Afsnit 4.3 Udvalgenes møder

4.3   UDVALGENES MØDER

Udvalgsmøderne danner grundlaget for arbejdet i udvalgene. Selv om en væsentlig del af udvalgsarbejdet foregår skriftligt eller uden for mødelokalet, er det på møderne, arbejdet koordineres og konfirmeres. Udgangspunktet i forretningsordenen er, at udvalgsmøderne foregår for lukkede døre, men udvalget kan beslutte at holde åbne møder eller lade dele af møder være åbne, f.eks. samråd (FFO § 8, stk. 9).

Efter aftale med udvalgsformanden udarbejder Udvalgssekretariatet en skriftlig dagsorden for udvalgsmødet. Når der kommer nye dagsordenspunkter eller relevante bilag, omdeles der sædvanligvis en ny udgave af dagsordenen, hvilket medfører, at dagsordener af og til udsendes med kort varsel inden mødet. Det tilstræbes, at første udgave af dagsordenen omdeles senest fredag i ugen inden afholdelse af udvalgsmødet. Hvis et udvalg har et samråd med en »fremmed« minister, sender Udvalgssekretariatet dagsordenen til ministersekretariatet i dette ministerium. Det er muligt at abonnere på udvalgsdagsordenerne fra Folketingets hjemmeside www.folketinget.dk.    

Dagsordenen indeholder de punkter, som udvalget skal behandle på mødet, f.eks. modtagelse af deputationer, samråd og behandling af lov- og beslutningsforslag. Dagsordenen indeholder henvisninger til relevante bilag, som for de flestes vedkommende kan findes på Folketingets hjemmeside www.folketinget.dk.

Udvalgsmedlemmer, som ønsker et eller flere emner optaget på dagsordenen, kan rette henvendelse til udvalgssekretæren, som efter aftale med udvalgsformanden sørger for, at emnet bliver sat på dagsordenen. Alle udvalg har et fast mødelokale, som dog for de flestes vedkommende deles med andre udvalg, og et eller to faste ugentlige mødetidspunkter. De fleste udvalg holder et møde ugentligt i de perioder, hvor der er møder i Folketingssalen. Som hovedregel holdes udvalgets møde altid i det faste lokale og på et af de faste tidspunkter. En oversigt over de stående udvalg, mødeværelser, formænd, næstformænd, udvalgssekretærer og mødetider opdateres løbende på Folketingets hjemmeside www.folketinget.dk.

Udvalg kan aftale med ressortministeren, at ministeren reserverer plads i kalenderen på udvalgets faste mødetidspunkt, så det også er muligt for ministeren at komme i samråd med kort varsel.

Det kan dog være nødvendigt, f.eks. ved hastende sager og i travle perioder, at fravige de faste mødetidspunkter. Når der vælges ekstraordinære mødetidspunkter, tager udvalgsformanden f.eks. hensyn til sager i Folketingssalen, som kræver udvalgsmedlemmernes tilstedeværelse, og til folketingsgruppernes gruppemøder.