INDBLIK 5

07.09.2017

Banner-Indblik
Større

Den 1. oktober går folketingsbetjente, husbetjente, håndværkere og kontorpersonale over på statens arbejdstidsregler.

I de seneste fire-fem måneder har arbejdsgrupper forberedt overgangen ved at tilpasse vores systemer, herunder Fritz, til de nye arbejdstidsregler.

Følgegruppe
Til at følge arbejdet med at omsætte statens regler til vores virkelighed har der været nedsat en referencegruppe med repræsentanter for Håndværker-klubben, Husbetjentforeningen, Foreningen af Folketingsbetjente, Viften og hovedorganisationen CO10. Gruppen har holdt et par møder, og der er generelt en god stemning omkring arbejdet med at indføre de nye arbejdstidsregler.
 
Hvis der på et senere tidspunkt opstår tvivl om, hvordan arbejdstidsaftalen skal forstås, er der hjælp at hente i de tolkninger, som arbejdsgivere og lønmodtagere på det statslige område allerede er blevet enige om. Det er en af de klare fordele ved at have arbejdstidsregler, som findes på det øvrige arbejdsmarked.

De største forskelle
Der er mange lighedspunkter mellem de gamle og de nye arbejdstidsregler, men de adskiller sig også fra hinanden på en række punkter.
 
Den største forskel ligger i de tidspunkter, hvor aften- og weekendarbejde starter. I Folketingets nuværende aftale tæller aftenarbejde fra klokken 19.00, mens det er klokken 17.00 i de nye regler. Weekendarbejde starter fremover fredag midnat, mens det i Folketingets regler er lørdag klokken 14.00.

Særligt om folketingsbetjente
En anden forskel berører først og fremmest folketingsbetjentene. I de nye regler bliver alle opgaver, uanset tidspunkt, vagtsat arbejde, der indgår i den almindelige arbejdstid. Hidtil har det været sådan, at særlige opgaver, herunder weekendvagter, har ligget ud over den normale arbejdstid og er blevet honoreret med kontant betaling i de såkaldte betalingsvagter.
 
Nogle betjente kan opleve en vis lønnedgang, fordi de har haft mange betalingsvagter. Derfor blev vi i foråret enige med betjentene om, at de kan vælge at gå op i tid. 56 betjente har taget imod dette tilbud – langt de fleste ønsker 40 timer, som er loftet for, hvor meget man kan gå op på.
 
Herudover har overgangen til de nye arbejdstidsregler også gjort det muligt at udvide korpset med nogle få ekstra medarbejdere.

Ordbog: En arbejdstidsaftale er en aftale med regler, der fastlægger de grundlæggende regler for, hvordan arbejdspladsen forstår arbejdstidens længde, herunder hvordan man opgør arbejdstid, ret til eventuel afspadsering og kompensation for særligt arbejde.

 

Folketingsbetjent_420x290

Vi har gennem flere år brugt en fast projektmodel som ramme om opgaver, der går på tværs af huset og har høj kompleksitet.

 
Projektmodellen er en arbejdsform, der har vist sit værd, fordi den tænker hele vejen rundt om opgaven, men vi skal passe på, at vi ikke bliver kvalt i vores egen succes. Projekter kan være krævende. Flere af jer har sagt, at det er en udfordring at være projektleder og projektdeltager, når man samtidig skal passe sine driftsopgaver.
 
Tanker om ny projektmodel
Det er baggrunden for, at chefgruppen for nylig satte en halv dag af til at drøfte de fremtidige rammer for projektarbejdet. Vi kom ikke frem til at sætte to streger under en revideret model, men vi vil indvi jer i overvejelserne.

At have projektledere og projektdeltagere, der arbejder i enhederne til daglig, er en kæmpe fordel. Både fordi vi kan nyttiggøre jeres viden i projekterne, og fordi projektledelse er en særlig kompetence, hvor man får et selvstændigt ansvar for en stor forandringsopgave, styrer økonomi, fordeler opgaver og rapporterer til styregruppe og direktion.

Vi har overvejet at have eksterne projektledere, men vi synes, det er bedst, at medarbejdere inden for organisationen er projektledere. Det kan dog blive en mulighed med ekstern hjælp, hvis vi konkret står og mangler en projektleder, eller hvis en intern projektleder skal suppleres med eksterne kompetencer.

Delt ansvar letter arbejdsbyrden
For at afhjælpe presset på projektledere har vi gode erfaringer med, at to medarbejdere deler projektledelsen, så én ikke skal stå med det fulde ansvar for økonomi, it m.v. Projektet med renovering af Salen er f.eks. delt mellem Susanne Kvist Jensen fra TID og Asger Aabenhus fra BYG.

Der vil være projekter, som er så strategisk vigtige, at det er nødvendigt at frikøbe projektledere i en afgrænset periode. Det er foranalysen af Rigsarkivet et eksempel på. Ane Elmose fra UDV bruger i de næste måneder sammen med ekstern projektleder Michael Joensen fra BYG en stor del af arbejdstiden på at forberede et beslutningsgrundlag til Præsidiet.
 
UDV har samtidig fået tilført midler til en vikardækning for Ane, så enheden kan holde hendes opgaver kørende. Det kan vi ikke gøre i alle situationer, men en kompensation kan være det, der får enderne til at mødes, når enheder afgiver en medarbejder til et stort projekt.

Projekter med gevinster for det daglige arbejde
Men det handler også om, at chefer omorganiserer og prioriterer enhedens opgaver, når medarbejdere deltager i projekter. Det kan være en stor udfordring i enheder med mange driftsopgaver. Men mange projekter er i sig selv en investering, der giver et afkast i form af en smartere og mere effektiv måde at gøre tingene på, når projektet er afsluttet. Her skal vi blive bedre til at høste gevinster i form af ændrede arbejdsgange, som projektet peger på.

For at blive bedre til det har seniorprojektlederne i år været på kursus i såkaldt ”gevinstrealisering”, der skal hjælpe implementeringerne på vej.
Endelig handler det om, at enhedschefer ser projektarbejde som en fast del af medarbejdernes opgaver. På det seneste har f.eks. ITS og KOM rekrutteret medarbejdere med specifikke kompetencer inden for projektarbejde.
 
I direktionen vil vi også vurdere, hvor mange projekter vi kan have på samme tid, ligesom vi kommer til at se på omfanget af rapporteringer i projektmodellen. Her kan vi nok godt slække på kravene i selvledelsens navn. 

Ordbog: Ved gevinstrealisering forstås, at vi opnår den ønskede værdi af projekter og indfører forandringer i arbejdsgange, så vi gør tingene bedre eller smartere, end før projektet gik i gang.

 

Projektarbejde_437x290

Vores nuværende strategiperiode rækker frem til efteråret 2018. Vi vil evaluere den, når den tid kommer, men allerede nu tegner der sig et billede af, hvad strategien betyder for os.

I forhold til værdierne har der været lagt meget vægt på helhedstænkning. Medlemsorientering har vi altid haft på rygraden, og selvledelse har vi også før arbejdet med.
 
Lad os derfor se lidt nærmere på helhedstænkning og dens betydning.

Kendskab til hinanden letter arbejdet
Hvis vi spoler tiden knap et år tilbage til personaledagen, viste alle stort engagement og lyst til at arbejde sammen med kolleger fra andre enheder. Personaledagen blev senere fulgt op med dialogfrokoster. Ifølge jeres tilbagemeldinger giver det mening at mødes på tværs og være sammen med kolleger, man ikke går op ad til daglig. Når man kender hinandens opgaver, er det mere naturligt at tage dem med i sin planlægning. Det gør os bedre til opgaverne.
 
Der er mange eksempler på, at det går fremad med helhedstænkning.

De gode eksempler
I It-arkitekturgruppen sørger medarbejdere fra ITU og ITS for at skabe overblik over grundlaget for nuværende it-systemer, så vi bliver bedre til at vælge kommende it-systemer.
 
Det nye www.ft.dk blev til i et tæt samarbejde mellem mange medarbejdere fra forskellige enheder. Alle var også parate til at give den en ekstra skalle i den hektiske slutfase, da teknikken drillede.
 
BYG har styrket samarbejdet med Drift og Vedligehold ved at kortlægge ansvar og arbejdsgange.
 
Eller hvad med folkemødet, hvor håndværkere, Arrangementsteamet, Biblioteket, Kommunikationsenheden og Det Internationale Sekretariat gør Folketingets telt til en succes?  
Og vi kan nævne vores mange projekter og projektmodel, der i sig selv er en opskrift på, hvordan vi kommer hele vejen rundt om en stor opgave.

Værdidag for nye kolleger
Helhedstænkning er ved at blive en del af vores dna, som vi skal give videre til nye kolleger. Derfor har en tværgående arbejdsgruppe planlagt en værdidag, hvor nye medarbejdere kommer på samme øvelse som på personaledagen, da vi gik rundt på Vesterbro og løste opgaver. Værdidagen vil foregå som en stafet i Folketinget, hvor deltagerne besøger de forskellige enheder.
Formålet er at indpode helhedstænkning som arbejdsform i Folketingets Administration.

Vi forestiller os, at en ny strategiperiode skal bygge oven på den nuværende. I løbet af 2018 går vi i gang med at forberede den næste strategiperiode. Vores foreløbige overvejelser er, at en fælles personaledag i 2018 vil falde godt i hak med det arbejde.

 

Husbetjent_i_Landstingssalen_386x290

Se en oversigt over alle nyhedsbreve fra Folketingets Direktion

Sideansvarlig: Claus Brask