INDBLIK 6

18.12.2017

Banner-Indblik
Større
Betjente_i_Vandrehallen  
Hvad karakteriserer den gode arbejdsplads? Det er et spørgsmål, som direktionen har haft oppe og vende efter, at der er gennemført en undersøgelse af trivsel og kommunikation i Service- og Sikkerhedsenheden (SES). Undersøgelsen handler om en enkelt enhed, men som case rummer den læring for alle enheder. Det er baggrunden for, at vi har valgt at skrive om undersøgelsen. 
 

Baggrund

En erhvervspsykolog har udarbejdet en rapport efter at have talt med 65 medarbejdere i enheden. Den blev bestilt med baggrund i den seneste trivselsmåling, og fordi flere medarbejdere i MUS-samtalerne gav udtryk for, at tonen mellem kollegerne kan være barsk. Rapporten blev drøftet sidst i november på møder med enhedens medarbejdere. 
 

Det siger rapporten

Rapporten fra undersøgelsen viser følgende: 

  • Folketingsbetjentene er utrolig stolte over deres arbejde i Folketinget, og de lægger vægt på god service og høj sikkerhed
  • Nye medarbejdere siger, at kollegerne tager godt imod dem 
  • Kollegerne viser omsorg og interesse i forbindelse med sygdom og andet fravær. 

Det er et billede, vi genkender. Det er vores opfattelse, at betjentkorpset består af professionelle og dedikerede medarbejdere.

Problemerne findes i relationerne mellem bestemte grupper og mellem medarbejdere og ledelse og gruppeansvarlige.

Rapporten peger på følgende:

  • Der er subkulturer og skel mellem ”nye” og ”gamle”. Nogle af de ”gamle” synes, at de ”nye” er langt fremme i skoene, mens nogle ”nye” mener, at de ”gamle” ikke er klar over, hvilke krav der bliver stillet til medarbejdere uden for Folketinget
  • Der er sladder og bagtalelse af medarbejdere, der ikke er til stede. 8 ud af 10 medarbejdere siger, at kulturen kan blive bedre ved at tale med hinanden og ikke så meget om hinanden
  • Der er utydelighed om de gruppeansvarliges roller og ansvar med at tilrettelægge arbejdet. 
 

Det videre arbejde

Der er meget positivt at bygge videre på, men der er også nogle udfordringer at tage fat i. Og her tænker vi først og fremmest på rapportens udsagn om sladder og bagtalelse.   

Positiv sladder kan skabe sammenhold og få viden til at cirkulere. Negativ sladder nedbryder personer og ødelægger arbejdsglæden. Det er ikke rart at tænke på, hvad kollegerne kan finde på at sige om én, når man ikke er til stede. Det er helt uacceptabelt. Alle har et ansvar for at stoppe sladder. 

Det er afgørende, at ledelse og medarbejdere taler konstruktivt med hinanden. Det har vi heldigvis god tradition for. Der er behov for at skabe større klarhed om de gruppeansvarliges ansvar og kompetence og få dagligdagen til at fungere bedre. Den dialog bliver bedst, hvis ledelse og medarbejdere tager et fælles ansvar for at forbedre arbejdspladsen. Det slider på samarbejdet, hvis det får karakter af en strid om ledelsesretten. 

Direktionen stiller sig bag en konstruktiv dialog, hvor begge parter lytter til hinanden og finder løsninger, der er til gavn for Folketinget. 

 

 

Bibliotekarer 

”Vi er imødekommende og tilrettelægger arbejdet professionelt og effektivt ud fra brugernes behov, så vi kan give kvalitet på stedet”. 
Sådan lyder overskriften i vores kvalitets- og servicestrategi, som vi står over for at skulle implementere. Taget på ordene er det en sætning, som I kan spejle jer i. Det er i hvert fald det spørgsmål med den højeste score i trivsels- og strategipejlingen. 

Vigtigt at arbejde med kvalitet og service
Hvorfor skal vi arbejde med kvalitet og service, når vi selv vurderer, at vi allerede er rigtigt gode til det? Det skal vi, fordi behovene hele tiden æn-drer sig. Derfor er det nyttigt, at vi sætter vores service under lup og afstemmer forventningerne, så vi har den service, som Folketinget gerne vil have og være kendt for. 
Vi vil 

  • give service af høj kvalitet til medlemmerne
  • skabe gode og mindeværdige oplevelser for vores gæster
  • yde god service til hinanden, så vi sikrer et tillidsfuldt samarbejde på tværs i administrationen.

Interview af enhedschefer

Men hvad er god service i praksis? Og hvordan arbejder enhederne med service? Det er spørgsmål, som vi ønsker at blive klogere på. 
Derfor har vi foranlediget en lille undersøgelse, hvor alle enhedschefer er blevet interviewet om service og kvalitet, og hvad de ønsker at arbejde videre med. Resultatet bliver præsenteret og drøftet på chefseminaret i februar, hvor vi også vil drøfte de næste skridt. 
Vi har valgt at indlede med at interviewe enhedscheferne, fordi service opfattes forskelligt. Behovet for at arbejde med service kan også kan variere. 
Eksempelvis er der enheder, der leverer konkrete serviceydelser til en bred vifte af brugere, mens andre i højere grad arbejder sammen med andre enheder om at levere et fælles produkt. Undersøgelsen skal både afdække, hvordan vi kan arbejde videre med service på tværs i administrationen, og om der er behov for at iværksætte særlige tiltag i enhederne. 

Et luftigt begreb

Service er et lidt luftigt begreb, men vi definerer service som en toleddet størrelse: dels en kerneydelse, som f.eks. kan bestå i udlån af bøger/materiale på Biblioteket, og dels af den betjening, man får i forbindelse med udlånet. God service handler ikke kun om at levere et produkt eller en fagligt korrekt løsning. Det er også måden, vi omgås vores brugere og hinanden på. 

Pointen er, at man ikke kan skille produktet fra den måde, det bliver leveret på. Bliver det givet med et smil eller en venlig bemærkning i en mail, giver det både en anden oplevelse og skaber bedre resultater og større arbejdsglæde. 

De næste skridt
Når vi skal forbedre vores service, er det vigtigt, at vi forholder os til, hvilken servicekultur vi gerne vil have. I den forbindelse er det oplagt at tænke i retning af uddannelse i service, kommunikation, forventningsafstemning, feed back og evnen til at sætte sig i brugerens sted. Det vil blive drøftet på chefseminaret i februar 2018. Vi vender tilbage, når planerne bliver mere konkrete.

 

 

Red_Direktionen 

Personalekontoret gennemførte den tredje trivsels- og strategipejling kort efter sommerferien. Resultaterne for enheder og chefer blev offentliggjort i midten af november. Som andre chefer har vi i direktionen også fået hver vores rapport med resultater, som vi har forholdt os til. 

Vi ønsker at indvie jer i de overvejelser og initiativer, som vi hver især har gjort os på baggrund af pejlingerne. 

Carsten: 

Jeg vil lægge større vægt på, at chefer, der refererer til mig, bliver mere opmærksomme på efter- og videreuddannelse i deres enheder, så vi forhåbentlig kan forbedre den forholdsvis lave score, som medarbejderne giver ledelsen i forhold til personlig udvikling. 

Der er i administrationen gode muligheder for uddannelse, og de centrale budgetter til uddannelse bliver sjældent brugt fuldt ud. Det er vigtigt, at alle holder de faglige og personlige kompetencer ajour. Jeg tror, det handler om et stærkere fokus på uddannelse i forbindelse med blandt andet MUS-samtaler. 

På tværs af enhederne vil jeg lægge mig i selen for at være tydeligere med hensyn til at opsætte mål og rammer – også her vil jeg trykke mine egne chefer på maven. 

Claus: 

Jeg glæder mig over, at trivsels- og strategipejlingen bekræfter, at Folke-tingssekretariatet er en velfungerende afdeling. Det viser de samlede tal på langt de fleste parametre. Alle chefer lægger meget stor vægt på målingerne og pejlemærkerne for den fremtidige indsats. 

For så vidt angår målingen af mig selv, vil jeg gøre mit bedste for at fastholde resultatet på de punkter hvor den ligger pænt. Samtidig vil jeg – i samarbejde med min chefgruppe – arbejde for at sætte endnu mere fokus på læring og kompetenceudvikling. Vi har mange driftsopgaver, men det skal ikke være nogen undskyldning for ikke at afse tid og mulighed for, at vi kan dygtiggøre os fagligt og personligt. 

Vi vil drøfte i chefgruppen, hvad vi sammen kan gøre for at imødekomme ønskerne om udvikling, herunder behovet for fælles faglig oprustning på tværs af enhederne. 

Anne Mette: 

Jeg bruger målingen til at justere min ledelse af Service- og Administrationsafdelingen. 

Med afsæt i de tidligere målinger har jeg blandt andet kunnet se, at medarbejderne havde svært ved at vurdere min indsats. Jeg besluttede derfor at komme til møder i enhederne efter en fast turnus for at få en direkte dialog om aktuelle sager og nye initiativer, som jeg overvejer. Det er noget, jeg har været rigtig glad for. Det er værdifuldt at få nogle direkte input, og jeg har oplevet en åben og tillidsfuld dialog i alle enheder. Tallene fra den seneste måling viser, at det har haft en positiv virkning, så det vil jeg fortsætte med. 

Jeg tænker også over nye måder, hvorpå jeg kan nå ud til alle interesserede med, hvad jeg arbejder med og lægger mærke til i det daglige. 

Alle har brug for at udvikle sig i sin jobfunktion. Det gælder også mig selv. Her giver pejlingen et fingerpeg om, hvad man som leder gør godt, og hvad der kan gå bedre. Derfor bruger jeg målingen til at tilrettelægge mine personlige udviklingsmål. De vil fokusere på at blive bedre til at kommunikere forandringer og sætte dem ind i en ramme, der skaber mening og angiver retning.

 

 

Se en oversigt over alle nyhedsbreve fra Folketingets Direktion

Sideansvarlig: Claus Brask