 %' (
'( '0' ,+$?"#6 &$%% ( %*) 4 8.& $,6 = (>,(( & &' % &,' ( % ((%Q83'0 3%% 3&%
%% 3& >&& '(%& ' 3$' ( & '=7#
'= % ' '((% &&0 '('% & ' ('' ( %( &&>' '(0 '('&( & & (& =7#! 9 9 > '
@8
) 3%) 3%
:$C EEE:C:$C EEE:C
& C (C&C
%%
)& @
13 3N6& $$&& $ $ '(0 &6& ' ' &&9 # &,' +'5 %% ) % 996 -&'! (" &','
( , 6&'(
)& 8
22
**(AC$!&% & &(C &R&C2%-.& '(
# &'%$' &-=->% "$EEE& &%&C$+!02& 'A$C EEE &:C+& ' &
)/
$&
(
%
$
:C &R %
%% & & '-GA!
$C EEE & & C:C%' 3A
) & & 3/ &&& %!
$C EEE $ &:C&0-$+
$C EEE:C
& & &C(!
!!
2
*
!+$C %:C:-%%
3& A&C$C:C!%! 0&C
4
2%! %-/ ?,+
)
$ ('%$C 9 %$ 9:C2 '%
&$ 3'
S"
'
S
)&
/0
!0
+
Datakilder
Værktøjer
Kataloger/nettjenesterDC/AC eller DM2
Z39.50base
ZpunktHøstbaseHøster
øvrigekilder
emneordMetadataeditorDC/AC
metadatapool
DC/ACeller DM2Posthusudnetpublikationer(DC/AC)
netbibliotek.dkDanBib
netpublikationer(DC/AC)alle materialerinkl. netpublikationer (DM2)
Posthusalle materialerindinkl. netpublikationer (DM2)
, ' %%% & =3?"&%& $' (
& ' 3% ' >9 9%&'' ('6 %$>%%
&
((
$ ' ' ' &'+%%' '&3$ (
&=
(>
(' %3 '& (, 6O$'& % &%' 2 %,6C ="6 ,
%%6
&
- 9$$$& ?"#6 &3'' ,C& '$,6C"6 &3'' % & $? &%( (&% & ?"#6$,='&> 3' & $ ' % & $)&
= 8 >Q(% & %3 ' B B ,&C
$
( ,&
,&
$(:
'
? & $%& (3'3•$%(&•$('•, 6O' (''•& $%%&&', 6•••••& :&'(( & ' %0 '&
$0
3
%0&
$ 9(9'% & ''&&%&' '(% & && & ' % & ( % & $'&%Q8% & &' % ' &(& ' &'& '% &$ ( %0 :0&,6C"6,6C"6
&'(
" ( '('•&E& Q8 =Q$> & ?"#6•&E& ($=-> & ?"#6•%( '(& & $ (•% ' ' Q$= 8 >Q
)&
!#$##%'!!"#%%!%#!!
""&
### !!'!#!!
!! !#"!
(
"!!
!# # '%
## $%##
""
)"#!%
!* +#-!!!
!
,.0••
##
)
#
!/13
#2
#
!#
!##
'
#%
! #*** #%
!
1
)!,!7)'! "#!9$##"#
"!!! !!!##!
2+#%#!
2#
3 '%!" #! ,
#!#!!
!7
#%3%!
0456!#!!# 8
! "#!!!!#8!!!# !"8 :; #! !# $%&'&%"! +!# !&!!
,
$
9" "
!# ! $#)
#+ ##
!
!!!
! "!!!2 3!#( $<##!22"! 3!!!!! 1!!!#%!!!3!!!!!/"!!&2 3$
045+8 8 % %" !0456& # !!"
:=7>?
$
:1
Af ophavsretsmæssige grunde er der kun adgang via enkeltstående PC'er. Man kan m.a.o. ikke få adgang til detarkiverede via Internettet.2I henhold til lov om pligtaflevering skal avisartikler ikke anmeldes.
2
% "9.".#
&!!4:
.!#+ 3!!8#%:#
#'!#:=!
1 ! #:=# !!8 @7!3# !7! 2
5"2 @ A+84##4%8=!
8 7 +"!%
! 2!82B3
3#
% "9!FG."##! %##!%8@7#%!8 :CD E+7%#!!! "
&! %,!8' (((%! H =!# 8%!#'87 7>?!%7 >FG! 8 >@7@!
3
$2
!8
7=?!$ +!,
+)+#%
:= D #7 D! !!
#%
!
3
3
715!)
#*
7D @D+
2
>: 7# ## 3%
7D ?D
#
#,##)
!##!
http://www.kb.dk/kb/proj/pligt-netpubl/#11
4
http://kum.inforce.dk/graphics/kum/downloads/Tema_bevaring/Rapport-netpublikationer.doc
#
!
!
4
61
Udredning A:Status for indsamling og bevaring af digitaltmaterialeAfBirte Christensen-DalsgaardStatsbiblioteketRevideret 26/6 2002, korrektion 10/2 2003Indholdsfortegnelse:12Indledning______________________________________________________________ 1Materiale – før, nu og i fremtiden__________________________________________32.1Terminologi_________________________________________________________ 32.2Eksempler__________________________________________________________ 52.2.1Online___________________________________________________________62.2.2Fast form________________________________________________________ 93Roller og rammer_______________________________________________________ 103.1Terminologi________________________________________________________ 113.2OAIS______________________________________________________________ 113.2.1OAIS: Informationsmodellen______________________________________ 123.2.2OAIS: Den funktionelle model_____________________________________ 133.3Aktører - livscyklus for materiale____________________________________ 153.3.1Punkter til afklaring______________________________________________ 174Strategi og handlingsinitiativer__________________________________________ 194.1Status Danmark____________________________________________________4.1.1Status – biblioteker______________________________________________4.1.2Status – arkiver_________________________________________________4.1.3Status – private institutioner_______________________________________4.2Nationale handlings- og strategiinitiativer.____________________________4.2.1De nordiske lande_______________________________________________4.2.2England________________________________________________________4.2.3Holland_________________________________________________________4.2.4USA___________________________________________________________4.2.5Australien______________________________________________________19192122222223242527
4.3Internationalt relevante projekter og initiativer________________________ 274.3.1EU_____________________________________________________________284.45Spørgsmål_________________________________________________________ 29Metadata_______________________________________________________________305.1.1Repræsentationsinformation:______________________________________ 305.1.2Bevaringsbeskrivelsesinformation__________________________________ 325.266.1Opsummering af spørgsmål_________________________________________ 32Terminologi________________________________________________________ 33Indsamling_____________________________________________________________ 33
6.1.16.1.26.2
Indsamlingsstrategi______________________________________________ 34Indsamlingsmetoder_____________________________________________ 34363637373737
Afvejning af indsamlingsmetode i forhold til materiale type____________ 34
6.3Eksisterende erfaring_______________________________________________6.3.1Selektiv indsamling______________________________________________6.3.2Eventbaseret indsamling__________________________________________6.3.3Tværsnit________________________________________________________6.3.4Aflevering______________________________________________________6.3.5Høstning_______________________________________________________6.477.17.288.18.2
Opsummering af spørgsmål_________________________________________ 38Terminologi________________________________________________________ 40Autentifikation og kvalitetskontrol___________________________________ 40Materialetype, formater og bevaring__________________________________41Terminologi________________________________________________________ 4243434344444445
Ingest_________________________________________________________________ 40
Bevaring_______________________________________________________________ 41
8.3Bevaring af informationsobjektet____________________________________8.3.1Migrering_______________________________________________________8.3.2Konvertering/standardformat______________________________________8.3.3Emulering______________________________________________________8.3.4Museal strategi: Teknisk Museum__________________________________8.3.5Konvertering til analog form_______________________________________8.3.6Sammenligning__________________________________________________
8.4Bevaring af dataobjekt______________________________________________ 458.4.1Lagermedier____________________________________________________ 468.4.2Decentral opbevaring____________________________________________ 478.5Sikkerhedsforanstaltninger__________________________________________478.5.1Autenticitet_____________________________________________________ 478.5.2Audit___________________________________________________________ 488.699.19.29.310111213Opsummering af spørgsmål_________________________________________ 48Oversigt over strategier i forskellige lande____________________________49Tekniske-juridiske overvejelser i forbindelse med adgang_____________ 50Opsummering/Spørgsmål___________________________________________ 50Kompetenceudvikling_________________________________________________51Økonomi/Forretningsmodel___________________________________________ 52Det videre arbejde____________________________________________________ 54Litteraturliste_________________________________________________________58Adgang/Tilgængeliggørelse_____________________________________________ 49
ii
1 IndledningThe vision of creating digital libraries that will be able to preserve ourheritage currently rests on technological quicksand. There is as yet noviable long-term strategy to ensure that digital information will be readablein the future. Not only are digital documents vulnerable to loss via mediadecay and obsolescence, but they become equally inaccessible andunreadable if the software needed to interpret them—or the hardware onwhich that software runs—is lost or becomes obsolete.Rothenberg, (R 99) i: Avoiding Technological Quicksand
……..men, som kunne være konklusionen i denne udredning, der arbejdes hårdtpå at finde tekniske og organisatoriske løsninger.Målet med denne udredning er----at give en introduktion til området og introducere en terminologi relevant iforbindelse med digital bevaring,at illustrere, at rigtig mange af problemstillingerne er velbeskrevne,at demonstrere, at selv om der ikke findes en entydig, rigtige løsning, erder flere forslag til forskellige dele af bevaringsprocessen og endeligat pointere, at på trods af ovenstående, er der store udfordringer – specielthvis man ikke selv kan vælge sin bevaringsstrategi og må håndtere alletyper formater. Hvilken, som er rigtig vil afhænge af situationen,materialet, organisationen bag, økonomi osv.
Digital bevaring og formidling er forbundne:--Digitalt materiale bevares med det formål at kunne formidles.Analogt materiale digitaliseres af hensyn til formidling – hvorefter dendigitaliserede version skal bevares.
Det er en forudsætning for etableringen af digitale biblioteker, arkiver og museer,at en passende mængde relevant materiale forefindes på elektronisk form. Eteksempel indenfor digitale biblioteker er JSTOR, hvor en lang række bibliotekerdigitalisere gamle tidsskrifter og udbyder dem online. Der er dog her ikke tale omdigitalisering som bevaringsstrategi og kravene til langtidsopbevaring erforskellige - specielt sikkerheden. Der tales om forskellige tidsskalaer iforbindelse med bevaring. Fokus i denne rapport er langtidsbevaring af digitaltmateriale, hvor den digitale kopi er selve målet for opbevaring – dvs. der er taleom et unika.I den analoge verden hænger det at stille materiale til rådighed ofte sammen det ateje et eksemplar. Denne binding er brudt i den digitale verden, hvor det handlerom at formidle adgang til materiale. I eksemplet med elektroniske tidsskrifter, fårbiblioteker mulighed for at give adgang til en langt større korpus end tidligere –uden at eje et eneste eksemplar. Andre materialetyper er på vej – i Danmark kanman leje adgang til noder, online musikdistribution osv. osv.Denne distributionsform rejser imidlertid en række spørgsmål, nårbevaringsstrategier skal fastlægges, såsom hvem der har ansvaret for bevaring,hvordan det sker, og rettighedsproblematikken.1
Udviklingen fortsætter og i dag findes meget materiale kun på digital form.I flere artikler og rapporter understreges vigtigheden af at indtænke digitalbevaring i livscyklen for informationer. Der er primært to grunde til, at dette ervigtigt:-pga. den korte levetid af software og læseudstyr skal sikring afinformationer, nødvendige for bevarelse, påbegyndes stort set med detsammeer der ikke klare retningslinier for hvem, der har ansvar for hvad, vilinformation gå tabt pga. af misforstået ansvarsfordeling.
-
Underforstået i sidste pind er, at en bredere skare af institutioner kan væremedansvarlige for bevaring. I dag påhviler ansvaret for bevaring af kulturarv enveldefineret række kulturinstitutioner, med veldefinerede ansvarsområder. Iafsnittet om aktører vender vi tilbage til dette spørgsmål.Bevaring af kulturarven kræver ikke bare deltagelse af mange aktører, det kræverogså en bred sammensat kompetence hos de institutioner, som er ansvarlige forlangtidsbevaring. Typisk har bevaringsopgaven ligget hos konservatorer, og det eren gængs opfattelse, at bevaring af den digitale kulturarv påhviler it-folk. Dettebilleder er ved at ændre sig, og der er en forståelse for, at bevaring kræver en bredvifte af kompetencer – herunder konservatorer, biblioteksfolk, arkivarer og it-folk.Spørgsmålene omkring digitalt materialer og bevaring er rejst af mange i mangeforskellige sammenhænge. Og mængden af litteratur, som adresserer et eller flereaf de relevante spørgsmål, er rimelig overvældende. Mens denne rapport blevlavet, er udkommet 3 strategiske dokumenter:Council on Library and Information Resources Washington, DC and Library ofCongress:Building a National Strategy for Digital Preservation: Issues in DigitalMedia Archiving,April 2002 (http://www.clir.org/pubs/abstract/pub106abst.html)OCLC/RLG. Trusted Digital Repositories: Attributes and Responsibilities. AnRLG-OCLC Report, Maj 2002 (http://www.rlg.org/longterm/repositories.pdf)Digital Preservation Coalition (DPC): The Handbook, Juni 2002,(http://www.dpconline.org/graphics/handbook/index.html)Fremstilling her kan ikke være fuldt uddybende, men har til hensigt at give etbillede af, hvad der er gjort, og hvilke initiativer der er undervejs. Formålet er delsat give en oversigt over, hvad der foregår, og hvilke spørgsmål man arbejder medinternationalt omkring indsamling, arkivering og bevaring af digitale dokumenter,dels at definere relevante begreber og endelig at formulere konkrete spørgsmål,som er nødvendige inden en handlingsplan kan formuleres.Jeg vil slutte denne indledning med at takke Birgit Henriksen, KB, for mangeinspirerende diskussioner om digital bevaring – både før og under dette arbejde.Jeg vil også sige tak til Birgit Hansen, Statens Arkiver, for en oplysendeeftermiddag og stor imødekommenhed.
2
2 Materiale – før, nu og i fremtiden”New media” er materiale, som skal fortolkes af en maskine, før signalet givermening. I PRO01 gives en let læst, underholdende introduktion til dissematerialetyper. Et af de første eksempler på denne type materiale, var de hulkort,som blev brugt i vævene. Hulkortene i sig selv siger ikke noget, men fortolketbliver det til instruktioner, som får vævene til at producere specielle mønstre. Etsenere eksempel, som nok er det første, som er relevant for denne gruppesarbejde, er de første valser. For at høre indholdet af valsen kræves et instrument,som konvertere overfladen til lydbølger. Fælles for alle ”new media” er, at enbevaring ikke kun er et spørgsmål om at bevare den fysiske enhed, men også omat bevare enten maskinen eller en nøje beskrivelse af, hvordan maskinen fungerer– herunder, hvordan maskinen aflæser signalet på den faste enhed.Med fremkomsten af det digitale objekt er problemstillingerne omkring bevaringændret radikalt. Kompleksiteten omkring afspilleudstyr er steget væsentligt,hvorimod problemstillinger som forringelse af kvaliteten af kopier og slitage erforsvundet, idet enhver digital kopi er identisk med originalen, ikke nødvendigvisden fysiske form, men bitindholdet og dermed oplevelsen.Et problem, specielt omkring webmateriale, er en afgrænsning af, hvad enmaterialeenhed er. I ’de gode gamle dage’ var en bog en bog, en plade en plade oget regnskab et regnskab, og det var rimelig veldefineret, hvem der var ansvarlig,og hvad en enhed var. Der var i forbindelse med udgivelsen en vis udvælgelse,som resulterede i såvel en kvalitetssikring som en begrænsning i antallet, somblev udgivet. Desuden var kunstnere en identificerbar størrelse, som selv underkunstnernavn var kendt af den ansvarlige udgiver. I dag kan alle komme til udtryk– som dem selv eller under pseudonymer, som kun er kendt af dem selv, og siderlinker til hinanden på kryds og tværs, så det kan være svært at definere, hvad enenhed er. Og så er der jo ikke længere kun tale om dokumentlignede information– internettet bruges til et kommunikation, transaktioner og lignende.En enhed inden for arkivverdenen er veldefineret og relaterer sig til en arkivfond.Arkivskaberen er den myndighed mv., som har skabt/tilvejebragt en bestemtarkivfond.Inden vi vender tilbage til denne diversitet af information og kommunikation, vildet være på sin plads at introducere en fælles terminologi omkring digitaltmateriale.
2.1 TerminologiI det følgende bruges følgende overordnede kategorier for digitalt materiale:--Hvor-Konverteret digitaltFødt digitaltoFastoOnlineKonverteret digital,som navnet indikerer, er materiale, som erfremkommet via en digitaliseringsproces. Dette er typisk trykte3
-
-
dokumenter, billeder, lyd eller videoer. På mange måder er det dennemmeste kategori at håndtere begrebsmæssigt. Vi er selv herre overformat og kvalitet og kan derfor vælge dem, som giver den højeste chancefor bevaring.Født digital –faster materiale, som distribueres på fast form, typisk cd’er,dvd’er, cd-rom’er med information eller med spil. Tidligeredistributionsformer omfatter disketter, hulkort, hulstrimler og magnetbåndaf forskellige størrelse og tykkelse. Ofte vil der være tale om publiceretmateriale, som er omfattet af pligtafleveringsloven. Afhængig af format vildenne gruppe høre til alt fra det meget simple til det uhyre komplekse.Født digital – onlineer materiale, som ikke er distribueret på fast form.Det er ikke sikkert, at materialet som sådan distribueres; det kan være atder kun produceres et svar i forhold til tidligere aktioner. Visse typer ernemme at håndtere, visse er ekstremt komplicerede.
I det efterfølgende vil vi bruge termerne klient, drev, server og lager:••••Klient– er en maskine samt det software, som bruges til at vise dataServer– er en maskine samt software, som leverer data til en klientDrev– sidder på en klient og bruges til at gemme data – er i dag 3 ½ ”diskettedrev, cd-rom-drev eller dvd-drev.Lager– sidder på en server og bruges til at gemme data – er typisk storeharddiske, men kan også være tape-diskarrays.Protokol:En formel beskrivelse af besked (message) format samt regler,som de to computere skal følge for at udveksle disse beskeder. To megetalmindelige protokoller er http, som bruges i forbindelse med web, samtftp, som bruges til at overføre file. En anden, som er velkendt ibiblioteksverdenen, er Z39.50.
En klient kan kommunikere med en server via en protokol:•
Disse begreber er illustreret på tegningen nedenfor:
Klient
Protokol
Server
Fortolkning og fremvisningDataDrevLager
4
En vigtig kategori af født digitalt online materiale er det, vi normalt forbinder medWWW. Vi vil her bruge følgende terminologi i forhold til webmateriale.•••••URL-objekt:En enkelt fil, det kan være tekst, grafik, lyd eller andetURL-side:En samling af URL-objekter – det, som fremkommer på enskærmSite:Bruges om en samling URL-sider – ofte inden for samme domæneDomæne:Et område med samme domænenavnHjemmeside:Den første side, som fremstår som indgangen til en ellerflere sider. Den side, som vises, når man på siten klikker på ”hjemmeside”– ofte logoet. Er en speciel side.Arkivfond:den totale sum af arkivalier skabt og/eller samlet af en bestemtmyndighed/organisation/institution eller person i forbindelse medudøvelsen af vedkommendes opgaver eller funktion.Arkivskaberener den myndighed mv., som har skabt/tilvejebragt etbestemt arkivfond.
Desuden bruges i forbindelse med arkivmateriale:•
•
2.2 EksemplerDigitalt materiale er et meget bredt begreb, idet digital information gennemsyreralle aspekter af vores samfund: fra hjemmebanken til det internationalefinansmarked, fra hjemmets brug af internetbutikker til firmaers globaletransaktioner, fra private e-mails til dialog med offentlige institutioner viainternettet, fra chat til koncerners intranet med fokus på fænomener somvidensdeling, fra download af mp3-filer til koncerter spillet af kunstnere fraforskellige studier, vores adgang til kommunikation, til virtuelle verdener, adgangtil nyheder, til at gense udsendelser, til underholdning osv. osv.I den efterfølgende beskrivelse vil vi skelne mellem fire typer materiale:Offentlig Information(én til mange distribution): typisk websider, men kan ogsåvære artikler i en database, noder i et licensbeskyttende, offentligt system, lyd- ogvideofiler.Lukket Information(én til få): informationerne i sagsbehandlingssystemer,patenter, farmaceutisk information, data, statisk informationKommunikation(én til mange, én til én og mange til mange): Mest almindeligeform er e-mails, men omfatter også chat, videokonference, IP telefoni, virtuelleverdener, MUDS osv.Services:(én til system) Eksempler er skatteindberetningssystemer,bibliotekssystemer, krak.dk, dsb.dk og flyselskabers selvbooking systemer,virtuelle eksperimenter …For alle typer gælder, at de kan være såvel synkrone som asynkrone.
5
2.2.1 Online2.2.1.1 Offentlig InformationEksemplerne nedenfor er tager fra internetverdenen.Diversiteten inden den offentlige del af internetverdenen strækker sig dels overforskellige formater, forskellige strategier for præsentation og dels over mangeforskellige mål med informationerne og forventninger over brug. Denne diversitetstiller forskellige krav i forbindelse med indsamling og bevaring. Lad os se pånogle eksempler:Forskellige afviklingsomgivelser:Kulturministeriet (www.kum.dk): Denne site benytter sig af såkaldt active serverpages (ASP – kort), som giver mulighed for en dynamisk vedligeholdelse ogdynamik på siderne. ASP er et specifikt Microsoftprodukt, og en afvikling kræversamme version af serversoftware.Danmarks Elektroniske Forskningsbibliotek (www.deff.dk) Denne side ergenereret vha. PHP, et sprog som minder om ASP – men kører under UNIX.Denne type sites kan høstes, men der er ingen garanti for, at man får helefunktionaliteten med. Hvis de afleveres, vil det enten være nødvendigt atkonvertere dem, eller også vil der forestå en kompliceret emuleringsopgave.Personificerede sites:My- sites: Visse sites tilbyder en personificeret indgang. En variant af dette er desites, hvor man har en brugeradgang for alle, men er man medlem, kan man fåadgang til flere services. Et eksempel på det sidste er FDM’s hjemmesidewww.fdm.dk.Funktionaliteten kan afhænge af, hvem man er, og hvor man sidder. Et eksempelherpå er adgang til elektroniske tidsskrifter, hvor adgangen i øjeblikket styres viaIP-numre.Ovenstående er eksempler på, hvordan man kan benytte forskellige metoder til atudvikle og vedligeholde sin webside, og hører til det, man nu kalder 2.generations websites. Udviklingen er gået fra det, man ofte kalder førstegenerations websider, hvor alt er håndholdt og det meste kodet i HTML overanden generations websider, som vedligeholdes via ”content managementsystemer” og er på vej til 3. generations sites, hvor begrebet webservices bliverdominerende. (JISC 01 a,b). Vi vil se flere sites hvis hovedformål er atsammensætte en præsentation af information og tilbyde kommunikation over forbrugeren. Det digitale bibliotek er et eksempel på en sådan udvikling – som flereog flere informationer bliver digitale, går vi fra at eje en ting over til at leje den(licens). Bibliotekets rolle går derfor fra at vedligeholde og beskrive materialeover til at tegne licenser og stille materiale til rådighed – samt sikre en fornuftigpræsentation af dette. Et eksempel er Dansk Artikelbase, som er tilgængelig framange bibliotekshjemmesider. Vi vender tilbage til services senere.Disse eksempler rejser de strategiske spørgsmål:•Hvad skal bevares – præsentationen eller indholdet?6
•
Hvor mange præsentationer af samme personificerbare site skal gemmes?
Eksempler på forskellige materialtyper:Danmarks Radio (www.dr.dk), hvor man kan genhøre og gense flere udsendelser.Disse er streamede og kræver, at man har realmedia eller realvideo/audio.Kulturnet Danmark – soldaten i baghaven (http://www.soldatenibaghaven.dk/):Denne fortælling kræver Flash 5 og Quicktime for at blive afviklet.For mange materialetyper gælder, at det ikke med dagens teknologi er muligt athøste dem. Eneste mulighed for at indsamle disse er derfor aflevering.Hvad med de nye kunstværker? Besser skriver iArchiving the Avant Garde:Documenting and preserving variable digital art(www.bampfa.berkeley.edu/ciao/avant_garde.html):Works of variable media art, such as performance, installation, conceptual,and digital art, represent some of the most compelling and significantartistic creation of our time. These works are key to understandingcontemporary art practice and scholarship, but because of theirephemeral, technical, multimedia, or otherwise variable natures, they alsopresent significant obstacles to accurate documentation, access, andpreservation. The works were in many cases created to challengetraditional methods of art description and preservation, but now, lackingsuch description, they often comprise the more obscure aspects ofinstitutional collections, virtually inaccessible to present day researchers.
Men sikkert er det, at dette arbejde er med i den gruppe af materiale, som er medtil at skubbe grænsen for brugen af det digitale medium.At gemme sådanne værker er komplekst, men vil af mange grunde være utroliginteressant for eftertidens forståelse af dette fænomens opståen.Offentlig information er ikke nødvendigvis ensbetydende med fri, dvs. ikkerettighedsbelagt, information. Der er flere eksempler på materiale, som ertilgængeligt, men som eksempelvis ikke kan gemmes på pc’ens harddisk ellerprintes.Skal vi vente med at igangsætte arkiveringsinitiativer, til vi kan håndtere denneform for materiale, vil vi miste rigtig meget, som vi nu er i stand til at gemme. Deter derfor vigtigt ikke at lade disse uhyre komplekse, meget interessantematerialetyper skygge for videre initiativer. Udviklingen går så stærkt, at uansethvad vi gør, vil vi stå over for materiale, som ikke kan håndteres. I en nylig artikelmed titlen ”change the methaphor: the arvhive as an ecosystem” (MC02)argumenteres for, at der ikke findes én løsning, som kan håndtere arkivering oglangtidsbevaring, men at bevaringsstrategien konstant skal opdateres.2.2.1.2 Lukket InformationEt oplagt eksempel her er indholdet af journalsystemer. Statens arkiver harhåndteret spørgsmålet om journalsystemer, hvor man har fået gennemført, atsåfremt informationen er bevaringsværdig, skal journalsystemet godkendes,forstået på den måde, at SA har defineret en metode til aflevering, og denne skalopfyldes af journalsystemet.Andre eksempler er kirkebøger og medicinalindustriens afleveringer.7
Et andet meget omtalt eksempel er det såkaldte ”dybe web”, som estimeres til atstørrelsesordner større end det offentlige web.Meget materiale kan findes frem – og kan være licensbelagt. Et glimrendeeksempel er AmazingMusicWorld (www.SheetMusicNow.com), som sælgernoder.2.2.1.3 KommunikationKommunikation er den aktivitet, som genererer mest aktivitet på Internettet. Derer mange typer:••••••ChatE-mailMUDSamarbejdeVideo-konferenceAudio-konference
I hvor høj grad det er muligt at fange diskussionen, afhænger af protokollen.I mange lande bruges meget energi på at arkivere specielt e-mails fra offentligepersoner. Det mest kendte eksempel er NARA’s håndtering af e-mails efter BillClinton.2.2.1.4 ServicesServices her dækker over sites, som tilbyder en service, det være sig••••••••HjemmebankBibliotekssystemerSkatKRAKDSBOnline bestilling af flyrejserVirtuel reference vagt – biblioteksvagten ellerAmazone.com – recommender system
Ovenstående er og vil formentlig forblive selvstændige services. Man kanimidlertid godt forestille sig, at der vil komme en generation af services, som erberegnet til at blive indlejret på websider. Afhængig af forretningsmodel kanderes oprindelse være mere eller mindre oplagt. Et simpelt eksempel på dette erGoogle søgebox’e på en række sider, og CNN ticker øverst på f.eks. Netscapeshjemmeside.
8
2.2.2 Fast formSelv om denne materialetype i dag er omfattet af pligtafleveringsloven og derforindsamlingsmæssigt er simplere end websider, udgør denne materialetype enpotentiel stor udfordring. Der findes mange forskellige faste medier, som bruges iforbindelse med forskellige computere (Picoline, Commodore 64, IBM 286,MAC, osv.), musikanlæg, videoanlæg, digitale kameraer osv. herunder 5 �”disketter, 3 ½” disketter, CD-ROM, minidisk, ZIP-drev, Compact Flash osv. osv.Ikke nok med, at man skal finde et drev, hvor en given diskette, cd-rom eller andetkan læses, man skal også have det rette udstyr med det rette styresystem og derette drivere til drevene.Selv færdiglavede, eksempelvis cd’er udgør en stor udfordring. Disse ervelbeskrevede, men der er flere forskellige: cd-i, CDRW, dvd, cd-rom osv.beskrevet i det, som hedder hhv. Red book, Green book etc.
9
3 Roller og rammerMateriale i et arkiv har haft et livsforløb, som er startet med, at det er skabt ogderefter enten via aflevering eller via aktiv hentning blevet indlemmet i arkivet.Arbejdet omkring indsamling og forberedelse til arkivering forventes at væreforskellig afhængig af, om der er tale om billeder, fjernsyn, digital kunst onlineaviser, data i forbindelse med folketællinger, indhold af sagsbehandlingssystemerosv., ligesom det forventes, at der vil være forskel på adgang. I OAIS-modellen,som beskrives efterfølgende, har man denne tegning af det overordnede flow:
ProducentAfleverings-informationspakke
OAISArkivinformationspakke
Forbrugs-informationspakke
ForeRespørsugseltalOrtdre
Bruger
Figur 2-4 fra OAIS referencemodel (OAIS 01)Det, som er indeholdt i OAIS kassen, selve det at sikre langtidsbevaring, forventesimidlertid at være det samme – på tværs af traditionelle faggrænser og på tværs aflandegrænser. Det er derfor meget vigtig at identificere det, som er fælles, og sikreen harmonisering på et niveau, som gør, at man kan arbejde sammen. Samarbejdetkan have mange former, fra fælles udvikling af komponenter til deling afarbejdsopgaver. Samtidig er det også vigtig at definere de specielle nationaleopgaver og gøre sig klart, hvad man ønsker selv at stå for.Biblioteksverdenen er et eksempel til efterfølgning, men også til advarsel. Herudviklede Library of Congress et format (MARC) til beskrivelse af denbibliografiske information. Dette betød, at leverandører kan udviklebibliotekssystemer, som kan bruges på biblioteker rundt om i verden – i teorien.De enkelte lande har af forskellige grunde set sig nødsaget til at modificereMARC, således at vi i dag har mange forskellige versioner, i DanmarkDANMARC2. Udviklingen nu er, at lande begynder at slutte op om en fællesstandard, MARC21. Som det blev demonstreret ved en udbudsforretning fra tre
10
store biblioteker, kan man vist godt sige, at brugen af DANMARC2 er en tekniskhandelshindring.Dette er ikke et indlæg i en begyndende debat om MARC-standard, men enillustration af, hvad man kan opnå/gå glip af, hvis man kan identificere ogbeskrive fælles processer. OAIS-modellen, som er beskrevet nedenfor, kan sessom et første skridt i retning af harmonisering.
3.1 TerminologiI dette afsnit defineres en række termer, som lige nu kan virke ret abstrakte, mensom introduceres mere uddybende i de efterfølgende afsnit.Arkiv:en organisation, som har til hensigt at bevare information og sikre adgangog brug over for udvalgte brugergrupper.Arkiv Informationssystem:samling af hardware, software samt menneskeligeressourcer, som er ansvarlig for indsamling, bevaring og efterfølgende distributionaf den arkiverede (underforstået digitale) information.Værk:afgrænser mængde information, som betragtes som en afsluttet ogselvstændig enhed. Abstraktion – den intellektuelle skabelse. For at værket kanpubliceres, skal det have en manifestation.Udgivet værk:en manifestation, som afhængig af værkets natur kan være påpapir, film eller i digital formInformationsobjekt:De nødvendige komponenter og beskrivelser, som muliggørgenskabelsen af et værk. Et informationsobjekt består af to komponenter:dataobjektet og repræsentationsinformation:Dataobjekt:et fysisk eller digitalt objekt.Digitalt objekt:en samling bit.Repræsentationsinformation:information, som gør det muligt at afbildedataobjektet på en måde, som kan opfattes af mennesker.Bevaringsinformation:information, som giver oplysning ominformationsobjektet og som er nødvendige af hensyn til genfinding, sikkerhed ogforståelse af informationsobjektet.Arkivinformationspakke:Det, som gemmes, dvs. en samling af dataobjekt såvelsom relevant repræsentationsinformation som bevaringsinformation.
3.2 OAISOAIS står for Open Archivals Information System, hvor etarkivinformationssystemdefineres som en mænge hardware, software samtmenneskelige ressourcer, som er ansvarlige for indsamling, bevaring ogefterfølgende distribution af den arkiverede information.OAIS-referencemodellen (OAIS 01) giver en beskrivelse af den overordnedeproblemstilling. Ideen med modellen er at give en forståelse af, hvilke processersom skal adresseres, og hvilke informationer, som er nødvendige, og ikke at giveen opskrift på, hvordan langtidsbevaring håndteres. Ideen i modellen er at adskille11
hovedinformation fra sekundær information, at adskille hardware fra software ogat indtænke de planlægningsmæssige og administrative aspekter i processen.Formålet med at gennemgå modellen her er at introducere såvel et skelet som enterminologi, som den videre diskussion kan hænges op på.Consultative Committee for Space Data Systems (CCSDS) påbegyndteudviklingen af OAIS-modellen miljø i deres forsøg på at standardiserelangtidsbevaring af videnskabelige data. Modellens fordel er, at den fokuserer pådet generiske, det som alle, uanset materialets oprindelse, er nødt til at adressere.Parallelt var NEDLIB-projektet efter i et år at have prøvet at forståforskellighederne på tværs af nationalarkiverne i Europa, gået over til at prøve atidentificere det, som var fælles. I dette arbejde identificerede de koncepter ogflow, som viste sig at svarer til OAIS. Der opstod derfor hurtigt et samarbejdemellem CCSDS og NEDLIB-projektet, og erfaringerne fra NEDLIB blevinkorporeret i processen, således at det forslag, som nu er ved at blivestandardiseret, er meget generelt anvendeligt for mange informationstyper.Det system til digital bevaring, som såvel KB, Holland som BL Englandsamarbejder med IBM omkring, bygger på denne model. Modellen bruges også afNARA i forbindelse med deres projekt om e-mails.Referencemodellen giver en beskrivelse af bevaring fra to synsvinkler: Hvilkeinformationer, som er nødvendige, Informationsmodellen, og hvilkeprocesser/funktioner, som er nødvendige, den funktionelle model.
3.2.1 OAIS: InformationsmodellenOAIS arbejder med tre forskellige informationspakker:Afleveringsinformationspakke (SIP),som er den information - om nogen - somudgiveren afleverer sammen med dataobjektet/-objekterne.Forbrugsinformationspakke (DIP),som er det brugeren præsenteres for, såfremthan/hun har fundet en bestemt information, som ønskes forevist. DIP kan være altfra et simpelt dokument til en database med søgeinterface og indhold.Arkivinformationspakke (AIP)er det, som bevares. Dvs. denne indeholder såveldataobjektet som information til at fortolke det og information om objektetshistorie, både før det blev arkiveret, og mens det har befundet sig i arkivet.Antag, at vi ønsker at bevare en videnskabelig artikel på elektronisk form. Detgiver imidlertid ikke mening at sige, at man kun bevarer artiklen, værket, man erogså nødt til at bevare den i et format – Word, TeX, PDF, SGML, XML ellerlignende, som egner til artikler. Gemmer vi den i PDF, er vi også nødt til atgemme den nødvendige information om, at dette objekt kan fortolkes afeksempelvis en acrobat reader version 2.0.I OAIS modellen vil der gælde følgende i forhold til eksemplet ovenfor:Filen, som indeholder bittene, vil blive kaldt et dataobjekt. Information omprogrammet, som bruges i forbindelse med fremvisningen, kaldes for”repræsentations information”, de to tilsammen er informationsobjektet ogresultatet, det vi kan se, er værket.12
Repræsentationsinformationen kan være simpel, hvis eksempelvis åbne standarderer brugt – f.eks. HTML. I sin yderste konsekvens kan den være meget kompleksog indeholde beskrivelse af styresystemer, nødvendige drivere,oversætterprogrammer samt kode til afvikling.Informationsobjektet kan være logisk sammenhæng med andet materiale, det kanvære nødvendige billedfiler, bagvedliggende databaser eller, som typisk vedwebsider, andre informationsobjekter. Alle disse informationer, som placererinformationen i en sammenhæng, kaldes bevaringsbeskrivelsesinformationen(PDI: Preservation Description Information).I OAIS-modellen arbejdes med fire kategorier afbevaringsbeskrivelsesinformation:••Reference information:intern såvel som ekstern identifikation afmaterialet ( f.eks. ISBN, URN)Sammenhæng(Context): Placerer materialet i sammenhæng, det kanvære i forhold til andre dokumenter, men også i forhold til hardware ogsoftware.Proveniens:Dokumenterer materialet historie (oprindelse, IP, hvad ergjort for at bevare det osv.)Fiksering(Fixity): Information, som sikrer autenticiteten af materialet(eksempelvis checksum, digital signaltur)Forandringer(change history)
••
Herudover foreslår NEDLIB at tilføje endnu en kategori:•En Arkiv Informations Pakke (AIP i det følgende) er det, som gemmes, og somsikrer, at man i fremtiden kan se informationsobjektet. Den består af:••Indholdsobjektet, dvs. dataobjektet samt repræsentationsinformationenBevaringsbeskrivelsesinformationen (PDI).
AIP’er kan bestå af mange fysiske filer med de forskellige informationer. Enbeskrivelse af, hvor disse befinder sig, gives i en ”pakkeliste” – ellerpakkeinformationer i OAIS-modellens terminologi.
3.2.2 OAIS: Den funktionelle modelDen funktionelle model opererer med seks hovedfunktioner:••••••IngestArkivering/LagringData managementAdgangAdministrationBevaringsplanlægning
13
Grænsen for modellen er:Producenter som afleverer information, som skal bevaresBrugereLedelsesom i fremtiden måtte ønske at komme til og se informationensom er ansvarlig for den overordnede politik mht. arkivering
Producent ->
OAISlLedelse
-> Bruger
Vekselvirkningen mellem Producent og OAIS består af aflevering og pre-ingestaktiviteter:••••Definere selektionskriterier for materiale til digital bevaringForhandle rettighederAftaler om formatosv.
Disse er beskrevet i CCDSD white book (OAIS 02)Vekselvirkningen mellem ledelse og OAIS består i•••Økonomi og prioriteringerPrispolitik, såfremt der er betaling i forbindelse med brugen af arkiveto.lign.
Vekselvirkningen mellem bruger og OAIS er primært et spørgsmål om at stilleværktøjer til rådighed, som gør, at brugeren kan identificere det, hun/han erinteresseret i – og sikre, at disse kan leveres på en måde, så brugeren kan fortolkeinformationen.
14
Den funktionelle model tegnes ofte som vist nedenfor:
Bevaringsplanlægning
Producent - Udgiver
BeskrivendeInformation
IngestSIPAIPLager -arkivAdministration
Adgang
AIP
DIP
LedelsePå tegningen repræsenterer de afrunde firkanter funktioner og ovalerneinformationerne, som blev beskrevet i foregående afsnit. De forskellige funktionerer kort beskrevet:Ingest:Sikrer, at alle informationer er til stede, at rettigheder er afklaret, atdataobjektet ligger på en i forhold til bevaringsstrategien optimal måde, atkvaliteten er i orden osv.Datamangement:Sikring af adgang til såvel beskrivende data som administrativedata, som er nødvendige for at drive arkivet.Lager/Arkiv:Opbevaring og vedligeholdelse af arkivpakker.Administration:Administrative procedurer, som er nødvendige for denoverordnede vedligeholdelse af arkivet.Adgang:Service over for brugere.
3.3 Aktører - livscyklus for materialeAktører har i det efterfølgende to betydninger:Aktører er de, som på et eller andet tidspunkt har en rolle i forbindelse medmateriale; det kan være i forbindelse med at det skabes, at det distribueres, detforbruges, eller det bevares. De fleste af disse aktører har en interesse i, atmaterialet bevares, men få har det som deres primære opgaveAktører bruges også om de, som enten har lavet en forretning ud af at opbygge etarkiv, eller de, som har det som en kulturbevarende opgave. Denne gruppe aktørertæller datacentre bredt, arkiver, medicinalindustri, informationsdatabaser veduniversiteter, nationalbiblioteker o.lign.15
Bruger
Datamanagement
BeskrivendeInformationForespørgselResultatBestilling
Der synes at være en erkendelse af, at digital bevaring afviger fra sædvanligbevaringsopgaver på en række områder. En væsentlig forskel er nødvendighedenaf at planlægge bevaring stort set på samme tidspunkt, som materialet skabes.Som indledning til afsnittet om digitalisering (dpconline):
Forum 1997!
DLM
Det er derfor nødvendigt såvel••at analysere livscyklus for det digitale materialeat identificere de relevante aktører og deres rollesom det er nødvendigtLivscyklen er selvfølgelig afhængig af, hvilken type materiale man undersøger,om det er videnskabelige produktioner, data, medicinsk information,sagsjournaler, kirkebøger, online aviser osv. osv. Afhængig af materialetype vilforskellige aktørerne være relateret til materialets livscyklus. Aktørerne omfatterbl.a.:••••••••UdgivereForfattereVidenskabelige foreningerUniversiteterBibliotekerArkiverDistributionscentreInformation Service Provider
Både JISC/NPO-studiet (HSJB 97) og ICSTI rapporten (HC 99) har undersøgtlivscykel aktørernes holdning til bevaring af publiceret materiale. De fandt, at-forfattere og brugere traditionelt ikke har været specielt involveret, men atdette er ved at ændre sig, idet forfattere ofte bliver involveret i at skabemetadata i forbindelse med deres arbejdefaglige foreninger. Visse er begyndt at se en mission omkring sikring afderes medlemmers produktion – gælder specielt for forskning.udgivere er involveret, men typisk fordi deres økonomi hænger sammenmed et levende arkiv. Det betyder, at deres strategi går ud på at migrerearkivinformationer – i alt fald så længe der er økonomi i det
--
16
-
Biblioteker og arkiver har været de drivende kræfter i arbejdet. Disse erimidlertid ofte hæmmet af, at der trods politisk opbakning ofte ikke følgeret budget med.
I et forsøg på at deles om byrden med at bevare informationer på webbeninitierede Nationalbiblioteket i Australien en projekt (HSC 02) ”Safekeeping”,hvor ideen var at opfordre og støtte materialeejere til selv at tage ansvaret forbevaring og sikre adgang nu og i fremtiden. Jeg anser initiativet som interessant,men det er vigtigt at det følges op af kontrol (f.eks. et system bygget overLOCKSS, (Lots of Copies Keeps Stuff Safe omtalt i afsnit 8.4).Vender vi os mod aktører, som en involveret i indsamling af informationidentificerer ICSTI rapporten fire organisatoriske modeller:----DatacentreInstitutionelle arkiverTredjeparts depoterPligtaflevering
For disse gælder forskellige modeller for informationsflow, formaterialehåndtering (skabelse, management, bevaring og adgang), ansvar ogejerskab til data og den økonomiske model bagved.I fremtiden vil disse de netbårne informationer række ind over alle dissekategorier – og nye vil opstå. Det betyder, at vi meget snart kommer i en situation,hvor de traditionelle rammer kan blive en forhindring for en effektiv indsamlings-og bevaringsstrategi.Et eksempel på nødvendigheden af nytænkning er samspillet mellem Alexa ogarchive.org, hvor Alexa er et kommercielt firma, som har som forretningsstrategiat gemme sider for firmaer, og hvor arcive.org er et non for profit firma, som bl.a.står for waybackmachine-siten (web.archive.org) og dels sammen med Alexaleverer materiale til Library og Congress. I Danmark kan man drage en parallel tilStatens Information, som tilbyder en kommerciel tjeneste over for virksomheder,som ønsker af forsikringsgrunde at bevare deres site og et evt. samarbejde mednationalbibliotekerne om langtidsbevaring af online materiale..Bl.a. i forbindelse med analysen af situationen ved Library of Congress (omtales iafsnittet om USA) blev det fremført, at ingen enkeltinstitution hverken kunne ellerburde alene løfte opgaven omkring digital bevaring. Samme udsagn er kommet fraandre, som har beskæftiget sig med denne opgave. Den fulde opgave er ganskesimpelt for stor. Tænk på det arbejde, som ligger i en vedligeholdelse af etsoftwaredepot?
3.3.1 Punkter til afklaringDet bør overvejes, om man gennem samarbejde og koordination kan effektivisereen fremtidig indsamling og bevaring. Eksempelvis kunne man forestille sig, at eninstitution får ansvaret for e-mails – uanset hvilken type organisation ellerprivatperson, som donerer/ønsker at donere sit e-mail arkiv – og får til ansvar atsikre, at de vigtigste af disse fremover samles.
17
Det er her vigtigt at afgøre, om konsortier og deling af arbejde styres af teknikkenbag eller dem, som der træffes aftaler med.Kunne man forestille sig, at en organisation var ansvarlig for inddrivelse afmateriale, en anden for den videre bevaring?Et spørgsmål, som blev adresseret i UK, var: Hvem er aktørerne – og hvadforventer de, og hvad har de planlagt mht. langtidsbevaring?Hvem bevarer hvad? Eksempel DR – kan man få en browse-kopi? Eller hvilkenkvalitet skal afleveres – og hvad må den bruges til?Der bør laves en undersøgelse af, hvem som i Danmark har bevaring som enprimær eller sekundær rolle – og hvad deres rolle er.
18
4 Strategi og handlingsinitiativer4.1 Status Danmark4.1.1 Status – bibliotekerDen meste digitalisering, som sker i Danmark, er af hensyn til formidling og erikke en del af en bevaringsstrategi. Dette betyder, at kravet til langtidsbevaringikke vil være på samme niveau, som hvis der havde været tale om unika. KBanvender såvel cd-rom som alm. tape som lagermedie, SB anvender et SUNtapesystem.Digitalt materiale kommer på to måder: via pligtafleveringen som fast materialeog via pligtaflevering.dk som afsluttede, stationære værker. Krav i forbindelsemed pligtaflevering er, at såvel dataobjekt som information omstandardprogrammer som evt. proprietære programmer afleveres(SIP). Iøjeblikket sikres, at beskrivelsen er komplet – ellers foretages ikke noget iforbindelse med denne aflevering. Online materiale hentes til værkarkivet.Nødvendige plug-inns afgøres via mimetype af filerne.Denne situation er ikke holdbar i længden – både mht. til bevaringsstrategi ogmht. indsamlingsstrategi. Derfor blev i efteråret 2000 nedsat en arbejdsgruppemed deltagelse fra Biblioteksstyrelsen, Det Kongelige Bibliotek ogStatsbiblioteket med henblik på en afklaring af problemstillingerne i tilknytning tilbevaring af den virtuelle kulturarv.Formålet var at opstille forslag til konkrete tiltag inden for:••••Metoder til indsamling og bevaringRegistreringsproblematikkenForslag til lovtiltag på området for den virtuelle kulturarvI hvilket omfang indsatsen på området for bevaring af den virtuellekulturarv kan erstatte pligtaflevering af faste medier.
Arbejdsgruppens arbejde resulterede i en rapporten (20 sider), som opsummeredeproblemstillinger omkring indsamling, bevaring og adgang primo 2001.Parallelt udarbejde KB en bevaringsrapport: ”Langtidsbevaringaf digitale datafor Det Kongelige Bibliotek. Forslag til handlingsplan for fastlæggelse afmetoder”,som dels identificerede KB’s digitale materiale og opgjorde tilvækst,dels identificerede udestående opgaver i forbindelse med implementering af enbevaringsstrategi. Rapporten indeholder endelig dels en oversigt over tiltag iandre lande og deres budget samt et forslag til en strategiproces.I det efterfølgende arbejde blev bl.a. identificeret følgende hovedområder:1. Sikring af den løbende produktion af den nationale digitale kulturarv1.1 Sikring af fuldstændighed i indsamling af netpublikationer efterden gældende lov for pligtaflevering af netpublikationer.
19
1.2 Web-arkivering. Sikring af den fremtidige adgang til dendigitale kulturarv, der produceres løbende på nettet2. Langtidsopbevaring af digitale ressourcerDer blev foreslået en proces, som startede med en konference og blev efterfulgt afpilotforsøg. Derfor har et konsortium bestående af CFI, KB og SB med støtte fraDEF dels arrangeret en international konference (juni, 2001) med deltagelse afnøglepersoner inden for webarkivering og igangsat et pilotforsøg omkringwebarkivering (august 2001 – august 2002).Konferencens formål var at påbegynde formuleringen af en strategi for, hvordanden Digitale kulturarv sikres for fremtiden med fokus på strategier og metoder tilindhøstning og bevaring af information, som er tilgængelig på internettet.Proceeding kan findes via DEF’s hjemmeside www.deff.dk eller viawww.netarkivet.dk.Arrangørerne havde håbet at få en debat i gang mellem det Australske Pandoraprojekt og det svenske Kulturarw3 projekt, idet disse to rent anvender hhv. enselektiv og en tværsnitsmetode. Inden mødet var de imidlertid blevet enige om, atdet i fremtiden ville være nødvendigt at lave en kombination af de to.Ud over en beskrivelse af disse initiativer afdækkede konferencen flereproblemstillinger, bl.a. problematikken omkring konsistens af indhøstet materiale,uoverensstemmelse mellem det, som pligtafleveringsloven foreskriver gemt, ogdet, som rent faktisk bruges, og muligheder for overhovedet at høste relevantmateriale.Flere indlæg vil blive omtalt i afsnittet om indsamlingsstrategi.Efterfølgende har DEF støttet et pilotprojekt omkring webarkivering,netarkivet.dk, som gennem forsøg analyserer en eventbaseret indsamling samtdansk deltagelse i det nordiske Nordisk Web Arkiv -projekt, som ser på fællesadgang til forskellige arkiver.Pilotforsøget ser dels på de forskningsmæssige problemstillinger i forbindelsemed at definere relevant materiale i forbindelse med en event, dels på deaftalemæssige forhold, og endelig undersøges de tekniske problemstillinger.Forsøget skal slutte af med en økonomisk vurdering.Konkret skal følgende problemstillinger undersøges og belyses:••••Hvad skal arkiveres?Hvordan skal indsamlingen tilrettelægges?Hvordan lagres det indsamlede?Hvordan kan der gives adgang til det indsamlede?
Undersøgelsen blev gennemført i et koordineret, tostrenget forløb, hvor den enestreng rettede sig mod arkivering og efterbearbejdning, mens den anden strengrettede sig mod belysning af de forskningsmæssig behov for at have adgang tilnetarkivmaterialer.Status er, at materiale er hentet og er ved at blive analyseret. Den vigtigste rapportnu er delrapport 2, som kan findes påwww.netarkivet.dk,som redegør for20
indsamlingsfasen – både metode til udvælgelse af sites og metoder til høstning afdisse. Slutrapporten vil foreligge ultimo juli.Der kan nævnes et par delkonklusioner:Det viste sig endog meget vanskeligt og meget tidskrævende at lave frivilligeaftaler i forbindelse med forsøget.Den tekniske kvalitet af sites var meget variabel og til tider meget mangelfuld.Det er nødvendigt med softwareudvikling i forhold til eksisterende programmer.
4.1.2 Status – arkiverStatens Arkiver (SA) består af: Rigsarkivet, landsarkiverne i København, Odense,Viborg og Aabenraa, Erhvevsarkivet i Århus og Dansk Data Arkiv i Odense.SA har som den eneste offentlige institution etableret en procedure mht. digitalbevaring.IT-afdelingen blev etableret i 1997 som en bevidst satsning med det formål atmatche kravene til det digitale Danmark.I en artikel af Jan Danielsen og Ulla Mortensen (DM 00) gennemgås fordele ogulemper af fire bevaringsstrategier:••••Den museale strategiEmuleringsstrategiMigreringsstrategi (eller konverteringsstategi)Non Custodial Archiving.
Strategierne omtales senere, men her vil jeg nøjes med at sige, at ud fra en samletbetragtning af arkivmæssige, økonomiske og tekniske parametre, har man indenfor SA valgt den migreringsstrategi, som vi senere vil kaldekonverteringsstrategien. Som omtalt nedenfor har SA formået at komme indtidligt i livscyklen for materialet, hvilket sammenholdt med bevaringsstrategienbetyder, at man kun vil modtage digital information i veldefinerede formater.SA har etablereret en praksis, hvor de kommer ind tidligt i livscyklen formateriale. Konkret betyder det, at SA er med til at stille krav til journalsystemer iforbindelse med udbud inden for den offentlige forvaltning. I øjeblikket inden forstaten, men lignende initiativer er på vej over for amter og kommuner.Pga. den eksplosive udvikling inden for IT indsamles det digitale materialeallerede 5 år efter dannelsen og ikke som sædvanlig efter 30 år.SA har udviklet et system, som gør det nemt at tjekke, at modtaget materialesvarer til forskrifterne. Tjekket sker manuelt, men systemet gør, at det erindlysende, hvor evt. problemer opstår. Denne praksis er mulig pga. det relativtlille antal sager, som modtages. Til gengæld kan en enkelt sag godt være megetomfattende.SA har arbejdet meget med journalplaner og emneord.De efterfølgende overhead er udarbejdet af Birgit Hansen og viser SA’shelhedssyn på digital bevaring.21
Preservation – a holistic viewOrganisation•org. structure• cooperation w/others• knowledge sharingLocation andfacilities•equipment• laboratories• technical facilitiesIT operations& IT security•secluded network• operations proc.• security policy/proc.• special sw & hwTCO – life cycle cost•work load over time• conversion rate/amounts• investments, automationPreservation strategy•migration, emulation ….• aquisitionaccess• monitoring the holdings• strategic, tactic, op. levelsQuality Assurance•ISO 9000 methods• policy and procedures• control measures• requirements to autho-rities should be testableResources and skills•the right people• the right skills• the right amount/mixtureChoice of technology& standards•meta data• formats• media etc.Strategic & politicalIssues
•archival legislation
• demands to authorities• political good will/risk?!• finance
4.1.3 Status – private institutionerStatens Information tilbyder en service over for private, hvor de høster deres siteog brænder en cd-rom.Aviser har opbygget arkiver med avisartikler. Fokus her er indhold, hvorfor dekan sammenlignes med vilkårlige informationsdatabaser mht. migrering ogsikkerhed. Der tages backup, og der er taget forholdsregler for sikkerhedskopierpå et andet sted.Der er her klart tale om et levende arkiv, som vedligeholdes, fordi det generereren indtægt.Online aviser bevares ikke systematisk.
4.2 Nationale handlings- og strategiinitiativer.Målet med dette afsnit er at identificere arbejde, som er gjort i forbindelse medformulering af handlingsplaner eller strategier og i forbindelse med etablering afen testbed eller et produktionssystem.
4.2.1 De nordiske landeTraditionelt er der et tæt samarbejde mellem de nordiske lande, både inden forarkivsektoren og inden for bibliotekssektoren.To af de nordiske lande var blandt de første, som rent faktisk begyndtewebarkivering. Sverige har klart den største erfaring idet de der siden 1996 hargennemført regelmæssige høstninger af det svenske område.Finland har været med i en række EU-projekter, som har været med til at placeredem strategisk inden for specielt digital bevaring. Nationalbiblioteket har en22
alliance med CSC, det finske computercenter, som står for det meste af dentekniske udvikling i forbindelse med denne type aktiviteter. Bl.a. er det CSC, somhar stået for udviklingen ad NEDLIB høsteren, som bruges flere steder, bl.a.Island og Norge.
4.2.2 EnglandI 1995 stod British Library Research and Development Department for enkonference “Warwick-konferencen”, hvor man begyndte en diskussion af, hvadder var nødvendigt at afklare i forhold til digital bevaring (BL-41) Der blevidentificeret en række områder, som burde belyses yderligere:••••••En analyse af relevansen af anbefalingerne i en rapport fra RLG, som varpå vejIdentifikation af de vigtigste datatyper og formater samt problemstillinger,som påvirker langtidsbevaring af forskellige materialekategorierEn undersøgelse af forfattere (originators), udgiveres og rettighedshaveresholdning til ansvarsfordeling for digital bevaringEn undersøgelse af bevaringsbehov blandt universiteter og dem, somstøtter forskning.Undersøgelse af arbejde gjort mod udvikling af guidelines for digitalbevaringRapport om metoder til at sample og indsamle materiale, om form ogindhold af institutionelle elektroniske arkiver og om relevansen af dennuværende arkivpraksis over for digital bevaring
Efterfølgende besluttede JISC efter opfordring fra Management Committee of theNational Preservation Office at støtte undersøgelserne. Resultatet blev en rækkerapporter, som er summeret i ”The digital Culture: Maximising the Nations’sInvestment”, som blev udgivet i 1999 (F 99). Arbejdet resumerer resultater frastudierne, som belyser ovenstående spørgsmål:•••Beagrie, N. and Greenstein, D. (1998):A strategic policy framework forcreating and preserving digital collections.British Library Research andInnovation Report 107.London: The British Library.Bennett, J.C. (1997)A framework of data types and formats, and issuesaffecting the long term preservation of digital material.British LibraryResearch and Innovation Report 50. London: The British Library.The Data Archive, University of Essex (1998)An investigation into thedigital preservation needs of universities and research funders: the futureof unpublished research materials.British Library Research andInnovation Report 109. London: The British Library.Haynes, D., Streatfield, D., Jowett, T., and Blake, M. (1997)Responsibility for digital archiving and long term access to digital data.British Library Research and Innovation Report 67. London: The BritishLibrary.
•
23
•••
Hendley, T. (1998)Comparison of methods and costs of digitalpreservation.British Library Research and Innovation Report 106.London: The British Library.Matthews, G., Poulter, A., and Blagg, E. (1997)Preservation of digitalmaterialsRoss, S. and Gow, A. (1998)Post-hoc rescue of digital materials. Digitalarchaeology? Rescuing neglected or damaged digital resources.BritishLibrary Research and Innovation Report 108. London: The BritishLibrary.
BL har defineret en politik omkring pligtaflevering. Denne kan findes på:http://www.bl.uk/about/policies/workreplegdep.htmlBL har, sammen med Holland, lavet en kontrakt med IBM om levering af etsystem til håndtering af digitale dokumenter, som følger OAIS-modellen.Størrelsen af denne kontrakt kendes ikke, men det har været væsentlig dyrere endHolland.Alle relevante parter inden for digital bevaring er gået sammen I “DigitalPreservation Coalition”, som tager initiativer til konferencer, og som nu står for atvedligeholde en håndbog med praktiske råd og oplysninger i forbindelse medbevaring.
4.2.3 HollandDet Kongelige Bibliotek i Holland var projektleder på NEDLIB projektet og hargennem dette projekt opbygget stor ekspertise inden for systemer, som skalmuliggøre digital bevaring.Deres krav til et arkivsystem kan findes på nettet. Resultatet af deres udbud var etIBM system, som nu er ved at blive implementeret.Holland har procedurer for, hvordan digitalt materiale lægges ind i et sådantsystem. F.eks. installeres programmer på en virtuel maskine, og dette diskbilledesammes sammen med data.Problemet omkring sikring af, at informationsobjektet kan fortolkes i fremtiden, erendnu ikke løst. De vil meget gerne invitere til samarbejde om dette (og andre)problemer.Nationalarkiverne har netop etableret en testbed. Fra deres meddelelse ometableringen af denne hedder det:" $ % '( * ) & # - % * . "# #& )+ %,%
%2
/1024
/3 .3/4
%%%456
%7
#9%
8*:
)-&
7
http://www.digitaleduurzaamheid.nl/
4.2.4 USAI USA blev det klart, at selv om Library of Congress (LC) havde langt den størstekulturarv, var de på ingen måde førende mht. de nye muligheder, som den digitalealder giver. Det resulterede i nedsættelsen af en arbejdsgruppe, som skulleundersøge status på en række områder og give råd til LC. Resultatet af denneundersøgelse er udgivet i en bog: LC21 ”A digital strategy for the Library ofCongress”, hvor specielt kapitlerne 3 ”Building digital collections” og 4:”Preserving a digital heritage” er relevante. Generelt gav rapporten anledning til etinitiativ National Digital Information Infrastructure and Preservation Program(NDIIPP) og en bevilling på $5 mio. til en afklarings- og forslag tilimplementerings fase med lovning på yderligere 20 mio til enimplementeringsfase. Endelig har Congressen stillet 75 mio i udsigt i en $ til $matchning for private initiativer.Rapporten identificerer 3 roller for LC i forbindelse med langtidsbevaring:•••Som skaber, aktivindsamler og havende det museale ansvarSom hovedansvarlig for en fail-safe mekanismeSom partner ved bevaring af distribuerede digitale samlinger.
Det bemærkes, at efterhånden som LC identificerer områder, hvor de har denprimære rolle, bør andre institutioner justere deres bevaringsstrategi.Desuden påpeges, at der er stor forskel på, som tilfældet er nu, selv at vælgeformater og metadata standarder i forbindelse med egen digitalisering – og på,som det kræves i forbindelse med en fail-safe rolle, at have specialister, som kanhåndtere og forstå vilkårlige formater. Som eksempel nævnes JSTOR.Det konstateres, at byrden om at bevare de digitale samlinger er enorm og skaldeles med andre institutioner med arkiveringsforpligtigelse..
25
Det konstateres videre, at LC ikke har den ledende rolle inden for dette område,og det anbefales, at der opbygges ekspertise gennem nyansættelser ogpersonaleudvikling, som giver LC denne rolle. Desuden anbefales det, at LCarbejder sammen med Congress om at omformulere de IP begrænsninger, som derer på kopiering og migrering af data.Rapportens anbefalinger er forsøgt efterfulgt via en række arbejdsgrupper, somadresserer forskellige aspekter. Bl.a. er initieret en tilbundsgående undersøgelse afstate of the art i fem områder: Elektroniske tidsskrifter, E-bøger, Web, Lyd ogvideo. Resultatet af dette arbejde er netop udkommet (LC02)National arkivet, NARA har de sidste år brugt en del ressourcer på strategi for ogforsøg med bevaring af e-mails. De har nu udviklet et system, hvor e-mailsmærkes op i et XML format. Denne proces er meget effektiv.To organisationer spiller en meget stor rolle i identifikation og løsning afproblemstillinger i forbindelse med digital bevaring, nemlig RLG og CLIR.RLG i samarbejde med OCLC netop publiceret [RLG 02] en rapport:Attributes ofa trusted Digital RepositoryHvor følgende anbefalinger gives:1. Udvikl en proces til certificering af digitale depoter2. Forsk i og udvikl værktøjer til at identificere signifikante attributes idigital materiale, som skal bevares3. Forsk i og udvikl modeller for kooperative depot netværker og services4. Udvikl et system til entydig, blivende identifikation af digitale objektersom understøtter langtidsbevaring5. Undersøg og udbred information om den komplekse sammenhæng mellemdigital bevaring og IP (Intellectual Property) rettigheder6. Beslut, hvilken teknisk strategi som sikrer bedst adgang nu og i fremtiden7. Definer et minimumsniveau for metadata, som er nødvendige for langtidsmanagement, og udvikl værktøjer til automatisk at generere og/ellerudtrække så megen minimumsinformation som muligt.CLIR står for en række meget relevante publikationer, som analyserer, rapportererom forsøg og giver vejledning i emner omkring bl.a. digital bevaring.Nedenfor er et relevant udvalg publiceret siden januar 1999. Disse samt den fuldeliste kan findes påhttp://www.clir.org/pubs/reports/reports.html.Listen skalprimært ses som en illustration af, hvilke typer initiativer, som støttes/igangsættes.Pub106Building a National Strategy for Preservation: Issues in Digital MediaArchivingApril 2002. $20pub100Building and Sustaining Digital Collections: Models for Libraries andMuseumsAugust 2001. $15pub97A Collaborative Approach to Collection Storage: The Five-CollegeLibrary Depositoryby Willis E. Bridegam. June 2001. $1526
pub93Risk Management of Digital Information: A File Format InvestigationbyGregory W. Lawrence, William R. Kehoe, Oya Y. Rieger, William H. Walters,and Anne R. Kenney. June 2000. $20pub92Authenticity in a Digital EnvironmentMay 2000. $20pub89Enduring Paradigm, New Opportunities: The Value of the ArchivalPerspective in the Digital Environmentby Anne J. Gilliland-Swetland. February2000. $15pub87The Making of America II Testbed Project: A Digital Library ServiceModelby Bernard J. Hurley, John Price-Wilkin, Merrilee Proffitt, Howard Besser.December 1999. $15pub77Avoiding Technological Quicksand: Finding a Viable TechnicalFoundation for Digital Preservationby Jeff Rothenberg. January 1999. $20
4.2.5 AustralienAustralien har været banebrydende omkring webarkivering. De startede et projektPANDORA, som nu er gået i produktion. Strategien i Australien er at udvælge enrække strategiske sites og følge dem med jævnlige høstninger – frekvensenafhænger af den enkelte site.Man havde opstillet en vision:./33;&&4<
som er gennemført.Som beskrevet i udredningen om de retlige forhold, har Australien valgt en model,hvor de laver frivillige aftaler med ejerne af de forskellige sites.Et glimrende overblik over aktiviteterne er givet i:http://www.nla.gov.au/nla/staffpaper/2001/cathro3.htmlAustralien betragter bevaring af fast materiale som et forskningsfelt, se:A Draft Research Agenda for the Preservation of Physical Format DigitalPublications,http://www.nla.gov.au/policy/rsagenda.htmlArkivet i Victorie har netop fået en bevilling på 8,2 mio. $ (AUS) tilvidereudvikling af deres system VERS til håndtering af digitalt arkivmateriale.Der er ikke samarbejde mellem biblioteket og arkivet, men der er tæt kontakt.
4.3 Internationalt relevante projekter og initiativerDer er blandt alle, jeg har snakket med, en erkendelse af, at problematikkenomkring digital bevaring er kompleks og i øjeblikket meget svær at prissætte, menogså, at mange af problemerne kan løses internationalt. Samarbejdet kan ske påmange måder – fra fora, hvor man kan udveksle erfaringer, til mere struktureretsamarbejde, hvor man går sammen om at få løst en opgave, som BL og KB har27
gjort – til en tredje model, hvor man foretager en fælles softwareudvikling via etopen source samarbejde. Præcist hvem, hvordan og hvor mange skal etableres.En opgave, som er oplagt international (og dyr) er opbygningen af et system, somkan stille en service til rådighed, hvor man kan få fortolket et vilkårligt format. Ensådan service kan opbygges på mange måder – at man deler forskellige formatermellem sig, at man opbygger en virtuel maskinpark eller på anden vis sikrer enfornuftig afvikling af en fil. Vi vender mere tilbage til denne problemstilling iafsnittet om bevaring.
4.3.1 EUDigital bevaring er et indsatsområde under EU. Det spanske formandskab harnetop udsendt et strategipapir, som er resultatet af en række møder medrepræsentanter for alle EU-landene. Arbejdet har udmøntet sig i en resolution(udkast rundsendt 30/5). I denne står:FORESLÅRfølgende mål og vejledende foranstaltninger med henblik på yderligereanalyse:-stimulering af udviklingen af politikker for bevaring af den digitale kultur og arvsamt deres tilgængelighed gennemooprettelse af samarbejdsrammer og –mekanismer mellem [...]medlemsstaterne med henblik på udveksling af erfaringer vedrørendepolitikker, programmer og dertil knyttede lovgivningsmæssige spørgsmålog på udvikling af fælles metoder;okollektiv og individuel støtte til de relevante lagringsorganisationer(f.eks. arkiver, biblioteker og museer) i forbindelse med deres ansvar forat indsamle digitalt indhold og sikredetstilgængelighed fremover;oundersøgelse af, hvilke organisatoriske infrastrukturer og tekniskestandarder der er behov for til at støtte stabile og kompatible net afpålidelige lagre.øget oplysning og bevidstgørelse gennem net, der støtter deling af erfaringer ogfremskridt, vedtagelse af passende standarder og måling og formidling af godpraksis;undersøgelse af passende investeringer og analyse af omkostninger og virkningerfor nuværende og fremtidig finansiering samt mulighederne for synergi mellemoffentlig og privat investering;forbedring af færdighedsbasen ved at skabe mekanismer til udveksling af videnog færdigheder og til fortsat kortlægning af nye færdighedskrav oguddannelsesbehov;fremme af forskning i problemer og løsninger gennem udvikling afforskningsprogrammer, teknologitests og større eksperimentelle applikationer.
----
OPFORDRER KOMMISSIONEN OG MEDLEMSSTATERNEtil i relevant omfangog inden for deres respektive kompetenceområder og med fuld respekt forsubsidiaritetsprincippet at træffe eller udvikle disse foranstaltninger eller undersøge, omde kan gennemføres;
På det konkrete plan har kommissionen via specielt IST-programmet støttet ogstøtter fortsat en række projekter, som skal samle og udbrede viden om digitalbevarelse, bl.a. ErpaNet (www.erpanet.org), og dels en arbejdsgruppe med28
repræsentanter fra EU og USA, som skal identificere forskningsområder relevantfor 6. rammeprogram.ErpaNet holder en række workshops – den næste afholdes i november iKøbenhavn.Der er etableret en række fora, hvor digital bevaring er med. Inden for arkiverafholder DLM årlige møder (se bl.a. www.dlmforum2002.org), hvor erfaringerkan udveksles. Inden for biblioteker har DELOS tages initiativer til en rækkeworkshops og står for den Europæiske ECDL–konference (www.ecdl2002.org).Endelig skal nævnes en rapport sponsoreret af International Council for Scientificand Technical Information, Information Policy Commitee og CENDI (HC 99).Den gennemgår situationen på en række arkiver rundt om i verden.
4.4 SpørgsmålDer er allerede lavet mange undersøgelser om forskellige aspekter af digitalbevaring. Det meste af det tekniske og strategiske arbejde kan umiddelbartoverføres til den danske situation. Det skal overvejes, om man i enimplementeringsfase af et arkiv til publiceret materiale skal forsøge at etablere etstrategisk samarbejde med andre. Det bør overvejes, i hvor høj grad andresløsninger kan overføres direkte. Konkret bør man se på samarbejde med Hollandog England samt USA og Australien. Det bør overvejes, i hvor høj grad man viltilstræbe brugen af open source software.Langtidsbevaring er klart internationalt, og Danmark skal sikre en repræsentationi relevante projekter og initiativer. Det skal overvejes, hvordan Danmark ønsker atudnytte 6. rammeprogram.Det er også vigtig at gøre sig klart, hvad man ønsker skal ligge nationalt, og hvadder kan løses internationalt.Skal snapshot nødvendigvis ske i Danmark – kunne vi ikke lave et fælles nordiskeller europæisk arkiv? Hvad med den videnskabelige produktion – den ligger nutypisk i udenlandske databaser – er det ønskværdigt?Som i andre lande bør det overvejes, om Danmark skal lave en gruppe, som kantage initiativer på tværs af institutionsgrænser. Det skal overvejes, hvilkebeføjelser og hvilken økonomi man ønsker at give en sådan gruppe.
29
5 MetadataMetadata er på mange måder rygraden i et informationsbevaringssystem.Metadata er strukturerede data om data. Traditionelt tænkes metadata sominformation, som er relevant i forbindelse med formidling. I forbindelse meddigital bevaring vejer imidlertid andre prioriteter. En illustration af omfanget afmetadata, som man forestiller sig er nødvendig i forbindelse med bevaring, givesaf OAIS modellen, hvor to forskellige kategorier af metadata er identificeret:••Repræsentationsinformation ogBevaringsbeskrivelsesinformation, som har fire/fem undergrupper (her erogså den af NEDLIB foreslåede ”ændring” medtaget, (se diskussion3.2.1):oReferenceoSammenhængoProveniensoFixityoÆndringerSer man på mængden af data, og begynder man at overveje omkostninger ved atgenerere disse manuelt, forstår man, hvorfor automatisk generering af metadata eri fokus i flere lande.
5.1.1 Repræsentationsinformation:Forskning omkring automatisk analyse af materiale – og dermed at mange afrepræsentationsinformationerne kan genereres automatisk. At der vil være rigtigmeget at vinde ved at automatisere genereringen af metadata kan ses af følgendestruktur for repræsentationsinformation formuleret af NEDLIB projektet:
30
LagFysisk lag
BeskrivelseEt digitalt dokument opbevares på et fysisk medium, det kan væreen CD-ROM, en floppy eller det kan være på en harddisk. Devicedrivers og chips sammenbygget med det fysiske lagermediumhåndterer levering af bitstrømmen til det binære lag.Bitstrømme samles I navngivne blokke uafhængig af det fysiskemedium. Operativsystemet, som styrer filsystemet, giverfunktionaliteten på dette niveau.Bit’ene samles til simple datastrukturer, som kan manipuleres afprogrammer. Den nødvendige funktionalitet stilles til rådighed afcompilere og/eller fortolkere.Data struktureres til objekter, som meningsfuldt kan fortolkes afapplikationer. Objektformater kan være åbne ellerlukket/propriotærtProgrammer, som konverterer objekter til meningsfulde oplevelser
Binære lag
Strukturlag
Objekt lag
Applikationslag
Figure 6. The layered information model fromhttp://www.kb.nl/coop/nedlib/results/D4.2/D4.2.htm
Information for ovenstående lag skal i princippet kendes for alt online materiale. Ipraksis er det i forbindelse med brug af standard- eller meget udbredt softwareselvfølgelig tilstrækkeligt at gemme informationen om navnet på softwaren.Parallelt opbygges så et softwaredepot, hvor ovenstående angives.Som er berørt før, vil det give mening at pålægge et sådant softwaredepot centraltog knytte det sammen med en opgave om at sikre, at dette software kan afviklespå en fremtidig platform.31
5.1.2 BevaringsbeskrivelsesinformationSom allerede omtalt har denne fire/fem kategorier, som skal defineres vedinput/ingest.OCLC/RLG har netop udgivet en rapport (januar 2002) med en oversigt overbevaringsmetadata. (http://www.oclc.org/research/pmwg/presmeta_wp.pdf) samten rapport (april 2002) med anbefalinger(http://www.oclc.org/research/pmwg/pres_desc_info.pdf)I rapporterne opstilles grafiske modeller for, hvordan informationen struktureressamt gives anbefalinger til, hvordan disse udfyldes.Skal det overhovedet være muligt økonomisk at etablere digitale arkiver er detvigtigt, at så mange af disse informationer genereres automatisk, og at man ser påmetoder, som underbygger en høj grad af automatik i forbindelse med genfinding.Det gælder om i så høj grad som muligt at hente eksisterende informationer,såfremt der allerede er knyttet metadata til dataobjektet. Eksempler her er:I forbindelse med langtidsbevaring planlægger SB at rippe cd’erne for at læggemusikken ind i et tapesystem. Meget af musikken ligger beskrevet inationaldiskografien, hvorfor en proces skal tage højde for en udnyttelse af denneinformation.Et andet SB-eksempel er opbygningen af et digital arkiv medpligtafleveringspligtigt radio/tv. Her vil man prøve at udnytte de metadata, somsendes med signalet i forbindelse med eksempelvis kabeltjenester.Et tredje eksempel er pligtaflevering.dk, hvor materialet allerede er beskrevet iforbindelse med aflevering. I stedet for at gentage dette arbejde, udnyttesanmeldeblanketten. Denne suppleres med fritekstsøgning.I forbindelse med aflevering og høstning kan automatisk laves en rækkekvalitetstest.
5.2 Opsummering af spørgsmålMetadata er essentielle for langtidsbevaring for såvel det, at genfinde materialesom for at sikre den korrekte håndtering af materialet som led ibevaringsstrategien. Generering af relevante data er imidlertid ogsåomkostningstung, hvorfor det er vigtigt at analysere denne proces igennem for atidentificere muligheder for automatisering af processen.I hvor høj grad kan metadata genereres automatisk eller ud fra eksisterendeinformationer?Hvilke data er minimumskravet?Eksisterende beskrivelse for metadata bør gennemgås og det bør overvejes, hvilkeinformationer er essentielle, hvilke, som kan genereres automatisk eller vedkilden, og hvordan kvalitetskontrol af data gennemføres
32
6 IndsamlingThe digital world is one where objects are dispersed across the Web andwhere they are continually subject to change. Increasingly, digital objectsare themselves dynamic information handling systems capable of interactingwith the user. This changes the user experience as the result of user-interaction and choice, and the context and way in which the object is usedbecome an important element in what may be preserved. New methods andconcepts are needed to understand how and what to archive so that theintegrity of the digital resource and the context of its creation and use arepreserved.Målet med indsamlingen er at skabe en samling af dataobjekter som hurtigstmuligt suppleres med repræsentationsinformation og hvor relevant, dennødvendige software. Disse kan være af relativ simpel type som billeder,tekstorienterede artikler, lydfiler osv.; de kan være mere komplekse, someksempelvis sager fra statslige institutioner, eller der kan være store datamængder.Det kan være afsluttede, afgrænsede publikationer, som de, der er omhandlet afden nuværende pligtafleveringslov, eller det kan være materiale, som er skabt tilkonstant at ændre form og fremtoning.Der skal være enighed om, hvad en enhed er. I forbindelse med websider – er detden enkelte side, er det alle sider inden for et givet domæne eller er det siden plusalle links et step ud eller noget helt tredje? Der er mange muligheder og ingensandhed – det skal defineres.Grunden til det kan være vigtigt at afklare dette spørgsmål er, at det digitaleobjekt typisk vil have sin beskrivelse, og det vil typisk være til den enhed, somder senere skabes direkte adgang til.Diskussionen her kan deles i to--en som omhandler strategier for udvælgelse af materiale ogen som omhandler metoder til implementation
Som ved det meste, er de to spørgsmål ikke fuldstændig afkoblede, men man kangodt f.eks. diskutere strategi for udvælgelseskriterier uden at tage stilling til, ommaterialet høstes, eller om det afleveres.En forudsætning for, at det overhovedet giver mening at se på langtidsbevaring er,at der er noget at bevare. En meget vigtig komponent er derfor det første punktovenfor, en formulering af selektionskriterier for, hvad der skal bevares. Skal vibevare så meget som muligt? Hvilke selektionskriterier skal vælges? Hvem eraktørerne i de forskellige dele af processen? Hvilken procedure anvendes iforbindelse med indsamling af materialet – aflevering eller hentning/høstning?
6.1 TerminologiVi skelner i det følgende mellem indsamlingsstrategi, som handler om kriterier forat vælge materiale ud, og indsamlingsmetoder, dvs. hvordan det valgte materialekommer fra udgiveren til det digitale arkiv.
33
6.1.1 Indsamlingsstrategi-Tværsnit: Ideen ved tværsnitsarkivering er, at man med veldefineremellemrum gemmer en passende mængde af det materiale, som eroffentlig tilgængeligt. Eksempler er Internetarkivet i USA og strategienmed at indsamle alle radioudsendelser i en bestemt uge her i Danmark.Selektive: Værdien af enkelte objekter for fremtiden vurderes og de, somvurderes som værdifulde, bevares. Eksempler er Statens Arkiver iDanmark og Pandora i Australien.Begivenhedsorienteret: En begivenhed vurderes som havende betydningog man søger at gemme materiale, så eftertiden kan følge såvel reaktionersom indhold af begivenheden. Eksempler er September 11 arkivet,præsidentvalget i USA og kommunevalgspilotforsøget her i Danmark.(Pligt)aflevering – Regler definerer kategorier af materiale, som skalafleveres. Udgivere beslutter, om et givet materiale skal afleveres iht.Loven. Forskellen på denne kategori og den selektive er, at her definerestyper af materiale og ikke enkeltstående dokumenter. Et eksempel er dennuværende pligtaflevering af statiske værker: andre, som ikke er omfattetaf pligtafleveringsloven, er online aviser.
-
-
-
6.1.2 Indsamlingsmetoder-Aktiv indsamling: Materialet hentes manuelt eller automatisk enten vha.en høster eller på anden vis.oManuel indsamling: Enkeltfiler hentes og lægges ind i etarkivsystem. Et eksempel er pligtaflevering.dk, hvor enkeltværkeranmeldes og efterfølgende hentes.oAutomatisk indsamling: Materiale høstes automatisk ud frakriterier såsom et domæne, en række manuelt eller automatiskgenerede URL’er og lægges automatisk ind i et arkiv. Eksemplerher er webarkiveringsprojekterne Kulturarw3 i Sverige og InternetArchive i USA-Passiv indsamling: Ved passiv indsamling afleveres eller doneresmaterialet til arkivet.oAflevering: Udgiveren har ansvaret for at aflevere materialet på enpå forhånd aftalt måde, evt. sammen med en beskrivelse. Eteksempel er afleveringen, som den sker til Statens arkiver.oDonation: En samling af materiale doneres. Skal ofte efterfølgendestruktureres.
6.2 Afvejning af indsamlingsmetode i forhold til materialetypeForskellige strategier og materialetyper egner sig til forskelligeindsamlingsstrategier. Pga. kompleksiteten ser vi, at forskellige institutioner oglande vælger en teknologisk løsning. Som det kom frem på konferencen i juni i34
København, er dette mere et udtryk for manglende økonomi, mere end det er etresultat af tekniske overvejelser.Nedenfor er givet en oversigt over, hvad forskellige lande og institutioner gørEventbaseretAktiv (automatisk Strategi i USAog manuelMulighed ihentning)forbindelse medpligtaflevering.dkPasiv (Afleveringog donering)SelektivStrategi forAustralienTværsnitKulturarw3Nordiske landeArchive.orgStrategi hosStatens Arkiver.Generelt strategihos arkiver.I forbindelse med den selektive strategi sker der en ret detaljeret beskrivelse af deudvalgte emner (arkivfond, websted osv.). I forbindelse med den eventbaseredehøstning i USA forventer man på LC kun at lave en beskrivelse for hver event.Genfinding inden for begivenheden vil ske på anden vis.I forbindelse med den amerikanske strategi forventes, at eventen som helhedbeskrives i bibliotekssystemet, men ikke de enkelte komponenterI forbindelse med tværsnitshøstninger er en beskrivelse af de enkelte sites umulig.Det er derfor nødvendigt her at bruge alternative strategier så som fritekstsøgning.Forskellige informationstyper egner sig til forskellige indsamlingsstrategier og –metoder.To vigtige parameter i forbindelse med indsamlingsstrategi for webmateriale,opdateringsfrekvens og grad af interaktivitet (ofte = kompleksitet). Afhængig afværdien af disse bør vælges forskellige strategier mht. høstning, som illustreret påfiguren nedenfor:Sker i dag medlokalfjernsyn
35
Hyppig
webcastnetavis-forsidevejrudsigt
2
Chat
Virtual reality
Meningsmålinger (poll)Auktioner (eBay)
Moderat
Ændringer
konferencesystemnetavis-featurehistorie
1+2
Amazon.comHomebanking
31interaktiv feature
personlig hjemmeside
Sjælden
netavis-baggrundshistorie
Bibliotekssystem
Lav
ModeratInteraktivitet
Høj
En sammenhæng mellem arkiveringsstrategi og –metode og parametre bagmaterialet. På tegningen står 1 for tværsnit og 2 for selektiv strategi. I område 1og 2 kan traditionelle høstemetoder generelt anvendes. I område 3 kan selektiveller afleveringsstrategier bruges – men strategier kan ikke implementeres med entraditionel høstemetode.
6.3 Eksisterende erfaring6.3.1 Selektiv indsamlingAustralien benytter selektiv indsamling. Fra deres strategipapir får vi dereskategorier:http://pandora.nla.gov.au/selectionguidelines.html:----------------Annual ReportsCommonwealth Government PublicationsDigitised MaterialsEducational MaterialExhibitionsEthnic Community SitesIndexed Publications and ArticlesJuvenile PublicationsLiterary WorksNewspapersOrganisational and Personal SitesOther Protocols, eg. FTP, GopherPacific PublicationsReligious SitesState Government PublicationsMaps36
Man har ca. 1200 sites, som høstes selektivt. Som omtalt i kapitel III har man herfrivillig aftale og aftaleformularen vedlagt i bilag 3. Man indhenter kun materiale,hvor man kan få godkendelse til også at give adgang.Hver site er registreret i biblioteksdatabasen
6.3.2 Eventbaseret indsamlingLC i USA benytter en eventbaseret indsamling. De planlægger at indsamlewebsider i forbindelse med præsidentvalgene. De har også gennemført enSeptember 11 indsamling. Denne blev iværksat samme dag vha.bibliotekarnetværket – den ansvarlige for projektet skrev ud til alle fagreferenter,forskere og andre, som var en del af LC’s sædvanlige netværk, og bad dem omdels at indrapportere relevante sites. Dette lykkedes over al forventning.I Danmark gennemføres et pilotprojekt, som så på aktiviteterne omkringkommune- og amtsvalget. 2000 sites blev brugt som start URL’er til de tohøstmaskiner.
6.3.3 TværsnitAlle de nordiske lande er i dag involveret i webarkivering i større eller mindreskala– med undtagelse af Sverige, som er midlertidigt stoppet.Sverige startede webarkivering i 1996 og har siden foretaget 1-2tværsnitshøstninger om året. Sidste høstning var i 2001.Der er etableret et samarbejde mellem nationalbiblioteker i de fem nordiske landeom at udvikle en fælles adgang til webarkiverne. Dette projekt, NordiskWebarkiv, er støtter af Nordunet2.En andet problem i forbindelse med tværsnitshøstning er, at den synlige del afWeber er meget mindre end den samlede mængde materiale. Man taler om detdybe web – det, som ikke umiddelbart er tilgængeligt. Dette kan være Intranet, detkan være information i databaser, det kan være information skjult bar brugernavnog password. Langt den største informationsmængde er det dybe web (LV 00)
6.3.4 AfleveringArkiverne benytter afleveringsmetoden. De kan være med til at stille krav tilleverandører af sagsbehandlingssystemer, så de sikrer, at systemet kan udtrækkerelevante informationer og låse disse, når en sag er færdig. Systemet fungerer tilalles tilfredshed.I webarkiveringsprojektet er aflevering også undersøgt. Her fik man en site fraBornholm. Ved ankomsten viste det sig, at den var udviklet i ASP. Denne kunneumiddelbart installeres og kører – men at langtidsbevare den i denne form vilvære besværligt.
6.3.5 HøstningSom er blevet bemærket i forbindelse med afviklingen af pligtaflevering.dk ogbekræftet af alle andre, som kører høstninger, findes der meget på internettet, som37
ikke automatisk kan høstes. Bl.a. vil brugen af javaskrift forhindre dagens høsterei at fungere, ligeledes volder streamet audio og video problemer. Kræver en sideinput (f.eks. tekst i et felt) for at komme videre, stopper systemet. Der kan dogkodes ud af denne situation. Aschenbrenner (A 01) fra Østrig har undersøgt denneproblematik og er kommet med forslag til, hvordan man kan lære systemet atgætte, hvad der et relevant input.Nedenstående oversigt blev udarbejdet i forbindelse med netarkivet.dk (delrapport2) og viser, hvilke materialetyper der vil kunne indsamles med hver af de 3indsamlingsprogrammer:Ukomplicerede/lidt komplicerede web-siderKomplicerede websiderStreamet videoStreamet audioChatJaNejNejNejDelvist, ja hvisdet er HTMLbaseretKun dem styretaf traditionelhttp-authentificationNejNejNejNej
Net-konferencer
MailinglisterNyhedsgrupperWAP-siderSMS-beskeder
6.4 Opsummering af spørgsmålDer skal laves en strategi for, hvad skal indsamles, og hvordan denne indsamlingeffektueres.Afvejningen mellem aktiv indsamling og passiv indsamling.Er der visse typer materiale, som hører til den selektive gruppe, f.eks. on-lineaviser og magasiner?Har vi begivenheder, som bør følges regelmæssigt, f.eks. valg (såvel folketings-som kommune- og amtsvalg), kongelige begivenheder …?Er der mere, som fortjener regelmæssig opfølgning, eksempelvisintegrationsdebatten?Skal der laves tværsnitshøstninger – og i givet fald hvilke domæner og hvor tit?I hvor høj grad kan man får værkskaberne til at generere den beskrivendeinformation?38
Man kan godt forestille sig, at noget materiale vil egne sig til kortere opbevaringog andet til langtidsbevaring. Der bør formuleres en strategi for, hvad man ønskerat bevare – og hvor lange man forventer at kunne komme til materialet.Vi har identificeret to basalt forskellige materialetyper: født digital ogdigitaliseret. Ofte vil den digitalisere kopi være fremstillet af hensyn til formidlingog ikke af hensyn til bevaring. Der ligger dog en stor investering i dennedigitaliseringsproces. Såfremt der ikke er midler nok til bevaring af begge skalformuleres en prioritering mellem unika og dyre kopier.
39
7 IngestSer vi på OAIS modellen, er ingest den process, hvor materiale modtages,kontrolleres for såvel korrekthed som komplethed, og hvor evt. ekstrainformationer, som er nødvendige af hensyn til bevaring, tilføjes.
7.1 TerminologiAutentifikation:En proces, hvor man får bekræftet, at en bruger, serviceudbyder, ressource eller information er bona fide. I sikkerhedssammenhængbruges termen ofte og hentyder til den proces, hvorved en modtageren af endigital besked er sikker på identiteten af afsender, og at meddelelsen ikke erændret.Autoritetskontrol:Processen at verificere og autorisere valget af entydigtidentifikation såsom personnavn og emne og sikre, at dette identifikation erentydigt brugt. (autoritetsposter) Inden for sikkerhed – at afgøre om en identitethar ret til at foretage en handling, eksempelvis få adgang til en ressource.
7.2 Autentifikation og kvalitetskontrolSom en del af modtagelsen er det vigtig at sikre, at------objektet er det, som det foreskriver at være,det er komplet,det ikke er virusinficeret,metadata er komplette – hvis ikke, supplere disseder er reference til såvel oprindelse som ny placeringosv.
40
8 BevaringEn bevaringsstrategi falder naturligt i tre dele:---en, som sikrer dataobjektet ogen, som sikrer, at dataobjektet kan fortolkes og visesen, som sikrer, at data er identisk med de oprindelige, og i tilfælde afændringer, at disse er veldokumenterede
Et fundamentalt spørgsmål er, hvad man ønsker at bevare – det fulde system ellerønsker man at bevare informationen? Lad mig prøve at illustrere spørgsmålet medet par eksempler.Ønsker man at bruge hulkort for at få svar på datamateriale, som blev optaget i70’erne?Ønsker man at se online information fra 80’erne på en sort/hvid skærm med en480*640 opløsning?Svaret afhænger selvfølgelig af, hvilket formål man har med at opsøge dataene,illustreret ved et andet eksempel – ønsker man at finde indholdet af en avisartikel(via Polinfo), eller ønsker man at se hele siden, hvor artiklen forekommer.På samme måde kunne man forestille sig, at man ønskede at forståforskningsmetoder dengang i 70’erne, hvor en 300 baud TTY terminal forbundetmed computercentret var vild luksus.Bevaringsstrategien vil klart afhænge af formålet. Er det vigtigt at bevareoplevelsen, må man sikre migration af såvel data som programmer til at vise dissepå en måde, som er ”trofast” over for originalen. Er man på den anden sideprimært interesseret i oplevelsen, vil det eksempelvis være nok at specificere, atdette billeder er gemt i med G4 kompression, hvorimod den aktuelle viewer ikkeer vigtig. Og vigtigere endnu, man behøver ikke migrere den relevante software,man behøver blot i fremtiden at kunne skrive software, som kan fortolke den G4-komprimerede bitstrøm.
8.1 Materialetype, formater og bevaringEt gennemgående tema i litteraturen omkring bevaring er, at man skal forsøge atbruge åbne standarder. Skal man om 50 år fortolke et dokument, er det vigtigt, atman ved, hvordan bittene skal fortolkes. Har man brugt et lukket format someksempelvis Word, er eneste chance for at fortolke bitstrømmen, at man harbevaret et eksemplar af denne software, og at man kan etablere en platform, hvorman afvikle det. Brugtes et åbent format, kunne man skrive ny software, somkunne fortolke bitstrømmen. At et format er åbent, behøver ikke betyde, at det enåben standard. Eksempelvis Adobes postscript og pdf formater er åbne.Indsamles eller afleveres materiale i lukkede formater, bør det overvejes, om mankan lave en overspilning, som bringer det på en standardiseret form. Arkiverne iDanmark kræver aflevering i en række veldefinerede og veldokumenteredeformater, hvilket klart øger chancen for, at man kan fortolke disse i fremtiden mendet giver også en chance for, at omkostningerne ved bevaring er væsentlig lavere,end hvis vilkårlige formater blev accepteret.41
Traditionelt har biblioteker accepteret alle formater. Det bør overvejes, om alleformater skal bevares, eller om man kun vil indsamle visse (nok væsentlig flereend arkiverne), som stadig giver en rimelig mulighed for at kunne indsamle etrepræsentativt udsnit af det publicerede materiale.I 1997 publiceredes resultatet af en undersøgelse: ”A Framework of data typesand formats, and issues affecting the long term preservation og digital material”(B 97). I denne gennemgås materialetyper og filformater for hver gives enbasisværdi, en kompleksitetsværdi samt en risikoanalyse. Også meditypergennemgås. Der bør laves en opdateret version af denne analyse, og denne børbenyttes til at lave en prioriteringsliste over foretrukne filformater. Det børovervejes, om man ønsker at indsamle materiale, hvor chancen for at vise det omti år er meget lille.At dette forekommer, kan illustreres af et eksempel. I 1991 udgav DR og UNI-Cet multimedieprodukt ”Siulleq”, som samlede materiale om Grønland. Udgivelsenbestod af en cd-rom (til MAC), en laservision plade samt en bog med stregkoder.For at afvikle dette produkt kræves:•••En MAC, som kører ….En laservision afspillerEt fjernsyn
Ved demonstrationer krævedes en stationcar for at medbringe det relevanteudstyr. Laserdisk afspilleren blev styret af MAC’en. Materialet er interessant, fordet var banebrydende og et af de første eksempler på multimedia produktion.Men hvad er chancen for at bevare dette produkt?Og kunne vi – skulle det så i fremtiden afvikles på en MAC med 11” s/h skærmsamt et 50 Hz 28” fjernsyn?
8.2 TerminologiOverspilning(Refreshing) – en periodisk overspilning af data til samme typelagermedium uden ændring af bitstrømmen.Modificeret overspilning:Overspilning til et lignede medium uden at ændrebitstrømmen – eksempelvis fra 5 �” floppy til 3 ½ ” floppy eller fra et tapedevicetil et andet.Nedenfor vil en række metoder til bevaring af fortolkningen blive omtalt. Disseer:Emulering:at skabe computeromgivelser, som giver mulighed for at afvikle etcomputerprogram udviklet til en platform på en anden. Eksempler på emulering erSoftwindows, som giver mulighed for at emulere et Intelmiljø på en ikke-intelplatform.Migrering:Materialet konverteres med mellemrum til nye version af denrelevante software. Dokumenter i Word er et eksempel.Konvertering:Speciel form for migrering, nemlig den hvor materialetkonverteres til et standardformat.42
Museal strategi:Man opretter et computermuseum, som indeholder alle typerhardware, styresystemer og softwarepakker.
8.3 Bevaring af informationsobjektetInformationsobjektet er det, vi ser, hører eller på anden vis oplever. Dette kanbevares på forskellig vis, enten som de oprindelige data samt relevanteprogrammer eller ved, at det er transformeret til et standardformat.Nedenfor bruges et meget simpelt eksempel – et tekstdokument. Dette er gjort foroverskuelighedens skyld. Man skal være opmærksom på, at vi ofte har at gøremed meget komplekse digitale objekter, hvor udsagnene ikke er så oplagte, somde måske kan forekomme nedenfor.En metode, som ofte omtales i forbindelse med bevaring, er digital arkæologi. Jeghar ikke medtaget denne strategi, da jeg anser den for at være resultatet afmanglende strategi. Men det er da godt at vide, at der findes firmaer, som er vedat lave en forretning ud af at genskabe folks tabte data.
8.3.1 MigreringIdeen i migrering er, at man forsøger at holde materialet så tæt på sin oprindeligeform som muligt, men at man løbende laver en formatkonvertering, når nyeversioner kommer på markedet. Eksempelvis konverteres et Word 2.0 formatløbende, således at det stadig kan læses med Word, men nu Word 2000.Fordelen er, at det er relativt billigt at komme i gang her og nu. Ulempen, at dennemetode kan være omkostningsfuld på længere sigt. Endelig er det langt fra allematerialetyper, som egner sig til migrering – og hvis en sådan gennemtvinges, kandet forårsage tabt funktionalitet.Ønsker man at gennemføre migrering, kræver det, at man har defineret en politikfor, hvilke formater som understøttes på et givet tidspunkt.
8.3.2 Konvertering/standardformatStandardisering går ud på, at man enten kræver, at ting afleveres i bestemteformater, som eksempelvis er tilfældet hos Statens arkiver, eller at mankonverterer data til et standardformat. Eksempelvis kan et Word-dokumentkonverteres til pdf, HTML eller XML – og gemmes som sådan.Fordelen ved metoden er, at det er meget simplere og nok billigere at sikrelangtidsbevaring. Man skal dog være opmærksom på, at migreringsmetodensikkert vil kræve, at der overspilles til nye standardformater, efterhånden somdisse udvikles.Ulempen er, at det er omkostningsfuldt her og nu, og at metoden har et relativtbegrænset område af medietyper. Det skal dog ikke undervurderes, at mængden afmateriale, som faldet inden for disse medietyper, er meget stort.
43
8.3.3 EmuleringEmulering består i at sikre, at det oprindelige signal kan fortolkes ved at emuleregamle systemer på nye. Emulering kan etableres på (mindst) to fundamentaltforskellige måder:Gennem udvikling af software (se R 99) eller ved at udvikle en såkaldt virtuelmaskine, som foreslået af Lorie fra IBM (se f.eks. Lorie 01).Fordelen ved denne metode er, at den giver mulighed for at genskabe detoprindelige look and feel. En anden fordel er, at man gemmer data og deoprindelige programmer, dvs. der bliver ikke tale om at overspille og forholde sigtil formatkonvertering. Ulempen er, at det kan bliver dyrt at etablere emulatorerfor samtlige systemer. Ydermere er denne metode stadig på forskningsstadiet, omend der allerede er etableret en lang række emulatorer til f.eks. Commodor 64,Amiga og andre.Et andet problem er, at der skal sikres, at software er legalt, at det ikke udløber ogandre lignede potentielle problemer.Der er ingen tvivl om, at etableringen af disse emulatorer vil være en ekstremtkostbar ting, på den anden side er det en potentiel service, som kun behøves fåsteder i verden. Der er altså tale om et oplagt område for internationaltsamarbejde.En variant, som fungerer over for standardformater, er at etablere et arkiv medsoftware, som er skrevet i åben, standardiseret kode, og som kan læse data afgivne mime-typer og med veldefinerede strukturer.
8.3.4 Museal strategi: Teknisk MuseumEn tredje strategi vil være at gemme eksemplarer af computere såvel som deforskellige drev til forskellige lagringsmedier. Alternativt kunne man gemmedokumentation for såvel hardware som software (i det omfang det overhovedeteksisterer). En anden variation blev nævnt ovenfor, nemlig virtuelle maskiner.Ideen i disse er at kunne programmere chips til at opføre sig som tidligere chips.Et andet problem, som jeg vil beskrive her, selv om det også er relevant foreksempelvis emulgeringsstrategien, er problemet med drev. Et potentielt problemfor fastform materiale er muligheden for at læse dette. Hvor mange kan stadiglæse de engang meget udbredte 5 � ” disketter? Det kan stadig lade sig gøre.Hvad chancen så er for, at disketten ikke er ødelagt er så en helt anden sag – somhører under sikring af data.Igen er der forslag om at gemme specifikationerne, således at man i fremtiden kanlæse disse på nykonstruerede drev.
8.3.5 Konvertering til analog formDet lyder måske lidt barokt i vore dage, men der tales faktisk om konvertering afspecielt tekst og billeder til analog form. Grunden er, at bevaringsstrategi for disseer velkendt, og at disse medier og at har en længere forventet levetid end detdigitale medium. Sos fra NARA sagde i sin præsentation på CLIR-mødet i marts,
44
at de foretrak mikrofilm frem for en digital version. Warner Brothers gemmer filmog ikke en digitaliseret version.Der er flere ulemper ved denne form. Adgang er den vigtigste, men det skal ogsåerkendes, at der ofte tabes funktionalitet ved at konvertere det digitale signal tilanalog form.
8.3.6 SammenligningI DM 2000 gives følgende sammenligning af de tre metoder (i artiklen er ogsåindført en fjerde, non custodial, der dog, som også påpeges i artiklen, ikke er enbevaringsstrategi):StrategiMusealEmuleringKonverteringArkivmæssigtGodGodRimeligTekniskUmuligSværRimeligØkonomiskDyrDyrRimelig
E forskellige metoder har fordele og ulemper – og som det siges flere steder, manskal ikke forvente, at man kan vælge en universel metode. Den vil afhænge afomstændighed og muligheder.
8.4 Bevaring af dataobjektEn bevaringsstrategi går ud på, at dataobjektet bevares intakt, og der sker enløbende udvikling af den applikation, som skal fortolke bitstrømmen. I dennestrategi er det derfor essentielt at have en strategi for, hvordan man sikrer dissedataobjekter.Dataobjektet er filen med 0’er og 1’taller, som enten ligger på et fast medium ellerligger online i et eller andet filsystem.Målet med bevaring er at sikre, at denne bitstrøm kan genskabes, dvs. at de givetdet rette operativsystem og drev kan læses.Der findes forskellige strategier for dataobjekter, som findes online, herunder---overspilning evt. modificeret overspilning hvert femte årtest af kvalitet – overspilning (og dataopretning) hvis kvaliteten forringes(bruges ofte i forbindelse med tapearkiver)Statistisk bestemt sampling – og efterfølgende kvalitetsbedømmelse
En ting, som også hører med her, er hvordan man sikrer sig mod ved f.eks. enkatastrofe at miste informationen. I Danmark har man, som i de fleste andre lande,en centralistisk politik, dvs. at bittene gemmes i specielle institutioner, som har enmeget høj grad af sikkerhed omkring bevaring. En anden mulighed, en decentrallagring, kan ske for specielle typer materiale, eksempelvisforskningspublikationer. Et meget interessant projekt er LOCKSS. Ideen iLOCKSS (Lots Of Copies Keep Stuff Safe) er, som navnet siger, at man kan sikrelangtidsbevaring ( I alt fald på dekadeniveau) ved at sikre, at der forefindes etpassende antal kopier af materialet. LOCKSS fokuserer på noline artikler og er et45
samarbejde mellem 40+ universitetsbiblioteker og 30+ udgivere. Ideen er, atsystemet løbende tjekker kvaliteten af en kopi. Er denne ikke god nok, sørgersystemet for at overskrive den med en korrekt kopi.Generelt anbefales, at man har etableret en katastrofebeskrivelse, som er godkendtaf direktionen, og som har etableret relevante procedurer.
8.4.1 Lagermedier)4="> ) ) - #5, %& #=?4
)
!
9
:*
;@?3&.9:# ;A?@&6 #&-+.6 #&-+.<%)$:96*#&#. ;A??#&#..-&;@?3
http://www.rlg.org/ArchTF/tfadi.intro.htm#fragility:Den forventede levetid for forskellige lagermedier er gennemgået bl.a. i DataStorage Technology Assessment 2000 (nml 00) Her er givet følgende overslag:Tape: 20-50+++ årCD-R: 50+++ årCD-ROM: 5-100 år46
I ovenstående giver antallet af plusser fabrikanters forventning til antal ekstradekader udover der 50. Som med meget, er der store variationer i kvalitet ogdermed til forventet livstid.Det er også vigtigt at sikre optimale betingelser for arkivområdet. Afhængig afarkivmediet er forskellige anbefalede temperaturer og luftfugtighedsprocenter.Der synes dog enighed om, at det største problem ikke er levetiden af lagermediet,men af læseudstyr. Det nævnes endvidere, at det er alm. Praksis at overspille detdataobjektet hvert femte år.Dette får indflydelse på omkostningerne ved at bevare det digitale objekt. Skalman under alle omstændigheder overspille hvert femte år, uanset om mediet kanholde hundrede år, er det vigtigt, at overspilningsprocessen er så automatisk sommulig. Jeg anser dette for at være et argument for, at tape ofte anbefales iforbindelse med digital bevaring – på trods af de væsentlig bedre levetider for CDmediet.
8.4.2 Decentral opbevaringMaterialet kan efter aftale opbevares uden for de traditionelle institutioner. Skerdette, skal der aftales:---CertificeringKvalitetskontrolAdgang for brugere
Denne metode kan komme på tale over for eksempelvis udgivere med enforsvarlig bevaringsstrategi. Da dette vil være dyrt, forventer jeg ikke, at mangevil udnytte denne mulighed. I USA er JSTOR et eksempel på dennebevaringsstrategi.SA kalder denne strategi for Non custodial Archiving og argumenterer imod den– i alt fald hvis der ikke er kontrol med de decentrale opbevaringsinstitutioner.
8.5 SikkerhedsforanstaltningerTager man en 200 år gammel bog, og er dens indbinding intakt, er der en ret storsandsynlighed for, at den er den originale. I alle tilfælde vil et forsøg påforfalskning ved at skifte et par sider ud, være ekstremt dyrt og yderstkompliceret. Dette er ikke tilfældet med elektroniske materiale, og i flere kredseytres ønske om eksempelvis versionskontrol. Et andet problem er, at man faktiskuden skyld kan komme til at ændre i signalet. Dette gør, at man i forbindelse medlangtidsbevaring bør overveje, hvordan man vil sikre integriteten og autenticitetenaf signalet, og hvordan man vil sikre, at evt. planlagte ændringer dokumenteres.
8.5.1 AutenticitetI dag vil man fokusere på følgende måder:••Digital signatur til sikring af, at bittene ikke er ændredeDigital vandmærkning – for at sikre materiale og ophav47
•
Digital tidsstempling
Sammen med versionskontrolsystemer.
8.5.2 AuditSkal arkivet være troværdigt, er det vigtigt at evt. ændringer dokumenteres.
8.6 Opsummering af spørgsmålDer skal etableres strategier og efterfølgende handlingsplaner for, hvordan visikrer langtidsbevaring, når først digitalt materiale er indsamlet. Det forventes, atstrategien vil afhænge af såvel type som oprindelse af materialet. Herunder skaldet overvejes, for hvilket materiale det er vigtigt at bevare den fuldefunktionalitet, for hvilket look and feel er vigtig, og for hvilket det er indholdet,som er vigtigt.Anbefalinger i forbindelse med lagermedium og overspilning bør fastlægges.Er flere involveret i bevaringsforpligtigelserne, skal der fastlægges procedurer forkontrol, ligesom der skal fastlægges procedurer for, hvordan en situation som attredje part nedlægger sin forretning, håndteres.Der skal undersøges, hvordan man sikrer, at der løbende følges med i de tekniskemuligheder.
48
9 Adgang/TilgængeliggørelseDet giver kun mening at indsamle materiale, som man har en rimelig forventningtil, at man kan give adgang til i fremtiden. Det lyder som en tautologi, men er detikke nødvendigvis.At kunne bruge materiale engang i fremtiden har i den analoge verden krævet, atmaterialet er beskrevet på en måde, så man genfinde det – på samme måde, sombøger beskrives, så man kan genfinde det, som handler om noget bestemt, erskrevet af en bestemt osv. uden at skulle have samtlige bøger i hånden. Meddigitalt materiale behøver det ikke at forholde sig sådan.Digitalt materiale adskiller sig fra analogt ved selv at have al information søgbart.Vi skal ikke her gå ind på en længere diskussion af mulighederne for automatiskklassifikation, men blot konstatere, at digitalt materiale er fundamentalt forskelligtfra analogt materiale, og at alle oplysninger i det er tilgængelige.Til gengæld, som allerede diskuteret i sidste kapitel, stiller visningen af detdigitale materiale ofte store krav til udstyr – og det er langt fra sikkert, at vi kangive adgang såfremt det rette arbejde ikke er gjort i indsamlingsøjeblikket.Det meste materiale på webben findes vha. søgemaskiner som eksempelvisGoogle. Det er også velkendt, at disse medfører meget støj, hvilket er et afhovedargumenterne for at udvikle emneportaler. At disse er nyttige kan ses afPADI, som inden for det område, som er behandlet i denne rapport, indeholdermange relevante henvisningerOvenstående diskussion afspejler et meget fundamentalt spørgsmål: Hvordan vilfremtiden finde informationerne, og hvordan vil de forvente at få dempræsenteret. I en vilkårlig tid har vi en tendens til at tro, at fremtidens mulighederligner dem, vi har nu. Efter at være vant til at aflevere mine hulkort ved en disk ogvente 24 timer på at få en stak papir tilbage virkede det som en revolution, da jeg i1976 kom til Cambridge og fik adgang til en 300 baud TTY terminal, som stod iet nabokontor. Kunne man forestille sig mere? Ikke dengang. Men i dag giver detanledning til at trække på smilebåndet.Hvordan vil vi i dag forvente at få adgang til de informationer? Via en 300 baudTTY terminal via et i vore øjne arkaiske styre- og filsystem? Nok ikke – vi vilforvente, at informationen kan søges med set med i vore øjne moderne metoder,og at vi kan få vist dem på en skærm og ikke via 9-nåls print på endeløse banerpapir.Det er derfor vigtigt at gøre sig klart, at selv om arkivobjekterne bevares påoriginal form, skal adgangen følge med tiden – og at denne ind i mellem foretagerkvantespring i sin adgangsmetafor.
9.1 Oversigt over strategier i forskellige landeStrategierne i andre lande spreder sig fra den australske, hvor der kun indsamlesfra sites, hvor man via en frivillig aftale har sikret sig, at materialet måoffentliggøres, til den svenske model, hvor der indsamledes til dødarkiv. Enmellemvej er ved at blive testet i USA, hvor man i de første høstninger gjordewebmasteren opmærksom på, at man høstede, og havde han/hun indsigelser,49
skulle de henvende sig, og nu vil prøve den omvendte strategi, at de skalhenvende sig, før det offentliggøres. I USA havde man den politik, at alt blevhøstet, men information gemt bag robot.txt blev ikke offentliggjort.
9.2 Tekniske-juridiske overvejelser i forbindelse medadgangI Danmark har vi traditionelt bundet adgang sammen med fysisk tilstedeværelse.Dette har god mening, når der er tale om analoge objekter, hvor der jo givesadgang til selve det museale objekt. Dette giver imidlertid ikke mening fordigitale objekter, hvor brugeren sidder med en kopi. I forbindelse medpligtaflevering.dk kan brugeren fra sin arbejdsplads se, om et givet dokumentligger i basen, men vil han/hun se det, skal vedkomne begive sig til en af tospecielle maskiner, som befinder sig på hhv. KB og SB. I dagens samfund, hvorting kan beskyttes på mange måder, bør der løses op for denne binding – ligesomder nu i forbindelse med det DEF-finansierede LDAP-projekt løses op for, at manskal sidde på et bibliotek eller på et universitet for at få adgang til elektronisketidsskrifter – man skal blot være registreret på et bibliotek – og ens privilegierafgør, hvilke tidsskrifter man har adgang til.
9.3 Opsummering/SpørgsmålEt springende spørgsmål er altid, om man skal indsamle materiale, som ikke måstilles tilgængeligt over for publikum. Man kan indsamle og håbe på, at lovenændres. Anser man det for overvejende sandsynligt, at lovgivningen ændres, børder indsamles.Hvordan skal materiale stilles tilgængeligt? Som det var på dannelsestidspunktet,eller som man kan på det tidspunkt, hvor en forsker ønsker at komme tilmaterialet?Traditionelt er der en forbindelse mellem fysisk placering og adgang – denne ermeningsløs for digitalt materiale. Det bør overvejes, hvilke alternative mulighederder er for at sikre, at kun den gruppe/de, som retmæssigt har adgang, får adgangf.eks. fra deres arbejdsplads.
50
10 KompetenceudviklingDet er nævnt flere gange i denne rapport, at håndteringen af digitale arkiverkræver flere forskellige typer ekspertise. Skal dette fungere i praksis, er detnødvendigt, at disse har en fælles forståelse af problemer og et fælles sprog. Dettehar betydning for såvel basisuddannelsen og for etablering af relevanteefteruddannelsesforløb.Rektor for biblioteksskolen nævnte en kulturarvsuddannelse, hvor studerende frabiblioteksskole, fra IT-højskole og universitet kunne tage enoverbygningsuddannelse, som gives af de tre institutioner.Det er imidlertid også vigtigt, at der foretages et generelt kompetenceløft blandtde potentielle aktører, som i dag sidder som bibliotekarer, it-folk, konservatorer,arkivarer o.lign.Som led i gruppens arbejdet bør det undersøges, hvordan den nødvendigeekspertise kan opbygges.
51
11 Økonomi/ForretningsmodelSom ved enhver aktivitet er der en økonomi forbundet med såvel at etablere enindsamling såvel som løbende at vedligeholde det digitale arkiv. Der findes migbekendt ikke nogen anerkendt algoritme for beregning af omkostninger.Som vejledning kan ses på økonomien i andre lande. Mig bekendt der ingen talfor hele cyklen med såvel materialeopbygning som bevaring.Eksempler på bevaring:Holland havde et budget på knap 15 mio. kr. over en fireårig periode til at etablereet asset management system. Herefter er der bevilget ca. 8 mio. kr. pr. år tildriften. Dette budget dækker over etablering af arkivinformationspakker samtlager. Budgettet indeholder ikke udvikling af emuleringssoftware eller hardwareemulatorer.Congressen i USA har bevilget i alt 100 mio. $ til igangsætning af programomkring digital bevaring. Pengene er fasedelt. Fase 1 var på 5 mio. til LC ogskulle bruges til dels at formulere strategier og dels komme med en deltaljeretplan for, hvordan digital bevaring skal foretages. Sker dette på tilfredsstillendevis, vil LC modtage 20 mio. $ til igangsætning af disse initiativer. Samtidig er 75mio. $ reserveret til en $ til $ matchning af non-government initiativer.De to modeller afspejler forskellene i tilgang til løsning af opgaven omkringdigital bevaring. I Holland er fokus på kulturarvsinstitutionerne, hvorimod man iUSA ser man opgaven løst gennem en række aktører – under ledelse af LC. I ensamtale med deres leder af bevaring, Mark Roosy, blev det klart, at en sådanstrategi kræver en form for certificeringssystem, som skal give en garanti for, atinstitutionerne kan leve op til deres opgave.I Australien har Arkivet i Victoria netop fået bevilget xx mii. $ svarende til xxxDKr.Eksempler på budget til webarkivering – dette er kun til indsamling – ikkelangtidsbevaring!:Pandora: 3-5 mio. Nationalbiblioteket har ikke fået øget deres bevilling, dvs.beløbet er fremkommet via omlægning af opgaverKulturarw3: 3 mio.Spørgsmål: Hvilken form for økonomi vil være realistisk i forbindelse med denneopgave? Sammensætning såvel som størrelse. Ultimativt formålet med gruppensarbejde.Stort set alle artikler, jeg har set, starter med at sige, at prisen for bevaring er enukendt størrelse. I ”Comparison of Methods and Cost of Digital Preservation” (H98) opstilles en matrix, som kan danne baggrund for en undersøgelse i dag.Det skal siges, at der ikke er enighed om de konkrete konklusioner i rapporten.Modellen kan dog godt overføres til danske forhold.Cedar projektet (http://www.leeds.ac.uk/cedars/colman/costElementsOfDP.doc)har også analyseret økonomiske modeller uden dog at sætte tal på. Deres model erbaseret på OAIS modellen, som er brugt i denne rapport. Efter at have52
gennemgået forskellige arkivmodeller sluttes af med følgende generiske model forelementer til omkostninger:
Selection
Rights Negotiation- to preserve- to access
DecidingPreservationStrategy
Validation of theobject
ProducingMetadata
Iteration
Storage
Administration/maintenanceof the archive
Den iterative loop er indført for at indikere, at bevarelsesstrategi vil ændre sigover tid.I det videre arbejde skal der sættes tal på de dele af processen, hvor det givermening. I arbejdet bør overvejes, hvilke aktører som med fordel kan inddrages iarbejdet. Forskellige organisatoriske modeller skal overvejes.Det, som koster, er de menneskelige ressourcer. Det skal nøje overvejes, hvilkeprocesser som kan automatiseres, og såfremt en sådan automatisering resulterer ien dårligere service, hvor alvorlig denne serviceforringelse er.I opstilling af forskellige økonomiske scenarier bør der opstilles prioriteret listeover materialekategorier, som skal bevares. Elementer i denne er bl.a.:•••Født digital/digitaliseretRepræsentativ brug – kvalitetsvurderetMaterialekategorier
53
12 Det videre arbejdeUndervejs i udredningen er stillet en række spørgsmål:Afsnit 3: - Roller og rammerDet bør overvejes, om man gennem samarbejde og koordination kaneffektivisere en fremtidig indsamling og bevaring. Eksempelviskunne man forestille sig, at en institution får ansvaret for e-mails –uanset hvilken type organisation eller privatperson somdonerer/ønsker at donere sit e-mail arkiv – og får til ansvar at sikre,at de vigtigste af disse fremover samles.Det er her vigtigt at afgøre, om konsortier og deling af arbejde styresaf teknikken bag eller dem, som der træffes aftaler med?Kunne man forestille sig, at en organisation var ansvarlig forinddrivelse af materiale, en anden for den videre bevaring?Et spørgsmål, som blev adresseret i UK var: Hvem er aktørerne – oghvad forventer de, og hvad har de planlagt mht. langtidsbevaring?Hvem bevarer hvad? Eksempel DR – kan man få en browse-kopi?Eller hvilken kvalitet skal afleveres – og hvad må den bruges til?Der bør laves en undersøgelse af, hvem som i Danmark har bevaringsom en primær eller sekundær rolle – og hvad deres rolle er.Afsnit 4: Strategi og handlingsinitiativerDer er allerede lavet mange undersøgelser om forskellige aspekter afdigital bevaring. Det meste af det tekniske og strategiske arbejde kanumiddelbart overføres til den danske situation. Det skal overvejes,om man i en implementeringsfase af et arkiv til publiceret materialeskal forsøge at etablere et strategisk samarbejde med andre. Det børovervejes, i hvor høj grad andres løsninger kan overføres direkte.Konkret bør man se på samarbejde med Holland og England samtUSA og Australien. Det bør overvejes, i hvor høj grad man viltilstræbe brugen af open source software.Langtidsbevaring er klart international, og Danmark skal sikre enrepræsentation i relevante projekter og initiativer. Det skalovervejes, hvordan Danmark ønsker at udnytte 6. rammeprogram.Det er også vigtig at gøre sig klart, hvad man ønsker skal liggenationalt, og hvad der kan løses internationalt.Skal snapshot nødvendigvis ske i Danmark – kunne vi ikke lave etfælles nordisk eller europæisk arkiv? Hvad med den videnskabeligeproduktion – den ligger nu typisk i udenlandske databaser – er detønskværdigt?Som i andre lande bør det overvejes, om Danmark skal lave engruppe, som kan tage initiativer på tværs af institutionsgrænser. Detskal overvejes, hvilke beføjelser og økonomi man ønsker at give ensådan gruppe.54
Afsnit 5 – MetadataMetadata er essentielt for langtidsbevaring for såvel det at genfindemateriale som for at sikre den korrekte håndtering af materialet somled i bevaringsstrategien. Generering af relevante data er imidlertidogså omkostningstung, hvorfor det er vigtigt at analysere denneproces igennem for at identificere muligheder for automatisering afprocessen.I hvor høj grad kan metadata genereres automatisk eller ud fraeksisterende informationer?Hvilke data er minimumskravet?Eksisterende beskrivelse for metadata bør gennemgås, og det børovervejes, hvilke informationer er essentielle, hvilke som kangeneres automatisk eller ved kilden, og hvordan kvalitetskontrol afdata gennemføres.Afsnit 6 – IndsamlingsstrategierDer skal laves en strategi for, hvad skal indsamles og hvordan denneindsamling effektueres.Afvejningen mellem aktiv indsamling og passiv indsamling.Er der visse typer materiale, som hører til den selektive gruppe,f.eks. online aviser og magasiner?Har vi begivenheder, som bør følges regelmæssigt, f.eks. valg (såvelfolketing som kummune og amtsvalg), kongelige begivenheder …?Er der mere, som fortjener regelmæssig opfølgning, eksempelvisintegrationsdebatten?Skal der laves tværsnitshøstninger – og i givet fald hvilke domænerog hvor tit?I hvor høj grad kan man får værkskaberne til at generere denbeskrivende information?Man kan godt forestille sig, at noget materiale vil egne sig til kortereopbevaring og andet til langtidsbevaring. Der bør formuleres enstrategi for, hvad man ønsker at bevare – og hvor længe manforventer at kunne komme til materialet.Vi har identificeret to basalt forskellige materialetyper: født digitalog digitaliseret. Ofte vil den digitalisere kopi være fremstillet afhensyn til formidling og ikke af hensyn til bevaring. Der ligger dogen stor investering i denne digitaliseringsproces. Såfremt der ikke ermidler nok til bevaring af begge, skal formuleres en prioriteringmellem unika og dyre kopier.Afnit 8 – LagringDer skal etableres strategier og efterfølgende handlingsplaner for,hvordan vi sikrer langtidsbevaring, når først digitalt materiale erindsamlet. Det forventes, at strategien vil afhænge af såvel type som55
oprindelse af materialet. Herunder skal det overvejes, for hvilketmateriale det er vigtigt at bevare den fulde funktionalitet, for hvilketlook and feel er vigtig, og for hvilket det en indholdet, som ervigtigt.Anbefalinger i forbindelse med lagermedium og overspilning børfastlægges.Er flere involveret i bevaringsforpligtigelserne, skal der fastlæggesprocedurer for kontrol ligesom der skal fastlægges procedurer for,hvordan en situation som at tredjepart nedlægger sin forretning,håndteres.Der skal undersøges, hvordan man sikrer, at der løbende følges medi de tekniske muligheder.Afsnit 9 – AdgangEt springende spørgsmål er altid, om man skal indsamle materiale,som ikke må stilles tilgængeligt over for publikum. Man kanindsamle og håbe på, at loven ændres. Anser man det forovervejende sandsynligt, at lovgivningen ændres, bør der indsamles.Hvordan skal materiale stilles tilgængeligt? Som det var pådannelsestidspunktet, eller som man kan på det tidspunkt, hvor enforsker ønsker at komme til materialet?Traditionelt er der en forbindelse mellem fysisk placering og adgang– denne er meningsløs for digitalt materiale. Det bør overvejes,hvilke alternative muligheder der er for at sikre, at kun dengruppe/de, som retmæssigt har adgang, får adgang f.eks. fra deresarbejdsplads.Afsnit 10 – KompetenceSom led i gruppens arbejdet bør det undersøges, hvordan dennødvendige ekspertise kan opbygges.Afsnit 11 – ØkonomiI det videre arbejde skal der sættes tal på de dele af processen, hvordet giver mening. I arbejdet bør overvejes, hvilke aktører, som medfordel kan inddrages i arbejdet. Forskellige organisatoriske modellerskal overvejes.Det, som koster, er de menneskelige ressourcer. Det skal nøjeovervejes, hvilke processer som kan automatiseres, og såfremt ensådan automatisering resulterer i en dårligere service, hvor alvorligdenne serviceforringelse er.I opstilling af forskellige økonomiske scenarier bør der opstillesprioriteret liste over materialekategorier, som skal bevares.Elementer i denne er bl.a.:••Født digital/digitaliseretRepræsentativ brug – kvalitetsvurderet56
•
Materialekategorier
Spørgsmålene ovenfor kan samles i grupper:1: Som gennemført i såvel USA, Australien og England, bør der etableret enarbejdsgruppe, som undersøger samspillet mellem de potentielle aktører. Gruppenskal dels afdække muligheder for aflevering som en integreret del affremstillingsprocessen, dels undersøge aktørers holdning til langtidsbevaring (ogfinansiering af denne) samt undersøge aktørers villighed til selv at påtage sigbevaringsrollen (under opsyn af den museale institution på det relevante område).Forskellige organisatoriske modeller bør opstilles og undersøges. Endelig bør detundersøges, i hvor høj grad biblioteker fortsat skal acceptere alle formater afmateriale til langtidsbevaring2: Der skal laves en strategi for, hvad der indsamles med henblik på bevaring – ogmetoder bør vælges i forhold til materialetype. Strategien bør operere medforskellige faser for at sikre, at man ikke venter på at kunne løse det mestbesværlige problem.3: Økonomien for forskellige komponenter omkring indsamling og bevaring børgennemgås, herunder:•••Niveau for metadataMulighed for at indtænke digital bevaring i skabelseproceduren formaterialeKrav i forbindelse med adgang skal undersøges, og man skal overveje, ihvor høj grad denne kan tilfredsstilles via et maskingeneret interface. Detskal undersøges, i hvor høj grad de resterende bevaringsmetadata kangenereres (semi)automatisk.Omkostning og konsekvenser af brug af forskellige lagermedier, cd-rom,tape osv. bør klarlægges.
•
4: Der skal opstilles kriterier for en prioritering mellem materialekategorier, somskal bevares. Elementer i denne er bl.a.:•••Født digital/digitaliseretRepræsentativ brug – kvalitetsvurderetMaterialekategorier
5: Der bør allerede nu etableres en organisatorisk gruppe med deltagelse fra demuseale institutioner (Statens Arkiver + nationalbiblioteker) samt andreinteressenter med de mål at få••koordineret initiativer oglavet et fælles vidensløft på området
57
13 LitteraturlisteA 01Andreas Aschenbrenner Speciale dec. 2001Long termPreservation of Digital material – building an archive to preservedigital cultural heritage from the Internet,http://www.ifs.tuwien.ac.at/~aola/publications.html
B 97BL-41
Bennet:A Framework of data types and formats, and issuesaffecting the long term preservation of digital materialPolicy and strategy issues for the UK: report of a meeting on theCPA/RLG report, December 1996.British Library Research andInnovation Report 41. London: The British Library.Proceedings of the DLM forum 1999:http://europa.eu.int/ISPO/dlm/dlm99/Proceed99-down_en.htm
DLM 99DM 00DpconlineEDCL 01F 99
Jan Danielsen og Ulla Mortensen,Strategier for elektroniskearkivaliers overlevelse,Arkiv 5, 78The Handbook.http://www.dpconline.orghttp://www.bnf.fr/pages/infopro/dli_ECDL2001.htm
Mary Feeney (editor)A synthesis of JISC/NPO studies on thepreservation of digital materials.http://www.ukoln.ac.uk/services/elib/papers/other/jisc-npo-dig/intro.htmlHodge, G and Carroll, B. C., 1999; Information InternationalAssociates Inc:Digital Electronic Archiving: the State of the Artand State of Practice:http://www.icsti.org/99ga/digarch99_TOCP.pdfResume og hovedrapport findes på:http://www.icsti.org/99ga/digarch99_ExecP.pdf andhttp://www.icsti.org/99ga/digarch99_MainP.pdf,Hilera Berthon, Susan Thomas and Colin Webb:Safekeeping: acooperative approach to building a digital preservation resourceD-lib magazine Jan. 2002http.//www.dlib.org/dlib/januar02/berthon/01berthon.htmlDavid Haynes, D. Streatfield, T. Jowett and M.Blake 1997:Responsibilities for digital archiving and long term access todigital data,British Library Research and Innovation Report 67.http:/www.ukoln.ac.uk/services/papers/jisc-npo67/digital-preservation.pdfContent management systemshttp://www.jisc.ac.uk/techwatch/reports/Jave Portals:http://www.jisc.ac.uk/techwatch/reports/Building a National Strategy for Preservation: Issues in DigitalMedia Archiving58
HC 99
HSC 02
HSJB 97
JISC 01aJISC 01bLC 02
http://www.clir.org/pubs/abstract/pub106abst.htmlLC21Committee on an Information Technology Strategy for the Libraryof Congress, Computer Science and Telecommunications Board,National Research Council July 2000LC21: A Digital Strategy forthe Library of Congress,National Academy PressHttp://books.nap.edu/books/0309071445/htmlhttp://www.rlg.org/preserv/diginews/diginews5-3.html#feature2The archive as an ecological systemMargereth PhilipsEnsuring Long-Term Access to OnlinePublicationshttp://www.press.umich.edu/jep/04-04/phillips.htmlK. Sadashige,Data Storage Technology Assessment 2000.Kan findes via www.nta.orgCCSDS 650.0-R-1, ISO/DIS 14721.2, July 2001Reference Modelfor an Open Archival Information System Issue 2http://www.ccsds.org/red_books.htmlCCSDS – 651.0-W-1Producer-Archive Interface MethodologyAbstract Standardhttp://www.ccsds.org/white_books.htmlPreserving Access to Digital InformationPortal til relevantmateriale om digital bevaringhttp://www.nla.gov.au/padi/topics/3.html
Lorie 01MC 02MP 01Nml 00OAIS 01]
OAIS 02PADI
PRO 01
Farley, J. (original, 1999). An Introduction to Archival Materials;new media (PRO Preservation Guide series). :published in theseries ofIntroductiontoArchival MaterialsCrown...www.users.globalnet.co.uk/~farley/jon/conservation/deadmedia/newmedia.pdfRauber 2001Part of Our Culture is Born Digital – On Efforts toPreserve it for Future Generations:Internet-Zeitschrift fürKulturwissenschaften Vol 10, Juni 01:http://www.inst.at/trans/10Nr/rauber10.htm
R 01
R 99RLG 02
RothenbergAvoiding the technological QuicksandCLIR reporthttp://www.clir.org/pubs/reports/rothenberg/Neil Beagrie, Marianne Doerr, Margaret Hedstrom, Anne Kenney,Catherine Lupovici, Kelly Russel, Colin Webb, Robin Dale, MegBellinger, maj 2002.Attributes of a Trusted Digital Repository:Meeting the Needs of Research Resourceshttp://www.rlg.org/longterm/repositories.pdfhttp://www.deflink.dk/arkiv/dokumenter2.asp?id=695D Waters and J Garrett 1996.Preserving digital Information: Finalreport and recommendations.http://www.rlg.org/ArchTFP.Lyman og H.R.VarianHow much Information?http://www.sims.berkeley.edu/how-much-info/
WebDK 01WG 96LV 00
59
Experiences and Conclusions from a Pilot Study:Web Archiving of the District and County Elections 2001
Final ReportforThe Pilot Project “Netarchivet.dk”Contributors:Birte Christensen-Dalsgaard, SBEva Fønss-Jørgensen, SBHarald von Hielmcrone, SBNiels Ole Finnemann, CFINiels Brügger, CFIBirgit Henriksen, KBSøren Vejrup Carlsen, KB
Danish Version: September 2002English Version: February 2003
Contents123Abstract........................................................................................................................................1Introduction.................................................................................................................................2Strategies and methods ...............................................................................................................53.1Web archiving ....................................................................................................................53.1.2 Methods of harvesting.........................................................................................................53.1.3.Evaluation of harvesting methods in relation to type of materials ..............................63.2The Local Elections on the Net .........................................................................................73.2.1The nature, extent and significance of the event..........................................................73.2.2Net strategies..............................................................................................................103.2.3The monitoring procedure..........................................................................................114Technical implementation ........................................................................................................134.1Harvesting.........................................................................................................................144.1.1Legal problems in relation to web archiving .............................................................144.1.2Negotiation of permission to archive .........................................................................154.1.3Harvesting via NEDLIB.............................................................................................164.1.4Harvesting via WGET................................................................................................184.1.5Archiving with RoboSuite version 3.2.1.5.................................................................194.1.6Donation.....................................................................................................................194.2Technical and legal problems identified ........................................................................194.2.1Redirects.....................................................................................................................204.2.2URLs embedded in the code ......................................................................................204.2.3Time problems ...........................................................................................................214.2.4Robot.txt.....................................................................................................................214.2.5Robot denied access ...................................................................................................224.3Completeness of the archive harvested using NEDLIB and accessed via NWA........224.4Archiving and long-term storage....................................................................................234.4.1Types of application...................................................................................................234.4.2Storage requirements..................................................................................................264.4.3Storage methods for preservation of material ............................................................275The research angle....................................................................................................................285.15.25.3Synopsis of research interests .........................................................................................28Location of material.........................................................................................................28Monitoring strategy .........................................................................................................29
5.4Archive testing..................................................................................................................295.4.1Testing of the material harvested ...............................................................................305.4.2Testing of donated material (TV2 Bornholm) ...........................................................365.4.3 Time required for acquiring URLs as part of identifying an event...................................385.5Evaluation of the number of sites in connection with selective harvesting.................385.5.1Web page that function as media for the national public...........................................395.5.2Representative and characteristic web sites ...............................................................40
i
5.5.36
URL base for the 2001 local elections .......................................................................41
Definition of danica ..................................................................................................................426.1.1The administration ofdanicatoday ...........................................................................426.1.2Danicain relation to the Internet ...............................................................................43Finance......................................................................................................................................457.1.1Harvesting ..................................................................................................................477.1.2IT development. .........................................................................................................487.1.3Storage: ......................................................................................................................487.1.4Storage of relevant software ......................................................................................497.1.5Access ........................................................................................................................507.1.6Financial estimate ......................................................................................................50Conclusion.................................................................................................................................568.1Recommendations ............................................................................................................578.1.1Strategy, economy and organisation ..........................................................................57
7
8
910
References .................................................................................................................................59List of appendices..................................................................................................................60
List of Figures:Figur 1 The applicability of different harvesting approaches as a function of the rate of change andthe level of interactivity. On the figure 1,2 and 3 stands for: 1: Snapshot, 2: Selective and 3:None of the traditional approaches works....................................................................................7Figur 2 Distribution of the main types of material in three different harvesting experiments ..........24Figur 3 OAIS overview.....................................................................................................................45Figur 4 Modyfied OAIS model.........................................................................................................45Figur 5 OAIS model as applicabel to the Netarchive.dk ..................................................................47Figur 6 Architecture ..........................................................................................................................51Figur 7 The distribution on the different activities under the assumption of an unchanged legal lawof deposit and under the assumption, that it is changed and there is no need to negotiate rightsto aquire the material..................................................................................................................55Figur 8 The distribution of the budget under the assumption, that the legal deposit law is changed. Itshould be pointed out, that the expense to storage is part of the three collections and not part ofthe infrastructure – in accordance with the nembers provided in this report.............................55List of Tables:Tabel 1 Overview of different harvesting procedures. (*): All harvestings were terminated due tolack of time (#): Certain harvestings were terminated due to lack of time................................13Tabel 2 Total number of harvested URLs..........................................................................................13Tabel 3: Summary of practical experience in making agreements, August 2002. Note that certainproducers come into more than one category. ...........................................................................15Tabel 4: NEDLIB, The proportion of static versus dynamic URL elements.....................................18Tabel 5 The different Harvesters ability to collect certan types of material......................................24Tabel 6 List of different types of sound and picture mime-forms. Not all correspond to differentformats. ......................................................................................................................................25Tabel 7 Storage requirement for the harvested material ....................................................................27Tabel 8 List of different function types occurring in the two archives..............................................34
ii
1 AbstractIn the introduction to our application we wrote:Over the last decade or so the Internet has become one of the mainstays of our society’scommunications infrastructure. For a rapidly growing part of the population the net isnow a daily-used tool, serving variously as a source of news, a reference work, a libraryor knowledge archive, as a public forum for discussion or a postal system. It is used alikefor business purposes, for communication between central or local government and theindividual citizen, and between private individuals in the public or semi-public arena.Just as private and public institutions and the majority of firms have by now establishedtheir presence on the net, so many interest groups, associations and individual citizenshave set up their own web sites and web pages, and many private individuals are regularparticipants in several of the numerous public and semi-public chat forums and newsgroups. Thus the Internet today is a medium at once for the state authorities, for theprivate market and for civil society. It is a place to seek information, enlightenment,entertainment, and diversion, a place to trade and a place to meet other people.The present report by the group behind the ”Netarkivet.dk” project describes the experiencegained from a pilot study, in which existing software was used to harvest and subsequentlytest out materials relating to the County and District elections of 2001. The pilot study showedthat a great deal of material could be harvested in this way, but also that much of theinteractive use of the net cannot be caught by ordinary methods.The pilot project also offers an indication of the financing needed if Denmark is to safeguardan important part of its cultural heritage. Estimates are given both for the archiving of thisheritage under present conditions, where the work is carried out on the basis of voluntaryagreements, and on the assumption that the law on legal deposit of material may be changed,making it legal for institutions receiving statutory deliveries to acquire online materials.
1
2 IntroductionThe present project embarks from the view that the Internet today is the medium that gives themost comprehensive, multi-dimensional and accurate picture of contemporary cultural life,and contains some of the key sources for understanding the modern network society.If we understand our cultural heritage to mean “that part of a generation’s establishedcustoms, in terms of outlook, lifestyle, social conventions, aesthetic and other artistic normsand forms of expression, that is wholly or partially adopted by succeeding generations,sometimes for a sufficiently long duration that it may be considered in a historicalperspective”1, then the Internet is undoubtedly one of the most original contributors to thatheritage today.But even as the Internet, both as a medium of communication and as a repository ofknowledge, is growing daily more important, a very large proportion of the material publishedon the net is disappearing with disturbing rapidity. Several studies have shown that 40% ofthe material on the net disappears within one year, while a further 40% is altered, leaving only20% in its original form. Other studies indicate that the average lifetime of a web page is 44days.2As a result we may soon find ourselves in the position that, when it comes to writing thehistory of our times, a significant part of the source material will be missing.In certain respects we are already in that position. Important parts of the source materialsdocumenting the way in which the Internet came into being and developed from the 1960s tothe present have already disappeared. Similarly, the history of the Internet’s breakthrough inthe early 1990s will have to be written without recourse to most of the original sourcematerials. The same applies when it comes to describing the dramatic rise of net trading and’dot.com’ companies in the mid.1990s, and their subsequent decline immediately after themillenium. And it is also true of the Internet’s significant role as a source of news and amedium for public debate: here too a substantial proportion of the source materials must bewritten off as lost.Other such materials will likewise be lost in the near future unless an effort is made now tostart acquiring them, and still others will exist only as a more or less haphazard, unregisteredand inaccessible form of publication in the archives of institutions, organisations andcompanies. Any material that is handed over for archiving will represent only an arbitraryselection from the material found in random and publicly inaccessible places, and may well bein a form that is no longer usable, because the hardware and software needed for reading it isno longer available.The overall purpose in establishing an Internet archive is thus to ensure the preservation ofthis contribution to the cultural heritage and thereby the source materials that will provide thefoundation for future research not only into the Internet’s own history, but also into all theever more comprehensive cultural, institutional and business activities that take placeespecially – and in some cases exclusively – on the Internet or in close connection with it.
Den Store Danske Encyklopædi vol. 2, p. 33, column 2.See among others Peter Lyman et al.How much information:http://www.sims.berkeley.edu/how-much-info/;Johan Mannerheim,The WWW- and our digital heritage,http://ifla.org/IV/ifla66/papers/158-157e.htm2
1
2
However, preserving the products of such web activity is neither technically, logistically norlegally straightforward. Several intitiatives towards this end have been undertakeninternationally, each with its own strengths and weaknesses. Three strategies in particularhave been pursued: an event-based strategy such as is practised, for example, by the Libraryof Congress (dealing with such major events as the Presidential elections or 11th September);a selective method, as practised for example by the Australian National Library (Pandora),and finally a cross-section approach, as practised for instance by National Library of Sweden.None of these initiatives however has attempted to consider their harvesting strategies andresults in relation to the anticipated needs of researchers. The aim of the Danish pilot study isto obtain through practical experience a proper technical understanding of the problemsinvolved, and to test the material obtained in relation precisely to such concrete researchneeds.There are a number of legal problems associated with web archiving. Different approaches tothese have been taken in the various countries where experiments with archiving have beenconducted. Some countries have aimed to secure a comprehensive legal framework beforeundertaking any initiative; others have embarked on the basis of the given country’s existinglaws and have dealt with particular problems as they have arisen.An important aspect of the present project was to elucidate the legal problems involved. Onthe one hand, there is the question of whether web archiving can be handled within thepresentframework for legal deposit of publications; on the other, there are problems concerningintellectual property rights and the treatment of personal data, to which solutions must befound.An important element in the project, therefore, was also to find out••••Whether it is necessary to establish archiving agreements.How such agreements can be set up.What types of access can be offered – andto what extent such agreements can meet the needs of researchers.
The concrete purpose of the present pilot project was to test out various methods for selecting,acquiring and archiving Internet materials within an area that was both relatively limited andof undoubted interest to a broad swathe of the ordinary public.The field selected was that of net activities relating to the Danish local elections of November2001. This was considered an appropriate field for a number of reasons:1. It was anticipated that the local elections would give rise to a broad range of dynamic andinteractive net activities, thus presenting the project with a number of important, new andhitherto unsolved archiving challenges.2. The elections involved a series of markedly differentiated regional events involvingparticipants throughout the country, and were therefore well suited to highlighting theimportance of a national Internet archive.3. The activities in question were limited in time, and could therefore be followed andarchived from start to finish.4. The material gathered would be thematically consistent, which would make it possible, aspart of the project, to test out and judge its research value.
3
The focus of the project was on harvesting – on what materials should be acquired, how thisshould be done and how the necessary agreements could be secured. Obviously, in order togive a proper answer to these questions it was necessary to consider theoutcome:e.g. toconsider the question of eventual access to such materials by the public. The project plannedto use the access software developed in connection with the Nordic NWA project [NWA].Unfortunately the launch of this software was delayed, which had an impact on the project.The long-term storage of materials was not part of the remit of this particular project;nevertheless, it is clear that this point too needs to be addressed.A series of reports were made while the work was in progress; the following can be found vianetarkivet.dk:Interim report 1: Strategy for gathering, monitoring and archiving [report1]Abstract:The archiving of Internet materials demands strategic thinking on whatmaterials should be gathered and how. The report offers both a media-research andan archiving/technical approach to the problem. Three programmes (The Legaldeposit System, NEDLIB and RoboSuite) are identified and their use both indownloading, following different strategies, and their support for presentation arediscussed. On the basis of their respective strengths, and in order to test out variousstrategies, a downloading matrix was established with harvesting frequency as oneaxis and the programme as the other. The choice of materials was made on the basisof four parameters: type of participant, demographic criteria, type of communicationand type of file. Finally a monitoring strategy was established.Interim report 2: Experience so far with regard to harvesting [report2]Abstract:This report describes activities up to the local elections of 20 November2001. The focus is on work with selected relevant URLs (an absolutely essentialactivity if one wishes to do event-based harvesting), work on gaining permissions toharvest material and, where relevant, to make the material acquired publiclyaccessible; experience of configuring harvesting applications and the first experienceof using these applications.Interim report 3: An observation report [report3]Abstract:This report describes net activities in connection with the local elections inNovember 2001. It begins by describing the nature, extent and significance of thisevent on the Internet, and concludes that in 2001 the local election campaign on thenet reached a level and acquired a significance that represented a breakthroughcomparable to that achieved in the first publicly recognised Internet campaign duringthe local elections of 1997. Second, it contains a brief description of the strategiesthat some of the existing media, for example, used on the Internet.The present report supplements the previous ones, particularly in three areas:
•Analysis of results (sections 4 and 5).•The section on Danica (section 6).•The presentation of financial models for web archiving work.
4
3 Strategies and methods3.1 Web archivingSeveral different strategies and methods for acquiring materials from the Internet have beenput forward. Below we briefly define these and discuss the advantages and disadvantages ofeach.3.1.1. Harvesting strategies-Snapshot: The idea with snapshot archiving is to save at well-defined intervals areasonable quantity of publicly available material. Examples of this approach are theInternet archive in the USA and the strategy of acquiring all radio broadcasts in aparticular week here in Denmark.Selective: The value for posterity of particular objects, works or total web sites isevaluated and those that are considered valuable are preserved. An example of thisapproach is the Pandora initiative in Australia.Event-oriented: When a given event is judged significant, materials relating to it arepreserved so that both the event itself and the reactions to it can be followed byposterity. Examples of this approach are the "September 11" archive, the archive onthe presidential election in the USA and the pilot study on the local elections here inDenmark.3(Statutory) delivery: Categories of material that must be delivered to certain librariesare defined by legislation. The publishers decide whether a given material should bedelivered according to the law. The difference between this approach and the selectiveapproach is that, in the case of legal deposit,typesof material are defined as worthy ofharvesting, rather than individual documents. Government publications are an exampleof one type of material that is currently subject to harvesting by this method, whereasonline newspapers are not at present covered by the law on legal deposit
-
-
-
3.1.2 Methods of harvestingWhen we talk of active or passive harvesting, it is important to distinguish whether we arespeaking of an initiative in relation to the selection/discovery of material, or referring to themethod whereby the material is acquired. In what follows we are referring to the method ofharvesting, rather than to the way in which the material is discovered or selected.- Pull: The material is gathered manually or automatically either by using a harvester or bysome other method.oManual harvesting: Individual files are gathered and put into an archivingsystem. One example is pligtaflevering.dk, where individual works aredesignated for archiving and acquired.oAutomatic harvesting: Materials are harvested automatically on the basis ofcriteria such as domains or a series of manually or automatically generatedURLs, and automatically included in an archive. Examples of this are the webarchiving projects Kulturarw3 in Sweden and the Internet Archive in the USA.3
The web addresses of these archives can be found in the List of References.
5
-
Push: The material is delivered or donated to the archive.oDelivery: The publisher is responsible for delivering the material in a manneragreed in advance, in certain cases including a description of the material. Thematerials delivered to the State archives offer an example of this.oDonation: A collection of material is donated. In many cases this willsubsequently need to be structured.
3.1.3. Evaluation of harvesting methods in relation to type of materialsDifferent types of material lend themselves to different strategies of harvesting. Differentcountries have chosen different methods. As was made clear at a web archiving conferenceheld at the Royal Library in Denmark in June 2002, the choice of method tends to be basedmore on financial than on technical considerations.The following table gives an overview of what different countries and institutions do in thisregard:Event-basedActive (automatic and Strategy in USA,manual harvesting)Library of CongressSelectiveStrategy of Pandora,Australia.Strategy ofpligtaflevering.dkPassive (delivery anddonation)Electronic journals atthe Royal Library,HollandSnapshotKulturarw3, SwedenEVA, FinlandArchive.org
Where the selective strategy is used, a very detailed description of the selected subjects isgiven, whereas in the case of event-based harvesting, such as is practised by the Library ofCongress in the USA; the library expects to offer only a description of each event. Theretrieval of material relating to the event will be carried out in a different way.With the American strategy, therefore, the library system would offer a description of theevent as a whole, but not of the individual components.In the case of snapshot gathering it is impossible to give a description of the individual sitesother than that offered by the site itself. An eventual adoption of the ’semantic web’ (see e.g.http://www.cs.concordia.ca/~faculty/bcdesai/grads/haddad-thesis.pdf) may lead us to revisethis conclusion, in so far as the site itself will carry relevant metadata. Today however it isnecessary to use alternative strategies such as free text searching, which is currently beingtested out in connection with NWA.Different types of information lend themselves to different strategies and methods ofharvesting.Two important parameters in connection with the strategy for acquiring web materials are thefrequency of updating and the degree and complexity of interactivity at a given site.Depending on these factors, different strategies of harvesting should be chosen, as illustratedby the figure below. Area 1 is the area in which we would expect snapshot gathering to be thebest strategy. Section 2 is the area where we would expect a selective model to apply best.
6
Finally there is the area where we would not expect to be able to use either the selective or thesnapshot method, because the material is not of a kind that can automatically be acquired.This area is a candidate for the so-called filming method, in which only certain ’scenes’illustrating its function are preserved.Frequentwebcastnet newspaper/front pageWeather forecast
2
chat
virtual realitypolls
auctions (eBay)Amazon.comhome banking
Moderate
conference systemnet newspaper/features
1+2
Changes
31interaktive feature
Personal home page
Infrequent
net newspaper/background
library systems
Low
ModerateInteractivity
High
Figur 1 The applicability of different harvesting approaches as a function of the rate of change and thelevel of interactivity. On the figure 1,2 and 3 stands for: 1: Snapshot, 2: Selective and 3: None of thetraditional approaches works.
It should be pointed out that in many cases the various components of a given site will belongto different areas in the figure above. Here it will be a matter of individual evaluation todecide on the appropriate method or combination of methods.
3.2 The Local Elections on the Net3.2.1 The nature, extent and significance of the eventThe decision to use the Danish local elections of 2001 as the target of this pilot study wasbased on the following considerations: First, that they represented a discrete event that couldbe followed from start to finish; second, that the event was of both local and nationalsignificance; third, that it could be expected to give rise to widely ramifying andcomprehensive activity on the net; and finally, that the various forms of these activities wouldinclude those that are most complex to deal with from the archiving point of view. On thebasis of the observations carried out concurrently with the archiving, we can conclude that allthese presuppositions proved correct.These presuppositions rested in turn on the assumption that it was probable in this instancethat there would be some kind of breakthrough in the use of the Internet for politicalelectioneering. This assumption, too, appears to have been correct, if one looks at the amountof resources used, the number of people involved, the wide-ranging nature of the activitiesand the references to the Internet in the election material put out in other media. It is not part
7
of the remit of the present project to analyse the extent of traffic on the relevant sites, and asfar as we know there is no material gathered anywhere else that would indicate the extent ofsuch use.Although these presuppositions were fulfilled, however, events in a number of other respectsdid not work out as expected.First, the election campaign on the net began unexpectedly late. It is evident that one of themain reasons for this was the overwhelming impact of the September 11 terror attack in theUSA, which was the main focus of public attention for a long time afterwards. Second, thelocal election campaign had scarcely begun before (on 30 October) the Danish governmentdecided to call a general election, to be held at the same time as the local ones. Since thearchiving was based on a database that had been built up before the parliamentary electionswere called, and since many of the actors involved (both in the various parties and the media)were the same, the material gathered included a great deal of material on the general election.Moreover, it would be reasonable to assume that activities relating exclusively to the localelections were less extensive than they would have been if the general election had not beencalled at the same time. However, the fear that the local elections of 2001 would be entirelyswamped by the parliamentary elections proved unfounded, since many of the large-scalemedia simply divided their web sites into two sections dealing respectively with the differentelections.The impact of the general elections on the local elections is described in more detail inInterim Report 2.Despite these unforeseen upsets the Internet campaign for the local elections of 2001 wassufficiently extensive and distinctive as to suggest a breakthrough comparable to the firstpublicly recognised net campaign, which occurred in the run-up to the local elections of 1997.The net campaign on that occasion has not been thoroughly described in the relevantliterature, and since such material as existed would be missing today, there is no possibilitynow of describing it more precisely.4There exists, however, a thorough description5of what can be assumed to be the mostsignificant activity in this connection, namely the initiative undertaken by the organisationKommunedata (KMD in the following) to establish a countrywide election platform, offeringsix elements for each district: 1) Presentation of parties; 2) debate; 3) overview of newly-elected politicians; 4) results and prognoses; 5) information about the election law; 6)statistics etc. A subsequent report concluded that ”the attempt was a fiasco” and that thereason for this was above all that ”far too great an extent the definition and formation of thedemocratic content in the concept was managed by the organisations involved: LocalGovernment Denmark (Kommunernes Landsforening), the KMD, and Mostrup Publishers,and far too little by those whom democracy is actually about: Namely, the citizens and thepoliticians.” (Hoff et al, p. 100). The report also laid part of the blame, however, on ordinarycitizens, politicians, the education system and local party organisations. In a book entitledKommunalvalgene i perspektiv(The Local Elections in Perspective), which came out shortlyA search in Archive.org’s ’way-back-archive’ of party web siteweb sites relating to the Social Democratic andVenstre parties, and of the media sites dr.dk., tv2.dk and politiken dk., yielded only four pages from 1997 (allbelonging to the Venstre party, with one page per quarter year). Search carried out on 14.3.2002.5J. Hoff, K Löfgren & S. Johansson.Internet og demokrati - Erfaringer fra kommunalvalget 1997(The Internetand Democracy: experiences from the Local Election Campaign of 1997), Jurist- og Økonomforbundets Forlag,København 1999.4
8
before the local elections took place, election researcher Roger Buch, in an extension of theargument put forward by Hoff et al., questions whether ”the net campaign in its present formis not fundamentally a contradiction in terms” since election campaigns generally involveone-way communication, while ”the essence of the Internet is …the opposite – here it is theusers and recipients that are in control.6One needs actively to seek out a home page or adebate forum”. (Buch p. 129). Buch devotes fewer than four pages to the subject and does nothold out any real prospect in future for election campaigning on the net, concluding that votescannot be shifted through net activities. Such activities certainly do no harm, but they arepresumably directed only towards those who are already active, and who perhaps havealready made up their minds; no great resources, therefore, should be expended on suchefforts (pp. 130-131). Nevertheless it is open to question whether the ”action requirement”,which Buch refers to in relation to Internet activity, is different in kind from, for example, thatinvolved in taking out a subscription to a newspaper, reading an article, or going to a meeting.As far as the use of resources is concerned, no heed was paid to Buch’s warning. Apart fromthe private resources devoted to the campaign by thousands among the altogether 16,000candidates that stood at the election, and by their parties and local party branches, all themajor media in the country invested quite substantially in building up the local electionplatforms. Even more surprising, perhaps, is the fact that considerable imagination was shownin designing the individual web pages in as lively and attractive a way as possible. The meansemployed included not only the usual interactive functions (e-mail and mailing lists), but alsonumerous other forms: Quick polls, attitude tests, robot services, photo satires, games,competitions, get-a-poster-via-the-net, send-an-SMS, send-a-postcard, screen savers, banneradvertisements on heavily used portals, video- and audiostreaming, WAP-materials, as well asnumerous kinds of debate forums and chat activities.The number of participants involved in each such debate forum was relatively modest, and theforums varied considerably in significance. The ”nationaldebat.dk” forum, which inNovember 2001 claimed that it had had some 50,000 visits and 4,000 contributions (2,000 ofwhich were in the Politics subject group), had since August 2000 been the site of intensediscussion as to which candidates and parties to support during the election, and how. Here,the site in question was a pre-existing forum, bringing together politically and ideologicallylike-minded people, who during the election then used it as a medium for political debate andas a tool for organising and activating grass roots support. The large nationwide mediasimilarly set up debate forums around the local elections in 2001, which in these casesfunctioned more or less like the letter pages of newspapers, but in a more extended form, withmore reciprocal debate and a more distinct thematic focus. Meanwhile, state-initiated projectssuch as ”Nordpol” in Nordjylland County offered a somewhat different model, designed tobroaden political involvement; similarly, individual districts (Odder, Køge) and partybranches in various places throughout the country experimented with local debate forums.Debate forums obviously have an advantage over chat sites in that, since the debates arearchived, participants can enter them at any point; they also have the opportunity to rethink orcorrect their contribution, whereas chat debates require the contributor to be present here andnow, and tend to show signs of forced tempo, with short sentences and answers that alwayslimp one or two points behind the question they are answering. For a chat forum to function,
R. Buch.Kommunalvalgene i perspektiv(The Local Elections in Perspective). Odense Universitetsforlag,Odense 2001.
6
9
the participants obviously have to be accustomed to the particular conditions and possibilitesthat this form of communication offers.As far as the send-a-postcard function is concerned, one candidate drew attention to herselfwith a virtually nude picture, which together with a humorous text, went the rounds of theinternational press and provoked – albeit somewhat equivocal – comment, even in seriouspublications such as the GermanDer Spiegel.The Venstre candidate in question, who alsoincidentally conducted a very active campaign outside the net, was later elected to both theCity and the County council.This is perhaps the only example that indicates a direct connection between net activity and anelection result, but this is not to suggest that the net did not in other respects have a quiteconsiderable impact on the course of the election campaign. Whereas in 1997, according tothe data available, there appeared to be only one key site relating to the local elections, whichhad been set up for strategic purposes on the initiative of a public body, KMD. In 2001 therewas a whole series of such sites, initiated not just by public bodies but by the printed media(both national and local), by the electronic media (especially DR and TV2’s regional stations),and by the pure net media (city portals).In 2001 the public institutions (particularly Nordjylland County and Bornholm) in fact madejust as great an investment in the net campaign as they did in 1997, but their initiativesrepresented a much smaller proportion of the whole picture, even though they had evidentlylearned from the KMD’s experience and put great weight this time on attracting potentiallyinterested participants (mainly among young people) in their preparations, and on ensuringthat they were mentioned by the other media and cooperated with them.As indicated above, we had no opportunity in this project to monitor the amount of traffic ortraffic patterns, and there is no systematic and reliable information available about the extentto which the various web sites were used, and only sporadic indications as to who the userswere. Such sporadic knowledge as there is stems from the debate forums, where you canregister the number of contributions to the debate, and a couple of chat forums where you cansee whether the participants were politicians (e.g. election candidates) or citizens (but notwhether they were party members or representatives of interest groups). Thus there is noreason to doubt the general thesis that in this election the net was used mainly by those whowere most interested and involved; however, this category of ’interested parties’ includes notonly politicians but, just as importantly, journalists, who made considerable use of the net andalso referred to it frequently as a source of information. Thus well before the election thetelevision station TV2/Fyn made available on the net a great deal of their source material onthe key election issues for every single district in Fyn. It has not been possible to conduct asystematic evaluation of the extent to which net activities were duplicated in the other media.Nevertheless, the monitoring that was conducted simultaneously with the harvesting ofmaterial suggests that most of the printed media made several different references daily toelection-related web sites.
3.2.2 Net strategiesFrom our monitoring of web sites relating to the local elections, carried out continuously overa six-week period in selected districts and counties, we can conclude that, despite thenumerous actors involved, most districts had one – perhaps two – key sites that were thecentral forum for the constituency concerned, while individual pages and local party pageswere for the most part rather dull, and bore the distinct mark of not having been properly
10
edited. Notwithstanding the conclusions of election researchers, and without disparaging thevalue of the candidates’ individual web pages, it is indisputable that one cannot build up anattractive web site without investing considerable editorial energy in updating the contentdaily and in using various enlivening features. A successful web site not only attracts attentionbut also maintains and builds upon it. A photo, text and e-mail address are simply not enough.The significance of key sites in the local elections can hardly be overestimated. There needsto be one place where users can expect to find a properly assembled introduction to the event.This is also vital for journalists and for establishing connections with other media.Likewise it is noteworthy that among the electronic media it was only the big national TVstations that took major initiatives on the net, while in the print media, too, the national papersappear to have put out a great deal more material on the net than local newspapers, whichonly occasionally played a role in initiating a key site. If this observation is correct, it mightindicate that certain new kinds of interaction between the print and net media are now cominginto being, with the national print media seeking to use the net to distribute locallydifferentiated materials and in this way compensate for their Achilles’ heel: the coverage oflocal events.Our observations also gave a clear indication of the importance of tailoring net activities to fitother election campaign activities, and, equally, of ensuring that net activities break throughto other media platforms.
3.2.3 The monitoring procedureThe purpose of the monitoring procedure was to reveal, analyse and document all the Internetactivity relating to the election, primarily going by district and county, but also looking at theway in which the local elections were reflected at the national level.The monitoring was carried out with the help of six students who were divided into twogroups, two of which worked primarily at the district/ county level, while the third monitoredactivities at the national level and took care of certain specific tasks. The monitoringproceeded as planned, increasing in intensity from 30 to 45 hours per week as the time of theelections approached.Since the aim was primarily to acquire representative materials, no attempt was made tomonitor activities throughout the whole of Denmark. The criteria used in building up theinitial base were therefore supplemented with two sets of criteria for selecting the particulardistricts and counties that should be observed in more detail. The main goals were to ensurebroad coverage of the different levels of activity, and of the different forms (or funtionalities)that this activity takes. These criteria for selection were applied by using a specific set ofvariables in each case:A: Variables with regard to the level of activity:•••••Conscious effort to use IT in relation to the local elections 2001 (great/littleanticipated activity)County/town/suburb/metropolisCentre/peripheryConcentration of particular demographic groups (sex, ethnicity, age…)(great/small)Main occupation
11
••••••
Turnout in last election (high/low); partly in general/partly in demographictermsAccess to Internet (great/small)Overlap between counties and districtsExisting local/regional press (yes/no)Existing local/regional radio (yes/no)Existing local/regional TV (yes/no)
B: Variables with regard to function••••••••hatUsenet-groups/news groupsDiscussion forums and similar (e.g. on other sites)Streaming (live and on demand)Circular e-mails, newsletters, press releasesPassword protected areasWap/pda/smsJava scripts
On the basis of these two sets of variables an initial observation was conducted of all 275districts and 14 counties with the aim of getting a general overview. Against this background133 districts were then selected as being most suitable in terms of the different variables (atthis point none of the counties was de-selected). This group of districts and counties was thensubjected to a further critical review, which resulted in the choice of a net group of 58 districtsand eight counties. The districts and counties in this net group were then observed moreclosely for the first fourteen days, and on the basis of these observations a final choice of 24districts and seven counties was made, which would constitute the target for more in-depthmonitoring over the remaining observation period.Thus the observation targets, which included unforeseen activities (e.g. banneradvertisements, e-postcards, shoutboxes, SMSs, e-trade, quick polls, robot answers,calculation of election odds and games) were adjusted week by week, and apparently lowlevels of activity, e.g. on city-nets and debate forums, were subsequently checked. In addition,the work focused on identifying possible centres and ’key sites’ in the individual districts, andon the use of interactive features (postcards, quick polls on electoral themes, and so on). In thefinal part of the monitoring procedure the focus shifted to checking more special and atypicalcases and the most central web sites.Logbooks of the observations were kept throughout the monitoring period, and continuousreviews and trials of the tracking and harvesting methods were carried out (such methodsincluded index and search machines, webcrawling, link-to-link and so on).The results of the monitoring procedure are presented in detail in the logbooks. These resultsare described in Interim Report no. 2 [Report2].
12
4 Technical implementationThe technical procedure is described in detail in Report 2 [Report2]. Below we present asummary of the results. The following harvesting procedures were carried out:URLs with anharvestingfrequency thatis:RobotNEDLIBSnapshot carriedout(*):31/10-4/114/11-23/1123/11-04/01Snapshot carriedout(*):31/10-4/114/11- 15/1115/11 - 23/1123/11 - 04/01Cumulative, in theperiod 23/10-3/127.MonthlyWeeklyDailyHourly
WGET
Snapshot in theperiod5/11-3/12(#)Attempt atharvesting fromwww.politiken.dkin the period12/11 – 3/12
Snapshot in theperiod15/11-26/11
RoboSuite
Tabel 1 Overview of different harvesting procedures. (*): All harvestings were terminated due to lack oftime (#): Certain harvestings were terminated due to lack of time
NEDLIB has been developed to save a page only if that page has been altered since the lasttime it was saved. WGET was re-written to follow the same strategy because of shortage ofspace. This means that the number of pages gathered is significantly greater than the numberof pages saved. The table below shows the number of saved URL objects, e.g. a picture, atext, a sound or some other object. Any given web page typically consists of many such URLobjectsURL objectsobtainedWeekly harvestingDaily harvestingHourlyTotalTabel 2 Total number of harvested URLs7
NEDLIB
WGET
Monthly harvesting 3.0 mill. URL objects4.8 mill. URL objects2.1 mill. URL objects----------15.6 mill. URL objects9.8 mill.25.4 mill. URL objects
Harvested in the period 23/10-3/11 via cache, e.g. these data may be defective.
13
In the course of the practical harvesting and subsequent analysis of the material we identifieda number of advantages and disadvantages with this method. Similarly, in the process ofestablishing voluntary agreements we realised that this procedure is extremely costly. Theseproblems are elucidated in the following section.
4.1 Harvesting4.1.1 Legal problems in relation to web archivingThere are three laws that are relevant in evaluating the legal framework for web archiving:The law on legal deposit, the law on intellectual property rights (or copyright) and the law onpersonal data protection.Legal depositThe law on legal deposit covers only published works. Under the law, a ’work’ is defined as alimited quantity of information that can be treated as a finite and independent unit.A home page is not a work according to this definition of the term, but can contain or giveaccess to a number of published works.The law on legal deposit undoubtedly covers a number of the works that were copied andarchived as links in the web archiving project. The remaining content of home pages fallsoutside the remit of the law on legal deposit, and cannot therefore be copied and archived onthe basis of the existing law.The definition of a ’work’ given under the law on legal deposit is an impediment to thedevelopment of a legislative framework for web archiving. It is therefore recommended thatthis definition should be removed in the forthcoming revision of the law, and that the conceptof a work should be given the meaning that it has in common Danish usage, and which is alsoused within the law on intellectual copyright. This would mean that the work of acquiring andpreserving materials could more flexibly follow the overall development of society.Intellectual property rightArchives, libraries and museums are authorized to take a specimen copy of a work for theirown purposes under the Ministry of Culture’s Decree no. 876 of 28 November 1997.None of the purposes described in the decree can be applied to web archiving. Thus thepresent law on intellectual property rights does not authorize institutions to take, withoutpermission from the copyright holder, the specimen copies harvested in connection with theweb archiving project.This means that agreements have to be made with the copyright and other rights holdersconcerning harvesting and archiving. Similar agreements have to be made concerningconditions of access to the material.Handling of personal dataIt is unavoidable that in the course of archiving web materials, personal data that can beattributed to particular individuals will also be acquired.
14
Unlike in Sweden, where a special regulation has had to be instituted to make web archivingpossible, the existing Danish law on personal data does not create any real problem in relationto archiving personal data that are publicly available on the Internet. These data can as a rulebe regarded as ”ordinary personal data” made available by the individual in question. TheLaw on Personal Data does however include a number of requirements concerning thehandling of personal information, which a web archive has to live up to: E.g. concerning thecorrection of incorrect data.This means that web archiving can be carried out under the present law on personal data. Inorder to ensure that, in the course of web archiving, personal data are handled in accordancewith the law, it it however recommended that a specific clarification of this be made inconsultation with The Danish Protection Agency (Datatilsynet).
4.1.2 Negotiation of permission to archiveIn view of the time constraints involved in this project (the local elections would after all takeplace on a set date) agreements with copyright holders were made concurrently with theanalysis of material. As noted above, there is no basis for legal deposit in current legislation,which means that it is necessary to establish agreements concerning archiving and use.These issues were comprehensively dealt with in Interim Report 2 [Report2]. In this chaptertherefore we present only a summary of the results.
Types of producerscontacted1. Selected producers(standard agreement)2. Selected producers(special agreement)3. Contact on grounds ofcomplaint4. Donations, applicationsvia Centre for InternetResearchTotal
No.2165335
Positiveresponse852318
Reluctantresponse01102
Negativeresponse00101
Noresponse1301014
Agreementsconcluded731213
Tabel 3: Summary of practical experience in making agreements, August 2002. Note that certainproducers come into more than one category.
Comments on the results:As described in Interim Report 2, the producers selected with a view to contracting voluntaryagreements were primarily political parties, TV channels/newspapers and producers thatresearchers had singled out as being of particular interest.The overall result was that agreements were concluded with over 30% of the producersselected. The political parties in particular tended, when prompted, to respond positively,while the TV stations/newspapers were more cautious. However, it should be noted that theDanish Newspaper Association was positively disposed towards making a ”collectiveagreement” for all newspapers, while TV2/Fyn was similarly open to the idea of concluding
15
an agreement; however, there were not sufficient resources during the project period toconclude these negotiations. The political parties also tended to give permission for broadaccess to their materials (e.g.e.g. through all libraries), whereas the newspapers and TVstations were inclined in the first instance to give access only through the Royal Library inCopenhagen and the State and University Library in Aarhus.Those producers that researchers had singled out as being of particular interest (e.g.Nordpol.dk and Køge and Odder Districts) were more positive, but it was frequentlynecessary to conduct long negotiations, partly because in certain cases special forms ofagreement had to be drawn up.In order to achieve the results above---156 letters or mails were written.30 telephone conversations were conducted.Three meetings were held.
The estimated amount of work required came to approximately one man-month. Despite theseletters and reminders, 14 out of the 35 producers did not respond. It should be emphasised thatwe decided at the outset of the project to contact only a selection of the larger producers whocould be expected to be interested in concluding an agreement and to have sufficientresources for doing so.
4.1.3 Harvesting via NEDLIBThe NEDLIB robot functions by starting a series of harvesters (programmes designed to fetchweb pages from given sites), all of which use a common schedule and queueing system. Everyharvester acquires pages from the same site by following links on the site’s pages, and willcontinue until it cannot find any further pages to be acquired. NEDLIB’s archive is built up insuch a way that one catalogue per day is set up in its file structure. Within this, sub-cataloguesare established with 2000 documents per catalogue, in such a way that all harvesters archivein the same catalogue until 2000 files have been reached, whereupon a new catalogue isestablished, and so on. This means in practice that, unlike WGET or the legal deposit systemwhich we have developed ourselves, NEDLIB does not acquire all files from the same site inone place; rather, the pages from a single site are spread over a series of sub-catalogues andmixed with pages from other sites. File names are changes to an MD5 code, which isgenerated on the basis of the URL and the content of the file. Data concerning the URL areput together with a series of technical data in a metadata file – one for each document.This means in practice that:It is difficult to locate an individual URL in the archive, since one has to go through thecontent of the metadata files in order to find it.•It is difficult, though not impossible, to erase all files from an individual site if theowner wishes them to be removed from the archive.• It is difficult to work out how far one has gone in the archiving of a particular site.If one uses NEDLIB for cumulative archiving, the material acquired is compared with thatacquired at the last harvest, and if the examples harvested are identical, the latest one isthrown away. Otherwise the latest material harvested is archived in the usual way.Two specimens are considered identical if their MD5-code is the same. NEDLIB works out anMD5-code for all objects to be archived. This stamp is preserved in a database so that•
16
NEDLIB can check whether an object with the same MD5-code has already been archivedsimply by searching its own database.Configuration problemsProxy problemsIn October 2001 the NEDLIB robot was placed within the Royal Library’s network in such away that all pages acquired would have to pass through the Royal Library’s proxy. In practicethis meant that there was no guarantee that the right pages had been archived unless they hadnotpreviously shown up on the Royal Library’s network. On 4 November 2001 the NEDLIBrobot was placed in a new position in the Royal Library’s network, so that it no longer had tocarry out harvesting via a proxy, and we chose at that point to re-start the harvestingprocedure. Thus only the material gathered in the period after 4 November 2001 is included inthe study.Archiving of style sheetsBecause of an error in the configuration, style sheets were not acquired, and as a result theinformation acquired does not always appear in our presentation system as it did in theoriginal site. Since the access module was first introduced late on in the project, we were slowto notice this configuration error. Subsequent tests have shown that it would have beentechnically possible both to acquire the files and to get them to function correctly in relationto the presentation of archived materials.Statistics on harvesting via NEDLIBNEDLIB can be configured to acquire both static and dynamic URLs. Static URLs in thisconnection mean for example those without parameters, such as, e.g.,http://www.geocities.com/selsoe/hil/station.htm,http://www.vu.dk/webmaster/andhttp://www.tv-stop.dk/videoklip/oversigt.shtml,while dynamic URLs refer to those with parameters, e.g.http://www.sfvejle.dk/php/view.php?id=38&picbased=1,http://www.sfu.dk/poldebat/index.php?id=514andhttp://www.unet.dk/dk/studenterliv/studorg.php3?todo=show&ID=7Since we wished to make as complete an archive as possible, we decided to acquire both staticand dynamic pages. This had the following consequences for the harvesting:a) The harvesting of material took considerably longer than expected, since 60% of thematerial turned out to be dynamic. By deciding to include dynamic files we thereforemore than doubled the number of URL objects that needed to be archived.b) There proved to be a greater number of serious, blocking errors in this part of thesoftware, which first had to be corrected by the developers of NEDLIB in Finland,before the process of harvesting could proceed. As far as we know, no other attempthas been made to acquire dynamic URLs using NEDLIB. This means in practice thatNetarkivet.dk is the first project seriously to have used this sofware to test out this partof the active net.
17
URL elements acquiredStatic (without parameters)Dynamic (with parameters)Total
#2,122,9393,159,7605,282,699
%4060100
Tabel 4: NEDLIB, The proportion of static versus dynamic URL elements
If we compare these figures with the Royal Library’s experience in the Danish part of theNWA project, where only 36% of the 7.4 million URL elements were parametrised, it is clearthat, in the Danish part of the net, it makes a difference whether one conducts an event basedharvesting or a broader kind of harvesting such as that conducted by the NWA project. Areasonable explanation for this is that the kind of sites harvested in connection with the localelections are more likely to be changed frequently, meaning that in this case we are ahead ofthe general trend, which is to maintain web material in a Content Management System. Thegeneral development is likely to be in the direction of having more and more parametrisedURLs.
4.1.4 Harvesting via WGETWGET is an open source product that was developed via shell scripts. Starting from one ormore URLs it can break up a site and acquire all the web documents that belong to it.The programme offers several different ways of limiting the material harvested. It is possibleto specify how many links one wants to follow with a given start-URL, and one can limit theharvest to a single host. One can also introduce pauses in order not to overload the site one isharvesting. In this project WGET was configured to harvest within only one host.The WGET programme is single threaded e.g. it acquires one URL object at a time. In orderto harvest sufficiently quickly it was necessary to run WGET in more than one instance at atime. We ran 100 instances simultaneously.Two types of harvesting were undertaken using WGET:•Daily, with WGET configured to harvest a maximum of 50 links down in relation tothe start-URL. It was eventually configured to wait two seconds between each inquiryto a given site in order to counteract possible technical problems arising from an over-aggressive harvest.Every hour, when only a single page was harvested. In the case of hourly harvesting itwas necessary to check whether the page was a frame set, in which case one additionallevel would be harvested.
•
The URL-objects harvested were saved in a file system structured in the same way as on theserver. WGET can change the linking within the URL objects acquired in such a way thattheir internal linking works. Links that point outside the URL objects harvested point at theoriginal documents. For security reasons we chose also to preserve the original URL objects.This afforded an opportunity to clean up the WGET data and check how many files were fullup. We will return to this point in our summary of storage needs.WGET handles both static and dynamic URLs – apparently with the same harvesting speed.
18
4.1.5 Archiving with RoboSuite version 3.2.1.5Robosuite version 3.2.1.5 was included in the test. We did not succeed in getting this versionof RoboSuite to handle our needs, e.g.to parse relative links in web pages. Thus we did notsucceed in acquiring data concerning the local elections fromwww.politiken.dk,which wehad counted on being able to do.Subsequently we had the good luck to be able to archive materials harvested fromwww.jp.dkusing this version of Robosuite.The only fundamental differences between the two sites isapparently thatwww.politiken.dkmakes more extensive use of relative links on their sitethanwww.jp.dk,but we cannot exclude the possibility that the failure to archive in the formercase was caused by faulty installation of the programme.
4.1.6 DonationThe project concluded an agreement with TV2 Bornholm for delivery of all their material. Itturned out that TV2 Bornholm used a Microsoft Server, and all their web pages appeared asASP. These were installed without difficulty and run on the State and University Library’sweb server. As part of the installation the URLs were adjusted so that they fit the new serverenvironment. Technicians however warned that in order to ensure correct running it wouldnormally be necessary to have exactly the same setup as existed on the delivery side(including Patch level).The experiment was a success in so far as it was possible to run the pages, including thedebates. However, if one looks at the project with long-term storage in mind, this method isnot without its problems. If the system is to be run in the future, it would require that one wasable to set up an identical copy of the running environment –e.g. to simulate the controlsystem, applications and relevant help programmes – all in the correct version.
4.2 Technical and legal problems identifiedIn the course of running the various programmes, and in the light of the tests carried out bythe researchers, a number of problems were identified. From a technical point of view, manyof the problems that the researchers reported (see table in section 5.4.1), can be reduced to aseries of fundamental problems, some of which can, and others of which cannot beimmediately solved.There are three main categories of errors:•Errors in connection with harvesting – parts of pages or entire pages were notharvested.There were various reasons for this, such as redirects (the harvester was configured toremain within one domain); URLs were embedded, for example in flash animations;or the harvester was forced to stop because of time problems.Errors in connection with internal representation of URLs.In WGET the internal representation is transcribed last. If WGET is stopped too soon,the URLs will not be transcribed.Errors in the presentation system.
•
•
Most errors occurred because of redirects, e.g. the harvester was linked to another address,which might or might not be on the same host. Both NEDLIB and WGET were configured toremain within the same host, so a redirect to another host would mean that harvesting would
19
cease. An analysis of the materials has shown that around 3% were redirects, of which over1% referred to another host. Further analysis has shown that certain URLs in the URL baserefer to a page where one is immediately linked to an alternative start-URL on another host,so that the page cannot be harvested.Such errors have different implications and were revealed in different ways when researchersattempted to go through the material.Below, we go through the most important of these.
4.2.1 RedirectsThe main reason why the harvesting was incomplete was the problem with redirects.Problems arise for example when you want to acquire an item from one URL, e.g..www.tv2.dk.In practice a site such aswww.tv2.dkis not just one host but a series of hosts,and this means that some of the links that come up on the site will in fact send users out toother hosts, either via automated mechanisms in the webserver’s own setup, or by establishingnew hosts in the TV2 domain which the user is then linked to. Since these hosts have not beenentered on the list of URLs that should be archived, the harvesting will skip them, and theywill then be found missing when the archived material is compared with what the researchersintended to harvest when they included the URL in question as one of their targets.In the archive’s system of presentation this error will emerge as:••WGET: Problems with connection to link outside the archive, File not found.NEDLIB: Error 404: File not found.
Solution: This problem can arise in connection with both event-based and selectiveharvesting, because – in order to limit the harvesting to what is considered relevant – theharvesters are configured to remain within one host. By continuously following the harvestingmanually one can catch these redirects and get the new hosts entered into the URL base, sothat they too will be archived. The problem does not arise with cross-section harvesting.
4.2.2 URLs embedded in the codeThere are several instances in which URLs are embedded in the code: this can happen becauseof Java script or arise in a flash animation. If this occurs the harvester will not know whichlinks should be followed. The results will depend on the harvester and the type of code.Finally there are instances where embedded URLs are placed together in the browser.In the archive’s system of presentation this error appears as follows:•WGET: The flash animation is harvested and shown correctly. If you click on a link,you will either get the message ’file not found’ or problems with connecting to the linkoutside the archive. No explanation has been found as to why one or other of theseerrors occurs.NEDLIB: the same symptom occurs here.
•
Solution: Generally the problem has no simple solution. The reason it arises has to do withfundamental problems in the method of harvesting. The only way to identify an error is tointerpret the page, for example by harvesting via a browser, or by following the harvestingand inserting the relevant URLs. However, there is no guarantee that the presentation systemwill subsequently be able to connect the two relevant files.
20
4.2.3 Time problemsTime problems were observed in working both with NEDLIB and with WGET. Since theproject had greater freedom in relation to WGET, by starting 100 instances in parallel some ofthese problems were averted. .The original plan was that NEDLIB should be used to•••Archive a snapshot of selected URLs on 20 October 2001 and again on 4 December2001.Archive a snapshot of selected URLs once a week.Undertake the cumulative archiving of the selected URLs on a daily basis.
This strategy however proved impossible to maintain, simply because the NEDLIB robot wasunable to finish its harvest before it had to begin archiving again. For that reason we decidedto stop it and to start the harvesting process all over again at agreed times. This meant that ineach round of archiving (snapshot) there are URLs that were not archived as intended. (SeeChapter 4 for a summary of the snapshots carried out).Subsequent analyses showed that it was particularly the archiving of the dynamic URLs thatwas time-consuming, and that no other country had previously carried out archiving ofdynamic URLs using NEDLIB8In a few cases it was necessary to stop WGET.In the archive this error is shown as:••WGET: Problems with connection to link outside the archive, since the URLs werenot transcribedNEDLIB: 404 – File not found (since there are URLs that NEDLIB will never be ableto get to).
Solution: The problem arose primarily because of very aggressive harvesting, recursivebehaviour on the part of the page, or the size of the site/bandwidth. In a permanentconfiguration these parameters would be taken into account and the harvesting would bebetter scheduled. As far as NEDLIB is concerned the revised version of the programmeshould be used.
4.2.4 Robot.txtHarvesting cannot be conducted on the basis of present legislation, which is why voluntaryagreements must be negotiated. In view of the nature of the project, it was decided to test outthe negotiation process only for selected sites, as described in section 4.1.2.One way in which a given site can prevent visits is via the text file robot.txt, which makes itpossible to prevent robot visits to the whole site or parts thereof. In our pilot study it wasdecided that WGET should respect robot.txt, whereas NEDLIB should ignore it. However, wemade it possible for a given site to request that particular materials be deleted from thearchive. Only in one instance did the owner of a site request us to delete material gathered bySubsequent experiments with NEDLIB have shown that NEDLIB’s problem to a great extent lies in twoprocesses that cannot be done in parallel, namely the link parsing (finding new links in documents harvested)and link filtering (sorting out those links (URLs) that should not be harvested). The latest version of NEDLIB isnow equipped with an extra link filter, and this has brought about a significant improvement in performance.8
21
NEDLIB. The owner in question was a small publishing house, and no explanation was givenfor the request.This meant that the conditions under which we acquired everything on a site must have beenoptimal, since we avoided the usual problem with pictures: Namely, that they are usuallyfound in catalogues that are excluded by robot.txt. In our case, however, they werenevertheless included in the archiving. One possibility to be considered in the long term is themodel that is used in Archive.org and Library of Congress, where robot.txt is not respected atthe point of harvesting, but files that have been protected by a robot.txt request are not shown.
4.2.5 Robot denied accessOnly in one instance was the NEDLIB robot denied access. Thus we did not succeed in usingNEDLIB throughout the period to archive from one of the big daily newspapers. The ownerswere concerned that because of the increased load their webserver would cease to function. Itwas therefore possible only in part of the period to download and archive the desired URLsfrom this site.An analysis of the material from WGET showed that it was excluded from a smaller numberof sites. Random tests of the two types of harvesting showed that we were denied access to0.4% of the requested sites in the case of hourly harvesting, and from 0.5% of requested sitesin the case of daily harvesting.In the archive’s system of presentation this error was shown as:••WGET: file not found.NEDLIB: Error 404: File not found.
Solution: Legislation or voluntary agreements.
4.3 Completeness of the archive harvested using NEDLIB andaccessed via NWAIn the course of evaluating the usability of the archive, resarchers identified a number oferrors that had led to gaps in the material. The researchers had access to the archive onlythrough the presentation software, so when it was not possible to access a document, theproblem might have lain in one of the following:••The material had not got into the archive.The material was in the archive, but because of an error in the presentation softwareit could not be located and shown, giving the impression that it did not exist in thearchive.
In order to get an idea of the extent of the problem we went systematically through tworandomly selected smaller sites: a small site with static URLs and a small site with dynamicURLs, see Appendix 9.The development of software for identifying and presenting the archived material did notcome into the remit of this project, since we had counted on using for presentation thesoftware developed in connection with the Nordunet2 project Nordisk Web Arkiv (NWA).Unfortunately this project was so greatly delayed that only a first version of the software wasavailable to us, and this was configured to function only in relation to the NEDLIB archive.
22
In the case of the WGET archive we therefore had to use the interface that comes withWGET, which is far from being user friendly.In general we know that there are pages that we did not archive because of the redirectingproblem, and because the NEDLIB robot had to be interrupted before it had finished its work:e.g. certain URL objects were not archived because the robot did not manage to reach them intime. But in the case of static URLs, NEDLIB did in fact archive all material, with theexception of style sheets, wherever it had the possibility of doing so. Generally there weremore archiving errors on those sites where there were parametrised URLs, perhaps becausethese sites tend to be more complex in general.In the case of the material to be delivered by TV2 Bornholm, everything that we expected tobe archived was indeed archived. Only the shout boxes and sound files, where the links areembedded in Java script, were not archived.As can be seen in Appendix 9, however failure to archive was not the only problem.The present presentation software is not able to handle URLs with more than one parameter.For example the software can handle URLs such ashttp://www.domæne.dk/hent.pl?id=1butnot those such ashttp://www.domæne.dk/hent.pl?id=1&arg=2orhttp://www.domæne.dk/hent.pl?id=1&ny=1&f=2The problem may be either that these URLs have been wrongly indexed, or that the softwarelooks them up wrongly in the index.
4.4 Archiving and long-term storageIt is one thing to acquire material, but quite another both to store the material (that is, bytes)and to find a way to present an understandable version of it.Various strategies have been used for storage, the most common being:••emulation, where one draws up thorough descriptions of the conditons for running thematerial, and preserves these.Conversion, where one converts the material into a series of standard formats (possiblyin a simplified form), which future users are more likely to be able to run.
Long-term storage is a broad field and is not part of the remit of this project. However, it isimportant to take this element into consideration in making financial estimates. Below wetherefore present information that may be of help in calculating the overall costs.
4.4.1 Types of applicationOne characteristic of the harvesters is an involuntary selection mechanism, which hasimportant consequences. As Interim Report 2 describes, it was possible to obtain only alimited number of the applicationtypes and forms of communication that the researchersconsidered relevant in connection with the local elections.The results are presented on the next page:
23
Type of materialUncomplicated webpages
RoboSuiteUncomplicated
NEDLIBUncomplicatedNO
WGETUncomplicatedNo, but certainthings canprobably becaught via aprogrammeNONONONO
Slightly complicated NO, but can probably beweb pages (javadevelopedscript)
Streamed videoStreamed audioChatNet conferences
NONONONO
NONONONO
Tabel 5 The different Harvesters ability to collect certan types of material
Even where it was possible to harvest material, much of it will need considerable preparatorywork to make it usable in the longer term. This problem is considered below.The overwhelming majority of the materials harvested fell into three categories: Text, picturesand applications (mainly pdf files, but also for example flash). Below, we compare theexperience in Denmark with the most recent snapshot harvesting in Finland9. It can be seenthat the Danish figures differ somewhat from the Finnish, which can be accounted for by thefact that, as a consequence of the thematic limitation we imposed, we actively chose pageswhose purpose is primarily informative.Proportion of material collected100%90%80%70%60%50%40%30%20%10%0%WGETNEDLIBFinlandApplicationPictureText
Figur 2 Distribution of the main types of material in three different harvesting experiments
9
24
The graph covers several formats for the different categories. The simple ones are, forexample, pictures and sound, where the following types were harvested:Picturesimage/x-ms-bmpimage/x-iconimage/tiffimage/pngimage/pjpegimage/jpegimage/gifimage/bmpSoundaudio/x-wavaudio/x-realaudioaudio/x-pn-realaudioaudio/x-ms-wmaaudio/x-aiffaudio/wavaudio/mpegaudio/midiaudio/mid
Tabel 6 List of different types of sound and picture mime-forms. Not all correspond to different formats.
If these pictures are to be shown and the sound files heard it is essential that one has thesoftware to run them. This software is often non-standard and the source code not available. Itis therefore necessary to save samples of this software together with a description of therunning conditions, in order to make it possible for these files to be interpreted in the future.In the long run a better alternative for this type of file will be to convert it to a standard formatfor each type, and thereby reduce the number of software components required for runningsuch files.The ”application” group represents a much greater challenge. Let us look at what it includes:application/zipapplication/x-zip-compressedapplication/x-tarapplication/x-stuffitapplication/x-shockwave-flashapplication/x-shapplication/x-ns-proxy-autoconfigapplication/x-mspublisherapplication/x-msmetafileapplication/x-msaccessapplication/x-macbinaryapplication/x-javascriptapplication/x-java-classapplication/x-javaapplication/x-hexeditapplication/x-gzipapplication/x-dviapplication/x-directorapplication/vnd.ms-worksapplication/vnd.ms-powerpointapplication/vnd.ms-excelapplication/self-extractingapplication/rtfapplication/postscript
25
application/pdfapplication/octet-streamapplication/mswordapplication/mspowerpointapplication/mac-binhex40application/java-vmapplication/docAs can be seen, this category is extremely broad. In certain cases it will be possible to convertthe material into a standard format, but this is by no means true in all cases. It is known, forexample, that flash presents problems. There are already problems with running flash-animations that are 3 years old, and if one has access only to the finished flash animation,there is no possibility of converting it.
4.4.2 Storage requirementsA summary of the storage requirements for the material harvested is given below, showing thetotal storage requirement and the average derived from it. The latter can be used to extrapolatethe requirement for other events.The storage requirement is also connected in various ways with the presentation method. Theindex generated by the NWA software in connection with the NEDLIB harvester increasedthe total storage requirement from 143 GB to 240 GB; e.g. the index represented 40% of thematerial archived.In the case of daily harvests only the new pages were kept. NEDLIB itself checked in thecourse of harvesting whether the page had been changed, whereas WGET checked the pagessubsequently to see if there were any duplicates, in which case the duplicate was thrown awayand any hardlink was rewritten. This analysis showed that approximately 50% of the materialharvested was redundant. However, deleting already-archived material has consequences asfar as presentation is concerned. At the State and University Library we attempted to save thematerial on tape. One result of discarding several pages was that it made it difficult to call upa coherent unit – there may be links pointing to other material that subsequently needs to becalled up as well. If all the material is stored, for example on a hard disk, this is not aproblem, but if the response time is 2 minutes the user interface will be very sluggish andinconvenient. In so far as the material is stored on tape, one should avoid this kind ofretrospective treatment, even if that means doubling the storage space.NEDLIB (compressed)for theWGET(uncompressed)period 4/11-23/11TotalMonthly harvesting 52.08 GBWeekly harvesting48.11 GBAverage1052.08 GB24.06 GBTotal---------Average----
10 The average refers to the average per harvest. Where a cumulative method is used, the average is increased.
26
Daily harvesting:CumulativeHourly harvestingTotal:
40.24 GB-----140.43 GB
1.9 GB----
Approx. 172GBApprox. 108GBApprox. 280GB
5.9 GB0.4 GB
Tabel 7 Storage requirement for the harvested material
The figures for WGET are approximate in that the total strorage space is reduced, dependingon the number of files that have been rewritten and where the original was kept. In an up-and-running system these would be removed. The State and University Library has a total of437,154,430,466 bytes divided into 42,598,135 files. Of these, 13,004,155 were rewrittenwhere the original had been saved, e.g. counted twice, which amounts to a reduction of 31%.If the same reduction is made in the storage space it means that 29,593,980 files can beexpected to fill 303,702,016 bytes, which corresponds to 290 GB. Finally the number isreduced by 10 GB to 280 GB, which is the size of the log files.
4.4.3 Storage methods for preservation of materialAs the previous section illustrates, the amount of data in question here is extremely large.There are two schools of thinking today concerning storage in relation to web archiving: onefavouring online storage and the other storage on tape (possibly by robot). Archive.org atpresent keeps all its material immediately available on hard disk. The Kulturarw3 project, bycontrast, has used a tape-based robot system for archiving. The consequences of using a robotsystem were investigated in relation to the WGET material.It became evident that the usual methods of storage, in which information is generated on theplacing of every single file, do not work, since the individual items are too small.For example it took 4 days and nights to restore the WGET material because of the very largenumber of files involved.The immediate alternative – to fetch the files if and when they are needed - is also not viable,since it takes up to 2 minutes to find and fetch one file.Because of these problems it is considered advantageous to save all files instead of ”tidyingup” as you go and saving only those files that have been altered. If one keeps complete sets ofall the pages, it is always possible to establish sensible ways of assembling and packing them.Ideally the system of packing should take future users into account. It is probable that usersin the future will be interested both in getting a time-snapshot and in being able to compare agiven set of sites over a period of time. One possibility therefore would be to use a matrixmethod, where the unit in one dimension is time (for example months) and in the other anatural group of sites (for example newspapers, districts and so on).
27
5 The research angle5.1 Synopsis of research interestsThis synopsis was made with a view to help to identify materials, to establish a monitoringstrategy and to develop research tests. The purpose here was not to give an exhaustivedescription of the possible research value of the material, but to give a specific andmeaningful introduction to the monitoring and tests. Two general questions were selected,which were then split up into a series of sub-questions.The two general questions were:1) Did the Internet have any impact on the local elections?2) Did the local elections have any impact on the Internet?The first of these questions was then broken up into a series of sub-questions, among them:••••••••What was the extent of use (this is not part of the remit of the present pilot project).What was the impact of strategic initiatives on the part of the authorities, parties, mediain terms of increased turnout (e.g. the turnout of young people in Nordjylland County),influence on election results, increased participation in debates, and so on?Was material from the Internet picked up by other media?Can cross-media relations be established – partly linking the same actors’ activities,partly in relation to the public?Is the Internet as a new medium of particular relevance to local communities?What is the relevance of Internet material in relation to current Internet/democracytheories?Does the Internet open new channels of communication between citizen and citizen,citizen and politician, politician and politician?What is the relevance of the Internet in relation to particular fields, e.g areas thattypically fall under the responsibility of local authorities: institutions (for youngpeople, pensioners), health, schools, traffic, work contracts; and demographic issues:special regional features, sex, age, class, culture, language, ethnicity, etc.
The second question was similarly broken down into a series of sub-questions, including:•••Were particular techniques (e.g. audio-videostreaming, wap, pda) implemented for thefirst time or used much more extensively than hitherto?Were new forms of interactivity and hypertextuality (chat forums, discussion forums,link patterns etc.) implemented for the first time or used much more extensively thanhitherto?Were there notable innovations in terms of genre, design and content (interactivegenres, new forms of group-targeted communication, fan- and hate pages)?
5.2 Location of materialAs described in Interim Report 2, the material we wanted to archive was identified andcategorized on the basis of four overall criteria:
28
1. Types of actor involved.2. Demographic and other related factors.3. Types of communication.4. File types.Each of these four main criteria was subsequently broken down into a series of sub-categories,on the basis of which we built up a URL base that was used as the foundation for harvestingthe material for the archive. A full description of the content of the URL base is given inInterim Report 2.The harvesting of URLs was carried out with the help of index pages and search machinesand by unravelling link chains. No attempt was made systematically to acquire material viaother media.One important conclusion we drew was that certain actors (e.g. TV2) use a varying number ofservers (IP- and web adresses), and that it is therefore problematic in such cases technically toidentify their web sites. Since the web sites must be regarded as the foundation for archiving(see Appendix 1), a particular effort must be made to address this problem. Newly-formedURL addresses also pose a particular problem, because in this connection the available searchmachines work with considerable delay. This question is addressed below in our summary ofthe particular problems that arise in the archiving of net events (Appendix 2).
5.3 Monitoring strategyThe purpose of monitoring net activities concurrently with the archiving process was to obtainmaterials that would make it possible to evaluate:••Whether the archive material acquired was sufficiently comprehensive in relation to theactual amount of net activity in progress.Whether the techniques of harvesting yield the desired material, and what technology ifany is missing for acquiring and archiving material.
The monitoring, which was carried out in the period from 22 October to 3 December 2001,also served to provide input on how the harvesting frequency should be adjusted, and to addin subsequently discovered URLs (including newly-established pages)
5.4Archive testingOne purpose of the project was to test the quality of archived materials and theaccessibility/user-friendliness of the archive. The main emphasis was on testing the quality ofthe material, while the testing of accessibility and user-friendliness was conductedsimultaneously (for an overview of the material that was presumed to be in the archive priorto the test, see Appendix 4. The appendix also shows what was actually tested. For a detailedpresentation of the arrangement of the test, see Appendix 3).
29
5.4.1 Testing of the material harvestedPurpose and arrangement of the testFrom the research point of view the overall purpose of the test was to discover to what extentthe material archived was usable for research purposes.The plan was for the quality of the archive material to be tested in four respects:1. Internally: The archive material would be tested ’in itself’, as it appears in the archiveagainst the background of the various types of archiving software and harvestingfrequencies.2. Externally: The archived material would be tested out in relation to the initial collection,e.g. the types of material that were selected in advance for archiving.3. Externally: The archived material would be tested out in relation to the monitoringprocess4. Externally: The archived material would be tested in relation to other existing archives,primarily archive.org (http://www.archive.org/) and the Danish legal deposit system(http://www.pligtaflevering.dk/).In all four instances a number of questions were posed with regard to the quality of thematerial (the concrete questions relating to all the tests are presented in Appendix 5). For theinternal test (of the archived material ’in itself’) the questions fell into the following maincategories: The presence of the material in the archive; frequency/content; the quality of thematerial. In relation to the second dimension, where the archived material was tested inrelation to the initial collection, questions as to both the presence and the quality of thematerial were posed. Where the material was tested in relation to the monitoring, theadditional question was posed as to whether the harvesting of the material correponded time-wise with the monitoring process. Finally, the testing of the material in relation to otherexisting archives was carried out in two stages: First, the other archive in question wassubjected to the same internal test as the material archived for this project; second, the twoarchives were compared on the basis of the same three main categories.Four cases were chosen for testing:••••Parties (defined as one type of actor); here, the Social Democratic party and theVenstre party were selected, both on the national and district/country level.Media (defined as one type of actor); here, the newspapers JyllandsPosten andPolitiken, and the broadcasters TV2 Fyn, TV2 Bornholm and DR were chosen.Districts and counties (defined as geophysical entities); here, Århus County, OdderDistrict, Nordjylland County, Hals District, Copenhagen County, Copenhagen District,and Gentofte District were selectedA ’remainder’ category, covering all the interesting items that were not documented inthe three other cases, and applying both to types of actor and to forms ofcommunication.
Since each case was to be followed over a period of time, a series of test dates were selected.It was mainly the two political parties and the five media institutions that were to be studied’in depth’: E.g. they would be tested daily, using all the archiving software, in relation to allthe main questions listed above; while the county/district-related sites were to be tested more
30
’in breadth’, e.g. not necessarily daily and with all the software, but with reference to all themain questions.In addition, examples of inconvenient forms of arrangement and functioning in the archive,and good ideas for improving them, would be noted on an ongoing basis.The testing procedureThe testing was carried out with the assistance of two students. As mentioned in Chapter 4,different types of archiving software were used. Since NEDLIB and WGET were theprincipal forms, they were the main focus of testing with regard to the ’archive in itself’.Because of the problems in presenting the NEDLIB material, much of the focus during thetest period was on the material gathered via WGET. Moreover, the fact that there were greaterdifficulties in navigating with NEDLIB than with WGET meant that the NEDLIB materialwas not tested to the same extent as that harvested with WGET. Random tests should howeverbe sufficient to show the strengths and weaknesses of the NEDLIB material. Thus in thetesting of both the NEDLIB and the WGET material several different types of site of differentsizes were tested, and a certain level redundancy was reached in investigating the strengthsand shortcomings of the different archives (the testing of NEDLIB was carried out in relationto the home pages of the Social Democratic Party and the Danish liberal party, Venstre, all themedia sites, and Århus County in the category ’geographical areas’). Finally, the materialarchived with the help of Linux platform and Robosuite — together with the material donated— could not be systematically tested (material donated by TV2 Bornholm underwent asubsequent test, see below).The external testing of the archived material in relation to the Danish legal deposit system wasnot carried out in the end, since it was estimated that there would only be a very limitedoverlap.Results of the testThe archived material ’in itself’ (and in relation to the initial collection):Remarks in relation to the presence, frequency/content and quality of the material harvestedare summarised under the following main points (see Appendix 6 for further points, detailsand examples):NEDLIB:
•A large number of sub-pages turn up in the index when one wants to view a site (e.g.:
Jyllands Posten (daily) approx. 6,000, Berlingske Tidende (daily) approx. 14,000), whichcould constitute a problem, since it would mean having to try to navigate throughnumerous random pages.•The number of levels that can be shown varies considerably (this also applies within oneindividual site); on larger sites this probably means, for example, that one cannot read thearticles in a newspaper unless one is lucky enough to find the article in question amongthe thousands of individual URLs that are in the archive’s index for the site.•Different forms of graphics are by no means always shown (besides the announcementsand banner advertisements that are fetched from another server, this applies most often topictures), and some instances can be found in which, although the text is shown, it is notshown in the original form or colour.•There appears to be problems in relation to sites that use frames.
31
•Sometimes an extra, virtually blank page is incorporated in addition to the actual site.•One cannot always rely on the time line’s indication of how many times a page has beenharvested.WGET:
•Although the harvesting was often carried out continuously from the start, there are many•••••••
instances of ”groundless” interruptions in the harvesting.Differences in depth: There are great discrepancies in the number of levels that can beshown.Graphic differences: There are variations in the graphic elements that are shown.Differences in feedback when activating features: There are discrepancies in whether thefeatures function, whether there are problems with connection to links outside the archive,or whether the message ’file not found’ is shown.There are cases in which links on the same site that were harvested on different dates reactdifferently on being activated that is connecting to links outside the archive or not.Problems may arise when sites use frames: A link outside the archive may be activatedwithout the browser showing it, or the message ”file not found” may appear.The fact that a site name is included in the index is no guarantee that it is actually presentin the archive.It can happen that individual URLs are not coupled to the home page, even though theyare in the archive, which in concrete terms means that you cannot use the menu.
As mentioned above, a number of special (and in certain cases new) functions were used inconnection with the local elections. The table below shows to what extent these appeared inthe archive (Y = yes, N = no). Appendix 6 gives a detailed account of the observations made,where problems arising in relation to presentation or configuration are identified.FunctionStreaming of sound,moving picturesSound/moving pictureswhich start upautomatically as youenter the siteMaterial that can bedownloadedNEDLIBN (”document not found”)YN (flash is missing onwww.ungtvalg.dk)N (”document not found”)Y (e.g. onwww.louisegade.dk)N (but Y on the local electionpage on DR’s site, where thedebate is conducted under thedifferent individual regions)WGETN connection to link outsidethe archive or ”file not foundon the server”)Y
Discussion forums
N (but flash animation workson Jyllands Posten)Y (e.g. onwww.socialdemokratiet.dkandwww.louisegade.dk)N (because of connection tolink outside the archive onDR’s site)Y (Jylland Posten)
32
Function
ChatSMS11GamesOpinion polls/profiletestsQuickpolls
NEDLIBN (Politiken)N (but Y in so far as one canfind debate contributions thatare included as individualURLs)N (Socialdemokratiet)N (”document not found”)
WGETN (Politiken)Y (TV2/Bornholm: via index)Y (Social Democratic party)
N (because of connection tolink outside the archive)The pages from which theseThe pages from which theseare ordered are in certain cases are ordered are in certain casespresentpresentNN connection to link outsidethe archive)NNN e.g.http://www.venstrenet.dkY e.g.http://www.ungtvalg.dk)N connection to link outsidethe archive)(exclusively on A’s site)
Robot answer (Rosa)
E-trade pagesCalculation ofmandate test
N (e.g.http://www.venstrenet.dk)N (e.g. do not appear onwww.ungtvalg.dk)N connection to link outsidethe archive when you pressenter and shows ”documentnot found” if you click themouse)(exclusively on A’s site)N (because of connection tolink outside the archive)Can’t be tested, since NicolaiWammen’s page (which is theonly place where this functionis found) is harvested only on2 levels
Shoutboxes
N (because of connection tolink outside the archive)Can’t be tested, since NicolaiWammen’s page (which is theonly place where this functionis found) is set for hourlyharvesting, so only one level istakenN (in the frame where the box N (shoutboxes saved, but in ashould be, ”page could not be wrong and not very legiblefound” appears (probably due layout; one can’t shout in theto connection to link outsidearchive)the archive)
In connection with SMSs the only test made was whether the page from which SMS messages can be sent orordered was in the archive. The SMS messages themselves (meaning the messages that can be ordered) were notarchived, but since — as was the case with the local elections — they are often part of a news circular (along thesame lines as a newsletter), it will in future be important to archive them (together with those web sites theybelong to, again as in the case of newsletters; see below).
11
33
FunctionNewsletters12
Password protectedareasJava scripts
NEDLIB•ordered newsletters arepresent in full quality inthe special newsletterarchive•The page from which theyare ordered is present•a very few sites containthe content of thenewsletters themselvesOn Jyllands Posten:”Document not found”(probably because that levelwas not harvested)N (e.g.www.stoplufthavnen.dk)N (dr.dk/kommunalvalg:”document not found”)N (TV2/Bornholm:”Document not found)N (Rosa on Social DemocraticParty)(The systematic search for thiswas dropped, since it can becomplicated to find out ifsomething is in Java script)
WGET• ordered newsletters arepresent in full quality in thespecial newsletter archive•The page from which theyare ordered is present•a very few sites containthe content of thenewsletters themselvesOn Jyllands Posten: passwordrequested (no connection tolink outside the archive)N (e.g.www.stoplufthavnen.dk)N (dr.dk/kommunalvalg: ”filenot found on server”)N (TV2/Bornholm: ”Thebrowser cannot find the page”)N (Rosa on Social DemocraticParty)(The systematic search for thiswas dropped, since it can becomplicated to find out ifsomething is in Java script)
Tabel 8 List of different function types occurring in the two archives
In most cases the quality of the material is the same on NEDLIB and WGET. However,WGET appears to be better at harvesting debate forums and quick polls.The archived material in relation to the monitoringAmong the new materials that were observed and reported during the monitoring period, afairly large amount was not archived. WGET archived least (see random tests in Appendix 6).The monitoring reports do not contain many comments relating to specific points of time, butit was nevertheless confirmed that there was a correspondence timewise between themonitoring reports and the archive (except of course where the reports mention new sites,since these are only included in the harvesting at a later point).As far as the quality of the archived material is concerned, the monitoring reports did notestablish anything ’new’ in relation to what emerged from the testing of the ’archive in itself’.Thus the problems that emerged there in relation to certain functions, certain graphic elementsand navigation within the archived material also apply here.As part of the project we subscribed to a number of newsletters and so on. In this connection we tested outwhether the newsletter we had subscribed to, and the page from which they could be ordered, were present in thearchive. It should be noted here that the newsletters ordered and received were not connected in the archive withthe web siteweb sites they belonged to. Moreover some providers always place their newsletters on their site (asthey are sent out); here too we tested out whether these were archived.12
34
The comments arising from ’archive observation’ were made in relation to WGET, since itwas this material that the test in the first phases was concerned with (inclusion of theNEDLIB material would probably not afford offer? any new information, but simply confirmthe remarks made in connection with the ’archive in itself’.)The archived material in relation to other existing archives (archive.org)The harvests carried out by archive.org take place months apart and at very irregular intervals,which make direct comparison very difficult, and means that archive.org is not very usable ina case like the local elections.Often however the quality is better on archive.org than on WGET and NEDLIB. This isevident in the fact that in archive.org’s versions (a) there are more complete graphics (e.g. onjp.dk), (b) more levels are harvested (e.g. from juelsminde.venstrenet.dk). However, wecannot draw any firm conclusions from this comparison, as the quality of NEDLIB/WGET insome instances is better than that of archive.org (see for example kommunalvalg.tv onWGET).Accessibility/User friendlinessIn Appendix 8, the ”Note with comments and desiderata concerningaccessibility/searchability” sets out a series of remarks and desiderata with regard to theaccessibility/user friendliness of the archive in the longer term. The remarks are based onobservation of the way that NEDLIB/NWA worked during the test period.The following points were noted in relation to NEDLIB:•••The logic in the presentation of different URLs was not transparent.The only way to get back to the index was via the ’back’ function, which is not verypractical when one may have moved around different sub-pages on different dates.Under the different categories in the index, the links to ’First/ Previous/ Next/ Last’page are inconveniently placed at the top of the page: It is almost always at the bottomof the page that one needs them (by the same token, these navigation possibilities areplaced at the bottom of the index under the individual sites).The time line at the top is sometimes difficult to use in navigating. You often have tobe precise to the last millimetre in placing ’the brown frame’ over ’a black stroke’ inorder to fetch a page.When you use the function ’Go to page –’, it jumps back to ’whole archive’ instead ofremaining in, e.g. the ’daily’ section.
••
The following points were noted in relation to WGET:•••••It is impossible to navigate via the index.Connection to a link outside the archive often occurs without one immediately beingaware of it (see e.g. valg.bornholm).It would be more user-friendly if one could avoid going through the ’index’ in order toget access to the archived material (as is the case with archive.org).A search function belonging to the programme itself would also make navigaton easier(the search function we used was in Windows).The variable speed in the archive’s listing of web sites sometimes slowed down ourwork and would also be a nuisance to potential users coming from outside.
35
Finally, the following points were noted in relation to archive.org:••Navigation: in terms of user-friendliness, archive.org has the advantage that — unlikewith NEDLIB/WGET — you can click onto a page without having to go through theindex.Speed: NEDLIB and WGET are much faster than archive.org in reacting to a click on alink, which is an obvious advantage if one is making frequent use of the archive.
ConclusionAs discussed above, the overall purpose of the test from the research point of view was to findout to what extent the material archived was usable for research purposes. On the basis of thetest we can conclude that frequently it will not be possible to use the material as a reliableresearch object. The reasons for this are primarily the following:
•In too many instances the archived material does not appear in the form of a web site, but
rather as a ’collection’ of individual URLs (e.g. in a form quite different from that foundon the active net); this presents a problem to the user, if the links/navigation between thevarious parts of the site do not work, and if the start/home page can only be found withdifficulty: See Appendix 1 on web sites as basic elements in an archive (it should be notedin parenthesis that it would moreover be an advantage if newsletters and so on that wereordered and received over the net were archived in conjunction with the web sites theybelong to).•It is a problem that the material archived differs considerably from web sites on the activenet, which reduces their usability and reliability; in this regard it is especially problematicthat the material is not harvested continuously and in full depth, and that certainnavigation menus and graphics are missing. Finally, the complete or partial absence ofimportant forms of expression and functions (streamed material, discussion forums, chatpages, games, opinion polls, quick polls, robot answers, and password protected areas)considerably reduces the usability of the archived material.•A serious problem in relation to the reliability of the archive is that if it is not ’closed’ inrelation to the active net, it often results in a connection to a link outside the archive..This also affects its usability, since it demands too much attention from the usercontinuously to have to keep an eye on whether a given document is valid (and in somecases it is impossible to decide this for certain).•Finally, the highly complex nature of the archive and its very variable quality creates amore general problem, in so far as uncertainty over the status of the materialin itselfconstitutes a limitation; for at the ’entrance’ to the archive material there is nothing thatindicates to the user how close or otherwise the archived material is to the original, whichproduces a general uncertainty: Can I be sure the whole web site is here? What is missingand why? Am I in the archive or on the net, or both? And so on. Thus the archivegenerates its own kind of insecurity because of the absence of clear markers and becauseof its fluctuating quality.
5.4.2 Testing of donated material (TV2 Bornholm)As mentioned under point 5.1, the material that was donated to the archive could not be testedsystematically. It was therefore decided to choose one donated web site for testing, namelythe material from TV2 Bornholm.
36
Subsequently we decided to extend this test, partly in order to try out once more the archivingtools we had already tested (NEDLIB and WGET), and partly to try out some as yet untestedarchiving software.The purpose and arrangement of the testThe overall aim was the same as with the previous test: To consider the usefulness of thematerial obtained for research purposes, but as noted above this time the testing was carriedout with three types of material:
•Material donated to the archive, which after treatment again was placed on the net (in a
closed area).•This donated, but now familiar and stable material, harvested with already testedarchiving software (NEDLIB and WGET).•The donated, known and stable material harvested with other types of archiving software(Adobe Acrobat for PC and Mac, HT-track, Internet Explorer for Mac).In this instance we tested only (1) whether the desired material was present in the archive (2)the quality of the archive in itself, rather than posing the other questions mentioned in section5.1.ImplementationIn this case the testing was also carried out with the assistance of two students.Results of the testAll the tools tested, except Adobe Acrobat for Mac, were judged to be useful archiving tools(see Appendix 6 for details). Adobe Acrobat for PC and Internet Explorer for Mac were oflimited use, however, since they archive only two levels down. WGET, NEDLIB and HT-track can generally archive the whole site (3-4 levels down). None of these, however, iscapable of archiving streaming. A comparison of the three latter tools shows that HT-track hasadvantages over the other two, for in contrast to the material harvested through WGET andNEDLIB, that harvested through HT-track has none of the ’holes’ in terms of level, speed andgraphics that the other two suffer from. The difference between the three is not very marked,but is sufficiently great for HT-track to be regarded as preferable. In terms of content, themain advantage of the donated material in relation to that harvested through WGET, NEDLIBand especially HT-track thus consists in the fact that it includes streamed material.Accessibility/User friendlinessUser friendliness was generally high. WGET’s sluggishness on the first occasion one uses thearchived version is thus the only ’serious’ problem. Moreover, in all the tested versions theusual problems with connecting to a link outside the archive apply, thus reducing their user-friendliness.ConclusionOn the basis of this test we may conclude that harvesting on a smaller scale and under’controlled’ and stable conditions tends to mean that the material archived is more usable forresearch purposes. Nevertheless, streamed material – a significant form of web activity - still
37
presents problems with connecting to links outside the archive which reduces the usability ofthe material.
5.4.3 Time required for acquiring URLs as part of identifying an eventIn the pilot study carried out in 2001-2002 the participating research group from the Centrefor Internet Research conducted the identification and harvesting of URLs. The researchersinvolved formulated the principles on which this procedure was carried out, while thepractical work of building up a URL base that could provide the foundation for harvestingwas undertaken by students and staff from the participating libraries, who also took care ofthe technical work of setting up the data base.The task proved more time-consuming than anticipated, but a significant part of the timeinvolved was spent on finding solutions to a series of ’first time’ problems such as findingsearch machines capable of providing usable indexing and technical problems with reportingtool kit.The time devoted to this part of the project by the two participating researchers amounted toapproximately 3 weeks’ work (75 hours), while the students devoted a total of 120 hours tothe work. The librarians’ work in building up a database for the specific event should beadded to this. Once the necessary methods and routines are developed, a task of this kind(excluding the work of librarians) could probably be carried out within roughly 100-120working hours, of which the hired assistants would contribute to the majority (at a roughestimate 75%), while the remainder would demand event-related expertise.If one regards this pilot project as typical (on the one hand it was predictable a long time inadvance, and therefore not too unwieldy; on the other it was wide-ranging and from district todistrict the content varied considerably, so that it was in this sense relatively difficult to forman overview of the event as a whole), the preparatory work of acquiring URLs relating to anevent of this kind would thus require approximately 120 hours of work.In subsequent calculations it was assumed that the work of researchers/librarians in relation tosuch an event represented 0.1 year of work.
5.5 Evaluation of the number of sites in connection with selectiveharvestingBelow we give a rough estimate as to how many sites should be included in a nationalstrategy with regard to selective harvesting. Three principles on which to select web sites forregular harvesting are proposed:a) The first and most important criterion is that the web sites in question should beones that are significantly updated or renewed between quarterly cross-sectionharvests, and that they do not practise cumulative updating.The two other criteria should be considered side by side:b) One criterion suggested is that web sites of significance to the Danish nationshould be chosen.c) The other is that a representative selection of typical/characteristic web pagesshould be made, since such a sample would include both widelyused forms ofactivity (e.g. portals of the net doctor type), local media users (city portals etc.)
38
and examples of experimental and/or unique net activities (such as forexample, Chili.net, torshammer, open debate environments and netcommunities).d) We have not had access to traffic statistics of a sufficiently detailed nature tosupport the selection procedure, and in any case such data in certain cases couldonly be used as a supporting criterion. It should be noted, in general, that trafficfigures are not appropriate as a definitive selection criterion, since the largestnumbers of visits are most often obtained by navigation pages (searchmachines, portals) rather than by content pages, and do not therefore reflect anyvalue in terms of content or usefulness. On the other hand, traffic statisticswould be of considerable research interest.Criterion (a) would get rid of a number of public institutions and larger Danish enterprisesthat seldom if ever update their web sites, and/or that carry out cumulative updating..In addition, a great many of the more dynamic, interactive parts of the net, including sitesdevoted to culture and the arts, which are not included in the rough estimate below, would bemissing.If equal weight is given to the two other criteria, then the proposed quota of 75-80 web pagescould be divided roughly as follows:
5.5.1 Web page that function as media for the national publicThe following types of sites in particular are included here:Government forums,particularly the web pages of Parliament and the ministeries:It is considered that the Danish Parliament’s web page should be included onprinciple, while in the case of the ministeries one could consider leaving certainones out – on the assumption that the content of these web sites is most probablyalso available in other media.By the same token the Danish web pages relating to the EU and otherinternational organisatons to which Denmark belongs would also be left out.NUMBER FROM THIS CATEGORY: 1.Political web pages(parties, movements, interest groups):We calculate that the web pages of at least the officially recognised politicalparties should be included.The web sites of other small parties, movements and interest groups wouldtherefore be excluded, as would those representing the main actors in Danishculture.NUMBER FROM THIS CATEGORY: 10-12.
39
Media(both the printed and electronic media on the net and the pure net media.).Here we suggest:The net editions of the national print newspapersBerlingske, Politiken, Jyllands Posten, BT, Ekstrabladet, Børsen,Information, Kristeligt Dagblad, MetroXpress, Erhvervsbladet,Søndagsavisen, Weekendavisen.The largest regional newspapers:Århus Stiftstidende. Jyske Vestkysten, Fyns Stiftstidende, NordjyskeSitftstidende.TOTAL: 14-16.The net publications of the national, Danish language TV- and radio stations:DR, TV2, TV3, DK4, TV Danmark 1 and 2, CNN-Danmark and DR-radio +new channel.TOTAL: 9.Pure net media:Infopaq, euroinvestor, rb-børsen (http://www.rb-borsen.dk/)13, jubii, altinget,worldradar, horisontnet (http://horisontnet.dk)14Here, the web pages of a large number of specialised or small national andlocal news media, including net TV and radio, are excluded.TOTAL: 7.TOTAL FROM THE NATIONAL DANISH MEDIA: 41-45.
5.5.2Representative and characteristic web sitesWeb sites that would ensure a representative sampleof typical, widely practised forms ofactivity and examples of experimental and/or unique web activities:Here, a provisional list is offered, and it is suggested that this list should be continuouslyrevised in relation to the development of activities on the net:••torshammer – a one-man net newspaper, particularly serving Danes livingabroad (unique in this medium).NUMBER: 1.chili.net, nationaldebat.dk and a couple of other community sitesNUMBER: 4.
13 RB Børsen say of themselves that they are Denmark’s leading business, economic and financial news bureau,broadcasting domestic and international business news from 7.00 to 18.00 hours every day the stock exchange isopen, together with market reports, key figures, estimates, newspaper excerpts, National Bank information,events on the business and financial calendar and the calendars of Parliament and the EU, and so on.RB-Børsen’s news is distributed through its own Internet system but also via DanskeBank TeleService,Moneyline/Telerate, Bloomberg, SIX Trader, WinTrade (Nordnet), The Online Trader, Ecovision and RitzausBureau.14 Horisont.net state that they: deliver subject-related and professional knowledge within clearly defined fields.There is free and easy access to daily news, an article archive, a debate forum, expert panel, supplier and productguide, new literature and research, a hob data base, press releases and a free e-newsletter.
40
••
3-4 city portals (to be selected after more detailed observation)NUMBER: 4.Web sites that together cover a local area (including a local newspaper thatis on the net, a city portal, other local portals (belonging to associations,citizen’s groups, local parties and movements, etc.).NUMBER 15-20.
Reprsentative and characteristic web sites: TOTAL: approx. 30-40.
5.5.3 URL base for the 2001 local electionsFor comparison: The URL base for the 2001 local elections included the following media:Printed newspapers on the net:Electronic media on the net:----radio:----TV:Pure net media:----Netnewspapers, net radio, net TV:----Portals:TOTAL141666436415722
41
6 Definition ofdanicaThe currentAnnouncement of Legal deposit of Published Works (Bekendtgørelse ompligtaflevering af udgivne værker)(BEK no. 1041, dated 17/12/1997) does not contain adefinition ofdanica.The main rule, however, is that works that are published here inDenmark should be regarded asdanicaand are subject to legal deposit.The internationalization of the print and publishing industry, where it frequently happens thatworks are produced in one country with a view to publication in another, and the publicationof databases that can be physically located on servers abroad, has meant that §1, item 4 of theAnnouncement has sought to limit the legal deposit requirement in relation to:1. Publications produced abroad with a view to dissemination in Denmark.2. Publications produced in Denmark with a view to dissemination abroad.Publications produced abroad with a view to dissemination in DenmarkIf publications are produced abroad especially for publication in Denmark they are subject tolegal deposit. It can be difficult to determine whether this is the case. The criterion given inthe Announcement is primarily that of language. For example, works in Danish or translatedinto Danish, or works including Danish speech or texts, are mentioned as examples ofdanicaand as thus being subject to delivery.Publications produced in Denmark with a view to dissemination abroadWorks that are produced in Denmark with a view to publication for an international public arenot subject to legal deposit unless the content of the work is connected with Denmark. Thecontent is considered to be ’connected to Denmark’ if:••••The originator of the work is Danish,The work relates to Danish conditionsThe work is presented in Danish orThe performers involved are Danish.
If one of these conditions is fulfilled, the work is treated as adanicumand is subject to legaldeposit.
6.1.1 The administration ofdanicatodayThe following categories of printed material are today kept in physical form at the RoyalLibrary in Copenhagen as the property of the national library:1. Works published in Denmark (acquired by legal deposit).2. Works by or about Danes that are printed abroad (purchased).3. Works about Denmark that are printed abroad (purchased).The State and University Library is Århus has the equivalent responsibility for acquiring, vialegal deposit, audiovisual works issued in Denmark on CD and video/DVD, while foreigndanicain the audiovisual field are sought out and purchased. In addition, the State andUniversity Library acquires Danish radio and TV broadcasts for the State Media Collection
42
through voluntary agreements with stations, since the law on legal deposit does not coverradio and TV. Where it is not possible to conclude voluntary agreements – e.g. if the station isanchored abroad, like TV3 – the harvesting is carried out by actively ”downloading thebroadcast from the air”. The copyright law permits the State Media Archive to recieve andarchive radio and TV broadcasts for its collection.
6.1.2Danicain relation to the InternetThe practical administration of legal deposit and harvesting ofdanicathus embraces:•••Works that are published in Denmark.Works by and about Danes published abroad.Works about Denmark that are published abroad.
If we translate this into Internet terms, the corresponding categories would be:1. URL objects in the Danish subdomain (= .dk).2. URL objects created by Danes outside the Danish subdomain, that are:a. In Danish.b. In a language other than Danish.c. Presented by Danish authors or artists.3. URL objects outside the Danish subdomain that relate to Denmark.In so far as the law on legal deposit is changed, so that a legal framework is created forcarrying out comprehensive archiving of Danish material on the net (which corresponds topoint 1), it will be technically possible to embark on such activity immediately, in thatcomplete lists of Danish domains could in that case be obtained via DK Hostmaster A/S,which is the administrator of DK-TLD (Danish Top Level Domain).The general point to be made about URL objects in categories (2) and (3) is that they arelocated on servers outside Danish jurisdiction. The key point in copyright law, however, isthat the place in which the harvesting is carried out is decisive in determining which country’slaw applies. Thus, if it proves technically possible to download these URLs, then underDanish law the legal deposit institutions (the Royal and State and University Library) wouldbe permitted to acquire them.It is however conceivable those URL objects that will in future be protected by technicalprotection devices such as encryption or copy protection. The Danish legal deposit libraries(omformuleres) could not demand that such protection devices be removed.It would therefore be sensible if, in relation to points (2) and (3), agreements were made on aninternational basis, so that each country would have the possibility to archive the relevantparts of their cultural heritage, in so far as this is deemed necessary.The most straightforward way to locate the Danish material under (2a) (Danish URL objectscreated by Danes outside the Danish subdomain) would be to cooperate with one of thebiggest search machines. The big search machines see most pages on the net and do alanguage analysis of the pages in advance with a view to offering services that enable the userto limit his/her search to pages in a particular language. Under such a cooperative agreementthe search machine would deliver those URLs which a language analysis has identified asbeing in Danish, or which include linguistic variants of the word ’Denmark’. These URLs
43
could be sorted by a manual search (and those that were not in fact in Danish could beremoved) and the collection could then be corrected (by adjusting the URL to make it the startURL for the part of the foreign web one wished to preserve, rather than preserving just theactual page).The Finnish National Library attempted to set up an agreement with the firm that administers.com addresses in Scandinavia, so that it could have all Finnish .com domains delivered. Thisinitiative failed, since the information involved was considered too confidential. However, theFinnish National Library did succeed in coming to an agreement with a Finnish firm that hasmaintained a portal over Finnish sites since 1997 (Info Center Finland). As far as we areaware, there is no corresponding firm in Denmark.With regard to (2b) (URL objects created by Danes outside the Danish subdomain, that arein a language other than Danish), a comprehensive search would be expensive and amechanical one too arbitrary. However, since this category includes among other thingsmany of the big Danish firms on the .com domain, we suggest that within certain limitsmaterial should be acquired within this category. With regard to (2c) (URL objects created byDanes outside the Danish subdomain, that are in languages other than Danish but involveDanish artists/authors) a search could be carried out on the basis of a list of names, possibly incooperation with organisations of artists, writers, researchers, designers, sportsmen and so on.
44
7 FinanceOne purpose of this project was to produce an estimate of the costs involved in web archiving.As a first time in making such an estimate, it is necessary to consider the size of the storageprocedure one has in mind. For this purpose it is useful to look at the activities involved interms of an OAIS model (Open Archive Information System), which is currently winningrecognition as the architectural model for long-term storage.At the general level the model distinguishes between three functions that are sketched below:
SubmissionInformationPackages
Producer
OAISArchivalInformationPackages
Resultsetsqueriesorders
DisseminationInformationPackages
Consum er
Figur 3 OAIS overview
In the case of web archiving, the traditional delivery process from producer to archive ischanged to an active gathering process, so that the figure is modified as follows:ProducerHarvester
O A ISArchivalInform ationPackages
Resultsetsqueriesorders
DisseminationInform ationPackages
C onsumer
H arvesting
Preservation
A ccess
Figur 4 Modyfied OAIS model
45
The following three work tasks, which typically are involved in harvesting, are implementedat the same time:
••••
Selection.Handling of rights.The physical process of harvesting.Quality control of the material: quality of copies and completeness.
The work tasks typically involved in storage are:
•••••
Drawing up a storage strategy.Description with a view to retrieval.Description with a view to storage.Protection of data.Protection of interpretation of data.
The work tasks typically involved in access are:
•Administration of access rights.•Development of software for retrieval.•Development of an environment for presentation.The project has focussed on harvesting and has gathered experience with regard to thefollowing questions:
••••
What is required in selecting relevant sites in connection with an eventTechnical obstacles.Legal obstacles.The quality of the material acquired.
The project did not deal with the question of long-term storage. The material was saved as itwas harvested, e.g. sound files were saved in a large number of formats. With regard to long-term preservation this strategy should be reviewed and related to the general strategy for thelong-term preservation of digital materials. One possibility that should be investigated is toidentify formats for long-term preservation and immediately convert the material to these.The question of retrieval is only peripherally dealt with, since this is part of another project(NWA). No software development has been undertaken – NWA software was used inconnection with NEDLIB, while in the case of WGET we used the software that came withthe programme. Nor did we deal with the problems involved in the possible generating ofmetadata that would make possible the storage of relevant plugins and other featuresnecessary for seeing the material, together with metadata that enable one efficiently to retrievethe material..
46
netarchive.dkWEBpages
Harvesting via.NEDLIB og WGET
Selection of sitesAgreements
File archivewith Index
Access via NWAorWebpages Built-in softwareSearch
Scientist
Harvesting
Storage
Access
Figur 5 OAIS model as applicabel to the Netarchive.dk
In the follow-up analysis of the material it was realised that a more detailed quality analysis ofthe harvested material was needed. This would have caught some of the problems thatresulted in gaps in the archive, among other things the missing stylesheets and the manyredirects.The financial estimate that follows should therefore be seen in the light of these uncertainties.
7.1.1 HarvestingAs described in 5.4.3, the researchers used approx. 200 hours in carrying out the selection.They have estimated that a selection of material in connection with a subsequent electionwould take approx. 120 hours, while the librarians’ work in preparing the URL base should becounted on top of this. The total extent of the input of the researchers was reckoned to beapproximately 0.1 year of work.As we saw in the section on voluntary agreements, this part of the work involves even greaterproblems. It took approx. one man-month to draw up agreements with 13 out of the 35 ownerswhose agreement had been sought. In all we had approx. 3,500 URLs in our database: If theremaining ones had required just as great an investment of time, it would have taken 42.5man-months to secure the same proportion of agreements: e.g. 540 out of the 1453 requested.However, we may assume that this figure would be greatly reduced on a subsequent attempt,since a precedent would by then have been set for such agreements. Thus, even though theabove figures indicate a requirement in the order of 10 man-years, we have reduced this in ourestimate to 2 man-years, e.g. 24 months.In the trial it was clear that even though standard software was used it was necessaryconstantly to make modifications and adjustments, to modify the settings and so on. Weestimate, therefore, that in order to have a coherent procedure (e.g. one based on a single
47
harvesting machine) it would be necessary to allocate six man-months to IT-management inconnection with the harvesting process.While the harvesting is in progress the material should be checked to ensure that errors suchas redirected do not spoil what is harvested. In the present trial this work is calculated to haverequired one man-month.Total budget for a harvesting such as the one described in this report:FunctionSelectionAgreementsOngoing quality checkIT-managementWork-years0.120.10.5
This calculation is based on the assumption that existing software is used. An amount shouldtherefore be set aside either for active participation in an international software developmentproject or for the harvesting of the software.
7.1.2 IT development.The amount required for IT development in a given project naturally depends on how manytimes a given item of software can be used before it becomes obsolete. Brewster Kahle,director of the Internet Archive has said that with the current rate of development on the Webit is necessary to renew the software every 18 months. It is difficult to put a price on this:Kahle estimates that the total cost for this development is 500,000 USD, which corresponds toapprox. 4m DKR. The question is what proportion of this Denmark should bear. We havearbitrarily estimated the proportion at 5%. The figure is set high if we consider it in relation toDenmark’s population, but we cannot expect that all countries will assume their share of theexpenses; moreover, there will be additional expenses connected with the ongoing adjustmentof the software in relation to specific needs.FunctionIT-developmentCost200,000 per update
It is anticipated that updates should be done every 18 months.
7.1.3 Storage:The cost of bytes storage depends on the quantity of bytes and on the storage strategy. If welook at three relevant storage institutions in Denmark we can see that there are three differentstorage strategies in use that to some extent reflect the present needs of the institutions inquestion.
•Public record office: Writes materials on 2 CD-ROMs and conducts detailed quality
control.•Royal Library: CD together with back-up tape, until it acquires its own system for long-term storage.
48
•State and University Library: Stores material on LTO tapes in a SUN mass storage system(robot).•Archive.org has chosen to keep all material online and accessible via hard disk.
Granted the large quantity of material involved, the CD-ROM strategy is excluded. Thechoice is therefore between keeping the material live on hard disk or storing it on tapes, eitherin a robot (and therefore virtually accessible online), or on tapes that are stored in an archive.Here we will focus only on the costs involved, and assume that a functional user interface canbe designed.The price of storage depends on the solution chosen. Three solutions are sketched out below:Storage deviceSUN with hard diskInitial cost280,000 DKK (inc. softwarefor managin storage up to 15TB)8,000,000 DKKPrice per TB200,000 DKK
SUN RobotIntel-based system
5,000 DKK50,000 DKK
In our further calculations we assume that the lifetime of a SUN robot is 5 years, for SUNserver 3 years and for the Intel-based system 18 months. From the above it is clear that theRobot solution should be chosen only in so far as one has archiving needs, which it alone cancover (or if one can get a good offer). It is assumed in the calculations that the web archivingproject is responsible for 10% of the expense of the robot.All solutions would enable data migration to take place automatically.If the materials are transferred to tape it is necessary to develop strategies on how suchmaterial can be preserved. As described in section 4.4.3, a simple transfer of all files willresult in a system in which it would take many days to recover all the stored material.FunctionStorage strategy anddevelopmentWork-years per year0.25
7.1.4 Storage of relevant softwareIt is meaningless to store a collection of bytes over the long term unless an effort is made atthe same time to ensure that these can be decoded into an understandable signal. As alreadydiscussed, there are several strategies for ensuring this – and at the time of writing there is noanswer as to which strategy will be most appropriate and when.As with the software for harvesting, the solution to the problem lies in internationalcooperation.
49
The cost of this work will of course depend on which strategy is chosen. If the material isconverted to a very limited number of formats there will be a high immediate cost, but a lowercost in the long run. If one chooses not to do anything in the short run – let us say in the next2-5 years – then one has presumably chosen the emulation strategy.There are great uncertainties concerning this strategy and the investment of work required,and it is therefore difficult to estimate the cost of this part of the procedure. It is anticipatedhowever that it will constitute a significant part of the total budget – particularly since itinvolves an ongoing process. The requirement here, including the development of a strategyfor storage (6.1.3), has been very roughly estimated at 0.25 man-years.. This estimate does notcover potential active involvement in an international project devoted to these issues.
7.1.5 AccessThere are several aspects to the question of access:
•The establishment of metadata (possibly an index) that can be used to find relevantmaterial.•The establishment of a user interface.•Physical conditions (primarily server capacity) for servicing end users.
Concerning metadata there is an ongoing discussion among those concerned with storage as tohow many metadata should be attached to digital objects. Here we make a minimalassumption, namely that metadata are generated automatically, e.g. mime-type information ispreserved and a full text index is generated. It is possible to attach metadata even to an event,as the Library of Congress does, but the individual pages have no independent metadata. If themetadata are generated in this way the human input is minimal and the cost is simply the costof the extra storage involved. In connection with NEDLIB we found that by generating anindex we increased the amount of material harvested by 60%Experience in establishing a user interface has been obtained primarily through the NWAproject. Here it is estimated that it will cost one man-year per year. In our calculations wehave not set a price on this contribution, since the international consortium under BrewsterKahle is also going to develop a user interface.In so far as the material is stored in a robot, the necessary disks must be established online inorder to give access. Irrespective of the strategy with regard to the storage of the bytecollection, it is necessary to have a server devoted to this purpose. Below it is assumed thatthis server is a SUN with 1 TB harddisk/per user and that this has a lifetime of 3 years.The above results in the following estimates:FunctionMetadata, automaticCost per year60% increase in storage
7.1.6 Financial estimateIn the above section we estimated the costs on the basis of the experience gathered in thecourse of the pilot project. The costs fall into four groups:
50
•Web archiving infrastructure, the cost of applications and of an infrastructure that can be
re-used for both harvesting and access. 0.25 year of work for the formulation of strategyis included. These costs are the same regardless of whether one harvest is carried out or100 harvests per year.•Event costs: The cost of selecting and following sites, together with the cost of concludingagreements. This will depend on the size of the event.•Cross-section costs: The cost of carrying out a cross-section harvest every quarter.•Online harvesting. As a compromise among the partners involved it is assumed that weselect 80 sites to follow.In the pilot project one server was used for several purposes (harvesting, storage and access).We anticipate that in a production situation the following configuration would be necessary:ResearchersServers – with retrieval andpresentation software
2 Servers – with harvestingsoftware and equipped with 1 TBof storage.
On-line based on linux
Near on-line based on tape robot
Storage for long term preservation.Figur 6 Architecture
With regard to the questions both of presentation and security it is proposed that two types oflong-term storage should be used. It is suggested that one type would be a tape archive withLTO tapes. This has the advantage that one can get the system automatically to check thecondition of the tape and that the cost of tape per TB is cheaper (but not the purchase cost).Second, it is proposed that there should be a server park consisting of PCs with Linux and aRAID based storage system.All these items are reflected in the calculations given below.It is assumed that the two harvest marchines would require upgrading of 1 Mbps in each ofthe two harvesting sites. This figure has been produced through retrospectively calculatingfrom the expected quantity of material (altogether approx. 9 TB stored – e.g. approx 18 TBharvested). 18 TB per year corresponds to an average network load of approx. 0.6 Mbps.
51
In connection with the financial estimate the following prices and depreciations have beenused:The harvesting takes place with the use of SUN E250 with 1 GB storage, which costs 160,000DKK per machine and 183,000 DKK per store. We assume that the lifetime of the SUNmachine and the disks is 3 years. Two such machines would be purchased.The project here would ”pay” for 20% of the purchase price of the tape archive and for thetape that is used. The purchase price is 4 million DKK and the archive has a lifetime of 5years.An online store based on PCs with disks costs 50,000 DKK per TB. AsThe presentation configuration corresponds to the harvesting configuration. This investment isbuilt in, but can be removed.The cost of the network is estimated at 75,000 DKK per year per Mbps (average trafficincrease). This figure is based on the State and University Library’s current payments and onthe assumption that the Ministry of Science would not support the line with a 50%contribution (as is otherwise the case on the research net).Finally, one work-year is assumed to have the value of 36,000 DKK per month.InfrastructureIn calculating the cost of establishing and running the infrastructure we have assumed thefollowing:No.HarvestersServerStoreSoftwareServerStoreBandwidth221222Cost per yearUnitDKKSUN106,667TB disks122,324software133,333SUNTB disksMbps106,667122,324150,000Investment DKK320,000366,972200,000320,000366,972
Presentation
NetworkStorageStore, location AStore, location B
ServerPrice of Linuxstore includesprice of PC
1
SUN mass
160,000
800,000
Storage strategy formulationBasic infrastructure
0,25
work-year
108,0001.009,315
2,373,945
Depreciation is built into the cost per year. The amount of investment is therefore interestingonly from the point of view of cash flow.
52
Event basedIn the calculation below we have assumed that the average event is of the same size as in thepilot project.1 eventselectionIT-managementQuality controlVoluntary agreementsStorage requirement -store AStorage requirement -store BTotal0.1work-year0.5work-year0.1work-year2work-year300 GB300 GBCost (DDK)43,200216,00043,200864,00030015,0001,181,700
The work input will depend on how many online media are selectively harvested. If weassume the number to be 80, no great change is anticipated in comparison with the pilotproject. In the pilot project we had approximately 3,500 URLs in the URL base. Harvestingfrom 80 online media would alter this figure, but not significantly. The significance of thenumber of online media in terms of the workload will naturally depend on the type of event inquestion. As a rule the need for event-based harvestings is reduced if the number of onlinemedia included in continuous archiving is increased.Cross-section1 snapshotIT managementquality controlVoluntary agreementsStorage requirement,store AStorage requirement,store BTotal0.5work-year0.05work-year5work-year500 GB500 GBCost (DKK)216,00021,6002.160,00050025,0002,423,100
In the calculations below it is assumed that four cross-section harvests would be carried out.This figure is based on discussion with partners in Netarkivet.dk, who argue in favour of fourharvests on the grounds that this would reduce the extent of the considerably more expensiveselective harvestsSelective – 80 online mediaSelective: online newspapers, media –80 agreementsIT management1work-yearQuality control0,5work-yearVoluntary agreements0,25work-yearIdentification, agreement0,25work-yearStorage requirement, –store A8 TBStorage requirement, –store B8 TBTotalCost DKK432,000216,000108,000108,0008,000400,0001,272,000
53
The figure of 80 URLs has been much discussed, especially in the light of the proposedfrequency of the snapshot harvests.TotalThe figure below shows the relative cost of:
••••
1 event based harvest.Four snapshot harvests.Selective harvesting of 80 online newspapers/media.Together with the basic expenses, which should be seen as a start-up cost that will be thereif one aims to carry out harvesting at all, and the size of which depends to a large extenton how much one aims to harvest.
Calculations have been made both on the assumption that the law on legal deposit is changed,and on the assumption that it is not.The costs given take into account that some form of international cooperation will beestablished. The impact of this is illustrated by the fact that the total cost in Sweden for twocross-section harvests, without any presentation system, is 3 million DKK whereas here thetotal cost of four snapshot harvests, together with the basic infrastructure, is approx. 2 millionDKK.The costs donotexpress the investment needed in order to get web archiving established, butare designed rather to give an average estimate. For example, if you carry out harvesting overa period of five years, the average costs over the five years is shown in the figure below, butthe expenses – particularly with regard to large-scale hardware – will tend to come in largelumps at one time.The total for the level of activities proposed is approx. 3.5 million DKK if there is a change inthe law, and just over 13 million DKK if the work has to continue to be conducted on thebasis of voluntary agreements.
54
Distribution of Annual Budget1098765432101 event4 snapshot
Budget in mio. DDK
Present situationwith change of legal deposit law
80 online
Infrastructure
Figur 7 The distribution on the different activities under the assumption of an unchanged legal law ofdeposit and under the assumption, that it is changed and there is no need to negotiate rights to aquire thematerial.
As the figure is totally dominated by the expense to negotiate right, it is shown below underthe assumption that there will be a change in the lawDistribution of Annual budgetAnnual Budget in mio. DDK1,21,00,80,60,40,20,01 event4 snapshot80 onlineInfrastructurewith change of legal depositlaw
Figur 8 The distribution of the budget under the assumption, that the legal deposit law is changed. Itshould be pointed out, that the expense to storage is part of the three collections and not part of theinfrastructure – in accordance with the nembers provided in this report.
The above shows the cost of carrying out the level of harvesting proposed, and would buysufficient storage capacity to enable the material to be preserved.
55
8 ConclusionThe pilot project has tested out a number of the tasks involved in web archiving, and hascome up with some useful insights based on practical experience. The following are some ofthe main insights gained:From a technical point of view we can immediately start harvesting from the Internet andthereby provide a useful foundation for analysing its current use. One of the conclusions thatthe researchers came to was that:
•despite problems in the pilot project, particularly in regard to presentation, it was judgedthat the material that can be archived will be sufficiently complete and reliable for anumber of research purposes. This conclusion is based on the consideration that a largepart of the shortcomings noted can be attributed to the pioneering nature of the project.
The pilot project also showed, however, both that continuous work is required to make webarchiving possible: It is not sufficient simply to start up a software programme; and that themethod has limitations in terms of the material that can be acquired.
•A good deal of material can be harvested with the existing software. However, there will
••
••
•
remain certain things that for technical reasons cannot be harvested. The border onwhatcan be harvested is constantly shifting, and we expect that it will continue to do so.Nevertheless, streamed material and problems with connection to links outside the archivecurrently constitute a serious problem.Continuous technical and professional supervision is required in order to carry outharvesting. The ongoing follow-up will concern both the quality of the material archived,and the identification of new formats and functionalities.Even if ready-made technical equipment is used, it is likely to require constant adjustment.The need for such adjustment in the case of the pilot project was due to some extent to thefact that the project’s requirements differed from those envisaged, for example, by thedevelopers of NEDLIB.The researchers came across many situations where the situation did not yield the desiredresults. An analysis illustrated that this was due to a combination of the presentationsoftware, the configuration of the harvester and straightforward errors.The researchers found that the usability and reliability of the material as a research objectseemed to increase when less material (for example, just one site) is archived, and whenthe material in question is not dymanic; whereas its usability and reliability are apparentlyreduced when larged quantities of material are archived and when the material is dynamic,as most of the Internet material is. One reason for this is that the material from larger andinteractive sites was presented in a chaotic form, partly because of problems with theharvesting of dynamic material, and partly because of presentation problems.Many different types of competencies are required in order to carry out event-based webarchiving. Professional expertise is needed to identify where relevant sites can be found,and detailed follow-up is required, partly to ensure that these relevant sites are included inthe collection of start-URLs, and partly to ensure that they are actually harvested, and thatthis is done in the manner anticipated. Moreover, technical knowledge of harvestingsoftware is required to make sure that technical problems do not disrupt the harvesting
56
process, just as technical expertise is needed for participation in software development;and conservation/curating preservation ? knowledge is required to make sure that the rightmeans are used for long-term storage. Finally, technical knowledge is required to handlethis storage (to define and implement long-term preservation strategies), as is theinvolvement of researchers who can represent the needs of future users, and so on.•Considerable work is needed to negotiate voluntary agreements. If web archiving is totake place on any noteworthy scale, the necessary legislative basis for it needs to beestablished. Securing agreements with individual rights holders proved practicallyimpossible – even though we met with plenty of goodwill. There are simply too manyindividual rights holders to be asked, and as a rule people do not respond to an initialrequest.
8.1 RecommendationsOver and above its general political and financial recommendation that the necessaryeconomic and organisational foundation should be established for embarking on webarchiving, the project has identified present legislation as the single biggest obstacle to thisprocess.Web archiving requires a proper legislative framework.••The relevant institutions need to be given the legal authority to acquire and storematerial, just as the conditions to make such material accessible must be established.This could happen for example within the framework of the law on legal deposit.The definition of a ’work’ within the current law on legal deposit is an impediment todeveloping the law. It is recommended that any forthcoming revision of the law onlegal deposit should discard this definition, giving the concept of a ’work’ the meaningthat it has in ordinary Danish usage, and which is also used within the law onintellectual property rights.The present law on Personal Data authorizes the conduct of web archiving.Nevertheless, in order to ensure that personal data acquired in the course of webarchiving are handled in full accordance with the law, it is recommended that a specificclarification should be made in consultation withThe Danish Data Protection Agency,Datatilsynet.
•
8.1.1 Strategy, economy and organisationAs mentioned in the conclusion, one of the experiences gained from the pilot project is thatmany different kinds of competencies are required in order to carry out event-based webarchiving. An initiative should therefore be taken to acquire knowledge of web archiving anddigital storage in general – for example by establishing a forum similar to the DigitalPreservation Coalition (DPC)15in England involving the participation of a broad spectrum ofpeople with different types of expertise and representing all different kinds of interest.Much effort has been expended internationally on solving the types of problems involved inweb archiving. It is important that Denmark should participate in some of these initiatives inorder to ensure the necessary knowhow in this country, but it is also important to be awarethat such participation requires resources, since participants are not welcome in the long rununless they are prepared actively to contribute.15
The role and activities of DPC can be seen from their homepage: www.dpconline.org
57
We recommend the creation of a group of experts in Denmark who could begin actively topreserve that part of the cultural heritage that is published on the net, and at the same timeactively take part in both national and international initiatives concerned with digital storage.The establishment of this body of expertise could have several phases and several spheres,depending on the financial situation. On the basis of the considerations that have been putforward in connection with this pilot project, we would suggest a several pronged strategy,consisting both of cross-section, event-based and selective harvesting, with the sameinfrastructure used in each case.This report has indicated why such a severalpronged strategy is necessary. Even if theharvesting strategy is supported by the same software, there are different ways in which thissoftware can be configured, and differences in the way the harvesting is handled technically.It is therefore suggested that expertise should be built up around different methods withindifferent setups, instead of seeking to make all participating institutions expert in all aspects.If we assume that the law on legal deposit will be changed, such that it will cease to benecessary to negotiate voluntary agreements, an up-front investment in the order of 2 millionDKK per year will be necessary to ensure the preservation of Danish cultural heritage. Thisamount is considerably less than is used for example in Sweden, reflecting the fact that thecalculations assume Denmark’s participation in international development work in thissphere.
58
9 References[Report 1][Report 2][Report 3][NWA][Kulturarw3][Pandora][Pligtaflevering]Interim report 1:http://www.netarchive.dk/rap/webark-report-1-nov2001.pdf(inDanish)Interim report 2:http://www.netarchive.dk/rap/webark-report-2-dec2001.pdf(inDanish, is being translated)Interim report 3:http://www.netarchive.dk/rap/webark-report-3-mar2002.pdf(inDanish)http://nwa.nb.no/http://www.kb.se/kw3/http://pandora.nla.gov.au/www.pligtaflevering.dk
59
10 List of appendicesThe appendices listed below are collected in a separate document: Appendix to the FinalReport for Netarchive.dk. All the reports below are in Danish.Bilag 1:Bilag 2:Bilag 3:Bilag 4:Bilag 5:Bilag 6:Bilag 7:Bilag 8:Bilag 9:The web site as the foundation for web archiving.On the archiving of dynamic Internet materials (net events).Description of test.Graphic depiction of the archive.Test form: Archive ’in itself’; archive-initial base; archive-monitoring; archive-other archivesDetailed commentary on test results.Notes with comments and wishes concerning accessibility/searchability.Notes on the draft French law: Loi sur la Société de l'Information — withparticular reference to the question of legal deposit.Completeness with regard to documents archived with NEDLIB.
60
MEDIE- OGTILSKUDSSEKRETARIATET
N O T A T
MEDIE- OGTILSKUDSSEKRETARIATET
Opbevaring af radio- og tv-kanaler1. IndledningNYBROGADE 101203 KØBENHAVN KTELEFON 33 92 30 40FAX 33 14 64 28
!
!
"
#$
#$$
t i p s @ k u lt u rt i l s k u d . d kw w w. k u l t u r t i l s k u d . m i n . d k
%'($#*,$$*%!2. TV kanaler
$
&
%!
$&
)+!$!+$%
$&$#$&%%
!
!
!
"••"- ("-
$
'
J.nr.:
! !
••
. ,". /*&%$$*&$.#$$& . ,"* (5 ! +'&+1 2$. !$"-4$ ('!!!
0+3•"%.!"&$&
•
"
%*$
$(8
$&+$$
# (6
."%
!!!.7 !."$&9 2+!7
!•"!•# (* (:#+7$$
*$
$
$
$&#$
2#
$
0( "$&# $&$(
!$ !
(
;$& .!"$#$$..%.""-!.
! !
••••••
.<*."+=."+$$(*$$. +."
**>"$*
++$? 7#$
@$&•••"$7
0A>"B C%*:$$*$&& $$+$" #
%)"$&*$$
B.
D$$
$ # !+!+$ !
0
&$
&"&1&$&
!%"
$
$&
3. Radiokanaler3.1 DR Radio
!7!
""F"-4
%$$F1( 7 :$
%
$E"- -*'(+*+
"-!
!
G(GGG7 *5* 0E,@E"1!"&0 !"""-
+
1171 55:977 5795+7:955
(
5
* E";H$"- -* G G +G(I%&# :2$##"&
+
G7!%"-$$&&
0 !
& $
#
#
3.2 Andre ”nationale” radio kanaler
E$&G1 *-9:
%0 !$ +$%$*&+(
*
-
!$
!'
$& +$
#
%#
!
G *&
:2 $%
+
$
$
!1!
3.3 Andre radio kanaler
E%
.@%
%%!$*&$ @%*$#( < &+(2( 252;%*&1 22(72&%&G&%I$$$&"$$$)%F-$$&&&B%$F*;B- K+!$$%+". #$&&%'!-" !0 !%
=",. #*-*%*"%C(("
+DJ+++
$
!
%&$$&=$%#
=
B
Dan Nissen/ Bevaring af filmmateriale
1
Bevaring af kulturarven -arbejdsgruppen om bevaring afdigitale medier
Notat om bevaring af filmmateriale –status og problemstillingerPå det første møde i arbejdsgruppen om bevaring af den digitale kulturarv blev desærlige problemstillinger for de analoge audiovisuelle medier diskuteret, og det blevbesluttet at undertegnede, med referatets ord, skulle udarbejde et oplæg der ”giver enstatus på filmområdet med en redegørelse for problemstillingerne og med inddragel-se af de internationale erfaringer.”I det følgende vil jeg indledningsvis som baggrund opridse filmarkivets historie ogsamlingernes omfang og historik. Efterfølgende vil filmmaterialet i de centraleoverordnede former kort blive beskrevet og en række tekniske bevaringsmæssigeforhold vedr. film og fotomaterialer blive opridset. Afslutningsvis vil jeg kommente-re den aktuelle situation for arkivet samt fremtidige indsatsområder.
1. Filmens museumTanken om et museum for filmen opstod i slutningen af 30’erne, både internationaltog herhjemme. Og den 11. November 1941 vedtog Dansk Kulturfilms bestyrelse atman ville realisere tanken. Der var mange forskellige meninger om hvilken typeinstitution et filmmuseum skulle være. Skulle det være et arkiv for selve filmen, etmuseum for rekvisitter og apparater mm, eller et arkiv for dokumenter om filmen:breve, kontrakter, præmier mm? Filmmuseet blev det hele: et arkiv for filmene selv,et arkiv/museum for genstande relateret til filmproduktion, et bibliotek, et arkiv forbilleder og plakater relateret til film og en biograf der kunne vise filmene og såledesopfylde det overordnede formål: at fastholde filmens historie.Dansk films første guldalder var stumfilmstiden indtil første verdenskrig, hvor vi varen af de førende filmnationer med eksport til hele verden. Bl.a. derfor, og desudenfordi stumfilmen med indførelsen af tonefilmen i 1930 i stort antal blev destruereteller bare forsvandt, blev indsamling af stumfilm i første omgang en prioriteret op-gave. Af de ca. 1500 danske fiktionsfilm der blev produceret fra 1896 til 1930 hararkivet i dag ca. 300. Det er tilfældet der således har bestemt hvad der har overlevet,men af de overlevende film er hovedværkerne blevet restaureret og kopieret, mens enrække af filmene ligger i versioner der ikke kan vises. De kan være ukomplette,mangle mellemtekster, være samlet forkert, eller ikke være samlet overhovedet.Endnu i dag viser det sig at filmtitler, hvor man troede at materialet var forsvundet,dukker op i udenlandske arkivers samlinger. Således blev en kopi af den originaleversion af Carl Th. Dreyers Jeanne D’Arc i 80’erne fundet på et hospital i Norge
Dan Nissen/ Bevaring af filmmateriale
2
efter at have været forsvundet i 56 år. Ligeledes har Filmarkivet i efteråret 2001 fåetkendskab til materialer på 81 danske titler, der har ligget i arkivet i Frankrig indtilnu, og for få år siden modtog arkivet fra det svenske arkiv en række originale nitrat-kopier af Fy og Bi-film. Andre tidlige danske film der hidtil har været betragtet somtabte er dukket op fra arkiver i Norge, Holland og det tidligere Sovjetunionen.Af dokumentarfilm fra stumfilmsperioden havde arkivet indtil overtagelsen af Natio-nalmuseets samling ca. 100 titler af 1000 producerede. Nationalmuseets samling gårtilbage til Den Danske Stats Arkiv for Films og Stemmer, grundlagt i 1913 på initia-tiv af Politikens journalist Anker Kirkeby. Filmene der blev opbevaret på Det Kon-gelige Bibliotek, overgik senere til Nationalmuseet og er nu altså i Filminstituttetsarkiv, mens stemmeoptagelserne befinder sig på Statsbiblioteket.Fra tonefilmsperioden rummer arkivet en stort set komplet samling af den danskespillefilm og ca. 1500 dokumentarfilm, hvilket er ca. 50% af de producerede.Filmarkivets primære ansvar er bevaringen af dansk filmmateriale, men samtidigindsamler arkivet kopier af film der har været i dansk biografdistribution og dermedhar været en del af dansk film- og biografkultur. International arbejdsdeling filmar-kiverne imellem betyder i dag principielt, at hvert land primært er ansvarlig for sik-rings og restaurering af sin egen nationale produktion. Men langt fra alle lande harpligtaflevering og erfaringen og historien viser, at et internationalt og kommercieltmedie som film mange gange kun kan restaureres gennem internationalt samarbejde,idet negativet kan være forsvundet og det nationale arkiv kun har brugte kopier.I Danmark blev pligtaflevering af film der har været vist offentligt indført med Film-loven af 1964, der også indførte Filmfonden til støtte af filmproduktion. Indtil da varaflevering af film en frivillig aftale der typisk betød, at der blev deponeret en brugtkopi fra biografdistributionen. Pligtaflevering i henhold til Filmloven betød ligeledesaflevering af ”en god brugt kopi” og først i 1991 blev det administrativt besluttet, atder skulle afleveres intermediate materiale (se side 3). Pligtaflevering gælder i dagdanske film der har været vist offentligt eller som er rettet mod en større offentlighedog omfatter således både spillefilm og kort- og dokumentarfilm.Efterfølgende har arkivet modtaget originale negativer på danske spillefilm fra 1930til 1950. Fra 1950 til 1991 har arkivet typisk kun nye eller brugte visningskopier ogfra 1991 intermediate materiale.Samlingerne består i dag totalt afSpolerNitratfilm24501Acetatfilm100954I alt125.455
enheder74332839935.832
Beregnet i rene materialeværdier kan samlingens værdi efter dagens priser sættes til2 mia. kr.
Dan Nissen/ Bevaring af filmmateriale
3
2. Filmmaterialet – formater og standarderLevende billeder daterer sig officielt fra 1896, hvor den første offentlige forevisningaf levende billeder fandt sted. Bæreren af de levende billeder er det materiale filmar-kiver siden har søgt at bevare.Der kan groft skelnes mellem tre materialetyper med hver deres funktion i kæden fraoptagelse til visning i biografen:1. Negativmateriale – det der benyttes i kameraet under optagelse af filmen2. Intermediate materiale – som f.eks. benyttes til fremstillingen af kopier istørre antal3. Kopimateriale – det materiale der vises i biografenFor hvert af disse formater findes der en lang række tekniske og kvalitetsmæssigevariationer, hvoraf en række er af historisk karakter og andre eksisterer aktuelt ogsideordnede. Arkivet rummer materiale indenfor de forskellige ovennævnte grundty-per. Det betyder, at det at materiale er bevaret ikke i sig selv indikerer at det er til-gængeligt. Noget er bevaret som negativer eller intermediate materiale, andet somnitratmateriale (se side 5), mens nogle visningskopier er i en tilstand, der ikke gør detmuligt at vise filmen i en biograf.Historisk har formatet for biograffilm været 35 mm, som er bredden af filmstrimlen.Udover dette standardformat benyttes 16 mm. til amatørbrug og ikke-kommercieludlejning. Dette format eksisterer i store mængder i arkiverne, men er som brugsma-teriale i øvrigt hastigt på retur, overtaget af video og digitale formater. Desuden harder eksisteret 8 mm film, foruden historiske formater som 9.5 mm., 28 mm, 65 mmog 70 mm. Bortset fra 16mm, skal disse formater i dag typisk kopieres over på 35mm. film, for at kunne vises. Det kan kun ske på speciallaboratorier indrettet til ko-pierings- og restaureringsopgaver.Før tonefilmen var hastigheden ikke fastlagt og hastigheden som stumfilm skal visesmed varierer fra 12 til 24 billeder i sekundet. Kun biografer med særligt udstyr hertilkan vise stumfilm i korrekt hastighed.Filmstrimlen er forsynet med perforationshuller i siderne. Her griber de tandhjul ind,der skal rykke filmen frem så billede for billede bliver gennemlyst. Ved tonefilmensfremkomst i 1927 blev hastigheden standardiseret til 24 billeder i sekundet. Oprinde-lig var der mange typer og variationer af perforationshuller der begrænsede distribu-tionen, idet et firmas perforationer ikke kunne bruges i et andet firmas kopieringsma-skine eller fremviser. I løbet af stumfilmsperioden, i 1923, blev perforationshullernestandardiseret og en biograffilm har siden haft fire perforationshuller pr. billedram-me, formet efter standarden. Standardiseringen har betydet at en biograffilm i dagkan vises i en hvilken som helst biograf verden over. Film fra før denne standard forperforationer skal kopieres til denne for at kunne vises i en biograf. Sikring og kopie-ring af dette filmmateriale skal foretages på laboratorier, der har specialiseret sig iden type arbejde. Der er internationalt ganske få af dem.
Dan Nissen/ Bevaring af filmmateriale
4
Projektionsformatet for stumfilm er 1:1.33, defineret som forholdet mellem højde ogbredde. For den tidlige tonefilm blev formatet 1:1.37, idet der skulle gøres plads tiltonesporet. Senere har der været mange variationer og dagens standarder er wide-screen formaterne 1:1.66 og 1:1.85. samt CinemaScope formatet 1:2.35. Ikke mangebiografer kan i dag vise 1:1.37 og slet ikke stumfilmformat i stumfilmshastighed.
3. Filmmaterialets opbygningFilmmaterialet består af tre dele:1. Den lysfølsomme emulsion som gennem optikken opfanger billedet og efterfremkaldelse kan gengive det2. Bindingsmaterialet der binder emulsionen til3. Basen, der er et plastmateriale.Basen skal være gennemsigtig, fri for uklarheder og ujævnheder så lyset kan trængeigennem fra lampehuset og projicere billedet op på lærredet. Den skal fotografiskikke-følsom samt modstandsdygtig overfor de kemikalier der bruges i fremkaldelsenmm. Den skal desuden være mekanisk stærk overfor den slitage der er resultatet afdet træk der sker på filmen når den føres gennem en fremviser og i øvrigt håndteresaf teknikere mv. For at gøre materialet stærkt og samtidig smidigt er der tilført for-skellige kemiske stoffer og blødgørere.
4. MaterialetyperKemisk skelnes der mellem tre typer filmmateriale:•Cellulosenitrat•Celluloseacetat•Polyester4.1 CellulosenitratCellulosenitrat – også kendt under varemærket celluloid – blev opfundet i 1869 og eren celluloseester fremstillet ved en reaktion mellem cellulose og en blanding af sal-petersyre og svovlsyre.Cellulosenitrat har været anvendt som basemateriale for fotografiske negativer siden1887 og til optagelse af levende billeder fra ca. 1890. I forbindelse med 35 mm kino-film har cellulosenitrat været eneste benyttede materiale frem til ca. 1950. Fra be-gyndelsen af 1920’erne blev celluloseacetat efterhånden benyttet til erstatning fornitrat for 16 mm film fordi kvalitetskravene her var mindre.Plastbasen til fotografisk brug består af 70-82% cellulosenitrat (med et nitrogenind-hold på 11,5-12,6%). Hertil sættes et blødgøringsmiddel, normalt kamfer (15-30%),men andre midler har også været anvendt.
Dan Nissen/ Bevaring af filmmateriale
5
4.1.2 Bevaring af nitratfilm - problemstillingVelbevarede film- og negativmaterialer på cellulosenitratbase repræsenterer udoveroriginale historiske dokumenter normalt også en meget høj billedkvalitet i både sort-hvid og farve.Men cellulosenitrat er et skrøbeligt materiale som under ugunstige opbevaringsfor-hold udvikler en selvdestruktiv og selvforstærkende nedbrydningsproces som kanresultere i at materialet opløses til et hvidgulligt pulver eller endnu værre udsættesfor spontan selvantændelse. Baseret på aktuelle forskningsresultater synes de endnueksisterende nitratfilm dog at være mere stabile end det nyere erstatningsmateriale påcelluloseacetat. Korrekt opbevaret anslås det således at filmarkivets nitratfilmsam-ling i al væsentlighed vil kunne holde i mere end 100 år fremover, under gode klima-forhold, der defineres som nedfrysning til -5C og med en konstant relativ luftfugtig-hed på 30%.(1)4.1.3 Selvantændelse og brandFrisk og stabil cellulosenitrat selvantænder ved 160oC, men cellulosenitrat kan – hvismaterialet er meget nedbrudt – selvantænde ved en temperatur helt ned til 38oC. Nårførst der går ild i materialet kan branden ikke slukkes. Den ophører først når altbrandbart materiale er væk. Cellulosenitrat udvikler ilt under afbrændingsprocessenog fortsætter således med at brænde selv under vand.I større cellulosenitratlagre afvikles en brand som en eksplosion. Selv mindre mæng-der kan anrette betydelige skader. Testforsøg har påvist at ved antændelse af 2,5 tonsfilm kan der opstå stikflammer på op mod 50 m. og brændende filmdåser spredesover et større areal. Filmarkivet har ca. 80 ton nitratfilm.
4.1.4 Den kemiske nedbrydningUnder ugunstige klimaforhold som høj temperatur og luftfugtighed igangsættes enlangsom kemisk nedbrydningsproces hvor nitraten udvikler salpetersyre med fugt iluften.Nedbrydningsprodukterne fra afgassende nitratfilm samt pulver fra stærkt opløstematerialer udgør en sundhedsrisiko for det personale, der skal håndtere materialet.Fra begyndelsen af 1950’erne da celluloseacetatfilm blev et kvalificeret erstatnings-materiale til nitratfilm, igangsatte arkivet successivt et større arbejde med at overførefilmtitler fra nitratfilm til acetatfilm. I starten skete det som almindelig ”tør” kopie-ring, hvor fastgroet snavs og ridser ofte blev kopieret ind i acetatmaterialet. Senereanvendtes vådkopiering, hvor kvaliteten generelt blev bedre.
4.2 CelluloseacetatCelluloseacetat fremstilles ved en reaktion mellem bomulds- og træcellulose ogeddikesyreanhydrid med svovlsyre som katalysator. Samtidig tilsættes blødgører for
Dan Nissen/ Bevaring af filmmateriale
6
at gøre plastbasen bøjelig. Denne sammenblanding er ikke stabil, hvorfor acetatbasenhar en tendens til at udskille blødgørere igen og gå i opløsning.Acetatfilmen blev også kaldt sikkerhedsfilm idet dens brandbarhed sammenlignetmed nitratfilm var stærkt reduceret. Det skyldes dels den kemiske sammensætning afmaterialet i sig selv, dels at det er muligt at tilsætte brandhæmmende plasticer (10-15%).4.2.1 Bevaring af acetatfilm - problemstillingerOgså acetatfilm er et ustabilt og nedbrydeligt materiale. I midten af 80’erne blev maninternationalt opmærksom på den proces, der fik betegnelsen eddikesyndromet, fordinedbrydningen afgav en umiskendelig luft af eddike.Nedbrydningsprocessen igangsættes ved tilførsel af vand – f.eks. fugt fra atmosfæ-ren. Under den begyndende opløsning af acetatbasen frigøres nedbrydningsproduk-ter, som sammen med fugten i luften danner eddikesyre, der medvirker til at frem-skynde processen, idet eddikesyren virker som katalysator på nedbrydningsproces-sen. Når først nedbrydningen er startet, går den i en slags selvsving, idet eddikesyre-koncentrationen øges og dermed øges nedbrydningshastigheden. Når én film er an-grebet vil koncentrationen af eddikesyre stige, og dermed kan andre film blive smit-tet, hvilket igen øger nedbrydningshastigheden. Den onde cirkel er dermed startet ogeddikesyndromet er i gang.4.2.2 Konsekvensen af eddikesyndrometEddikesyndromet betyder, at plastbasen krymper og afstanden mellem perfora-tionshullerne bliver mindre. Filmen kan derfor ikke køres igennem en fremviser elleren kopimaskine – selv ganske få procents skrumpning gør filmen ubrugelig. Basenbliver skør, den mister sin fleksibilitet og knækker lettere i fremviseren. Desudenudskiller basen blødgørere og filmen bliver klæbrig, emulsionen bliver blød og til-trækker snavs og de i forvejen ustabile farver i farvefilmen udbleges og forsvinder.Frigivelsen af eddikesyre er et alvorligt arbejdsmiljøproblem for de medarbejdere derhåndterer materialet, både i arkiv og biograf.4.2.3 Hvordan bevares acetatfilm bedstDer er tre måder at bremse eddikesyredannelsen på, men effekten forbedres hvis alletre måder arbejder sammen. Man kan sænke temperaturen omkring filmene, hvorvedde kemiske processer forløber langsommere. Man kan reducere tilstedeværelsen afvand, dvs. fastholde en lav relativ luftfugtighed og man kan reducere tilstedeværel-sen af syre, altså fjerne de eddikeramte film og isolere dem fra de friske og ventilerefrisk luft omkring filmene og samtidig filtrere luften.Alle acetatfilm vil før eller siden blive ramt af eddikesyndromet. Forskningen harefterhånden givet så stor indsigt i nedbrydningsforløbet, at man kan forudsige, at denforventede levetid i et almindelig dansk kontormiljø (21�C, 60-70% RF) vil væremellem 25-30 år før det autokatalytiske punkt nås. Det vil sige det punkt hvor ned-brydningsprocessen går i selvsving. Når først dette punkt er nået, går der kun 3-5 år,før processen er nået et kritisk højt niveau.
Dan Nissen/ Bevaring af filmmateriale
7
Sænkes temperaturen til 5�C og 35% RF, vil den forventede holdbarhed af i dagfriske film være øget til 500 år, mens f.eks. –5 C vil bremse processen for film der ergået i selvsving.4.3 PolyesterFra slutningen af 1950’erne blev polyester på grund af plastbasens meget høje di-mensionsstablitet taget i anvendelse til visse fotografiske applikationer som f.eks.grafisk tryk.Polyester er en general betegnelse for forskellige polymere, der indeholder poly-esterbindingen –O-CO-. Til fotografisk brug er hovedsagelig den såkaldte polyethy-lentereftalat anvendt. Dette materiale har et højt smeltepunkt, god kemikaliebestan-dighed og stærke mekaniske egenskaber og anvendes derfor i sammenhænge hvorhøj styrke og stabilitet ønskes.På grund af materialets styrke har det været problematisk at substituere celluloseace-tat med polyester som filmbase. Apparatur som fremkaldermaskiner og fremviserevil ødelægges af den stærke polyester, hvor acetatfilmen blot knækker før maskineri-et ødelægges. I dag fremstilles visningskopier næsten udelukkende på polyester.I modsætning til nitratfilmens kemiske ustabilitet og brandbarhed og acetatfilmenseddikesyndromproblematik, så har polyester tilsyneladende en stabilitet der er dissematerialer overlegent. Forventet holdbarhed ved 20oC, 50% RH er mere end 1000 år.Dette gælder dog ikke farverne, hvorfor polyester af hensyn til farveholdbarhedanbefales opbevaret under samme forhold som farvefilm i øvrigt.
5. Filmarkivets bevaringsforholdDer er ingen informationer om hvordan filmene blev opbevaret frem til 1952, menfra 1952 til etablering af filmarkivet i Bagsværd Fort i 1962, lå de i barakker udenklimakontrol eller specielle sikkerhedsforanstaltninger. I Bagsværd Fort blev deretableret klimaanlæg hvor filmene blev opbevaret ved ca. 5-7 grader C og med enrelativ luftfugtighed på mellem 60 og 100%. Især luftfugtigheden har været et pro-blem, jf ovenfor om eddikesyndrom. I 1995 tog Kulturministeriet initiativ til at fåundersøgt især nitratfilmenes tilstand. Nationalmuseet blev overdraget opgaven ogkonkluderede, at ca. 20% af nitratsamlingen indenfor en ti års periode ville være i såstærk opløsning at de ikke ville kunne vises, kopieres eller konserveres. (2)Da de tre tidligere selvstændige institutioner Det Danske Filminstitut, Statens Film-central og Det Danske Filmmuseum med Filmloven af 1997 blev lagt sammen i detnye Det Danske Filminstitut, udformede instituttet en handlingsplan for instituttetsom helhed. Det resulterede i tilførsel af væsentlige midler som bl.a. gjorde det mu-ligt at professionalisere arkivets funktioner og udvikle det fra overvejende at være etfilmlager til at blive et bevaringsarkiv. Af Resultatkontrakten med Kulturministerietfremgår det, at der fra Kulturministeriet skal arbejdes for etablering af et nyt filmar-kiv med optimerede opbevaringsforhold.
Dan Nissen/ Bevaring af filmmateriale
8
Som en midlertidig løsning på forholdene for den filmhistoriske arv er en tredjedel affilmsamlingen og samtlige arbejdspladser flyttet til midlertidige lejede lokaler i Glo-strup. De klimatiske forhold for bevaring af filmmateriale blev hermed kraftigt for-bedrede og forholder sig her til internationale standarder og anbefalinger med entemperatur på +5 C og en RH på 30%.Samtidig undersøgte arkivet mulighederne for at forbedre opbevaringsforholdene iBagsværd Fort. To rapporter blev indhentet fra hhv. Nationalmuseet og det firma deretablerede klimaanlægget i Naverland. Begge konkluderede, at Bagsværd Fort varuegnet til opbevaring af film og at klimaforholdene ikke ville kunne forbedres væ-sentligt pga den bygningsmæssige konstruktion. I stedet har Kulturministeriet afsatmidler til en udvidelse af det midlertidige arkiv til at skulle rumme hele filmarkivetssamling bortset fra nitratfilmene. Udvidelsen er p.t. i udbud.En arbejdsgruppe med specielt henblik på løsning af problemerne for nitratmaterialehar været nedsat og har afleveret sin rapport med anbefalinger til og økonomiskoverslag over etablering af et nitratarkiv til Kulturministeriet. Arbejdsgruppen talteforuden en repræsentant for Kulturministeriet, repræsentanter for de centrale kultur-bevarende institutioner med nitratmateriale: Filminstituttet, Det Kongelige Bibliotekog Nationalmuseet. (3)
6. TilstandsvurderingEn prioriteret opgave har for arkivet været at gennemføre en tilstandsvurdering affilmsamlingen, og samtidig tegnede vi en kontrakt med Image Permanence Institute,der internationalt regnes for førende mht. forskning i bevaring af foto og film. Viønskede IPIs medvirken til at etablere mål for bevaringsindsatsen og udvikle enstrategi for at nå målene. Til det formål blev klimaforhold i samtlige arkivrum moni-toreret gennem et år og data blev analyseret af IPI. IPI besigtigede arkivet i 2001 oghar på den baggrund udarbejdet en rapport med anbefalinger for etableringen af etnyt arkiv. Rapporten rummer en analyse af de indsamlede data og en tolkning afopbevaringsforholdenes effekt på filmbevaringen samt en beregning af risiko forsvampeangreb i hvert enkelt arkivrum. Det sidste er også en følge af den høje luft-fugtigheden i arkivet i Bagsværd Fort. (4)Rapportens anbefalinger er indarbejdet i planerne for udvidelsen af filmarkivet iNaverland og i rapporten om etablering af et nitratarkiv. Der vil i indretningen af detudvidede arkiv blive etableret specielle bokse til eddikeramte film, hvor klimafor-holdene skal være –5C/ 30% RH med luftskifte og ventilation. Nitratarbejdsgruppensanbefalinger peger på –5C/25% RH som den vurderet bedste løsning.Tilstandsvurderingen blev gennemført statistisk med en kalkuleret usikkerhedsmar-gin. Samlingerne blev inddelt i katagorierne nitratfilm, kort- og dokumentarfilm,visningskopier og sikringsmateriale, idet vurderingen var, at nitratfilmene var etsærskilt problem, at kort- og dokumentarfilmene havde været opbevaret under deklimamæssigt ringeste forhold, at visningskopier typisk har været i brug i perioder og
Dan Nissen/ Bevaring af filmmateriale
9
at sikringsmateriale er det primære bevaringsmateriale. Samlingerne blev gennemgå-et kemisk, fysisk og mekanisk i relation til fem tilstandskatagorierOverordnet viser tilstandsvurderingen, at ca. 50% af samlingen viser tegn på kemiskopløsning, heraf en mindre del i et omfang der kræver umiddelbar sikringsindsats,mens det for langt den største gruppe vil være af afgørende betydning at forbedre deklimatiske opbevaringsforhold. Se bilag 1, tabel 1, hvor søjle 2 og 3 rummer de deleaf samlingen der vil have indlysende fordel af forbedrede klimaforhold, mens søjle4og 5 rummer materiale der kræver umiddelbar sikringsindsats. Som nævnt betyderforbedrede klimaforhold at nedbrydningen bremses og materialets levetid væsentligtforlænges. Forbedrede opbevaringsforhold vil derfor betyde, at bevarings- og restau-reringsindsats får et helt andet tidsperspektiv og overhovedet bliver økonomisk ogarbejdsmæssigt realistisk. Se bilag 1 tabel 2 for beregnet levetid for forskellige kli-maforhold og tabel 3 for beregnet sikringsvolumen ved forskellige klimaforhold. (5)
7. Fremtidig indsatsI lyset af ovenstående er det arkivets højest prioriterede indsats i den nærmeste frem-tid at få etableret udvidelsen af den midlertidige arkivløsning med optimerede klima-forhold. Desuden er det afgørende at der arbejdes på en langsigtet løsning af proble-met med bevaringen af nitratfilmen, jf. ovenfor om Nationalmuseets rapport, der for5 år siden gav en tidshorisont på 10 år for 20% af samlingen.Samtidig med denne prioritering af den overordnede bevaringsindsats, har vi igang-sat en konkret prioriteret sikringsindsats i forhold til dansk film. 100 spillefilm ernomineret som kunstnerisk og/eller kulturelt centrale, hvorfor vi opsporer negativettil hver film, tjekker eventuelt sikringsmateriale og om nødvendigt producerer nytsamt en ny visningskopi. For Kort- og Dokumentarfilm er i første omgang nomineret3 centrale instruktører, hvis produktion søges indsamlet og sikret, men også her skalnomineres et antal centrale, bvaringsværdige film.Med hensyn til den tidlige film søger Filminstituttet at restaurere og rekonstruere etkvalitativt udvalg af de ikke tilgængelige film og har som indsatsområde i øvrigtnomineret centrale navne som Carl Th. Dreyer, Asta Nielsen og Fy & Bi, der i dekommende år vil blive genstand for en aktiv sikrings- og restaureringsindsats.I et formidlingsperspektiv arbejder Filminstituttet på at få mulighed for at udgiveudvalgte spillefilmsklassikerne og restaurerede stumfilm på DVD, mens Kort- ogDokumentarfilmene i vidt omfang findes i Filminstituttets distribution.Såvel sikringsopgaver som især restaureringsopgaver er dels arbejdsintensive projek-ter der kræver kvalificeret arbejdskraft, dels omkostningstunge hvad angår laborato-rieudgifter. Udover lønninger er arkivets driftsbudget langt overvejende til betalingaf eksternt laboratoriearbejde vedr. sikrings- og kopieringsopgaver samt nødvendigearkivmaterialer. Budgetbegrænsninger har derfor direkte effekt på restaurerings- ogsikringsindsatsen. (6)
Dan Nissen/ Bevaring af filmmateriale
10
7.1. Fremtidens medierDet er forventeligt, at filmmateriale som vi kender det i dag i stigende grad vil bliveerstattet af digitale medier således som det allerede er sket for en stor del af Kort- ogDokumentarfilmene og bl.a. Dogme-filmene. Derfor er det et for arkivet centraltpunkt i den handlingsplan Filminstituttet har lagt frem, at der dels investeres i tekniktil at afspille og kopiere dette materiale, men især at der investeres i forskning i og imuligheden for at deltage i og være orienteret om den internationale forskning vedr.langtidsbevaring af digitale medier der finder sted. Et af omdrejningspunkterne erudviklingen af en teknologi, der overhovedet gør det økonomisk og teknisk realistiskog samtidig korrekt i forhold til det visuelle udtryk, at migrere de digitale levendebilleder med den hast som det i dag synes nødvendigt for at fastholde materialet somaktivt brugbart.Hvad angår brugen af digitale medier i forbindelse med den eksisterende filmsam-ling, må digitale medier vurderes at være fremragende formidlingsmedier for filmar-ven, men ikke en økonomisk, æstetisk eller teknisk realistisk mulighed mht. beva-ring. Omkostningerne ved digitalisering af nitratsamlingen er beskrevet i rapporten”Arkivløsninger for bevaring af nitratfilm og negativer” hvor vi også beskriver hvadder i dag internationalt vurderes at være omkostningerne ved at vedligeholde endigital fotografisk samling. Æstetisk er filmmaterialet det originale medie og i sigselv et unikt artefakt, der samtidig i sin fysiske form rummer oplysninger af værdifor forskningen og for senere kopieringer og restaureringer. Det er endvidere voreserfaring, at den tekniske udvikling først og fremmest betyder, at filmbranchen harbrug for at kunne gå tilbage til originalmaterialet for at kunne producere nye versio-ner i den stigende kvalitet der forlanges af f.eks. tv-stationer og nye distributions-formater. For en årrække siden til produktion af video, nu til produktion af dvd.Men ligesom filmmaterialet bør bevares i den form det er skabt i, skal også digitalemedier bevares efter samme principper. Det stiller de audiovisuelle arkiver overforstore udfordringer og store fremtidige økonomiske investeringer.
Dan Nissen1 juni 2002
1.
2.3.4.
Peter Z. Adelstein: Optimizing Nitrate Storage. Paper præsenteret på Pre-serve – then show. 60th anniversary seminar of DFI/Archive & Cine-matheque. November 2001. To be publishedJohn Erichsen: Rapport om Filmmuseets arkiv. December 1995. National-museet.Arkivløsninger for bevaring af nitratfilm og negativer. DFI 2002.Jean-Louis Bigourdan et al: Strategic preservation plan for motion picturefilm collection. Condition evaluation, environmental assessment, recom-
Dan Nissen/ Bevaring af filmmateriale
11
5.6.
mandations for a new archive. Image Permanence Institute, Rochester Insti-tute of Technology. August 2001Jesper Stub Johnsen m.fl.. Tilstandsvurdering af Filmarkivets samlinger.DFI/Museum & Cinematek juni 2002. For nøgletal se bilag 1Filmarkivets driftsbudget på 4.2 mio fordeler sig overordnet som følger:3.2 mio laboratorietjenester/kopiering & sikring0.4 mio arkivmaterialer/filmæsker0.6 mio primært til teknisk udstyr og vedligeholdelse heraf.
Dan Nissen/ Bevaring af filmmateriale
12
Bilag 1Tilstandsvurdering – NøgletalTabel 1.Fordeling i % på tilstandskategorier (1: god, 5: uanvendelig)SamlingBase1234NationalmuseetNitrat9364014ArkivsamlingenNitrat4355551KDFAcetat1049401BasismaterialeAcetat286660VisningskopierAcetat453412
511000
I alt100100100100100
Tabel 2.Forventet rest-levetid (LE) af filmsamlingerne ved forskellige opbevaringsforhold25oC, 30% RF-5oC, 30% RF-10oC, 30% RFLife-expectancy, årBagsværd Fort3LE – frisk baseLE – aktiv opløsn.75105002002500500-5oC, 30% RF(antal titler/år)153113-5oC, 30% RF1,20,41,640135350001000-10oC, 30% RF(antal titler/år)½33½6-10oC, 30% RF0,60,51,1211637
Tabel 3.Sikringsbehovet ved forskellige opbevaringsforhold4Bagsværd Fort5oC, 30% RF(antal titler/år)(antal titler/år)Nationalmuseet523Arkivsamlingen24412KDF1608Basismateriale402Visningskopier64533Driftsudgifter til bevaring5Sikring, mio. krOpbevaring (el)SumSikring/titel, kr.Opbevaring/titel, krBevaring/titel, kr.Bagsværd Fort55,50,455,918481318615oC, 30% RF2,90,33,29610106
Årlig budgetbehov til sikring af Filmarkivets 30.000 titler ved forskellige opbevaringsforholdBevaring56 mio. kr.3,2 mio. kr.1,6 mio. kr.
1,1 mio. kr.
Kort- og dokumentarfilmDet forudsættes at nitratfilm nedbrydes med samme hastighed som acetatfilm. Erfaringen viser at variationen i nitrat-films nedbrydningshastighed er meget stor – meget større end for acetatfilm.3ifølge IPI’s rapport, august 20014Udregnet udfra %-del i kategori 3-4-5 (NM: 55% af 940 titler truet, Arkivsamlingen 61% af 4000 titler truet, KDF:41% af 3900 titler truet, Basismaterialer: 6% af 6564 titler truet, Visningskopier: 43% af 15.000 titler truet). LE for filmmed aktiv nedbrydning forudsættes at være den tidshorisont, som der er til rådighed for sikring. Film i kategori 3-4-5,som fortsat vil blive opbevaret i Bagsværd Fort bør således sikres indenfor de kommende 15 år.5Gennemsnitssikringspris til materialer: 15.000 kr./KDF, 50.000 kr/nitrat, 50.000 kr/visningskopi, 150.000kr/basismateriale.2
1
Dan Nissen/ Bevaring af filmmateriale
13
Statens ArkiverStatens Arkivers IT-afdeling
Status for bevaring af elektroniske arkivalieri Statens Arkiver
Notat udarbejdet til Kulturministeriets udvalg vedr. bevaring af dendigitale kulturarv.afSektionsleder Jan Danielsen og IT-chef Birgit HansenStatens Arkiver, september 2002.
September 2002.
2
IndholdsfortegnelseStatus for bevaring af elektroniske arkivalier......................................41Hvad er et elektronisk arkivalie ...................................................41.1 Terminologi................................................................................41.2 Kilder til elektroniske arkivalier ................................................61.2.1 Offentlige arkiver...........................................................61.2.2 Private arkiver ................................................................71.2.3 Forskningsregistre..........................................................81.3 Skanning af arkiver ....................................................................82Praksis i Statens Arkiver...............................................................92.1 Krav og praksis ..........................................................................92.2 Anmeldelse og godkendelse.......................................................92.3 Aflevering ................................................................................102.4 Løbende kvalitetskontrol .........................................................102.5 Konvertering ............................................................................102.6 Tilgængeliggørelse...................................................................113Bevaring af elektronisk information ..........................................113.1 Bevaringsmuligheder ...............................................................113.1.1 Fire strategier ...............................................................113.1.2 Sammenligning af strategier ........................................143.2 Vurdering af mulighederne ......................................................143.2.1 Bevaring af elektroniske arkivalier – et helhedssyn ....153.2.2 Ligheder og forskelle mellem biblioteker og arkiver...163.3 Konverteringsstrategien ...........................................................193.3.1 Strategi for valg af formater.........................................203.3.2 Strategi for valg af lagringsmedier...............................223.4 Konklusion ...............................................................................234Økonomi........................................................................................254.1 Konverteringsstrategien ...........................................................254.2 Emuleringsstrategien................................................................254.3 Konklusion ...............................................................................255Status i Statens Arkiver...............................................................265.1 Indsamling................................................................................275.1.1 Test...............................................................................275.2 Bevaring - konvertering ...........................................................285.3 Tilgængeliggørelse...................................................................295.4 Konklusion ...............................................................................296Status internationalt ....................................................................296.1 Konklusion ...............................................................................327Samlet konklusion ........................................................................32
3
Status for bevaring af elektroniske arkivalierKulturministeriet har nedsat et udvalg til bevaring af den digitalekulturarv. Formålet med dette notat er at give udvalget et overblik overstatus og fokus indenfor arkivverdenen med særlig fokus på StatensArkiver.Notatet er opbygget således: I kapitel 1 defineres de grundlæggendebegreber og kilder til elektroniske arkivalier. Kapitel 2 gennemgår, hvilkearbejdsprocesser Statens Arkiver har i forbindelse med håndteringen afelektroniske arkivalier. I kapitel 3 gennemgås den teoretiske ramme forvalg af bevaringsstrategi, og de konkrete valg i Statens Arkiverbeskrives. Kapitel 4 sammenligner de økonomiske præmisser for de tovæsentlige bevaringsstrategier, mens kapitel 5 mere detaljeret gennemgårstatus for bevaringen i Statens Arkiver. I kapitel 6 foretages ensammenligning med en række andre landes arkivpraksis. Kapitel 7 sluttermed en samlet konklusion.
1 Hvad er et elektronisk arkivalieElektroniske arkivalier er alle former for elektronisk information, dertjener som dokumentation for offentlig forvaltning. Traditionelt harelektroniske arkivalier primært været databaser, både i form affagsystemer og siden begyndelsen af 1980’erne også journalsystemer. Opgennem 1990’erne har en række nye teknologier vundet indpas primært iform af e-mails, Internetsider og digital lyd og video.Der har i hele perioden været arbejdet med stadig flere typer af generelleværktøjer til skabelse af arkivalier, som vanskeligt lader siglangtidsopbevare på grund af deres tekniske form. Her tænkes specielt påGeografiske informationssystemer (GIS), Computer Aided Design(CAD) og regneark.
1.1 Terminologi
I dette afsnit defineres en række termer, der anvendes videre i notatet. Inotatet anvendes en bred definition af termerne, idet de både rummerforhold i biblioteks- og arkivverdenen.Arkiv:Et arkiv er i denne forbindelse et eller flere arkivalier ellerværker, der består af en: hjemmeside, samling af hjemmesider, database,register, dokument, samling af dokumenter, udgivelse eller anden4
elektronisk information som udgør en sammenhæng, der ønskes bevaret..se figur 1.Arkivalie:I dette notat anvendes et mere afgrænset arkivaliebegreb endnormalt. Et arkivalie er én aflevering af ét arkiv. Se figur 1. Normaltbruges arkivalie om en vilkårlig del af et arkiv.En aflevering:Er én eller flere arkiver eller arkivalier, der afleveressamtidigt. Se figur 1.
Arkiver
Et arkivEn aflevering
Et arkivalie
Tid
Figur 1Et arkivalier er én aflevering af ét arkivArkivmyndighed:En arkivmyndighed er den organisation, someksempelvis biblioteker, arkiver, muséer eller andre, der indsamler ogbevarer arkivalier.Arkivansvarlige:Den person eller organisation, der har ansvaret forarkivet. Arkivansvarlig kan enten være en myndighed, forfatter, et forlageller andre, der har ansvar for skabelse, publikation ellermangfolddigørelse af et elektronisk arkiv.Arkivform:Online, hvis arkivaliet er almindeligt tilgængeligt viaInternettet. Offline, hvis arkivaliet enten ikke er tilgængeligt viaInternettet, eller hvis adgang kræver specielle tilladelser, der skal købeseller på anden måde udstedes.
5
Afleveringspligt:Er arkivaliet omfattet af afleveringspligt, jf.lovgivning, eksempelvis Pligtafleveringsloven, Arkivloven ellerbetingelser i forbindelse i forbindelse med tildeling af forskningsmidlereller lignende.Tekniske Krav:Afspejler arkivmyndighedens mulighed for at stille kravtil de arkivalier, der modtages. Afhængig af lovhjemlen og den praktiskeimplementering af lovhjemlen, kan der stilles tekniske krav til sikring afskabelsen og modtagelse af arkivalier.Emulering:Et arkivalie afleveres i sin oprindelige form, inklusivprogram, oprindelig dokumentation etc. Når programmet bliverteknologisk forældet, udvikles der en emulator, der tilvejebringer etteknisk miljø, der foregiver at være det oprindelige. Når en emulatorbliver forældet, udvikles der en ny emulator til den nye platform.Konvertering:Et arkivalie modtages i en standard-struktur og etstandard-format eller konverteres til en ensartet standard vedmodtagelsen. Herefter udvikles der et program til at tilgængeliggørearkivalier. Når dette program bliver teknologisk forældet, udvikles der enny standard, ét konverteringsværktøj og et nyt tilgængeliggørelsesværktøj. Derefter konverteres arkivalierne. Der kan enten være tale omen flytning af data fra et medie til et andet, og/eller en konvertering afformater, tegnsæt etc.
1.2 Kilder til elektroniske arkivalierAfhængigt af kilderne er der forskellig hjemmel til at indsamlearkivalierne og dermed også forskellig hjemme til at stille krav tilafleveringerne.Offentlige arkivalier skabes, godkendes og afleveres jf. bestemmelserne iarkivloven, hvor det er dog vigtigt at skelne mellem statslige ogkommunale arkivalier. Kommunale arkivalier er pt. ikke underlagt nogenafleveringspligt til Statens Arkiver. Kommunerne skal selv sikrebevaringen og tilgængeliggørelsen af arkivalierne. Dette er megetrisikofyldt, idet mange kommuner ikke besidder den tekniske ekspertisetil at bevare informationen, og i en lokal økonomi kan det ofte være sværtat afse de nødvendige midler til de langsigtede bevaringsmæssige tiltag.Der er ingen tvivl om at mange arkivalier vil gå tabt på denne baggrund.
1.2.1
Offentlige arkiver
6
Statens Arkiver skelner mellem tre typer af offentlige elektroniskearkivalier: databaser og registre, elektroniske journaler og elektroniskesags og dokumenthåndteringssystemer (edh- og esdh-systemer). Grundentil denne skelnen skal søges i en række praktiske forhold, der giver sigudtryk i Statens Arkivers cirkulærer om anmeldelse og godkendelse afelektroniske systemer og i cirkulæret om aflevering af elektroniskearkivalier.
Databaser og registreOmfatter alle typer af fagsystemer, der indeholder data indsamlet for atunderstøtte den offentlige forvaltning. De mest anvendte er CPR (Detcentral personnummer register), CVR (Det centrale virksomhedsregister)og BBR (Bolig og bygnings registeret), men også helt almindeligedatabaser som statistiksystemer, studieadministrative systemer, etc. eromfattet af denne kategori.Denne type systemer skal anmeldes til Statens Arkiver med henblik på envurdering af, om arkivet er bevaringsværdigt eller ej. Hvis arkivet erbevaringsværdigt, aftales et afleveringstidspunkt og der fastlæggeseventuelt principper for delvist kassation.
Elektroniske journalsystemerElektroniske journalsystemer er databaser, der registrer oplysninger omen myndigheds papirsager og papirdokumenter. Der findes en rækkespecielle krav til denne type systemer, hvor det centrale er at der findesen relativt kort afleveringsfrist for selve det elektroniske arkivalie, dvs.databasesystemet, på ca. 5 år, og en længere afleveringsfrist på 25-30 årfor de papirer systemet omhandler.
Esdh-systemerEsdh-systemer er fuldt elektroniske systemer der understøtter digitalforvaltning i myndighederne. Der er til denne type systemer en rækketekniske krav, der skal sikre at de elektroniske dokumenter, der lagres isystemerne kan langtidsbevares.Næsten alle organisationer, institutioner og virksomheder danner i dagelektroniske arkiver. Ofte er disse arkiver ud fra et arkivmæssigtsynspunkt ganske ringe, det vil sige at sager og dokumenter ofte ikke ersystematisk registrerede, der findes kun sjældent en ordentlig7
1.2.2
Private arkiver
strukturering af arkiverne og der er så godt som aldrig tænkt påbevaringen af arkiverne.Der findes dog som undtagelse en række specielt større danskevirksomheder som interesserer sig meget for elektronisk arkivering,drevet af primært af økonomiske eller langsigtededokumentationsforpligtigelser. Specielt medicinalindustrien er underlagtskrappe regler til deres dokumentation.Disse arkivalier er ikke underlagt nogen afleveringspligt, men kanafleveres til Statens Arkiver efter forudgående forhandling om tekniskkonvertering til Statens Arkivers krav.Forskningsregistre opfattes i mange sammenhænge som private arkiver.De indsamles i dag primært af Statens Arkiver (Dansk Data Arkiv, DDA)og omfatter samfundsvidenskabelige og medicinske forskningsresultater.Da de som andre privatarkiver kun sjældent er belagt medafleveringspligt, afleveres de i et systemuafhængigt udtræk, derforhandles på afleveringstidspunktet, og DDA konverterer selv data ogoparbejder selv den nødvendige ensartede beskrivelse af systemerne.I forbindelse med bevillinger fra forskningsrådene sker det, at derudstedes en afleveringsforpligtigelse, hvilket i høj grad bidrager til enmere dækkende dokumentation af forskningsaktiviteterne.
1.2.3
Forskningsregistre
Skanning foregår ofte som en række afsluttede projekter med distributionog formidling som mål. Skanning foregår både i en række stadsarkiver oglokalarkiver, og i Statens Arkivers Filmningscenter i Viborg.Der findes eksempler på fællesprojekter mellem arkiver og museer omskanning af special arkivalier, eksempelvis skanning af skibstegninger iet fællesprojekt mellem Rigsarkivet og Orlogsmuseet.Statens Arkivers Filmningscenter skanner de mest anvendte arkivaliermed det formål at lette distributionen af arkivaliet. Det primære fokus erpt. kirkebøger og folketællinger. Som et forsøg lægger Statens Arkiverindscannede kirkebøger på Internettethttp://www.arkivalieronline.dk/kirkeboeger/.Statens Arkiver deltager via DDA aktiv i det såkaldte kildeindtastnings-projekt. DDA er aktiv part og vært i et Kildeindtastningsprojekt (KIP).8
1.3 Skanning af arkiver
Projektet har til formål at digitalisere især historiske folketællinger ved atindtaste dem i et ensartet format. Arbejdet udføres af frivillige personermed interesse for historie og IT. DDA har ansvaret for koordinationen ogadministrationen af projektet og ikke mindst tilgængeliggørelsen afindtastningsarbejdet. De indtastede folketællinger kan findes påInternettet på adressen http://ddd.dda.dk. Foruden folketællingerne erDDA også vært for andre historisk-demografiske databaser: politietsudvandringsprotokoller fra 1868 - 1903, nogle databaser fraImmigrantmuseet og nogle andre mindre databaser.Situationen er til en vis grad uholdbar, da en del af de arkivalier, derskannes, ikke indgår i en aktiv bevaringsproces, og der er derfor på langsigt en risiko for at miste de digitaliserede arkivalier, og dermed deforholdsvist store investeringer, der er forbundet med skanning ogindeksering.
2 Praksis i Statens ArkiverStatens Arkiver har delt arbejdet med godkendelse, aflevering,overvågning, konvertering og tilgængeliggørelse i en række processer,der alle har forskellige procedurer og vejledninger, der sikrer en høj ogensartet kvalitet af arbejdet.
For at sikre at Statens Arkivers håndtering af elektroniske arkivalierløbende lever op til en passende standard, følger Statens Arkiver nøjemed i udviklingen både nationalt og internationalt.Statens Arkiver deltager i udviklingen af ”digital forvaltning” i fællesoffentligt regi for at bidrage til en samlet minimering af det offentligesomkostninger til indsamling og bevaring af elektroniske arkiver.Gennem litteraturstudier, standardiseringsarbejder, studieture ogarkivbesøg både nationalt og internationalt, sikres det at Statens Arkivershåndtering af arkivalier og kravene til stadighed passer til den teknologi,der er til rådighed.
2.1 Krav og praksis
2.2 Anmeldelse og godkendelse
I cirkulære nr. 24 af 8. marts 2002 om anmeldelse og godkendelse afelektroniske journaler og esdh-systemer og i cirkulære nr. 23 af 8. marts9
2002 om anmeldelse af statslige myndigheders elektroniske registre(databaser) opstilles kravene til anmeldelse af systemer.På baggrund af anmeldelserne vurderer Statens Arkiver systemernestekniske opbygning og meddeler om systemet kan tages i brug eller ej.Samtidigt udstedes en bevarings og kassationsbestemmelse og endato/datoer for aflevering, hvis systemet skønnes bevaringsværdigt.I nogle tilfælde foretages der en prøveaflevering af esdh-systemer for atdokumentere, at der kan laves et systemuafhængigt udtræk af systemet.Anmeldelse af e-journaler, edh- og esdh-systemer skal ske senest 3 mdr.før de tages i brug, og systemerne skal være godkendt af Statens Arkiverinden de tages endeligt i brug. E-registre skal anmeldes to uger før detages i brug.
Statens Arkiver tager i god tid før den forventede aflevering kontakt tilmyndigheden for at aftale de nærmere præmisser for afleveringen. Deraftales et eksakt tidspunkt samt hvilken dokumentation, der skal følgemed systemet. Herefter producerer myndigheden en arkiveringsversion afarkivaliet, der sendes til Statens Arkiver.Statens Arkiver har udviklet et værktøj, der automatisk tester omafleveringen lever op til kravene defineret i cirkulære nr. 25 af 8. marts2002 om statslige myndigheders aflevering af elektroniske arkivsystemertil Statens Arkiver. Hvis ikke afleveringen til fulde lever op til StatensArkivers krav returneres den til myndigheden, der retter fejlene.Når afleveringen er korrekt testes lagringsmediet og arkivaliet placeres ipassende magasin.
2.3 Aflevering
Når arkivaliet er placeret i magasin foretages der løbende kvalitetstest afmedierne for at sikre at data ikke forringes. Hvis data forringes, foretagesen mediekonvertering i god tid inden der opstår egentlige datatab.Der er udarbejdet procedurer for løbende stikprøvekontrol og opsamlingaf testdokumentation for at sikre det løbende overblik over samlingenssamlede kvalitet.
2.4 Løbende kvalitetskontrol
Konvertering foretages enten fordi der er konstateret kvalitetsproblemer isamlingen, eller fordi enten bevaringsmedier eller bevaringsformater erblevet teknisk forældede. Der findes procedurer for hvilke situationer der10
2.5 Konvertering
skal udløse en konvertering, og i forbindelse med de konkretekonverteringer udarbejdes der kvalitets- og dokumentationsprocedurerfor at sikre processens ensartethed og historiske dokumentation.
Da der pt. ikke er nogle elektroniske arkivalier, der er offentligttilgængelige jf. arkivlovens bestemmelser, foretages al tilgængeliggørelsead hoc. I praksis sker dette som led i Statens Arkivers behandling afdispensationsansøgninger, hvor en forsker får adgang til ikke offentligetilgængeligt materiale. Der findes pt. ingen generelletilgængelighedsværktøjer, men der findes sikkerhedsprocedurer fordistribution af elektroniske arkivalier.Hele det praktiske arbejde med de elektroniske arkivalier i StatensArkiver foregår i sikrede lokaler på et lukket netværk under strengesikkerhedsprocedurer for at sikre, at ingen information kan tilgås afudenforstående.
2.6 Tilgængeliggørelse
3 Bevaring af elektronisk informationStatens Arkiver har siden 1972 modtaget elektroniske arkivalier skabt istatsforvaltningen. Arkivalierne er igennem årene blevet afleveret isystemuafhængige formater, og har i begrænset omfang gennemgåetkonvertering. I 1995 indgik Statens Arkiver en resultatkontrakt medKulturministeriet, hvor fokus var på at udarbejde en strategi for bevaringaf elektroniske arkivalier. Arbejdet resulterede i valg afkonverteringsstrategien.
I dette afsnit beskrives de fire overordnede strategier for bevaring afelektroniske information. Mere information kan fås ved at tilgå StatensArkivers hjemmeside påhttp://www.sa.dk/sa/itogarkiv/teknologi/strat/digbevstrat.htm
3.1 Bevaringsmuligheder
3.1.1
Fire strategier
Valg af strategi indebærer blandt andet overvejelser omkring, hvormange ressourcer arkivvæsenet har til rådighed og arkivlovens beføjelser.Internationalt set findes der fire bevaringsstrategier, som også er destrategier, som Statens Arkiver har taget udgangspunkt i. Da11
bevaringsstrategierne er internationale, har vi derfor valgt at bruge demest benyttede begreber på engelsk i beskrivelsen.
Den museale strategiHer etablerer arkivvæsenet et såkaldt computermuseum, hvor alleudgaver af maskiner, programmer, styresystemer, processorer etc.opbevares, så man er sikker på, at alle data kan læses med detprogrammel, de var udarbejdet på. På den måde ændres der ikke i dataeller systemet, og de vil fremstå på den oprindelige måde inkl. layout.At opbevare så meget teknologi at alle data kan læses i al fremtid, er enmeget stor opgave. Udover at maskinparken vil fylde meget, rejser detspørgsmål om, hvordan reservedele og teknisk ekspertise til de gamlecomputere vil kunne fremskaffes i fremtiden.IT-teknologien ændrer sig hurtigt, og hurtigere end noget andetteknologiskift, vi har oplevet. Det vil kræve en stab af tekniskemedarbejdere, der kan forny gammelt programmel, så det i al fremtid kanbruges, hvilket er dyrt og teknisk set en stort set umulig opgave. Ingenkendte nationale arkiver har formået at skaffe sig langtidsbaseredeerfaringer med denne metode.I praksis bliver denne metode brugt, når der er tale om specialudstyr, ogdata kun skal overleve i kortere tid. Den anvendes ikke som egentligarkiveringsmetode.
EmuleringsstrategiHer emuleres – efterlignes – de systemer, der har været brugt iforbindelse anvendelsen af de pågældende data. I stedet for at bevare degamle computere, udvikler man programmer, der kan virke ligesom degamle systemer (operativsystemer og andet basisprogrammel,applikationen selv, viewere etc.).Der er igangsat nogle få projekter til afprøvning af denne metode blandtandet i USA og Storbritannien. Disse forsøg er endnu ikke afsluttet.Metoden har den fordel, at dataene ikke ændres, de vil altid kunne sessom de var tiltænkt, men det er meget kompliceret – og dyrt – at udviklegode programmer til emulering. Derfor vil emulering indebæreuforudsigelige datatab – datatab der ikke kan kompenseres for, fordi denetop er uforudsigelige. Der findes ikke langtidsbaserede erfaringer medanvendelse af denne metode.
12
Migreringsstrategi (kaldes også konverteringsstrategi)Med denne metode flyttes data – og ikke applikationer (programmer) -med passende tidsinterval, så de til stadighed lever op til gængsteknologi.For at gøre dette er det nødvendigt at stille krav til de data arkivvæsenetmodtager. Det kan være tekniske krav til afleveringen og/eller krav tilbrug af systemet i forvaltningen. De modtagne elektroniske arkivalier måvære lagret på en sådan måde, at arkivvæsenet kan være sikker på, atdataene kan konverteres til formater, der igen løbende kan konverteresuden betydningsbærende eller væsentlige datatab.I lande med en arkivlov, der giver hjemmel til at arkivvæsenet kan stillekrav til myndighederne, er der særlige muligheder for at benytte dennemetode. I Norden har vi i større eller mindre grad en sådan hjemmel ogmetoden benyttes da også af de nordiske lande i forskellige varianter.Arkivmæssigt kan metoden være behæftet med en lidt større risiko endde to øvrige, idet dataene som nævnt løbende konverteres. Et eventueltdatatab i afleveringsudtrækket kompenseres der dog (delvist) forigennem krav om dokumentation til systemet. Det betyder, at et eventueltdatatab ikke er uforudsigeligt som i emuleringsstrategien, men alleredevil kunne ses i afleveringsudtrækket og dermed blive opdaget i tide til atkompensere for det.Metoden er desuden billigere end de to førstnævnte og effektiv, idetfremtidens teknologi må forventes at blive endnu bedre og hurtigere, såde opbevarede arkivalier vil fylde endnu mindre, og dermed bliverbilligere at opbevare (hyldemeter, storagekapacitet) og bevare(konvertere). Denne metode danne grundlaget for bevaring i denationalarkiver, der - som Danmark - har lang erfaring med arkivering afelektroniske information. (se i øvrigt kapitel om internationale erfaringer)
Non Custodial ArchivingNon custodial Archiving er ikke en decideret bevaringsmetode i sig selv,idet det fulde ansvar for bevaringen bliver lagt over på de pågældendemyndigheder. De vælger så selv hvilken bevaringsstrategi de vil benyttesig af.Arkivalierne er registret hos arkivvæsenet, som henviser til denpågældende myndighed, hvor arkivaliet er opbevaret. Ulempen veddenne metode er, at der må gennemføres en intensiv kontrol af, ommyndighederne bevarer arkivalierne på en forsvarlig måde. Spørgsmålet13
er, om myndighederne har interesse i at bruge ressourcer på en bevaringmed henblik på forskning i eftertiden. Metoden er efter indvundneerfaringer risikabel. Desuden giver det sig selv, at der ikke opnåsstordriftsfordele på denne måde.Denne metode har som forsøg været praktiseret i Australien, men deanvender den nu kun i undtagelsestilfælde. Strategien anvendes også iyderst begrænset omfang i Danmark, når der er tale om fagsystemer, hvorder ikke findes et standardiseret format, der kan anvendes til afleveringoghvor der findes en national faginstitution, som kan sikre en forsvarligopbevaring. Det gælder eksempelvis opbevaringen af elektroniske kort iKMS. Når der findes en holdbar teknisk løsning skal disse data afleverestil Statens Arkiver.Nedenstående skema giver et overblik over de beskrevne strategier oghver enkelt strategis arkivmæssige sikkerhed under den ideelleforudsætning, at strategien fungerer arkivmæssigt, de tekniskemuligheder og økonomiske konsekvenser.Strategi1. Museal2. Emulering3. Migrering/konvertering4. Non Custodial ArchivingArkivmæssigGodGodRimeligRisikofyldtTekniskØkonomiskUmuligDyrSværDyrRimeligRimeligAfhænger af strategivalg 1, 2 eller 3
3.1.2
Sammenligning af strategier
Figur 2.En sammenligning af de fire bevaringsstrategierDen museale strategi er således ressourcemæssigt meget krævende, menville kunne betegnes som arkivmæssig god, hvis den kunne bringes til atvirke. Ligeledes er emuleringsstrategien teknisk og økonomisk krævende,mens migreringsstrategien er langt mere overkommelig både teknisk ogøkonomisk, samtidig med at den arkivmæssigt er rimelig god.I det næste afsnit uddybes konsekvenser af migrerings-/konverterings-strategien, som Statens Arkiver i dag anvender.
3.2 Vurdering af mulighederne
Da Statens Arkiver skulle vælge en af de foregående strategiervurderedes fordele og ulemper ved de forskellige løsninger imod14
hinanden, og siden har vi opstillet nedenstående skema til vurdering afbevaringsstrategi og muligheder.
3.2.1Bevaring af elektroniske arkivalier – ethelhedssynValget af bevaringsstrategi skal ses i sammenhæng med enmangfoldighed af problemstillinger, som alle har alvorlige konsekvenser,som bør ses i sammenhæng. Et helhedssyn er vigtigt for at kunne sikre, atbevaring af elektroniske arkivalier i praksis kan håndteres, også under enrække skiftende omstændigheder. Figur 3 giver et overblik over StatensArkivers helhedssyn ved valg af bevaringsstrategi for elektroniskearkivalier.Når man skal foretage et valg mellem de fire overordnede strategier, erdet vigtigt at indtænke alle aspekter fra modtagelse over bevaring tiltilgængeliggørelse. Statens Arkiver valgte på baggrund af vurderingernefra foregående kapitel, at konverteringsstrategien var denbevaringsstrategi, der gav det bedste forhold mellem de arkivmæssigehensyn, opgavens omfang og de økonomiske omkostninger.Organisering•organisation, struktur•samarbejde•videndelingLokaler & faciliteter•laboratorium/værksted•udstyr og andretekniske faciliteter•special hw & sw•adskilt netværkIT-drift og –sikkerhed•kontrolleret adgang/net•IT-driftsprocedurer•IT-sikkerhedspolitik +procedurer•kontrolprocedurerTCO – livscyklus pris•arbejdsmængde over tid•konverteringsrate/antal•automatisering•investeringerBevaringsstrategi•konvertere/emulere ....?•indsamling til adgang•magasinovervågning•strategisk-taktisk-operationelt niveauKvalitetssikring•ISO 9000 metoder•politikker og procedurer•kontrolfunktioner•krav til myndighederskal være testbareRessourcer/kompetencer•de rigtige folk•de rigtige kompetencer•det rigtige antal & mixValg af teknologi ogstandarder•metadata•struktur•formater•medier etc.Politiske spørgsmål•arkivlov – hjemmel•krav til/framyndigheder•politisk goodwill/risici•finansiering
Figur 3Bevaring af elektroniske arkiver – et helhedssynFor at vurdere konsekvenserne udfra et helhedssyn er fokus på depolitiske spørgsmål såsom lovgivningsmæssigt grundlag, politisk goodwill og økonomiske muligheder afgørende for valget af strategi. Disseaspekter skal ses i tæt sammenhæng med de totale omkostninger livs-15
cyklusprisen (TCO), som igen er afhængig af den samlede mængdearbejde over tid, antallet af konverteringer og mængder af arkivalier,investeringer i teknologi, uddannelse osv.Hvis man vælger en for kompleks strategi, kan det det over tid vise sig atvære svært at rekruttere og fastholde passende kvalificeret arbejdskraft.For at sikre bevaringen er det nødvendigt med den rette sammensætningaf kompetencer hos en blanding af IT-specialister og arkivfolk. Hvis manikke har personale med de rigtige kvalifikationer til at udvælge nyetekniske standarder og sikre konverteringen, vil det være umuligt at sikrebevaringen over tid. Bevaringsstrategien skal endvidere væreveldefineret, beskrevet og forstået på alle niveauer i organisationen, bådepå det strategiske, det taktiske og det operationelle niveau.Bevaringsstrategien skal også vurderes i forhold til behovet fororganisering, lokaler og faciliteter, samt IT-drift og sikkerhed. Disseemner omfatter daglige rutiner som back up, installationsprocedurer,lukkede netværk uden forbindelse til Internettet, fysisk adgangskontrolog kvalitetskontrol. Det er vigtigt at have strategier, procedurer oginstrukser samt kontrolmekanismer på plads. Procedurer og instrukserskal være meget håndfaste og ikke overlade tolkningsmuligheder tilpersonalet. Løbende opfølgning og kvalitetskontrol er en nødvendighed,procedurer for kvalitetskontrol vil aldrig være færdige, men kræver enløbende udvikling.Et meget vigtigt aspekt i kvalitetssikringen er, at udforme alle tekniskekrav til myndighederne på en sådan måde, at de kan testes automatiskved modtagelse. Dette sikrer en minimering af de samlede omkostninger,såvel ved modtagelse som i efterfølgende konverteringer. Hvis et kravikke kan testes giver det ingen mening at stille det. Kan et krav derimodtestes automatisk kan det også konverteres fra en metadata-standard ellerformat til et andet. Automatisering er en nødvendighed, hvis man ser påde mængder af information, der allerede skabes og som forventes at bliveskabt i meget store mængder i forbindelse med indførelse af digitalforvaltning i den offentlige sektor.
3.2.2Ligheder og forskelle mellem biblioteker ogarkiver
Formålet med dette afsnit er at give et helhedssyn på ligheder ogforskelle mellem biblioteker og arkiver, sådan som vi ser det, medhenblik på at kunne vurdere og sammenligne forudsætninger og vilkår ide to sektorer ved valg af bevaringsstrategi(er).
16
For at afgøre, om konverterings- eller emulgeringsstrategien er denrigtige, må man vurderer de parametre, der er gennemgået i foregåendeafsnit. Det skaber tilsammen et billede af muligheder og omkostninger.For at illustrere forskellene og ligheder mellem biblioteksverdenen ogarkivverdenen opstilles der i figur 4 en sammenligning af en række af devæsentlige parametre. En af de vigtigste parametre, der afgør forskellenpå biblioteker og arkiver er den lovhjemmel, de opererer under.Bibliotekernes ønske om at indsamle (høste) data fra Internettet (onlineinformation) er et nyt område, der, som det fremgår af figur 1, ikke erunderlagt nogen lovhjemmel. Skaberne af information er kun i yderstbegrænset omfang pligtige til at aflevere jf. pligtafleveringsloven,ligesom langt den største del af Internettet ikke er underlagt nogenafleveringspligt.Statens Arkiver indsamler primært forvaltningsdata, der er underlagtafleveringspligt (offline information) og Statens Arkivers tekniske reglerfor skabelse og aflevering af data.Arkivmyndigheder med en begrænset hjemmel sigter ofte imod at vælgeemuleringsstrategien, idet den tekniske kompleksitet på nettet, gør detvanskeligt at konvertere data til en ensartet standard, samtidig med atarkivmyndigheden ikke kan stille nogen tekniske krav til data.Arkivmyndigheder med en forholdsvis omfattende lovhjemmel, somStatens Arkiver, sigter som regel mod konverteringsstrategien, da de ihøjere udstrækning er i stand til at stille tekniske krav til data.Bibliotekernes mangel på lovhjemmel gør, at de selv må indsamle ogbehandle data, mens arkivernes lovhjemmel gør, at den afleverendemyndighed er forpligtiget til at foretage den nødvendige behandling afdata.
17
BibliotekerLovhjemmelAfleveringspligtNejJaTekniske kravIngenVed afleveringVed godkendelse og afleveringHjemmesider, chat rooms etc.Publikationer omfattet af pligtaflevceringsloven.
ArkivFormOnlineOfflineAnsvar
ArkiveringMetodeHøstesForhandlesAfleveres
Arkiv myndighedForhandlesArkivskaber
ArkiverLovhjemmelAfleveringspligtNejJaTekniske kravIngenVed afleveringVed godkendelse og afleveringStatslige arkivalier.Kommunale arkivlier, Privatarkivlier
ArkivFormOnlineOfflineAnsvar
ArkiveringMetodeHøstesForhandlesAfleveres
Arkiv myndighedForhandlesArkivskaber
Figur 4 Forskelle i indsamlingspraksis.I figuren opstilles de væsentligste forvaltningsmæssigeparametre og sammenhængen mellem parametrene opstilles på honholdsvis biblioteks- og arkiv-området.Som det fremgår af figuren har bibliotekerne og de offentlige arkiver vidtforskellige præmisser for indsamlingen af arkivalier. Mens privatearkiver, typisk lokalhistoriske arkiver, ofte arbejder under de sammebetingelser som biblioteker.I den øverste del af figuren viser den fuldt optrukne linie, atbibliotekernes ønske om at indsamle Web, chat-rooms etc. ikke harudgangspunkt i nogen lov om aflevering og eller indsamling af18
materialet. Der findes ingen tekniske krav til indsamling eller aflevering.Da alt det materiale, der ønskes indsamlet, findes online, og ansvaret forarkivering påhviler alene bibliotekerne, er den eneste mulige måde atindsamle materialet gennem at ”høste” Internettet.Den stiplede linie i øverste halvdel af figuren afspejler pligtafleverings-lovens forhold til de samme parametre. De væsentligste forskelle er, atder findes en afleveringspligt, idet dele af materialet kan være offline iform af CD-publikationer el. lign., og arkiveringen foretages afarkivskaberen.I den nederste halvdel af figuren viser den fuldt optrukne linie deoffentlige myndigheders afleveringspligt til offentligt arkiv. Der findesen række tekniske krav til skabelsen og afleveringen af data. Det meste afmaterialet er offline og da ansvaret for arkiveringen er pålagtarkivskaber, skal arkivalierne konverteres og afleveres af denne.De stiplede linier viser hvordan kommunale og private arkiver også erpålagt tekniske krav til afleveringen og at disse forhandles påafleveringstidspunktet.Denne forskellighed udelukker ikke, at man kan vælge konverterings-strategien i biblioteksverdenen, da man kan lave den nødvendigeomarbejdning af arkivaliet efter modtagelsen. Det vil være enomkostningsfuld proces, men sikrer til gengæld minimering af deløbende vedligeholdelsesomkostninger.For emuleringsstrategien taler, at der i øjeblikket er mange, der arbejdermed denne strategi. Hvis emuleringsstrategien får stort internationaltgennemslag, vil der kunne skabes et så stort grundlag, at der rent faktiskkan skabes mulighed for kommerciel udvikling af de nødvendigeemulatorer. Det løser dog ikke de tekniske usikkerheder ved dennestrategi.For offentlige arkiver er det til gengæld vigtigt at holde fast ikonverteringsløsningen. De tekniske krav til funktion ogafleveringsudtræk kan implementeres direkte i de kørendeforvaltningssystemer. Det arbejde, der i øjeblikket foretages omkringXML udvekslingsstandarder, fælles esdh-initiativ etc., sigter mod atmindske omkostningerne til skabelsen af afleveringsudtrækket markant.
3.3 Konverteringsstrategien19
På baggrund af den overordnede helhedsvurdering vurderer StatensArkiver, at konverteringsstrategien stadig giver det bedste forholdmellem sikker bevaring af data og et estimerbart omkostningsniveau.Efter at have valgt konverteringsstrategien har Statens Arkiver opstilleten række delstrategier, der skal understøtte den overordnedekonverteringsstrategi.I det følgende opstilles tre forskellige "arkiveringsformater", der hverisær tjener et eget formål, og derfor skal leve op til forskellige krav.Der henvises her til figur 5.
3.3.1
Strategi for valg af formater
Afleveringsformater
Afleveringsformater skal besidde en række af de kvaliteter, vi tidligerehar tillagt arkiveringsformatet, men vægtningen af de enkelt parametresbetydning i forhold til hinanden, bliver anderledes. Kravene vil være atformatet er: standardiseret og udbredt, mens kravene om at det skal væresikkert bliver mindre væsentligt.Formatets primære formål er at sikre at dokumenterne kan afleveres ogsenere konverteres uden at miste information og uden at påføre hverkenmyndighederne eller Statens Arkiver unødige økonomiske omkostninger.Der kan eksempelvis godt være tale om formater med tabsgivendekomprimering, hvis der ikke findes andre udbredte standarder på området(det gælder pt. lyd- og videoformater).
Statens Arkiver bør til enhver tid kun have ét gældende afleveringsformatfor hver type af data (tekst, billede, lyd, video, gis, cad, regnearketc.). Pt.har Statens Arkiver valgt formater for tekst, billede, lyd og video, menhar pga. manglende standarder ikke kunnet vælge passende formater forgis, cad og regneark. Det forventes dog, at der om nogle år vil vise sigrelevante XML-standarder netop inden for disse områder.Bevaringsformater skal ligeledes besidde en række af de kvaliteter, vitidligere har tillagt arkiveringsformatet, men en af de væsentligstekriterier er her, at formatet kan konverteres til nye bevaringsformateruden tab, og af økonomiske årsager bør formatet have en lang levetid.Formatet behøver ikke at være vidt udbredt. Statens Arkiver bør tilenhver tid kun have ét gældende bevaringsformat for hver type af data(tekst, billede, lyd, video, gis, cad etc.). Der vil dog være20
Bevaringsformater
overlapningsperioder, idet konverteringen fra et bevaringsformat til et nytbevaringsformat vil tage en hvis tid, idet en konverteringsproces kan tageflere år at gennemføre.ArkivskaberNytaNytale vAfvef levef le
ArkivvæsenetOpbevaringsformatNyt opbevaringsformatl gæTiNy
Publikum
Figur 5Bevaring – forskellige formater
Tilgængeliggørelsesformater
Tilgængeliggørelsesformater skal besidde en række kvaliteter, derafspejler den til enhver tid mest udbredte standard og metode tiludveksling af digital information. Der kan altså godt være tale omtabsgivende komprimeringsformater, der kun er de facto standarder.Statens Arkiver kan i princippet godt have flere samtidigetilgængeliggørelsesformater afhængigt af distributionsform oganvendelsesformål.Det vil være hensigtsmæssigt, hvis de nye tilgængeliggørelsesformaterskabes i forbindelse med formatkonverteringen af bevaringsformaterne,da det vil spare en arbejdsgang. Det kan ligeledes komme på tale at skabenye tilgængeliggørelsesformater udfra bevaringsformatet, uden atkonvertere bevaringsformatet, da den teknologiske udvikling på
eringrmsfoat
r infogsarmtngl gæt tingeliggørelsesf oatrm
r infogsarmtggel iørelsoresftma
Tid
21
tilgængeliggørelses området kan foregå i et anderledes tempo end påbevaringsområdet.
Denne strategi definerer de generelle krav til henholdsvis afleverings-,bevarings- og distributionslagringsmedier. Strategien tager ikke stillingtil valg af konkrete lagringsmedier, men definerer hvilke præmisser, derskal lægges til grund, når de forskellige medier skal vælges, og denbeskriver ligeledes en række muligheder og problemer i forbindelse medde enkelte medie-typer.
3.3.2
Strategi for valg af lagringsmedier
AfleveringsmedierAfleveringsmedier skal først og fremmest være standardiserede, billige,og udbredte, så det kræver så lidt økonomisk investering og ekspertisehos myndighederne som muligt. Der bør kun være ét afleveringsmediemed henblik på at minimere omkostningerne i Statens Arkiver – jo flereafleveringsmedier der gives mulighed for at aflevere, jo størreomkostninger vil Statens Arkiver have til proceslinier, ekspertise etc.Erfaringer har vist, at det kan være umuligt at opstille generelle kriterierfor kvaliteten af afleveringsmedier, som myndighederne med rimelighedkan få oplyst og som Statens Arkiver efterfølgende kan teste.Erfaringerne har endvidere vist, at det på modtagelsestidspunktet ikke harværet muligt at afgøre, om der har været anvendt nye eller brugte bånd.Brugen af brugte bånd kan være en væsentlig årsag til problemer medindlæsning af data. For CDR har det på grund af den hastige udvikling påmarkedet vist sig umuligt at opstille generelle kriterier for god kvalitet,idet der er utroligt mange parametre, der gør sig gældende, og fordi CD-R produktion nu laves i så små batch, at man kan få lavetspecialproduktioner efter behov.For at sikre en ensartet og høj kvalitet af Statens Arkivers samling afelektroniske medier overvejer Statens Arkiver nu selv at producerebevaringsmediet. Det indebærer, at Statens Arkiver kan åbne for atmodtage flere forskellige medietyper som standard og konvertere dem tilbevaringsmediet ved modtagelsen og således ikke belaste arbejdet vedden fremtidige bevaring. Modtagelsen af ikke standardmedier kaneventuelt være forbundet med brugerbetaling.
BevaringsmedierBevaringsmediet skal først og fremmest være sikkert. Det indebærer, atdet skal kunne testes, og at der skal være automatiske procedurer, der22
sikrer mod datatab. Dernæst skal det være standardiseret og rimeligtudbredt for at sikre, at Statens Arkiver ikke havner på et teknologisksidespor, så vi bliver tvunget til unødigt hyppige konverteringer afsamlingen.Med baggrund i erfaringerne fra bånd- og CDR samlingen må detanbefales, at der udpeges flere typer af bevaringsmedier. Statens Arkiverkan til en vis grad stille krav til kvaliteten af bevaringsmedierne, men detkræver en meget nøje løbende kvalitetskontrol og styring afmagasineringsforholdene for at sikre kvaliteten af en enkelt typebevaringsmedie. Sikkerheden for at undgå datatab kan forøges væsentligtved at anvende flere medietyper. Samtidigt kan det være en fordel at ét afdisse er et online medie (harddiske, RAID el. lign.), da det ville lettehåndteringen ved produktionen af distributionsmedier ogmediekonvertering.Flere medietyper mindsker kun i begrænset omfang behovet forovervågning og stikprøvetest af samlingen, men kan sikre mod problemersom følge af generelle medieproblemer.
DistributionsmedierDistributionsmedierne skal være udbredte, standardiserede og billige atproducerer – gerne online.Kvaliteten af distributionsmedier udgør ikke et væsentligt problem, dadisse blot kan genkopieres, hvis der er behov.
UdbredelseStatens Arkivers bevaringsstrategi har dannet en vis konsensus forbevaring af elektroniske arkivalier på det offentlige område i Danmarkog på Island, idet en række stadsarkiver og Rigsarkivet i Island anvenderde regler og beskrivelsstandarder, Statens Arkiver har udviklet.Men der dannes stadig en lang række private, forsknings- og andrearkivalier, der ikke er omfattet af nogen bevaringsstrategi, eller som ikkelever op til de mest fornødne krav for at sikre langtidsbevaringen.
3.4 Konklusion23
Statens Arkiver har på baggrund af de fire bevaringsstrategier valgt atbasere sig på konverteringsstrategien. I undtagelsestilfælde bevaresinformationenen hos arkivskaberen, indtil der findes en passendestandardiseret løsning, der sikrer, at Statens Arkiver kan bevareinformationen indenfor de rammer, der er opstillet i afsnit 3.2.For at sikre bevaringen af elektroniske arkivalier, er det vigtigt at seopgaven i en helhed og ikke kun at fokusere på de tekniskeproblemstillinger. Der er lige så stor risiko for at miste arkivalier, hvisder ikke er styr på de politiske, økonomiske og organisatoriske forhold,som hvis der ikke er styr på teknikken.Teknikken skal dog også være på plads og kræver et væsentligt fokus.Statens Arkiver har opstillet en række delstrategier for valg af formaterog medier, beskrivelses- og dokumentationsstandard samt test- ogkvalitetsikringsprocedurer. Disse strategier sikrer, at håndteringen afkonverteringsstrategien bliver så enkel og automatisk som muligt.Fælles for både format- og medievalg er, at når et af de forskelligeformater eller medier bliver teknisk forældede, kan det umiddelbartskiftes uden direkte at påvirke de andre formater eller medier. Udfra enhelhedsvurdering i figur 3 og for at minimere omkostningerne tiludvikling af konverteringsværktøjer, har Statens Arkiver valgt kun atmodtage ét afleveringsmedie og ét afleveringsformat for hver type afdata.For at understøtte disse valg har Statens Arkiver udviklet enopmærkningssystematik, der kan beskrive alle typer af databaser ogregistre systemuafhængigt, samt en opmærkningssystematik tilbeskrivelse af de tekniske funktioner og dokumentationen af systemet.Således er det muligt at omarbejde næsten alle typer af systemer tilStatens Arkiver afleverings- og beskrivelsesstandard, så Statens Arkiverløbende kan teste, kvalitetssikre og konvertere samlingen af elektroniskearkivalier.
24
4 Økonomi4.1 KonverteringsstrategienStatens Arkiver har i flere omgange beregnet omkostningerne til bevaringaf elektronisk information. Disse beregninger er foretaget på baggrund afat alle arkivalier overholder et meget begrænset antal standarder og atkonverteringen foretages før, der opstår tekniske vanskeligheder med atindlæse arkiveringsmediet.Ved konvertering hvert 5. år, vil det koste ca. 212 kr. at bevare denmængde information, der kan ligge på en CDR i 30 år. I denne beregninger medtaget stordriftsfordele baseret på, at der behandles data svarende tilmindst 10.000 CDR ved hver konvertering.Omkostningsfordelingen er eksponentielt faldende, idet der er taget højdefor den teknologiske udvikling. I omkostningsberegningen indgår indkøbaf alt teknisk udstyr, udvikling af nødvendig software, lønomkostningertil praktisk gennemførelse, projektledelse og faglig kvalificeretrådgivning. I beregningen er ikke medtaget omkostninger til udvikling afnye afleveringsstandarder og nye tilgængeliggørelsesværktøjer.
Omkostningerne til udvikling af emuleringsværktøjer er stor. Det er ikkemuligt at estimere de løbende udviklingsomkostninger, men blot antalletaf værktøjer tilskriver, at denne løsning kun er økonomisk mulig, hvisden får international gennemslagkraft, eller hvis man laver en indledendekonvertering til et yderst begrænset antal programmer/værktøjer, man såherefter udvikler emuleringsprogrammer til. Men så bortfalder ideen medemuleringsstrategiens autenticitet delvist.
4.2 Emuleringsstrategien
4.3 Konklusion
Økonomisk er der en lang række spørgsmål som ikke umiddelbart ladersig besvare, men udfra et overordnet synspunkt og med baggrund i deberegninger Statens Arkiver har foretaget, vurderes det, at konverterings-strategien på lang sigt vil blive den billigste.Emuleringsstrategien kan vise sig som en økonomisk praktiserbarmulighed, men det kræver nogle tekniske løsninger og et internationaltsamarbejde, der endnu ikke er på plads.25
5 Status i Statens ArkiverStatens Arkiver samling består af ca. 1250 CD-R med ca. 650 arkiver,hvor nogle arkiver består af en række periodevise afleveringer, så antalletaf afleveringsbehandlinger er en del større. Tilvæksten af CD-R var i2001 430 CD-R, mens der for 2002 allerede er modtaget 380 CD-R, ogder er yderligere ca. 300 CD-R undervejs, så mængden af information erstærkt stigende.Fra 1972, hvor Statens Arkiver modtog den første aflevering afelektroniske arkivalier, er elektroniske arkivalier blevet afleveret somflade filer.I 1995 udvikledes en speciel datamodel, som alle afleveringer skulletilpasses. Modellen indeholdt faste strukturer for beskrivelse afsammenhængen mellem et esdh-systems elementer: Sager, dokumenter,emneord og korrespondenter. Modellen viste sig allerede inden der blevafleveret arkivalier vanskelig at overholde, idet de systemer, der var iforvaltningen, ikke var udformet efter samme struktur. Der krævedesderfor en stor og omkostningsfuld omarbejdning af det oprindeligesystem for at tilpasse det til afleveringsmodellen. Samtidigt viste det sig,at en lang række systemer ikke kunne omformes, da de ikke indeholdt denødvendige komponenter. Statens Arkiver var derfor tvunget til atudvikle en model til håndtering af disse arkivalier.I 2000 udsendtes nye cirkulærer, hvor den faste afleveringsmodel blevfjernet, og i stedet skulle arkivalierne afleveres i deres oprindeligedatastruktur sammen med en række SQL forespørgsler, der skulletilvejebringe den grundlæggende sammenhæng mellem afleveringenstabeller. Der var stadig et krav om at alle esdh-systemer skulle indeholdeet sagsniveau og en emneregistrering af sagerne, samt at der skulle væreen række specifikke oplysninger om hver sag og hvert dokument isystemet.I takt med udviklingen i den offentlige sektor mod digital forvaltning seti kombination med de teknologiske muligheder valgte Statens Arkiver i2002 at udsende nye cirkulærer med lempede krav til sagsbegrebet,således at alle tekniske krav til sagsdannelse og registrering blev fjernet.Det eneste resterende funktionelle krav til systemet er, at sagligtsammenhørende dokumenter skal kunne fremfindes. Hensigten er fraStatens Arkivers side at signalere, at det ikke er arkivloven, som stillerkrav til den offentlige forvaltnings måde at forvalte på, og daforvaltningsloven som sådan ikke eksplicit stiller krav om sagsbegrebet,26
ønsker Statens Arkiver ikke at pålægge myndighederne dennebegrænsning. Det forventes dog, at den lange tradition for sagsdannelse iDanmark vil fortsætte, upåagtet at Statens Arkiver har lempet på kravenehertil.
5.1 IndsamlingStatens Arkiver modtager elektroniske arkivalier fra hele den statsligeforvaltning, en række kommuner, der ønsker at opfylde deresbevaringsforpligtigelse ved at aflevere til Statens Arkiver og fra nogle fåprivate virksomheder og organisationer. Arbejdet er struktureret medudgangspunkt i de statslige arkivalier, der udgør langt størstedelen af dearkivalier, der afleveres.Arbejdet foregår rutinemæssigt på den måde, at Statens Arkiver harkendskab til de systemer, der anvendes i den statslige forvaltning.Det første overblik blev skabt ved en stor spørgeskema-undersøgelse i1995, hvor næsten alle statslige myndigheder blev spurgt om deresarkivdannelse. Denne undersøgelse er senere blevet fulgt op af andrespørgeskemaundersøgelser. Parallelt er der i lovgivningen blevet indførten anmeldelsespligt af alle typer af elektroniske arkiver, der sikrer atStatens Arkiver løbende ved, hvilke systemer myndighederne har oghvornår de skal afleveres.På baggrund af denne viden kontaktes myndighederne i god tid indenafleveringen skal finde sted med henblik på at forberede afleveringen ogafklare de tekniske detaljer. Når myndigheden har forberedt afleveringensendes den til Statens Arkiver.Testen af arkivaliet er delt i 5 faser:1) Først testes det at arkivaliet indeholder de aftalte CD-R, filer ogdokumentation og at det er navngivet og placeret korrekt. 2) Hvis dette ertilfældet testes det, at den tekniske beskrivelse af filernes indhold erkorrekt og at den interne struktur er i orden. 3) Herefter testes det, at dataoverholder de beskrevne standarder, eksempelvis at datoer er korrekte ogat felterne i kun indeholder data af den type der svarer til beskrivelsen affeltet. 4) Hvis der findes dokumenter, lyd eller video kontrolleres det atde anvendte formater overholder Statens Arkivers specifikationer. 5) Nåralt dette er i orden, testes lagringsmediets kvalitet.
5.1.1
Test
27
Såfremt testen gennemføres med positivt resultat dvs. fejlfrit, senderStatens Arkiver en godkendelse af afleveringen til myndigheden, derherefter kan slette de data de ikke længere ønsker, eller som skal slettessom følge af bestemmelserne i persondatabeskyttelsesloven.
Igennem årene har Statens Arkiver foretaget testindlæsninger afsamlingen af � tomme bånd som indtil 1998 var det enesteafleveringsmedie Statens Arkiver accepterede. I 1998 kunnemyndighederne både aflevere � tomme bånd og CD-R, men fra 1/1 1999har myndighederne kun kunnet afleverer CD-R.Ved den seneste større testindlæsning i 1995 observeredes begyndendeproblemer med læsbarheden af samlingen. Forringelsen i læsbarheden afbåndene var noget større end forventet specielt for de dele af samlingender opbevaredes i Rigsarkivets magasiner på Slotsholmen, hvor derigennem tiden har været diverse problemer med de klimatiske forhold.I 2000 var Statens Arkiver nødsaget til at omprioriterer ressourcer, såman kunne påbegynde en systematisk mediekonvertering af samlingenmed det formål at sikre bevaringen af data. Arbejdet er ved at væregennemført, men det har været betydeligt vanskeligere end forventet,især på grund af båndenes fysiske tilstand.Erfaringerne fra mediekonverteringen har medført at Statens Arkiver harudarbejdet omfattende og minutiøse test- og kvalitetssikringsprocedurerfor løbende test af samlingen af elektroniske arkivalier. Disse test- ogkvalitetssikringsprocedurer udbygges og forbedres løbende. Samtidigt erdet en væsentlig parameter for udvælgelsen af nye afleverings- ogbevaringsmedier, at de kan testes for begyndende tekniske fejl.Mediekonverteringen er gennemført efter et sæt af forskrifter oginstrukser, der sikrer at kvaliteten af konverteringen er høj, og at dennødvendige dokumentation bliver indsamlet løbende ikonvertingsprocessen.Den første mediekonvertering forventes afsluttet i 2002, hvorvedbevaringen af data er sikret. Herefter påbegyndes en konvertering afstruktur og format til Statens Arkivers nugældende struktur og formater.Formatkonverteringen er en forudsætning for tilgængeliggørelsen afelektroniske arkivalier og er ressourcemæssig væsentligt større end
5.2 Bevaring - konvertering
28
mediekonverteringen grundet manglende standard for struktur ogdataformat i afleveringer før 1995.
Statens Arkiver har endnu ikke udviklet værktøjer til tilgængeliggørelse,da ingen af de systemer der indgår i samlingen er offentligt tilgængelige.Tilgængeliggørelse af de elektroniske arkivalier forudsætter ikke aleneudvikling af et tilgængeliggørelsesværktøj, herunder tilgængeliggørelseover Internet, men også, at format- og strukturkonverteringen af deældste arkivalier, der som nævnt ovenfor ikke lever op til StatensArkivers nugældende afleveringskriterier. Hvis ikke denne konverteringforetages, skal der udvikles et udviklingsværktøj for hver aflevering!
5.3 Tilgængeliggørelse
5.4 KonklusionStatens Arkiver har på baggrund af mange års erfaring opbygget enstandardiseret arbejdsproces for håndtering af elektroniske arkivalier.Der findes procedurer og instrukser for alle dele af processen, dertilsammen sikrer en ensartet og sikker håndtering af arkivalierne.Det er Statens Arkivers klare opfattelse, at vi med den valgtebevaringsstrategi og de erfaringer vi hidtil har høstet, må siges at havestyr på bevaringen af elektroniske arkivalier.Til gengæld udestår tilgængeliggørelsesarbejdet, hvortil der krævesganske betydelige ressourcer. En helt central forudsætning fortilgængeliggørelse er imidlertid en sikker og effektiv bevaring.
6 Status internationaltStatens Arkiver har gennem årene fulgt den internationale udviklinginden for arkivområdet. Nedenstående giver et kort rids over aktiviteterog status såvel i Norden som i den øvrige verden.
NorgeNorge er det land, der bedst kan sammenlignes med Danmark.Samlingerne er næsten lige store og lige gamle, bevaringsstrategien og detekniske løsninger er meget ens, og igennem de seneste år er der en klartendens til, at de to landes håndtering og regler nærmer sig hinanden.
29
Praksis adskiller sig kun på området for krav til myndighedernesanvendelse af systemer. I Norge har man udviklet en standard (Noark 4)for den grundlæggende funktionalitet i myndighedernesdokumenthåndteringssystemer, mens man i Danmark i videst muligtomfang afstår fra at stille denne type af krav. Den norske standard ermeget omfattende og varetager alle dele af arkivaliernes liv, både iforhold til forvaltningslov, offentlighedsregler, persondatabeskyttelse ogarkivering. Noark 4 gælder for alle offentlige myndigheder, både Statamter og kommuner. Amter og kommuner skal i fællesskab danneinstitutioner, der skal bevare de kommunale arkivalier.
SverigeSveriges samling ligner ligesom Norges meget den danske, og praksis harogså igennem årene været meget ens. Der er nu en tendens til, at Sverigebevæger sig lidt i en anden retning end Norge og Danmark. Sverige harikke udviklet den samme systematiske modtagelse, test og konvertering,som er praksis i både Danmark og Norge. Sverige har igennem mange årindgået i en lang række internationale projekter med henblik på at afklareden bedste metode til bevaring af elektroniske arkivalier.
HollandHolland har kun en ganske lille samling, men har igennem mange år lavetforsøg og eksperimenter. Senest har de lavet en række forsøg med ensystemuafhængig beskrivelse af PDF og emulering af PDF-readere påforskellige platforme.
EU – DLM ForumDLM forum er en EU-organisation, der arbejder med elektroniskdokumentation og arkivering. Fokus er specielt på skabelsen afarkivalier, og de metadata der er nødvendige i den forbindelse og mindrepå bevaring i praksis. Der udvikles standarder som Moreq (Modelrequirements for records management systems), der er en overordentstandard for beskrivelse af arkivalier og knap så konkret som denaustralske eller norske.
USAUSA har en stor og kompleks samling, altovervejende af føderale data,men da der ikke findes nogen mulighed for at stille krav tilafleveringerne, består den i vid udstrækning af de originale systemer ellerdata, og i nogle tilfælde på de originale lagringsmedier (harddiske tileksempel). Af den grund har der igennem årene været kørt en lang rækkeforsøg med udgangspunkt i emuleringsstategien. På grund af den30
manglende lovhjemmel, har man i USA brugt en del kræfter på at lavedataudtræk fra systemer, nogle gange uden held.Selv på det føderale niveau er man præget af de store institutionersuafhængighed, ikke mindst forsvaret.
AustralienAustralien har udviklet verdens mest avancerede standard formyndighedernes indførelse og anvendelse af forvaltningssystemer.Den australske standard indgår som en vigtig inspirationskilde for bådeMoreq-standarden og ISO-standarden.Standarden indeholder ikke forebyggende bevaringstiltag.Den er fokuseret på metadata og analyse af organisationersinformationsbehov, og hvordan disse implementeres i praksis, og derfindes kun i begrænset omfang praktiske erfaringer med bevaring afelektroniske arkiver.Public Record Office of Victoria har en samling af bånd, som de stort sethar opgivet, da de ikke har nogle maskiner, der kan læse dem og der kunfindes yderst sparsom dokumentation.
Storbritannien
Public records office har udarbejdet en række vejledninger og standarderfor håndtering og bevaring af elektroniske arkivalier. Dette arbejde erblevet udbygget i forbindelse med det den store nationale satsninge ”e-gov”. ”e-gov” er det der svarer til ”Projekt digital forvaltning” iDanmark.Der findes en beskeden samling af fortrinsvis registre, og den Britiskeforvaltningspraksis baserer sig på andre mere decentrale traditioner end iNorden, hvilket vanskeliggør en systematisk indsamling af elektroniskearkivalier.
International standardiseringISO har videreforarbejdet den australske standard til en internationalstandard (ISO 15489). Og ICA, der en international organisation afarkiver, har udformet en række standarder eller rammestandarder,specielt med fokus på metadata om arkiver.Derudover findes der en lang række private standardiseringsorganer somAIIM, ARMA, der som interesse-organisationer søger at bidrage tiludviklingen og udbredelsen af standarder.
31
6.1 Konklusion
På internationalt plan er Danmark et af de førende lande på arkivområdet,idet vi ikke kun har teori og metoder på plads, men fordi vi gennemmange år har praktisk erfaring med indsamling og bevaring afelektroniske arkivalier.
7 Samlet konklusionDanmark er et af de førende lande på arkivområdet, både når det gælderdet teoretiske arbejde, men specielt når det gælder den praktiskeimplementering.Statens Arkiver har på baggrund af de fire bevaringsstrategier valgt atbasere sig på konverteringsstrategien. For at sikre bevaringen afelektroniske arkivalier, er det vigtigt at se opgaven i en helhed og ikkekun at fokusere på de tekniske problemstillinger. Der er lige så stor risikofor at miste arkivalier, hvis der ikke er styr over de politiske, økonomiskeog organisatoriske forhold, som hvis der ikke er styr over teknikken.Teknikken skal dog også være på plads og kræver et væsentligt fokus.Statens Arkiver har opstillet en række delstrategier for valg af formaterog medier, en beskrivelses og dokumentationsstandard samt test- ogkvalitetssikringsmetoder og værktøjer. Disse strategier og metoder sikrer,at håndteringen af konverteringsstrategien bliver så enkel og automatisksom muligt.Statens Arkiver har udviklet en opmærkningssystematik, der kanbeskrive alle typer af databaser og registre systemuafhængigt, og enopmærkningssystematik til beskrivelse af de tekniske funktioner ogdokumentationen af systemet. Det er således muligt at omarbejde næstenalle typer af systemer til Statens Arkiver afleverings- ogbeskrivelsesstandard, så Statens Arkiver løbende kan teste, kvalitetssikreog konvertere samlingen af elektroniske arkivalier.Statens Arkiver skønner at konverteringsstrategien er den billigste setover tid. Emuleringsstrategien kan vise sig som en økonomiskpraktiserbar mulighed, men det kræver nogle tekniske løsninger og etinternationalt samarbejde, der endnu ikke er på plads. Der findes dogforhold både i biblioteker og arkiver i andre lande, der gør atemuleringsstrategien alligevel kan vise sig som den eneste praktiskeløsning.
32
Statens Arkiver har på baggrund af mange års erfaring opbygget enstandardiseret arbejdsproces for håndtering af elektroniske arkivalier.Der findes procedurer og instrukser for alle dele af processen, dertilsammen sikrer en ensartet og sikker håndtering af arkivalierne. Fokushar i høj grad været at sikre bevaringen samtidig med at holde de samledeomkostninger nede.Der er med de strategiske valg skabt mulighed for at udvikle få ensartedetilgængeliggørelsesværktøjer, men det har ikke været muligt at skaffe denødvendige ressourcer. Det er dog nu ved at være presserende, da nogleaf Statens Arkivers elektroniske arkivalier om kort tid bliver almindeligtoffentligt tilgængelige.Tilsammen mener vi, at Statens Arkivers håndtering sikrer ensystematisk, effektiv og sikker indsamling og bevaring med mulighed fortilgængeliggørelse af arkiverne indenfor nogle forholdsvist begrænsedeøkonomiske rammer.
33
Praksis
Artikel af Kirsten Villadsen Kristmar i:Rapporter til 19. Nordiske Arkivdage år 2000Denne artikel indeholder en præsentation af Statens Arkiver, Danmarks nuværende praksis forindsamling af elektroniske arkivalier samt en kort redegørelse for, hvordan denne praksis måforventes at ændre sig i løbet af den nærmeste fremtid.
OrganisationI Danmark varetages indsamlingen af elektroniske arkivalier af ITARK, som er en sektion underRigsarkivets Bevarings- og Kassationsafdeling. ITARK har 11 medarbejdere: 7 arkivarer, 1 tester, 1sekretær, 1 deltidsansat studentermedhjælp og 1 specialkonsulent, som varetager den dagligeledelse af sektionen. To af arkivarerne er placeret på Landsarkivet for Nørrejylland. ITARK indgår iet tæt samarbejde med Bevarings- og kassationsafdelingens OFFARK-sektion, som varetagerindsamlingen af papirarkivalier fra centraladministrationen, og med Metodesektionen under StatensArkivers IT-afdeling. Samarbejdet med OFFARK-sektionen og med landsarkiverne finder først ogfremmest sted i de såkaldte fællesprojekter, som har til formål at få udarbejdet bevaring- ogkassationsbestemmelser for arkivalierne hos myndighederne i en bestemt sektor, fx allemyndigheder, der beskæftiger sig med undervisning.Der er ingen planer om at foretage en yderligere decentralisering af arbejdet med elektroniskearkivalier. Det hænger for det første sammen med, at det er økonomisk hensigtsmæssigt atkoncentrere det nødvendige tekniske udstyr til testning af elektroniske arkivalier et sted i landet.For det andet hænger det sammen med, at de centrale statslige myndigheder i Københavnsområdethar ansvaret for langt de fleste af de elektroniske arkivalier, der afleveres.
ArbejdsområdeGrundlaget for Statens Arkiver arbejde er resultatkontrakten mellem Statens Arkiver ogKulturministeriet, som forpligter Statens Arkiver til ved udgangen af år 2000 at have tilvejebragt ensituation:Χhvor der er taget stilling til bevaring eller kassation af elektroniske arkivalier senest 6måneder efter at de er taget i brugΧhvor der er foretaget aflevering af alle bevaringsværdige elektroniske arkivalier, somhar været i drift i mere end 5 år.Statens Arkivers arbejde retter sig næsten udelukkende mod statsadministrationen. Det hænger delssammen med Resultatkontraktens krav dels med, at kommunale myndigheder ikke erafleveringspligtige i henhold til arkivloven.Ved et elektronisk arkivalie forståes enhver struktureret opsamling og arkivering af data ielektronisk form. I praksis har man i flere år skelnet mellem følgende hovedtyper af elektroniskearkivalier:Χelektroniske registreΧelektroniske journalerΧelektroniske sags- og dokumenthåndteringssystemer (ESDH-systemer)
Et elektronisk register kan i princippet indeholde data om en hvilken som helst del af enmyndigheds sagsområde. En elektronisk journal indeholder data om en myndigheds sager ogdokumenter, mens et ESDH-system både indeholder data om en myndigheds sager og selvedokumenterne.Som elektroniske registre og elektroniske journaler betragtes ikke opsamling af data i skemaform itekstbehandlingsdokumenter eller i regneark. Det hænger sammen med, at myndighedensomkostninger ved at aflevere data i elektronisk form langt overstiger Statens Arkivers udbytte. Databevares i stedet i udskrift.I virkelighedens verden er grænserne mellem de forskellige typer af systemer ikke så klare, som defremstår her. En elektronisk journal kan fx indeholde strukturerede oplysninger om andet end sagerog dokumenter. Det samme gælder journal-delen af et ESDH-system. På samme måde kan etelektronisk register i et vist omfang indeholde oplysninger om sager, der er arkiveret på papir.Statens Arkivers opgave er at sikre, at der bliver taget stilling til bevaring og kassation af alleelektroniske registre, og at alle ESDH-systemer bliver godkendt. Statens Arkivers opgave erendvidere at sikre, at der bliver foretaget afleveringer af alle typer af systemer, og at afleveringernelever op til de krav, som Statens Arkiver stiller (test).Godkendelsen af elektroniske journalsystemer og ESDH-systemer er efterspørgselsstyret, idet destatslige myndigheder har pligt til at anmelde nye systemer til Statens Arkiver. Den øvrige del afsagsbehandlingen tilrettelægger Statens Arkiver derimod selv. Statens Arkivers kendskab til destatslige myndigheders registre stammer dels fra Rigsarkivets tidligere tilsyn med de statsligemyndigheders arkivforhold, som indtil ca. 1995 foregik med 5 års mellemrum, dels fra StatensArkivers store spørgeskemaundersøgelse i 1995, hvor alle statslige myndigheder blev bedt om atgive oplysninger om såvel papir arkivalier som elektroniske arkivalier. På grundlag af disseoplysninger begyndte Statens Arkiver i 1997 at rette henvendelse til alle statslige myndigheder medelektroniske arkivalier. Arbejdet forventes afsluttet i løbet af 1999. Formålet med at henvende sig tilden enkelte statslige myndighed er:Χat indhente supplerende information om kendte registre med henblik på at træffeafgørelse om bevaring eller kassationΧat indhente information om nye registre med henblik på at træffe afgørelse ombevaring eller kassationΧat træffe aftale om aflevering af elektroniske journaler og registre, som det er blevetbesluttet at bevareI løbet af 1999 forventer Statens Arkiver at foretage en radikal omlægning af sinsagsbehandlingspraksis. Det hænger sammen med, at Statens Arkiver planlægger at udstede etcirkulære om anmeldelse af nye registre til Statens Arkiver. Cirkulæret vil blive udstedt i medfør afden reviderede arkivlov, som forventes vedtaget i løbet af 1999, og som fuldstændig sidestillerpapirarkivalier og elektroniske arkivalier. For at Statens Arkiver ikke skal blive overbebyrdet medanmeldelser af perifere registre, forventer man at undtage en række registre fra anmeldelse ogderfor også aflevering. Det vil dreje sig om registre vedrørende myndighedernes interneadministration. I forbindelse med cirkulærets ikrafttræden kan det blive aktuelt at gennemføre enspørgeskemaundersøgelse for at identificere de registre, som er blevet skabt i perioden fra Statens
Arkivers sidste kontakt med myndigheden til cirkulærets ikrafttræden.
GodkendelsePå nuværende tidspunkt har Statens Arkiver kun godkendt 7 ESDH-systemer, så man kan ikke sige,at der har udviklet sig en praksis på området. Det har der derimod, når det drejet sig omelektroniske journalsystemer, og i øjeblikket går bestræbelserne på, at tilnærme reglerne på de toområder så meget som muligt. Det vil også betyde, at sagsbehandlingen bliver mere ensartet.
Bevaring- og kassationsbehandlingVed resultatkontraktperiodens start i 1997 var en pukkel på 1557 ubehandlede registre. For atkomme igennem denne pukkel, har Statens Arkiver løbende måttet udvikle sine kriterier forbevaring eller kassation. Det skyldes, at puklen jo ikke svinder med samme hastighed, som StatensArkiver behandler sager, fordi der hele tiden kommer nye registre til. Kassationskriterierne falder ito grupper. Ved hjælp af det ene sæt af kriterier kan man umiddelbart afgøre, om et register skalkasseres eller viderebehandles. De registre der umiddelbart kasseres tilhører én af følgende typer:ΧinventarregisterΧpersonaleadministrativt registerΧøkonomi- eller regnskabssystemΧadresseregisterDe registre, der umiddelbart kasseres, vedrører altså primært myndighedens interne administration.Hvis et register skal viderebehandles, er næste skridt på vejen at afgøre, om registrets indhold itilstrækkeligt omfang er bevaret på anden vis. Det kan være fordi, registret blot er en kopi eller enviderebearbejdning af et andet register. Det kan også være fordi registrets indhold er publiceret.Hvis det drejer sig om en engangsundersøgelse kan det fx være i en artikel, en rapport eller et notatpå én af myndighedens sager. Hvis det drejer sig om et akkumulerende register kan publiceringenvære sket i en årsberetning eller lignende. Publicering er ikke noget automatisk kassationskriterium.Det afgørende er, om data i registret er genanvendelige. D.v.s. om de i sig selv kan udnyttes påanden måde og måske væsentligere om de kan samkøres med andre registre, fx fordi de indeholderoplysninger om personer, som kan identificeres v.h.a. CPR-nummer (alle danskere er registrerede iDet Centrale Personregister CPR, hvor de kan identificeres v.h.a. det såkaldte CPR-nummer).Når man har konstateret, at data i et register ikke er bevaret på anden vis, bliver man nødt til atoverveje registrets historiske værdi. Denne vurdering vil som bekendt pr. definition være subjektiv.Statens Arkiver har dog alligevel forsøgt at opstille nogle relativt objektive kriterier. Detvæsentligste af disse er spørgsmålet om datas repræsentativitet. Hermed menes i hvor høj gradregistret dækker den population, som det beskriver. Af den grund vil der væreen tendenstil atbevare akkumulerende registre og kassere engangsundersøgelser og bevare registre, der dækkerhele landet fremfor et mindre geografisk område. Hjælp til vurdering af registres historiske værdihar Statens Arkiver også fundet i forsøg på at udvikle særlige kriterier for bestemte typer af registre,som findes hos flere forskellige myndigheder. Indtil videre er der blevet udviklet en sådan strategifor registre, der vedrører statens eget byggeri, og en strategi er på vej for registre over faggrupper.
Hvordan forholder disse kriterier sig så til kriterierne for bevaring og kassation af papirarkivalier. Jade kriterier der fører til umiddelbar kassation af elektroniske arkivalier, vil også altid føre tilkassation af papirarkivalier. Derimod overfører man ikke per automatik kassationsbestemmelser forpapirarkivalier til elektroniske arkivalier eller omvendt. Her vil tendensen være, at man bevarerflere oplysninger i elektronisk form end man ville have gjort, hvis oplysningerne kun havdeforeligget på papir. Det skyldes, at omkostningerne ved opbevaring af elektroniske arkivalier ermarginale i forhold til omkostningerne ved opbevaring af papirarkivalier, hvis man ser på mængdenaf information. Hvad det betyder i praksis, kan illustreres ved et eksempel. Hvis man antager, at enmyndighed behandler en stor mængde sager efter ensartede retningslinjer, så det eneste der variererfra sag til sag er nogle ganske få oplysninger, vil man kassere oplysningerne, så længe de kunfindes på papir, men bevare dem når de også findes i elektronisk form, typisk i et register - hvis devel og mærke opfylder de øvrige kriterier for bevaring af elektroniske registre.Når man har besluttet at bevare et register, skal man også tage stilling til, hvornår første afleveringskal finde sted, og hvor ofte aflevering herefter skal ske. Datoen for første aflevering afhænger af desletningsfrister, der fremgår af registrerforskriften. De fleste registre vil derfor blive afleveret 5 årefter, at de er taget i brug og derefter hvert 5 år. Der findes dog også eksempler på registre, derbliver afleveret hvert år, og registre der kun afleveres hvert 10 år.
AfleveringsforberedelseFormålet med det afleveringsforberedende arbejde er først og fremmest at sikre, at der rent faktiskfinder en aflevering sted. For elektroniske journaler og ESDH-systemer skal afleveringen findested, efter at myndigheden har foretaget periodeskift. Et periodeskift indebærer, at alle sager på etgivet tidspunkt lukkes, og der oprettes nye sager. På samme måde lukkes den elektroniske journal,og en ny åbnes, hvor de nye sager oprettes. For elektroniske registre fremgår tidspunktet foraflevering af bevaringsbestemmelserne. Selvom myndighederne altså i princippet kenderafleveringstidspunktet, har erfaringen vist, at det er nødvendigt at minde dem om afleveringen.For registrene sker det ved at tilsende dem afleveringsreglerne og bede dem om en skriftligbekræftelse af afleveringstidspunktet. Nogenlunde det samme gør sig gældende for de elektroniskejournaler, men med den væsentlige undtagelse, at journalerne ikke afleveres i deres helhed. I defleste tilfælde har Statens Arkiver indgået en aftale med leverandøren af den elektroniske journalom, hvilke dele af journalen der skal afleveres, og hvordan afleveringen skal dokumenteres. I restenaf tilfældene bliver myndigheden bedt om at fremsende dokumentation af den elektroniske journal,for at Statens Arkiver på den baggrund kan fastlægge, hvilke dele af den elektroniske journal derskal afleveres. Indtil videre må man formode, at nogenlunde den samme procedure kommer til atgøre sig gældende for ESDH-systemer.
Modtagelse
Når myndigheden har afleveret et udtræk af sit register, sin journal eller sit ESDH-system,kontrollerer Statens Arkiver, at afleveringen er sket efter Statens Arkivers regler. Kontrollen bestårdels i en kontrol af, om afleveringen består af de krævede elementer, dvs. data og forskellige formerfor dokumentation, dels i en kontrol af de afleverede data. I skrivende stund afleveres alle formerfor dokumentation på papir, men fra 1.1.2000 forventer Statens Arkiver, at al dokumentationafleveres i elektronisk form. Kontrollen af data sker ved, at data læses ind i et særligt testprogram,som Statens Arkiver selv har udviklet. Herefter indtastes oplysninger om strukturen i de enkelte fil,d.v.s hvad det enkelte felts startposition og længde er. Når dokumentationen foreligger i elektroniskform, bliver denne indtastning overflødig. Herefter foretages der en stikprøvetest af indholdet affilen for at konstatere, om der er overensstemmelse mellem den faktiske struktur og den struktur,der fremgår af dokumentationen. Samtidig kontrolleres det, om det korrekte tegnsæt er anvendt.Hvis afleveringen kan godkendes, pakkes og registreres den. Hvis ikke sendes den tilbage tilmyndigheden.
STATSBIBLIOTEKET
BEVARINGSPLAN 2003
December 2002
IndholdIndledning ..................................................................................................................................................... 21.1 Det retlige grundlag ....................................................................................................................... 31.2 Overordnede bevaringsprincipper ................................................................................................. 41.3 Konkretisering af bevaringsprincipperne ....................................................................................... 42. Hvad er bevaring? .................................................................................................................................... 62.1 Særlige forhold vedr. bevaring af av-materialer ............................................................................ 72.2. Særlige forhold vedr. bevaring af aviser....................................................................................... 93. Beskrivelse af samlingerne ...................................................................................................................... 93.1 Oversigt over samlingerne............................................................................................................. 93.2 Av-materialer................................................................................................................................ 104.2.1 Nationaldiskoteket...................................................................................................... 103.2.2 Radio- og tv-udsendelser........................................................................................... 153.2.3 Reklamefilm - videoarkiv............................................................................................ 163.3 Aviser ........................................................................................................................................... 173.3.1 Mikrofilmning af aviser ............................................................................................... 183.3.2 Digitalisering af aviser................................................................................................ 183.4 Bøger og tidsskrifter..................................................................................................................... 193.4.1 CD-rom / elektroniske bilag ....................................................................................... 204. Prioritering af bevaringsindsatsen af båndsamlingen ............................................................................ 204.1 Kriterier til prioritering af båndsamlingerne.................................................................................. 204.2 Kategorisering af båndsamlingerne efter prioriteringskriterierne................................................. 225. Opbevaring i magasiner ......................................................................................................................... 255.1 Om opbevaring af bånd ............................................................................................................... 255.2 Om opbevaring af mikrofilm......................................................................................................... 266. Opbevaring i digital form......................................................................................................................... 286.1 OAIS framework........................................................................................................................... 286.1.1 OAIS - Informationsmodellen..................................................................................... 29Bevaringsbeskrivelsesinformation: .................................................................................................... 316.1.2 OAIS: Den funktionelle model.................................................................................... 326.2 Bevaringsstrategier...................................................................................................................... 336.2.1 Migrering .................................................................................................................... 346.2.2 Konvertering/standardformat ..................................................................................... 346.2.3 Emulering................................................................................................................... 346.2.4 Museal strategi: Teknisk Museum ............................................................................. 356.2.5 Sammenligning .......................................................................................................... 356.3 Bevaring af dataobjekt ................................................................................................................. 366.3.1 Sikkerhedsforanstaltninger ........................................................................................ 36Autenticitet ......................................................................................................................................... 366.4 Datatyper ..................................................................................................................................... 377. Det videre arbejde .................................................................................................................................. 397.1 Magasinforhold ............................................................................................................................ 407.2 Infrastruktur.................................................................................................................................. 407.2.1 Aviser ......................................................................................................................... 417.2.2 Musik- og lydoptagelser............................................................................................. 417.2.3 Radio/tv...................................................................................................................... 427.2.4 Webarkivering ............................................................................................................ 437.2.5 Økonomi..................................................................................................................... 457.3 Delsamlinger ................................................................................................................................ 457.4 Køreplan 2003 ff .......................................................................................................................... 46
1
IndledningDenne rapport er et led i formuleringen af en samlet, langsigtet strategi og handlingsplan forbevaringen af Statsbibliotekets fysiske samlinger, dvs. analoge og digitale materialer i fast form.Det vedrører altså både trykte materialer og av-medier.Fokus vil primært ligge på de områder, hvor Statsbiblioteket harsærligebevaringsforpligtelser,dvs. av-materialer og aviser. Statsbiblioteket har en lang tradition for håndtering af tryktematerialer, mens opgaverne vedr. de audiovisuelle medier er af relativ ny dato. Det løbendearbejde med bevaring af bøger og tidsskrifter er behandlet i andre sammenhænge.Rapporten vil dog også omhandle en ny aktivitet, nemlig webarkivering. Det vil sige indsamlingog arkivering af materiale, der offentliggøres via Internet. Spørgsmålet behandles for tiden iKulturministeriets Udvalg vedr. Bevaring af den Digitale Kulturarv. Statsbiblioteket forventes atfå ansvar for eventbaseret og selektiv indsamling, mens det forventes at Det Kongelige Bibliotekfår ansvar for tværsnitshøstninger af den danske del af Internet.Der er i 1999 udarbejdet et notat omStatsbibliotekets kassations- og bevaringspolitik,senestopdateret november 2002, og der er også tidligere udarbejdet forslag til konkretebevaringsforanstaltninger for dele af samlingerne, hvoraf nogle er gennemført.Der er imidlertid behov for en samlet bevaringsplan, som kan bruges som grundlag for konkretplanlægning af bevaringsarbejdet, og som tager udgangspunkt i følgende spørgsmål:1)2)3)4)Hvad skal bevares?Hvad indeholder samlingerne?Hvordan skal det bevares?Hvad koster bevaringen?
Svaret på disse spørgsmål skal danne basis for en prioritering af arbejdet i de kommende år.Rapporten leverer således et beslutningsgrundlag for det videre bevaringsarbejde.Det er planen, at denne rapport skal opdateres hvert år, således at den altid kan være et brugbartarbejdsredskab for planlægningen af den operative indsats på bevaringsområdet.StatsbiblioteketDecember 2002
2
1. BevaringsprincipperI dette kapitel præsenteres førstdet retlige grundlagfor Statsbibliotekets bevaringsopgaver.Disse er afledt af bibliotekets funktion som pligtafleveringsbibliotek. Herefter præsenteres deoverordnede bevaringsprincipper,som mhp. operationalisering konkretiseres i form af enprioriteret liste over kriterier for bevaring.1.1 Det retlige grundlagStatsbiblioteket har en række opgaver, som pligtafleveringsbibliotek og overcentral forfolkebibliotekerne, som national mediesamling og som hovedbibliotek for AarhusUniversitet. For de samlinger, biblioteket opbygger, gælder derfor forskellige vilkår ogretningslinier. Selv om samlingerne er til for at blive brugt, så har biblioteket et særligtbevaringsansvar for dele af de danske samlinger.Statsbibliotekets særlige indsamlings- og bevaringsopgaver er formuleret i:ooooLov om Statens Avissamling i Aarhus (1916)Lov om pligtaflevering af udgivne værker (1997)Aktstykke 271 vedr. overtagelse af Nationaldiskoteket (1989)Aktstykke 145 vedr. oprettelse af et radio/tv-arkiv / Statens Mediesamling (1987)
Af disse er pligtafleveringsloven af særlig betydning, idet den med tilhørende bekendtgørelse retdetaljeret beskriver bibliotekets indsamlings- og bevaringsopgaver for så vidt angår detpligtafleverede materiale. For så vidt angår det øvrige materiale er opgaverne kun beskrevetsummarisk.I pligtafleveringslovens § 8 fastslås det, at de afleverede eksemplarer opbevares på toforskellige geografiske lokaliteter efter kulturministerens nærmere bestemmelse.Eksemplarerne indgår i de modtagende institutioners samlinger og gøres tilgængelige forbrugerne inden for rammerne af ophavsretsloven. Eksemplarer af værker i digital form mådog alene stilles til rådighed for enkeltpersoner til personligt gennemsyn eller studium påstedet ved hjælp af teknisk udstyr. Eksemplarfremstilling i digital form er ikke tilladt.Pligtafleveringslovens § 9, stk. 3 giver kulturministeren en bemyndigelse til at ”fastsættebestemmelser om kassation af afleverede eksemplarer, som ikke skønnes bevaringsværdigeaf kulturelle eller forskningsmæssige grunde”.Dette er i bekendtgørelsen præciseret i § 5, stk. 6: “Pligtafleveringsinstitutionen kan foretagekassation af afleverede eksemplarer, hvis disse ikke skønnes bevaringsværdige af kulturelle ellerforskningsmæssige grunde, jf. lovens § 9, stk. 3.” Denne bestemmelse er udmøntet i vejledenderetningslinier om kassation mv., udarbejdet af Statsbiblioteket og Det Kongelige Bibliotek ifællesskab og godkendt af Kulturministeriet ved skrivelse af 16. maj 2002.
3
1.2 Overordnede bevaringsprincipperDe overordnede principper for Statsbiblioteks bevarings- og kassationspolitik er følgende:1. Det, som ikke agtes bevaret, kasseresSåfremt det ved modtagelsen – eller på et senere tidspunkt – kan konstateres, atpligtafleveringsinstitutionen ud fra en samlet vurdering og prioritering ikke kan foretage,hvad der er nødvendigt for at bevare værket for eftertiden, bør værket kasseres.Dette princip – om end det er generelt i sigtet – vedrører især værker, der udgives påustabile medier, hvor der straks ved modtagelsen bør ske en bevaringsindsats, eksempelvisen overførsel af værket til et mere stabilt medie. Såfremt man ud fra en samlet vurdering afværkets kulturelle og forskningsmæssige værdi, sammenholdt med de teknologiskemuligheder og økonomiske resurser, der er nødvendige for at bevare værket, skønner, at dennødvendige bevaringsindsats ikke bør foretages, bør værket kasseres.2. Det er værkets informationsindhold, som skal bevaresVærket skal ikke nødvendigvis søges bevaret i den oprindelige fysiske form på detoprindelige medie. For så vidt angår værker, der udgives på apparaturuafhængige medier,bør den pligtafleveringsinstitution, som har den museale bevaringsforpligtelse dog, så vidtmuligt, bevare et eksemplar af værket på det oprindelige medie og i den oprindelige form.3. Et værks kulturelle eller forskningsmæssige værdi afgøres på grundlag af envurdering af værkets indhold og ikke på grundlag af dets fysiske formVurderingen af, om et værk er af kulturel eller forskningsmæssig værdi, bør ske uafhængigtaf, hvilket medie der er anvendt til spredningen. F.eks. om der er tale om nye eller gamlemedier. Dette forhindrer ikke, at det kan være af kulturel eller forskningsmæssig værdi, atder, evt. i samråd med relevante forskningsmiljøer, bevares eksempelsamlinger af bestemtematerialekategorier på bestemte medier.4. Materiale, hvis bevaring ikke er omfattet af en lovmæssig forpligtelse, bevaressåfremt brugsmæssige eller andre hensyn taler for det.Dubletter samt materiale, som Statsbiblioteket ikke i henhold til love eller andre forskrifterhar et bevaringsansvar for, bevares såfremt brugsmæssige eller andre hensyn taler for det.1.3 Konkretisering af bevaringsprincipperneDisse overordnede principper må operationaliseres for at kunne anvendes til konkreteprioriteringer.
4
Følgende forhold indgår som kriterier ved prioriteringen af bevaringsindsatsen af de konkretedelsamlinger. Grundlæggende anvendes så vidt muligt formelle kriterier for at minimere detsubjektive skøns indflydelse.1. LM = samlingen er enLovbundenopgave og SB harMusealtansvar for samlingen2. L = samlingen er enLovbundenopgave3. F = samlingen erFysisknedbrydningstruet (mediet og/eller udstyret)”Fysisk nedbrydningstruet” angiver her, at det i dag vides med sikkerhed, at der erproblemer med samlingen og/eller afspilningsudstyret. En kommende tilstandsvurderingaf især båndsamlingen kan vise, at andre samlinger også er nedbrydningstruet.At en samling er fysisk nedbrydningstruet kan ikke i sig selv begrunde, at enbevaringsindsats skal prioriteres foran bevaring af andre samlinger. Kriteriet bør altid sesi sammenhæng med et af de øvrige kriterier.4. E = samlingen erEfterspurgt”Efterspørgsel” er baseret på de erfaringer, der i dag haves. Hvis alle samlinger varregistreret på detaljeret niveau og dermed fuldt ud synlige for brugerne, kunne nogle afdisse evt. være mere efterspurgte end i dag. (Størstedelen af Statsbibliotekets radio/tv-samling samt en mindre del af den ældre trykte samling er endnu ikke registreret).5. I = samlingensIndholder kulturhistorisk interessant”Indholdsmæssig interessant” er i sidste ende udtryk for en vurdering, der vel kan værevelbegrundet, men dog i sidste inde er af subjektiv karakter.6. R = etRepræsentativtudsnit vurderes at være fyldestgørende”Repræsentativt udsnit” er et relevant kriterium for evt. reduktion af en samlingbestående af mange forholdsvis ensartede værker, hvor den forskningsmæssige interesseikke primært vedrører det individuelle værk, men værket som type, evt. i densammenhæng hvori det offentliggøres (f.eks. lokale og regionale radio/tv-udsendelser,reklamer etc.)Ved beskrivelsen af samlingerne bliver delsamlinger, hvor det er relevant, opdelt i følgendekategorier:••••A = angiver at samlingen er unik (findes kun på SB)B = angiver at der er tale om et reserveeksemplar, idet en museal samling findesandetsteds i landetC = angiver at samlingen har lav prioritet, f.eks. hvis der mangler data, eller hvisdata/indhold er af så ringe en kvalitet, at det vil være en uoverkommelig opgave atbehandle denD = angiver at der først kan tages stilling til bevaringsindsatsen for disse delsamlinger,når det er undersøgt om de også findes andetsteds i landet (dette gælder specielt ældreudsendelser fra DR).
5
I forbindelse med de aktuelle prioriteringer vil interessen i første omgang samle sig omkategorierne A og B, mens kategorierne C og D må afvente nærmere undersøgelse.Kriterierne for prioritering af bevaringsindsatsen er altså:1.2.3.4.5.6.prioritet:Lovbunden, Musealprioritet:Fysiskunder nedbrydning –altidi kombination med én af de efterfølgende.prioritet: Unik (A)prioritet:Efterspørgselprioritet:Indholdprioritet:Repræsentativt
2. Hvad er bevaring?Bevaring af fysiske materialer omfatter i princippet alle led i processen:••••••Håndtering ved modtagelse (f.eks. pligtafleveringskontrol, evt. kassation)Registrering (sikring af genfinding og anvendelse. Skal også omfattebevaringsrelevant information, f.eks. formatangivelser)Magasinforhold (klima, opstilling)Håndtering ved brug (forebyggelse af slitage)Vedligeholdelse (indbinding, monitering af samlingerne, sikkerhedskopiering,digitalisering)Sikkerhed (katastrofeberedskab)
Statsbiblioteket har allerede fastlagte rutiner for bevaringen af langt størstedelen af samlingerne.Dette gælder de trykte materialer, inkl. aviser, som biblioteket igennem mange år har haft ansvarfor.Statsbiblioteket fik i 1987 et særligt ansvar opbygning af et nationalt radio/tv-arkiv. I 1989 blevNationaldiskoteket overført til biblioteket, og i 1998, da den nye pligtafleveringslov blev indførtmed pligtaflevering af AV-udgivelser, fik biblioteket musealt ansvar for bevaringen af disse.Grundet den hastige teknologiske udvikling inden for av-medier, herunder et øget udbud afdanske public service programmer og andre radio/tv-stationer samt fremkomsten af nye digitalemedier, er der specielt behov for i første omgang at koncentrere bevaringsindsatsen på detteområde. Problemerne, der knytter sig til bevaring af trykt materiale er som nævnt fyldigtbehandlet i andre sammenhænge.For alle samlinger gælder imidlertid, at der er behov for udarbejdelse af en beredskabsplan iforbindelse med katastrofe (ild, vand mv.).
6
2.1 Særlige forhold vedr. bevaring af av-materialerStatsbibliotekets av-materialer omfatter en lang række medietyper, som tidsmæssigt dækker overde mere end 100 år, der har eksisteret av-medier1. Filmmediet indgår dog ikke i Statsbiblioteketssamlinger, idet ansvaret herfor ligger hos Det Danske Filminstitut.Det der karakteriserer bevaringen af av-medier i forhold til trykte medier kan sammenfattes i flg.punkter:••••••av-mediernes historie er kun godt 100 år gammel, men den teknologiske udvikling ergået stærkt og medieskift sker stadigt hyppigereav-medier er apparaturafhængige og der er mange formater og typer af udstyr, hvoraf enstor del er udgået af produktionav-medier er skrøbelige og under risiko for nedbrydningav-medier blev først omfattet af pligtafleveringsloven i 1998radio/tv-bevaring blev først en offentlig opgave i 1987Statsbibliotekets av-medier er for en stor dels vedkommende lagret på konsummedier(ikke-professionelle formater), som i mange tilfælde er slidte fordi de er modtaget somdonation.
Lydfæstningens historie startede i 1877, da det for første gang lykkedes Edison at optage etmenneskes stemme på fonografvalse (”Mary had a little lamb”). I de efterfølgende år udvikledesandre optagemetoder, bl.a. grammofonpladen og senere lyd- og videobånd. Fra 1950 og frem til idag er udviklingen karakteriseret ved dels et stadig voksende udbud af av-medier påkonsummarkedet (spec. musikoptagelser), dels ved at det enkelte medies livscyklus bliverkortere og kortere.Apparaturafhængighed betyder, at indholdet på mediet ikke kan ”aflæses” udenafspilningsudstyr. For at afspille de gamle medier er der behov for afspilningsapparater såsomfonografer, grammofoner og båndafspillere, og arkiverne skal derfor have en større maskinparktil rådighed for at medierne kan benyttes. For alle apparaters vedkommende gælder, at deefterhånden udgår af produktion, og der kan derfor ikke skaffes reservedele til reparation, når denedslides.Statsbiblioteket har av-materialer af næsten enhver tænkelig art og alder, f.eks. voksvalser,trådruller, 78’ere, vinylplader, kassettebånd og spolebånd i mange formater og kvaliteter. Deforskellige medietyper er dukket op takt med den teknologiske udvikling. Markedsmekanismer,herunder ikke mindst forbrugernes præferencer, har i stort omfang været drivkraften bag deenkelte mediers udbredelse. Industrien har aldrig haft mediearkivernes behov for udvikling aflangtidsholdbare medier for øje. Derfor vil størstedelen af de historiske lyd- og billedoptagelser,som i dag opbevares i de offentlige mediesamlinger, være lagret på skiftende gængse og ofteforgængelige konsummedier.Hvert medie kræver sit specielle afspilningsudstyr. F.eks. skal en voksvalse afspilles på enfonograf, men ikke en hvilken som helst fonograf, da valser er meget skrøbelige. I arkiverneafspilles unikke voksvalser i dag kun på specialbyggede apparater, som er udviklet til formålet.1
For en detaljeret oversigt over Statsbibliotekets av-materialer, se Bilag 1, 2 og 3.
7
Sådanne apparater, der er konstrueret i henhold til forskellige teorier og metoder, findes i dagkun på udvalgte forskningsinstitutioner og arkiver rundt om i verden. Statsbiblioteket er i gangmed at opbygge ekspertise på området, men overspilning af valser må nødvendigvis ske vianationalt2eller internationalt samarbejde på området3.Et andet eksempel er 78'-plader. De skal for en umiddelbar betragtning blot afspilles på engrammofon, der kan køre med 78 omdrejninger i minuttet (RPM), men der skal være mulighedfor justering af hastigheden, fordi en del tidlige indspilninger stammer fra tiden før standarden på78 RPM blev gængs. Også valg af pickup og nål er vigtig for afspilningen af de gamle plader.Det er også karakteristisk for udviklingen af lyd- og billedmedierne op igennem det 20. årh. atmedieskift sker stadigt hyppigere. Mens f.eks. 78’pladernes æra på konsummarkedet varede ca.60 år (1900-1960), var vinylperioden (LP’er mm.) kun på ca. 30 år (1960-1990). Samtidig medvinylperioden blev spolebånd – og senere kassettebånd – udviklet, og mange optagelser blevudgivet parallelt på flere typer medier. Specielt kassettebåndet blev populært pga. de nemme ogmobile anvendelsesmuligheder (walkman).I dag er det cd’en, der er den gængse lydbærer, men allerede nu, kun 15 år efter cd’ensgennembrud, taler man om cd’ens forestående død til fordel for musikfiler på nettet, p.t. medMP3 som det mest gængse format.4Audiovisuelle medier er ofte skrøbelige, og deres fysiske stabilitet er afhængig af både eksterneog interne faktorer. Ligesom for de trykte medier er der tale om, at klimatiske oghåndteringsmæssige forhold er af afgørende betydning for langtidsholdbarheden, og endvidere ermaterialernes kemiske sammensætning en væsentlig faktor for et medies overlevelsesmulighed.Hvor det for de trykte medier primært drejer sig om problemet med syreholdigt papir, er dekemiske problemer med de audiovisuelle medier mere komplekse. Således er fonografvalserunder risiko for at mugne, smuldre og deformere. Lakplader, de såkaldte acetatplader, kankrakelere, og en meget alvorlig risiko i forbindelse med spole- og videobånd er bl.a. ”the sticky-tape syndrome”: båndene klistrer sammen. Problemet med de ustabile medier øges i takt med atnye medier kommer til. Vinylplader er så vidt vides relativt stabile, men ingen ved i dag hvorlænge en cd holder – endsige hvor længe der findes cd-spillere til at afspille dem.Endelig skal nævnes konsekvensen af at frembringelser fastholdt på av-medier først på et megetsent tidspunkt blev anerkendt som del af kulturarven: Først 100 år efter at den første kendtedanske lydoptagelse fandt sted blev registreringen af av-medier omfattet af Nationalbibliografien(1987), og pligtaflevering af udgivne av-medier indførtes først i 1998. Det betyder, atstørstedelen af de historiske optagelser, der findes på Statsbiblioteket og i andre offentligeinstitutioner, er blevet anskaffet via donationer eller ved køb af private samlinger. Når et arkiv er2
F.eks. samarbejdede Statsbiblioteket med Dansk Folkemindesamling om digitalisering af fonografvalser iprojektet Dansk Lydhistorie.3Overspilning og digitalisering af tre af Statsbibliotekets voksvalser indeholdende unikke privatoptagelser med CarlNielsen blev efter grundig research blandt lydarkiver verden over foretaget i Ukraine på Institute for InformationRecording.4En omfattende kronologisk oversigt over lyd- og billedmediernes historie fra 1877-2000 findes i rapporten”Recording Technology History”, som er publiceret påhttp://history.sandiego.edu/gen/recording/notes.html
8
opbygget på denne måde vil medierne som regel være slidte allerede når de indlemmes.Endvidere vil den retrospektive registrering være meget mangelfuld.2.2. Særlige forhold vedr. bevaring af aviserAviser udgør et særligt problem. I perioden fra begyndelsen af det 19. årh. op til ca. 1920 blevder i avisproduktionen anvendt papir med et meget stort indhold af træfibre og dermed også afsyre. Det medfører, at avispapiret, som i forvejen er af dårlig kvalitet, nedbrydes langsomt mensikkert, uanset hvordan det opbevares. Der er endnu ikke udviklet metoder, der effektivt og påøkonomisk forsvarligt grundlag kan stoppe denne nedbrydning. Hvis aviserne skal bevares foreftertiden, er det nødvendigt at overføre dem til et andet medium – hvilket for avisernesvedkommende primært har været og stadig er mikrofilm.Statsbiblioteket har siden 1970’erne arbejdet systematisk med såvel løbende som retrospektivmikrofilmning af avissamlingen (se status for dette arbejde i Kap. 3).
3. Beskrivelse af samlingerne3.1 Oversigt over samlingerneStatsbibliotekets samlede bestand udgør iflg. ”Forskningsbiblioteksstatistik 2001” 4,7 mio.fysiske enheder. Opgørelsen dækker bøger og seriepublikationer (inkl. aviser), manuskripter,musikalier, mikroformer, AV-dokumenter, grafiske dokumenter, kartografiske dokumenter,elektroniske dokumenter samt andre biblioteksmaterialer.De danske materialer, som Statsbiblioteket i henhold til lovgivningen har et særligt ansvar for, erfølgende:1)2)3)4)5)Pligtafleverede av-medier (cd’er, videoer, DVD’er og lydbøger)AviserNationaldiskotekets danske lydoptagelser, såvel private som udgivne.Radio/tv (DR, TV 2, TV3, lokalradio/tv)Pligtafleverede bøger, tidsskrifter og cd-rom
For 1) og 2)pligtafleverede av-materialer og avisergælder, at disse opgaver erlovbundne,og atStatsbiblioteket har detmusealeansvar. Reserveeksemplar findes på en anden danskkulturinstitution.For 3) og 4)Nationaldiskoteket og Radio/tv-samlingengælder, at opgaverne er beskrevet iforbindelse med de aktstykker, der lå til grund for bevillingerne til samlingernes oprettelse påStatsbiblioteket, og de indgår i beskrivelsen af bibliotekets opgaver iAnmærkningerne tilFinansloven.Hvad angår Nationaldiskoteket har Statsbiblioteket ikke fået pålagt et musealtansvar, men samlingen er unik for så vidt der ikke findes en tilsvarende samling i landet. Kerneni Nationaldiskoteket er en næsten komplet samling af alt hvad der er udgivet i Danmark pågrammofonplade mv. og repræsenterer således en retrospektiv dækning af musikudgivelser, førdisse blev afleveringspligtige i 1998. Endvidere indeholder Nationaldiskoteket en lang række
9
unikke optagelser, bl.a. med betydende personer og stemningsbilleder fra hverdagslivet fraslutningen af 1800-tallet og frem. Hvad angår Radio/tv-samlingen må DR og TV 2 siges at rådeover de teknisk kvalitativt bedste samlinger, og for DR’s vedkommende også de mestfuldstændige, idet Statsbiblioteket samling består af afleverede kontrolbånd og privateoptagelser. Men DR og TV 2 har ikke nogen bevaringsforpligtelse.For 5)pligtafleverede danske bøger, tidsskrifter og CD-Romgælder, at Det Kongelige Bibliotekhar det museale ansvar, hvorimod Statsbibliotekets eksemplar er reserve- og brugseksemplaret.Omfanget af disse danske samlinger anslås til følgende•••Av-medierne optager i alt ca. 5.600 hyldemeter, fordelt med ca. 1.600 h.m. tilNationaldiskoteket og ca. 4.000 h.m. til Båndsamlingen. Heraf udgør de danske 213.000fysiske enheder (bånd, plader mm.), inkl. ca. 20.000 dubletter,Aviserne optager ca. 22.300 hyldemeter og udgør 98.000 fysiske enheder (bind).Dertil kommer de pligtafleverede danske bøger og tidsskrifter, der anslås til 13.600hyldemeter.
I alt udgør disse samlinger ca. 40 % af Statsbibliotekets materialebestand.I det følgende beskrives Statsbibliotekets fysiske samlinger. Beskrivelsen er opdelt i flg.kategorier, som dels afspejler de særlige bevaringsforpligtelser, dels at der er tale ombevaringstiltag, som er specifikke for de enkelte medietyper:•••av-materialeraviserbøger og tidsskrifter
Sammen med beskrivelsen af samlingerne, vil der for hver delsamling blive anført foreløbigeovervejelser over bevaringsstrategien. Da båndsamlingen på grund af sin størrelse oginhomogenitet byder på særlige bevaringsproblemer, bliver denne behandlet i et særligt afsnit(Kap. 4).3.2 Av-materialerStatsbibliotekets bevaringsopgaver på av-området omfatter følgende overordnede delsamlinger,som indgår i Statens Mediesamling:•••Nationaldiskoteket (inkl. av-pligtaflevering)Radio/tv-samlingenReklamefilm (videoarkiv)
4.2.1 NationaldiskoteketNationaldiskoteket blev i 1989 overført til Statsbiblioteket fra Nationalmuseet. Som nævntindeholder samlingen både publicerede og upublicerede fonogrammer. Statsbiblioteket
10
videreførte Nationalmuseets accessionspolitik med anskaffelse af samtlige danskemusikudgivelser ved køb. Efter indførelsen af pligtaflevering for av-medier med den nye lov i1998 indgår danske udgivelser via pligtaflevering. Statsbiblioteket dublerer dog i et vist omfangden danske produktion ved køb til formidlingsformål.Beskrivelsen af Nationaldiskoteket er opdelt efter medietype:---•FonografvalserPladesamlingerBåndsamlinger
Fonografvalser
Samlingen af danske fonografvalser udgør i alt ca. 1.700 enheder, jf. oversigt i bilag 1. Denindeholder ca. 1.000 kommercielt udgivne titler fra Dansk Fonografmagasin (DFM), publiceretpå støbte valser. Hertil kommer en række voksvalser, hvoraf den vigtigste delsamling er Ruben-valserne med ca. 90 privatoptagelser fra perioden 1888-98. Ruben-valserne er Danmarks ældstelydoptagelser overhovedet, og de er specielt bevaringsværdige fordi de indeholder stemmer ogrecitationer af datidens store skuespillere og sangere. Endvidere findes ca. 600 voksvalser, somindtil videre er uidentificerede, men som formodes at indeholde optagelser af privat karakter.Endelig haves i depot for Institut for Blinde og Synshandicappede ca. 20 voksvalser.Bevaringsstrategi for valser:Da valser er under risiko for nedbrydning (spec. voksvalser) bør disse snarest overføres til andetmedie. Overføringen sker ved digitalisering. For de skrøbeligste – Ruben-valserne – skal detteske i samarbejde med international ekspertise. Øvrige valser digitaliseres af Statsbiblioteket, somnetop har anskaffet en moderne afspiller til formålet. Digitaliseringen bør ske i tæt samarbejdemed Dansk Folkemindesamling, som iht. ”Oversigt over analoge lyd- og billedsamlinger idanske institutioner” (udarbejdet i september 2002 til Kulturministeriets Udvalg vedr. Bevaringaf den Digitale Kulturarv) har ca. 1.000 fonografvalser.Prioriteringen af bevaringsindsatsen for valser:1.2.3.•Ruben-valserne (90 enheder)DFM-valserne (1.000 enheder)Øvrige danske voksvalser (600 enheder)Pladesamlinger
Bestanden af danske plader udgør ca. 44.000 enheder, jf. oversigt i bilag 1. (Dubletter af dissesamt udenlandske indspilninger indgår ikke i oversigten).Pladerne kan inddeles i flg. typer:--Acetatplader (200 enheder)Decelith-plader (100 enheder)
11
----
78’ere – shellak (15.000 enheder)Vinyl - LP’er, EP’er, singler (8.000 enheder)CD’er (20.000 enheder)DVD’er (550 enheder)
Hovedindholdet i den danske pladesamling er næsten komplet samling af danske udgivelser fra1900 og frem samt – for acetat- og decelith-pladernes vedkommende – private optagelser.Bevaringsstrategi for plader:Acetatplader og decelith-plader:De såkaldte acetatplader og decelith-plader, som Anker Kirkeby-samlingen består af, er megetskrøbelige pga. materialernes kemiske sammensætning. Acetatpladerne kan pludselig krakelere,og decelit-pladerne bliver med tiden fedtede i overfladen, således at afspilning bliver umulig.Acetatpladerne er for en stor del allerede blevet digitaliseret via Kulturnet Danmark projektet”Fra lydhistoriens barndom”, men der resterer fortsat 200 plader, primært med optagelser fraHenning Haslund-Christensens ekspeditioner til Mongoliet i 1930’ne. Dubletter findesformodentlig på Sveriges Radio. Decelith-pladerne (ca. 100 stk.) er i sommeren 2002 blevetdigitaliseret via UMTS-midlerne.78’ere på shellak samt vinylpladerne:For 78’ere på shellak samt vinylpladerne gælder, at de materialer, der har været anvendt tilfremstillingen, anses for at være stabile. Der er derfor ikke et presserende behov for atsikkerhedskopiere disse formater, men det er vigtigt at de opbevares under gode klimatiskeforhold. Digitalisering af gamle grammofonplader, hvor beskyttelsestiden er udløbet, kan tjene etformidlingsformål. Det bør imidlertid nedprioriteres, medmindre der er tale omsamarbejdsprojekter med ekstern finansiering, hvor formidlingsaspektet ofte vil være et krav.Men en egentlig ”massedigitalisering” af mainstream repertoire bør man formentlig overlade tilmarkedet. Digitalisering af enkelte pladetitler bør foretages i takt med at de efterspørges (dvs.digitalisering on demand), da brugerne normalt ikke længere har udstyr til afspilning afgrammofonplader.Cd’en:Cd’en, som siden midten af 1980’erne har været det gængse konsummedie, er modsat de gamlegrammofonplader ikke et stabilt medie. Cd’ens holdbarhed drøftes løbende i lydarkivkredse, ogder hersker stor usikkerhed på området. Også afspilningsudstyret sårbart. Med den hastigeteknologiske udvikling må det forventes, at der i løbet af en overskuelig årrække ikke længerefindes cd-afspillere i almindelig brug. Statsbiblioteket har musealt ansvar for de danske cd’er.Derfor har sikkerhedskopiering meget høj prioritet.Statsbibliotekets strategi for bevaring af cd’er er, at sikkerhedskopiering bør ske løbende vedmodtagelsen. Sikkerhedskopieringen sker ved ”ripning” af de enkelte tracks på cd’erne, somefterfølgende lagres som ukomprimerede filer i Statsbibliotekets digitale masselager (”detdigitale bogtårn) m.h.p. langtidsbevaring. Et led i processen er kvalitetskontrol af cd’erne.Herved opnås to formål: 1) langtidsbevaring af musikfilerne, og 2) kvalitetskontrol af depligtafleverede cd’er. I strategien indgår også retrospektiv sikkerhedskopiering af samtligedanske cd’er 1985ff.
12
Statsbiblioteket har med hjælp fra UMTS-midlerne netop anskaffet udstyr til digitalisering aflydoptagelser og iværksat digitalisering af samtlige 20.000 danske cd’er fra 1985. Udstyret erved at blive testet. Arbejdet forventes at kunne sættes i drift primo 2003. I første omgang vilsamtlige danske cd’er udgivet siden 1985 blive digitaliseret. Endvidere vil cd’er, der løbendemodtages via pligtafleveringen, blive digitaliseret i takt med at de indgår. De 20.000 cd’errummer ca. 160.000 tracks (lydfiler). Udstyret har kapacitet til digitalisering af ca. 200 cd’er idøgnet. Med forbehold for, at teknikken fungerer optimalt, forventes digitaliseringen at væretilendebragt medio 2003.Digitaliseringen af Statsbibliotekets cd’er sker således af hensyn tilbevaring.De digitaliseredelydfiler vil efterfølgende kunne stilles til rådighed for Phonofile i komprimerede formater.Statsbiblioteketsformidlingaf de danske musikfiler vil ske i sammenhæng med opgaven somoverbygning på musikområdet, herunder via de musikbiblioteksprojekter, som biblioteketdeltager i. Formidling via bibliotekerne vil ske på grundlag af aftaler mellem disse og Phonofile.DVD-mediet:DVD-mediet er VHS-båndets afløser. I de seneste 2 år har dette medie vundet større og størreudbredelse blandt forbrugerne, og mange video-titler udgives i dag parallelt på DVD og VHS-bånd, jf. nedenfor. Som for cd’en er der tale om et medie, hvis langtidsholdbarhed er ukendt.Antallet af DVD-udgivelser er fortsat beskedent, men da hovedparten af Statsbibliotekets DVDerer pligtaflevering og antallet må forventes at stige, bør det undersøges, om en tilsvarende strategisom for cd’er (jf. ovenfor) kan iværksættes, evt. i samarbejde med Det Danske Filminstitut oginternationale samarbejdspartnere.•Båndsamlinger i Nationaldiskoteket
Båndsamlingerne i Nationaldiskoteket udgør ca. 23.000 enheder (jf. bilag 2). Der er dels talepligtafleverede lydbøger, musikkassetter og videoer (VHS), dels om specialsamlinger, som entener overtaget sammen med Nationaldiskoteket, eller som er doneret fra andre institutioner ellerprivate.Båndsamlingerne er lagret på mange forskellige typer bånd, hvoraf en del (men ikke alle) erunder risiko for nedbrydning. Derfor vil en prioritering af bevaringsindsatsen for disse samlingerprimært tage udgangspunkt i indholdet. Nationaldiskoteket indeholder flg. delsamlinger på bånd:-----------Trådruller – indhold uidentificeret (50 enheder)Danske lydbøger – kassettebånd, pligtaflevering (1.900 enheder)Dansk musik – kassettebånd, inkl. pligtaflevering (7.300 enheder)Danske videoer – pligtaflevering – VHS (4.000 enheder)Kvindehistoriske optagelser – kassette- og spolebånd (400 enheder)Dialekter – spolebånd (1.300 enheder)Hald litteraturbånd – spolebånd (130 enheder)Folketingets forhandlinger – spolebånd (5.500 enheder)Nordisk Råds danske sessioner – spolebånd (100 enheder)Hegermann-Lindencrone teaterbånd – DAT (1.400 enheder)Bent Lorenzen – depot af masterbånd – spolebånd (kvadrofoni) – (31 enheder)
13
•
Trådruller
Samlingen indeholder ca. 50 trådruller med optagelser fra 1950' og begyndelsen aferne1960'erne. Det er ikke muligt at kortlægge indholdet nøjagtigt, men noter på emballagen tyderpå, at det er en blanding af privatoptagelser og optagelser fra radioen (f.eks. kongens nytårstale,Radioavisens meddelelse om Stalins død, de sidste minutter fra Radio Mercur, o.l.). Endviderehaves 5 ruller med optagelser fra Århus Byråd i depot for Erhvervsarkivet.Bevaringsstrategi for trådruller:Det primære problem ved trådruller er afspilningsudstyret. Mediesamlingens eneste afspiller erp.t. til reparation, og der er ingen ekspertise i håndtering af mediet. Derfor bør en kommendebevaringsindsats ske i samråd med andre institutioner. Trådrullerne er tilsyneladende i fin stand,hvorfor en sikkerhedskopiering kan udsættes.•Danske lydbøger
Statsbibliotekets samling af danske lydbøger hidrører fra pligtafleveringen 1998ff. I startenskulle alle udgivne lydbøger afleveres. De fleste lydbøger er afleveret på kassettebånd, men derudgives efterhånden flere og flere på cd. En række producenter kritiserede ordningen for at værefor omfattende, og i 2000 indførte Kulturministeriet en dispensationsordning, således atproducenterne kan nøjes med at aflevere lydbøger efter påkrav fra Statsbiblioteket. Lydbøgerafleveres derfor fra 2000 kun efter påkrav, således at det primært er lydbøger, hvor der en sket ensærlig kunstnerisk eller anden bearbejdning, der indsamles, mens lydbøger med neutraloplæsning kun rekvireres som eksempelsamling. Der er herefter sket et markant fald iafleveringen. Lydbøger afleveret før denne ordning blev indført er efter aftale medproducenterne enten returneret eller kasseret.Bevaringsstrategi for lydbøger:Statsbiblioteket har det museale ansvar for lydbøger. Da kassettebånd er ustabilt somarkivmedie, bør disse have høj prioritet. Danmarks Blindebibliotek er imidlertid i gang med etstort digitaliseringsprojekt, og Statsbibliotekets bevaringsindsats bør ske i samråd med DBB.Indtil da skal båndene opbevares i stabilt klima og løbende moniteres efter forskrift.•Danske musikkassettebånd, inkl. pligtaflevering
Der gælder tilsvarende problemer for musikkassetter som for lydbøger (jf. ovenfor). Da udgivnemusikkassetter imidlertid for en stor dels vedkommende er sket som paralleludgivelse, enten tilvinylplader eller cd, består denne samling primært af dubletter.Bevaringsstrategi for musikkassetter:Båndene opbevares indtil videre i stabilt klima.
14
•
Danske videoer på VHS – pligtaflevering
De fleste pligtafleverede videoer er lagret på VHS-bånd. Som nævnt ovenfor udgives videoer istigende omfang i dag på DVD, oftest som paralleludgivelse.Bevaringsstrategi for pligtafleverede videoer på VHS:Statsbiblioteket har musealt ansvar, hvorfor bevaringsindsats bør have høj prioritet.Videomediets holdbarhed har i de seneste 10 år været genstand for international forskning.Alligevel hersker der fortsat usikkerhed om mediet.5Bevaringsindsatsen bør tage udgangspunkt idenne forskning og ske i samarbejde med relevante nationale og internationale institutioner,herunder Det Danske Filminstitut. Indtil endelig bevaringsstrategi er besluttet er det altafgørendeat opbevare båndene i klimatisk stabile magasiner (se Kap. 5).•Øvrige båndsamlinger (specialsamlinger)
De øvrige båndsamlinger i Nationaldiskoteket vedrører specielle emner (kvindehistorie,litteratur, teater, Folketingets forhandlinger mv.) Samlingerne er i stort omfang tilvejebragt veddonationer eller i form af særlige aftaler, og Statsbiblioteket har intet lovbundet bevaringsansvar.Bevaringsstrategi for øvrige båndsamlinger:Statsbiblioteket foretog i 1996 en tilstandskontrol af båndsamlingen med optagelser fraFolketingets forhandlinger. Resultatet var, at samlingen er i god stand. Optagelserne ligger påpolyesterbånd af mærket Agfa. Erfaringer fra andre arkiver viser, at denne båndtype er stabilover tid. En tilsvarende analyse skal gennemføre for de øvrige specialsamlinger. Prioriteringenvil i stor udstrækning bero på en indholdsmæssig vurdering.Prioriteringen af bevaringsindsatsen for Nationaldiskotekets båndsamlinger er nærmerebehandlet i Kap. 4.3.2.2 Radio- og tv-udsendelserRadio- og tv-samlingen blev etableret på Statsbiblioteket i 1987 med det formål at indsamledanske radio- og fjernsynsudsendelser og bevare dem for fremtidens forskning. Hovedparten afsamlingen, der ved udgangen af 2002 bestod af ca. 145.000 bånd, udgøres af udsendelser fra DRog TV 2, men også lokalradio/tv og TV3 indgår på selektiv basis (jf. Bilag 3).
5
ScreenSound Australia, som er blandt verdens førende nationalarkiver mhp. bevaring af av-medier, anfører flg. påderes hjemmeside:” The life of a videotape is difficult to predict. Some tapes deteriorate after three or four years(under extreme humidity deterioration can occur in even shorter periods). Conversely ScreenSound Australia holdstapes which are over 30 years old and still replay well. The life of a tape depends on good storage conditions, thequality of the tape, the frequency of use and the care in use.”(http://www.screensound.gov.au/ScreenSound/Screenso.nsf/HeadingPagesDisplay/PreservationHow+to+Care+for+your+Video?OpenDocument#1)
15
Bevaring af radio og tv-udsendelserne byder på meget omfattende problemer af såvel teknisksom økonomisk art. Disse er allerede delvis belyst i rapporterne:Digitalisering af DR’s og TV 2’s programarkivmateriale – En projektbeskrivelse, udarbejdetaf DR, TV 2 og Statsbiblioteket,Marts 1999.Digitalisering af radio- og tv-arkiver – en udredning foretaget af en arbejdsgruppe nedsat afKulturministeriet,Januar 2002.Bevaringsstrategi for radio/tv:Statsbibliotekets bevaringsindsats i forhold til Danmarks Radios udsendelser bør koncentreresom materiale, som ikke i forvejen findes hos DR. I første omgang fokuseres på radio, fordi derallerede findes standarder for digitalisering af lyd. Det gælder 45.000 timer landsdækkende radiofra 1984-88, som findes hos os og ikke andre steder – herefter DR-regionalradioerne i udvalg,som også kun findes på Statsbiblioteket. Statsbibliotekets samling af kommerciellelandsdækkende kanaler (TV3 og TV-Sport) er unikke. Derfor bør disse have høj prioritet.Prioriteringen af bevaringsindsatsen for radio/tv er nærmere behandlet i Kap. 4.RadioavismanuskripterStatsbiblioteket har en næsten komplet samling af radioavismanuskripter fra 1937ff (perioden1940-45 befinder sig på Frihedsmuseet). Der er tale om maskinskrevne manuskripter, som erbenyttet af Radioavisens (tidl. Pressens Radioavis’s) oplæser, ofte forsynet med håndskrevnenoter og rettelser i manuskriptet, formodentlig for at gøre oplæsningen mere mundret. Samlingenaf manuskripter fra perioden 1937-1970 er af særlig interesse, idet den ordret afspejler indholdeti Radioavisen, som fra den pågældende periode kun er bevaret på bånd i ganske få eksemplarer.Efter 1970 indførtes ”båndede indslag” i Radioavisen. Disse er ikke med i manuskripterne,hvorfor manuskripterne efterfølgende kun afspejler dele af nyhedsudsendelsen. Statsbiblioteketmodtager iht. aftale med DR fortsat radioavismanuskripter.Bevaringsstrategi for Radioavismanuskripter:Statsbiblioteket har ingen bevaringsforpligtelse, men samlingen er unik og har et fantastiskforskningspotentiale (bl.a. fordi de er så hurtige at overskue.). Derfor bør en sikkerhedskopieringi form af digitalisering have høj prioritet. Hvis det sker som billeder, der ligger i kronologiskorden er det en forholdsvis overkommelig opgave.3.2.3 Reklamefilm - videoarkivStatsbiblioteket etablerede i 1997 et arkiv med danske reklamefilm. Det indeholder p.t.videokopier af ca. 3.500 danske biografreklamefilm fra perioden 1955-95 samt alle TV2-reklamer 1988 ff.Bevaringsstrategi for reklamefilm:Biografreklamerne er lagret i forsvarlig stand på hhv. digitale betabånd (master) samt i dublet påS-VHS. TV2-reklamerne er lagret på VHS-bånd. Statsbiblioteket har ingen
16
bevaringsforpligtelse, men der er stor forskningsmæssig interesse for samlingen, og den harherudover et dokumenteret formidlingspotentiale i undervisningssammenhæng, jf. KulturnetDanmark-projektet ”Reklamefilm i Undervisningen”, hvor ca. 80 reklamefilm blev digitaliseretog afprøvet i undervisningen på gymnasie- og handelsskoleniveau. Endvidere harStatsbiblioteket i samarbejde med Aarhus Universitet netop modtaget støtte fra StatensHumanistiske Forskningsråd til et projekt vedr. digitalisering og registrering af reklamefilm,herunder generering af alternative, automatiske søgemuligheder mhp. tilgængeliggørelse ogoptimal udnyttelse af materialet i forskning og undervisning. Dette udviklingsprojekt viltilgodese såvel bevarings- som formidlingsformål.3.3 AviserAvisen er et værdifuldt historisk kildemateriale. I Betænkning angående de offentligeBibliotekers Ret til Frieksemplarer (1917) gives følgende stadigt gyldige argument for enkomplet bevaring: "I indsamlingsøjeblikket er det ikke muligt at sige, hvad der kan være af værdifor en senere tid. Ved at indsamle så meget og så bredt som muligt holder man mulighederneåbne for at anlægge nye betydningsfulde perspektiver på fortiden."Der er i dag to store avissamlinger på hhv. Statsbiblioteket og Det Kongelige Bibliotek.Tilsammen rummer de stort set en komplet samling af alle danske aviser.Statens Avissamling, der er en integreret del af Statsbibliotekets virksomhed, er den nationalesamling af danske dag- og distriktsblade. Oprettet ved "Lov om Statens Avissamling i Aarhus"(1916). Samlingen rummer i dag 86.000 bind med dagblade og ca. 12.000 bind meddistriktsblade.Der lægges stor vægt på at skabe så komplette samlinger som muligt – også hvad angår såkaldteaflæggere, forskellige udgaver osv. Der modtages årligt ca. 96.500 numre (både dag- ogdistriktsblade) fordelt på 82 dagbladstitler (inklusive færøske og grønlandske titler) og ca. 350titler distriktsblade.Alle trykte dag- og distriktsblade afleveres i to eksemplarer til Statsbiblioteket, som har ansvaretfor at videresende et eksemplar til Det Kongelige Bibliotek. Den første lov (eller Anordning) ompligtaflevering af aviser er fra 1781.Bevaringsstrategi for aviserStatsbiblioteket har det museale ansvar for bevaringen af aviser. Samtidig er samlingen ogsågenstand for en omfattende benyttelse i form af kopier pga. bibliotekets overcentralopgave.Mikrofilmning er det foretrukne medie til bevaring af aviser6. Endvidere sker en løbendedigitalisering af enkelte ældre titler. Dette sker i samarbejde med nordiske partnere.Digitaliseringen tjener indtil videre kun formidlingsformål.
6
International Federation of Library Associations and Institutions. IFLA Professional Reports. No 49. "Guidelinesfor Newspaper Preservation Microfilming. Compiled and edited by IFLA Round Table on Newspapers and IFLASection on Serial Publications. The Hague: IFLA Headquarters 1996. ISBN 90-70916-59-2, ISSN 0168-1931.
17
3.3.1 Mikrofilmning af aviserMikrofilmningen har til formål dels at skabe en national sikkerhedskopi af den trykte avis, delsat skabe et eller flere brugseksemplarer. Både Minerva Mikrofilm A/S og Statsbiblioteketproducerer en negativ sikkerhedskopi på 35 mm sølvfilm samt et antal positive kopifilm sombrugseksemplarer.Mikrofilmen har en række fordele: Den har lang holdbarhed (flere hundrede år), der er tale omen enkel teknologi, som ikke er afhængig af avanceret apparatur, den er pladsbesparende, enkelat distribuere og formidle. Den har selvfølgelig også sine svagheder: Det ikke muligt at foretagesimpel søgning på dato eller avanceret søgning på emner.Statsbiblioteket fik i 1970erne ret til at filme de løbende avistitler, som ikke var omfattet af aftalemed Minerva Mikrofilm A/S. I 1989 og de følgende år modtog Statsbiblioteket puljemidler tilretrospektiv filmning. I dag finansieres retrofilmning af aviser via Statsbibliotekets driftsmidler.Samlede udgifter til løbende og retrospktiv avismikrofilmning udgør ca. 1,9 mio kr., heraf 1,5mio kr. til løn og 0,4 mio kr. til materialer mv.Retrospektiv filmning af ældre aviser sker løbende i det omfang, ressourcerne tillader det. Denretrospektive filmning har i første omgang været koncentreret om en af ForskningsbibliotekernesAviskomité udarbejdet liste samt den aktuelle efterspørgsel. I perioden 1999-2002 er der filmetca. 1 mio. avissider retrospektivt. Anslået resterer der ved udgangen af 2002 at blive filmet ca.25 mio. avissider af Avissamlingens nuværende bestand.Statsbiblioteket har ved gennemgang af sin avissamling identificeret de aviser, der er mest truetaf syrenedbrydning. Listen, der er konfereret med Det Kongelige Bibliotek, omfatter lidt over4.000 bind fordelt på 14 titler. Anslået er der tale om en retrospektiv filmningsopgave på ca. 3,6mio. avissider. Anslået vil det med de nuværende ressourcer tage Statsbiblioteket mellem 15 og18 år at færdiggøre filmningen af disse 14 titler. Det skal bemærkes, at arbejdet med klargøringaf aviserne – herunder en fuldstændig kollationering – udgør en betydelig del af ressourcerne tildenne opgave.3.3.2 Digitalisering af aviserFlere og flere aviser udkommer i dag både i en trykt og i en elektronisk version – enten påInternet eller CD-ROM. Den elektroniske Internet-version er ikke afleveringspligtig efter dengældende pligtafleveringslov, da den betragtes som et dynamisk værk. Der arbejdes dog på ogsåat sikre denne del af kulturarven. bl.a. som led i Kulturministeriets Udvalg vedr. Bevaring af denDigitale Kulturarv. Bibliotekerne arbejder ligeledes på mulighederne for at kunne stille ældreaviser til rådighed for brugerne i elektronisk form. Statsbiblioteket har siden 1998 samarbejdetmed de nationale avissamlinger i Norden om projektet: ”Historiske aviser i Norden”. Ældreaviser skannes fra mikrofilm, og der gøres forsøg med tegngenkendelse (OCR) af store mængderavistekst (ofte frakturskrift), udvikling af processer og systemer til automatisk håndtering afmeget store mængder avissider samt fritekstsøgning i aviser via avancerede søgemaskiner. Atfrembringe elektroniske versioner af ældre aviser er imidlertid meget ressourcekrævende, ogophavsretsproblemer gør det vanskeligt at formidle elektroniske udgaver af nyere aviser.
18
Statsbiblioteket undersøger forskellige muligheder for at udnytte den digitale teknologi som bådepermanent opbevaringsform og som formidlingsform. De tekniske bevaringsmuligheder indgår iarbejdet med "Det digitale Bogtårn". Formidling af aviser i digital form i stedet for mikrofilm vilkræve, at der indgås samarbejdsaftaler/kontrakter om økonomi og ophavsret med dagbladene ogophavsrethaverne. I formidlingsøjemed byder den digitale version på mange flere interessantemuligheder end den trykte avis og mikrofilmversionen. Disse fordele skal afvejes i forhold tilressourceindsatsen.Statsbiblioteket har p.t. ca. 210.000 avissider tilgængelige via bibliotekets hjemmeside. Inden forfå år (i 2005) forventer vi at have ca. 450.000 sider tilgængelige, primært "Adresseavisen" 1759-1909. Digitaliseringen finansieres af Statsbibliotekets driftsmidler. Budget for 2003 udgør80.000 kr.•Aviskroniksamlingen
Aviskronikindekset er digitaliseret og søgbart via bl.a. Danbib sammen med DanskTidsskriftindeks. Benyttelsen af samlingen foregår i dag ved levering af fotokopier, og mankunne overveje at digitalisere samlingen. Der har igennem de senere år imidlertid været envigende benyttelse af samlingen, men samtidig er det konstateret, at mange bestillinger ”gårigen”. En digitalisering ”on demand” kunne derfor overvejes.3.4 Bøger og tidsskrifterStatsbibliotekets samling af bøger og tidsskrifter er senest beskrevet i en intern rapport:”Statsbibliotekets samlinger – En skematisk oversigt”, 1997. Rapporten (”den røde rapport”)indeholder en beskrivelse af i alt 55 delsamlinger, såvel danske som udenlandske, som i tidensløb er indgået i biblioteket. En række af disse samlinger er ikke edb-katalogiseret, herunderældre dansk pligtafleveret materiale af speciel karakter (f.eks. pjecer, børne- og skolebøger,sangbøger), og der er i en vis udstrækning konstateret et bevaringsbehov(reparation/omindbinding). Rapporten behandler ikke publikationer i elektronisk form (f.eks.bilag til bøger).Bevaringsstrategi for bøger og tidsskrifter:Ifølge pligtafleveringsloven har Det Kongelige Bibliotek det museale ansvar for bevaring afpligtafleverede trykte værker og værker i elektronisk form, hvorimod Statsbiblioteket harbrugseksemplaret, der også tjener som reserveeksemplar.Statsbibliotekets bevaringsindsats for danske bøger og tidsskrifter består primært i, at de skalvære i formidlingsegnet tilstand mhp. udlån. Derfor indbindes de som hovedregel før brug,ligesom slidte bøger repareres og omindbindes. Dette sker dog ikke for småtryk, småtryks-tidsskrifter o.l. som kun er til brug på læsesal. Bøger, der indgår i den boghistoriske samlinganbringes i syrefri kassetter (ikke afsluttet). Herudover er der hidtil ikke iværksat en særligbevaringsindsats for trykte bøger og tidsskrifter, men i 2002 er påbegyndt en systematiskgennemgang af alle samlingerne mhp. at vurdere registrerings- og bevaringsbehovet. Formåletmed registreringen er at øge tilgængeligheden og lette den administrative håndtering i
19
forbindelse med udlån. Vurdering af bevaringsindsatsen vil ske iht. de kriterier, der er anført iafsnit 1.3. En prioriteret plan forventes at foreligge primo 2003.3.4.1 CD-rom / elektroniske bilag•Pligtafleverede cd-rom’er
Statsbiblioteket har ca. 1.500 pligtafleverde cd-rom’er. Cd-rom’er er problematiske at håndtere,fordi der til afspilning af dem i nogle tilfælde kræves særlige programmer.Bevaringsstrategi for pligtafleverede Cd-rom’er:Det Kongelige Bibliotek har iht. pligtafleveringsloven det museale ansvar. Statsbiblioteket tagerikke sikkerhedskopi af pligtafleverede cd-rom’er. De kasseres ikke, men der gøres p.t. intet for atbevare dem. Fremtidig bevaringsindsats skal ske i samarbejde med Det Kongelige Bibliotek.•Elektroniske bilag til pligtafleverede monografier og tidsskrifter
Elektroniske bilag er problematiske at håndtere, fordi der til afspilning af dem i nogle tilfældekræves særlige programmer, og til nogle formater findes der ikke længere afspilningsudstyr(f.eks. 51/4”-disketter).Bevaringsstrategi for elektroniske bilag:Det Kongelige Bibliotek har iht. pligtafleveringeloven det museale ansvar. Statsbiblioteket tagerikke sikkerhedskopi af elektroniske bilag. De elektroniske bilag kasseres ikke, men der gøres p.t.intet for at bevare dem. Fremtidig bevaringsindsats skal ske i samarbejde med Det KongeligeBibliotek.
4. Prioritering af bevaringsindsatsen af båndsamlingenBåndsamlingen udgør på grund af sin størrelse og de mange forskellige båndfabrikater ogformater et særligt problemkompleks når man skal vurdere bevaringsindsatsen. Det er derforhensigtsmæssigt at gøre nærmere rede for de kriterier, der kan anvendes til prioritering afindsatsen på dette område. Formålet er ikke her at foretage en endelig prioritering afbevaringsindsatsen, men at tilvejebringe et beslutningsgrundlag.4.1 Kriterier til prioritering af båndsamlingerneStatsbibliotekets samlede bestand af bånd fremgår af oversigterne i Bilag 2 (Nationaldiskoteketsbåndsamling) og Bilag 3 (Radio/tv-samlingen). Der er ultimo 2002 i alt ca. 168.000 bånd.Langt den overvejende del af båndene indeholder radio/tv (145.000 enheder), som dels ermodtaget løbende siden oprettelsen af Statens Mediesamling i 1987, dels er modtaget som gave
20
eller i enkelte tilfælde ved køb. De bånd der er modtaget som gave eller køb indeholder forstørstedelens vedkommende ældre udsendelser fra DR.Båndsamlingen er som nævnt meget inhomogen, idet der er tale om mange forskellige formater.Det betyder at båndene bevaringsmæssigt byder på store problemer. Lydbåndene består af bådespolebånd, kassettebånd, og DAT-bånd. Inden for hver af disse typer er der igen tale om mangefabrikater af varierende alder og kvalitet. Videobåndene er for størstedelens vedkommende VHSog S-VHS, men også U-Matic og andre videotyper (f.eks. Beta) er i mindre omfangrepræsenteret.Båndsamlingens inhomogenitet skyldes, at biblioteket ikke har haft indflydelse på, i hvilketformat båndene skulle afleveres: Det pligtafleverede indlemmes i det format, det er udgivet på,og donationerne er for en stor dels vedkommende optagelser foretaget af privatpersoner.Lokalradio/tv, som indsamles selektivt, er baseret på en frivillig ordning, og det er op til destationer, der afleverer, selv at vælge båndformat. Mht. DR-radio, hvor hele sendefladen siden1984 er er indgået, har biblioteket overtaget de bånd, som DR har benyttet til logning afsendefladen, hvilket de er forpligtet til iht. Radioloven. Det samme er tilfældet for tv-udsendelserne fra DR og TV 2. Her er mediet VHS eller S-VHS. Ingen af disse formater erarvkivstandard.Kun ganske få af båndene er registreret. Dette er begrundet i, at der i forvejen findes data i hhv.DR (fra 1973) og TV 2 (fra 1988). Overførslen af disse data til Statsbiblioteket har været drøftetmed stationerne i mange år, men er endnu ikke sket, fordi stationerne mener, at deres dataindeholder ”følsomme” oplysninger. Det forventes dog at det med Kulturministerietsmellemkomst snart vil lykkes Statsbiblioteket at få adgang til disse data, da spørgsmålet harværet behandlet i Udvalget fvedr. Bevaring af den Digitale Kulturarv.På grund af den manglende registrering må det antages, at der i mange tilfælde vil være overlapmellem de forskellige delsamlinger, således at en enkelt udsendelse findes i flere eksemplarer.Når Statsbiblioteket har fået tilbudt ældre båndsamlinger, har vi i alle tilfælde måttet tage imoddem, fordi vi ikke vidste om de i forvejen fandtes i egen samling eller i DRs arkiver.Beskrivelsen af båndsamlingerne, jf. bilag 2 og 3, er foretaget ud fra den enkelte delsamlingsindhold og følger stort set opstillingen i magasinet. For hver delsamling angives hvilkenbåndtype der er tale om (hvis det er muligt), årstal/årti for optagelsen/udsendelsen, antal bånd,evt. uddybende kommentar, registreringsgrad samt tilstedeværelsen af data (elektroniske og/ellertrykte). Endelig er hver delsamling, som nærmere omtalt i afsnit 1.3, opdelt i kategorier efterfølgende kriterier:••••A = angiver at samlingen er unik (findes kun på SB)B = angiver at der er tale om et ”reserveeksemplar”, idet samlingen findes andetsteds ilandetC = angiver at samlingen har lav prioritet, f.eks. hvis der mangler data, eller hvisdata/indhold er af så ringe en kvalitet, at det vil være en uoverkommelig opgave atbehandle denD = angiver at der først kan tages stilling til bevaringsindsatsen for disse delsamlinger,når det er undersøgt om de også findes i DR.
21
Interessen samler sig i første omgang om kategorierne A og B, mens kategorierne C og D måafvente nærmere undersøgelse.4.2 Kategorisering af båndsamlingerne efter prioriteringskriterierneI kapitel 1 redegjorde vi for de overordnede principper for bevaring, og hvorledes disse kunneudmøntes i kriterier, der anvendes ved prioriteringen af indsatsen.1.2.3.4.5.6.prioritet:Lovbunden, Musealprioritet:Fysiskunder nedbrydning –altidi kombination med én af den efterfølgende.prioritet: Unik (A)prioritet:Efterspørgselprioritet:Indholdprioritet:Repræsentativt
Denne prioritering fører til nedenståendegruppeviseprioritering af bevaringsindsatsen.Grupperingen er foretaget efter dominerende kriterier:Gruppe I: Nationaldiskoteket:Lovbunden, Museal••Pligtafleverede lydbøger (L, M, F, I)Pligtafleverede videoer (L, M, I, E)
Kommentarer:•Da pligtafleverede lydbøger for en stor del er afleveret på kassettebånd, som er et ustabiltmedie, indgår disse som 1. prioritet. Danmarks Blindebibliotek er i gang meddigitalisering. Samarbejde om bevaringsindsatsen skal undersøges.•Pligtafleverede videoer: Der er behov for afklaring af videomediets holdbarhed (VHS).Gruppe I: Nationaldiskoteket:Indhold, Efterspørgsel, Unik•••••••Kvindehistorisk båndsamling (F, I, A)Hald litteraturbånd (I, (E))Dialektbånd (I, (E))Teaterbånd Hegermann-Lindencrone (I, (E))Folketingets forhandlinger (I, E)Trådruller (I, A)Nordisk Råds danske sessioner (I, A)
Kommentarer:•Kvindehistorisk båndsamling. Står p.t. under ustabile forhold i Kvindehistorisk Samling ogbør snarest flyttes til kældermagasin. En stor del på kassettebånd. En nærmereindholdsmæssig vurdering skal afgøre, hvilke dele der er bevaringsværdige.•Hald-litteraturbånd. Findes også på Hald. SB modtager sikkerhedskopi (tidl. spolebånd, numinidisk). – Formodet forskningsmæssig interesse.
22
•
Dialektbånd: Masterkopier (spolebånd) modtaget som donation fra Jysk Institut i 2002. Inst.har digitaliseret og registreret samlingen. Erfaring fra Dansk Lydhistorie viser stortformidlingsmæssigt potentiale.Teaterbånd – Hegermann-Lindencrone: Sikkerhedskopieret og registreret på Det Kgl. Teater.SB har kopi. Formodet forskningsmæssig interesse.Folketingets forhandlinger: Original findes i Folketingets Bibliotek. Formidling foregår fraSBs samling. Mindre efterspørgsel registreret (primært fra radio/tv-stationer).Trådruller: Optagelser fra 1950erne. Lille antal. Indhold indtil videre ukendt. Mediet stabilt.Kan vente.Nordisk Råds sessioner i Danmark, dvs. hvert 5. år. Modtaget med Nationaldiskoteket i1989. Herefter ophørte indsamlingen. Sessionerne fra Nordisk Råd forefindes samlet i tryktform. Disse lydoptagelser, som kun afspejler hvert 5. møde, er næppe bevaringsværdige.
••••
Gruppe II: Radio TV:Fysiskunder nedbrydning•••••DR-radio – landsdækkende 1998-2002 /Eventide (F, I, E)DR-radio – regioner 1998-2002 /Eventide (F, I, R, A)DR-radio – landsdækkende 1984-88 /Lyrec (F, I, A)DR – OBS-udsendelser (F, I, A)DR-radio – landsdækkende 1988-98 (F, I)
Kommentarer:•Eventide-båndene fra DR-radio (landsdækkende og regioner): Der er store problemer medsåvel bånd som udstyr. Data skal retableres. Landsdækkende udsendelser findes i DAT-kopihos DR. Regionerne findes kun på SB. Retablering af regionalstationerne bør kun ske somrepræsentativt udvalg. Løsning af problemet sker i samarbejde med DR.••DR-radio 1984-88: Findes kun på SB. Bevaringsstrategi skal ske i samråd med DR ogforskere mhp. vurdering af forskningsbehovOBS-udsendelser DR, dækkende perioden 1977-2000. Modtaget som donation i 2001.Grundet pladsproblem i magasin er der ikke overblik over samlingen. Det vides medsikkerhed at ikke alle udsendelser haves af DR. Båndformater skal undersøges. Da OBS-udsendelser udgør en væsentlig del af den offentlige information i perioden må de formodesat have forskningsmæssig interesse.DR-radio, landsdækkende 1988-1998. SBs bånd er meget tynde spolebånd, og kvaliteten skalundersøges. Udsendelserne findes i DAT-kopi hos DR.
•
Gruppe II Radio TV:Indhold, Efterspørgsel,(A-Unik)•TV3 VHS danske udsendelser 1998 ff (I, (E), A)
23
•••••••
TV-Sport 1997 (I (E), A)DR-TV1 løbende VHS 1987-95 (I, E, A)DR-TV1 løbende S-VHS 1996 ff (I, E, A)DR2 løbende S-VHS 1996 ff (I, E, A)TV 2 / Danmark løbende VHS (I, E, A)TV 2 regioner løbende VHS 1989 ff (I, E, A)TV Zulu løbende VHS 2000 ff (I, E, A)
Kommentarer:•TV3 – Udsendelserne findes kun på SB. Optages fra luften.••TV-Sport – Udsendelserne findes kun på SB. Doneret til SB efter lukning af stationen.Løbende levering fra DR og TV 2. Der er efterspørgsel, p.t. mest efter nyeste udsendelser,men v. registrering/søgemulighed i samlingerne kan efterspørgsel efter ældre udsendelserformodes at øges.
Gruppe II Radio TV:Indhold, A-Unik•••••DR-regionalradio 1983-98 (I, R, A)DR- regionalradio – Radio Syd 1997-98 – DAT (I, R, A)TV-Syd 1983-88 - forsøg under DR (I, A)Lokalradio/tv – Mfka (I, A)Lokalradio/tv – selektiv (I, R, A)
Kommentarer:•DR-regionalradio 1983-98 på spolebånd. Spolebåndene er formodentlig stabile. Etrepræsentativt udvalg bør bevares••DR-regionalradio – Radio Syd 1997-98: Som ovenfor. Dog afleverede Radio Syd i periodenpå DAT-bånd (tidligere spolebånd). Et repræsentativt udvalg bør bevaresTV Syd 1983-88: Første forsøg med regional-tv i Danmark. TV Syd kørte som forsøg underDR, indtil stationen med etablering af TV 2 i 1988 blev del af TV 2-regionerne. Samlingen ermediehistorisk interessant, hvorfor en total bevaring bør tilstræbesMfka-lokalradio/tv-samlingen 1983-84: samtlige bånd fra lokalradio/tvs første forsøgsår.Samlingen modtaget fra Kulturministeriet, som ville lave følgeforskning, men opgav pga. detovervældende materiale. Samlingen modtaget v. Mediesamlingens etablering i 1987.Samlingen er mediehistorisk interessant, hvorfor en total bevaring bør tilstræbesLokalradio/tv - selektivt: Perioden 1985-89 dækket af donationer fra udvalgte stationer. Fra1989 foretager SB selektiv indsamling, først 2 uger pr. år, senere 1 uge pr. årUniversitetsradioen: Samtlige udsendelser modtaget som donation. Meget omfattendemateriale, som kræver nærmere gennemgang.
•
••
24
Gruppe III Reklamefilm:Indhold, Efterspørgsel••Reklamefilm – historiske (I, E)Reklamefilm TV 2 (I, E)
Kommentarer:•Reklamefilm – historiske. Efterspørgslen/interessen er stor. Dublet findes på DanskReklamefilm A/S. (SHF-bevilling finansierer digitalisering)•Reklamefilm – TV 2. Modtages i abonnement som ”månedens nye reklamer”. Haves iforvejen på TV 2- sendeflade, men her er de samlet. – Samlingen var oprindelig planlagt atskulle digitaliseres via SHF-midler, men er taget ud af SHF-bevilling pga. budgetreduktion.Det kan evt. overvejes at bruge UMTS-midler til digitalisering af disse for at få merevolumen i SHF-projektet.
5. Opbevaring i magasinerDenne rapport har fokuseret på spørgsmålet omhvadder skal bevares (bevaringsprincipper) og iforbindelse med den detaljerede beskrivelse af samlingerne er der anført en foreløbig prioriteringaf bevaringsindsatsen for de enkelte delsamlinger udfra de angivne kriterier. Dette mhp. attilvejebringe et beslutningsgrundlag for det videre arbejde.Efterfølgende vil spørgsmålet om, hvordan samlingerne skal bevares (metoder) og prisen for det(omkostninger) blive nærmere behandlet.Det vil dog allerede nu være indlysende, at der vil være tale om en meget omkostningstung, ogdermed langsigtet løsning på Statsbibliotekets bevaringsbehov.For at minimere nedbrydningen af de analoge materialer er det derfor nødvendigt at sikre dembedst muligt, indtil bevaringsindsatsen/digitaliseringen kan foretages. Dette gøres ved atopbevare materialerne under optimale klimatiske forhold, dvs. i klimastyrede magasiner.Opbevaringsproblemerne knytter sig især til båndmedierne og mikrofilm. Nedenfor opsummeresopbevaringskravene til disse.5.1 Om opbevaring af båndNasjonalbiblioteket i Norge, afd. Mo i Rana, har opbygget en særlig ekspertise i bevaring af av-materialer. Mht. optimale opbevaringsforhold anbefales følgende:Som det oppsummeres i figuren herunder viser alle forsøk at < 18 C og < 40% RH gir tryggelagerforhold for polyester magnetband. Men også at 30 C kombinert med 10% RH eller 5 C og50% RH vil være innenfor marginalene.
25
Figure 6. Temperature and Humidity Conditions and Risk of Hydrolysis This figure depicts the effects ofhumidity and temperature and shows that 15 � 3� C (59 � 5� F) and 40% maximum relative humidity (RH)are safe practical storage conditions. A similar diagram appears in ISO TR 6371-1989 that suggests evenmore stringent conditions (RH 20% max.) for long-term storage of instrumentation tapes. (Source: Ampex.Reprinted with permission.)
De seneste versjonene av autoritative standarder erISO/CD-2 18933 Imaging materials--Magnetic tape--Care and handling ogISO 18923:2000, Imaging materials--Polyester base magnetic tape--Storage practicesStatsbibliotekets båndsamling opbevares for størstedelens vedkommende i aflukket magasin i 4.kælder. Klimaet er 21 C og 50 RH. Dvs. at samlingen befinder sig indenfor den anbefalederamme (”recommended storage”), men i ”marginal-zonen”. Med henblik på mere optimaleforhold (”safe-zonen”) bør båndsamlingen flyttes til 3. kælder, hvor der er 16 C og 45 RH.Denne flytning kan først finde sted når Statsbibliotekets magasinproblemer løses i forbindelsemed et nyt magasin.5.2 Om opbevaring af mikrofilmFølgende bygger på:DS/ISO 5466, 1. udgave, december 1993"FotografiFremkaldt sikkerhedsfilmOpbevaringsregler"Denne standard er imidlertid ophævet 22. juli 1998 og erstattet af en ny hovedstandard ISO18911 om opbevaring af billedmateriale (udgivet 2002).
26
Statsbiblioteket fremstiller en masterfilm (negativfilm, 1. generation), som er den nationalesikkerhedskopi. Der er tale om en sikkerhedsfilm på polyester base og med en emulsionbestående af sølv-gelatine. Denne type anbefales til langtidsbevaring. Desuden fremstillerStatsbiblioteket ud fra denne film et brugseksemplar (en positiv kopi).I standarden opereres med tre klassifikationer af film:Medium-term film: minimum holdbarhed 10 årLong-term film: minimum holdbarhed 100 årArchival film: permanent holdbarhedNedenstående vedrører kun den nationale sikkerhedsfilm – archival film.En vigtig forudsætning for langtidsholdbarheden af filmene er selve fremkaldelsesprocessen. Deter afgørende, at filmene ved fremkaldelsen er skyllet og tørret ordentligt, så de så vidt mulig erfri for rester af thiosulfater og overskydende sølv.Der er tre forhold, der har særlig betydning med hensyn til langtidsbevaring af sikkerhedsfilm:Den relative luftfugtighed, temperatur og luftforurening. Desuden spiller risikoen for skaderforårsaget af vand, lys, svampeangreb, insekter, mikrobiologiske angreb, kontakt med vissekemiske stoffer og fysisk overlast en betydende rolle.Det anbefales, at sikkerhedsfilm på spoler/kerner opbevares i hermetisk lukkede æsker, somforhindrer fugt, støv o. lign i at trænge ind til filmene. Æsker, spoler og kerner skal være afmateriale, som ikke skaber korrosion, og må ikke indeholde syre og klor.Film af forskellige materialer må ikke komme i fysisk kontakt med hinanden.Man skal være opmærksom på, at de omgivende materialer ikke udskiller skadelige kemiskeforbindelser (fx i forbindelse med lakerede overflader, nymalede vægge osv.).Film bør opbevares mørkt.Filmene bør efterses hvert andet år.Det anbefales, at sikkerhedsfilm opbevares i magasin med en relativ luftfugtighed på mellem30%-40%. Den højst tilrådelige temperatur er 21 C.Statsbiblioteket foretager løbende test af sine film for rest Thiosulfat. Testmetoden er AgfaSTRUCTURIX Thio-Test. Testen gennemføres hver uge på udvalgte negativfilm. Både voresegne test og de undersøgelser, som Statsbiblioteket har fået foretaget hos Landsarkivet i Viborg,viser værdier for rest Thiosulfater, som ligger omkring den grænseværdi (0,04 g/m2), der erfastsat i ISO 10602 REVISION. Neue Definition für Archievierbarkeit, for Life Expectancy =500.Statsbiblioteket producerer kun én negativfilm, selv om de internationale standarder anbefaler, atder også laves en arbejdskopi, som kan bruges til at kopiere udfra. Negativfilmen – den nationalesikkerhedskopi – opbevares under forhold, som på alle væsentlige punkter modsvarer kravene i
27
de internationale standarder. Den nuværende mangel på magasinplads gør det dog umuligt atopbevare sikkerhedskopien på en sådan måde, at den er forsvarligt fysisk adskilt fraoriginalaviserne. Dvs. at der er stor risiko for, at både papirudgaven og sikkerhedsfilmen vil værealvorlig truet i tilfælde af brand og andre katastrofer i de nuværende magasiner. Der bør derforske en adskillelse af de to samlinger. Dette vil først kunne ske i forbindelse med etablering af etnyt magasin.
6. Opbevaring i digital formDigitalisering er for de fleste analoge materialers vedkommende den anbefalede metode mhp. atløse fremtidens bevaringsproblem. Dette gælder specielt for lyd og lyd- og billedmedierne.7Endvidere produceres mere og mere materiale som ”født digitalt”. Det gælder specielt Internet-dokumenter. Yderligere har digitalisering den fordel, at adgangen til materialerne blivernemmere og billiggøres betydeligt. Mao. digitalisering tilgodeser såvel bevarings- somformidlingsformål.Problematikken vedr. digital bevaring er principielt den samme, hvad enten der er tale ommateriale som er konvereteret fra analog til digital form, eller om der er tale om bevaring afmateriale, som er født digitalt. Opbevaring i digital form er teknisk kompliceret og der forskesintensivt i emnet på internationalt plan. Statsbiblioteket følger nøje denne udvikling og deltagerselv aktivt i arbejdet.Med henblik på formulering af en langsigtet bevaringsstrategi er det derfor vigtigt allerede nu atse nærmere på, hvad digital opbevaring indebærer, og hvilke delstrategier der bør satses på.I dette kapitel redegøres for området digital bevaring, og der stilles forslag om valg af relevantestrategier for Statsbiblioteket.6.1 OAIS frameworkOAIS står for Open Archivals Information System, hvor et arkiv informationssystem defineressom en mænge hardware, software samt menneskelige ressourcer, som er ansvarlige forindsamling, bevaring og efterfølgende distribution af den arkiverede information.OAIS-referencemodellen giver en beskrivelse af den overordnede problemstilling. Ideen medmodellen er at give en forståelse af, hvilke processer som skal adresseres, og hvilkeinformationer, som er nødvendige, og ikke at give en opskrift på, hvordan langtidsbevaringhåndteres.Ideen i modellen er at adskille hovedinformation fra sekundær information, at adskille hardwarefra software og at indtænke de planlægningsmæssige og administrative aspekter i processen.IASA Technical Committee Papers: The Safeguarding of the Audio Heritage: Ethics, Principles andPreservation Strategy, Version 2, September 2001: Standards, Recommended Practices and StrategiesIASA-TC 03 (http://www.iasa-web.org/iasa0013.htm)7
28
6.1.1 OAIS - Informationsmodellen
ProducentAfleverings-informationspakke
OAISArkivinformationspakke
Forbrugs-informationspakke
ForeRespørsugseltalOrtdre
Bruger
Figur 2-4 fra OAIS referencemodelSom illustreret på tegningen, arbejder OAIS med tre forskellige informationspakker:Afleveringsinformationspakke (SIP),som er den information - om nogen - som udgiverenafleverer sammen med dataobjektet/-objekterne.Forbrugsinformationspakke (DIP),som er det brugeren præsenteres for, såfremt han/hun harfundet en bestemt information, som ønskes forevist. DIP kan være alt fra et simpelt dokument tilen database med søgeinterface og indhold.Arkivinformationspakke (AIP)er det, som bevares. Dvs. denne indeholder såvel dataobjektetsom information til at fortolke det og information om objektets historie, både før det blevarkiveret, og mens det har befundet sig i arkivet.Fokus her er på Arkivinformationspakken. For at illustrere, hvad det er, vi ønsker at bevare lados se på et eksempel:Antag, at vi ønsker at bevare en videnskabelig artikel på elektronisk form. Det giver imidlertidikke mening at sige, at man kun bevarer artiklen, man er også nødt til at bevare den i et format –Word, TeX, PDF, SGML, XML eller lignende, som egner til artikler. Gemmer vi den ieksempelvis PDF-format, er vi også nødt til at gemme information om hvilken version af PDF vihar brugt. Med denne information kan vi ”beregne” hvordan objektet kan fortolkes, eksempelvisaf en acrobat reader version 5.0.I OAIS modellen vil der gælde følgende i forhold til eksemplet ovenfor:
29
Filen, som indeholder bit’ene, vil blive kaldt et dataobjekt. Information om bit’enes organiseringog dermed om, hvordan de kan konverteres fra bits til noget, vi kan forstå kaldes for”repræsentations information”.Repræsentationsinformationen kan være simpel, hvis eksempelvis åbne standarder er brugt –f.eks. HTML. I sin yderste konsekvens kan den være meget kompleks og indeholde beskrivelseaf styresystemer, nødvendige drivere, oversætterprogrammer samt kode til afvikling.Informationsobjektet kan være logisk sammenhængende med andet materiale, det kan værenødvendige billedfiler, bagvedliggende databaser eller, som typisk ved websider, andreinformationsobjekter. Alle disse informationer, som placerer informationen i en sammenhæng,kaldes bevaringsbeskrivelsesinformationen.En illustration af omfanget af metadata, som man forestiller sig er nødvendig i forbindelse medbevaring, gives af OAIS modellen, hvor fire forskellige kategorier af metadata er identificeret:•Repræsentationsinformation,•Bevaringsinformation•Arkivinformation•PakkeinformationSom skal gemmes sammen med dataobjektet og evt. en beskrivelse.Ser man på mængden af data, og begynder man at overveje omkostninger ved at generere dissemanuelt, forstår man, hvorfor automatisk generering af metadata er i fokus i flere lande.Repræsentationsinformation:Der sker i dag megen forskning omkring automatisk analyse af materiale – og dermed åbnesmulighed for, at mange af repræsentationsinformationerne kan genereres automatisk. At der vilvære rigtig meget at vinde ved at automatisere genereringen af metadata kan ses af følgendestruktur for repræsentationsinformation formuleret af NEDLIB projektet:
Figure 6. The layered information model fromhttp://www.kb.nl/coop/nedlib/results/D4.2/D4.2.htm
30
LagFysisk lag
BeskrivelseEt digitalt dokument opbevares på et fysisk medium,det kan være en CD-ROM, en floppy eller det kanvære på en harddisk. Device drivers og chipssammenbygget med det fysiske lagermediumhåndterer levering af bitstrømmen til det binære lag.Bitstrømme samles i navngivne blokke uafhængig afdet fysiske medium. Operativsystemet, som styrerfilsystemet, giver funktionaliteten på dette niveau.Bit’ene samles til simple datastrukturer, som kanmanipuleres af programmer. Den nødvendigefunktionalitet stilles til rådighed af compilere og/ellerfortolkere.Data struktureres til objekter, som meningsfuldt kanfortolkes af applikationer. Objektformater kan væreåbne eller lukket/proprietært
Binære lag
Strukturlag
Objekt lag
ApplikationslagProgrammer, som konverterer objekter tilmeningsfulde oplevelserInformation for ovenstående lag skal i princippet kendes for alt online materiale. I praksis er det iforbindelse med brug af standard- eller meget udbredt software selvfølgelig tilstrækkeligt atgemme informationen om navnet på softwaren. Parallelt opbygges så et softwaredepot, hvorovenstående angives.Som er berørt før, vil det give mening at pålægge ansvaret for et sådant softwaredepot centralt ogknytte det sammen med en opgave om at sikre, at dette software kan afvikles på en fremtidigplatform.Bevaringsbeskrivelsesinformation:OCLC/RLG har netop udgivet en rapport (januar 2002) med en oversigt over bevaringsmetadata.(http://www.oclc.org/research/pmwg/presmeta_wp.pdf) samt en rapport (april 2002) medanbefalinger (http://www.oclc.org/research/pmwg/pres_desc_info.pdf)I rapporterne opstilles grafiske modeller for, hvordan informationen struktureres samt givesanbefalinger til, hvordan disse udfyldes.I OAIS-modellen arbejdes med fire kategorier af bevaringsbeskrivelsesinformation. Nedenfor erden suppleret med en femte foreslået af Nedlib idet denne er relevant for SB:•Reference information: intern såvel som ekstern identifikation af materialet ( f.eks. ISBN,URN)•Sammenhæng (Context): Placerer materialet i sammenhæng, det kan være i forhold tilandre dokumenter, men også i forhold til hardware og software.•Proveniens: Dokumenterer materialet historie (oprindelse, IP, hvad er gjort for at bevaredet osv.)
31
••
Fiksering (Fixity): Information, som sikrer autenticiteten af materialet (eksempelvischecksum, digital signaltur)Forandringer (change history)
AIP’er kan bestå af mange fysiske filer med de forskellige informationer. En beskrivelse af, hvordisse befinder sig, gives i en ”pakkeliste” – eller pakkeinformationer i OAIS-modellensterminologi.6.1.2 OAIS: Den funktionelle modelDen funktionelle model fokuserer på de processer, som er nødvendige for at skabe og bevare derelevante informationer. Den har seks hovedfunktioner:•Ingest•Arkivering/Lagring•Data management•Adgang•Administration•BevaringsplanlægningDen funktionelle model tegnes ofte som vist nedenfor:
Bevaringsplanlægning
Producent - Udgiver
BeskrivendeInformation
IngestSIPAIPLager -arkivAdministration
Adgang
AIP
DIP
LedelsePå tegningen repræsenterer de afrunde firkanter funktioner og ovalerne information, som ernødvendig. Informationspakkerne blev beskrevet i sidste afsnit. De forskellige funktioner er kortbeskrevet:Ingest:Sikrer, at alle informationer er til stede, at rettigheder er afklaret, at dataobjektet ligger påen i forhold til bevaringsstrategien optimal måde, at kvaliteten er i orden osv.Datamangement:Sikring af adgang til såvel beskrivende data som administrative data, som ernødvendige for at drive arkivet.
32
Bruger
Datamanagement
BeskrivendeInformationForespørgselResultatBestilling
Lager/Arkiv:Opbevaring og vedligeholdelse af arkivpakker.Administration:Administrative procedurer, som er nødvendige for den overordnedevedligeholdelse af arkivet.Adgang:Service over for brugere.Arbejdsopgaver, som typisk ligger i ”ingest” er:•Udvælgelse•Håndtering af rettigheder•Den fysiske indsamling•Evt. omformatering af hensyn til bevaring•Kvalitetskontrol af materialet, både kvalitet af kopi og komplethed•Etablering af relevant beskrivelse – både af hensyn til genfinding og af hensyn til bevaringArbejdsopgaver, som typisk ligger under bevaring er•Bevaringsstrategi•Sikring af data•Sikring af fortolkning af dataArbejdsopgaver, som typisk hører under adgang er:•Styring af adgangsrettigheder•Udvikling af software til genfinding•Udvikling af miljø til fremvisning6.2 BevaringsstrategierInformationsobjektet er det, vi ser, hører eller på anden vis oplever. Dette kan bevares påforskellig vis, enten som de oprindelige data samt relevante programmer eller ved, at det ertransformeret til et standardformat.Nedenfor bruges et meget simpelt eksempel – et tekstdokument. Dette er gjort foroverskuelighedens skyld. Man skal være opmærksom på, at vi ofte har at gøre med megetkomplekse digitale objekter, hvor udsagnene ikke er så oplagte, som de måske kan forekommenedenfor.En metode, som ofte omtales i forbindelse med bevaring, er digital arkæologi. Denne strategi erikke medtaget her, da den snarere kan betegnes som et resultat af manglende strategi.
33
6.2.1 MigreringIdeen i migrering er, at man forsøger at holde materialet så tæt på sin oprindelige form sommuligt, men at man løbende laver en formatkonvertering, når nye versioner kommer påmarkedet. Eksempelvis konverteres et Word 2.0 format løbende, således at det stadig kan læsesmed Word, men nu Word 2000.Fordelen er, at det er relativt billigt at komme i gang her og nu. Ulempen, at denne metode kanvære omkostningsfuld på længere sigt. Endelig er det langt fra alle materialetyper, som egner sigtil migrering – og hvis en sådan gennemtvinges, kan det forårsage tabt funktionalitet.Ønsker man at gennemføre migrering, kræver det, at man har defineret en politik for, hvilkeformater som understøttes på et givet tidspunkt.6.2.2 Konvertering/standardformatStandardisering går ud på, at man enten kræver, at ting afleveres i bestemte formater, someksempelvis er tilfældet hos Statens arkiver, eller at man konverterer data til et standardformat.Eksempelvis kan et Word-dokument konverteres til pdf, HTML eller XML – og gemmes somsådan.Fordelen ved metoden er, at det er meget simplere og nok billigere at sikre langtidsbevaring.Man skal dog være opmærksom på, at migreringsmetoden sikkert vil kræve, at der overspilles tilnye standardformater, efterhånden som disse udvikles.Ulempen er, at det er omkostningsfuldt her og nu, og at metoden har et relativt begrænsetområde af medietyper. Det skal dog ikke undervurderes, at mængden af materiale, som faldetinden for disse medietyper, er meget stort.6.2.3 EmuleringEmulering består i at sikre, at det oprindelige signal kan fortolkes ved at emulere gamle systemerpå nye. Emulering kan etableres på (mindst) to fundamentalt forskellige måder:Gennem udvikling af software eller ved at udvikle en såkaldt virtuel maskine, som foreslået afLorie fra IBM.Fordelen ved denne metode er, at den giver mulighed for at genskabe det oprindelige look andfeel. En anden fordel er, at man gemmer data og de oprindelige programmer, dvs. der bliver ikketale om at overspille og forholde sig til formatkonvertering. Ulempen er, at det kan bliver dyrt atetablere emulatorer for samtlige systemer. Ydermere er denne metode stadig påforskningsstadiet, om end der allerede er etableret en lang række emulatorer til f.eks. Comador64, Amiga og andre.Et andet problem er, at der skal sikres, at software er legalt, at det ikke udløber og andre lignedepotentielle problemer.
34
Der er ingen tvivl om, at etableringen af disse emulatorer vil være en ekstremt kostbar ting, påden anden side er det en potentiel service, som kun behøves få steder i verden. Der er altså taleom et oplagt område for internationalt samarbejde.En variant, som fungerer over for standardformater, er at etablere et arkiv med software, som erskrevet i åben, standardiseret kode, og som kan læse data af givne mime-typer og medveldefinerede strukturer.
6.2.4 Museal strategi: Teknisk MuseumEn fjerde strategi vil være at gemme eksemplarer af computere såvel som de forskellige drev tilforskellige lagringsmedier. Alternativt kunne man gemme dokumentation for såvel hardwaresom software (i det omfang det overhovedet eksisterer). En anden variation blev nævnt ovenfor,nemlig virtuelle maskiner. Ideen i disse er at kunne programmere chips til at opføre sig somtidligere chips.Et andet problem, som skal beskrives her , selv om det også er relevant for eksempelvisemulgeringsstrategien, er problemet med drev. Et potentielt problem for fastform materiale ermuligheden for at læse dette. Hvor mange kan stadig læse de engang meget udbredte 5 � ”disketter? Det kan stadig lade sig gøre. Hvad chancen så er for, at disketten ikke er ødelagt er såen helt anden sag – som hører under sikring af data.Igen er der forslag om at gemme specifikationerne, således at man i fremtiden kan læse disse pånykonstruerede drev.6.2.5 SammenligningEn sammenligning af metoderne:StrategiArkivmæssigtMusealGodEmuleringKonverteringMigreringGodAfhænger afmaterialetype:RimeligAfhænger afmaterialetype,rimeligTekniskUmulig – megethøj risikoSvær – moderatrisikoRimeligRimelig til sværØkonomiskMeget dyrUsikker – framoderat over dyrtil meget dyr.Dyr på kort sigt –billigst på længeresigtBillig på kort sigt –dyrere på længeresigt
Som overordnet strategi bør SB vælge metoder som optimerer muligheden for at se materialet pålang sigt. Af ovenstående strategier gives følgende rangfølge:1. Konvertering2. Migrering
35
3. Emulering4. Museal.De museale strategi vurderes som meget risikofyldt og bør generelt frarådes.6.3 Bevaring af dataobjektEn bevaringsstrategi går ud på, at dataobjektet bevares intakt, og der sker en løbende udviklingaf den applikation, som skal fortolke bitstrømmen. I denne strategi er det derfor essentielt at haveen strategi for, hvordan man sikrer disse dataobjekter.Dataobjektet er filen med 0’er og 1’taller, som enten ligger på et fast medium eller ligger online iet eller andet filsystem. Målet med bevaring er at sikre, at denne bitstrøm kan genskabes, dvs. atde givet det rette operativsystem og drev kan læses.Der findes forskellige strategier for dataobjekter, som findes online, herunder- overspilning evt. modificeret overspilning hvert femte år- test af kvalitet – overspilning (og dataopretning) hvis kvaliteten forringes (bruges ofte iforbindelse med tapearkiver)- Statistisk bestemt sampling – og efterfølgende kvalitetsbedømmelseEn ting, som også hører med her, er hvordan man sikrer sig mod ved f.eks. en katastrofe at misteinformationen.I forhold til Tapesystemet skal der etableres procedurer, som giver en høj grad af sikkerhed for,at evt. datafejl detekteres på et tidspunkt.6.3.1 SikkerhedsforanstaltningerTager man en 200 år gammel bog, og er dens indbinding intakt, er der en ret stor sandsynlighedfor, at den er den originale. I alle tilfælde vil et forsøg på forfalskning ved at skifte et par siderud, være ekstremt dyrt og yderst kompliceret. Dette er ikke tilfældet med elektroniske materiale,og i flere kredse ytres ønske om eksempelvis versionskontrol. Et andet problem er, at manfaktisk uden skyld kan komme til at ændre i signalet. Dette gør, at man i forbindelse medlangtidsbevaring bør overveje, hvordan man vil sikre integriteten og autenticiteten af signalet, oghvordan man vil sikre, at evt. planlagte ændringer dokumenteres.AutenticitetI dag vil man fokusere på følgende måder:•Digital signatur til sikring af, at bittene ikke er ændrede•Digital vandmærkning – for at sikre materiale og ophav•Digital tidsstemplingSammen med versionskontrolsystemer.
36
AuditSkal arkivet være troværdigt, er det vigtigt at evt. ændringer dokumenteres6.4 DatatyperNational Preservation Office, UK har i sin publikation.Digital culture: maximising the nation’sinvestment.Ed. Mary Feeney. 1999 (http://www.ukoln.ac.uk/services/elib/papers/other/jisc-npo-dig/intro.html)identificeret 10 datatype kategorier, som er relevante i forbindelse med endiskussion om digital bevaring. Disse er brugt i KBs handlingsplan: (fra KB’s handlingsplan)1234567DatatypeData sæt /databaserStruktureret tekstOffice dokumenterDesign dataPræsentationsgrafikBillederLydEksempler på formaterf.eks. DanMARC2 poster i onlinekatalogen REX, evt. formateret somkommasepareret ASCIIf.eks. tekst i HTML opmærkning, tekst iXML TEI xlite opmærkning, tekstopmærket til e-bøgerf.eks. korrespondancef.eks. vektor grafik fra CAD udstyrf.eks. publikationer i pdff.eks. JPEG, TIFF, GIFf.eks. DVD-Audio eller komprimeredeformer som MP3 (MPEG-1 AudioLayer-3, RA (Real Audio), WAVE(Microsoft)f.eks. MPEG-1Data til GIS-applikationer (vektor grafikog alfanumeriske data)f.eks. komplekse cdrom-publikationer,der sammenknytter mindst 3 datatyperf.eks. perl scripts, plug-ins eller cgi-programmer der indgår i en webpublikation
891011
VideoGeografiske dataInteraktive multimediepublikationerEksekverbare programmer
Og med hensyn til bevaringsstrategi skriver KB:Digitalt materiale omfattetaf KB’s handlingsplan1. Data sætMesthensigtsmæssigebevaringsstrategiMigrere digitaleinformationMigrere digitalinformationMigrere digitalinformationDel afstrategiKonverteringtil standardformatKonverteringtil standardformatBrug af bagudkompatibleprogrammerkombineretmedkonverteringtil standardformaterBemærkninger iforhold til arbejdetpå KBValg af standardformat skalforetagesValg af standardformat skalforetagesValg af standardformat skalforetages
2. Struktureret tekst5. Præsentationsgrafik
37
6. Billeder
Migrere digitalinformation
Brug af bagudkompatibleprogrammerkombineretmedkonverteringtil standardformater ogmedieskiftBrug af bagudkompatibleprogrammerkombineretmedkonverteringtil standardformater ogbrug afkonkurrerendeprogrammer
Valg af standardformat skalforetages. Egendigitaliseringsindsatsskal ske, således atder digitaliseres tillagringsformatet.
9. Geografiske data
Migrere digitalinformation
Valg af standardformat skalforetages.Her findes ingenfærdige løsningerp.t.
10.Multimediepræsentationer Teknologi bevaringkombineret medemulering
Her findes ingenfærdige løsningerp.t.
I forhold til Statsbibliotekets materialer er flg. datatyper og foreslåede bevaringsstrategierrelevante:Datatype123567811Data sæt /databaserStruktureret tekstOffice dokumenterPræsentationsgrafikBillederLydVideoEksekverbare programmerMest hensigtsmæssige bevaringsstrategiMigreringKonvertering til standardformatKonvertering til standardformatKonvertering til standardformatKonvertering til standardformatKonvertering til standardformatKonvertering til standardformatHvis muligt:Konvertering til funktionelt ækvivalentform.Mest sandsynligt: EmuleringEvt. filming eller anden form forbeskrivelse
38
Som det fremgår af tabellen benyttes tre bevaringsstrategier:•••Migrering – af data i aktive biblioteksdatabaserKonvertering af materiale på veldefineret form (tekst, billeder, lyd og video)For eksekverbare programmer findes i dag ingen anerkendt bevaringsmetode.
Det foreslås at Statsbiblioteket som back-up etablerer en beskrivende form, evt. i form af filming(evt. avanceret, dvs. via digitale billeder gemt sammen med linkstruktur)
7. Det videre arbejdeI denne rapport er tilvejebragt en beskrivelse af samlingerne og et beslutningsgrundlag forprioriteringen af Statsbibliotekets kommende bevaringsarbejde.Der er ikke taget konkret stilling til, hvordan bevaringsindsatsen skal ske, men der er peget pånogle gængse/mulige metoder. Endelig beslutning om metoder og prioritering skal ske på basisaf research for de enkelte materialetyper. Der kan imidlertid fastlægges nogle principper for detvidere bevaringsarbejde.Overordnet er der behov for en tilstandsvurdering af båndsamlingerne. Omkostninger iforbindelse med en sådan vurderes til ca. 500.000 kr. Endvidere skal der udarbejdes enkatastrofeplan for samlingerne i tilfælde af brand mv.Bevaringsarbejdet indeholder herudover tre hovedopgaver: Magasinforhold, etablering afoptimal infrastruktur og konkret beslutning om iværksættelse af en bevaringsindsats fordelsamlinger.1. MagasinerDet ligger fast, at en samlet bevaringsindsats er endog meget omkostningstung for allematerialer. Derfor er det af afgørende betydning, at materialerne opbevares under klimatiskeforhold, som forlænger deres levetid. Der er for båndsamlingen behov for en forbedring afmagasinforholdene, og for avismikrofilmene er der behov for en placering i et klimastyretmagasin, der er fysisk adskilt fra originalaviserne. Statsbibliotekets magasinkapacitet medklimastyring er opbrugt, hvorfor en løsning må afvente nyt magasin.2. InfrastrukturFor materialer, hvortil der er tilvækst, er opgaven primært at etablere en infrastruktur, somsikrer at materialerne allerede ved modtagelsen bliver tjekket (f.eks. pligtafleveringskontrol,kvalitetskontrol), og som indeholder rutiner for langtidsbevaring af materialerne. En sådaninfrastruktur findes allerede for aviser, hvor de enkelte titler gennemgås manuelt for at sikrekomplethed, før de går til mikrofilmning. En igangværende dialog med avisudgiverne skalafklare muligheden for på sigt at overgå til online-levering af aviser. En tilsvarendeinfrastruktur for pligtafleverede cd’er er under opbygning (ripning), og det skal undersøgesom samme procedure kan etableres for pligtafleverede DVD’er. – Radio/tv afleveres i dagpå analoge medier. Her bør der ske et skift til online-levering, som sikrer datakvalitet oglagring mhp. langtidsbevaring (i første omgang i samarbejde med DR). Endelig bliver det envigtig ny opgave at etablere webarkivering.
39
3. DelsamlingerDelsamlinger, dvs. materialer, hvortil der ikke er tilvækst, består for en stor del afspecialsamlinger i Nationaldiskoteket og specialsamlinger af trykt materiale. Prioriteringenaf disse bør udfra et bevaringssynspunkt primært ske ud fra to hovedkriterier:oOm samlingen er under risiko for nedbrydning, herunder om samlingen er unik, ogoom materiale i samlingen er efterspurgt, og hvis ikke, om samlingen har etbenyttelsespotentiale, hvis den bliver synliggjort eller om samlingen er kulturhistoriskinteressant.For materialer, der skal digitaliseres skal der etableres standardierede workflows, både fordigitalisering af hele samlinger og for digitalisering on-demand.
7.1 MagasinforholdSelv om der foretages kassation og selv om en del materiale findes i digital form vil bibliotekethave en årlig nettotilvækst, og det gør det nødvendigt at udvide magasinarealet. Eksisterendemagasinarealer vil være anvendt fuldt ud om ca. to år. Dertil kommer, at en del af samlingernebør befinde sig i klimastyrede magasiner.Statsbiblioteket har korresponderet med Kulturministeriet om en mulig fælles løsning forStatsbiblioteket og Erhvervsarkivets magasinproblemer.Den optimale løsning er en ny bygning med magasin- og kontorlokaler. Der er brug for i alt8.500 m2, hvoraf 6.000 m2er magasiner. Der vil være tale om standardbyggeri (kombineretkontor/lager), dog sådan at magasinerne indrettes med ”naturlig klimastyring”. Løsningen kanetableres som anlægsprojekt eller via lejeaftale med privat bygherre. Anlægsprojektets samledeudgift er anslået til ca. 80 mio. kr., hvoraf grundkøb udgør 10 mio. og reoler til magasiner 10mio. kr.En sådan bygning vil formentlig give en rationel og tidssvarende løsning på de to institutionersmagasinbehov ca. 25 år frem i tiden.7.2 InfrastrukturFor de forskellige kategorier af materialer, hvortil der er tilvækst, er hovedopgaven i dekommende år at udvikle en infrastruktur og implementere procesforløb, der sikrer, atbevaringsindsatsen sker ved modtagelsen af materialet. Når denne infrastruktur og de nyeprocesforløb er etableret kan der tages stilling til en retrospektiv bevaringsindsats.
40
7.2.1 AviserF.s.v. angår aviserne har processen allerede i mange år været tilrettelagt således at den primærebevaringsindsats, nemlig mikrofilmning, er sket ved modtagelsen.Samlede direkte udgifter til aviser beløber sig i dag til:AviserIndsamling+registreringBevaringFormidlingI altÅV a 325.000 kr.LønI alt02,5 812.500 812.500417.0004,5 1.462.500 1.879.500107.0002,8 910.000 1.017.000524.0009,8 3.185.000 3.709.000Drift
Note: P.t. er 1,5 ÅV af de 4,5 ÅV til bevaring besat ved flexjob.
Bevaringen (mikrofilmning) udgør altså i dag ca. 1,9 mio. kr. (heraf 1,5 mio kr. til løn og 0,4 miokr. til materialer mv.).I Formidling er indeholdt retrodigitalisering. Der er i 2003 afsat 80.000 kr. til formåletMed mikrofilmning som den indtil videre anbefalede bevaringsmetode for aviser harStatsbiblioteket således en allerede etableret infrastruktur for håndteringen af materialerne.Det bør imidlertid undersøges, om man i samme arbejdsproces kan lave en digital optagelsem.h.p. evt. senere tegngenkendelse i formidlingsøjemed når teknologien hertil er tilstrækkeligtudviklet. Endvidere skal en fremtidig infrastruktur, hvor aviserne modtages i elektronisk udgavevia online-levering afklares. Statsbiblioteket har taget kontakt til Danske Dagblades Foreningherom. Det er på nuværende tidspunkt ikke muligt at angive omkostningerne herfor.7.2.2 Musik- og lydoptagelserStatsbibliotekets direkte udgifter til av-pligtaflevering beløber sig i dag til:AV-pligtafleveringIndsamling+registreringBevaringFormidlingI altDrift19.33319.33319.33358.000ÅV a 325.000 kr.2,00,20,72,9Løn650.00065.000227.500942.500I alt669.33384.333246.8331.000.500
De nuværende rutiner ved av-pligtaflevering omfatter kontrol af selve afleveringen samtopfølgning, hvis materialerne viser sig at være ukomplette. Der har af resursemæssige grundeikke været foretaget kvalitetskontrol i form af aflytning/gennemsyn af de modtagne materialer.Men Statsbiblioteket har netop anskaffet udstyr til digitalisering af lydoptagelser. Udstyret er vedat blive testet. Musikcd’er, der løbende modtages via pligtafleveringen, vil blive digitaliseret itakt med at de indgår. Ved modtagelsen sker der en kopiering ved ”ripning” af de enkeltetracks,som efterfølgende lagres som ukomprimerede filer i Statsbibliotekets digitale masselager m.h.p.langtidsbevaring. Samtidig sker der en kvalitetskontrol af cd’erne.
41
I strategien indgår også retrospektiv sikkerhedskopiering og kvalitetskontrol af samtlige danskecd’er 1985 ff. ca. 20.000 stk. Arbejdet forventes at kunne sættes i drift primo 2003.De digitaliserede lydfiler vil efterfølgende kunne stilles til rådighed for Phonofile ikomprimerede formater.Det skal undersøges, om en tilsvarende infrastruktur kan etableres for pligtafleveredevideoer/DVD’er.Derudover skal der ske en særlig indsats for bevaring af voksvalserne.Omkostninger til retrospektiv digitalisering af lyd:Digitalisering af lyd:Digitalisering/ripning af danske cd'erDigitalisering af Ruben-valserneDigitalisering af øvrige valserI alt2003Drift20.000250.000130.000400.000I altLøn593.000663.000100.000350.000150.000280.000843.000 1.293.000
Det forventes at den løbende digitalisering af pligtafleverede cd’er vil koste ca. 150.000 kr. iårlig drift.7.2.3 Radio/tvStatsbibliotekets direkte udgifter til radio/tv beløber sig i dag til:Radio/tvIndsamling+registreringBevaringFormidlingI altDrift500.00050.00050.000600.000ÅV a 325.000 kr.2,00,20,22,4Løn650.00065.00065.000780.000I alt1.150.000115.000115.0001.380.000
En væsentlig opgave på radio/tv området bliver at gennemføre et skift til online-levering. Hervedsatses på at sikre datakvalitet og lagring m.h.p. langtidsbevaring - i første omgang i samarbejdemed DR – men dernæst med de øvrige radio/tv stationer.Omkostningerne for digital aflevering er i første omgang opgjort til følgende:Ny infrastruktur for radio/tv:Omlægning af nuværendeaflevering, indsamling ogbevaringFormidling ved båndudlånMerudgift ved udvidelse afaflevering med 90.000 t/årFormidling ved båndudlånI altÅrlig drift856.00065.000390.00065.0001.376.0001.216.000Investering1.216.000
42
Det skal bemærkes, at ovenstående beregning for ny infrastruktur indbefatter en fordobling afmodtaget radio/tv-materiale, idet såvel de nuværende public service stationer som nyekommercielle stationer er inkluderet.Der er meget store fordele ved etablering af online levering af radio/tv. De manuelle processer,herunder håndtering af bånd i forbindelse med modtagelse, magasinering, båndpleje ogbenyttelse, forsvinder. Administrative funktioner, såsom opmærkning af bånd og forsendelse,forsvinder ligeledes. Metadadata vil kunne overføres automatisk og kvalitetskontrol af data vilkunne ske automatisk.Med det nuværende system for aflevering af radioudsendelser foreligger der et særligt problem,idet bånd fra 1998 har vist sig at være ubrugelige, hvorfor der skal foretages en særligbevaringsindsats på dette område. Arbejdet med at omlægge modtagelsen af udsendelser måderfor forventes at blive fremskyndet. Drøftelser med DR om mulige løsninger påbegyndes førsti februar. De økonomiske vurderinger er derfor behæftet med usikkerhed.Retrospektiv digitalisering af radio/tv bånd afventer at system til modtagelse af data i digitalform er etableret, og vil i øvrigt ske i samarbejde med DR. Omkostninger til retrospektivdigitalisering af radio/tv udsendelser er ikke forsøgt beregnet her. Problemer og omkostninger erbelyst i de to ovennævnte udredninger.Der bør gennemføres en tilstandskontrol af båndsamlingen. En sådan analyse må forventes atkoste ca. 500.000 kr.7.2.4 WebarkiveringUdvalget vedr. Bevaring af den Digitale Kulturarv anbefaler, at der fremover sker en merekomplet indsamling af materiale, der offentliggøres på internettet.Udvalget anbefaler en indsamlingsstrategi, der kombinerer én begivenhedsori-enteretindsamling, fire tværsnitshøstninger og selektiv høstning fra 80 online medier pr. år.Derudover anbefaler udvalget, at strategier og metoder til indsamling og bevaring løbendediskuteres, da aktiviteterne på internettet er i fortsat udvikling, ligesom de teknologiskebetingelserne for arbejdet er i konstant forandring.Det Kongelige Bibliotek og Statsbiblioteket forhandler pt. resultatkontrakt medKulturministeriet. Det forudsættes her, at Det Kongelige Biblioteket får ansvar fortværsnitshøstningerne medens Statsbiblioteket tager sig af indsamlingen efter de øvrige metoder.Udviklingen af metoder til webarkivering vil ske i et internationalt samarbejde, i første rækkeformentlig med British Library og Det Kongelige Bibliotek i Holland.De økonomiske overslag er estimerede priser udfra erfaringer opnået i pilotprojektet vedr.høstning i forbindelse med kommunevalget 2001.
43
InfrastrukturBasal infrastrukturpris/år (kr.)505.000Investering (kr.)1.187.000
I prisen/år er indregnet afskrivning. Investeringsbeløbet er derfor kun interessant udfra encashflow betragtningEventbaseretI nedenstående beregning har vi antaget at en gennemsnitsevent er af samme størrelse som ipilotprojektet.1 eventselektionIT-driftkvalitetskontrolLagerkrav - lager ALagerkrav - lager BI alt0,10,50,1årsværkårsværkårsværk300 GB300 GBPris (kr)43.200216.00043.2003006.000308.700
Arbejdsindsatsen vil afhænge af, hvor mange online medier, som selektivt høstes. Med antallet80 forventes ikke den store ændring i forhold til pilotprojektet. I pilotprojektet havde vi ca 3.500URLer i URLbasen – høstning af 80 online medier vil ændre dette, men ikke signifikant.Betydningen af tilstedeværelsen af online medier vil naturligvis afhænge af, hvilken type eventder er tale om, men generelt vil det gælde at behovet for eventbaserede indsamlinger reducereshvis antallet af online medier omfattet af den løbende arkivering forøges.Der er her forudsat, at der skabes lovhjemmel for indsamlingen, således at frivillige aftaler for atsikre tilladelse hertil, ikke bliver nødvendige.Selektiv – 80 online medierSelektiv-online aviser, medier - 80 aftalerIT-drift1årsværkkvalitetskontrol0,5årsværkAftaler0,5årsværkLagerkrav - lager A8 TBLagerkrav - lager B8 TBI altPris (kr)432.000216.000216.0008.000160.0001.032.000
Der er her forudsat, at det - uanset at der lovhjemmel for indsamlingen - bliver nødvendigt atetablere aftaler om praktiske forhold i forbindelse med indsamlingen.Den samlede årlige omkostning til webarkivering bliver således samlet 1,8 mio. kr. med enengangsinvestering på 1,2 mio. kr.Priserne er udtryk for en gennemsnitlig betragtning. Udgifterne vil falde i klumper. Specielt vilhardware, herunder selvfølgelig lager, komme i klumper.
44
Det skal endelig bemærkes at der vil være brug for et DRM system (Digital Rights Management)der kan styre adgangsforholdene ti de forskellige digitale samlinger. Etablering af et sådantsystem vurderes skønsmæssigt at koste ca. 1 mio. kr.7.2.5 ØkonomiStatsbibliotekets direkte udgifter til håndtering af materialer, som biblioteket har særligt ansvarfor, udgør således samlet i dag:Nuværende udgifter:AviserAV-pligtafleveringRadio/tvI alt – direkte udgifterFællesudgifter 20%I altÅrlig drift3.700.0001.000.0001.380.0006.080.0001.216.0007.296.000
De samlede omkostninger til etablering og drift af ny infrastruktur for modtagelse og bevaring afde materialer, som Statsbiblioteket har et særligt bevaringsansvar for, kan foreløbig opgøres tilfølgende:Ny infrastruktur:AviserVideo/DVDMusik-cd’er retroRadio / TVTilstandskontrol af båndWebarkiveringDRM – systemI alt – direkte udgifterFællesudgifter 20%I altÅrlig drift(uafklaret)(uafklaret)150.0001.376.0001.846.0003.372.000674.4004.046.400Investering(uafklaret)(uafklaret)1.293.0001.216.000500.0001.187.0001.000.0005.196.0001.039.2006.235.200
Der vil som nævnt være store fordele ved etablering en ny infrastruktur for de eksisterendeopgaver. Materialemængden fordobles for radio/tv og en række funktioner, som i dag udføresmanuelt, vil kunne automatiseres. Samtidig vil langtidsbevaringen være sikret, ogtilgængeligheden vil blive væsentligt forbedret.Der vil i overgangsperioden mellem nuværende og ny infrastruktur være øgede udgifter, idetsystemerne, indtil ny ordning er indført, vil skulle køre parallelt.Hertil kommer omkostninger til etablering af nyt magasin.7.3 DelsamlingerBeslutningsgrundlag for prioritering af delsamlingerne i form af beskrivelser af samlingerne ogen kategorisering af dem i henhold til de ovenfor angivne kriterier foreligger. Der vil herefter
45
blive gennemført drøftelser i arbejdsgrupper bestående af særligt sagkyndige, m.h.p en endeligstillingtagen til prioriteringen af bevaringsindsatsen.Dette vil ske efterhånden som de økonomiske muligheder afklares. Det tilstræbes at undgåprioriteringsdiskussioner som ikke fører til beslutninger, der faktisk kan effektueres.7.4 Køreplan 2003 ffMed henblik på det videre arbejde kan opstilles en foreløbig køreplan for opgaver, der pånuværende tidspunkt kan iværksættes, eller som der allerede er truffet beslutning om. Medhensyn til en mere præcis fastlæggelse af tidsplanen afventes resultatet fra en arbejdsgruppe, somStatsbiblioteket har nedsat mhp. prioritering af udviklingsopgaverne. Arbejdsgruppen afgiverindstilling 1. april 2003.OmrådeGenereltOpgavePrioritering afudviklingsprojekter, herunderbevaringsindsats.Evt. eksternepartnereTidsplan(udkast)1/1-1/4 2003KommentarerKommissoriumforeligger,gruppen erudpeget
UdarbejdekatastrofeplanBeskriveworkflow fordigitaliseringsprocesserNationaldiskoteket DigitaliserevalserDigitaliserecd’erDigitalisere reklamefilmAfklare bevaring af lydbøgerBåndsamlingerneTilstandsvurdering(planlægning)”Kogebog” for vedligeholdelse/moniteringaf båndsamlingOnline levering af DR-radio(aftaleforhold)Overføresel af metadata fra DRRetablering af Eventide-båndAfklare mulighed for online-leveringEtablering af webarkivGennemgang og beslutning omsærsamlinger (bøger ogtidsskrifter)
Sommer2003Forår2003FolkemindesamlingenKiev-institutDet Kgl. TeaterPhonofileAarhus UniversitetDanmarksBlindebibliotekDFI, ALB, Mo i RanaForår2003Start1/1-2003Startapril 2003Efterår2003Forår2003(afventertilstands-vurdering)Første mødeaftalt 6/2-20032004forår2003Januar 2003
UMTS-midlerEr igangsat.UMTS-midlerSHF-projekt
Radio/tv
DRDRDRDanske DagbladesForening,Udvalgte producenterBritish LibraryKgl. Bib./Holland
AviserWebarkiveringBøger ogtidsskrifter
”Den røderapport”
46
Bilag 10Det Kongelige Biblioteks Bevaringsplan findes på bibliotekets hjemmeside.http://www.kb.dk/kb/org/v-regnskab2001/v-regnskab2001.pdf
Oversigt over analoge lyd- og billedsamlinger i danskeinstitutionerAfEva Fønss-JørgensenStatsbiblioteket21. september 2002
Kulturministeriets Udvalg om Bevaring af den Digitale Kulturarv har bedt Statsbibliotekettilvejebringe en oversigt over analoge av-samlinger i danske kulturinstitutioner – ud over dem derfindes på Statsbiblioteket og i Det Danske Filminstitut. Statsbiblioteket og DFI rummer hovedparten afdanske analoge av-materialer, men herudover findes på nogle af de øvrige ABM-institutioner en rækkemindre av-samlinger, ofte af unik karakter. Med henblik på formuleringen af en nationalbevaringsstrategi er det ønskeligt at få et overblik over disse av-samlinger.Statsbiblioteket udsendte medio august 2002 et spørgeskema til de institutioner underKulturministeriet, som kunne formodes at have av-materialer i deres samlinger. Endvidere udsendtesspørgeskemaet til enkelte andre institutioner. På grund af den korte svarfrist var spørgeskemaet enkeltformuleret: Der ønskedes i første omgang kun oplysninger om antallet af unikke, primært danske av-materialer, fordelt på medietype samt en kort indholdsbeskrivelse og omtrentlig datering afoptagelserne. Yderligere oplysninger, f.eks. om materialernes registreringsniveau og bevaringstilstand,må indhentes efterfølgende.-------------------------Foreløbige resultater af spørgskemaundersøgelsenI alt 56 spørgeskemaer blev distribueret. Heraf returneredes 31 skemaer med oplysninger om av-materialer. 5 institutioner meddelte at de ikke havde av-materialer. 20 institutioner har ikke svaret.Disse antages ikke at have av-materialer. Samtlige institutioner, som har modtaget spørgeskemaet,fremgår afBilag 1.Samlet antal av-medierIBilag 2er besvarelserne fra de 31 institutioner med av-materialer specificeret. Det samlede antal av-medier i institutionerne udgør 644.043 enheder. Det skal bemærkes, at heri indgår 557.500 lydbogs-kassettebånd fra Danmarks Blindebibliotek, mens de resterende 66.543 enheder fordeler sig på deøvrige 30 institutioner.Ved en nøjere gennemgang af besvarelserne og de medfølgende kommentarer viste det sig, at en del afde av-medier, som institutionerne havde indrapporteret, ikke var unikke, idet der enten var tale omradio/tv eller publicerede materialer, som findes i Statsbibliotekets samlinger i forvejen, eller der vartale om udenlandske produktioner og materialer, som er sikret på anden vis. Elev-produktioner vedkonservatorierne, skuespillerskolerne og Filmskolen er ikke medregnet som unika (selv om de iprincippet er det). Endelig har enkelte institutioner med unika ikke opgivet antal enheder, hvorfor derkræves nærmere opfølgning.
1
Samlet antal unikke av-medier (skønnet):I alt 39.178 enheder skønnes at være unikke1, jf.Bilag 2.Materialetyper:Størsteparten af de unikke materialer er spolebånd (13.072) og kassettebånd (11.892).Envidere findes et relativt stort antal videobånd (5.572) og filmruller (5.991).De gamle medier udgør samlet et beskedent antal: valser (1.180), 78’ere (648) og trådruller (95).I kategorien Andet (728) indgår bl.a. ca. 500 pianoruller på Nationalmuseet.Indhold og omfang af unikke av-samlinger fordelt på institutionerne:Institutioner med store av-samlinger (over 1.000 enheder):•Dansk Folkemindesamling:Folkeminder – sang, musik dans, samtaler 1902 ff, inkl. færøsk oggrønlandsk (7.211)•Det Fynske Musikkonservatorium/Syddansk Universitetsbibliotek:Jazz-samlingen (6.998,heraf ca. 50% dansk)•Det Kongelige Bibliotek:Litteratur-/forfatteroptagelser, dansk kompositionsmusik, jazz,diverse historiske/kulturhistoriske optagelser (5.905)•Tøjhusmuseet:Instruktions- og manøvrefilm fra hæren (71), samt en stor uregistreret samlingaf tilsvarende filmruller fra forsvaret (ca. 4.000)•Abejderbevægelsens Bibliotek og Arkiv:Arbejderbevægelsens historie 1920 ff (3.968)•Nationalmuseet, diverse afdelinger:Etnografiske optagelser, 2. verdenskrig ogmodstandsbevægelsen, interviews med lokalbefolkning samt idrætshistorie (i alt 3.770)•Det Kongelige Teater, Lydafdelingen:Video-optagelser af balletforestillinger, opera ogskuespil 1970-2002 (2.990)•Statens Arkiver:Interviews med politikere og historikere, bilag til nyerekommissionsundersøgelser, diverse optagelser fra foreninger (1.203)Institutioner med små/mindre av-samlinger (< 1.000 enheder):De institutioner som har små/mindre av-samlinger fremgår af Bilag 2. Der er tale om unikke samlinger(fra 5 til ca. 500 enheder), som knytter sig til institutionernes emnefelt.Konklusion (foreløbig)Oversigten viser, at der i institutuionerne findes væsentlige samlinger af unikke av-materialer, som børindgå i overvejelserne over en national bevaringsstrategi. Statsbiblioteket vil i den bevaringsplan, derp.t. er under udarbejdelse, indtænke og kontakte disse samlinger i det videre arbejde med henblik påvidens- og ressourcedeling i bevaringsarbejdet.
Bilag 1: Institutioner, som har modtaget spørgeskemaBilag 2: AV-materialer i kulturinstitutionerne - medietyper/antalBilag 3: Spørgeskema
1
Bemærk at der er tale om en skønsmæssig opgørelse baseret på de indkomne svar. Der har kun været tid tilganske få opfølgende kontakter. Endvidere skal bemærkes, at der i opgørelsen ikke tages stilling til, ommaterialerne skal bevares, men udelukkende om de er unikke.
2
Bilag 1: Institutioner, som har modtaget spørgeskemaSpørgeskema blev udsendt 13. august 2002 til flg. institutionerNr. Institution:1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.11.12.13.14.15.16.17.18.19.20.21.22.23.24.25.26.27.28.29.30.31.32.33.34.35.36.37.38.39.40.41.42.43.44.45.46.47.48.49.50.51.52.53.54.55.56.Arbejderbevægelsens Bibliotek og ArkivArkiv for Ny Litteratur / HaldCenter for Dansk BilledkunstDanmarks BlindebibliotekDanmarks Grafiske Museum / Dansk PressemuseumDansens Hus / DanseinformationscentretDansk FolkemindesamlingDansk Jagt- og SkovbrugsmuseumDansk LandbrugsmuseumDen danske FilmskoleDet Fynske Musikkonservatorium/SDUBDet Jyske MusikkonservatoriumDet Kongelige BibliotekDet Kongelige Danske Kunstakademi (Mediekunst)Det Kongelige Teater, LydafdelingenDet Kongelige Teaters Bibliotek og ArkivHandels- og Søfartsmuseet, KronborgKunstindustrimuseets BibliotekKVINFOMICMuseet for Samtidskunst, RoskildeNationalmuseet, Etnografisk SamlingNationalmuseet, FrihedsmuseetNationalmuseet, FrilandsmuseetNationalmuseet, Nyere TidNordjysk MusikkonservatoriumSkuespillerskolen ved Århus TeaterStatens Arkiver (Rigsarkivet)Statens Museum for KunstTeatermuseet i HofteatretTøjhusmuseetDen Hirschsprungske SamlingDesignskolen KoldingDet Danske KulturinstitutDet Danske Sprog- og LitteraturselskabSkuespillerskolen ved Odense TeaterArkitektskolen i ÅrhusDansk Litteratur CenterDansk SprognævnDet Danske Institut i RomDet Fynske KunstakademiDet Kongelige Danske Kunstakademis ArkitektskoleDet Kongelige Danske Kunstakademis KonservatorskoleDet Kongelige Danske MusikkonservatoriumDIEMDNLBForskningscenter for Folkelig LivsoplysningGlas og Keramikskolen BornholmKunstakademiets Bibliotek/Kunsthistorisk BilledarkivMusikhistorisk MuseumNaturhistorisk MuseumOrdrupgaardOrlogsmuseetRytmisk MusikkonservatoriumStatens TeaterskoleVestjysk MusikkonservatoriumSvarmodtagetXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXHavesAV?jajajajajajajajajajajajajajajajajajajajajajajajajajajajajajajanejnejnejnejnej
3
Bilag 2: AV-materialer i kulturinstitutionerne - medietyper/antalBesvarelser fordelt på medietyper/antal - (samlet antal samt skøn over antal af unikke av-materialer)Nr. Institution:1. Arbejderbevægelsens Bibliotek og Arkiv2. Arkiv for Ny Litteratur / Hald3. Center for Dansk Billedkunst4. Danmarks Blindebibliotek5. Danmarks Grafiske Museum / Dansk Pressemuseum6. Dansens Hus / Danseinformationscentret7. Dansk Folkemindesamling8. Dansk Jagt- og Skovbrugsmuseum9. Dansk Landbrugsmuseum10. Den danske Filmskole11. Det Fynske Musikkonservatorium/SDUB12. Det Jyske Musikkonservatorium13. Det Kongelige Bibliotek14. Det Kongelige Danske Kunstakademi (Mediekunst)15. Det Kongelige Teater, Lydafdelingen16. Det Kongelige Teaters Bibliotek og Arkiv17. Handels- og Søfartsmuseet, Kronborg18. Kunstindustrimuseets Bibliotek19. KVINFO20. MIC21. Museet for Samtidskunst, Roskilde22. Nationalmuseet, Etnografisk Samling23. Nationalmuseet, Frihedsmuseet24. Nationalmuseet, Frilandsmuseet25. Nationalmuseet, Nyere Tid26. Nordjysk Musikkonservatorium27. Skuespillerskolen ved Århus Teater28. Statens Arkiver (Rigsarkivet)29. Statens Museum for Kunst30. Teatermuseet i Hofteatret31. TøjhusmuseetI alt:Fonografvalser 78-ere Lp'er Trådruller Spolebånd0000301.026000000000000000000001015001.180930001000000030500000000010053005000001.00500000000900103200001000200000000000000040005000100095700 7.500109000200000000004000006704500017004.2000004.20001.700001.7000004250250265015024004774867015.012?017525501.3627810096052948800591.230Kassettebånd1.84500577.5007201.60050001.800424.058001.70020??
Vide
9
1
2
1
6
2.9
1
7
1
2.883 8.952
6.4
Heraf unikt eller formodet unikt - I alt:
1.180
648
0
95
13.072
11.892
5.5
4
Udfyld venligst skemaet mhp. en oversigt over av-samlinger i danske offentlige institutioner.Oversigten udarbejdes til KulturministerietsUdvalg om Bevaring af den Digitale Kulturarv.
Analoge lyd- og billedsamlinger i Danmark
Bilag 3
Institutionen har flg. danske optagelser:Medietype:Fonografvalser78'-pladerVinylpladerTrådrullerSpolebåndKassettebåndVideoFilmAndet:AntalIndhold (kort angivelse af emne/r)Optagelsesår(evt. årti)
Evt. kommentarer:
Dette skema er udfyldt af:Institution:Kontaktperson:Adresse:E-mail:Telefon:
Skemaet bedes senest 30. august 2002 sendt til:Eva Fønss-JørgensenStatsbiblioteketUniversitetsparken8000 Århus CTlf. 8946 2051Fax 8946 2220E-mail: [email protected]Evt. supplerende materiale kan vedlægges!
5
6
7
Strategi for digital bevaring
Side 1 af 3
Strategi for digital bevaringBirgit Hansen, IT-chef i Statens ArkiverOktober 2001
IndledningStatens Arkivers påbegyndte som et af de første nationale arkiver i verden tidligt i 1970’ernearbejdet med langtidsbevaring af e-arkiver. Som det var tilfældet i National Archives (USA) og i detsvenske Rigsarkiv valgtes der en strategi, der byggede på bevaring af data i systemuafhængig formog på kopiering og konvertering til nye medier, når der var behov derfor.Da Statens Arkiver i 1995 som de første i verden udarbejdede en standard for myndighedersaflevering af fuldt elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystemer (så det ikke længere varnødvendigt at aflevere papirudskrifter) førte dette til, at Statens Arkiver måtte videreudvikle sinstrategi for at sikre langtidsbevaringen. På det tidspunkt hjalp det ikke meget at skele tilarkivvæsener i andre lande, idet Danmark var/er pioner på området.Valg af bevaringsstrategiValg af strategi for bevaring af e-arkiver indebærer blandt andet overvejelser omkring, hvor mangeressourcer arkivvæsenet har til rådighed og arkivlovens beføjelser. På verdensplan diskuteres udfra 4mulige strategier:den museale strategi, hvor der etableres et computermuseum, hvor alle udgaver af maskiner,programmer, styresystemer, processorer etc., opbevares så man er sikker på, at alle data kanlæses med det programmel, de var udarbejdet på.emuleringsstrategi, hvor man emulerer – efterligner – de systemer, der har været anvendt tillæsningen af de pågældende data. I stedet for at bevare de gamle computere, udvikler manprogrammer der kan virke ligesom dem.Non custodial archiving, hvor bevaringen bliver lagt på de enkelte myndigheder, der selvvælger og gennemfører en bevaringsstrategi.migrationstrategi, hvor data konverteres – og ikke applikationer (programmer) - med passendetidsinterval så de til stadighed lever op til den gængse teknologi – kaldes også forkonverteringsstrategiDen museale strategi er teknisk umulig og økonomisk meget dyr. Emuleringsstrategien er teknisk setsvær, stor i omfang og tung i IT-kompetencer, og strategien er derfor meget dyr. non custodialarchiving er risikofyldt, idet de enkelte institutioner ikke kan forventes at kunne have hverken denødvendige IT-kompetencer eller det nødvendige udstyr for at sikre bevaringen. Migrations-strategien er teknisk og økonomisk overkommelig og hører i øjeblikket til én af de mindstressourcekrævende og mest effektive metoder, hvor e-arkivers bevaring og tilgængeliggørelse overtid samtidig er sikret. Statens Arkiver har derfor valgt migrationsstrategien som bevaringstrategi fordigitalt eller digitaliseret materiale.Migreringsstrategien indebærer, at arkivvæsenet stiller krav til, hvordan myndighederne skal afleverederes e-arkivsystemer, samt hvordan de bruger og opbevarer dem i forvaltningen. Det er nødvendigtmed præcise krav til arkiveringsversionen for at kunne forstå – dokumentere – brugen af detelektroniske arkivsystem. Et andet vigtigt mål er, at systemerne afleveres på en måde, der sikrer atdata ikke går tabt, når de konverteres, og at de kan blive tilgængelige for eftertiden.Migreringsstrategien kræver, at arkivvæsenet hele tiden arbejder på at finde formater, der er
http://kum.inforce.dk/graphics/kum/billeder/temaer/tema_bevaring/bilag_til_bevaring... 10-04-2007
Strategi for digital bevaring
Side 2 af 3
systemuafhængige, og som ikke benytter en uønsket tabsgivende kompressionsmetode og lignende.Selv det mindste tab af tilsyneladende ubetydelige data kan, efterhånden som de konverteres,medføre at betydningsbærende data mistes. Strategien kræver at hele arkivets elektroniske data skalkonverteres løbende, men det er samtidig meget sikkert at data overlever.Principper for valg af standarder for dataformater og medieFor at kunne bevare de afleverede e-arkiver forsvarligt på en måde, så de kan læses og bruges afeftertiden, har Statens Arkiver udpeget få (men tilstrækkelig mange) veldefinerede og velkendteformater, som myndighederne skal aflevere e-arkiver i. De udvalgte formater skal med sikkerhedkunne konverteres til fremtidige formater. Statens Arkiver har ligeledes udpeget ét elektronisk medietil aflevering. Derfor stilles der følgende krav til medier og formater:De skal være standardiserede – helst internationale de jure standarder - eller som minimumveldokumenteredeDe skal være bredt understøttede, platformuafhængige og åbneDe må ikke være tabsgivende så kvaliteten af data forringes, og de skal have en lang forventetlevetidDe skal være system- og programuafhængigt, så de kan konverteres til kommende formaterFormatets fremtrædelse skal være uafhængig af fonte mv., såfremt fremtrædelsen harbetydning. Fremtrædelsen har ikke betydning i en tekstversion af et digitalt materiale, derudelukkende bruges til søgning.Mediets pris pr. MB og søgetiderne skal være lave.Gennemførelse af migrationstrategienTidsintervallet for konverteringen bestemmes af tests af mediets kvalitet samt dets fysiske ogteknologiske levetid. En systematisk og kontinuerlig test og kontrol af samlingen af e-arkiver gørlangtidsbevaring og dermed tilgængeliggørelse mulig. Alle e-arkiver testes ved modtagelse framyndighederne for at sikre at alle krav er overholdt. Desuden testes arkivalierne løbende for at testeog dokumentere den samlede bestand af e-arkiver for i tide at kunne konvertere til nyt datamedie.Det er derfor nødvendigt med gode testværktøjer og testprocedurer for at sikre arkivaliernesoverlevelse. Disse værktøjer må Statens Arkiver selv udvikle, og det er derfor nødvendigt at afsætteressourcer til dette dels for at gøre test og konverteringer teknisk mulige, og dels for at effektivisereog automatisere test- og konverteringsopgaverne i takt med opgavernes stigende omfang.Der er endelig vigtigt at sikre, at Statens Arkivers krav ikke bliver en hæmsko for den teknologiskeudvikling i den offentlige forvaltning i Danmark. Også dette betinger, at Statens Arkiver nøje følgerudviklingen på området. Migreringsstrategien hører i øjeblikket til én af de mindst ressource-krævende og mest effektive metoder, hvor arkivaliernes opbevaring og tilgængeliggørelse samtidiger sikret, også i fremtiden.Forudsætninger for bevaring af digitalt materialeBevaring af digitalt eller digitaliseret materiale kræver i modsætning til konventionelle papirbaseredematerialer en aktiv bevaringsindsats fra skabelse af det digitale/digitaliserede materiale tilbevaringsindsatsen over tid til formidling eller tilgængeliggørelse over tid af det digitale materiale.Indsatsen er løbende og kræver etablering og fastholdelse af en stab af kompetente, engagerede ogbevaringsbevidste IT-medarbejdere samt løbende investeringer i det nødvendige udstyr, således atbevaring over tid bliver mulig.Hvis indsatsen i en periode reduceres væsentligt er der alvorlige risiko for tab af data, såfremt denødvendige konverteringer ikke finder sted. Datatabet kan i så fald være uopretteligt og en del af den
http://kum.inforce.dk/graphics/kum/billeder/temaer/tema_bevaring/bilag_til_bevaring... 10-04-2007
Strategi for digital bevaring
Side 3 af 3
bevaringsværdige digitale kulturarv kan således være tabt for evigt.
http://kum.inforce.dk/graphics/kum/billeder/temaer/tema_bevaring/bilag_til_bevaring... 10-04-2007
Filformater ...Baggrunden for StatensArkivers valg og fravalg affilformater til brug for langtids-opbevaring af arkivalier, samtgennemgang af de mestudbredte filformater.
Systemudvikler, Statens Arkivers IT-afdelingUdviklingen inden for elektronisk sags- og dokumenthåndtering er i en rivende udvikling, menhvordan står det til med langtidsopbevaringen af disse informationer?Hvorfor er Statens Arkiver tilbageholdende med at tillade diverse filformater i forbindelse medelektroniske afleveringer?Hvorfor findes der så mange forskellige filformater til håndtering af tekst, grafik, lyd, regneark,video mv., og hvad er de forskellige formaters styrke og svaghed?Alle snakker om XML ... men hvad er XML egentlig?
Af René Mittå Olsen
Overgangen fra papirbaseret til digitalsagsbehandling er i fuld gang.Elektroniske sags- og dokument –håndteringssystemer (herefterESDHsystem) er ved at vinde indpas i denoffentlige forvaltning.Sager som før bestod af håndskrevne ellerudprintede notater, afskrifter af møder ogtelefonsamtaler (evt. krydret med tegningerog fotografier), er i dag på vej modfuldstændig digitalisering.Et elektronisk arkiv kan i dag bestå afdigitale dokumenter, tekst, billeder,regneark, gule sedler, GIS, lyd, video etc.Disse digitale dokumenttyper kan væremere eller mindre integrerede i hinanden,og alle er de ét museklik fra redigering ellervisning/afspilning.Fælles for disse dokumenttyper er, at deskal kunne gemmes som filer, og at de
Indledning
oftest repræsenterer viden som vi ønskerskal leve længe.
Grundlæggende problematik
Det går hurtigt!Leverandørerne af Officepakker vælgerofte, af konkurrencemæssige årsager, atlægge vægt på programmernesfunktionalitet og at opretholde et hurtigtudviklingstempo (samt at løse de problemeret hurtigt udviklingstempo afstedkommer).På området vedr. ESDHsystemer er derogså ved at komme gang i udviklingen, ogdet er ikke ualmindeligt, at et ESDHsystemer i stand til at håndtere 30-60 forskelligefilformater. Antallet af filformater benyttesofte som en konkurrenceparameter over forkunden, men er der tænkt på:•at myndigheden, som køber systemet,er forpligtiget til at sikreinformationernes overlevelse?
1
•••
at disse informationer, for at overleveover tid, løbende skal konverteres tilnye ”levende” formater?at mange formater er fejlbehæftedeog sårbare overfor konvertering?at kunden måske en dag ønskerESDHsystemet konverteret til etandet system (evt. fra en andenleverandør)?
Af disse mange bitmapformater er der kunfå som fuldt ud opfylder de krav man børstille, når der er tale om opbevaring afelektroniske arkivalier. En tendens somdesværre også er gældende for andre typeraf dokumentformater.
For at illustrere problemet vil jeg dykke lidtned i en gruppe af disse formater, nemligformater til håndtering af billeder (herefterkaldt bitmap).
Et eksempel
Grundlæggende krav tilfilformater som StatensArkiver tilstræber overholdt:••••••
Et bitmap billede består af en masse småpunkter kaldet pixels.Bitmap filerne, hvori billederne gemmes, ergrundlæggende opbygget af en filheader(med oplysninger om billedets højde,bredde, antal farver, kompressions metode,copyright etc.) efterfulgt af data (beståendeaf en lang række tal som hver især beskriverén pixel eller en del af én pixel).Selvom alle bitmap filformater stort set eropbygget på samme måde, så findes deralligevel flere hundrede forskellige. Af demest kendte kan nævnes TIFF, JPG, GIF,BMP, TGA, EPS og PCX.Forskellen på disse formater er ofteminimale og er opstået på grund afcopyright, forsøg på at fastholde brugernetil de enkelte programmer samt i et vistomfang ”genopfindelse af den dybetallerken”. Hertil kommer at mange erdårligt beskrevet (ikke standardiserede), ogderfor findes i flere varianter, som desudenhåndteres forskelligt fra program tilprogram.
•
Formatet skal være standardiseret (ISO,ANSI eller lign.) eller som minimumvelbeskrevet (f.eks. TIFF).Formatet skal være bredt understøttet.Formatet skal være platformuafhængigtog åbent (ikke proprietært og ikkebehæftet med licens eller lign.).Formatet må ikke være tabsgivende påen sådan måde at kvaliteten af dataforringes.Formatet skal have en lang forventetlevetid.Formatet skal kunne konverteres tilnyere kommende formater. Det vil sige,at formatet ikke må indeholde speciellefunktioner eller lign. som relaterer sigtil bestemte operativsystemer ellerprogrammer (OLE Objekter - f.eks.’gule sedler’).Formatets fremtræden skal væreuafhængig af fonte mv., hvis dette er afbetydning (i tekstversioner af etarkivalie som benyttes til søgning, erdokumentets fremtræden udenbetydning).
Statens Arkiver hilser tidens nye digitalemuligheder velkomne. Tænk hvad detbetyder i sparet magasinplads, hurtigadgang til de elektroniske arkivalier ogdermed forbedret service over for StatensArkivers private såvel som offentligekunder.Men .... Statens Arkivers primære opgave erat sikre at e-arkivalier kan læses afeftertiden, hvilket indebærer at vi dels skalkunne modtage e-arkivalier, men ogsåopbevare og vedligeholde disse.Statens Arkiver har valgt den såkaldtekonverteringsstrategi for at sikre at2
Statens Arkivers strategi forvalg/fravalg af filformater
elektroniske arkivalier også kan læses ogforstås i fremtiden. Det er derfor nødvendigtat udpege få (men tilstrækkelig mange)veldefinerede og velkendte formater, sommyndighederne på afleveringstidspunktetkan benytte, og som Statens Arkiver, medindiskutabel sikkerhed ved kan konverterestil fremtidige formater.
Det skal bemærkes at det ikke er StatensArkivers krav som her diskuteres, men deforskellige dokumenttypers styrke ogsvagheder generelt.TekstdokumenterHer skelnes mellem anvendelse:•Til tekst der skal kunne søges i, kanASCHII eller ANSI tekstformatetbenyttes. Grafik og formateringer (fed,kursiv mv.) understøttes ikke, hvorfordokumentets oprindelige udseende ikkekan bibeholdes.•Til formater som understøtterformatering og indlejret grafik mv. vilman blive nødt til at vælge en af deformater som findes og benyttes på detnuværende marked (f.eks. Word ellerWordPerfect). Hvis dokumenternesoprindelige udseende skal bevares, erman også nødt til at bevare de fontesom er benyttet i dokumenterne, fordidisse fonte afhænger af operativsystemmv.Til ikke søgbare/låste filformater kanbitmap benyttes. Dokumentetsudseende bevares som da det blev skabtog det er ikke muligt at redigeredokumentet, hvilket må siges at væreen stor sikkerhedsmæssig fordel.Ulempen er at det ikke umiddelbart ermuligt at søge i dokumentet, men vedhjælp af OCR (Optical CharacterRecognition) kan der skabes en søgbartekstversion af det oprindeligedokument.
Forskellig typer data stillerforskellige krav til filformat
interne dele af et dokument, og/eller tileksterne dokumenter.Windows hjælpefiler, filer af SGMLtypen(HTML/XML), men også almindeligetekstdokumenter, kan indeholde bådestatiske og/eller dynamiske links. Her er detvigtigt at være opmærksom på, at det dedokumenter som et dynamiske link pegerpå, kan blive ændret eller ligefrem slettetover tid. En af løsningerne kan være at sikresit dokument ved at hente kopier af dedokumenter der linkes til, og gemme dissekopier sammen med selve dokumentet.Bitmap/fotoEt elektronisk foto består, som nævnt i detforegående, af umådelig mange punkter(pixels), og afhængig af antallet af farversom disse punkter skal kunne antage, fylderhvert punkt hvad der svarer til en eller fleretegn.En side i et tekstdokument bestående af ca.2000 tegn, vil i en bitmapudgave fylde hvadder svarer til flere millioner tegn.Dette problem søges løst viakompressionsalgoritmer der - i stedet for atgemme de enkelte punkter - gemmer størreeller mindre områder (f.eks. pixellinier).Hermed kan filstørrelsen nedsættes kraftigt.Filtypen JPG går skridtet videre og justererdesuden på farvenuancer, således atområder hvor nuancerne er næsten ens ...omdannes til at blive helt ens.
•
HypertekstHypertekst er en funktionalitet, som gør detmuligt at definere links og/eller bogmærker,som gør at brugeren kan springe mellem3
Originalt billedePå afstand kan det være svært at se forskel,men når man zoomer ind på detaljer bliverforskellen tydelig.
En telefonsamtale og en klaverkoncertstiller meget forskellige krav til kvalitet ogdermed måden hvorpå data kan gemmes.Det er ikke nok at, vi kan genkendemusikken, og på den anden side er deringen grund til at gemme en telefonsamtalei CDkvalitet. I det ene tilfælde er detsummen af samtlige nuancer i musikkensom er det egentlige dataindhold, og i detandet er det genkendelsen aftelefonsamtalens ord.Lyd fylder meget, og man bør derfor skelnemellem typer af lyd og dermed behovet forkvalitetsniveau, således at tabsgivende -men effektiv - kompression kan tillades i desituationer hvor kravet til kvalitet er lav.Levende billederLevende billeder er på mange mådersammenlignelig med lyd. Måden at gemmelyd på afhænger af formålet med data. Hvisder er tale om en videokonference hvorgenkendelighed er nok (det som siges oghvem som siger hvad), så er kvaliteten afmindre betydning. Hvis der derimod er taleom optagelser hvor det billedlige indholdskal være nuanceret, skarpt og så naturtrosom muligt, er kvaliteten af stor betydning.Levende billeder består af mange billeder,der er af en forholdsvis dårlig kvalitet hvisman fokuserer på det enkelte billede, men afen rimelig kvalitet når billederne ses somhelhed (et TV stillbillede fra envideooptagelse må siges at være af ringekvalitet).Levende billeder fylder ekstremt meget, ogman bliver derfor nødt til at benytte en elleranden form for effektiv kompression nårdisse skal lagres elektronisk.Det er muligt at tilpasse omfanget afkompressionen (læs datatabet) således at deter tilpasset ønsket om kvalitet.CADKonstruktionstegninger og lign. gemmes isåkaldte vektoriserede grafikformater. Istedet for at gemme de enkelte punkter i enlinie eller en kurve, så gemmes x,ykoordinater eller en matematisk formel.CADtegninger rummer ofte flere lag og kanskaleres frit.Den teknologiske udvikling og udviklinginden for CADverdenen har ført til nyeformater som er langt mere komplekse endde ældre foregående formater, og flertallet4
Udsnit fra originalbillede gemt som TIFF.
Efter konvertering til JPG.Bemærk de små firkanter som et JPGbilledet er opbygget af.JPG fylder meget lidt på harddisken, men eraltså tabsgivende. I visse situationer er detteen stor fordel (f.eks. til brug på Internettethvor kvaliteten af et billede spiller enmindre rolle i forhold til den mængde datasom skal flyttes over netværk).Det er muligt at tilpasse kompressionsniveauet således at datatabet bliver mindre,men så vokser filstørrelsen, og dermedbehovet for fysisk lagerplads tilsvarende.LydHvad er kvalitet, og hvad er egentligt dataindhold?
af disse er proprietære. Problemet er at detmed tiden kan blive besværligt (måskeumuligt) at konvertere nyere tegninger tilældre, velkendte, standardiserede oguforanderlige formater.GISGIS er en forkortelse af GeografiskInformations System. Med GIS skal forståselektroniske systemer til opbevaring ogvisualisering af geografiske kort.GISbilleder gemmes primært somvektoriserede linier og kurver, og med deinformationer som knytter sig til kortetsforskellige områder.GIS er på mange måder sammenligneligmed CADfiler.RegnearkEt regneark vil oftest bestå af mere end blotrækker og kolonner med simple funktionersåsom summen af tal, dato etc.I nyere regnearkformater er det muligt atgemme komplekse statistiske funktioner (Pivottabeller o.lign.).Problemet er at det ikke vil være muligt atkonvertere til ældre, velkendte,standardiserede og uforanderlige formater.Noget tyder på at løsningen på problemetmed lagring af regneark skal findes viaekstensions til XML (se afsnit om XML).MetaformaterMed metaformater menes formater som er istand til at håndtere/indeholde mangeforskellige typer af data.Microsoft Word formatet DOC, CorelsWPD (Wordperfect) og Adobes PDF formater eksempler på metaformater som udovertekst, kan rumme billeder, videosekvenser,regneark, hyperlink etc.Problemet med de nævnte formater er at dealle er proprietære formater i hastigudvikling, hvilket indebærer at der ikke ernogen garanti for at formatet vedligeholdes,endsige eksisterer, i tiden frem. Der erdesuden tale om komplekse formater, somdet kan være vanskeligt at konvertere tilandre formater.
benytte dem i forbindelse med aflevering afelektroniske arkivalier.Statens Arkivers vil - for hvert enkeltfilformat – kommentere formatets egnethedi forhold til langtidsopbevaring afarkivalier, og dermed begrunde StatensArkivers nuværende tilvalg og især fravalgaf det pågældende format somafleveringsformat.Der er lagt en del vægt på en beskrivelse afformatet XML, fordi meget tyder på atXML vil komme til at spille en markantrolle som fremtidens bærer af informationeraf enhver art.
TIFF blev oprindeligt udviklet ogspecificeret i 1986 af Aldus (Aldus blevsenere opkøbt af Adobe). Sidste revision -før Aldus stoppede med at udvikle påformatet - var TIFF revision 6.0 fra 3. juni1992.TIFF er overordentlig udbredt ogunderstøttes af stort set alle skannerpro-grammer og programmer til håndtering afgrafik og dokumenter.En af styrkerne ved TIFF er at formatet ermeget robust og enkelt opbygget, mensamtidigt rimeligt avanceret.Statens Arkiver tager udgangspunkt i TIFFrevision 6.0, som specificerer det basaleformat (det som enhver TIFF viewer skalkunne håndtere) og registrerede ekstensions(funktionalitet og features som en TIFFviewer evt. har valgt at kunne håndtere).Det er ifølge TIFF revision 6.0 muligt atbenytte følgende kompressionstyper:•Packbit kompression•CIT/TSS Group 3 og 4 kompression•LZW kompression•JPEG kompressionStatens Arkiver har valgt at benytte LZW,fordi den er effektiv til kompression affarve/gråtone bitmap, og CCIT/TSS gruppe4 kompression algoritmen til S/H bitmap,fordi der er tale om en uhyre effektivkompression.LZW er licensbehæftet (UNISYS), menudelukkende når der er tale om udvikling afkommerciel software (Statens Arkiver haraf samme grund tilladelse til frit at benytteog distribuere software som benytter LZW,til myndigheder og leverandører) .5
TIFF
Gennemgang af et udvalg affilformater
I det følgende beskrives et udpluk affilformater udvalgt på grund af udbredelseog myndigheders ønsker om at måtte
Statens Arkiver har undladt at bruge JPEGkompression fordi algoritmen ertabsgivende, og undladt brugen af Packbitkompression, eftersom den ikke er effektivnok.Selvom det er muligt at definere enmultiplepage color TIFF filtype somoverholder Baseline TIFF 6.0specifikationerne, så har Statens Arkivervalgt ikke at benytte denne mulighed, fordidisse (proprietære) varianter ikke erudbredte og derfor endnu ikke understøttes itilstrækkelig omfang.
synspunkt sandsynligvis være velegnet tillangtidsopbevaring af bitmap/foto, hvisformodningerne om stor udbredelsekommer til at holde stik.
DOC er et Microsoft dokumentformat somer meget udbredt. Desværre ændresformatet fra programrevision tilprogramrevision, senest sandsynligvis pågrund af et ønske om en tættere forbindelsetil Internettets nuværende HTML format ogdet kommende XML format.Word formatet må siges at være etkompliceret format under fortsat udvikling,og formatet er ikke standardiseret, og måderfor anses som værende uegnet tillangtidsopbevaring af arkivalier.
DOC (WORD)
PDF ejes og udvikles af firmaet Adobe, ogbenyttes som internt format i firmaetsproduktserie Acrobat.Adobes PDF reader er gratis og erunderstøttet på alle operativsystemer(platform uafhængig), hvilket har væretmed til at sikre formatet stor udbredelsesom udvekslingformat på Internettet.PDF indeholder mange specialfunktioner,og de mange plugins (f.eks. roterbar 3Dgrafik for bare at nævne én) er med til atkomplicere formatet og dermedmulighederne for fejl.Udseende og udskrifter af PDF kan skifteafhængig af hvilke fonte et system stiller tilrådighed.PDF er udbredt, men pga. affontafhængigheder og den fortsattevidereudvikling af formatet, skønnes PDFikke at være velegnet til langtidsopbevaringaf arkivalier.
PDF
JPG benyttes til lagring af billeder, ogudvikles af en gruppe (Joint PhotographicExperts Group) understandardiseringsrådene ISO/IEC.JPG er et filformat, som benytter enkompressionsmetode kaldet JPEG.Filformatet JPG og kompressionsmetodenJPEG er nærmest synonyme størrelser, menandre filformater end JPG, kan sagtensbenytte JPEG kompressionsmetoden.Selvom JPG er meget udbredt ogunderstøttes af alle grafikprogrammer ogInternet browsere, egner formatet sig ikketil langtidsopbevaring af arkivalier.Kompressionsalgoritmen som anvendes ertabsgivende og formatet egner sig ikke tillagring af S/H dokumenter fordi det kunkan håndtere farvedybder på 24 bit (fleremillioner farver).En ny JPG standard ”JPG2000” som fornyligt blev færdigudviklet, giver mulighedfor ikke tabsgivende kompression oghåndtering af andre farvedybder end 24 bit(16,8 millioner samtidige farver).”JPG2000” vil ud fra et arkivmæssigt
JPG
AVI (Video for Windows) benyttes til athåndtere animationer og levende billeder.AVI formatet er ikke standardiseret, men ervelbeskrevet (Microsoft de facto standard).Det er meget udbredt men på kraftig retur.Selvom formatet ikke direkte benyttertabsgivende kompression, nedsættesbilledkvaliteten i forbindelse medproduktionen (downsampling) således at derreelt er tale om tab af kvalitet. AVI benytterWAV som lyddel (se beskrivelse af WAV).Potentiel mulig som format tillangtidsopbevaring pga. udbredelse og fordider ikke mere udvikles på formatet, menAVI er ikke egnet til at håndtere levendebilleder i TV kvantitet/kvalitet.
AVI
MPEG benyttes til levende billeder ogudvikles af en gruppe (Moving PictureExperts Group) understandardiseringsrådene ISO/IEC.MPEG version 1,2 og 4 anvender alle enkompressionsalgoritme som ligner den sombenyttes af bitmapformatet JPG.
MPEG
6
MPEG 1,2 og 4 kompressionsalgoritmengiver datatab, og hvis man ser på detenkelte billede (stillbillede), vil datatabetkunne ses med det blotte øje, men når derskiftes mellem billederne (filmen afspilles)bemærkes dette ikke.MPEG findes i flere versioner hvorafMPEG 2 er den mest udbredte. MPEG 4kan i princippet det samme som MPEG 2,men er blevet forbedret og udvidet på enlang række punkter. MPEG 4 er endnu ikkeslået igennem som afløser for den mereenkle version 2.MPEG 2 skønnes velegnet som format tilhåndtering af video pga. udbredelse og fordider er tale om et velbeskrevet,standardiseret format som er i stand til athåndtere levende billeder i TVkvantitet/kvalitet på linie med DVD film.Statens Arkiver er i skrivende stund ved atundersøge formatet nærmere med tanke påvalg af MPEG 2 som format tillangtidsopbevaring af levende billeder.
XLS benyttes til lagring og udveksling afregneark i Microsoft programmet Excel.Formatet er proprietært, ikke standardiseretog er under fortsat udvikling.Formatet skønnes derfor uegnet tillangtidsopbevaring af arkivalier.
DSFL er en forkortelse for Dansk Selskabfor Fotogrammetri og Landmåling.Selskabet har siden 1983 udviklet ogvedligeholdt et dansk format til lagring ogudveksling af GIS data kaldt DSFL.Formatet er ikke kommercielt,standardiseret, og velegnet tillangtidsopbevaring af GIS informationer.
DSF/FLA
Benyttes til lagring af lyd, og er megetudbredt, men på retur. Formatet er ikkestandardiseret, men velbeskrevet (de factostandard) og i stand til at lagre lyd i CDkvalitet.WAVE findes i mange varianter hvilketstiller store krav til den software som skalhåndtere formatet.Potentiel mulig som format tillangtidsopbevaring af lyd pga.. udbredelseog fordi der ikke længere udvikles påformatet.
WAVE
DXF er et udvekslingsformat som erudviklet, og vedligeholdes af firmaetAutoDesk. Formatet er meget udbredt,velbeskrevet og frit tilgængeligt.En af fordelene ved formatet er at det lagressom simpel ACHII tekst, og dermed erumiddelbart læseligt. En mindre ulempe vedanvendelsen af ACHII, er at det dermedoptager mere plads end formater som lagresbinært.Selvom der fortsat tilføjes nye objekttypertil formatet (udvidelser kræver opdateretsoftware), så er formatet velegnet tillangtidsopbevaring af eksisterende ogfremtidige CAD tegninger.
DXF
MP3
Benyttes til håndtering af lyd og er megetudbredt.MP3 benytter en tabsgivende kompres-sionsalgoritme MPEG 1 (JPEG lign.), mener i stand til at gengive lyd i en kvalitet somnærmer sig CD kvalitet.Der udvikles fortsat nye versioner afformatet, men formatet er udbredt ogstandardiseret og skønnes derfor velegnetsom format for lyd.Statens Arkiver er i skrivende stund ved atundersøge formatet nærmere med tanke påvalg af MP3 til langtidsopbevaring af lyd.
DWG er et filformat som er udviklet ogvedligeholdes af firmaet AutoDesk.Formatet er meget udbredt, og forsøgesgjort frit tilgængeligt af OpenDWGAlliance (sammenslutning af CADbrugere).Potentielt egnet til opbevaring afCADtegninger, specielt hvis formatet gøresfrit.
DWG
XLS
HTML (Hyper Text Markup Language)egner sig til arkivering af Internet sider,men formatet er opbygget på en sådan mådeat udseende i høj grad afhænger af detprogram som viser filens indhold(browseren), installerede fonte og grafikfor-materne GIF og JPG.HTML formatet er i et vist omfangfejlbehæftet og inkonsistent, men på grund
HTML
7
af sin store udbredelse potentiel mulig somlagringsformat.
XML (eXtensible Markup Language) er etsæt af regler for opmærkning af simpelACHIItekst således at denne tekst opdeles iveldefinerede logiske elementer, f.eks.TITEL, FORFATTER , TABELNAVN,DATO o.lign.Formålet med denne opmærkning er atopbygge veldefinerede strukturer af datasom efterfølgende kan benyttes til snart sagtethvert formål f.eks. intelligente søgninger idokumenter, definition af tabellerne i endatabase (metadata) ellerhjemmesider/dokumenter på Internettethvor brugeren har mulighed for at seforskellige udsnit af disse (f.eks. resume,fuld tekst, indholdsfortegnelse etc.).XML definerer altså en struktur i en tekst,men fortæller intet om hvad denne strukturskal bruges til, og heller intet om hvordandenne tekst kan eller skal præsenteres.Et XMLdokument skal som minimum være”Welformed”, hvilket betyder at detoverholder reglerne for opbygningen afXMLopmærkninger (f.eks. skal enbegyndelsesopmærkning altid afsluttes meden afslutningsopmærkning).Et XMLdokument kan desuden være”Valid” (og dermed i sagens natur”Welformed”) hvis der til dokumentetknytter sig en DTD (Data Type Definition)eller et ”Scheme” som definerer i hvilkenrækkefølge disse opmærkninger kan/skalforekomme.Hvis der hertil knyttes et Stylesheet som,via reference til opmærkningerne, definererskrifttype, fontstørrelse mv. , så vilXMLdokumentet desuden kunnepræsenteres på et utal af måder uden atændre i selve XMLfilens dataindhold.En DTD og et Stylesheet kan enten væreintegreret i XMLdokumentet (en fil) ellerligge som separate filer, som dermed kanbenyttes af andre XMLdokumenter (nemt atopdatere alle dokumenter på en gang).Man kan sige at XML intet kan i sig selv,men at man kan ALT med XML.I tilknytning til XML er der efterhåndenskabt et utal af ekstensions som understøtter
XML
og supplerer XML. Udover de generelleekstensions som f.eks. Stylesheets, findesder mere specielle ekstensions f.eks XQLsom giver mulighed for at definere SQLstatements (forespørgsler i databaser) ogMathXML hvormed det er muligt at angivematematiske udtryk og værdier og XHTMLhvormed det er muligt at definere HTMLversion 4.0.Fælles for disse ekstensions er at de alle erdefineret via XML og altså ikke bryder medstandarden.XML har taget udgangspunkt i den grafiskeverden (SGML), men er i en vis forstandved at bevæge sig i andre retninger endoprindeligt tænkt, fordi XML erveldefineret, platformuafhængigt,maskinuafhængigt, smidigt og (megetsnart!) meget udbredt .XML ved at slå igennem specielt sommeddelelsesformat mellem applikationer ogmellem diverse typer af hardware (PC'er,WAP mv.). De alm. kendtetransportprotokoller så som TCP/IP ogHTTP vil fortsat blive benyttet, menmeddelelsesindholdet vil blive XML ogtypen af modtagerens operativsystem ogapplikations-type vil være underordnet.Som eksempel på anvendelsen af XML kannævnes nogle af verdens størstenyhedstjenester, som arbejder medudvikling af deres egne ekstensions tilXML. Disse tænkes brugt således, at engiven nyhed, XML opmærkes og lagres påen central server, hvorefter de forskelligemedier via denne opmærkning vil kunnetrække de relevante informationer ud i enform som passer til et ønsket medie. Det vilhermed være muligt for f.eks. en WAPtelefon at trække på samme data som ennyhedsside på Internettet og en skreven sidei en avis. Disse XMLekstensions fokusererspecielt på tekst, billeder, video, lyd ogtabeller og kunne med tiden væreinteressante for Statens Arkiver fordi detkommer til at håndtere stort set sammefilformater som et ESDHsystem.
Hvis jeg skal give et bud på hvilken retningudviklingen indenfor filformater tager, såville et forsigtigt bud på fremtidensfilformater være; at kategorien billeder, lydog video håndteres af filformater af MPEG8
Fremtiden
typen, og at stort set alt andet håndteres viaXML.
9
Arbejdsgruppe vedr. bevaring af den digitale kulturarvDFI/Filmarkivet – ressourceforbrug
Indsamling/katalogisering1.5 årsværkDrift - emballage mmI altDrift af arkiv NaverlandDrift af arkiv Bagsværd
Bevaring500.0002 årsværk450.000lab. & teknik950.000
Formidling800.0007 årsværk2.600.000Lab. & teknik3.400.000
1.900.0001.000.0002.900.0007.250.000
2.000.000750.000
KommentarerAntal årsværk er en vurdering af forskellige medarbejderes procentvise indsats indenfor de trehovedkatagorier sammenlagt til årsværk. Udgangspunktet er 2000 og 2001 idet arkivet fra 2000 fiktilført nye medarbejdere. At medregne 1999 vil således fortegne billedet negativt.Indsamling og katalogisering.Arkivet modtager ca. 1000 enheder pr. år, men den aktuellekatalogiseringsindsats er større idet der er et mangeårigt efterslæb som hermed i begrænsetomfang nedbringes år for år.Bevaringdækker især laboratorieudgifter i forbindelse med produktion af sikringsmateriale ogegentlige restaureringer. Målet har været et omfang der svarer til 10 sikringer af spillefilm, 20 afkort- og dokumentarfilm. Sikringsindsatsen skal ses i forhold til dels filmmaterialets nedbrydning,der nødvendiggør nykopiering, dels behovet for at sikre film gennem produktion af master hvisarkivet ikke er i besiddelse af negativet. Den passive bevaringsindsats omfatter samtlige film der eropmagasineret under kontrollerede klimaforhold.Formidlingdækker aktiviteter med kontrol og klargøring af film til udlån til ind- og udland,klargøring af film til researchere og filmbranche, styring af udlån samt chauffør- og lageraktivitet.Desuden er her indregnet laboratorieomkostninger til nykopiering af filmkopier, indkøb af kopier ogformidling via bl.a. dvd. Drejer det sig om dansk materiale nykopieres nedbrudt materiale efterformidlingsbehov. Så langt budgettet rækker. Der nykopieres mellem 10 og 20 titler pr. år afhængigaf efterspørgsel og andre behov.Der er et udlån på ca. 1000 titler pr. år der alle skal gennemses og evt. repareres og renses førudlån, og hyppigt kontrolleres efter returnering. Dertil kommer klargøring af materiale tilfilmbranchen. F.eks. udlån af master til nykopiering – et begrænset antal, men et meretidskrævende arbejde, eller til selskaber der ønsker at gennemse en større del af det materiale derbefinder sig i arkivet. Hertil medgår ca. et halvt årsværk.Samtlige materialer i arkivet er i princippet tilgængelige for formidling efter ekstern forespørgsel.Negativer og nitratmateriale dog restriktivt, dvs. kun for deponenten/rettighedshaver og forskereeller i forbindelse med en sikrings- og restaureringsindsats. Visningskopier er tilgængelige hvisteknisk stand gør det muligt.
Drift af arkiverdækker husleje af bygninger og el-forbrug for at fastholde konstant klima. Vedr.Naverland er det vurderede udgifter fra og med 2002, idet dette vil være det fremtidige arkiv forsamtlige samlinger bortset fra nitratfilm. Der er ikke medregnet drift af et evt. kommende nitratarkivtil afløsning af Bagsværd Fort.Dan Nissen
DIGITAL LANGTIDSBEVARING AF NATIONALBIBLIOTEKSMATERIALER IDANMARK.Implementeringsorienteret fastlæggelse af strategien for en langsigtet bevaring ogtilgængeliggørelse af de nationale samlinger af digitale materialer inden fornationalbiblioteksfunktionen i DanmarkUdarbejdet af Det Kongelige Bibliotek og Statsbiblioteket
I forbindelse med Kulturministeriets arbejdsgruppe om digital bevaring har de impliceredeinstitutioner afleveret bevaringsplaner, udredninger o.lign. som belyser omkostningerne vedindsamling, bevaring og tilgængeliggørelse. For de publicerede digitale objekter dækker de indgivnetal kun dele af opgaven idet usikkerheden på prissætningen af visse opgaver er forbundet med så storusikkerhed, at det ikke er meningsfuldt at komme med et estimat. Nedenstående er et forsøg på atkvantificere indsatsen indenfor disse områder. Indsatsen vil fokusere på to områder:••Implementering af langtidsbevaringsstrategi herunder brugervenlig tilgængeliggørelseFormulering af strategi for komplekse digitale objekter
Det foreslås at gennemføre en række koordinerede konkrete forsøg for gennem disse dels at fastlæggeretningslinjerne for varetagelsen af den langsigtede bevaring af de danske nationale kulturværdier, somforeligger og udgives i digital form, og dels at etablere komponenter til en infrastruktur tillangtidsbevaring samt en konsolideret økonomisk vurdering af udgifterne i forbindelse med den videredrift.
Langtidsbevaring og tilgængeliggørelseDer foreligger endnu ikke fastlagte standarder for den langsigtede bevaring af den nationale kulturarv idigital form, men der er en række aktiviteter og initiativer i gang internationalt, og der foreligger enrække anvisninger for tilrettelæggelsen af dette arbejde, som understøtter et internationalt arbejde .OAIS modellen (Open Archive Information System) har opnået udstrakt international anerkendelsesom ledende koncept for strukturering af tilrettelæggelsen af en langsigtet bevaringsstrategi formaterialer i digital form. Arbejdet vil falde i fire dele:A. Fastlæggelse af AIP , herunder dataformater og metadata (1,0 - 1,75 mio kr)Fastlæggelse af indhold og metadata af Archival Information Packages (AIP) med vægt påetablering af en metadatagenerering, der i videst muligt omfang bygger på maskinbaserederutiner.
1
10-04-2007
Arbejdet omfatter flere digitale objekttyper som er såvel indsamlet online og som fysiskeobjekter.Fokus vil være fastlæggelse og afprøvning af (automatisk analyse og) konvertering tilstandardformater, der understøtter langtidslagring for forskellige materialetyper – herundernaturligvis hvilke objekttyper, som kan konverteres til en samling af materiale på standardformog disses relation og sammenhæng, som kan repræsenteres på standardiseret form. Vedmaterialetyper refereres her til:-------tekster,billeder (still billeder),lyd,film, videomultimedierinternetmaterialerosv.
Objekttyper er desuden:
Omkostningerne vil afhænge af graden af automatisation (groft sagt – jo flere penge der bruges idenne fase des billigere bliver det i det lange løb)
B. Fastlæggelse af arkivstruktur (0,5 - 1,0 mio kr)Fastlæggelse (og etablering) af arkivstruktur for de forskellige typer af digitale datasamlinger isammenhæng med de enkelte materialetypers dataomfang og benyttelsesvilkår: tekster, billeder,lyd, fim etcI Webarkiveringsrapporten opereres med to typer lager – et near online lager (effektueret pt. viataperobot) og et online lager baseret på pc’er. Sidstnævnte er en dyr form for lager pt. menantages at falde i pris. Det skal dog overvejes om dette også er en relevant arkitektur for ældremateriale. Anvendes for ældre materiale en kombination af near online og offline vil det kræveforsøg med lagerstruktur. Systemer skal udvikles til at styre, hvor hvilket materiale forefindes.Udgifterne til hardware er prissat i webarkiveringsrapporten.C. Fastlæggelse af DIP (0,5 - 1,0 mio kr)Fastlæggelse af format og udformning af Dissemination Information Packages (DIP) ogafprøvning af disse i sammenhæng med tilgængeliggørelse af materialerne fra arkiverne.
2
10-04-2007
Tilgængeliggørelsen indgår som en væsentlig side af bevaringsopgaven og af udviklingen afbevaringsløsningen.
Komplekse digitale objekterD. Komplekse digitale objekter (0,5 - 1,0 mio kr)Afprøvning og fastlæggelse af fremgangsmåder for behandling og bevaring af kompleksedigitale objekter (eksempelvis spil, animationer og andre interaktive web-komponenter), såledesat såvel indhold, udtryk og funktionalitet bevares. Der refereres her til de komplekse ogdynamiske objekter eller værker, som er en stigende andel af den digitale og netbårne kulturarv,som fx er i stand til at indgå i dialog med brugeren, og som i sine udtryk og funktioner erbetinget af brugerens handlinger. Opgaven er her at tage nærmere fat på disse komplekse værkermed henblik på at afprøve og vurdere vilkår og muligheder for forskellige niveauer afautenticitet i bevaringen: fra dokumentation af de dynamiske værkers funktionalitet gennemoptagelse af ”filmsekvenser”, der dokumenterer værkets muligheder for udtryk og funktionalitet,frem til bevaring af sådanne værkers funktionalitet og udtryk, således at de er i stand til at indgå inye interaktionssekvenser svarende til det oprindelige værk. Beløbsramme 1 mio.Man kan beslutte at reducere arbejdet omkring bevaring – med den konsekvens, at disse værkermed meget stor sandsynlighed vil gå tabt eller vil være dokumenteret på lavt niveau. Arbejdet vili så fald fokusere på relevant dokumentation af objektets karakter, indhold og anvendelse. –Beløbsramme: 0,5 mio.Brugervenlig adgangI samarbejde med de andre nordiske lande har KB være med til at udvikle software til at give enbrugervenlig adgang til arkiveret materiale på tværs af arkiver. Dette arbejde er støttet af såvelNordunet2 initiativer, NordInfo samt for Danmarks vedkommende også DEF. Software er ved atblive gjort til Public Domain, men afviklingen forudsætter, at man har effektivtindekseringssoftware. Afhængig af krav til skalerbarhed, til følsomhed overfor fejl ogforhandlerens velvillighed overfor projektets kulturpolitiske art, koster en licens et sted mellem0,25 og 1 mio.
3
10-04-2007
KulturarvsudvalgetKulturministerietNybrogade 2København KAtt: Katrine Tarp13. januar 2003
Pligtaflevering af radio- og fjernsynsudsendelserØkonomiAflevering af båndkopierFor at kunne beregne meromkostningen ved udvidelse af pligtaflevering af radio- og tv-udsendelser er det nødvendigt at kende prisen pr. sendetime for indsamling, bevaring og for-midling af udsendelserne.Vi har tidligere forsøgt at opgøre timeprisen pligtaflevering af radio og tv hver for sig. Des-værre viste de tidligere beregninger sig at være ufuldstændige pga. uklarhed om opgørelses-principperne. Det har efterfølgende vist sig ikke at være muligt at adskille omkostningerne forde to medier.Den gennemsnitlige hidtidige omkostning pr. radio/tv sendetime for modtagelse, arkivering,herunder lagerplads, samt formidling og andel af fællesudgifter, men uden registrering afmetadata og omkostninger til langtidsbevaring (dvs. overspilning til andet medie eller digita-lisering) (jf. bilagene 2-3) har været 20,40 kr.Den samlede omkostning for Radio /TV har været i alt 1.927.928 kr. om året.Udgifterne skønnes at fordele sig således:oIndsamlingoBevaringoFormidling84 %8%8%1
Merudgiftenved at udvide afleveringen med de i bilag 1 omtalte landsdækkende udsendelser,i alt 84.000 timer om året, vil, ved aflevering på bånd, beløbe sig til:oRadio / TvoUdstyroI alt1.714.000 kr. pr år100.000 kr. pr år1.814.000 kr. pr år
Der er ikke taget højde for evt. forøgede udgifter til formidling som følge af ændringer i Op-havsretsloven.Det har imidlertid vist sig, at det radiologgingsystem, som DR har anvendt de sidste fire år,ikke er velegnet til formålet. I Norge og Sverige har man gjort lignende erfaringer med tilsva-rende teknologi. Der må derfor satses på hurtigst muligt at gå over til digital logning og on-line overførsel af data til Statsbiblioteket.Digital overførselOmkostningerne ved pligtaflevering af radio- og tv-udsendelser vil i høj grad afhænge af, omoverføringen af udsendelserne med tilhørende metadata til Statsbiblioteket kan ske elektro-nisk i digital form. Det gør også en afgørende forskel, om overførslen og arkiveringen kan skeautomatisk, eller om det er nødvendigt manuelt at bearbejde data og metadata mhp. arkive-ring. Ved automatisk overførsel vil den manuelle indsats kunne begrænses til systemovervåg-ning og kvalitetskontrol.Det er væsentligt for Statsbibliotekets beregninger af forventede omkostninger ved en udvi-delse af pligtafleveringen, at disse forudsætninger kan lægges til grund.Omkostningerne ved digital aflevering af de udsendelser, der er omfattet af de gældende afle-veringsaftaler (DR + TV 2) er følgende:I forbindelse med det økonomiske overslag er følgende størrelser anvendt:oradiootv5 TB pr. år14 TB pr år
For radio er tallet baseret på formatet MP3, 16 Kbps og 1.340 timer pr. uge. For TV er talletbaseret på MPEG4 eller MPEG1, 150 Kbps og 448 timer pr. uge.Data overføres til et masselagersystem bestående af SUN 4800 system med 1 TB disk og ca.100 TB båndlager af typen LTO. Projektet her ”betaler” for 20% af masselagerets anskaffel-sespris og for den tape, som bruges. Anskaffelsesprisen er 4 mio. kr. og det afskrives over 5år. Udvikling og softwareanskaffelse er angivet under ”adgangssikring” og projektets andel afsat til 20% af systemprisen.
2
Netværksprisen anslås til 75.000 kr./år pr. Mbps (gennemsnitlig trafikforøgelse)– dette tal erfremkommet ud fra Statsbibliotekets nuværende betaling og under antagelse af, at Viden-skabsministeriet ikke støtter linien med 50% tilskud (som ellers er tilfældet på forskningsnet-tet). Det antages at dette også dækker trafikken fra Radio- og TV-stationerne og at etable-ringsomkostningerne er indregnet.Udvikling og drift omfatter den løbende overvågning af at resultatet bliver afleveret på serve-ren og placeret i databasen samt løbende mindre tilpasninger af software. Et årsværk antagesat have en værdi på 36.000 kr./måned.antalMasselagerServerBåndvedligeholdAdgangssikringBåndbreddeenhedpris/år (kr.) Investering (kr.)160.00092.50060.00040.000300.000216.000868.500216.0001.216.000800.000200.000
1 SUN19 TB1 SUNSoftware4 Mbps0,50 årsværk
NetværkUdvikling og drift
I prisen pr. år er indregnet afskrivning. Investeringsbeløbet er derfor kun interessant udfra encashflow betragtning.Udgifterne til formidling afhænger helt af, hvad de ophavsretlige regler tillader.Der antages ikke at være særlige udgifter forbundet med formidling i form af gennemsyn afudsendelserne på Statsbiblioteket eller ved online tilrådighedsstillelse af udsendelserneSkal der udlånes båndkopier til forskningsformål vil udgiften beløbe sig til det samme somfor formidling af analoge bånd, nemlig 0,2 årsværk svarende til 65.000 kr. om året, med dennuværende efterspørgsel.En udvidelseaf afleveringen med 84.000 timer om året vil kræve ekstra bånd til lagring af 18TB samt en forøgelse af båndbredden. Hvis det antages at en fordobling er hensigtsmæssig,vil meromkostningen være 390.000 kr. om året.For formidling gælder det samme som nævnt ovenfor. Skal der udlånes båndkopier til forsk-ningsformål vil udgiften beløbe sig til det samme som for formidling af analoge bånd, nemlig0,2 årsværk svarende til 65.000 kr. om året, såfremt efterspørgslen efter bånd fra disse statio-ner er lige så stor, som den nuværende efterspørgsel efter bånd med udsendelser fra DR ogTV-2.Under den forudsætning vil for merudgiften for udvidelsen af pligtafleveringen ved digitalaflevering være på ca. 455.000 kr.
3
Endelig skal der medregnes andel i fællesudgifter, ca. 20 % eller i alt 275.000 kr. pr årDet samlede regnestykke for digital aflevering ser altså sådan udÅrlig driftOmlægning af nuværendeaflevering, indsamling ogbevaringFormidling ved båndudlånMerudgift ved udvidelse afaflevering med 90.000 t/årFormidling ved båndudlånDirekte udgifter i altFællesudgifter ca. 20 %I alt869.00065.000390.00065.0001.389.000278.0001.667.0001.216.0001.216.000Investering1.216.000
Harald v. Hielmcrone
4
Bilag 1
Oversigt over satellit- og kabeltilladelser i 2001, landsdækkende udsendelserKonfereret pr. tlf. med Anders Clemmensen, Radio- og tv-nævnet, 8.10.02 ogSupplerende oplysninger den 25.11.2002Selskabets navn / stationens navnRadio 2SBS Broadcast Danmark; TvDanmarkVoice of Scandinavia Gold FMCIAC Holding; DK 4Nordisk Radioreklame The VoiceMesopotamia Broadcast; METVNordisk Radioreklame The Voice PopFMDan Toto Racing LiveMesopotamia Broadcast; Radio Meso-potamia InternationalKlassisk FM ApSDanmarks Erhvervsradio og tv A/S;Radio 24-7TypeSatellit-radioDanskSatellit-tvDanskKabel-radioDanskSatellit-tvDanskSatellit-radioDanskSatellit-tv55% Dansk prod.Satellit-radioDanskSatellit-tvDanskSatellit-radioikke danskSatellit-radioDanskDanskGældende pri-mo 2002JaJaJaJaJaJaJaJaJaJa? Uoplyst. Beregnet:alle dage – døgnetrundt = 8.760 talle dage – døgnetrundt = 8.760 tAntal sendetimeralle dage – døgnetrundt = 8.760 tca. 20 t. pr. døgn= 7300 talle dage – døgnetrundt = 8.760 talle dage – døgnetrundt = 8.760 talle dage – døgnetrundt = 8.760 t4 timer pr. dag= 803 t? Uoplyst. Beregnet:alle dage – døgnetrundt = 8.760 tca. 4 timer pr. dag= 1.460 t
Foråret 2003 udbydes to nye kommercielle radiokanaler, P5 og P6 med hver minimum 18sendetimer i døgnet, dvs. i alt mindst 13.140 timer pr år.•••Radio i altTv i altI alt pr år65.70018.32384.023
5
Bilag 2Antal sendetimerRADIO - modtagne sendetimer i dagNuværende afleveringPr. ugeSendetimer DR (-LB/MB) :1.340+lokalradio 1 uge (skønnet)I alt radiotimer pr. årTV - modtagne sendetimer i dagNuværende afleveringSendetimer DR + TV 2Optagelse TV 3 (skønnet)+ lokal-tv 1 uge (skønnet)I alt TV-timer pr. årPr. år69.68050070.180
Pr. uge44821
Pr. år23.2961.0925024.438
6
Bilag 3Udgifter for hidtidig indsamling.
Det er vanskeligt at udskille radio/tv og av-pligtafl., idet dele af av-pligtafl. (=video og lydbøger) varetages af radio/tv-sekFordeling på funktionerne samt underordnet fordeling på Indsamling, Bevaring og Formidling er derfor anslåede.Forudsætninger: 1 ÅV = 325.000 kr. og udgør 1.438 arbejdstimer ekskl. ferie, efteruddannelse mm.pr. år. ÅV-opgørelsen er inkl. sektionsledelse.Opgørelsen er baseret på gns. udgifter 1999-2001.Modtagne sendetimer i dag: RADIO 70.180 timer og TV 24.438 timer, i alt 94.618
Radio/tv - direkte driftsudgifter:Indsamling+registreringBevaringFormidlingI altDriftÅV a 325.000 kr.Løn500.0002,0 650.00050.0000,2 65.00050.0000,2 65.000600.0002,9 942.500I alt1.150.000115.000115.0001.380.000
AV-pligtaflevering - direkte driftsudgifter:Indsamling+registreringBevaringFormidlingI altDriftÅV a 325.000 kr.Løn19.3332,0 650.00019.3330,2 65.00019.3330,7 277.50058.0002,4 780.000I alt669.33384.333246.8331.000.500
Samlede udgifter, inkl. magasinerRadio/TVAV-pligtafleveringFællesudgifter (beregnet ud fra årsværksforbruget)MagasinerI alt
1.380.0001.000.500786.154158.5502.539.050
Radio /TV i alt 1.927.928 kr.Gennemsnitsomkostning for radio og tv i dag:
(beregnet som direkte driftsudgifter for radio/tv plus 58 % udgifter til overhead og magasinering)
20,40 kr.
7
Retlige forhold vedr. bevaring af den digitale kulturarvv/ Harald v. Hielmcrone
IndholdRetlige forhold vedr. bevaring af den digitale kulturarv .................................................. 1Indhold.......................................................................................................................... 1Indledning..................................................................................................................... 2Udgivne værker ............................................................................................................ 2Pligtaflevering .......................................................................................................... 2Ophavsret.................................................................................................................. 4Konklusion ............................................................................................................... 6Offentliggjorte værker .................................................................................................. 6Hjemmesider m.v. .................................................................................................... 7Film......................................................................................................................... 11Radio- og fjernsynsudsendelser.............................................................................. 12Konklusion ............................................................................................................. 14Arkivalier.................................................................................................................... 15Offentlige arkivalier ............................................................................................... 15Private arkivalier..................................................................................................... 17Ophavsret................................................................................................................ 17Konklusion ............................................................................................................. 18Kryptering................................................................................................................... 18EU........................................................................................................................... 19Konklusion ............................................................................................................. 21Retlige overvejelser om webarkivering i andre lande ................................................ 21Sverige .................................................................................................................... 22Frankrig .................................................................................................................. 22Australien ............................................................................................................... 24USA ........................................................................................................................ 25Konklusion ............................................................................................................. 26Litteraturliste .............................................................................................................. 27Bilag 1 ........................................................................................................................ 28Bilag 2 ........................................................................................................................ 31
1
IndledningDer knytter sig en række retlige spørgsmål til bevaring af den digitale kulturarv eller tilbevaring af kulturarven i digital form. Et vigtigt udgangspunkt er de to kulturbevarings-love, pligtafleveringsloven og arkivloven, som udtryk for offentlighedens interesse ibevaring af udgivne værker og arkivalier. Et andet uomgængeligt retsområde er ophavs-retsloven, hvor hensynet til ophavsmandens rettigheder og samfundets ofte modståendeinteresser afbalanceres.Pligtafleveringsloven og arkivloven vedrører primært spørgsmål om indsamling og be-varing, hvorimod ophavsretsloven primært vedrører spørgsmål om tilgængelighed. Be-stemmelserne i det ene regelsæt kan dog i visse tilfælde have konsekvenser for det an-det. Formålet med denne redegørelse er, på et forholdsvis overordnet niveau, at beskriveretstilstanden og forsøge at afdække, hvor der kan opstå problemer.I beskrivelsen af problemstillingerne er det hensigtsmæssigt at skelne mellem•••udgivne værker, der foreligger som fysiske genstande i eksemplarformværker, som offentliggøres ved at blive fremførtarkivalier
Den retlige stilling er forskellig for de tre typer værker, hvorfor det er mest hensigts-mæssigt her at behandle dem hver for sig.Udgivne værkerEt værk anses for udgivet, når eksemplarer af værket med ophavsmandens samtykke erbragt i handelen eller på anden måde spredt blandt almenheden. Det afgørende for at etværk kan siges at være udgivet, er altså at der skal foreligge eksemplarer af værket.Værker, der udgives i databaser, kan også siges at være udgivet, såfremt brugeren haradgang til at tage (eller bestille) en kopi af værket.
PligtafleveringI Danmark har vi siden 1697 haft bestemmelser om pligtaflevering. Indtil 1998 omfatte-de afleveringspligten alle trykte værker. Ved den store revision af pligtafleveringsloven,der trådte i kraft den 1. januar 1998, ændredes afleveringspligten til at omfatte udgivneværker, hvorved bestemmelsen blev medieuafhængig. Pligtafleveringslovens hovedbe-stemmelse lyder herefter således:”Af værker, der udgives her i landet, skal der afleveres to eksemplarer til en pligtaf-leveringsinstitution. Pligten gælder, uanset hvilket medium der er anvendt ved ek-semplarfremstillingen. ... Værker, der stilles til rådighed i databaser, hvortil benyt-tere af værkerne har adgang, og hvorfra brugerne kan hjemtage et eksemplar, be-tragtes også som udgivet.”
2
Af de afleverede eksemplarer opbevares ét eksemplar på Det Kongelige Bibliotek i Kø-benhavn og ét eksemplar på Statsbiblioteket i Århus, dog således at1) værker i punktskrift opbevares på Det Kongelige Bibliotek og på DanmarksBlindebibliotek,2) lydbøger opbevares på Statsbiblioteket og på Danmarks Blindebibliotek,3) videogrammer opbevares på Statsbiblioteket samt i København fordelt på Film-museet, for så vidt angår danske og udenlandske spillefilm og kortfilm, og påDet Kongelige Bibliotek, for så vidt angår øvrige videogrammer.Af de to eksemplarer, som afleveres, indgår det ene som musealt eksemplar og kannormalt ikke hjemlånes. Det bibliotek, hvortil værket skal afleveres, har den musealeforpligtelse.Eksemplarerne indgår i de modtagende institutioners samlinger og gøres tilgængeligefor brugerne inden for rammerne af ophavsretsloven på samme vilkår som de øvrigematerialer, idet der dog tages særlige hensyn til bevaringsforpligtelsen. De afleveredeeksemplarer af værker i digital form må dog alene stilles til rådighed for enkeltpersonertil personligt gennemsyn eller studium på stedet. Eksemplarfremstilling i digital form erikke tilladt.Pligtafleveringsinstitutionen kan foretage kassation af afleverede eksemplarer, hvis dis-se ikke skønnes bevaringsværdige af kulturelle eller forskningsmæssige grunde. Der erudarbejdet en kassationsvejledning, der er godkendt af Kulturministeriet.DanicaPligtafleveringsloven omfatter også værker, der fremstilles i udlandet med særligt hen-blik på spredning her i landet. I Bekendtgørelsen er det i § 1 stk. 4 præciseret således:” ..... Omfattet er herefter eksempelvis værker på dansk eller oversat til dansk samtværker forsynet med dansk tale eller danske tekster.Undtaget fra afleveringspligten er dog værker, som fremstilles her i landet medhenblik på spredning til et internationalt publikum, såfremt værkets indhold ikkehar tilknytning til Danmark.Som tilknytning til Danmark forstås navnlig, om ophavsmanden til værket er dansk,om værket vedrører danske forhold, om det fremføres på dansk, eller om udøvendekunstnere er danske.”
3
Dette begreb om etdanicumkan være nyttigt i forbindelse medovervejelser om, hvilke kriterier, det kan være relevant at lægge tilgrund, såfremt man ønsker at gennemføre arkivering af værker, derudgives på udenlandske websteder.
OphavsretBevaring af udgivne værker kan enten ske ved, at man forsøger at bevare det originaleeksemplar af værket eller bevarer det ved at fremstille et nyt eksemplar af værket. Idenne rapport fokuseres der på bevaring i form af eksemplarfremstilling i digital form.Eksemplarfremstilling inden for ABM institutionerEksemplarfremstilling i ABM institutioner sker med forskellig formål. Sker eksemplar-fremstilling f.eks. til brug for er låner (efter bestilling) vil der normalt være tale om ek-semplarfremstilling til privte formål i medfør af Ophavsretslovens § 12. Sker eksem-plarfremstillingen til brug for institutionen, f.eks. af hensyn til bevaring, sker eksem-plarfremstillingen i medføre af § 16. Dette er den relevante bestemmelser i denne sam-menhæng.Eksemplarfremstilling inden for ABM institutionerne sker i medfør af ophavsretslovens§ 16:”Kulturministeren kan fastsætte nærmere regler, hvorefter arkiver, biblioteker ogmuseer på nærmere fastsatte vilkår kan fremstille enkelte eksemplarer af værker tilbrug i deres virksomhed. Sker eksemplarfremstillingen i form af lyd- og billedopta-gelse eller i digital form, må eksemplarerne ikke uden ophavsmandens samtykkeudlånes eller på anden måde gøres tilgængelige for almenheden uden for arkivet,biblioteket eller museet.”Bestemmelsen giver altså kulturministeren hjemmel til at udfærdige forskrifter for kopi-ering i arkiver, biblioteker og museer, de såkaldte ABM-institutioner.Den gældende ABM-bekendtgørelse er Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 876 af 28november 1997. Med hjemmel i bekendtgørelsen kan der ske••••eksemplarfremstilling i bevaringsøjemedkomplettering af defekte værkerforøgelse af samlingerne ved eksemplarfremstillingeksemplarfremstilling til forskningsformål m.v.
BevaringDet er tilladt at fremstille arkiveksemplarer af materiale i institutionernes samlinger i detomfang, bevarings- og sikkerhedshensyn betinger det.
4
KompletteringKomplettering af defekte værker må ske, for så vidt de manglende dele har et ringe om-fang i forhold til værket, og en genanskaffelse ikke er mulig i almindelig handel, hosudgiveren eller forlæggeren.ForøgelseDe videnskabelige og faglige biblioteker, der fungerer som universitetsbiblioteker ellerhovedbiblioteker for et vist fagområde, kan fremstille eksemplarer af udgivne værker,lyd og billedoptagelser, fotografiske billeder og kataloger m.v., som bør forefindes til-gængelige i bibliotekets samlinger, men ikke kan erhverves i almindelig handel, hosudgiveren eller forlæggeren. Der må kun fremstilles ét eksemplar af hvert værk.Bestemmelsen angår kun materiale, som bør forefindes tilgængelige i bibliotekets sam-linger. Det er efter denne bestemmelse pligtafleveringsbibliotekerne får fremstillet ek-semplarer af værker, der burde have være pligtafleveret, men af en eller andre grundikke er indgået i bibliotekernes samlinger.Forskning m.v.Det er tilladt at fremstille enkelte eksemplarer af materiale i institutionernes samlinger•••Til brug ved forskningMed henblik på udlevering af eksemplarer til andre brugere, når der er tale omenkelte artikler i samleværker, aviser, og tidsskrifter samt kortere afsnit i bøgerog andre udgivne skrifter.Med henblik på udlån af eksemplarer, som det på grund af materialets særligeværdi, sjældenhed eller ringe holdbarhed ikke af institutionerne skønnes forsvar-ligt at udlåne.
TilgængeliggørelseFor så vidt angår udgivne værker, har ABM-institutionerne altså hjemmel til i fornødentomfang at foretage eksemplarfremstilling, det være sig til bevaring, komplettering afdefekte værker, eller til forøgelse af samlingerne med værker, der burde forefindes.Problemet for institutionerne består i de meget snævre grænser for, hvordan de fremstil-lede eksemplarer må tilgængeliggøres. Eksemplarer, der er fremstillet efter ABM-bekendtgørelsen, må kun bruges på stedet inden for den institution, hvor eksemplar-fremstillingen har fundet sted. Det er dog tilladt i papirform at udlevere eksemplarer tilenkeltpersoner. Dette vil i mange tilfælde kunne være fyldestgørende, men er ikke altidnogen relevant løsning, f.eks. når det gælder lydoptagelser.
5
Dette er uheldigt. Sund fornuft tilsiger bibliotekerne ved sikkerhedskopiering at bevareoriginalen i huset og udlåne sikkerhedskopien. Dette er imidlertid ikke tilladt, hvorforder er risiko for, at institutionerne foretager den fornødne sikkerhedskopiering på et forsent tidspunkt.I UBIS-betænkningen (Betænkning om bibliotekerne i Informationssamfundet, Be-tænkning nr. 1348, 1997) anbefales det at indføre mulighed for aftalelicens i forbindelsemed § 16, således at der kan aftales en videregående anvendelse af sikkerhedskopieredeværker i digital form end den brug på stedet, som § 16 nu hjemler mulighed for.Med videregående anvendelse tænkes først og fremmest på den anvendelse, som biblio-teker uden samtykke fra rettighedshaverne kan foretage af originale eksemplarer. Der-udover er det ønskeligt, at der også kan træffes aftaler med aftalelicensvirkning om an-dre anvendelser af digitaliserede værker i bibliotekerne, f.eks. at der kan gives adgangfra arbejdspladser uden for biblioteket.Bibliotekerne har drøftet spørgsmålet med Samrådet for Ophavsret, der er positiv overfor en sådan aftalelicensbestemmelse.
KonklusionAlle udgivne værker skal pligtafleveres enten til Det Kongelige Bibliotek eller til Stats-biblioteket. For så vidt angår udgivne værker i digital form, indeholder pligtafleverings-loven og ophavsretsloven de fornødne hjemler til, at indsamling og opbevaring kan ske.Pligtafleveringsloven, og den dertil hørende bekendtgørelse, indeholder kriterier for,hvordan man afgrænser værker, fremstillet i udlandet, men af relevans for den danskekulturarv (såkaldtedanica).Det må anbefales, at man inddrager disse kriterier, såfremtman ønsker at gennemføre arkivering af værker, der udgives på udenlandske websteder.Der er peget på en uhensigtsmæssighed i ABM-bekendtgørelsen, vedr. tilrådighedsstil-lelse af de eksemplarer, der fremstilles efter bestemmelserne heri, en uhensigtsmæssig-hed, der kan medføre, at en eksemplarfremstilling i bevaringsøjemed kan blive iværksatfor sent. Eksemplarerne bør kunne benyttes på samme vilkår som originalen.Det er desuden ønskeligt, at der kan træffes aftaler med aftalelicensvirkning om andreanvendelser af digitaliserede værker i bibliotekerne.
Offentliggjorte værkerI dette kapitel vil vi behandle de problemer, der knytter sig til værker, som offentliggø-res ved at blive vist eller fremført. Når vi ser bort fra kunstværker, drejer det sig omværker, hvor der ikke foreligger et eksemplar, som benytteren af værket får i hænde.”Udtryk som udførelse, opførelse, afspilning og oplæsning dækkes alle af begrebetfremførelse, ligesom udøvende og optrædende kunstnere også er værksfremførende”(Peter Schønning, Ophavsretsloven med kommentarer, 2. udg. Kbh. 1998. s. 147.) Om
6
værker, der vises på en dataskærm, siger man også, at de fremføres. Begreberne omvisning og fremførelse i ophavsretten svarer altså ikke til dagligsprogets brug af disseord.Her vil vi beskæftige os med•••hjemmesider og andre værker, der tilgængeliggøres på webstederbiograffilmradio- og fjernsynsudsendelser
Hjemmesider m.v.I dette afsnit vil vi behandle de retlige forhold, der vedrørerwebarkivering,dvs. ind-samling og bevaring af hjemmesider og andre værker, som tilgængeliggøres på webste-der.Der er fire love, der er relevante for vurderingen af de retlige forhold vedr. webarkive-ring•••Lov om pligtaflevering af udgivne værkerLov om ophavsretLov om behandling af personoplysninger
PligtafleveringPligtafleveringsloven omfatter kun udgivne værker. Ved et værk forstås i pligtafleve-ringsloven en afgrænset mængde af information, som må betragtes som en afsluttet ogselvstændig enhed.En hjemmeside er ikke et værk i pligtafleveringslovens forstand, men kan indeholdeeller give adgang til et antal udgivne værker. I og med at værkerne er gjort tilgængeligei en database, hvorfra brugeren kan hjemtage et eksemplar, betragtes de som udgivet ogdermed afleveringspligtige. For det øvrige indhold af hjemmesiderne gælder, at det fal-der uden for pligtafleveringslovens bestemmelser. Det kan altså ikke kopieres og arkive-res med hjemmel i pligtafleveringsloven.Pligtafleveringslovens definition af et værk ”ved et værk forstås i en afgrænset mængdeaf information, som må betragtes som en afsluttet og selvstændig enhed” havde i for-bindelse med vedtagelsen af loven i 1997, den tilsigtede virkning, ikke at omfatte dy-namiske værker og hjemmesider, men kun statiske værker. Definitionen vist sig at væreen hæmsko for en dynamisk udvikling af pligtafleveringen.Det anbefales i forbindelse med en kommende revision af pligtafleveringsloven at fjernedefinitionen, hvorved værkbegrebet vil få den betydning, der er almindelig i det danskesprog, og som også anvendes inden for ophavsretslovgivningen. Dette vil medvirke til,at indsamlings- og bevaringsindsatsen mere smidigt vil kunne følge den almindeligesamfundsudvikling
7
OphavsretEksemplarfremstilling inden for ABM institutioner i medfør af § 16Som nævnt kan der i de såkaldte ABM-institutioner med hjemmel i ABM-bekendtgørelsen ske••••eksemplarfremstilling i bevaringsøjemedkomplettering af defekte værkerforøgelse af samlingerne ved eksemplarfremstillingeksemplarfremstilling til forskningsformål m.v.
Spørgsmålet er nu, om institutionerne med hjemmel i denne bekendtgørelse også kanhjemtage og kopiere værker, der offentliggøres på hjemmesider, men som ikke er om-fattet af pligtafleveringsloven.BevaringDet er tilladt at fremstille arkiveksemplarer af materiale i institutionernes samlinger i detomfang bevarings- og sikkerhedshensyn betinger det. Denne bestemmelse kan ikke an-vendes i forbindelse med webarkivering allerede af den grund, at det ikke drejer sig om”materiale i institutionernes samlinger”.KompletteringKomplettering af defekte værker må ske, for så vidt de manglende dele har et ringe om-fang i forhold til værket, og en genanskaffelse ikke er mulig i almindelig handel, hosudgiveren eller forlæggeren. Dette er ikke relevant her.ForøgelseDe videnskabelige og faglige biblioteker, der fungerer som universitetsbiblioteker ellerhovedbiblioteker for et vist fagområde, kan fremstille eksemplarer af udgivne værkerm.v., som bør forefindes tilgængelige i bibliotekets samlinger, men ikke kan erhverves ialmindelig handel, hos udgiveren eller forlæggeren. Der må kun fremstilles ét eksem-plar af hvert værk m.v.Bestemmelsen angår kun materialer, som burde forefindes tilgængelige i biblioteketssamlinger, men ikke kan erhverves i almindelig handel, hos udgiveren eller forlæggeren.Bestemmelsen kan ikke bruges på webarkivering. For det første er det ikke en etableretkendsgerning, at hjemmesiderbørarkiveres. Det er noget, lovgiver evt. kan beslutte.For det andet er materialet frit tilgængeligt på hjemmesiderneForskning m.v.Det er tilladt at fremstille enkelte eksemplarer af materiale i institutionernes samlinger
8
•••
Til brug ved forskningMed henblik på udlevering af eksemplarer til andre brugere, når der er tale omenkelte artikler i samleværker, aviser, og tidsskrifter samt kortere afsnit i bøgerog andre udgivne skrifter.Med henblik på udlån af eksemplarer, som det på grund af materialets særligeværdi, sjældenhed eller ringe holdbarhed ikke af institutionerne skønnes forsvar-ligt at udlåne.
Denne bestemmelse kan ikke anvendes allerede af den grund, at det ikke drejer sig om”materiale i institutionernes samlinger”, men om materiale, man evt. ønsker at indlem-me i institutionernes samlinger.PersonoplysningerWebarkivering indebærer, at der uundgåeligt indsamles oplysninger, som kan henførestil enkeltpersoner. Et webarkiv vil derfor være omfattet afLov om behandling af per-sonoplysninger (persondataloven).(Lov nr. 429 af 31. maj 2000 som ændret ved lov nr.280 af 25. april 2001. Loven er officielt bekendtgjort i Lovtidende den 2. juni 2000.)Af Datatilsynets vejledning fremgår bl.a. følgendePå hvilke områder gælder loven?Loven gælder for behandling af personoplysninger, som foretages af offentlige myndig-heder og af private virksomheder, foreninger og lignende.Begrebet behandling omfatter enhver form for måde at håndtere oplysninger om perso-ner på. Som de vigtigste former for behandling kan nævnes: Indsamling, registrering,systematisering, opbevaring, brug, videregivelse, samkøring og sletning.Loven gælder som hovedregel kun for, hvordan man behandler oplysninger om perso-ner, dvs. fysiske personer. Visse af lovens regler (navnlig om kreditoplysningsbureauersvirksomhed) gælder dog også for, hvordan man behandler oplysninger om virksomhe-der, foreninger og lignende.Hvilke typer af databehandling?Både i den offentlige og i den private sektor gælder loven først og fremmest for behand-ling af personoplysninger, som sker ved hjælp af elektronisk databehandling. Lovengælder også, når personoplysninger sendes over Internettet, og når personoplysningeroffentliggøres på en hjemmeside på Internet.Tre typer af personoplysningerLoven inddeler oplysningerne i tre niveauer eller typer.
9
Følsomme oplysningerom menneskers rent private forhold. Det drejer sig om oplysnin-ger om racemæssig eller etnisk baggrund, politisk, religiøs eller filosofisk overbevis-ning, fagforeningsmæssige tilhørsforhold og oplysninger om helbredsmæssige og sek-suelle forhold.Andre typer afoplysninger om rent private forholdanses også for at være følsomme.Det drejer sig om oplysninger om strafbare forhold, væsentlige sociale problemer oglignende følsomme privatlivsoplysninger, f.eks. om interne familieforhold.De oplysningstyper, der ikke vedrører rent private forhold, kan kaldesalmindelige per-sonoplysninger.Almindelige personoplysninger kan f.eks. være identifikationsoplys-ninger, oplysninger om økonomiske forhold, kundeforhold eller andre lignende ikkefølsomme oplysninger.Behandling af almindelige personoplysningerBehandling af almindelige personoplysninger må ske, når en af 7 betingelser, somnævnt i persondatalovens § 6, stk. 1, er opfyldt. Den her relevante er nr. 5:5) Hvis behandlingen er nødvendig for at kunne udføre en opgave i samfundets interes-se. Dermed vil behandling af oplysninger til gavn for en bredere kreds af personer, ek-sempelvis i statistisk, historisk, informativt eller videnskabeligt øjemed kunne ske.En henvendelse til Datatilsynet den 16. maj 2002 (v/ Jakob Lundsager), gav det resul-tat, at der næppe er problemer forbundet med at webarkivere offentligt tilgængeligeoplysninger på Internettet. Disse oplysninger må som hovedregel antages at væreal-mindelige personoplysninger,stillet til rådighed af personen selv.Den registreredes rettighederLoven indeholder regler, som giver den enkelte borger en række rettigheder. Det gælderisær retten til at få indsigt i oplysninger om en selv, og ved at de registrerede personerfår adgang til at gøre indsigelse over for bestemte former for behandling af oplysninger.Den registreredes rettigheder omfatter bl.a. følgende:••••ret til at modtage besked fra den dataansvarlige om, at der indsamles oplysningerom en selv,ret til indsigt i de oplysninger, der behandles om en selv,ret til at gøre indsigelse mod, at behandling af oplysninger finder sted, og hvisindsigelsen er berettiget, skal databehandlingen ophøre,ret til at få oplysninger, der er urigtige eller vildledende, rettet, slettet eller blo-keret, samt i den forbindelse at forlange, at andre, der har modtaget oplysninger-ne, orienteres om dette,
10
•
ret til at klage til Datatilsynet over behandling af personoplysninger om en selv.
Den registrerede har altså ret til at modtage besked fra den dataansvarlige om, at derindsamles oplysninger om en selv, jf. persondatalovens kapitel 8. Dette vil i praksis væ-re umuligt. Lovens § 29 stk. 3 tager imidlertid højde for denne situation, idet bestem-melsen ikke gælder, hvis underretning af den registrerede viser sig umulig eller er ufor-holdsmæssigt vanskelig.Et problem kan opstå derved, at der offentliggøres og arkiveres fejlagtige oplysningerom en person, uden at en evt. efterfølgende berigtigelse også arkiveres. Dette vil kunneske ved en periodisk indhøstning af data (tværsnitsarkivering).Selv om webarkivet indrettes således, at den registrerede kan få oplysninger, der er urig-tige eller vildledende, rettet, slettet eller blokeret, er problemet i dette eksempel, at denregistrerede antages allerede én gang at have fået de fejlagtige oplysninger berigtiget, ogderfor ikke kan have nogen grund til at formode, at de fejlagtige oplysninger er blevetarkiveret, evt. arkiveret uden den tilhørende berigtigelse.I persondatalovens § 5, stk. 4, er det endvidere nævnt, at behandling af oplysninger skaltilrettelægges således, at der foretages fornøden ajourføring af oplysningerne. Der skalendvidere foretages den fornødne kontrol for at sikre, at der ikke behandles urigtigeeller vildledende oplysninger. Oplysninger, der viser sig urigtige eller vildledende, skalsnarest muligt slettes eller berigtiges.Offentlige myndigheders anmeldelsespligtSom udgangspunkt skal enhver behandling af personoplysninger, der foretages for enoffentlig myndighed, anmeldes til Datatilsynet.Behandlinger, der ikke indeholder følsomme eller fortrolige oplysninger er som ud-gangspunkt fritaget fra anmeldelsespligten i persondataloven. Endvidere er visse be-handlinger, der kun i begrænset omfang omfatter fortrolige oplysninger, undtaget.Det synes altså ikke nødvendigt at anmelde arkivet til Datatilsynet, eftersom arkivet måantages ikke at omfatte oplysninger af fortrolig karakter.Datatilsynet anbefaler, at der rettes henvendelse til tilsynet, når projektet om webarkive-ring er kommet længere i arbejdsprocessen, med henblik på at afklare, hvorledes Per-sondatalovens krav kan imødekommes.
FilmDanske film er omfattet af pligtaflevering. Bestemmelsen findes i § 12 afLov om filmLOV NR. 186 AF 12. MARTS 1997.Af enhver dansk film, der forevises offentligt, skal producenten på begæring aflevere eteksemplar til Det Danske Filminstitut og et fuldstændigt sæt af de til reklame- og un-
11
dervisningsbrug fremstillede billeder og materiale m.v. fra filmen. Såfremt der efterdenne lov er ydet støtte til filmens produktion, skal afleveringen ske vederlagsfrit.Senest to år efter en dansk films første offentlige forevisning i Danmark skal producen-ten af egen drift vederlagsfrit aflevere en god kopi af filmen til instituttet.Negativer til danske film, der har været forevist offentligt, og negativer til de til rekla-me- og undervisningsbrug fremstillede billeder fra film må ikke tilintetgøres, førend devederlagsfrit har været tilbudt instituttet og dette har erklæret ikke at ville overtage dem.Afleveringspligten gælder også danske film, der ikke har været forevist offentligt, mensom har været sat i distribution med henblik på at nå ud til bredere kredse.Bestemmelsen om aflevering af danske film, der distribueres og sælges i Danmark ivideokassetteform, blev i 1997 overført til pligtafleveringsloven, og i øvrigt harmonise-ret med lovens øvrige bestemmelser om afleveringspligt af udgivne værker.
Radio- og fjernsynsudsendelserRadio- og tv-udsendelser må opbevares, dels i de radio- og tv-stationer, der har produ-ceret dem, dels i Statens Mediesamling, der er en del af Statsbiblioteket.Radio. og fjernsynsstationerneBestemmelsen for radio- og fjernsynsstationerne findes i ophavsretslovens § 31:Radio- og fjernsynsforetagender må til brug i deres udsendelser optage værker påbånd, film eller anden indretning, der kan gengive dem, under forudsætning af, atde har ret til at udsende de pågældende værker. Retten til at gøre således optagneværker tilgængelige for almenheden afhænger af de i øvrigt gældende regler.Stk. 2. Kulturministeren kan fastsætte nærmere regler om vilkårene for at foretagesådanne optagelser og om brugen og opbevaringen af disse.[Der er ikke fastsat nærmere regler i henhold til stk. 2]Bestemmelsen giver radio- og fjernsynsforetagender ret til at foretage såkaldte efemere(midlertidige) optagelser, men bestemmelsen indeholder ikke nogen tidsmæssig be-grænsning for opbevaring af optagelserne. Danmarks Radio og TV 2 er derfor af denopfattelse, at man vil kunne fremstille digitale eksemplarer af de arkiverede optagelserforudsat, at det sker til udsendelsesbrug. Da DR og TV 2 alene opbevarer optagelsermed henblik på udsendelse, vil denne betingelse være opfyldt.IFPI (The International Federation of the Phonographic Industry) er ikke enig med DRog TV 2 herom, og har stævnet DR. IFPI har nedlagt påstand om, at DR alene må opta-ge med henblik på afvikling af konkrete radio. eller tv-udsendelser, og at sådanne opta-gelser i øvrigt kun må opbevares midlertidigt.
12
Sagen verserer stadig. I mellemtiden er Infosoc-direktivet vedtaget. (Europa-Parlamentets og Rådets Direktiv 2001/29/EF af 22. maj 2001 om harmonisering af vis-se aspekter af ophavsret og beslægtede rettigheder i informationssamfundet.)Artikel 5 (2) (d) tilladerd) efemere optagelser af værker foretaget af radio- og fjernsynsforetagender vedhjælp af egne midler og til egne udsendelser; bevarelse af sådanne optagelser i offi-cielle arkiver kan tillades, når der er tale om optagelser af exceptionel dokumenta-risk karakter.Da der ved forskellig lejlighed har været rejst tvivl om, hvorvidt de danske bestemmel-ser om arkivering af radio- og fjernsynsudsendelser er i overensstemmelse med BernKonventionen om ophavsret, er denne tydeliggørelse i direktivet velkommen.Statens MediesamlingBestemmelsen om arkivering af radio- og fjernsynsudsendelser i Statens Mediesamlingstammer fra revisionen af ophavsretsloven i 1995 og findes i § 33:Værker, som udsendes i radio eller fjernsyn, må optages på bånd, film eller andenindretning, der kan gengive dem, og opbevares i Statens Mediesamling, såfremt ud-sendelsen er af dokumentarisk værdi. Mediesamlingen må fremstille enkelte ek-semplarer af udsendelserne i sikkerheds- og beskyttelsesøjemed samt til forsknings-formål. Retten til videre udnyttelse afhænger af de i øvrigt gældende regler.Stk. 2. Kulturministeren kan fastsætte, at bestemmelsen i stk. 1 skal finde tilsvaren-de anvendelse på andre offentlige arkiver.[Der er ikke fastsat nærmere regler i henhold til stk. 2]Statens Mediesamling etableredes i 1987 med henblik på arkivering af radio- og tv-udsendelser. De ophavsretlige problemer blev indtil 1995 løst ved aftale med Samrådetfor Ophavsret. Da § 33 ikke gælder i for optagelser modtaget af Statens Mediesamlingfør 1995, er der indgået en ny aftale med Samrådet for Ophavsret. Denne tillader StatensMediesamling at benytte optagelser modtaget før 1. juli 1995 efter de regler, der er fast-sat i ophavsretslovens § 33.Der må arkiveres værker, der udsendes i radio eller fjernsyn. Bestemmelsen udelukkerikke arkivering af udenlandske udsendelser, der kan modtages i Danmark Der gælderheller ingen begrænsninger i arten af værker, der kan arkiveres. Udsendelserne skal doghave dokumentarisk værdi.Som eksempler på udsendelser, derikkehar dokumentarisk værdi, nævnes der i lovmo-tiverne ”biograffilm, grammofonmusik og andet stof, der eksisterer uafhængigt af radio-eller tv-mediet, og som evt. har været genstand som en selvstændig udgivelse”.
13
Udsendelserne må optages på bånd, film eller anden indretning, der kan gengive dem.For tiden sker det på den måde, at DR og TV 2 efter aftale med Statens Mediesamlingoptager udsendelserne og afleverer bånd mod vederlag for båndudgifterne.Med overgang til digital udsendelse vil det formentlig være mere hensigtsmæssigt forStatens Mediesamling selv at optage udsendelserne.Ud over selve arkivoptagelsen må Statens Mediesamling fremstille enkelte eksemplareri sikkerheds- og beskyttelsesøjemed og til forskningsformål. Eksemplarfremstilling isikkerheds- og beskyttelsesøjemed indebærer, at der kan tages sikkerhedskopier for atsikre optagelserne mod at gå tabt, og at optagelserne kan overføres til andet format, hvisdet originale format forældes, således at det f.eks. ikke længere er anvendeligt til Me-diesamlingens afspilnings- eller kopieringsapparatur.Der kan desuden fremstilles kopier til forskningsformål. Omfattet er primært forskereog studerende fra de højere læreanstalter, men også journalister med henblik på researchog ”andre, der har en dokumenteret forskningsmæssig interesse”. (Peter Schønning,Ophavsretsloven med kommentarer, 2. udg. Kbh. 1998. s. 336.)I Medieforliget 1996 blev det henstillet til DR og TV 2 at søge tilladelse hos rettigheds-haverne med henblik på, at optagelser af nyheds- og aktualitetsudsendelser via StatensMediesamling kan stilles til rådighed for almenheden i form af præsensbenyttelse påbibliotekerne. I maj 2002 forelå den sidste nødvendige tilladelse, hvorefter ordningen nukan iværksættes.
KonklusionDer er hverken i pligtafleveringsloven eller i ophavsretsloven hjemmel til uden rettig-hedshavernes tilladelse at foretage den eksemplarfremstilling, der er fornøden for atkunne foretage webarkivering.Pligtafleveringslovens definition af et ”værk” er en hæmsko for en dynamisk udviklingaf pligtafleveringen. Det anbefales i forbindelse med en kommende revision af pligtaf-leveringsloven, at fjerne definitionen, hvorved ”værk”- begrebet vil få den betydning,der er almindelig i det danske sprog, og som også anvendes inden for ophavsretslovgiv-ningen.For at webarkivering skal kunne ske uden efter aftale med rettighedshaverne, må deraltså ske en ændring af pligtafleveringsloven, således at det bliver lovligt at foretage deneksemplarfremstilling, der er fornøden, for at man kan indsamle og bevare de offentlig-gjorte værker.Der bør også ske en tilføjelse til ABM-bekendtgørelsen, der præciserer vilkårene foreksemplarfremstilling og tilgængeliggørelse af materiale i et evt. kommende webarkiv.
14
Personoplysninger.Der er næppe problemer forbundet med at webarkivere offentligttilgængelige personoplysninger på Internettet. Disse oplysninger må som hovedregelantages at værealmindelige personoplysninger,stillet til rådighed af personen selv.Det må dog anbefales, at man retter henvendelse til Datatilsynet, når projektet om we-barkivering er kommet længere i arbejdsprocessen, med henblik på at afklare, hvorledesPersondatalovens krav til behandling af personoplysninger kan imødekommes.Lov om film indeholder bestemmelser om, at et eksemplar af danske film, der forevisesoffentligt, efter påkrav skal afleveres til Det Danske Filminstitut. Senest to år efter endansk films første offentlige forevisning i Danmark skal producenten af egen drift ve-derlagsfrit aflevere en god kopi af filmen til instituttet..Radio- og tv-udsendelser må opbevares i de radio- og tv-stationer, der har produceretdem, og i Statens Mediesamling, der er en del af Statsbiblioteket. Radio- og tv-statio-nernes ret til permanent opbevaring er omtvistet, og en konkret sag verserer ved retten.I Infosoc- direktivet er det præciceret, at ”bevarelse af sådanne optagelser i officiellearkiver kan tillades, når der er tale om optagelser af exceptionel dokumentarisk karak-ter”.Statens Mediesamling har siden 1987 efter aftale med DR og TV 2 modtaget optagelseraf udsendelserne mod vederlag for båndudgifterne. Med overgang til digital udsendelsevil det formentlig være mere hensigtsmæssigt for Statens Mediesamling selv at optageudsendelserne.Stens Mediesamling kan stille kopier af udsendelserne til rådighed for forskning. Der erfor nylig også skabt mulighed for, at nyheds- og aktualitetsudsendelser kan stilles tilrådighed for almenheden i form af præsensbenyttelse på bibliotekerne
ArkivalierOffentlige arkivalierI modsætning til bibliotekerne, der må modtage de udgivne værker i den form og deformater, hvori de udgives, er det kendetegnende for offentlige arkivalier, at der er etregelværk for aflevering af arkivalier og en myndighed, Statens Arkiver, der kan define-re de krav, der stilles til afleveringen.Det retlige grundlag for de offentlige arkivers virke findes iLov om offentlige arkiverm.v. LOVBEKENDTGØRELSE NR. 740/2000og iBekendtgørelse om offentlige arki-valier og om offentlige arkivers virksomhed. BEKENDTGØRELSE NR. 554/2001. 31.maj 2001De væsentligste bestemmelser i arkivloven er følgende:
15
Det påhviler enhver myndighed at sikre, at arkivmæssige hensyn varetages. Ved vareta-gelse af arkivmæssige hensyn forstås1) at der træffes forholdsregler til sikring af, at arkivalier kan bevares således, atarkivalierne efter aflevering til offentlige arkiver kan stilles til rådighed formyndigheder og offentlighed samt anvendes til forskningsformål, samt2) at der træffes forholdsregler til sikring af mulighed for, at kassation af ikke-bevaringsværdige arkivalier kan foretages.Bevaring og kassation af offentlige arkivalier skal gennemføres således, at det sikres,1) at der sker bevaring af dokumentation for beskrivelse af det danske samfund ogdets udvikling og af forhold af væsentlig administrativ eller retlig betydning forborgere og myndigheder, og2) at kassation kan gennemføres systematisk og effektivt, således at de ressourcer,der anvendes i forbindelse med bevaring, udnyttes mest hensigtsmæssigt.Statens Arkiver fører tilsyn med overholdelsen af de bestemmelser, der er fastsat til va-retagelse af arkivmæssige hensyn. Rigsarkivaren kan fastsætte nærmere regler om stats-lige myndigheders arkivdannelse m.v., herunder om1) anmeldelse og godkendelse af arkivsystemer,2) etablering, indretning, afgrænsning og drift af arkivsystemer,3) foranstaltninger til sikring af, at der kan foretages konvertering af elektroniskearkivsystemer til systemuafhængige arkiveringsversioner,4) tekniske krav til arkivmedier, samt5) arkivaliers opbevaringsforhold hos myndighederne.Statens arkiver har den 8. marts 2002 udsendt tre cirkulærer med tilhørende vejledning•••om anmeldelse af statslige myndigheders elektroniske registre (databaser)om anmeldelse og godkendelse af elektroniske journaler og elektroniske doku-menthåndteringssystemerom statslige myndigheders aflevering af elektroniske arkivsystemer til StatensArkiver
Disse cirkulærer trådte i kraft den 15. marts 2002 og foreskriver meget detaljeret, hvor-ledes elektroniske arkivalier skal afleveres.Den primære ændring i forhold til de hidtidige bestemmelser er, at Statens Arkiver harfjernet kravene om sagsdannelse i elektroniske journaler og elektroniske sags- og do-kumenthåndteringssystemer.Hvis en myndighed kan dokumentere, at der i et elektronisk arkivsystem er et fremfin-dingssystem der, uden brug af en egentlig sagsentitet, kan sikre den fornødne sammen-hæng mellem sagligt sammenhørende dokumenter, vil et sådant system kunne godken-des. Forudsætningen for godkendelsen er, at myndigheden på anmeldelsestidspunktetskal redegøre for, hvordan fremfindingssystemet kan overføres til en systemuafhængig
16
arkiveringsversion. Det skal ske for at fremtidige brugere kan få lige så god mulighedfor at finde de sagligt sammenhørende dokumenter, som myndigheden selv har haft.Vilkår for tilgængelighed af offentlige arkivalier er fastlagt i arkivloven.Hovedreglen er, at arkivenheder, der hidrører fra myndighederne, og som er afleveret tilStatens Arkiver, er tilgængelige for enhver, når arkivenhederne er 30 år gamle og 80 årfor arkivenheder eller grupper af arkivenheder, der indeholder oplysninger om enkelt-personers private, herunder økonomiske forhold, samt i en række andre tilfælde.Der kan dispenseres fra tilgængelighedsfristerne, ligesom den afleverende myndighed ien række tilfælde efter drøftelse med det modtagende arkiv kan fastsætte en længeretilgængelighedsfrist end 30 år.
Private arkivalierStatens Arkiver har store samlinger af private arkivalier, som hidrører fra enkeltperso-ner, foreninger, organisationer m.v. Kunstneres og andre kulturpersonligheders arkiverfindes fortrinsvis på Det Kongelige Bibliotek. Statsbiblioteket har i et mindre omfangmodtaget private arkivalier, men huser dog Kvindehistorisk Samling, der i 1987 fik sta-tus af nationalt kvindearkiv.Aflevering af private arkiver er frivilligt fra begge sider, og der vil i alle tilfælde bliveudarbejdet en konkret aftale om, hvad der skal afleveres, hvilke adgangsbetingelser derskal gælde osv.
OphavsretStatslige og kommunale arkiver er omfattet af ABM-bekendtgørelsen, og de kan såle-des, ligesom bibliotekerne, foretage den eksemplarfremstilling, der er nødvendig forbevaring af arkivalierne.For arkivalier gælder desuden en særlig bestemmelse i ophavsretslovens § 27 stk. 2.:”Ophavsretten er ikke til hinder for, at arkivalier, der er afleveret til et offentligt ar-kiv, gøres tilgængelige for almenheden i overensstemmelse med arkivlovgivnin-gens bestemmelser herom. Der må dog ikke udleveres afskrifter eller fremstilleskopier af private arkivalier.”Baggrunden for denne bestemmelse er, at ophavsretligt beskyttet materiale kan bliveafleveret til et arkiv af en person, som ikke har ophavsret til materialet. Det kunne f.eks.være private breve, som vedkommende har modtaget. Den pågældende vil derfor ikkekunne indgå ophavsretligt bindende aftaler om tilgængelighed.I forbindelse med revision af ophavsretsloven i 1995 blev forbudet mod kopiering afprivate arkivalier indført. I lovmotiverne skriver Kulturministeriet herom:
17
”Kulturministeriet finder, at sådanne værker, der ikke tidligere har været offentlig-gjort, og som ophavsmanden kan have ønsket skulle behandles fortroligt, kun børkunne gøres tilgængelige for almenheden i form af gennemsyn af de pågældendearkivalier på de offentlige arkivers læsesale mv.” (Peter Schønning, Ophavsretslo-ven med kommentarer, 2. udg. Kbh. 1998. s. 314.)Det afgørende krav er altså, at arkivalierne kun gøres tilgængelige for almenheden iform af gennemsyn på de offentlige arkivers læsesale. På denne baggrund er det natur-ligt at fortolke bestemmelsen således, at det er muligt for offentlige arkiver, f.eks. afbevarings- eller sikkerhedshensyn, at foretage en kopiering af private arkivalier medhjemmel i ABM-bekendtgørelsen. Disse kopier må dog kun benyttes til gennemsyn påarkivets læsesal, og de skal afleveres igen efter brug.
KonklusionAflevering af arkivalier til offentlige arkiver skal følge i retningslinjer, der fastsættes afStatens Arkiver. Private arkivalier afleveres kun efter aftale med arkivet, hvorfor der vilblive udarbejdet en konkret aftale om, hvad der skal afleveres, hvilke adgangsbetingel-ser der skal gælde osv.Statslige og kommunale arkiver er omfattet af ABM-bekendtgørelsen, og de kan såle-des, ligesom bibliotekerne, foretage den eksemplarfremstilling, der er nødvendig forbevaring af arkivalierne. Ophavsretslovens § 27. stk. 2 vedr. udlevering af afskriftereller fremstilling af kopier af private arkivalier, ses ikke at være til hinder herfor, nårblot det sikres, at kopier af private arkivalier udelukkende benyttes til gennemsyn påarkivets læsesal og afleveres efter brugen.
KrypteringDet må forventes, at værker i digital form i stigende grad forsynes med tekniske beskyt-telsesindretninger, der kan sikre værket mod uretmæssig benyttelse, herunder kopiering.Beskyttelsen kan bestå i kryptering, således at kun den retmæssige bruger kan fremføreværket. Beskyttelsen kan også bestå af andre sikkerhedsanordninger, således at værketenten ikke kan kopieres eller kun kan kopieres af den retmæssige bruger, evt. kun etbegrænset antal gange.For værker, der udgives i databaser, og som er omfattet af pligtafleveringsloven, gælder,at den afleveringspligtige skal give pligtafleveringsinstitutionen meddelelse om udgi-velsen og samtidig medsende de adgangskoder og andre oplysninger, der måtte værenødvendige, for at institutionen kan få adgang til værkerne.For arkivalier, der skal afleveres til offentlige arkiver, gælder, at Statens Arkiver selvfastlægger, hvorledes afleveringen skal ske. Private arkivalier vil altid blive afleveret
18
efter aftale, og man må gå ud fra, at arkivet sikrer sig de fornødne ”nøgler”, således atman kan få adgang til materialet og kopiere det i fornødent omfang.Efter dansk ret er kryptering tilsyneladende kun et problem, for så vidt angår materiale,der høstes uden medvirken af ophavsmænd, producenter eller distributører. Det vil nor-malt være tilfældet for webarkivering. EUs seneste direktiv om harmonisering af op-havsretten, der nu står for at blive implementeret, indeholder bestemmelser om tekniskebeskyttelsesforanstaltninger.
EUI maj 2001 blev der i EU vedtaget et direktiv, populært kaldet Infosoc-direktivet omharmonisering af ophavsretten i EU. (Europa-Parlamentetsog Rådets Direktiv2001/29/EF af 22. maj 2001 om harmonisering af visse aspekter af ophavsret og be-slægtede rettigheder i informationssamfundet.)Infosoc-direktivets Artikel 6 indeholder bestemmelser om tekniske foranstaltninger moduretmæssig brug.Bestemmelsen vedrører•forbud mod omgåelse af enhver form for effektive tekniske foranstaltninger, derhar til formål at forhindre eller begrænse handlinger i forbindelse med benyttel-sen af værker, som rettighedshaveren ikke har givet tilladelse til, ogforbud mod fremstilling, import, distribution, salg, udlejning, m.v. af anordnin-ger, der kan bruges til omgåelse af sådanne effektive tekniske foranstaltninger.
•
Problemet med sådanne tekniske foranstaltninger er, at de kan forhindre brugerne i atudnytte de rettigheder, de har i følge ophavsretsloven, f.eks. retten til kopiering til priva-te formål o.l.Direktivet tager højde for dette i visse tilfælde.Medlemsstaterneskalsikre, at brugerne kan udnytte en undtagelse i henhold til nationallovgivning, forudsat at man har lovlig adgang til det pågældende værk, såfremt det dre-jer sig om••reproduktioner på papir eller lignende ved hjælp af en fotografisk teknik eller enanden proces med tilsvarende virkning, bortset fra trykte noder ...særlige reproduktionshandlinger, som foretages af offentligt tilgængelige biblio-teker, uddannelsesinstitutioner eller museer, eller af arkiver, og som ikke har tilformål at opnå direkte eller indirekte økonomiske eller kommercielle fordeleefemere optagelser af værker foretaget af radio- og fjernsynsforetagender vedhjælp af egne midler og til egne udsendelser ...
•
19
••••
reproduktioner af radio- og fjernsynsudsendelser foretaget af sociale institutionermed ikke-kommercielle formål, som f.eks. hospitaler eller fængsler ...anskueliggørelse i forbindelse med undervisning eller med henblik på videnska-belig forskning ...handicappede ...hensyn til den offentlige sikkerhed eller med henblik på en korrekt gennemførel-se eller referering af administrative, parlamentariske eller retslige procedurer
Medlemsstaternekansikre, at brugerne kan udnytte en undtagelse i henhold til nationallovgivning, forudsat at man har lovlig adgang til det pågældende værk, såfremt det dre-jer sig om•reproduktioner på ethvert medium foretaget af en fysisk person til privat brug.(Denne formulering vedrører muligheden for digital kopiering til privat brug.)
For en umiddelbar betragtning skulle der ikke være problemer for ABM-institutionerne,idet medlemsstaterneskalsikre, at brugerne kan udnytte en undtagelse i henhold til na-tional lovgivning, forudsat at man har lovlig adgang til det pågældende værk.Artikel 6 stk. 4 indeholder dog et afsnit, hvor det præciseres, at disse bestemmelser”... finder dog ikke anvendelse på værker eller andre frembringelser, der stilles tilrådighed for almenheden på kontraktmæssige vilkår på en sådan måde, at almenhe-den har adgang til dem på et individuelt valgt sted og tidspunkt. ”Betragtning 53 er relevant for forståelsen af denne bestemmelse.(53) ”Beskyttelsen af tekniske foranstaltninger bør garantere et sikkert miljø for til-rådighedsstillelse af interaktive bestillingstjenester på en sådan måde, at almenhe-den har adgang til værker eller andre frembringelser på et individuelt valgt sted ogtidspunkt. Hvis sådanne tjenester er reguleret ved kontraktlige bestemmelser, børartikel 6, stk. 4, første og andet afsnit, ikke finde anvendelse. Ikke-interaktiv onli-neanvendelse bør fortsat være underlagt disse bestemmelser.”Dette skal forstås således, at værker, som offentliggøres i databaser og stilles til rådig-hed somon demandtjenester er undtaget fra bestemmelsen. Det vil sige, at man ikke fordisse vil kunne kræve krypteringen fjernet, for at man som lovlig bruger skal kunnebenytte sig af lovens undtagelsesbestemmelser.Dette indebærer, at ABM-institutionerne tilsyneladende ikke har mulighed for at kunnebryde en teknisk foranstaltning, f.eks. en kryptering eller kopispærring i værker, somoffentliggøres i databaser og stilles til rådighed somon demandtjenester.
20
Muligvis findes der i direktivets Artikel 9 en åbning. Denne artikel vedrører forholdet tilandre retlige bestemmelser, og det præciseres her, at”Dette direktiv berører ikke bestemmelser vedrørende ... beskyttelse af nationaleskatte, pligtaflevering...”.Ved henvendelse i Kulturministeriets Ophavsretskontor oplystes det, at rækkevidden afdenne bestemmelse ikke er afklaret endnu, og at man derfor ikke umiddelbart kunnebekræfte, at der ikke vil kunne være et problem med kryptering af værker, som offent-liggøres i databaser og stilles til rådighed somon demandtjenester.
KonklusionKonklusionen er altså, at det pt. ikke er afklaret, om tekniske beskyttelsesforanstaltnin-ger, som f.eks. kryptering, kopispærringer o.l. ud fra en retlig betragtning i visse tilfældevil kunne volde problemer for bevaring af den digitale kulturarv.Pligtafleveringsloven har taget højde for, at afleveringspligtige værker i elektroniskform skal afleveres med de adgangskoder og andre oplysninger, der måtte være nød-vendige, for at institutionen kan få adgang til værkerne.Arkivalier, der skal afleveres til offentlige arkiver skal følge i retningslinjer, der fastsæt-tes af Statens Arkiver. Private arkivalier afleveres kun efter aftale med arkivet, hvorforman må tage for givet, at arkivet sikrer sig adgang til arkivalierne, herunder adgang tilat kopiere dem i fornødent omfang.I Infosoc-direktivet er der taget højde for, at rettighedshavere kan forpligtes til at gøredet muligt for biblioteker, uddannelsesinstitutioner, museer eller arkiver at kunne fore-tage eksemplarfremstilling af værker. Det er imidlertid uklart, om ABM-institutionernevil kunne få mulighed for at omgå en teknisk foranstaltning, f.eks. en kryptering ellerkopispærring, i værker, som offentliggøres i databaser og stilles til rådighed somondemandtjenester.Det anbefales, at man beder Kulturministeriets Ophavsretskontor om en redegørelse forproblemstillingen, herunder en redegørelse for om tekniske beskyttelsesforanstaltningeri værker, der er omfattet af pligtafleveringsloven eller evt. vil kunne blive omfattet af enfremtidig kulturbevaringslov om webarkivering, vil kunne kræves fjernet; alternativt om”nøglen” vil kunne kræves udleveret til den institution, der forestår indsamlingen.
Retlige overvejelser om webarkivering i andre landeHer omtales fire eksempler på, hvorledes man har valgt at forholde sig til de retligespørgsmål i forbindelse med webarkivering.
21
SverigeDe retlige forhold omkring det svenskeKulturarv3projekt har siden projektets startværet uafklarede. Nedenstående beskrivelse er baseret på oplysninger indhentet påKungliga Biblitoteket, v/ Susanne Broms.ProjektKulturarv 3blev påbegyndt, fordi Kungliga Biblioteket mener, at også elektro-niske dokumenter hører til Sveriges kulturarv. I 1998 blev der foretaget en udredningom pligtaflevering af elektroniske dokumenter. For at undgå usikkerhed om lovlighedenblev det foreslået at ændre § 16 i den svenske ophavsretslov. Udredningen har imidler-tid endnu ikke givet noget konkret resultat. Man er derfor startet med webarkivering pågrundlag af det eksisterende regelværk og har valgt at tage problemerne efterhånden,som de opstår.Undervisningsministeriet henvendte sig for ca. 1½ år siden med en forespørgsel omlovligheden af projektet. Kungliga Biblioteket gjorde i et brev udførligt rede for projek-tet, og man har siden ikke hørt mere.Til gengæld blevDatainspektionenopmærksom på projektet i oktober/november 2001.Datainspektionen var af den opfattelse, at den behandling af personoplysninger, derskete, var i modstrid med bestemmelserne i den svenske persondatalov. Datainspektio-nen henstillede derfor, at projektet blev standset indtil forholdene var lovliggjort. Manudtalte forståelse for projektets kulturhistoriske betydning, og regeringen har primo maj2002 vedtaget en forordning (2002:2879) om behandling af personoplysninger inden forKulturarvsprojektets rammer. Forordningen træder i kraft den 1. juli 2002. (Forordnin-gen er vedlagt som bilag 1).Kungliga Biblioteket opfatter nu situationen således, at regeringen, ved at udfærdigedenne forordning, implicit tillader Kungliga Biblioteket at fortsætte Kulturarvsprojektet,uanset at de ophavsretlige forudsætninger ikke er afklarede. Kungliga Biblioteket håber,at dette vil ske i forbindelse med implementeringen af Infosoc-direktivet.
FrankrigDenne fremstilling af forholdene i Frankrig er baseret på et notat, udarbejdet af Niels Brügger, Institut forInformations- og Medievidenskab, Aarhus Universitet. Notatet findes på adressen:http://www.netarkivet.dk/papers/Notat_om_LSI.pdf
Den 14. juni 2001 fremsatte den daværende regering et meget omfangsrigt lovforslagmed titlen "Projet de Loi sur la Société de l'Information", ("Lovforslag om informati-onssamfundet" lovforslag nr. 3143). Dette lovforslag er interessant i forbindelse medarkivering af internetmateriale, idet det blandt meget andet indeholder et forslag omtilpasning af den eksisterende pligtafleveringslovgivning, så den passer til indholdet påinternettet.Lovforslaget delt op i fem hovedafsnit, der behandler forskellige aspekter ved informa-tionssamfundet:
22
1. Samler alle de foranstaltninger, der sigter mod at lette borgernes adgang til in-formation.2. Præciserer rammerne for friheden til at kommunikere via digitale netværk.3. Samler de regler, der gælder i forbindelse med elektronisk handel, især medhenblik på at styrke beskyttelsen af forbrugerne.4. Omhandler de foranstaltninger, der skal lette privatpersoners og virksomhedersadgang til digitale netværk.5. Indeholder de tiltag, der sigter mod at øge sikkerheden i informationssamfundet.Afsnittet om pligtaflevering befinder sig i hovedafsnit 2 om ”rammerne for friheden tilat kommunikere via digitale netværk", hvor den behandles i artikel 10.Hovedformålene i forbindelse med pligtaflevering fremgår af den motiverende indled-ning, der står før selve lovforslagets paragraffer. De væsentligste forhold er følgende:••Internettet ses som en del af kulturarven og den nationale hukommelse, og der-for skal dets indhold pligtafleveres.Allerede i den eksisterende pligtafleveringslovgivning fra 20. juni 1992 er pligt-afleveringens gyldighedsområde blevet udstrakt til at gælde personer, som udgi-ver eller producerer indhold, der offentliggøres gennem offentligt tilgængeligon-line kommunikation.Pligtafleveringsorganisationerne 'høster' indholdet på nettet, og udgiver-ne/producenterne skal således ikke foretage sig noget.Pligtaflevering af internetmaterialer ved hjælp af høstning adskiller sig [i Frank-rig] ikke fra, hvad der allerede foregår i forbindelse med TV- og radioudsendel-ser.'Høstningen' kan foregå automatisk, eller gennem en aftale mellem pligtafleve-ringsorganisationerne og udgiverne/producenterne (dette for at sikre, at pligtaf-leveringen ikke påfører producenterne/udgiverne økonomiske byrder).Indsamlingen vil ikke kunne være udtømmende, og der vil derfor skulle foregåen udvælgelse.De personer, der underlægges pligtaflevering, skal informeres om de indsam-lingsprocedurer, der anvendes.Der findes et Pligtafleveringens videnskabelige råd [le Conseil scientifique dudépôt légal], der hvert år aflægger rapport om resultaterne af internetindsamlin-gerne til Kulturministeren.Reglerne for adgang til særligt følsomt materiale vil blive fastsat gennem be-kendtgørelse fra Statsrådet efter indstilling fra Nævnet for EDB og frihed [laCommission nationale de l'informatique et des libertés].
••
•
•••
•
23
Det er desuden værd at bemærke følgende forhold, der berører arkiveringsspørgsmål,men som ikke direkte angår pligtaflevering, nemlig••at lovforslaget garanterer alle adgang til offentlige informationer, og at informa-tionsteknologien skal understøtte dette,at der skal være fri adgang til offentlige arkiver, uanset medie, og uanset hvor oghvordan de opbevares, dog med visse åremålsbegrænsninger for særligt materia-le.
Set fra et dansk perspektiv er det interessant, at ansvaret for indsamlingen påhvilerpligtafleveringsinstitutionen. Indsamlingen baseres på automatisk høstning eller på fri-villige aftaler, således at indsamlingen ikke bliver til besvær for udgiveren.I Danmark omfatter pligtaflevering indtil videre kun statiske dokumenter, men de skaltil gengæld anmeldes af udgiveren på hjemmesidenhttp://www.pligtaflevering.dk/.Det andet forhold, der er værd at bemærke er, at man går ud fra, at indsamlingen ikkevil kunne være udtømmende, og der vil derfor skulle foregå en udvælgelse. Der forelig-ger imidlertid ikke nærmere oplysninger om, efter hvilke kriterier denne udvælgelseskal ske.
AustralienI 1996 begyndte det australske nationalbibliotek, i samarbejde med andre statslige bibli-otekr i Australien at identificere online publikationer af national betydning. Disse udgørDen nationale samling af Australiens elektroniske resurser, og indsamles og bevares iPandora arkivet(PANDORA, Preserving and Accessing Networked Documentary Re-sources of Australia).En udførlig beskrivelse findes på adressen:http://pandora.nla.gov.au/Den australske pligtafleveringslov omfatter endnu ikke online dokumenter. Man harderfor udviklet enCode of Practice,der danner grundlag for den indsamling, der pågår,og som vil kunne lette pligtafleveringen, når den bliver indført. Det oplyses at hidtil haringen udgivere afvist at lade deres værker indsamle til PANDORA.Nationalbiblioteket og forlæggerforeningen har udarbejdet enCode of Practice,derspecificerer vilkårene for samarbejdet om at bevare Australiens digitale kulturarv. (Etudkast til teksten er vedlagt som bilag 2)Udgiverne påtager sig ansvar for følgende:••Give nationalbiblioteket besked om nye publikationerForsyne nationalbiblioteket med de filer, der er blevet udvalgt
24
•••
Tillade almenheden adgang til titler, som er deponeret i nationalbiblioteket ioverensstemmelse med aftalte vilkår herforSørge for den tekniske information, der er fornøden for at man kan få adgang tilpublikationerneOm fornødent at forhandle vilkår for deponering og adgang med autorerne.
Nationalbiblioteket påtager sig ansvar for følgende:•••••Give udgiveren besked om, hvilke titler der er selekteretKatalogisere alle udvalgte titler til den Nationale Bibliografiske Database og denaustralske nationalbibliografiAdministrere adgang til de udvalgte titler i overensstemmelse med udgiverneskravBeskytte de deponerede titlers integritet i det omfang, det er teknisk muligtAdministrere og bevare publikationerne med henblik på varig adgang.
Udgiverne kræver normalt, at adgangen til værkerne begrænses til brug på stedet i enperiode, der kan strække sig fra tre mdr. til 5 år, afhængig af værkets karakter.
USAI USA er der i april 2002 udkommet er rapport,Building a National Strategy for DigitalPreservation. Issues in digital Media Archiving.Rapproten er udarbejdet af en arbejds-gruppe under Library of Congress.I forbindelse med webarkivering beskæftiger man sig også med de ophavsretlige pro-blemer. Udgangspunktet er, at der ikke tilvejebringes en særlig lovhjemmel, der tilladerindsamling og regulerer vilkårene for tilgængeliggørelse af materiale i webarkiver.Man starter med at minde om, at selve bevaringen jo ikke forstyrrer markedsmekanis-merne, men adgangen til værkerne og den potentielle risiko for ulovlig kopiering kangøre det. Man peger på fire strategier, der kan afhjælpe problemerne.1. Forsinkelse.Arkivet kan forsinke adgangen for almenheden, indtil rettighedsha-verne har haft lejlighed til at udnytte værkernes økonomiske potentialer. Dernævnes eksempler på webarkiver, som har en karenstid på seks måneder, før da-ta bliver tilgængelige i arkivet. En evt. karenstids længde vil være et emne forforhandling, eftersom den økonomiske forældelsestid varierer for forskellige ty-per værker.2.Stå af.Rettighedshaveren kan vælge ikke at lade sine værker arkivere. For detførste kan høst-maskinen automatisk blive udelukket fra webstedet. For det an-det, selv om høst-maskinen kopierede værket, ville rettighedshaveren kunne be-de om at få det fjernet. I dette tilfælde ville det være muligt at sikre, at værketbevares, samtidig med at det giver tid for rettighedshaveren og arkivet til at for-handle om vilkårene for adgang – om overhovedet.
25
3. Begrænset adgang.Arkivet kan begrænse adgangen til en afgrænset bruger-gruppe, som rettighedshaveren anser for ikke at udgøre en fare for misbrug afværket – en sådan afgræsning ville kunne omfatte forskere.4. Formål.Man kunne specificere, at brugen kun måtte ske med bestemte formålfor øje i overensstemmelse med reglerne omfair use,f.eks. til undervisning, ogat brugeren forpligter sig til at overholde de stillede begrænsninger.Uden en særlig lovhjemmel, der tillader indsamling og som regulerer vilkårene for til-gængeliggørelse af materiale i webarkiver, vil arkivet være afhængig af aftaler med ret-tighedshaverne. Begrebetaftalelicensfindes ikke i amerikansk ophavsret, hvorfor afta-lerne må indgås med de enkelte rettighedshavere. I betragtning af det umådeligt storeantal rettighedshavere, der i givet fald skulle spørges, er det vanskeligt at se, at detteskulle kunne være en farbar vej, med mindre der foretages en meget håndfast selektion.
KonklusionHer er omtalt fire eksempler på, hvorledes man har valgt at forholde sig til de retligespørgsmål vedr. webarkivering.ISverigehar man ønsket at skaffe sig erfaringer med webarkivering. Man er startet medwebarkivering på grundlag af det eksisterende regelværk og har valgt at tage stilling tilproblemerne efterhånden, som de opstod. Dem har man så fået i forbindelse med be-handling af persondata, hvilket har lagt projektet dødt i en periode. Der er nu kommeten ny forordning, der regulerer forholdet. De ophavsretlige forhold forventes afklaret iforbindelse med implementering af Infosoc-direktivet.I Frankrig indgår spørgsmålet om pligtaflevering af materiale, der offentliggøres viainternet, i en større lovgivningspakke vedr. informationssamfundet. Foreløbig drejer detsig om en bemyndigelseslov, der indeholder en generel hjemmel til at høste offentlig-gjorte værker. Det er præciseret, at der skal ske en selektion, men kriterierne herfor fo-religger der ikke noget om.I Australien har man valgt at basere indsamlingen på ret detaljerede aftaler, der er resul-tat af forhandlinger mellem udgiverne og nationalbiblioteket. Der er udviklet encode ofpractice,der er danner grundlag for indsamlingen, indtil der er gennemført en lovgiv-ning om pligtaflevering.IUSAer udgangspunktet, at der ikke er en særlig lovhjemmel, der tillader indsamlingog som regulerer vilkårene for tilgængeliggørelse af materiale i webarkiver. I betragt-ning af det umådeligt store antal rettighedshavere, der i givet fald skulle spørges, er detvanskeligt at se, at dette skulle kunne være en farbar vej, med mindre der – lige som iAustralien – foretages en håndfast selektion.
26
LitteraturlisteLoveFølgende love er tilgængelige på Kulturministeriets hjemmeside.http://www.kum.dk/••••Lov om pligtaflevering af udgivne værker.Lov nr. 423 af 10. juni 1997.Bekendtgørelse om pligtaflevering af udgivne værker.KULTURMINISTERIETS BE-KENDTGØRELSE NR. 1041/1997 17. december 1997Bekendtgørelse af lov om ophavsret.LOVBEKENDTGØRELSE NR. 618 AF 27. JUNI2001Bekendtgørelse om arkivers, bibliotekers og museers adgang til at fremstille eksemplarer aflitterære og kunstneriske værker m.v.KULTURMINISTERIETS BEKENDTGØRELSENR. 876/1997Bekendtgørelse af lov om offentlige arkiver m.v.LOVBEKENDTGØRELSE NR.740/2000. 17. juli 2000Lov om film.LOV NR. 186 AF 12. MARTS 1997
••
Lov om behandling af personoplysninger.Lov nr. 429 af 31. maj 2000 som ændret ved lov nr.280 af 25. april 2001. (Loven er officielt bekendtgjort i Lovtidende den 2. juni 2000.)Persondataloven er tilgængelig på Datatilsynets hjemmeside på adressen:http://www.datatilsynet.dk/lovgivning/index.htmlDirektivEuropa-Parlamentets og Rådets Direktiv 2001/29/EF af 22. maj 2001 om harmonisering afvisse aspekter af ophavsret og beslægtede rettigheder i informationssamfundet.Direktivet findes på adressen:http://www.eu-oplysningen.dk/lovstof/vedtagne_direktiver/alle/301L0029/Anden LitterturBetænkning om Bibliotekerne i Informationssamfundet./ Afgivet af Udvalget om Bibliotekernei Informationssamfundet (UBIS).Betænkning nr. 1347.Kulturministeriet 1997Betænkningen findes på Kulturministeriets hjemmeside på adressen:http://www.kum.dk/kum.asp?lang=1&color=34&file=/dk/34_IND.aspInformationspjece om persondataloven/ Datatilsynet.Pjecen findes på Datatilsynets hjemmeside på adressen:http://www.datatilsynet.dk/publikationer/index.htmlPeter Schønning: Ophavsretsloven med kommentarer, 2. udg. Kbh. 1998.
27
Bilag 1
SFS nr: 2002:287Departement / myndighet:Utbildningsdepartementet
Rubrik: Förordning (2002:287) om behandling av personuppgifter i Kungl.bibliotekets digitala kulturarvsprojektUtfärdad: 2002-05-08-----------/Träder i kraft I:2002-07-01/Förordningens tillämpningsområde1 § Denna förordning skall tillämpas vid helt eller delvisautomatiserad behandling av personuppgifter i Kungl.bibliotekets verksamhet med det digitala kulturarvsprojektet.Definitioner2 § Med det digitala kulturarvsprojektet avses i dennaförordning Kungl. bibliotekets projekt att med hjälp avautomatiserad robotteknik samla in, bevara och tillhandahålladet nationella digitala kulturarvet i form av det svenskamaterial som publiceras på Internet.Med det svenska material som publiceras på Internet avses idenna förordning material som går att hänföra till Sverigegenom sådan anknytning som adress, adressat, språk, upphovsmaneller avsändare.Förhållandet till personuppgiftslagen3 § Personuppgiftslagen (1998:204) gäller vid behandling avpersonuppgifter i projektet, om inte något annat följer avdenna förordning eller annars av 2 § personuppgiftslagen.En registrerad person har inte rätt att motsätta sig sådanbehandling som är tillåten enligt denna förordning.
28
Personuppgiftsansvar4 § Kungl. biblioteket är personuppgiftsansvarigt för sinbehandling av personuppgifter i projektet.Ändamål5 § Personuppgifter får behandlas i projektet för atttillgodose behovet av forskning och information.Behandling av känsliga personuppgifter6 § Sådana känsliga personuppgifter som anges i 13 §personuppgiftslagen (1998:204) får behandlas i projektet baraom det är nödvändigt för att tillgodose de ändamål som anges i5 § denna förordning.Databas för projektet7 § Inom projektet får Kungl. biblioteket ha en samling avpersonuppgifter som med hjälp av automatiserad behandlinganvänds för de ändamål som anges i 5 § (databas för projektet).8 § I projektets databas får behandlas bara sådanapersonuppgifter som har offentliggjorts genom publicering i detsvenska materialet på Internet.9 § Uppgifter i projektets databas får lämnas ut på medium förautomatiserad behandling bara för att användas i forskning.Kungl. biblioteket får ta ut avgifter för sådant medium medbelopp som motsvarar självkostnaden.10 § Direktåtkomst får medges till uppgifter i projektetsdatabas bara via terminaler inom Kungl. bibliotekets lokaler.Sökbegrepp11 § Sådana känsliga personuppgifter som anges i 13 §personuppgiftslagen (1998:204) och sådana personuppgifter somanges i 21 § samma lag får inte användas som sökbegrepp.Rättelse och skadestånd12 § Bestämmelserna i personuppgiftslagen (1998:204) omrättelse och skadestånd gäller vid behandling av
29
personuppgifter enligt denna förordning.Överklagande13 § Att Kungl. bibliotekets beslut om rättelse eller om avslagpå ansökan om information enligt 26 § personuppgiftslagen(1998:204) får överklagas hos allmän förvaltningsdomstol följerav 22 a § förvaltningslagen (1986:223).- - - - - - - - - - - - - - - slut på dokumentet - - - - - - - - - - - --
30
Bilag 2DRAFTCODE OF PRACTICE FOR PROVIDING LONG-TERM ACCESS TO AUSTRALIANONLINE COMMERCIAL PUBLICATIONSAUSTRALIAN PUBLISHERS’ ASSOCIATION AND THE NATIONAL LIBRARY OFAUSTRALIABackgroundThe National Library of Australia has statutory responsibility for collecting, preserving andproviding access to documentary materials relating to Australia and the Australian people. Aus-tralian publishers are major contributors to the nation’s documentary culture and traditionallythe Library has worked closely with them to fulfill its collecting responsibilities. This partner-ship is especially important now in the digital environment due to the rapidly changing nature ofpublishing brought about by new technologies, especially the Internet.The National Library accepts that its Australiana collecting responsibility extends to informa-tion published in electronic form. Since 1996, in partnership with state and territory libraries,the Library has been identifying online publications considered to have national significance.These form the National Collection of Australian Electronic Resources. A system called PAN-DORA (Preserving and Accessing Networked Documentary Resources of Australia) is used tosupport the collection, storage and provision of long term access to these online publications.Additional information about PANDORA can be found on the Library's server at:http://pandora.nla.gov.au/Most of the items selected for the National Collection are freely available on the Internet. How-ever, there is an increasing number of commercial publications (i.e. publications that requiresome form of payment for access) appearing in electronic form. Some of these publications arereproductions of items also produced in print form. Other items are available only electroni-cally. The publications may be single documents (e.g. ebooks, reports), web sites, electronicjournals, or searchable databases of information. It is not always easy for the Library to estab-lish what is actually being published in online form as many of the traditional models for doingbusiness no longer apply.Code of PracticeThis Code of Practice has been developed by the National Library and the Australian PublishersAssociation in recognition of their shared interest in safeguarding Australian published culturein electronic form. It represents a commitment to work together in the public interest to ensurethis important component of the country’s cultural heritage remains accessible into the future.The Code defines an agreed set of responsibilities and conditions which recognise the differentnature of publishing in the digital environment and take into account the commercial interests ofpublishers and the preservation and access objectives of the National Library.Legal Deposit legislation does not yet apply to publications in digital form at the Common-wealth level but provisions are in place in some States. The Code of Practice is intended to fa-cilitate the application of legal deposit to this area of publishing, not to replace it. All deposit
31
libraries participating in building the National Collection of Australian Online Publications andall commercial Australian publishers, whether members of the Australian Publishers Associa-tion or not, are encouraged to adopt the Code.The National Collection of Australian Online Publications(i) Selection criteriaNot all titles are selected for inclusion in the National Collection of Australian Online Publica-tions. Decisions are based on selection criteria which outline the National Library’s collectingintentions and those of the partner state and territory libraries. These are available athttp://pandora.nla.gov.au/selectionguidelines.html. The criteria emphasise publications that havesome lasting research value and/or represent important aspects of Australian culture.In general, the following types of commercial publications would be eligible for the NationalCollection of Australian Online Publications if they contain significant content by Australiansor about Australia, or if they are published by an Australian publisher:Electronic journalsMonographs (non-fiction, fiction, poetry, short stories etc.)Conference proceedingsOnline supplements to printed publicationsSearchable databases of information*Maps, sheet musicGenerally, publications that mainly consist of links to other items will not be selected. If a pub-lication is produced in hardcopy as well as online, then a decision may be made not to select theonline format.Databases will be selected on a very limited basis. If the database is cumulative, with new ma-terial being added and all existing material retained, then the Library may only wish to archivethe content if the publisher intends to cease maintaining it. If a database is updated by removingsome material as well as adding new material, then the Library may wish to archive it on a regu-lar basis to reflect these changes or to keep a record of superceded versions.Where a title is referred to the National Library by a publisher, if it is more relevant to the col-lecting priorities of a partner library, the title will be referred to them for further action. Pub-lishers will be advised of this decision in all instances.(ii) Minimising costs to publishersThe be effective and efficient in building the National Collection of commercial online publica-tions, the Library depends on advice from publishers on what is being published. The Code ofPractice therefore calls on publishers to notify the Library of potentially eligible titles, andwhere these are selected by the Library for the Collection, to make a copy available to the Li-brary for managing in the PANDORA archive.However, the intention is to minimise inconvenience and costs to publishers. Consequently,publishers can choose the most convenient way to interact with the Library and there is no re-quirement to provide copies of online titles in any particular format or standard.Providing public access to online publications
32
A principle that underpins all collecting by deposit libraries is that collecting is for use by cur-rent and future generations of users. Preservation of materials is carried out to ensure they re-main usable into the future. Acknowledging that commercial publishing in the online environ-ment is different from traditional print publishing, the Library is prepared to apply restrictionson public access to online publications for an agreed period of time that the publication is con-sidered to have economic viability. The Library’s preferred arrangement is to allow onsite ac-cess to the publication through its reading rooms during the period of restriction, and later toprovide unrestricted national access. Copyright provisions would always be respected(To be continued)Preservation of online publications(Text to be provided)
33
CODE OF PRACTICEFOR PROVIDING LONG-TERM ACCESS TO AUSTRALIANONLINE PUBLICATIONSThe Australian Publishers Association and the National Library of AustraliaThe CodeThe Code of Practice recognises that safeguarding Australia’s published cultural heritage is aconcern shared by publishers and the National Library. It outlines the conditions and responsi-bilities that each partner agrees to observe in order to ensure Australian online publications re-main available for use into the future.Publishers agree to:•••••••Notify the National Library of new online publicationsFor electronic journals, this may be done as part of the application for an ISSN (note that ifa journal is produced in both hardcopy and electronic formats, each version requires a sepa-rate ISSN)Other titles may be individually registered by using the form athttp://pandora.nla.gov.au/registration_form.html .For publishers of large numbers of items, notification of batches of titles can be done bysending an email to [email protected] .Provide the files for titles selected by the National LibraryFiles would be provided free of charge to the Library:As an email attachment to [email protected]. Note that files must be unencrypted. Thisis necessary so that preservation actions can be undertaken, such as migration to a new for-mat as software/hardware changes in the futureBy providing a password so that the files can be downloaded from the InternetFor databases, the contents of the database together with a description of the databaseschema in a standard format (yet to be determined) is preferred. The files should be pro-vided on an agreed schedule.For electronic journals, the files should be provided automatically when each new issue isproduced.– why not harvest once we know about it?Permit public access to titles deposited with the National Library, according to agreed con-ditionsThe Library will ask publishers to indicate access restrictions for each title deposited with it.The model preferred by the Library is to restrict access to onsite only use in the Library’sreading room for 5 years and in accordance with the provisions of the Copyright Act 1968.After this period has elapsed, the title would become available for use via the Internet.Provide technical information necessary for access to the publications
••
•••
•
34
•
Negotiate as necessary with authors associated with the publications deposited
The National Library agrees to:••Inform the publisher of selection decisionsTitles notified to the Library by publishers will be assessed for eligibility for inclusion inthe National Collection of Online Publications. Selection criteria are available athttp://pandora.nla.gov.au/selectionguidelines.html. For titles selected, a schedule for supplyof files and re-gathering will be determined where appropriate.Catalogue all titles selected onto the National Bibliographic Database and in the AustralianNational BibliographyThis will help promote knowledge of the existence of the title. In addition, the title will besearchable in the PANDORA system in which it will be archived.Manage access to deposited titles in accordance with publishers’ requirementsRestricted access conditions negotiated with publishers will be strictly adhered to be theLibrary. The titles will not be used for document supply purposes during any period of re-stricted access, unless special permission has been granted by the publisher, or the pub-lisher’s version is no longer available. Use of titles in the Library’s reading room during theperiod of the restriction will be in compliance with the fair use provisions of the CopyrightAct.Protect the integrity of titles deposited to the extent technically possibleTitles selected for the National Collection are rigorously checked for file accuracy and func-tionality to ensure that copies are as far as possible an exact copy of the original item. TheLibrary will not alter the intellectual content of the publications, but may include somemetadata to assist in resource discovery and management. In the future, some files may bemigrated to new formats for preservation purposes, but the aim will be to maintain both thecontent and the “look and feel” of the original publication.Manage and preserve the publications for long-term accessThis involves strategies such as:ooooThe use of best practice data management techniques such as regular system backups,including the use of secure off-site storageMaintaining a repository of software required to operate the files included in the col-lection where this is practicalMigrating obsolete file formats to new formats where appropriateUsing emulation to provide continued access to file formats not suitable for migration.
••••
••
•
35
Digitalisering af radio- og tv-udsendelserOversigtsnotat om udredningerne i 1999 og 2002v/ Harald v. Hielmcrone19. august 2002
oooOooo
IndholdDigitalisering af radio- og tv-udsendelser............................................................................................1Indledning ........................................................................................................................................2Den første projektbeskrivelse, marts 1999...................................................................................2Den anden udredning, januar 2002 ..............................................................................................3Arkivernes indhold...........................................................................................................................3Danmarks Radios radioarkiver.....................................................................................................3Danmarks Radios TV-arkiver ......................................................................................................5TV 2’s arkiver ..............................................................................................................................5Statens Mediesamling ..................................................................................................................5Selektionskriterier ............................................................................................................................6Genrer...........................................................................................................................................7Genanvendelse .............................................................................................................................7Den praktiske gennemførelse af selektionen ...................................................................................8Radio ............................................................................................................................................8TV arkiverne ................................................................................................................................8Den tekniske gennemførelse af digitaliseringen ..............................................................................9
IndledningDer er i nyere tid blevet udarbejdet to rapporter om digitalisering af radio- og tv-arkiver:oDigitalisering af DR’s og TV 2’s programarkivmateriale – En projektbeskrivelse, udarbejdetaf DR, TV 2 og Statsbiblioteket, Marts 1999.oDigitalisering af radio- og tv-arkiver – En udredning foretaget af en arbejdsgruppe nedsat afKulturministeriet, Januar 2002.Den første projektbeskrivelse, marts 1999Baggrunden for den første rapport fra marts 1999 var, at Kulturministeriet i 1998 bad DR, TV 2 ogStatsbiblioteket om i fællesskab at udarbejde en redegørelse om mulighederne for at etablere etsamarbejde mellem tv-stationerne og Statsbiblioteket om digitalisering af Danmarks Radios og TV2’s arkiver med henblik på1) bevaring for eftertiden af det lyd- og billedmateriale, disse arkiver indeholder2) formidling af materialet til undervisnings- og forskningsformål3) videre anvendelse, herunder formidling til befolkningen generelt.Rapporten indeholderoen opgørelse over arkivernes indholdoen beskrivelse af forskellige scenarier, hvorefter en digitalisering kunne foregå samt en om-kostningskalkuleoen redegørelse for de ophavsretlige forhold og endeligoen oversigt over udestående spørgsmål, hvorunder der især peges på spørgsmålet om selek-tion.Der var i kommissoriet ikke lagt nogen begrænsninger ind mht. omfanget eller kvaliteten af dendigitalisering, der skulle foretages. Man tog i arbejdsgruppen derfor udgangspunkt i en digitalise-ring af samtlige arkiver, og i en kvalitet – både mht. digitalisering og registrering af metadata – derville gøre en umiddelbar genanvendelse af udsendelserne mulig. Man anbefalede dog, at kun 60.000timers radioudsendelser blev digitaliseret og registreret på det høje kvalitetsniveau.Der blev udarbejdet to scenarier for den tekniske gennemførelse, en central og en decentral model,og det blev beregnet, at en gennemførelse i løbet af 5 år ville koste henholdsvis 741 mio. kr. for dencentrale model og 567 mio. kr. for den decentrale model. De højere omkostninger ved den centralemodel skyldtes, at der ved denne model ville være et stort behov for dataoverførsel til og fra arkivet.Rapporten indeholdt også et afsnit om de ophavsretlige spørgsmål i forbindelse med en digitalise-ring.
Den anden udredning, januar 2002Baggrunden for den anden rapport fra januar 2002 var, at der i den mediepolitiske aftale for 2001 –2004 var afsat 80 mio. kr. til digitalisering af et repræsentativt udsnit af programarkiverne i Dan-marks Radio og TV 2 i 2004.For at forberede dette arbejde nedsatte Kulturministeriet den 7. februar 2001 i Statsbibliotekets regien arbejdsgruppe med repræsentanter fra Statsbiblioteket, DR og TV 2 og Det Humanistiske Forsk-ningsråd.Arbejdsgruppen fik til opgave at overveje, hvorledes der – inden for en beløbsramme på 80 mio. kr.– kan digitaliseres et repræsentativt udsnit af DR’s, TV 2’s og Statsbibliotekets programarkiver. Detrepræsentative udsnit skulle primært tilgodese forsknings- og kulturbevaringshensyn.Rapporten indeholderoen beskrivelse af de valgmuligheder, der knytter sig til selektion af et repræsentativt udsnitaf arkiverne, herunder hvilke kriterier der bør benyttesoen enig indstilling vedr. digitalisering af radioudsendelseroen enig anbefaling om at benytte tre af TV 2’s regionale stationer som pilotprojekt til digita-lisering af tv-udsendelseroen beskrivelse af forskellige modeller for, hvordan udvælgelsen kan ske på tv-området, medto forskellige anbefalinger af, hvilken vej man skal gåoen overordnet beskrivelse af den mulige tekniske infrastrukturoforslag til arbejdsplan.Arbejdsgruppen har ikke udarbejdet en detaljeret projektplan. Dels var der i arbejdsgruppen ikkeenighed om, hvorledes det praktiske arbejde med selektionen skulle tilrettelægges, og dels fandtman det ikke meningsfuldt i detaljer at beskrive en teknisk proces flere år, før den skulle etableres.I konsekvens af valget den 20. november og det derpå følgende regeringsskifte bortfaldt medieafta-len og de 80 mio. kr., der var afsat til formålet blev inddraget.Nedenfor følger en kort gennemgang af denne udredning og de væsentligste konklusioner.Arkivernes indholdDanmarks Radios radioarkiverDR’s radioarkiv består af tre adskilte samlinger:oRadioarkivet,der indeholder en samling udsendelser, udvalgt primært med henblik på lang-tidsbevaring og genanvendelse. Samlingen findes velregistreret på et detaljeret niveau i da-tabasen RARKoDAT-båndsamlingen,der er kontrolbånd med optagelse af samtlige udsendelser, sendt på detre landsdækkende kanaler P1, P2 og P3 siden 1989. Udsendelserne er registreret på et lave-re niveau i databasen RADIO
oBåndarkiveter en stor samling bånd, placeret i Radiohuset for at sikre hurtig tilgang. Sam-lingen er nødtørftigt registreret.RadioarkivetRadioarkivet indeholder pt. 48.600 velregistrerede udsendelser. De fordeler sig tidsmæssigt i føl-gende perioder:o1931-1950:o1951-1988:o1989-:3.500 udsendelser38.600 udsendelser6.500 udsendelser
En udsendelse antages i gennemsnit at vare en ½ time, hvorfor der pt. er ca. 24.300 timers udsen-delse bevaret i Radioarkivet.DAT-båndsamlingenSiden 1989 er samtlige landsprogrammer sendt på P1, P2 og P3 bevaret på DAT kontrolbånd.(originaloptagelserne til en del af disse udsendelser findes i Båndarkivet). Optagelsen er sket påDAT-bånd af to timers varighed. Ved båndskift kan der være ”huller” i de optagne udsendelser.Denne samling sikrer, at også direkte udsendte programmer er blevet bevaret.Der er siden 1989 udsendt mellem 16.500 og 17.500 timer årligt på landsprogrammerne P1, P2 ogP3. Det vil sige, at DAT-båndsamlingen rummer udsendelser svarende til mere end 200.000 sende-timer.Udsendelserne er siden 1988 registreret i databasen RADIO. Den indeholder de samme grunddatasom RARK-databasen, men kun i mindre omfang egentlige indholdsbeskrivelser.Fra 1984 har Statens Mediesamling ligeledes dokumentationsbånd af hele sendefladen, for så vidtangår de landsdækkende programmer, men først fra 1988 er disse registreret i databasen RADIO.BåndarkivetPå grund af Radioarkivets geografiske placering på Islands Brygge har programafdelingerne i tidensløb valgt at placere dele af arkivmaterialet i Båndarkivet i Radiohuset for at sikre hurtig adgang tiludsendelsesmaterialet. Dette har medført, at der i Båndarkivet findes en stor arkivsamling, som ikkeer registreret i Radioarkivet.Båndarkivet rummer i alt udsendelser svarende til formentlig100.000 sendetimer.For at kunne finde en given udsendelse i Båndarkivet skal man enten være i besiddelse af det tekni-ske nummer eller produktionsnummeret (indført i 1989). For udsendelser før 1989 er man entenafhængig af oplysninger i programafdelingernes papirarkiver for at kunne finde frem til det tekniskenummer, eller af Båndarkivets bilagsmapper, hvoraf kun teknisk nr., titel, udsendelsesdato og pro-
grammedarbejder fremgår. Først fra og med 1989 har man mulighed for - via databasen RADIO - atfinde frem til en udsendelses produktionsnummer.Danmarks Radios TV-arkiverDR TV’s arkiv indeholder for perioden 1951 til 1998 skønsmæssigt materiale svarende til i alt69.400 timer. Heri er ikke medregnet den historiske filmsamling og tilvæksten fra 1999 ff. IfølgeDanmarks Statistik er der i perioden 1965 til ult. 1999 blevet udsendt i alt 106.000 timer tv.DR TV arkivet indeholder materiale af følgende kategorier:oFilmsamlingen ca. 16.500 timeroFilmindslag (indslag fra TV-Avisen, Aktualitetsafdelingen og TV-sporten i perioden 1952-1984) ca. 12.500 timeroBåndsamlinger i forskellige formater ca. 40.400 timeroTilvæksten 1999 og 2000 har været henholdsvis 2.647 og 3.119 timer.
TV 2’s arkiverTV 2’s arkiver består pr. dec. 2001 af optagelser svarende til 33.500 timer.oNyhedsarkivet:Indeholder al egenproduktion af Nyheder, Aktualitet og andre udsendelser(typisk fra begivenheder) siden 1. oktober 1988. I alt ca. 11.000 timer på Beta-bånd. Alt erregistreret og indhold og billedside beskrevet i egen database. Det er let at finde klip og se-kvenser i basen og arkivet, da det er tænkt til genbrug.oSportsarkivet:Indeholder al egenproduktion og indkøbt Sport siden 1. oktober 1988. I alt ca.8.500 timer. Alt er registreret, og indhold og billedside beskrevet i egen database. Det er letat finde klip og sekvenser i basen og arkivet, da det er tænkt til genbrug.oProgramarkivet:Indeholder indkøbte film, programmer, entrepriseproduktioner og andetmateriale produceret uden for huset. I alt 14.000 timer. Meget beskeden registrering, stortkun på titel. Det meste findes på Betabånd, resten på 1” bånd.Statens MediesamlingStatens Mediesamling på Statsbiblioteket blev ikke nærmere beskrevet i den anden udredning, fordidigitalisering normalt vil skulle ske på grundlag af materiale i enten DR eller TV 2. Foruden privateoptagelser af udvalgte udsendelser har Statens Mediesamlings arkiver nemlig hidtil været baseret påmodtagelse af kontrolbånd, der normalt er af ringere kvalitet end det arkivmateriale, DR og TV 2ligger inde med. Samlingen består af følgende hovedkategorier:oDR-radio P1, P2, P3 1984 ff. (komplet)oDR-regionalradio 1983 ff. (komplet)
oDR ældre radio 1940-84 (udvalgte udsendelser)oDR-TV 1987 ff. (komplet)oDR.TV 1970-87 (udvalgte udsendelser)oTV 2 / Danmark 1988 ff. (komplet)oTV 2 / Regioner 1988 ff. (komplet)SelektionskriterierDer beskrives tre typer selektionskriterier:Formelle kriterierDer er identificeret følgende dimensioner:oTidsperioderoKomplette og ukomplette arkiveroDansk og udenlandsk produktion.Strukturelle kriterierUd fra en forsknings- og bevaringsmæssig synsvinkel er de strukturelle kriterier formentlig de afgø-rende. Et overordnet formål er at dokumentere mediernes indhold i den struktur, det havde i forti-den. I modsætning til tidligere kulturformer er radio og tv karakteriseret ved deres karakter af ‘flow’– en strøm af indholdselementer. Dermed bliver det afgørende at afveje forholdet mellem mindstfire niveauer eller former for indhold:ooooUdsendelserSerierFladerKulturens hypertekst. (Dvs. udsendelsernes sammenhæng med samtidens øvrige kulturpro-duktion.)
Indholdsmæssige kriterierEn væsentlig målsætning er at undgå, at udvælgelsen bliver påvirket af subjektive skøn og præfe-rencer. Der er derfor et mindre spillerum for indholdsmæssige kriterier.Til brug for den konkrete selektion skal der udarbejdes en procedure på grundlag af en operationali-sering af de kriterier, der er nærmere beskrevet i rapporten. Den konkrete selektion bør udføres i etsamarbejde mellem fagfolk fra stationerne, fra arkivvæsenet samt medieforskere.
GenrerForudsætningen for at kunne lave et repræsentativt udsnit af arkiverne er, at udsendelserne er sy-stematiseret på en ensartet måde, for at man kan få et overblik over, hvilke slags udsendelser derfindes, og hvor mange der er af hver slags. På baggrund af et sådant overblik foretages der senere enstatistisk beregning med henblik på at fastslå, hvor mange udsendelser af hver slags (fra hvilke tids-perioder, med hvilken placering i programfladen, etc.) der skal udvælges.Da der ikke findes en fælles systematik på området i Danmark, udviklede udvalget sit eget kategori-seringssystem med følgende hovedgenreroooooooFaktaFiktionUnderholdningBørn og ungeLokale og regionale programmerPræsentationReklamer.
En genretypologiInden for hver af hovedgenrerne kan man pege på et antal undergenrer, som alle bør være repræsen-terede i udvælgelsen inden for forskellige perioder.Til at udarbejde en sådan blev der nedsat et underudvalg. Underudvalget udarbejdede et typologise-ringsskema, det vil sige en genre- og emneliste, der kan bruges til systematiseringen af udsendelser-ne. Listen er forenelig med de lister, der fremover bruges i henholdsvis DR og TV 2.Listen er blevet sammenlignet med EBUs forslag til et fremtidigt kategoriseringssystem. Der er taleom en betydelig kongruens mellem de enkelte kategorier, om end ikke mellem systemerne som så-dan.GenanvendelseTypologiseringsskemaet blev benyttet af DR og TV 2 i forbindelse med vurderingen af, hvilke typerudsendelser det er relevant at udvælge med henblik på genanvendelse.Når man ser på DR’s og TV 2’s oversigter over genbrugsegnede genrer, falder det i øjnene, at derkun er enkelte grupper, hvorom man kan sige, at der ikke er genbrugsegnet materiale. Som hoved-regel gælder, at alt egenproduceret materiale er genbrugsegnet – enten til brug for genudsendelsereller som klip. For DR udgør egenproduktionen ca. 50 % og TV 2 55 %. (inkl. co- og entrepriseproduktioner).Et særlig stort genbrugspotentiale findes i grupperneFakta, FiktionogUnderholdning,herunderisærSport,samt udsendelser tilBørn & Unge.Af fiktionen er kun en meget lille del egenprodukti-
on. Til gengæld vil den være meget genbrugsegnet, for så vidt man har rettigheder til genudsendel-se. Underholdningsprogrammer vil ligeledes være genbrugsegnede, både hvad angår udvalgte heleudsendelser og klip fra udsendelser.Udsendelser fra de øvrige kategorier vil også kunne genbruges, men i hvilket omfang det kan ske,vil afhænge af det konkrete indhold af det enkelte program.Et forsigtigt skøn er altså, at af et repræsentativt udvalg af samtlige udsendelser vil omkring halvde-len af de digitaliserede programmer, nemlig egenproduktionen, kunne genbruges – helt eller delvist.Den praktiske gennemførelse af selektionenRadioArbejdsgruppen skønnede, at det næppe var umagen værd at foretage nogen grundig systematiskselektion af de radioudsendelser, der burde digitaliseres. Dette skyldtes, at tilgangen tilBåndarkivet,på grund af den meget mangelfulde registrering af udsendelserne, er så vanskelig, at omkostninger-ne, forbundet med en systematisk selektion af dette materiale, ikke vil kunne stå i et rimeligt forholdtil udbyttet. Arbejdsgruppen anbefalede, at man overlader det til Danmarks Radio at sikre de beva-ringsværdige udsendelser.Arbejdsgruppen anbefalede, at man digitaliseredeoDR’s Radioarkiv samto22 ugers landsdækkende udsendelser på P1, P2 og P3 fra 1989 til 1999,(på basis af DAT-båndsamlingen)Dette ville i alt svare til 37.400 timer, og det burde kunne gennemføres inden for en budgetrammepå godt 16 mio. kr. beregnet i 1999 priser.TV arkiverneHertil var der enighed i arbejdsgruppen. Da det kom til den praktiske gennemførelse af selektionenaf tv-udsendelserne, skiltes vandene.Et flertal, bestående af SHF, TV 2 og Statsbiblioteket, var af den opfattelse, at skal man kunne fore-tage et repræsentativt udvalg, der også er holdbart ud fra en videnskabelig betragtning, er det nød-vendigt først at systematisere de arkiverede udsendelser på en ensartet måde, således at man kan fået overblik over, hvilke slags udsendelser der findes, og hvor mange der er af hver slags. På bag-grund af et dette overblik må der gennemføres en statistisk beregning med henblik på at fastslå,hvor mange udsendelser af hver slags der skal udvælges. Såfremt man kun kan digitalisere et repræ-sentativt udsnit, er det for forskningen helt afgørende, at datagrundlaget er i orden. Men også alme-ne kulturbevaringshensyn måtte ifølge flertallet tilsige, at man tilstræbte at bevare et så vidt muligtkorrekt dækkende repræsentativt udvalgBeregnet ud fra givne forudsætninger, var omkostning ved denne metode 5,6 – 6,6 mio. kr.
Et mindretal, bestående af Danmarks Radio, ønskede at minimere udgifterne til dette forberedendearbejde og mente, at man kunne nøjes med at lægge DRs hidtidige afdelingsstruktur til grund, såle-des at man udvalgte et forholdsvis lige stort antal udsendelser, produceret af de forskellige afdelin-ger. Hvis man benyttede ældre programmedarbejdere, arkivmedarbejdere og forskere til at foretageudvælgelsen, burde det være tilstrækkelig til sikring af repræsentativiteten.Beregnet ud fra de samme forudsætninger som ovenfor, blev omkostning ved anvendelse af dennemetode anslået til mellem 4,6 – 5,1 mio. kr.DR har anfægtet denne beregning, idet man mener, det må kunne gøres billigere, men har ikkefremlagt beregninger, der understøtter en sådan antagelse.
Regionale udsendelserTV 2/Regionerne har foreslået, at man som et pilotprojekt digitaliserer hele arkivet fra en enkeltregion.Arbejdsgruppen tilsluttede sig dette, men vil anbefalede, at man i givet fald bør vælge tre regioner,nemlig hovedstaden, en større provinsbyregion og en landregion, da hensynet til repræsentativitetenellers ikke i tilstrækkelig grad vil være tilgodeset.Den tekniske gennemførelse af digitaliseringenArbejdsgruppen har beskrevet to modeller for den infrastruktur, der i givet fald skulle etableres.Forskellen består deri, at Statens Mediesamling i det ene tilfælde benytter en kopi af de digitalisere-de udsendelser til formidlingen, i det andet tilfælde sker adgangen via en katalog i Statens Medie-samling, men selve udsendelserne tilgængeliggøres af tv-selskaberne.Da det i medieaftalen var forudsat, at digitaliseringen under alle omstændigheder først kunne startei år 2004, vurderede de tekniske eksperter, som Arbejdsgruppen rådførte sig med, at det ikke gavmening i detaljer at beskrive processen og at udarbejde detaljerede projektplaner på det tidspunkt.Den tekniske udvikling inden for dette område sker så hurtigt, at det måtte tilrådes at vente.Arbejdsgruppen anbefalede, at der iværksættes et pilotprojekt vedr. digitalisering af radioudsendel-ser snarest muligt. Det vil give værdifuld erfaring, der kan nyttiggøres, når den mere komplicerededigitalisering af tv-udsendelser skal gennemføres.
Harald v. Hielmcrone
!!
IndsamlingFilm1.5 årsværkDrift500.000450.000950.000
Bevaring
Tilgængeligørelse
I alt mio. kr.
2 årsværkLab + teknik
800.0002.600.0003.400.000
7 årsværkLab + teknik
1.900.0001.000.0002.900.0007.250.0002.750.00010.000.000
I altDrift af arkiver
I altMaterialer på faste medierAV-materialerAndre digitale materialer670.00085.000250.000
1.005.00070.0001.075.000
I altRadio & tv1.150.000115.000server200.000115.000
1.380.000870.000517.50013.842.500
Pligtafleveret internetmateriale1.55 årsværk670.000
Registrering i nationalbibliografiRegistrering af netpublikationer
I alt den offentliggjorte elektroniske kulturarvElektroniske arkivalierLøn (inkl.efteruddannelse) til opgaverne indsamling, bevaring og tilgængeliggørelseLøn (inkl.efteruddannelse)+ fællesudgifter*IT-investeringer i bevaringsværksted*I alt*
7.600.00011.500.000450.00011.950.000
Side 1
*disse omkostninger kan betragtes som bruttoomkostninger og er udelukkende opgjort for de elektroniske arkivalier
Side 2
