Retningslinjer for brug af Folketingets lokaler

Landstingssalen og Fællessalen kan reserveres hos de arrangementsansvarlige i Arrangementsteamet på tlf. 3300 eller postarr@ft.dk. Det er vigtigt, at det i henvendelsen tydeligt fremgår, hvilket folketingsmedlem, der er ansvarlig for arrangementet, samt at bookningen går gennem folketingsmedlem/medlemssekretær til Arrangementsteamet.

• At værten fremstår som vært/arrangør på Folketingets hjemmeside mv.
• At det ved al øvrig skriftligt og anden kommunikation (f.eks. invitationer) om arrangementet klart fremgår, hvem der er vært
• At værten er til stede ved arrangementet
• At værten er ansvarlig for arrangementets gennemførsel, herunder økonomisk ansvarlig for aftaler indgået med 3. part om fortæring, teknik osv., herunder oprydning/rengøring, som ikke er omfattet af aftaler med Folketingets Administration
• At værten i forbindelse med booking af lokalet redegør for hvorledes arrangementet lever op til bestemmelsen om at arrangementet er ”relevant for det politiske arbejde”
• Der må som hovedregel ikke afholdes kommercielle arrangementer eller private selskabsarrangementer i Folketingets lokaler.

Parlamentariske konferencer, hvor Præsidiet eller et af Folketingets parlamentariske udvalg står som arrangører / værter holdes fortrinsvis i Landstingssalen, mens andre konferencer fortrinsvis holdes i Fællessalen.
Arrangementer, der afholdes i Landstingssalen eller Fællessalen vil som hidtil automatisk fremgå af Folketingets mødeliste.
Det koster ikke noget at benytte Folketingets lokaler, derfor kan der heller ikke opkræves gebyr for deltagelse udover udgifter til forplejning.
Folketingets Arrangementsteam hjælper løbende med praktiske opgaver i forbindelse med gennemførelsen af arrangementer. Arrangøren sender deltagerlisten til Arrangementsteamet inden kl. 12.00 en hverdag før arrangementet afholdes, så Arrangementsteam kan nå at orientere portvagten om, hvem der deltager og udarbejde navneskilte o.l.

Sikkerhed
Hvis Arrangementsteamet vurderer, at et arrangementet kræver ekstra sikkerhed, vil arrangøren blive bedt om at sende den endelige deltagerliste til Arrangementsteamet senest 4 hverdage før arrangementets afholdes, så listen kan blive sikkerhedsclearet hos PET.
Hensynet til Folketingets arbejde eller særlige sikkerhedsmæssige omstændigheder kan betyde, at arrangementer med meget kort varsel flyttes eller aflyses. Lokalerne må ikke bruges til møder, hvori der indgår teaterforestillinger og musikalske arrangementer.

Dispensation
Formanden kan i konkrete tilfælde dispensere fra ovenstående retningslinjer.