Vi har gennem flere år brugt en fast projektmodel som ramme om opgaver, der går på tværs af huset og har høj kompleksitet.
Projektmodellen er en arbejdsform, der har vist sit værd, fordi den tænker hele vejen rundt om opgaven, men vi skal passe på, at vi ikke bliver kvalt i vores egen succes. Projekter kan være krævende. Flere af jer har sagt, at det er en udfordring at være projektleder og projektdeltager, når man samtidig skal passe sine driftsopgaver.
Tanker om ny projektmodel
Det er baggrunden for, at chefgruppen for nylig satte en halv dag af til at drøfte de fremtidige rammer for projektarbejdet. Vi kom ikke frem til at sætte to streger under en revideret model, men vi vil indvi jer i overvejelserne.
At have projektledere og projektdeltagere, der arbejder i enhederne til daglig, er en kæmpe fordel. Både fordi vi kan nyttiggøre jeres viden i projekterne, og fordi projektledelse er en særlig kompetence, hvor man får et selvstændigt ansvar for en stor forandringsopgave, styrer økonomi, fordeler opgaver og rapporterer til styregruppe og direktion.
Vi har overvejet at have eksterne projektledere, men vi synes, det er bedst, at medarbejdere inden for organisationen er projektledere. Det kan dog blive en mulighed med ekstern hjælp, hvis vi konkret står og mangler en projektleder, eller hvis en intern projektleder skal suppleres med eksterne kompetencer.
Delt ansvar letter arbejdsbyrden
For at afhjælpe presset på projektledere har vi gode erfaringer med, at to medarbejdere deler projektledelsen, så én ikke skal stå med det fulde ansvar for økonomi, it m.v. Projektet med renovering af Salen er f.eks. delt mellem Susanne Kvist Jensen fra TID og Asger Aabenhus fra BYG.
Der vil være projekter, som er så strategisk vigtige, at det er nødvendigt at frikøbe projektledere i en afgrænset periode. Det er foranalysen af Rigsarkivet et eksempel på. Ane Elmose fra UDV bruger i de næste måneder sammen med ekstern projektleder Michael Joensen fra BYG en stor del af arbejdstiden på at forberede et beslutningsgrundlag til Præsidiet.
UDV har samtidig fået tilført midler til en vikardækning for Ane, så enheden kan holde hendes opgaver kørende. Det kan vi ikke gøre i alle situationer, men en kompensation kan være det, der får enderne til at mødes, når enheder afgiver en medarbejder til et stort projekt.
Projekter med gevinster for det daglige arbejde
Men det handler også om, at chefer omorganiserer og prioriterer enhedens opgaver, når medarbejdere deltager i projekter. Det kan være en stor udfordring i enheder med mange driftsopgaver. Men mange projekter er i sig selv en investering, der giver et afkast i form af en smartere og mere effektiv måde at gøre tingene på, når projektet er afsluttet. Her skal vi blive bedre til at høste gevinster i form af ændrede arbejdsgange, som projektet peger på.
For at blive bedre til det har seniorprojektlederne i år været på kursus i såkaldt ”gevinstrealisering”, der skal hjælpe implementeringerne på vej.
Endelig handler det om, at enhedschefer ser projektarbejde som en fast del af medarbejdernes opgaver. På det seneste har f.eks. ITS og KOM rekrutteret medarbejdere med specifikke kompetencer inden for projektarbejde.
I direktionen vil vi også vurdere, hvor mange projekter vi kan have på samme tid, ligesom vi kommer til at se på omfanget af rapporteringer i projektmodellen. Her kan vi nok godt slække på kravene i selvledelsens navn.
Ordbog: Ved gevinstrealisering forstås, at vi opnår den ønskede værdi af projekter og indfører forandringer i arbejdsgange, så vi gør tingene bedre eller smartere, end før projektet gik i gang.
|